Бухгалтерские информационные системы

Размещено на http://www.allbest.ru/

[Введите текст]

Содержание

Обеспечивающие компоненты бухгалтерских информационных систем

Инструментальные и комплексные системы бухгалтерского учета

Классификация, особенности и показатели качества экономической информации

Обеспечивающие компоненты бухгалтерских информационных систем

Обеспечивающая часть позволяет реализовать решение поставленных задач, раскрывая сущность и состав ресурсов, необходимых для функционирования автоматизированной информационной системы (АИС). Ее структура в значительной степени носит типовой характер и одинакова для АИС различных видов. Среди обеспечивающих подсистем выделяют: техническое, программное, информационное, технологическое, организационное, эргономическое, правовое и другие виды обеспечения.

Информационное обеспечение представляет собой единую систему классификации и кодирования информации, унифицированную систему документации, схемы информационных потоков, циркулирующих в экономической системе, а также методологию построения, состав и содержание баз данных. Из данного определения следует, что ИО призвано обеспечивать технологическое единство, однозначность описания и связи между показателями, своевременное формирование и выдачу оперативной и достоверной информации для принятия управленческих решений.

Основное назначение информационного обеспечения состоит в создании динамичной информационной модели экономической системы, отражающей ее состояние в настоящий момент, в прошедшем времени и в будущем.

Бухгалтерские информационные системы (БИС) отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС:

- информационной базы объекта управления;

- программного обеспечения;

- вычислительной системы;

- пользователей.

Основу БИС составляет информация - совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений.

Задачи БИС:

- обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

- получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;

- интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

- получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;

- автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

Информационное обеспечение имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение. Характеристики подсистемы:

- качественные (оценки: степени отображения предметной области в информационной базе системы, методов организации и структурированности баз данных, эффективности манипулирования данными в базе данных и др.);

- количественные (оценки: максимального объема хранимых и обрабатываемых данных, временных характеристик обработки данных, производительности использования баз данных и др.).

Техническое обеспечение представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных.

Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал.

Характеристики подсистемы:

- качественные (оценки: степени полноты и адекватности технической документации, информативности и неизбыточности технической документации, качества описания и полноты охвата предметной области контрольным примером);

- количественные (оценки: полноты комплекса технической документации, объемных ограничений на каждый документ).

Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению.

Характеристики подсистемы:

- качественные (оценки: сложности архитектуры комплекса программных средств, сложности и надежности программных компонентов и всей системы автоматизированной обработки, программной реализации алгоритмов обработки исходной информации и другие);

- количественные (оценки: общего количества программных компонентов системы, объема оперативной памяти, занимаемой управляющими модулями; максимального объема оперативной памяти и др.).

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем.

Характеристики подсистемы:

- качественные (ориентированность на пользователя системы, степень охвата параметров настройки системы на заданную операционную систему и конфигурацию комплекса технических средств, степень сложности освоения языка, и др.);

- количественные (общий объем языковых конструкций, время подготовки языковых конструкций для адаптации системы на конкретную предметную область, и др.).

Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании ИС и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

Математическое обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и др.

Организационное обеспечение включает совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

Эргономическое обеспечение это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

Инструментальные и комплексные системы бухгалтерского учета

Инструментальные компьютерные системы бухгалтерского учета

Отличительная особенность - доминирование инструментальных средств, предназначенных для создания и модификации системы бухгалтерского учета. К таким средствам относятся:

Система программирования

Конструкторы объектов (интерфейса, справочников, экранных форм)

Типовые конфигурации, как прототип системы БУ

Модуль настройки (конфигурирования)

Язык запросов высокого уровня

Этот класс программ успешно применяется при условии:

Типовая конфигурация соответствует потребностям автоматизации

Квалификация пользователей достаточно высока

Обеспечено сопровождение и обновление программы.

К этому классу относят программы «1С: Бухгалтерия», «Финансы без проблем», «Инфо-Бухгалтер», «Турбо-Бухгалтер».

