Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсова робота

З дисципліни: «Корпоративні інформаційні системи та ефективність інформаційних систем»

на тему: «ДЕЛО» - системи автоматизації діловодства та електронного документообігу

Зміст

Вступ

1. Загальні відомості про систему «ДЕЛО»

2. Переваги

3. Основні функції системи «ДЕЛО»

4. Опція «ЕЦП і шифрування»

5. Функції системи автоматизації діловодства та електронного документообігу

6. Ефективність системи «ДЕЛО»

7. Системи сімейства «ДЕЛО»

8. Відмінності систем сімейства «ДЕЛО»

9. Структура системи «ДЕЛО»

10. Основні технічні вимоги

Висновок

Вступ

Система «ДЕЛО», розроблена компанією «Електронні Офісні Системи» (ЕОС) - комплексне промислове рішення, що забезпечує автоматизацію процесу діловодства, а також ведення повністю електронного документообігу організації. Система ефективно використовується як в невеликих комерційних компаніях, так і в розподілених холдингових або відомчих структурах.Перша версія системи «ДЕЛО» випущена в 1996 році. Сьогодні «ДЕЛО» використовують більше 1000 компаній, установ, організацій Росії та країн СНД, а загальне число встановлених робочих місць перевищує 100 000. Володіє «Сертифікатом Найвищого Якості».

1. Загальні відомості про систему «ДЕЛО»

· Система «ДЕЛО» - тиражований "коробковий" продукт. Вона без будь-яких замовних доробок вирішує завдання автоматизації діловодства та електронного документообігу більшості організацій. За допомогою гнучкої системи довідників легко може бути встановлена і налаштована фахівцями замовника.

· * Масштабована і гнучка в налаштуванні, легко адаптується до специфіки документообігу в організаціях будь-якого розміру від одиниць до тисяч робочих місць.

· * Забезпечує необхідний рівень конфіденційності інформації та відповідність усім нормативним вимогам як російського діловодства, так і міжнародних стандартів (ISO 15489 "Інформація та документація - Управління документами» та ISO / IEC 17799:2000 «Інформаційні технології - Практичний посібник з управління інформаційною безпекою»)

· * Забезпечує захищений електронний документообіг з використанням електронного цифрового підпису (ЕЦП) та спеціальних криптографічних засобів. Компанія «Електронні Офісні Системи» володіє всіма необхідними сертифікатами ФСБ для використання засобів захисту інформації в своїх продуктах.

· * Надає можливості масового переведення паперових документів в електронний вигляд і приміщення їх в базу даних системи за допомогою опції "Потокове сканування".

· * Підтримує повний цикл роботи з проектами документів, у тому числі їх маршрутизацію і версійність.

· * Дозволяє працювати з документами як у локальній мережі, так і віддалено - через Інтернет («ДЕЛО-WEB»).

· * Має відкриту архітектуру і надає можливість інтеграції з іншими програмними засобами як компанії ЕОС, так і інших виробників програмних продуктів.

2. Переваги

Для керівників різних рівнів:

* швидкий пошук документів;

* відстеження руху документа на всіх етапах його життєвого циклу;

* ефективний контроль і звітність по виконанню резолюцій;

* скорочення термінів підготовки та узгодження документів;

* зручна робота над проектами документів;

* отримання зведених звітів і журналів;

* можливість делегування повноважень.

Для співробітників канцелярій, секретаріатів, для діловодів:

* швидка і зручна реєстрація документів за допомогою розгорнутої системи різних довідників;

* відстеження ходу виконання резолюцій;

* зручний і швидкий пошук по будь-яких реквізитах реєстраційної картки (РК) як документів, так і проектів (РКПД);

* журнал передачі документів, внутрішні та зовнішні реєстри відправки;

* формування звітності.

3. Основні функції системи "ДЕЛО"

Основні функції

Забезпечує повний життєвий цикл документа в організації від створення проекту документа до списання в справу і передачі в архів.

