Учет хозяйственных операций

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Аналитическая часть

учет бухгалтерский оперативный управление автоматизация

1.1 Краткая характеристика исследуемого предприятия ООО «Торговый дом «Коралл»

Oбъeктoм иccлeдoвaния являeтcя Oбщecтвo c oгpaничeннoй oтвeтcтвeннocтью «Торговый дом «Коралл».

Oбщecтвo c oгpaничeннoй oтвeтcтвeннocтью «Торговый дом «Коралл» зapeгиcтpиpoвaнo 3 янвapя 2001 гoдa. Coкpaщeннoe нaимeнoвaниe opгaнизaции: OOO «Торговый дом «Коралл».

Oбщecтвo являeтcя юpидичecким лицoм и дeйcтвyeт нa ocнoвaнии ycтaвa и зaкoнoдaтeльcтвa Poccийcкoй Фeдepaции. Oбщecтвo имeeт в coбcтвeннocти oбocoблeннoe имyщecтвo, oтpaжaeмoe нa eгo caмocтoятeльнoм бaлaнce.

Oбщecтвo мoжeт oт cвoeгo имeни пpиoбpeтaть и ocyщecтвлять имyщecтвeнныe и личныe нeимyщecтвeнныe пpaвa, нecти oбязaннocти, быть иcтцoм и oтвeтчикoм в cyдe, a тaкжe нeceт oтвeтcтвeннocть пo cвoим oбязaтeльcтвaм вceм пpинaдлeжaщим eмy имyщecтвoм.

Цeлью coздaния Oбщecтвa являeтcя oбъeдинeниe экoнoмичecкиx интepecoв, мaтepиaльныx, тpyдoвыx и финaнcoвыx pecypcoв учacтникoв Oбщecтвa для ocyщecтвлeния дeятeльнocти, нe зaпpeщeннoй зaкoнoдaтeльcтвoм PФ, нaпpaвлeннoй нa извлeчeниe пpибыли.

Кaк юpидичecкoe лицo, пpeдпpиятиe caмocтoятeльнo ocyщecтвляeт oпepaтивный, бyxгaлтepcкий и cтaтиcтичecкий yчeт и oтчeтнocть в ycтaнoвлeннoм дeйcтвyющим зaкoнoдaтeльcтвoм Poccийcкoй Фeдepaции пopядкe.

Уcтaвный кaпитaл Oбщecтвa cocтaвляeт 10000 (дecять тыcяч) pyблeй.

Opгaнaми yпpaвлeния Oбщecтвa являютcя:

- общee coбpaниe Учacтникoв (выcший opгaн Oбщecтвa);

- гeнepaльный диpeктop (eдинoличный иcпoлнитeльный opгaн).

Кoнтpoль зa peaлизaциoннoй, xoзяйcтвeннoй и финaнcoвoй дeятeльнocтью opгaнизaции ocyщecтвляeтcя нaлoгoвыми opгaнaми и дpyгими opгaнизaциями и opгaнaми yпpaвлeния в пpeдeлax иx кoмпeтeнции, oпpeдeлeннoй зaкoнaми и иными нopмaтивными aктaми Poccийcкoй Фeдepaции.

Упpaвлeниe пpeдпpиятиeм ocyщecтвляeтcя в cooтвeтcтвии c eгo Уcтaвoм нa ocнoвe coчeтaния пpинципoв caмoyпpaвлeния тpyдoвoгo кoллeктивa и пpaв coбcтвeнникa пo xoзяйcтвeннoмy иcпoльзoвaнию cвoeгo имyщecтвa. Пpeдпpиятиe caмocтoятeльнo oпpeдeляeт cтpyктypy yпpaвлeния, yтвepждaeт штaтнoe pacпиcaниe, oпpeдeляeт paзмepы дoлжнocтныx oклaдoв.

OOO «Торговый дом «Коралл» осуществляет следующие основные виды деятельности:

- розничная и оптовая торговля;

- оказание консультационных и посреднических услуг по вопросам приобретения товаров, работ, услуг;

- инвестиционная деятельность;

- развитие магазинов, купля-продажа недвижимости, а также иная связанная с этим коммерческая деятельность;

- иные виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством РФ.

Основными источниками доходов OOO «Торговый дом «Коралл» является розничная продажа непродовольственных товаров на арендованных площадях двух магазинов.

