Процесс внедрения системы документооборот
Технология внедрения систем электронного документооборота в организации. Прозрачность бизнес-процессов, повышение исполнительской дисциплины. Пути сокращения затрат времени руководителей и сотрудников. Предотвращение утечки информации на предприятии.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | доклад |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 26.04.2013 |
| Размер файла | 220,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Процесс внедрения системы документооборот
электронный документооборот предприятие
Выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.
Качественное комплексное внедрение - одна из главных задач, которую компания ставит перед собой и своими партнерами.
Зачастую только использование системы электронного документооборота без изменения бизнес-процессов не позволяет добиться желаемых результатов. Для получения действительно существенного эффекта необходимо провести ряд подготовительных работ. Частью полномасштабного внедрения является бизнес-консалтинг, включающий исследование и анализ, разработку модели «как есть», оптимизацию и разработку модели «как будет», разработку проектных решений, предложений по использованию технических и организационных инноваций с учетом предметной области и особенностей бизнеса конкретного заказчика.
Бизнес-консалтинг позволяет достичь эффекта от внедрения более высокого уровня за счет взаимоувязки целей и задач проекта со стратегическими целями, задачами бизнеса заказчика и их показателями, а не только исходя из необходимости получить локальные улучшения и удобства для пользователей. Консалтинг проводится не в отрыве, а дополняет процесс внедрения информационной системы. Проектные решения закрепляются технически в системе и организационно в разработанных регламентах, проходят проверку на практике, становятся неотъемлемой частью текущей деятельности предприятий.
На основе богатого опыта компании по внедрению систем электронного документооборота разработана и постоянно развивается собственная технология внедрения, включающая в себя:
библиотеку типовых проектных решений;
моделирование бизнес-процессов;
четкую организацию управления проектом в соответствии с уставом проекта;
проведение обучения пользователей по готовым курсам с последующей сертификацией специалистов;
расчет эффективности по итогам внедрения;
и т.д.
Технология предусматривает несколько вариантов организации внедрения от самостоятельного выполнения работ заказчиком на основании методических рекомендаций до внедрения «под ключ» специалистами компании или ее партнеров.
Рис. 1
Благодаря данной технологии внедрения процесс перехода организации на электронный документооборот становится более легким и последовательным. В результате заказчик получает полноценно внедренную систему электронного документооборота (СЭД), когда:
работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;
высшее руководство работает с документами из системы;
контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;
в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;
создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.
Именно такая система позволит получить эффект от внедрения системы электронного документооборота.
Эффект от внедрения электронного документооборота
Внедрение системы позволяет получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру.
Обеспечение прозрачности бизнес-процессов
Система, позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, бизнес-ориентированный механизм включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Внедрение электронного документооборота позволяет настроить бизнес-процессы силами бизнес-аналитика без привлечения дополнительных специалистов (программистов). Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность работы организации.
Повышение исполнительской дисциплины
По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Внедрение документооборота предоставляет полный контроль всех этапов работ для руководства, таким образом система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены. По мере необходимости (в конце рабочего дня, рабочей недели, месяца) строятся отчеты с указанием просроченных заданий. На основе отчетов руководитель инициирует мероприятия по анализу причин, исправления негативных последствий, выработке мер для недопущения повторения ситуации. Собрав подробную информацию (на основе фактов) по сотруднику или подразделению, руководитель может применять соответствующие корректирующие меры или воздействия.
Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников
Внедрение системы электронного документооборота сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения ключевых работ, дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.
Исключение утечки информации
Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Системы электронного документооборота (СЭД). Сложности внедрения СЭД. Параллельное и поэтапное внедрение. Необходимость бумажного документооборота. Окупаемость затрат на СЭД. Полная конфиденциальность информации. Интеграция с программами отчетности.
реферат [32,6 K], добавлен 12.03.2014Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно–технических требований. Поиск систем электронного документооборота. Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных требований. Оценка результатов внедрения.
курсовая работа [84,2 K], добавлен 18.01.2015Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса. Системы электронного документооборота, используемые в работе Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ. Рекомендации по его усовершенствованию.