Робота з вхідними та вихідними документами:

* Реєстрація, контроль і облік вхідної та вихідної кореспонденції.

* Реєстрація переданих електронною поштою документів в автоматизованому режимі, в тому числі захищених ЕЦП.

* Налагодження структури реєстраційного номера відповідно до номенклатури справ, прийнятої в організації.

· Накладення резолюцій, контроль виконання, написання і перегляд звітів по резолюціям.

· Пересилання документів для виконання всередині організації по заданих маршрутах.

· Швидкий пошук по всіх реквізитами РК і РКПД, можливість збереження і використання складних пошукових запитів.

· Списання документів у справу і можливість передачі на архівне зберігання.

Робота з внутрішніми документами організації

* Підтримується повний цикл роботи з проектами документів:

o створення РК проекту документа, у тому числі «на виконання» розпорядчого документа;

o зміна проекту із зберіганням попередніх версій;

o погодження та затвердження проекту документа;

· реєстрація документа, створеного на основі проекту

· Формування доручень по документах;

· Управління проходженням документів з безліччю рішень. Весь документ в цілому і кожен з його пунктів можуть мати власні ієрархічні дерева резолюцій, кожна з них зі своїми виконавцями і контролерами.

· Передача завізованих документів співробітникам на ознайомлення та виконання.

· Контроль проходження та виконання документів. Реалізована рольова функція контролера - можливість делегування функції контролю документів, пунктів і резолюцій особам або підрозділам, визначеним в якості контролерів або контрольних служб.

· Управління доступом до документів.

· Створення і зберігання шаблонів документів.

Забезпечення інформаційної безпеки

· Розмежування прав доступу користувачів до документів. Кожному користувачеві визначаються: права по грифу доступу; права з доступу до картотекам, в межах яких можна працювати; набір діловодних операцій відповідно до функціональними обов'язками.

· Протоколювання дій користувачів.

· Використання методів криптографічного захисту інформації - ЕЦП і шифрування.

Можливості «ДЕЛО-WEB»

Можливості роботи через Web стали максимально наближені до функціоналу системи «ДЕЛО» в локальній мережі. Співробітники віддаленого філії - за наявності Web-доступу - стають рівноправними учасниками документообігу всього підприємства. Керівники та спеціалісти, що знаходяться поза офісом, мають можливість брати участь у прийнятті, виконанні та контролі рішень. Реєстрація документів з автоматичним заповненням деяких полів РК;

* Реєстрація пов'язаних документів;

* Засвідчення прикріплених до РК файлів, ЕЦП, а також перевірка ЕЦП прикріплених файлів;

* Винесення резолюцій по документу, контроль виконання

* Узгодження і підписання проектів документів

* Засвідчення ЕЦП файлів, прикріплених до РК проектів документів, а також перевірка їх ЕЦП.

* Пошук документів і резолюцій за значеннями їх реквізитів;

* Отримання звітності про внутрішнє і зовнішнє документообіг.

4. Опція "ЕЦП і шифрування"

У діяльності сучасних організацій спостерігається стійка тенденція до впровадження безпаперових технологій обробки інформації.

Документи організації створюються, обробляються і пересилаються в електронному вигляді. Вхідні документи найчастіше також переводяться в електронну форму засобами сканування і розпізнавання тексту, або надходять вже в електронному вигляді.

Електронний документообіг істотно підвищує ефективність роботи управлінського і виробничого персоналу: прискорює процеси підготовки, узгодження, візування і затвердження документів, спрощує процедури пошуку та обробки документів, обміну ними як усередині організації, так і з зовнішніми кореспондентами / адресатами. Крім цього, відбувається значне скорочення споживання паперу та витратних матеріалів, знижуються потреби в копіювально-розмножувальної техніки і в обслуговуючому її персоналі.

Застосування електронного подання документів вимагає адекватного засоби посвідчення інформації, що міститься в документі. Таким засобом є електронний цифровий підпис (ЕЦП) - аналог традиційного рукописного запевнення паперового документа (підписи).

