Расходы на хознужды: оформление и учет

Размещено на http://www.allbest.ru/

Расходы на хознужды: оформление и учет

Содержание

1. Если выдается аванс

2. Если работник использовал личные деньги

3. Документальное оформление

4. Бухгалтерский учет

5. Учет расчетов при использовании карточки

1. Если выдается аванс

В процессе хозяйственной деятельности организации постоянно приобретают товары, работы, услуги (далее - объекты) других субъектов хозяйствования. Как правило, в этом участвуют работники.

Для приобретения объектов на территории Республики Беларусь работникам выдается аванс в белорусских рублях, как наличными, так и с использованием корпоративных карточек (далее - карточка) при условии предоставления полного отчета по ранее выданным суммам. Размер аванса определяется руководителем, уполномоченным им лицом с учетом установленного размера П. 31, ч. 2, 3 п. 33 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (далее - Инструкция N 107); п. 4 Порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 N 359..

Источниками выдачи аванса из кассы являются наличные деньги, полученные с текущих банковских счетов, карт-счетов, выручка Абз. 3 ч. 1 п. 2, п. 73 Инструкции N 107.. При этом необходимо помнить об ограничениях расходования наличных денег из выручки. аванс наличные выручка учет

Не допускается расходовать деньги из выручки при наложении ареста и обращении взыскания на денежные средства, находящиеся на текущих счетах организации в банке, приостановлении операций по этим счетам, наличии картотеки к внебалансовому счету "Расчетные документы, не оплаченные в срок" П. 7, 8 Инструкции N 107.

Наличные деньги из выручки не могут расходовать также ликвидируемые организации, касательно которых приняты решения о прекращении деятельности, и организации, в отношении которых открыто конкурсное производство П. 11 Инструкции N 107..

Аванс, полученный в том числе с использованием карточки, может расходоваться только теми работниками, которым он выдан. Передача аванса иным лицам не допускается П. 33 Инструкции N 107..

По общему правилу деньги, поступившие в кассу на хознужды, выдаются работникам в течение трех рабочих дней со дня получения в банке (включая день получения).

Организации, в кассы которых наличные деньги поступают только со счета в банке и (или) в качестве возврата наличных, ранее выданных под отчет, имеют право самостоятельно установить решением руководителя или лица, им уполномоченного, срок выдачи денег из кассы на хознужды. При отсутствии такого решения деньги выдаются в трехдневный срок П. 16 Инструкции N 107..

По истечении вышеуказанных сроков не выданная под отчет сумма наличных сдается в банк, работникам службы инкассации либо в организацию Министерства связи и информатизации Республики Беларусь для зачисления на счет организации в банке.

Сроки, на которые выдается аванс, в том числе с использованием карточки, определяются руководителем или лицом, им уполномоченным, в следующих пределах (включая день выдачи (получения с карточки)):

- не более трех рабочих дней - если расходы производятся в месте нахождения организации;

- не более 10 рабочих дней - если расходы производятся вне места нахождения организации;

- до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей одной базовой величины, в целом по организации Ч. 3 п. 31 Инструкции N 107..

Неизрасходованные суммы аванса, выданного наличными, возвращаются работником в кассу в сроки, установленные для представления отчета об израсходованных суммах. Данные суммы можно выдать повторно, но только на хознужды Ч. 3 п. 6, п. 38 Инструкции N 107..

Отчет об израсходованных суммах (далее - отчет) представляется работником:

- по авансу, полученному наличными, в том числе с использованием карточки, - в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который он выдан;

- по авансу, полученному с использованием карточки, и оплате за объекты в безналичной форме либо частично наличными и частично в безналичной форме - не позднее 15 рабочих дней с даты оплаты за объекты (исключая день оплаты) П. 32 Инструкции N 107..

При использовании карточки неизрасходованные суммы аванса остаются на карт-счете.

