Составление первичных учетных документов в форме электронного документа

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Составление первичных учетных документов в форме электронного документа

С развитием современных информационных технологий в Республике Беларусь наблюдается тенденция перехода от бумажного документооборота к электронному. Некоторые субъекты хозяйствования уже сегодня осуществляют составление отдельных первичных учетных документов в форме электронного документа. В связи с этим у субъектов хозяйствования возникают вопросы, касающиеся обращения таких документов, в том числе возможности составления и предъявления первичных учетных документов в форме электронного документа налоговым органам при осуществлении контроля за соблюдением законодательства.

Порядок составления первичных учетных документов

Законом Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. №3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон о бухгалтерском учете) понятие «первичный учетный документ» определено как документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

Подпунктом 1.1 пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15 марта 2011 г. №114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» (далее - Указ №114), вступившего в силу с 1 апреля 2011 г., установлено, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные учетные документы должны содержать обязательные сведения, перечисленные в подпункте 1.4 пункта 1 Указа №114, а также иные сведения, не являющиеся обязательными.

К обязательным сведениям, содержащимся в первичном учетном документе, относятся (см. форму бланка приходного кассового ордера с линиями-выносками номеров позиций на рис. 1):

- наименование документа (1);

- дата его составления (2);

- наименование организации, фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя (3);

- содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценка в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях) (4);

- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи (5).

Согласно части второй подпункта 1.3 пункта 1 Указа №114 организации и индивидуальные предприниматели могут самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов, за исключением включенных в перечень первичных учетных документов, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24 марта 2011 г. №360 (далее - перечень, утвержденный постановлением №360). По состоянию на 24.08.2012 в перечень, утвержденный постановлением №360, включены:

- товарно-транспортная накладная;

- товарная накладная;

- приходный кассовый ордер;

- расходный кассовый ордер;

- акт о приеме-передаче основных средств;

- акт о приеме-передаче нематериальных активов;

- акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ;

- акт о передаче не завершенного строительством объекта;

- акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры.

В соответствии с частью второй статьи 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков - Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать обязательные реквизиты.

Подпунктом 1.2 пункта 1 Указа №114 установлено, что формы первичных учетных документов, включенных в перечень, утвержденный постановлением №360, утверждаются уполномоченными государственными органами, определенными в данном перечне, в частности, Министерством финансов Республики Беларусь и Министерством архитектуры и строительства Республики Беларусь.

Согласно подпункту 1.3 пункта 1 Указа №114 формы первичных учетных документов, не включенных в перечень, утвержденный постановлением №360, могут утверждаться руководителем организации или индивидуальным предпринимателем либо республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь. При этом организация, индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов, независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления.

Справка.

Формы товарно-транспортной накладной и товарной накладной, а также инструкция по их заполнению утверждены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18 декабря 2008 г. №192.

Типовые формы первичных учетных документов по оформлению кассовых операций, а именно приходного кассового ордера и расходного кассового ордера, а также инструкция по их заполнению утверждены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29 марта 2010 г. №38.

Формы акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов, а также инструкция по их заполнению утверждены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 22 апреля 2011 г. №23. Формы акта сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ, акта о передаче не завершенного строительством объекта и акта о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры, утверждены постановлением Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 29 апреля 2011 г. №13.

Национальным банком Республики Беларусь дополнительно к формам первичных учетных документов, включенных в перечень, утвержденный постановлением №360, утверждаются формы первичных учетных документов для Национального банка Республики Беларусь, банков и небанковских кредитно-финансовых организаций.

В настоящее время первичные учетные документы условно можно классифицировать по трем группам: первая группа - первичные учетные документы, составляемые на бланках строгой отчетности.

Подпунктом 3.2 пункта 3 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22 декабря 2001 г. №1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков строгой отчетности» (далее - постановление №1846) установлено, что к бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов Республики Беларусь по согласованию с Министерством внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь, и (или) идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении. Решение об отнесении бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланков иных документов к бланкам строгой отчетности принимают Президент Республики Беларусь, государственные органы, в том числе Правительство Республики Беларусь, республиканские органы государственного управления, иные государственные организации, подчиненные Правительству Республики Беларусь, облисполкомы, Минский горисполком в пределах своей компетенции и юридические лица и индивидуальные предприниматели в рамках осуществляемой ими деятельности.

В соответствии с требованиями постановления №1846 бланки строгой отчетности подлежат обязательной регистрации в Государственном реестре бланков строгой отчетности, а также учету при их изготовлении и использовании. Порядок изготовления бланков строгой отчетности определен Инструкцией о порядке изготовления бланков строгой отчетности и специальных материалов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 1 марта 2002 г. №30 (далее - Инструкция №30). Согласно Инструкции №30 изготовление бланков строгой отчетности осуществляется с использованием специальных материалов: бумаги и иных материалов с элементами защиты (водяными знаками, защитными волокнами, специальными добавками, защитными нитями и др.), защитных красок, специальных покрытий, защитных голограмм, других материалов и средств защиты от подделки бланков строгой отчетности.

Порядок использования и учета бланков строгой отчетности определен Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18 декабря 2008 г. №196 (далее - Инструкция №196).