На відміну від звичайного підпису, ЕЦП не тільки засвідчує особу людини, яка підписала документ, але і гарантує, що в документ після його підписання не були внесені жодні зміни.

Реєструючи вхідні документи, співробітник може ставити свій ЕЦП на файл документа, засвідчуючи його автентичність. При роботі з проектами документів, що виходять і внутрішніми документами організації, ЕЦП може застосовуватися при узгодженні, візуванні, затвердженні, реєстрації та надсилання документа адресату.

Для використання електронного цифрового підпису в системі "ДЕЛО" передбачена спеціальна опція «ЕЦП та шифрування».

Опція дозволяє підписувати цифровим способом документи, що зберігаються і обробляються в системі автоматизації діловодства та електронного документообігу «ДЕЛО». При необхідності, документ може бути підписаний кількома співробітниками, що дуже зручно для автоматизації процедур узгодження, візування і затвердження документів.

Будь-який співробітник, що має доступ до документа, отримує достовірну інформацію про підписи - хто і коли підписав цей документ, а також може перевірити справжність кожного підпису і переконатися, що після підписання документ не був відредагований. Процедура перевірки цифрового підпису гранично проста - достатньо один раз «клацнути» мишкою.

Опція "ЕЦП і шифрування" також надає можливість підписувати і шифрувати документи, що відправляються електронною поштою зовнішнім адресатам: філіям, дочірнім організаціям, клієнтам або партнерам. Шифрування повідомлень, переданих по зовнішніх каналах зв'язку, дозволяє гарантовано захистити конфіденційну інформацію від несанкціонованого доступу - прочитання, спотворення або підміни.

У тому випадку, якщо система «ДЕЛО» встановлена ??у всіх учасників обміну інформацією, разом з документами передаються і цифрові підписи накладені на документ. Таким чином, користувачі корпоративної системи отримують можливість підписувати і поширювати по всій територіально-розподіленої організації підписані документи. При цьому, наприклад, перевірка підпису президента корпорації в видаленому філіалі виконується точно так само, як і перевірка підпису співробітника філії - один «клацання» мишкою.

Технологія роботи з опцією "ЕЦП і шифрування".

Для кожного користувача системи «ДЕЛО», що володіє правом підпису, формується ключ, що складається з двох частин: секретної та відкритою.

Секретний ключ записується на носій: електронну таблетку Touch Memory або електронний ключ EToken, переданий особисто користувачеві. Секретний ключ може бути додатково захищений паролем користувача (на випадок втрати носія).

Секретний ключ використовується для підписання документів і для дешифрування повідомлень, що відправляються користувачем по електронній пошті. Щоб підписати файл документа або повідомлення, користувачеві досить помістити носій особистого ключа в зчитувальний пристрій комп'ютера і «клацнути» мишкою по кнопці «Підписати».

На підставі відкритого ключа формується сертифікат відкритого ключа. Сертифікат відкритого ключа використовується для перевірки достовірності ЕЦП.

Створення секретних ключів користувачів і їх сертифікатів здійснюються адміністратором Центру управління ключовою системою (ЦУКС), що представляє собою комплекс програмного забезпечення та пристрої запису / читання носіїв ключів, що входить в комплект поставки опції.

ЦУКС є корпоративними центром управління ключовою системою, його діяльність поширюється тільки на власну організацію, філії і дочірні організації. При необхідності, сертифікати, видані ЦУКС, можуть бути підписані і вищестоящим Засвідчуючим Центром. ЦУКС функціонує на автономному комп'ютері, в цілях безпеки не підключеному ні до якої лінії зв'язку.

Адміністрування ЦУКС не вимагає спеціальної підготовки. Вся необхідна інформація представлена в документації системи «ДІЛО».

Варіанти поставки та інсталяції опції "ЕЦП і шифрування".