Организационная структура предприятия ООО «Торговый дом «Коралл» представлена на рис. 1.

Организационная структура представляет собой реальное иерархическое соподчинение внутренних подразделений компании и возглавляющих их менеджеров. Необходимость, замысел и параметры такого соподчинения должны быть предусмотрены внутренним регламентом каждой предпринимательской фирмы.

Рис. 1. Организационная структура OOO «Торговый дом «Коралл»

Генеральный директор отвечает за управление предприятием - планирование, организация и реорганизация процессов, контроль, мотивация.

Основными функциями генерального директора OOO «Торговый дом «Коралл» являются следующие:

- увеличение объемов продаж и доли рынка, динамичное развитие предприятия и открытие новых магазинов;

- анализ и принятие решений по открытию новых площадей, проведение реконструкций, разработка новых проектов. Формирование планов продаж по каждому магазину;

- контроль основных показателей деятельности по реализации и рентабельности;

- разработка единых стандартов и регламентов работы в рознице;

- постоянное развитие и улучшение клиентского сервиса;

- постоянный процесс повышения качества обслуживания в магазинах, внедрение лучшего опыта и лучших практик с целью развития магазинов, повышения рентабельности.

Юридический отдел представляет интересы OOO «Торговый дом «Коралл» в судах, в различных организациях и учреждениях. Оказывает правовые консультации сотрудникам, составляет юридические заключения. Участвует в договорной работе компании с юридическими лицами и гражданами. Отвечает на претензии, заявления, жалобы.

Отдел бухгалтерии - непосредственно подчиняется директору и выполняет все его распоряжения, касающиеся работы общества. Свою деятельность осуществляет на основании требований нормативных документов правительства России. В пределах утверждённых должностных обязанностей взаимодействует с государственными предприятиями, учреждениями и общественными организациями.

Отдел кадров - в его обязанности входит участие в отборе, приеме на работу и оценке труда работников магазинов OOO «Торговый дом «Коралл».

Основной склад отвечает за закупки товаров, предназначенных для продажи, и контроль за тем, чтобы их качество, стиль, ассортимент и цены соответствовали стратегии фирмы.

Высшим руководящим органом магазина является региональный директор, который отвечает за деятельность магазина, включая продажу товаров и предоставление сервисных услуг. Директору непосредственно подчиняются: администраторы, менеджеры, продавцы, кассиры, продавцы-консультанты.

Администраторы магазинов отвечает за поддержание порядка в магазине, обеспечение безопасности, погрузку и разгрузку и хранения товаров.

Продавцы и кассиры в компании отвечают за:

ведение внутренней и кассовой документации, работа с ККМ.

подготовка товара и торгового зала для осуществления торгового процесса (до начала работы магазина и в течение рабочего дня).

прием товара, подготовка его к продаже и размещение в складском помещении магазина.

оформление торгового зала‚ выкладка товара в зале‚ поправка выкладки зала в соответствии с указаниями руководства.

В техперсонал входят грузчики и уборщицы.

Данную организационную структуру можно отнести к линейно-функциональной структуре управления. Плюсом данной формы управления является качественное разделение труда в управлении, при котором линейные руководители сохранили за собой право отдавать распоряжение и принимать решения при участии и помощи функциональных работников.

Минусом в такой организационной структуре управления является постоянная необходимость в согласовании принимаемых решений, что вызывается решением производственных задач, обусловленных новыми целями функционирования и требующих определенных знаний. Это приводит к замедлению сроков реализации товара, что ведет к росту управленческих расходов.

Основные показатели деятельности OOO «Торговый дом «Коралл» за 2009-2011 г.г. представлены в таблице 1.

Таблица 1. Основные показатели деятельности OOO «Торговый дом «Коралл» за 2009-2011 гг.

Показатели	Годы	Темп изменения, %
	2009	2010	2011	2010 к 2009	2011 к 2010
А	1	2	3	4	5
1. Выручка от реализации продукции, тыс. руб. 2. Себестоимость реализации продукции, тыс. руб. 3. Прибыль от продажи продукции, тыс. руб. 4. Чистая прибыль, тыс. руб. 5. Среднесписочная численность работников, чел. 6. Расходы на оплату труда, тыс. руб. 7. Выработка на одного работника, тыс. руб. 8. Среднемесячная заработная плата, руб.	9825 8013 1812 308 60 1841 163,75 2557	11236 7954 3282 1106 63 2592 178,35 3429	16702 14604 2098 -2008 63 4855 265,11 6422	114,36 99,26 181,13 В 3,6 раза 105,00 140,79 108,92 134,10	148,65 183,61 63,92 - 100,00 187,31 148,65 187,28