Вторая группа - первичные учетные документы, информация о бланках которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции (далее - электронный банк данных).

Бланки первичных учетных документов, относящихся ко второй группе, не только являются бланками строгой отчетности, которые подлежат обязательному включению в Государственный реестр бланков строгой отчетности, но и информация о которых подлежит включению в электронный банк данных в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 6 июля 2011 г. №912 «О вопросах создания и ведения электронного банка данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, признании утратившими силу некоторых постановлений Совета Министров Республики Беларусь» (далее - постановление №912).

Постановлением №912 утвержден перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, который включает в том числе:

- товарно-транспортную накладную;

- товарную накладную;

- приходный кассовый ордер;

- квитанцию о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем и платежных терминалов;

- комплект квитанций формы 0402370004;

- реестр сделок участника биржевой торговли.

Порядок приобретения, учета, хранения, использования и возврата таких бланков документов определен Инструкцией о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 12 августа 2011 г. №33/77/17 (далее - Инструкция №33/77/17). Кроме того, поскольку бланки документов с определенной степенью защиты являются бланками строгой отчетности, их хранение, учет, использование и уничтожение, в том числе испорченных, аннулированных бланков, осуществляются организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с требованиями Инструкции №196.

Порядок изготовления бланков документов с определенной степенью защиты осуществляется с учетом требований постановления №1846 в соответствии с Инструкцией №30 и Инструкцией №33/77/17. С учетом норм Инструкции №33/77/17 бланки документов с определенной степенью защиты, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных, должны содержать идентификационные номера и гриф об утверждении, наносимые на бланки при их изготовлении;

Третья группа - иные первичные учетные документы.

К третьей группе относятся первичные учетные документы, бланки которых не являются бланками строгой отчетности и информация о которых не подлежит включению в электронный банк данных, а изготовление, оформление, реализация, приобретение, использование, хранение и учет таких документов не регулируются специальными нормами законодательства (например, счет-фактура, акт приемки выполненных работ). Оформление таких первичных учетных документов должно осуществляться в соответствии с общими требованиями к первичным учетным документам, установленными Указом №114.

Таким образом, первичные учетные документы, изготовление, оформление, реализация, приобретение, использование, хранение и учет которых регламентируются нормами постановления №1846, Инструкции №33/77/17, Инструкции №196, Инструкции №30, а также иными нормативными правовыми актами, должны оформляться на бумажном носителе по утвержденным формам.

Иные первичные учетные документы, оформленные в соответствии с требованиями Указа №114, могут составляться в форме электронного документа.

Электронный документ

Установление правовых основ применения электронных документов, определение основных требований, предъявляемых к электронным документам, а также правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе является равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, регламентированы Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. №113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон об электронном документе).

Статьей 1 Закона об электронном документе термин «электронный документ» определен как документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность. Подлинность электронного документа - это его свойство, определяющее, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью. Подлинным электронным документом признается электронный документ, целостность и подлинность которого подтверждаются с применением сертифицированного средства электронной цифровой подписи, использующего при проверке электронной цифровой подписи открытые ключи лица (лиц), подписавшего (подписавших) электронный документ.

В соответствии со статьей 22 Закона об электронном документе подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Если в соответствии с законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был составлен в письменной форме, то электронный документ и его копия, соответствующая требованиям, установленным статьей 20 Закона об электронном документе, считаются соответствующими этому требованию.

Представление документов для контролирующих органов

В соответствии с частью десятой статьи 9 Закона о бухгалтерском учете организация, составляющая документы на машинных носителях, обязана по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях. Статьей 20 Закона об электронном документе предусмотрено, что копия электронного документа создается путем удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется нотариусом или другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия, либо организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии), если его получение предусмотрено законодательством Республики Беларусь о лицензировании.

Пунктом 201 Положения о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 1 сентября 2010 г. №450, установлено, что лицензирование деятельности по технической защите информации, в том числе криптографическими методами, включая применение электронной цифровой подписи, осуществляется Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь. Согласно информации из реестра лицензий Оперативно-аналитического центра при Президенте Республики Беларусь на право осуществления деятельности по технической защите информации, в том числе криптографическими методами, включая применение электронной цифровой подписи, по состоянию на 24.08.2012 в Республике Беларусь разрешение (лицензию) на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе имеют 26 субъектов хозяйствования (см. табл. 1), разрешение (лицензию) на осуществление деятельности по оказанию услуг по распространению открытых ключей проверки подписи имеют 34 субъекта хозяйствования (см. табл. 2).

Таблица 1. Сведения об организациях, осуществляющих удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, по состоянию на 24.08.2012

Таблица 2. Сведения об организациях, осуществляющих оказание услуг по распространению открытых ключей проверки подписи, по состоянию на 24.08.2012

первичный учетный бланк документ

Реестр организаций, имеющих специальное разрешение (лицензию) на деятельность по технической защите информации, в том числе криптографическими методами, включая применение электронной цифровой подписи, размещен на официальном сайте Оперативно-аналитического центра при Президенте Республики Беларусь http://oac.gov.by (раздел «Лицензирование», подраздел «Сведения о лицензиатах»).

Размещено на Allbest.ru