· Опція "ЕЦП і шифрування" пропонується в 3-х різних варіантах поставки:

· Повнофункціональна. Користувач може підписувати документи та повідомлення, шифрувати і розшифровувати повідомлення, перевіряти підписи інших користувачів. Для таких користувачів в комплект поставки опції входить апаратний пристрій зчитування секретного ключа.

· Тільки перевірка підпису. Користувач може перевіряти підписи інших користувачів, але сам підписувати документи не може. Для робочих місць цих співробітників не потрібне використання апаратних засобів.

· Віддалена перевірка підпису. Користувач може перевіряти підписи інших користувачів, але сам підписувати документи не може. Цей варіант доступний з версії «ДЕЛО» 8.09 і передбачає придбання сервера перевірки підпису, що дозволяє перевіряти підписи з будь-якого робочого місця системи «ДЕЛО».

Залежно від потреб замовника, можна набувати довільні комбінації варіантів Опції. Наприклад, придбати повнофункціональний варіант тільки для керівного складу, володіє правом підпису, а для решти співробітників закупити варіант «Тільки перевірка підпису».

Використовуване спеціальне програмне забезпечення.

Опція "ЕЦП і шифрування" використовує засіб криптозахисту «КріптоПро CSP», розроблене фірмою «КріптоПро» і сертифіковане ФАПСИ. Інтеграція криптографічного програмного забезпечення в систему автоматизації діловодства та електронного документообігу «ДЕЛО» виконана компанією ЕОС, що має відповідні ліцензії ФАПСИ.

5. Функції системи автоматизації діловодства та електронного документообігу

Система підтримує повний життєвий цикл документа в організації від створення проекту документа до списання в справу і передачі в архів.

Робота над проектами документів

Функціонал підготовки документів дозволяє автоматизувати весь процес створення документа. Робота з проектами документів увазі виконання наступних дій:

1. створення РК проекту документа, у тому числі і «на виконання» розпорядчого документа;

2. зміна проекту із збереженням попередніх версій;

3. узгодження проекту документа;

4. затвердження проекту документа;

5. реєстрація документа, створеного на основі проекту.

При роботі з проектом виконується послідовна або паралельна маршрутизація, контролюються терміни розгляду і термін підготовки проекту в цілому.

Реєстрація документів

Для кожного документа в системі «ДЕЛО» формується реєстраційно-контрольна картка (РК), в яку заносяться відомості про документ. Реєструватися можуть як надійшли ззовні, так і створені усередині організації документи: листи, накази, розпорядження, договори, акти та інше. Склад реквізитів РК: кореспондент, короткий зміст, дата створення, реєстраційний номер документа, підпис, тематика, гриф доступу, відмітка про наявність додатків, номенклатура, склад документа, резолюція та ін Деякі реквізити, наприклад, резолюції та звіти про їх виконання, адресати, кореспонденти можуть мати множинне значення.

автоматизація діловодство електронний документообіг



Контроль виконання

У системі «ДЕЛО» реалізований контроль виконання документів. На контроль може ставитися як виконання резолюцій, так і виконання документа в цілому. При цьому автоматично відслідковуються терміни виконання, особливо виділяються контрольовані документи та документи з термінами виконання. Можливе формування нагадувань виконавцям і зведень про виконання контрольних документів. Інші функції системи автоматизації діловодства наведені в таблиці № 1.

