Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками (рахунок 631)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки, молоді спорту України

Вище професійне училище №21

м. Івано-Франківськ

Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками (рахунок 631)

Вступ

Предметом дослідження роботи є різноманітні постачальники і підрядники, з якими підприємство взаємодіє при закупівлі товарно-матеріальних цінностей, отриманні послуг та відповідних будівельно-монтажних робіт, необхідних для здійснення підприємством своєї фінансово господарської діяльності.

На сьогоднішній день існує чимало підприємств, діяльність яких можлива тільки завдяки зобов'язанням за розрахунками з постачальниками. Тобто практично не маючи власного капіталу, підприємство бере в кредит товар (тобто під реалізацію) і отримує значні прибутки не ризикуючи при цьому власним капіталом. Зобов'язання підприємства за розрахунками з постачальниками та підрядчиками займають дуже важливе місце в системі управління діяльністю підприємства. Це аргументується тим, що приймаючи управлінські рішення щодо тактичних чи стратегічних планів підприємства, керівник в першу чергу робить аналіз чи перевірку фінансової звітності, а особливо зобов'язань підприємства, що дає змогу визначити його фінансову стійкість, незалежність та в кінцевому результаті прибутковість.

Розрахунки підприємства з постачальниками та підрядчиками регулюються такими нормативними актами: положення «Про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні”, вказівки “Щодо організації бухгалтерського обліку в Україні”, Положення (стандарт) бухгалтерського обліку №11 «Зобов'язання».

При організації бухгалтерського обліку розрахунків з постачальниками та підрядчиками використовують типові форми первинних документів що використовуються в торгівлі, а також міжвідомчі форми, що діють у всіх галузях народного господарства. Організація обліку розрахунків з постачальниками та підрядчиками проводиться згідно наказу про облікову політику, розрахунок з постачальником проводиться згідно укладеного договору про постачання товарів чи надання послуг.

1. Економічна сутність розрахунків з постачальниками та підрядниками

До поточних зобов'язань належать зобов'язання перед постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності (ТМЦ), прийняті роботи та послуги.

Постачальники - це юридичні або фізичні особи, які здійснюють постачання виробничих запасів, а також ті, що надають послуги (подачу електроенергії, газу, води, пари тощо).

Підрядники - це спеціалізовані організації або фізичні особи, які виконують будівельно-монтажні роботи з будівництва, монтажу, ремонту основних засобів на підставі договорів підряду.

Організації на постачання ТМЦ здійснюється на підставі договорів (угод) купівлі-продажу. В договорі купівлі-продажу містяться дані про ТМЦ (найменування, якісні характеристики, кількість поставки, ціна, вартість), термін поставки, умови розрахунків, санкції за невиконання умов договору та деякі інші.

Постачальник (продавець) на відвантажені (відпущені) ТМЦ виписує супроводжувальні документи (товарно-транспортні накладні, накладні, специфікації, рахунки-фактури тощо), а також розрахунково-платіжні документи. Ці документи надходять на підприємства-покупця й обліковуються (реєструються) відділом постачання або фінансовим відділом, контролюється виконання договорів і ці документи передаються до бухгалтерії для ведення обліку розрахунків з постачальниками й оприбуткування одержаних ТМЦ за наявності документів матеріально відповідальних осіб про їх оприбуткування. Отримання послуг підтверджується, як правило, актами приймання - передачі послуг.

Зобов'язання перед постачальниками виникають тільки в умовах послідуючої оплати за одержані ТМЦ або надані послуги.

Це ж стосується розрахунків з підрядниками за виконані роботи.

Якщо договором (угодою) купівлі-продажу передбачена попередня оплата, то зобов'язання не виникає, а виникає дебіторська заборгованість, яка відображається за дебетом субрахунку 371 «Розрахунки за виданими авансами» і кредитом рахунка 311 «Поточні рахунки в національній валюті».

При розрахунках з постачальниками та підрядниками можуть використовуватися різні розрахунково-платіжні інструменти (способи розрахунків): платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, платіжні вимоги, розрахункові чеки, акредитиви й інші, залежно від того, що передбачено договором купівлі-продажу або договором на виконання будівельно-монтажних робіт та інших документів, що укладаються між постачальником (підрядником) і покупцем (замовником).