дипломная работа [89,7 K], добавлен 08.02.2015Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".
реферат [30,7 K], добавлен 23.09.2010Анализ современных проблем использования СЭД в российских компаниях. Основные принципы электронного документооборота. Современные средства визуализации бизнес-процессов. Построение модели оценки эффективности системы документооборота, ее эффективность.
курсовая работа [357,7 K], добавлен 23.10.2016Необходимость автоматизированных систем документооборота. Развитие информационного менеджмента. Требования к автоматизированным системам управления документацией. Электронный документ и электронный документооборот. Анализ эффективности внедрения СЭД.
курсовая работа [49,0 K], добавлен 23.04.2008Документооборот как важное звено в организации делопроизводства в организации, его структура и особенности. Способы совершенствования документооборота. Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота.
контрольная работа [29,0 K], добавлен 16.11.2010Понятие и характеристика документооборота, жизненный цикл документа. Характеристики системы электронного документооборота, основные модули системы. Содержание, функциональная принадлежность, структура, режим или цикличность, направления документов.
контрольная работа [1,7 M], добавлен 15.04.2019Описание основных понятий и типовых процессов в делопроизводстве. Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ. Системы автоматизации и электронного документооборота. Общая характеристика проведения основных автоматизированных процессов делопроизводства.
курсовая работа [5,4 M], добавлен 25.10.2011Понятия информационных технологий, их виды, специфика и способы внедрения с целью совершенствования документационного обеспечения управления. Классификация, сравнение и общая характеристика программных продуктов электронного управления документацией.
дипломная работа [1,1 M], добавлен 17.05.2010Современная актуальность автоматизации документооборота, сравнение его традиционного и электронного видов. Место системы электронного документооборота в информационной системе предприятия. Общая характеристика систем управления электронными документами.
контрольная работа [25,3 K], добавлен 22.02.2010Роль документооборота в структуре управления компанией. Этапы документооборота компании, система электронного документооборота. Проблемы и недостатки организации, а так же разработка рекомендации повышения эффективности документооборота компании.
курсовая работа [1,4 M], добавлен 09.08.2010Определение корпоративной информационной системы, базовые элементы и состав. Определение и функции, особенности разработки системы электронного документооборота. Классификация СЭД по месту разработки и по функционалу. Основные преимущества и недостатки.
презентация [1,1 M], добавлен 23.01.2017Делопроизводство это - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Обеспечение сохранности документной информации. Анализ документооборота предприятия. Методы учета, сокращения документооборота.
реферат [157,4 K], добавлен 28.06.2008Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота. Назначение, цели и задачи данной системы делопроизводства. Проблемы, правовое обеспечение и перспективы развития ЭД. Принципы хранения электронных документов.
курсовая работа [871,3 K], добавлен 13.10.2013Документы на предприятии. Понятие "документооборот", нормативно-методическое регламентация. Основные правила организации документооборота в учреждении. Делопроизводство в структурном подразделении производства печатных плат ФГУП "Северный Рейд".
курсовая работа [46,0 K], добавлен 06.02.2008Правила защиты документированной информации на предприятии. Основные категории информации, которая подлежит защите по закону. Методы и способы получения закрытой информации. Виды каналов утечки информации, их анализ на примере ОАО "Челябгипромез".
курсовая работа [45,3 K], добавлен 18.01.2011Понятие документооборота, общая структура документационного обеспечения управления. Классификация документов и нормативная база делопроизводства, его автоматизация. Особенности организации и содержание документооборота в бухгалтерском учете предприятия.
реферат [2,4 M], добавлен 13.01.2011Использование системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Формы регистрации, обработки и организации хранения документов в компании. Информационно-справочная работа. Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел.
презентация [333,1 K], добавлен 02.04.2015Понятие и развитие документооборота на предприятии. Схема движения и технология обработки документов. Регистрация и контроль исполнения документов. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Единая государственная система делопроизводства.
курсовая работа [151,6 K], добавлен 26.10.2011