Таблиця № 1. Функції системи автоматизації діловодства

Обробка та зберігання документів	До картки може бути «прикріплено» будь-яке число файлів, що містять власне документ у комп'ютерній формі представлення (наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текст, аудіо-або відеоматеріал і т. д.). Ці файли можуть надходити по лініях зв'язку або створюватися в організації з використанням текстових редакторів, наприклад, MS WORD, сканерів, мікрофонів або інших пристроїв, що підключаються до комп'ютера.
Розширення складу реквізитів картки документа	Картка містить склад реквізитів, що повністю відповідає вимогам діловодства. Для відображення відомчої або галузевої специфіки склад полів картки може бути розширений за рахунок додаткових реквізитів. Нові поля можуть створюватися користувачами самостійно без будь-якого програмування. Додаткові реквізити можуть бути різних типів: рядкові, числові, дати. Також забезпечується можливість контролю даних, що вводяться в створені реквізити.
Введення документів	Введення документів дозволяє вирішити проблему масового введення в систему документообігу електронних образів паперових документів. При реєстрації документів на перших аркушах або на окремих чистих аркушах (аркушах роздільниках) друкується призначуваний системою унікальний штрих-код. У процесі сканування і розпізнавання на окремому робочому місці, обладнаному високопродуктивним сканером, система аналізує штрих-код і обробляє відскановані документи відповідно до зазначеної в ньому інформацією. У результаті електронні образи документів, отримані в заданому форматі, автоматично прикріплюються до відповідних РК.
Рух документів	У системі існує кілька механізмів організації руху документів. Кожен механізм забезпечує оптимальне виконання того чи іншого діловодного процесу. При роботі над проектом документа картка автоматично пересилається по послідовному або паралельному маршрутом між заздалегідь визначеними согласуючими або затверджують посадовими особами. У процесі пересилання проекту враховується характер винесених віз, контролюються терміни розгляду. Після винесення резолюції готовий документ доводиться до відома виконавців, і контролюються терміни виконання доручень. У системі «ДЕЛО» реалізовано також безліч інших механізмів руху документів: внутрішня адресація, пересилання електронних документів зовнішнім організаціям, повний контроль всіх видів руху паперових документів та інше.
Забезпечення юридичної повноцінності	У процесі узгодження або затвердження проекту документа користувач може запевнити розглянутий документ електронно-цифровим підписом (ЕЦП). Це дозволяє забезпечити юридичну правомочність створених електронних документів. Для зберігання сертифікатів ЕЦП можуть використовуватися сторонній засвідчує центр і внутрішньокорпоративний центр управління ключовою системою (ЦУКС), створений на базі програмних продуктів ЕОС та сертифікованих кріптосредств.
Відправка документів	Система дозволяє формувати реєстри розсилки для експедиції установи, здійснювати надпечатку конвертів, відправляти документи за допомогою систем електронної пошти. Документи, що відправляються за допомогою електронної пошти, можуть бути захищені шифруванням і завірені ЕЦП. З цією метою в системі використовується сертифіковані кріптосредства.
Довідково-аналітична робота	У міру функціонування системи в ній накопичується інформаційна база документів установи. Система забезпечує пошук документів у цій базі за поєднанням будь-яких реквізитів РК, а також пошук по тексту документа. При необхідності складний пошуковий запит може бути збережений і використаний неодноразово. Відібрані в результаті пошуку документи можна зберігати в персональних папках користувачів або роздрукувати у вигляді переліку.
Повнотекстовий пошук за змістом документа	Реалізовано комбінований пошук: одночасно по поєднанню реквізитів реєстраційних карток та повнотекстовий пошук за змістом самих документів.
Робота з взаємопов'язаними документами	Підтримується можливість встановлення посилань між РК документів або проектів документів, пов'язаних тематично, що скасовують або доповнюють один одного і т. д. Це дозволяє переглядати ланцюжка взаємопов'язаних документів. Посилання можуть встановлюватися і на документи, що зберігаються поза системою документообігу (посилання за URL). Таким чином, документ системи «ДЕЛО» може посилатися на зовнішні інформаційні матеріали або документи, що зберігаються в інших інформаційних системах.
Регламентація прав доступу	Права користувача в системі регламентують як доступ до картотекам і документів відповідно до їх грифами, так і набір функцій, доступних даному користувачеві (реєстрація, редагування, списання документа в справу, зняття з контролю і т. д.)

6. Ефективність системи "ДЕЛО "

· За даними західних консалтингових компаній, при роботі з паперовими документами:

· близько 15% всіх документів безповоротно втрачається;

· * до 30% робочого часу співробітників витрачається на пошуки необхідних матеріалів;

· * для кожного документа створюється в середньому 19 його копій.