На підставі товарних документів (товарно-транспортних накладних та ін.) і розрахунково-платіжних документів (платіжних доручень та ін.) ведеться синтетичний та аналітичний облік розрахунків із постачальниками за зобов'язаннями, що виникли внаслідок операцій купівлі-продажу товарно-матеріальних цінностей, послуг, чи з підрядниками за прийняті роботи.

Розрахунки з постачальниками можуть здійснюватися не тільки в безготівковій формі, а й готівкою. Тоді підставою для обліку розрахунків буде квитанція до прибуткового касового ордера або чека ЕККА.

2. Документальне оформлення

Основними джерелами даних для контролю розрахункових відносин за товарними операціями є первинні документи з обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками. При купівлі товарів укладається договір купівлі-продажу.

Розрахунки з вітчизняними постачальниками та підрядниками проводяться на підставі документів постачальника: накладних; рахунків-фактур; рахунків; актів приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг); податкових накладних; товарно-транспортних накладних.

Цей документ поєднує в собі 2 частини: рахунок, який є вимогою оплатити товар, і накладну, що підтверджує поставку товару. Він може бути виписаний лише за умови наступної оплати. В інших випадках рахунок накладна виписуються окремо та можуть надходити від постачальника в різні терміни.

Рахунок і рахунок-фактура є розрахунковими документами, які повинні бути акцептовані.

Акцепт розрахункових документів - це надпис уповноваженої особи (акцептанта) на рахунку, який засвідчує згоду оплатити рахунок. Після цього покупець надає своєму банку платіжне доручення на оплату придбаного товару та отримує виписку уповноваженого банку про списання грошових коштів з поточного рахунку. Якщо оплата товару проводиться готівкою через підзвітну особу, то заповнюється видатковий касовий ордер (ВКО) на видачу готівки під звіт та звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (з квитанцією до прибуткового ордеру, чеком реєстратора розрахункових операцій (РРО), копією розрахункової квитанції з відміткою "сплачено").

Оприбуткування товару від постачальника залежить від наявності розбіжностей між фактичними даними, та даними, зазначеними в документах постачальника, і оформлюється: прибутковою накладною чи проставлянням штампу "оприбутковано" на документі постачальника (якщо розбіжності відсутні), або актом приймання (якщо є розбіжності).

Акт приймання також оформлюється у випадку одержання невідфактурованої поставки.

Крім того, для забезпечення своєчасного відображення господарських операцій в регістрах бухгалтерського обліку на підприємствах повинні бути чітко визначені терміни передачі первинних документів до бухгалтерії.

Таблиця 1 - Перелік форм первинних документів для обліку виробничих запасів

3. Облік процесу постачання

Велике значення має оперативний контроль відділу матеріально-технічного забезпечення за наявністю матеріальних ресурсів на будь-яку дату для підтримки запасів в певних межах. З цією метою по кожному виду матеріальних цінностей в картках складського обліку зазначають нижній та верхній рівень (мінімум та максимум) запасів у натуральному вираженні. В картках комірник відображає рух матеріалів (їх надходження та витрачання) по кожній операції та виводить залишки.

Оприбуткування запасів на підприємствах відображають наступними проводками:

1. Запаси внесені засновниками підприємства до статутного капіталу:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 46 "Неоплачений капітал".

2. Оприбуткування запасів, що надійшли від постачальника:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками".

3. Відображення витрат, пов'язаних з придбанням запасів:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 30 "Каса", 31 "Рахунки в банках".

4. Оприбуткування безоплатно отриманих запасів:

Д-т pax. 20-28, К-т pax. 719 "Інші доходи від операційної діяльності".

Прийом запасів матеріально відповідальною особою покупця здійснюється на підставі:

товарно-транспортних накладних;

накладних;

вантажних митних декларацій.

Прийняття запасів здійснюється за кількістю і якістю. Якщо фактична наявність товару, що надходить, співпадає за кількістю і якістю з даними супровідних документів, то матеріально відповідальна особа розписується в супровідних документах, ставить штамп і, таким чином, приймає товар під свою відповідальність. Якщо ж при прийнятті товарів за кількістю і якістю будуть виявлені відмінності з даними документів постачальника, то приймальна комісія (з участю представника покупця) повинна скласти акт про встановлення відмінностей в кількості чи невідповідності за якістю.

