Сдаем выручку работникам службы инкассации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Сдаем выручку работникам службы инкассации

Организации обязаны хранить свободные денежные средства в банках. Для сдачи и доставки выручки в банк из кассы организации, имеющие большой оборот наличных, как правило, привлекают службу инкассации банков.

Инкассация наличных денежных средств

Субъекты хозяйствования вправе сдавать наличные деньги в обслуживающий банк, работникам службы инкассации, в организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

Под инкассацией наличных денежных средств понимаются осуществляемые на основании договора службами инкассации сбор денежных средств из касс субъектов хозяйствования и сдача их в кассы банков.

В заключенном между банком и организацией договоре на инкассацию устанавливаются ее сроки, согласовывается список подразделений организации и их адреса, закрепляется обязанность организации обеспечить наличие свободных и освещенных подъездных путей, входов и коридоров, изолированного помещения для приема денежной выручки и др.

Для проведения инкассации банк передает организации в пользование специальные инкассаторские сумки (мешки), содержащие наименование банка и индивидуальный номер.

Для пломбировки сумок организация изготовляет пломбир, содержащий номер и сокращенное наименование организации. При сдаче выручки в нескольких точках для каждой из них изготавливается отдельный пломбир.

Два образца оттисков пломбиров заверяются пломбиром начальника службы инкассации. Один заверенный образец остается в организации и предъявляется инкассаторам при получении ими сумок с денежной выручкой, второй остается в банке для контроля при приеме от инкассаторов сумок с наличностью.

До приезда инкассаторов организация обязана подготовить сумки с наличностью, заполнить к каждой комплект бланков соответствующей препроводительной ведомости и подписать их.

Кассир организации при подготовке сумки к сдаче подсчитывает деньги, сортирует банкноты по достоинству на годные к обращению и ветхие, руководствуясь при этом перечнем признаков платежности банкнот, обвязывает их и помещает в сумку. В специальный карман сумки кладется первый экземпляр препроводительной ведомости, после этого сумка с денежной выручкой пломбируется.

Перед получением сумки с деньгами инкассатор обязан предъявить кассиру удостоверение личности инкассатора, доверенность, явочную карточку, которая ежемесячно составляется на каждую инкассируемую организацию, и порожнюю сумку. После этого кассир организации предъявляет заверенный начальником службы инкассации банка образец оттиска пломбира, сумку с выручкой, накладную, копию препроводительной ведомости и делает в явочной карточке все необходимые записи.

При передаче кассиру порожней сумки инкассатор расписывается на копии препроводительной ведомости, проставляет на ней номер принятой опломбированной сумки, дату и печать.

Отметим, что при сдаче организацией наличных денег работникам служб инкассации основанием для записей в кассовой книге являются расходные кассовые ордера. Юридические лица, применяющие УСН и ведущие учет в книге учета доходов и расходов, для указанных целей по усмотрению руководителя вправе использовать также препроводительные ведомости.

Инкассаторы несут полную материальную ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь за сохранность принятых и вложенных в сумки ценностей, а также за целость сумок и пломб на них. Эта ответственность возникает с момента принятия сумок инкассатором и прекращается в момент передачи их в банк. В связи с этим, если инкассатором выявлено, что целостность сумки с наличностью нарушена, она неправильно опломбирована или неверно оформлены сопроводительные документы, приемка сумки прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те нарушения, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов, в других случаях сумка может быть принята при повторном заезде инкассаторов, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке.

Принятые от организации сумки работники инкассации доставляют в банк и сдают для пересчета, после чего денежная выручка зачисляется на счета организации.

Кассир банка в присутствии контролера пересчитывает доставленные инкассатором денежные средства и сверяет их фактическое наличие с суммами, указанными организацией в препроводительной ведомости. При обнаружении расхождения и повторном пересчете, подтвердившем недостачу либо излишек, на лицевой стороне препроводительной ведомости составляется соответствующий акт.

Как известно, работа кассиров организаций всех категорий непосредственно связана с приемом, хранением и передачей наличных денежных средств, поэтому материальную ответственность за обнаруженную недостачу денежных средств несут они.