Система автоматизації діловодства та електронного документообігу «ДЕЛО» створює принципово нові умови для більш ефективної організації роботи з документами:

Таблиця № 2

Не автоматизированная технология	Автоматизированная технология
ручної прийом документів, що надійшли по електронних каналах (факс, телеграф, електронна пошта)	автоматизований прийом документів, що надійшли по електронних каналах
ручний друк карток, підготовка зведень, довідок, звітів, реєстрів	автоматична друк карток, стандартних зведень, довідок та реєстрів, формування довільних звітів
ручне переміщення проекту документа в процесі погодження та затвердження	автоматизована пересилання проекту між погоджується та затверджується посадовими особами за заздалегідь заданому маршруту
розмноження документів і карток, транспортування і передача їх виконавцям	автоматична розсилка необхідного числа електронних версій документів і карток з комп'ютерної мережі
ручна реєстрація факту передачі документів і резолюцій посадовій особі, яка часто не виконується зважаючи недбалість співробітників	автоматична реєстрація фактів пересилання і отримання документів і резолюцій з комп'ютерної мережі
багаторазова реєстрація одних і тих же документів у журналах і картотеках різних структурних підрозділів	однократна первинна реєстрація документа в будь-якому підрозділі і подальше автоматичне відстеження руху і виконання документа в електронних картотеках підрозділів
ручний пошук документів і збір відомостей про їх виконання в розрізнених картотеках різних підрозділів	автоматизований наскрізний пошук по всіх картотекам з урахуванням прав доступу
поштова і кур'єрська відправка документів і резолюцій в філії та інші установи з ручним складанням відповідних реєстрів	автоматизація функцій оформлення розсилки, відправка документів і резолюцій в філії та інші установи за допомогою електронної пошти із захистом їх засобами криптографії

«ДЕЛО-Підприємство» призначене не тільки для діловодних служб (секретаріатів, канцелярій, загальних відділів, експедицій і т. д.). Система також автоматизує діяльність безпосередніх учасників документообігу: керівників, фахівців - тобто всіх співробітників організації, що працюють з документам.

«ДЕЛО» відповідає всім вимогам, що пред'являються як до сучасних систем електронного документообігу, так і до систем автоматизації класичного діловодства.

Підтримуючи повноцінне діловодство паперових і повністю електронних документів, «ДЕЛО-Підприємство» дозволяє реалізувати в організації систему змішаного, паперово-електронного документообігу. Система надає унікальну можливість створення високоефективного безпаперового діловодства в особливо завантажених ділянках управлінської діяльності із збереженням на окремих ділянках повноцінного паперового документообігу. Це дозволяє плавно перейти до сучасних технологій управління, без ризику виникнення збоїв у модернізованої системі документаційного забезпечення управління.

Система автоматизації діловодства та електронного документообігу створена в результаті узагальнення багаторічного досвіду розробки та експлуатації десятків подібних систем у найбільших установах колишнього СРСР та Росії. Тому вона повністю відповідає вимогам діючих діловодних стандартів, а також підтримує правила (у тому числі неформалізовані) і прийоми, використовувані в діловодної практиці вітчизняних підприємств і установ.

У системі «ДЕЛО-Підприємство» користувачем може бути як безпосередньо вказане у документах посадова особа, так і інший працівник установи, якій делеговані відповідні повноваження.

7. Системи сімейства «ДЕЛО»

Системи сімейства «ДЕЛО» масштабуються, вони підтримують централізовану, розподілену і децентралізовану схему організації діловодства:

· «ДЕЛО-Секретар» можна встановити на одному комп'ютері і тим самим забезпечувати централізовану реєстрацію і контроль виконання документів.

· «ДЕЛО-Підприємство» підтримує багатокористувацький режим і забезпечує централізоване управління єдиним діловодних процесом.