Облік процесу придбання виробничих запасів можна вести:

за фактичною собівартістю;

за купівельними цінами з виділенням транспортно-заготівельних витрат;

за обліковими цінами з виділенням відхилень.

4. Організація синтетичного та аналітичного обліку з постачальниками та підрядниками

4.1 Аналітичний облік

Аналітичний облік розрахунків ведуть у розрізі постачальників і підрядників за кожним документом про отримання матеріалів, робіт, послуг та оплату за них у Відомості 3.3 аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками (до рахунку 63). Це означає, що такий спосіб відображення операцій потребує запису у графі 2 окремих документів, а тому для одного постачальника доведеться відводити кілька рядків - залежно від кількості документів, за якими проводились розрахунки у поточному місяці. До того ж заздалегідь не можна визначити, скільки операцій за розрахунками з постачальниками буде здійснено впродовж місяця, отже, неможливо передбачити необхідну кількість рядків для відображення даних кожного документа окремо. Тому передбачений у Методичних рекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000 p. №356 спосіб запису операцій за кожним документом може бути прийнятним лише за умови, що протягом місяця конкретним постачальником (підрядником) було здійснено незначну кількість операцій. Вказані регістри розраховані для застосування на невеликих за обсягом діяльності з незначним документооборотом підприємствах.

За значної кількості операцій на великих підприємствах робити це безпосередньо на основі первинних документів недоцільно. Записи у Відомості 3.3 зручніше робити позиційним способом, відводячи для кожного постачальника в ній лише один рядок. Тому необхідне попереднє групування первинних документів з використанням аркушів-розшифровок.

Вважаємо, що й тепер доцільно застосування таких регістрів накопичення і групування даних товарно-транспортних накладних, актів на виконані роботи, виписок банку для наступного перенесення до Журналу 3 з використанням у регістрі потрібних реквізитів, виготовлених друкарським способом.

4.2 Синтетичний облік

постачальник підрядник облік запас

Для синтетичного обліку використовують рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» у розрізі субрахунків:

631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»

632 «Розрахунки з іноземними постачальниками»

633 «Розрахунки з учасниками ПФГ»

Рахунок Пасивний, Балансовий, за Кредитом відображається виникнення зобов'язань підприємства внаслідок одержаних товарно-матеріальних цінностей, прийнятих робіт, наданих послуг від постачальника - підрядчика, а за Дебетом - погашення зобов'язання шляхом перерахування коштів, видачі векселів або взаємозаліку заборгованості. Кредитовий оборот залишку по рахунку відображається в IV розділі пасиву Балансу.

На субрахунку 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» ведеться облік розрахунків за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками та підрядниками на підставі раніше наведених первинних документів і виписок банку з поточних і інших рахунків підприємства.

На субрахунку 632 «Розрахунки з іноземними постачальниками» ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги. Підставою для обліку розрахунків та оприбуткування імпортних товарів є документи постачальника - нерезидента, транспортно-експедиційних компаній з навантажувально-розвантажувальних і транспортних робіт, документи на послуги зі зберігання товарів на ліцензійних складах, документи про сплату мита, митних зборів і платежів. Використовуються інші документи, такі як митна декларація, акт експертної оцінки якості товару тощо. Якщо під час приймання товарів виявлена нестача або дефекти товарів, то складається рекламаційний акт, який направляється постачальнику-нерезиденту для вирішення питання про відшкодування нестачі, псування товарів.

До рахунка 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» відкривається ще один субрахунок 633 «Розрахунки з учасниками ПФГ». На цьому субрахунку учасник промислово-фінансової групи веде облік розрахунків за одержані від учасників ПФГ товарно-матеріальні цінності (роботи, послуги).

Таким чином, на трьох субрахунках рахунка 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» на підставі первинних документів відображається зобов'язання та його погашення.

Нижче наводяться типова бухгалтерська операція з обліку розрахунків із постачальниками та підрядниками (табл. 2)

Таблиця 2

5. Узагальнення інформації

Отже, постачальники - юридичні або фізичні особи, які здійснюють постачання товарно-матеріальних цінностей, надають послуги та виконують роботи, а підрядники - спеціалізовані підприємства або фізичні особи, які виконують будівельно-монтажні роботи при спорудженні об'єктів на підставі договорів підряду на капітальне будівництво.