Если недостача ценностей обнаружена в сумке, имеющей дефекты или повреждения, работники банка составляют акт о вскрытии и пересчете дефектной сумки. Как отмечалось выше, инкассаторы не вправе принимать сумки, имеющие дефекты, поэтому в такой ситуации материальную ответственность перед организацией в размере утраченных денежных средств, как правило, несет банк.

Учет переданных инкассаторам денежных средств и расходов на услуги по инкассации

Денежная выручка, переданная инкассаторам для зачисления на расчетный счет организации, но еще не зачисленная по назначению, в бухгалтерском учете организации отражается на основании расходных кассовых ордеров, копий препроводительных ведомостей на счете 57 «Денежные средства в пути» (субсчет 57-1 «Инкассированные денежные средства»).

За услуги инкассации банкам выплачивается вознаграждение, которое перечисляется с расчетного счета организации в размере и сроки, установленные договором. При определенных условиях допускается оплачивать услуги банка из сумм проинкассированных наличных денег организации. В этом случае суммы, израсходованные на уплату вознаграждения, включаются у организации в фактический размер расчетов наличными.

Отметим, что услуги по инкассации не включены в состав освобождаемых от налогообложения НДС банковских операций, поэтому вознаграждение по ним предъявляется банком с НДС. Вычет суммы налога производится организацией в общеустановленном порядке.

Оплата услуг по инкассации относится к управленческим расходам и отражается промышленными (производственными) организациями на счете 26 «Общехозяйственные затраты», торговыми (торгово-производственными) организациями - на счете 44 «Расходы на реализацию» в периоде начисления независимо от даты проведения расчетов с банком. Управленческие расходы при определении финансовых результатов списываются в полной сумме в дебет счета 90-5 «Управленческие расходы». В налоговом учете такие расходы учитываются при налогообложении прибыли в составе затрат.

Учет недостач и излишков

При выявлении банком в инкассаторской сумке излишков и недостач для подтверждения их наличия, а также выяснения причин образования организация должна произвести инвентаризацию наличных денежных средств.

Наличие денег проверяется путем их полного пересчета. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге, в пути - числящиеся на счетах бухгалтерского учета суммы сверяются с данными копий препроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка, выписок, квитанций банка и т.п.

По итогам инвентаризации составляется акт инвентаризации наличных денежных средств, в котором при обнаружении недостачи или излишков указывается сумма недостачи или излишка и причины их возникновения.

Недостача отражается в бухгалтерском учете организации по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества». Порядок списания с этого счета зависит от того, выявлено или нет виновное лицо. Если виновным в недостаче признан работник организации, сумма недостачи списывается в дебет счета 73-2 «Расчеты по возмещению ущерба», если недостача произошла по вине банка - в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

При недостаче денежных средств объекта налогообложения НДС у организации не возникает. Поступления в счет возмещения недостач учитываются при налогообложении прибыли в составе внереализационных доходов в периоде их фактического получения.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, недостача денежных средств по решению руководителя списывается со счета 94 в состав прочих расходов по текущей деятельности. В налоговом учете такие расходы включаются в состав внереализационных в том налоговом периоде, к которому относятся документы, подтверждающие, что виновники не были установлены или суд отказал во взыскании с них. Если же суд отказал во взыскании сумм недостачи с виновных лиц по причине ненадлежащего учета и хранения денежных средств, пропуска срока исковой давности или по другим зависящим от организации причинам, суммы списанной недостачи при налогообложении прибыли не учитываются.

Однако выявленная банком при пересчете принятых от инкассатора денег недостача может быть связана с ошибкой кассира при формировании инкассаторской сумки. Например, он мог не доложить туда купюру, следовательно, в кассе организации обнаружится излишек.

Излишки, обнаруженные при пересчете банком инкассированной денежной выручки, зачисляются на расчетный счет организации и образуют прочий доход организации по текущей деятельности.

В налоговом учете выявленный излишек учитывается в составе внереализационных доходов в том периоде, в котором денежные средства оприходованы в бухгалтерском учете.

В некоторых случаях причиной выявленного банком излишка является невнимательность кассира, положившего в сумку лишнюю купюру, в связи с чем в кассе организации обнаруживается недостача.

инкассация ответственность недостача пломбировка

Размещено на Allbest.ru