· Якщо в установі існують підрозділи з самостійним діловодством, то «ДЕЛО-Підприємство» підтримує взаємодіючі діловодні процеси цих підрозділів.

Також масштабування системи забезпечено застосуванням таких технологій:

Таблиця № 3

Робота в Інтернет Інтранет мережах	Для надання доступу до документів в системі реалізований web-інтерфейс. Він забезпечує простий і ефективний доступ до документів з будь-якого локального або віддаленого комп'ютера через мережу Internet.
Розподілений електронний документообіг	Система дозволяє здійснювати автоматизований обмін юридично правомочними електронними документами між організаціями або територіально віддаленими підрозділами. При цьому дотримуються всі норми вітчизняного діловодства. Конфіденційність і справжність документів забезпечуються сертифікованими кріптосредствами.
Підтримка великих масивів документів	Система зберігання даних дозволяє працювати безлічі користувачів з великими кількостями документами. Реальні, практично підтверджені можливості - понад 4 000 000 документів, понад 500 одночасно працюючих користувачів. При цьому існує однокористувальницька версія системи, що працює з умовно-безкоштовною СУБД.

«ДЕЛО» - відкрита система. Вона інтегрується з будь-якими Windows-додатками через що входить в постачання системи відкритий API-інтерфейс.

API надає можливість контрольованого доступу до збережених даних в режимі їх читання іншими програмами. Такі програми при необхідності можуть бути розроблені силами замовника, якщо потрібне розширення споживчих властивостей системи, наприклад:

· для виведення даних системи в найбільш зручній формі звітів;

· для формування запитів необхідного виду на пошук і відбір даних;

· для доступу до даних системи через INTERNET (INTRANET);

· для експорту даних системи в інші бази даних замовника і т. п.

«ДЕЛО» тісно інтегровано з пакетом MS Office, що дозволяє реєструвати документи безпосередньо з редакторів чи поштової програми. Також у системі вже реалізована інтеграція з наступними продуктами компанії ЕОС:

Таблиця № 4

Підсистема «АРХІВНА СПРАВА»	«АРХІВНА СПРАВА» - це браузерна підсистема, призначена для автоматизації підготовки до передачі справ в архів, ведення та обліку архівних документів. Програми інтегровані в частині ведення номенклатури справ, відстеження змін в організаційній структурі організації, а також імпорту-експорту електронних документів.
Система «КАДРИ»	Програмна система "КАДРИ», призначена для автоматизованого ведення кадрового обліку підприємств та установ. Система може використовуватися як окремими підприємствами і організаціями, так і організаціями, що мають складну структуру: холдингового типу, що мають численні дочірні підприємства, з розгалуженою структурою філій і т. д.

8. Відмінності систем сімейства "ДЕЛО"

Система "ДЕЛО-Старт" в якості СУБД використовує MSDE (Microsoft Data Engine).

Таблиця № 5

Функції	ДЕЛО-Підприємство	ДЕЛО-Секретар*	ДЕЛО-Старт
Розподілена обробка документів в мережі	+	-	-
Розподіл прав доступу до різних документів і функцій системи	+	-	-
Ведення декількох картотек документів	+	-	-
Робота з проектами документів	+	-	-
Інтеграція з підсистемою «АРХІВНА СПРАВА»	+	-	-
Можливість взаємодії з кріптосервером	+	-	-
Реєстрація документів	+	+	+
Введення резолюцій до документів	+	+	+
Розподіл знаходяться на виконанні документів по «папках» залежно від стадії виконання документа: Надійшли, На виконанні, На контролі та ін	+	Відкрита тільки папка «На контролі »	-
Контроль виконання документів **	+	+	+ тільки в пошуку
Багатокритеріальний пошук документів	+	+	+
Формування стандартних звітів	+	+	+
Обмін документами по електронній пошті	+	+	-
Списання документів у справу	+	+	-
Відстеження переміщень паперових оригіналів і копій документів, ведення реєстрів внутрішньої передачі документів	+	+	-
Ведення користувальницьких списків посадових осіб, організацій, тематичних рубрик, груп документів	+	+	-
Редагування шаблонів вихідних друкованих форм	+	+	-
Ведення реєстрів зовнішньої розсилки документів	+	-	-

* - У якості СУБД використовується MSDE (Microsoft Data Engine), яка входить в комплект поставки.