В случае если аванс наличными полностью или частично получен с использованием карточки, неизрасходованные суммы наличных возвращаются работником в кассу либо путем банковского перевода на счет организации в сроки, установленные для представления отчета Ч. 1, 4 п. 38 Инструкции N 107..

Если неизрасходованная сумма аванса в установленные сроки не возвращена, ее можно удержать из заработной платы работника на основании распоряжения об удержании, сделанного не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса (если работник не оспаривает его основание и размер). Общий размер удержаний при этом не должен превышать 20% от заработной платы, причитающейся к выплате работнику Ст. 107, 108 Трудового кодекса Республики Беларусь..

2. Если работник использовал личные деньги

При необходимости, допускается использовать на хознужды личные деньги работника. Следует учесть, что на данные цели не могут расходоваться личные деньги лица, с которым заключен гражданско-правовой договор П. 35 Инструкции N 107..

Для возмещения понесенных расходов работник не позднее трех рабочих дней со дня приобретения объектов (исключая день приобретения) представляет отчет.

3. Документальное оформление

Полученные по чеку в банке денежные средства для выдачи аванса приходуются в кассу по приходному кассовому ордеру (ПКО), корешку чека из чековой книжки, выдаются работнику по расходному кассовому ордеру (РКО) Приложение 1, 3 к Постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 N 38 "Об установлении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций"; п. 23, 30, ч. 2 п. 46 Инструкции N 107..

Подтверждением перечисления денежных средств на карт-счет, к которому выдана карточка, по представленному в банк платежному поручению, а также снятия работником аванса со счета являются выписки банка по данному счету Ч. 3 п. 30 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими пластиковыми карточками, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 30.04.2004 N 74 (далее - Инструкция N 74)..

Расходование аванса, полученного в том числе с использованием карточки, а также личных денег работника подтверждается отчетом с приложением документов о целевом использовании денежных средств П. 34 Инструкции N 107; п. 8 Инструкции о порядке продажи товаров из розничной торговой сети юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, утвержденной Постановлением Министерства торговли Республики Беларусь от 08.06.2005 N 22.:

· кассового чека (его копии, заверенной руководителем или лицом, им уполномоченным), который должен содержать номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену (тариф) объектов, сумму, идентификатор кассира. При отсутствии в кассовом чеке перечисленных сведений к нему должен прилагаться товарный чек, содержащий указанную информацию;

· других документов, предусмотренных законодательством (например, квитанции к ПКО формы КО-1, квитанции о приеме наличных денежных средств Квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем и платежных терминалов, утвержденная Постановлением Министерства торговли Республики Беларусь от 23.08.2011 N 34.).

При получении работником аванса наличными с карточки, проведении оплаты карточкой к отчету с документами прикладывается карт-чек (копия карт-чека, заверенная руководителем или уполномоченным им лицом) Подп. 2.34, п. 31 Инструкции N 74..

Следует обратить внимание на то, что с 24 июля 2012 г. организации могут использовать личные деньги работников на хознужды без заключения договора поручения и других аналогичных договоров Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 27.03.2012 N 136 "О внесении дополнений и изменений в Инструкцию о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь", п. 35 Инструкции N 107..

При приобретении объектов на территории Республики Беларусь работник оплачивает включенный в цену (тариф) НДС. По общему правилу на чеках и других выдаваемых при реализации документах соответствующая сумма налога на добавленную стоимость не выделяется. Для вычета плательщиком сумм НДС в документах на приобретение по требованию работника указываются сумма и ставка налога, заверенные печатью или штампом продавца и подписью главного бухгалтера либо лица, им уполномоченного. Вместе с тем при приобретении товаров по регулируемым розничным ценам плательщики имеют право самостоятельно выделить для вычета сумму НДС в том случае, если они:

· используют приобретенные товары в производстве и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав;

· осуществляют розничную торговлю и предоставляют услуги общественного питания и исчисляют налог с применением расчетной ставки НДС П. 4 ст. 105, п. 22 ст. 107 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК)..