Интегрированная бухгалтерия для малых предприятий

Система реализуется на единой базе данных. Имеется небольшой набор простых инструментальных средств и средств настройки. Особенность - монолитность функций в одном АРМе. Число пользователей невелико, для простоты эксплуатации устанавливается на одном ком-пьютере. К таким программам относятся: «Парус» старых версий, «БЭСТ-2», «Инфин», «Интегратор». Комплексные системы бухгалтерского учета.

Это наборы функциональных АРМ, работающих с централизованно хранимой БД в сети. Отличаются от набора изолированных АРМ принципом системности, который требует выполнения следующих условий:

Единый план счетов.

Единая учетная политика.

Общесистемная нормативно-справочная информация.

Одновременность учетных периодов для различных АРМ.

Жесткий регламент функционирования отдельных АРМ и взаимодействия их друг с другом.

В типовой состав АРМ комплексной системы входят:

АРМ главного бухгалтера (нормативно-справочное обеспечение, ведение плана счетов, журнал хозяйственных операций, финансовый учет и отчетность).

Учет ОС и НМА.

Учет материалов.

Учет кассовых операций.

Учет банковских операций.

Учет расчетов с контрагентами.

Учет затрат на производство.

Учет труда и зарплаты.

Классификация, особенности и показатели качества экономической информации

Особенности экономической информации

Экономическая деятельность хозяйствующего субъекта связана с разного рода информацией, которая сопровождает и отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг.

Экономическая информация является важнейшей составной частью управленческой информации.

Информация необходима для решения коммерческих и административных задач управления экономическими объектами (предприятиями, фирмами, организациями, отраслями промышленности или экономикой страны в целом), для управления социальными, производственными и хозяйственными процессами. Информационные потоки служат основой для создания моделей маркетинговой, финансовой, кредитной, инвестиционной и других видов деятельности экономических объектов. На основе использования этих моделей можно не только сделать выводы о поведении объекта в тех или иных условиях функционирования, но и поставить эксперименты, позволяющие предвидеть возможное состояние объекта в измененной ситуации. Эксперименты с моделями производятся с использованием информационных технологий на ЭВМ и не наносят вреда реальному объекту. Разработка и использование моделей основывается, прежде всего, на полноценной информации об объекте, поэтому к своевременности, достоверности и полноте информации предъявляются повышенные требования.

Учитывая особенности информации, используемой в процессе управления, ее можно классифицировать по следующим признакам.

1. По области образования:

- финансы;

- маркетинг;

- производство;

- научные исследования;

- трудовые ресурсы;

- социальная политика;

- экономическая политика.

2. По месту возникновения:

- внешняя информация, которая разбивается на входящую и исходящую:

исходящая внешняя;

входящая внешняя;

- внутренняя информация также разбивается на входящую и исходящую:

входящая внутренняя;

исходящая внутренняя.

3. По поставщикам и клиентам.

4. По техническим средствам передачи информации:

- телевидение, радио, периодическая печать;

- средства связи, телефон, телеграф, факс;

- компьютерные сети.

5. По степени стабильности:

- статическая не изменяемая или редко меняющаяся;

- динамическая изменяется регулярно и является функцией от времени.

6. По характеру назначения:

- структурированная, определяющая обязанности субъектов управления;

- отчетная, выдаваемая в соответствии с установленными сроками как отчет о выполнении задания.

7. По степени обработки:

- первичная, полученная из первоисточника;

- промежуточная, полученная из независимого источника;

- сводная, полученная в результате обработки и анализа материала.

К решению вопросов управления может относиться информация, отражающая процессы, происходящие в хозяйственной деятельности предприятий и организаций, в отраслях народного хозяйства, общественной и экономической жизни страны, а также внутренняя информация о деятельности организации.

В менеджменте к информационным потокам предъявляются особые требования:

- информация должна быть полной, достаточной для оценки сильных и слабых сторон организации в социуме;

- должна служить для оценки конкуренции, технологии, снабжения;

- необходима подробная информация о поставщиках и клиентах;

- должна быть разносторонней и включать область финансов, маркетинга, производства, научных исследований, трудовых ресурсов, социальной и экономической политики;

- в информации должны отражаться аспекты структурирования субъектов и объектов управления и определения роли каждого;

- для руководства используют большие объемы разнообразной информации, что ведет к необходимости организации удобного доступа и поиска;

- многократность использования информации для проведения анализа динамики процессов и сравнения результатов;

- подробное ведение документации с целью организации контроля и плановой отчетности.