Під час здійснення господарських операцій, будь-яке підприємство знаходиться у взаємодії з іншими підприємствами та організаціями. Завдяки цьому і відбувається перетворення сировини в готову продукцію, створення матеріальних благ, отримання прибутку тощо. В бухгалтерському обліку така взаємодія відображається у розрахунках з постачальниками та підрядниками, а саме, на рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».

У випадку передоплати за надану товарно-матеріальну цінність, роботу або послугу, підприємство спочатку відносить сплачену суму на дебет субрахунку 371 «Розрахунки за виданими авансами», після поставки товарно-матеріальних цінностей, надання робіт або послуг, виконується залік за кредитом субрахунку 371 та дебетом рахунку 63.

Якщо залишок на рахунку 63 є кредитовим, це означає, що роботи або послуги були надані підприємству, але оплата за них здійснена не була. В такому разі здійснена згодом оплата показується за кредитом рахунку 30 «Каса» або 31 «Рахунки в банках» і дебетом рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками». Рахунок 63 кореспондує з великою кількістю інших рахунків, ця взаємодія показана в Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 р. №291, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 21 грудня 1999 р. за №893/4186.

Процес постачання полягає в тому, що підприємство укладає договори з постачальниками на необхідні йому фактори виробництва, організовує доставку та складування виробничих запасів, перераховує гроші постачальникам за отримані матеріали. Під час цього процесу відбувається зміна активу з форми грошей на форму майна, призначеного для виробництва продукції. Синтетичний облік розрахунків з постачальниками і підрядниками ведуть на рахунку №63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками», який має 3 субрахунки:

631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»

632 «Розрахунки з іноземними постачальниками»

633 «Розрахунки з учасниками промислово - фінансової групи».

На субрахунку №631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» ведеться облік розрахунків за одержані ТМЦ, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками та підрядниками.

На субрахунку №632 «Розрахунки з іноземними постачальниками» ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками та підрядниками за одержані ТМЦ, виконані роботи та надані послуги.

На субрахунку №633 «Розрахунки з учасниками ПФГ» ведеться облік розрахунків за одержані ТМЦ, виконані роботи та надані послуги з учасниками промислово - фінансової групи.

Рахунок №63 - балансовий, пасивний, за кредитом цього рахунка відображається заборгованість за одержані від постачальників і підрядників ТМЦ, прийняті роботи, надані послуги, а за дебетом - її погашення, списання тощо.

При складанні балансу підприємства дебетове сальдо рахунка №63 відображається в його активі, а кредитове - в пасиві, тобто заборгованість наводиться розгорнуто.

Аналітичний облік розрахунків ведуть у розрізі постачальників і підрядників за кожним документом про отримання матеріалів, робіт, послуг та оплату за них у Відомості 3.3 аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками (до рахунку 63).

Облік процесу придбання виробничих запасів можна вести:

за фактичною собівартістю;

за купівельними цінами з виділенням транспортно-заготівельних витрат;

за обліковими цінами з виділенням відхилень.

У податковому обліку витрати, пов'язані з придбанням ТМЦ у постачальників, відносяться до валових витрат за подією, яка мала місце першою:

- сплата авансу постачальникові за товар;

- отримання товару.

За встановленим порядком під час оприбуткування ТМЦ суми ПДВ відображають проводкою: Дт 641 Кт 631. За наявності оплати і надходження податкової накладної на оприбутковані ТМЦ підприємство отримує право на податковий кредит, що в обліку відображається записом: Дт 641 Кт 644.

Витрати на створення запасів та їх зберігання (транспортно-заготівельні) на практиці організовуються трьома методами:

на окремому субрахунку, який відкривають на балансовому рахунку 20 «Виробничі запаси» окремо до кожного субрахунку;

на резервному рахунку 29 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей» з виділенням субрахунків за окремими видами матеріальних цінностей;

збираються загальною сумою на рахунку 20 «Виробничі запаси» чи 29 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей».

Під час отримання і використання ТМЦ можуть бути виявлені нестачі, а саме нестача з вини постачальника та нестача в межах норм природних втрат в дорозі.

Размещено на Allbest.ru