Остаток аванса, сданный работником в кассу, приходуется по ПКО. Расходы, произведенные за счет личных денег работника, возмещаются из кассы по РКО. Если с согласия работника они возмещаются путем перечисления денег на его карточку на основании представленного в банк платежного поручения, подтверждением перечисления сумм является выписка банка П. 26 Инструкции N 74..

4. Бухгалтерский учет

Учет расчетов по авансу, выданному наличными, и возмещению расходов работников

Условие

На хозяйственные нужды в банке 27 августа 2012 г. получено 150000 руб., которые 28 августа выданы работнику из кассы для приобретения канцелярских товаров в месте нахождения организации. Руководителем определен срок, на который выдаются наличные деньги под отчет, - два рабочих дня, включая день выдачи.

29 августа канцелярские товары на сумму 120000 руб. (в том числе НДС 20000 руб.) приобретены и переданы организации.

Остаток неизрасходованного аванса в размере 30000 руб.:

вариант 1: сдан работником в кассу организации 3 сентября 2012 г.;

вариант 2: не возвращен работником 3 сентября 2012 г. (данная сумма с согласия работника удержана из заработной платы).

(Срок представления отчета истекает 3 сентября 2012 г., так как 1-е и 2 сентября 2012 г. приходятся на выходные дни.)

Решение

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

Условие

30 августа 2012 г. работнику выдан из кассы аванс в размере 110000 руб. на приобретение 20 литров топлива вне места нахождения организации. По договоренности с организацией при недостаточности аванса работник использует личные деньги.

Руководителем определен:

- срок, на который выдаются наличные деньги под отчет, - восемь рабочих дней (включая день выдачи);

- срок возмещения расходов работника - в течение трех рабочих дней со дня представления отчета (включая день представления) путем перечисления денежных средств на карточку работника.

5 сентября 2012 г. работником приобретено 20 литров топлива на сумму 180000 руб. (в том числе НДС 30000 руб.). Отчет представлен 13 сентября (он может подаваться 11-го, 12-го и 13 сентября 2012 г.). Расходы работника в размере 70000 руб. возмещены 17 сентября.

Решение

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

При признании доходов по методу оплаты НДС принимается к вычету пропорционально погашенной перед работником задолженности (подп. 2.1, 6 ст. 107 НК).

Условие

По поручению организации работник 4 сентября 2012 г. оплатил за счет личных денег услуги по техосмотру автомобиля, принадлежащего организации на праве собственности. По решению руководителя расходы возмещаются работнику в течение двух рабочих дней со дня представления отчета (включая день представления).

Стоимость услуг составила 720000 руб. (в том числе НДС 120000 руб.). Работник представил отчет 5 сентября 2012 г. Денежные средства в возмещение расходов работника выданы из кассы организации.

(Расходы работника могут быть возмещены 5-го и 6 сентября 2012 г.)

Решение

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

5. Учет расчетов при использовании карточки

Условие

Работнику для приобретения железнодорожных билетов 7 сентября 2012 г. выдана корпоративная карточка, на которую предварительно перечислено 600000 руб.

7 сентября билеты стоимостью 540000 руб. (в том числе НДС 90000 руб.) приобретены и сданы работником в организацию.

Вариант 1. Оплата за билеты произведена карточкой.

Вариант 2. Оплата за билеты произведена работником наличными, снятыми с карточки. Руководителем определен срок, на который выдаются наличные деньги под отчет, - два рабочих дня (включая день выдачи).

Вариант 3. На карточку предварительно перечислено 240000 руб. Дополнительно выдано работнику из кассы 300000 руб. За билеты оплачено: 240000 руб. - карточкой, 300000 руб. - наличными.

(В вариантах 1 и 3 срок для представления отчета истекает 28 сентября 2012 г. В варианте 2 отчет может быть представлен 11-го, 12-го и 13 сентября 2012 г.)

Решение

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

Размещено на Allbest.ru