Научный подход к руководству требует создания информационных моделей, основанных на математической, статистической и стохастической обработке результатов управления.

Показатель - это качественно-определенная величина, дающая количественную оценку отображаемому объекту, явлению, предмету, процессу. Показатели описывают как простые, так и сложные сущности предметов. Например, общие экономические показатели: объем товаров, объем услуг в размере выручки от их реализации являются показателями экономической деятельности предприятия, средний доход на семью в денежном эквиваленте - показатель благосостояния в обществе. Показатель состоит из реквизитов.

Показатель может иметь множество реквизитов-признаков и только один реквизит-основание. Например, если в унифицированной отчетной статистической форме № П-4 «Сведения о финансовом состоянии организации» заполняется показатель объема прибыли (убытка) отчитывающегося предприятия, то он состоит из одного реквизита-основания (суммы прибыли в рублях) и нескольких реквизитов-признаков: код предприятия, и коды всех признаков предприятия (ОКАТО, ОКОНХ и других классификаторов), даты отчетного периода и т. д. В информационной технологии реквизиты-основания используются для вычислений и сравнений при расче-тах количественного характера, а реквизиты-признаки - для поиска, идентификации и выбора показателя в базах данных.

При обработке над реквизитами-основаниями выполняются арифметические операции, а над реквизитами-признаками - логические (группировка, сортировка и др.).

Отдельно взятые реквизиты-основания и реквизиты-признаки экономического смысла не имеют. Поэтому применяются они только в сочетании. Из них компонуются более сложные информационные конструкции - составные единицы информации (СЕИ).

Показатель характеризует количественную и качественную стороны объекта, он обладает информативностью и способен самостоятельно образовать документ. Например, любой однострочный документ включает один показатель. Но документы могут содержать и несколько показателей.

При организации системы первичной документации в условиях использования новых информационных технологий руководствуются следующими основными принципами:

- формы первичных документов и их содержание должны в полной мере учитывать особенности и специфику тех предприятий и организаций, где создается ЭИС;

- число используемых документов должно быть оптимальным, т. е. введение в систему любого документа должно быть обосновано и обусловлено производственной необходимостью;

- по каждой форме документа должно быть точно определено ее назначение, содержание и взаимосвязь с другими документами;

- документы не должны дублироваться в различных подразделениях и службах ИС;

- первичные документы должны быть приспособлены как для ручного использования, так и для машинной обработки;

- размеры, расположение и последовательность граф и строк в документе должны обеспечить наименьшую трудоемкость и максимальное удобство при заполнении, обработке и использовании первичного документа;

- все формы документов должны быть машинно-ориентированными и обеспечивать возможность их обработки в автоматизированном режиме;

- в формах, связанных между собой в процессе управления, устанавливается одинаковая последовательность при размещении общих реквизитов;

- последовательность расположения реквизитов в документах должна соответствовать последовательности их представления в электронной форме;

- постоянные показатели, приводимые в документах и не меняющиеся в течение длительного времени, должны заполняться уже при подготовке форм документов;

- должна быть обеспечена автоматизация заполнения и ведения первичной документации с точным учетом количества документов, в том числе документострок, объемов информации, длины реквизитов, частоты их изменений и других необходимых элементов;

- инструкции по заполнению и прохождению документов в процессе их заполнения должны быть четкими, однозначными и максимально простыми.

Информацию, содержащуюся в документе, можно оценивать как на качественном, так и количественном уровнях по специально разработанным методикам. Такая оценка имеет важное значение при организации хранения информации и технологии ее обработки. Количество реквизитов в документе характеризует уровень его информативности, что позволяет рассчитать при необходимости объем информации в документе и общий объем информации в исследовании. Документу должно быть дано название, максимально отвечающее его содержанию. Любой документ должен содержать также указание лица, ответственного за содержащуюся в нем информацию. Если экономическая информация не соответствует требуемым нормам, то последствия всегда будут нести негативный характер.

бухгалтерский информационный система

Рис. 1

Размещено на Allbest.ru

...