** - оперативний контроль виконання документів може здійснюватися двома способами:

· при перегляді списку контрольних резолюцій в папці «На контролі»;

· в режимі пошуку за реквізитами резолюції.

9. Структура системи "ДЕЛО"

На малюнку 1. наведена структура системи "ДІЛО" і її опцій.

Рис. 1. Структура системи "ДЕЛО" і її підсистем.

10. Основні технічні вимоги

«ДЕЛО»- прикладна система автоматизації діловодства та електронного документообігу, яка функціонує в середовищі клієнт-сервер. У якості СУБД можуть бути використані Oracle 9i (9.2.0.3 або пізніші версії), Microsoft SQL Server 2000.

ВИМОГИ ДО СЕРВЕРІВ

Вимоги до сервера в першу чергу визначаються вимогами обраної СУБД, передбачуваним кількістю користувачів системи «ДІЛО», документообігом організації. У кожному конкретному випадку конфігурація сервера визначається індивідуально.

Обсяг, займаний БД «ДЕЛО» на жорсткому диску, обчислюється з розрахунку - 50 Мб початковий розмір БД, плюс від 2 Кб на кожну реєстраційну картку (без урахування обсягу прикріплюються файлів).

Усереднені характеристики сервера:

· процесор Pentium IV і вище;

· оперативна пам'ять не менше 512 Мб;

· вільне місце на вінчестері визначається документообігом організації. Обчислюється з розрахунку 50 Мб на системні потреби плюс по 2 Кб на кожну реєстраційну картку (без урахування обсягу прикріплюються файлів). Мінімальний стартовий розмір БД - 50 Мб.

У разі використання СУБД Oracle на платформі відмінною від Windows, для забезпечення таких опціональних можливостей системи «ДІЛО», як контекстний пошук по прикріпленим файлам і «ДЕЛО-WEB», буде потрібно додатковий Windows-сервер c встановленими MS Internet Information Server, MS Index Server.

ВИМОГИ ДО РОБОЧИХ МІСЦЬ

Повнофункціональний клієнт

Клієнтська частина системи «ДЕЛО» працює під управлінням Windows 2000, Windows XP. На робочій станції повинна бути встановлена клієнтська частина відповідної СУБД, а так само, для використання всіх функціональних можливостей системи «ДІЛО», MS Internet Explorer 6.0 і MS Office 2000 (або більш пізні версії).

Рекомендована конфігурація робочого місця:

· процесор Pentium II і вище;

· оперативна пам'ять не менше 128 Мб;

· вільне місце на жорсткому диску від 200 Мб;

· монітор з роздільною здатністю від 800х600, 65 тис. Квітів

· Windows2000Professional. «Тонкий» клієнт:

Для роботи з системою «ДЕЛО» через WEB інтерфейс («ДЕЛО-WEB») необхідний комп'ютер з встановленим Internet Explorer 6.0 і вище.

автоматизація діловодство електронний документообіг

Висновок

«ДЕЛО» відповідає всім вимогам, що пред'являються як до сучасних систем електронного документообігу, так і до систем автоматизації класичного діловодства. Підтримуючи повноцінне діловодство паперових і повністю електронних документів, «ДЕЛО» дозволяє реалізувати в організації систему змішаного, паперово-електронного документообігу. Система надає унікальну можливість створення високоефективного безпаперового діловодства в особливо завантажених ділянках управлінської діяльності із збереженням на окремих ділянках повноцінного паперового документообігу. Це дозволяє плавно перейти до сучасних технологій управління, без ризику виникнення збоїв у модернізованої системі документаційного забезпечення управління.

Размещено на Allbest.ru

...