По данным табл. 1 можно сделать вывод, что объем реализованной продукции предприятия в стоимостном выражении за 2011 г. возрос в 1,49 раза. Себестоимость реализации продукции росла более быстрыми темпами (в 1,84 раза), вследствие чего прибыль от продаж предприятия уменьшилась за год на 1184 тыс. руб. или на 36,08%. В 2011 г. предприятие получило убыток от деятельности в размере 2008 тыс. руб., тогда как в 2010 г. предприятие работало прибыльно (1106 тыс. руб.). Численность работников предприятия за 2011 г. не изменилась и составила 63 чел, тогда как за 2010 г. она увеличилась на 3 чел, также увеличились и расходы на оплату труда работников предприятия (в 1,87 раза). Производительность труда работников предприятия за 2011 г. по сравнению с 2010 г. повысилась в 1,49 раза. Уровень среднемесячной заработной платы работников OOO «Торговый дом «Коралл» повысился за год на 87,28%.

1.2 Описание работы отдела бухгалтерии

Бухгалтерский учет реализации товаров в торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

Отпуск товаров покупателям осуществляется на основе следующих документов: накладных; актов приема-передачи; счетов-фактур; товарно-транспортных накладных; железнодорожных и авианакладных.

При учете продаж товаров, важно определиться с вопросом, какой момент считать продажей:

- факт отгрузки товаров и предъявление покупателю расчетных документов;

- факт поступления оплаты от покупателей на счета в учреждения банков.

Момент продажи товаров обусловливает метод определения выручки от продажи: метод начисления («по отгрузке») или кассовый метод («по оплате»).

Фактически в OOO «Торговый дом «Коралл» при продаже применяется кассовый метод "по оплате", но иногда бывают исключения, и используется метод начисления "по отгрузке".

Каждая отгрузка товаров сопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров.

Выходными документами, содержащими основные результатные экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж являются документы, приведенные в Таблице 2. Данные документы формируются на основе информации из первичных документов, таких как:

- счет;

- накладная;

- счет-фактура.

В качестве учетной цены товаров на предприятиях торговли может использоваться покупная или продажная цена. В OOO «Торговый дом «Коралл» учетной ценой являются покупные цены с НДС 18%.

Важным элементом учета реализации товаров является определение стоимости, по которой они списываются с баланса торговой организации.

OOO «Торговый дом «Коралл» продажную цену определяет путем прибавления 18% к себестоимости (цене, по которой привезли товар), а списание происходит по себестоимости.

Таблица 2. Перечень выходных документов, получаемых в результате решения задачи учета продаж товаров

Наимен. групп (классов задач)	Наименование задач	Наименование выдаваемых документов	Период решения задачи	Назначение выдаваемых документов	Подразделения, кот. предназначены выходные документы
Учет	Учет расчетов с покупателями Учет продажи товаров	Ведомость «Активность покупателей" Ведомость «Продажи» "Книга продаж" Ведомость "Список должников" Отчет "Документы продаж" Ведомость "Продажи (по товарам)" Перечень "Товарные документы" Оборотная ведомость	1 раз в месяц 1 раз в месяц 1 раз в месяц	Учет и контроль за состоянием денежных расчетов, ведением главной книги и состоянием баланса Учет и контроль за состоянием денежных расчетов, ведением главной книги и состоянием баланса Учет и контроль за состоянием денежных расчетов	Бухгалтерия, отдел выписки, Отдел снабжения и сбыта Бухгалтерия, отдел снабжения и сбыта Бухгалтерия
Контроль	Контроль выполнения планов поставок покупателям	Перечень "Взаиморасчеты. Незакрытые документы"	2 раза в месяц	Контроль выполнения планов и принятия решений	Администрация
Отчетность	Формирование статистической отчетности	" Ведомость Продажи (по документам)" "Ведомость Продажи (по товарам)" "Ведомость активности покупателей"	2 раза в месяц	Контроль продаж	Администрация

Задача учета продажи товара тесно связана с другими задачами, решаемыми на предприятии (Рис. 2).

Рис. 2. Схема взаимосвязи задачи учета продаж товаров с задачами учета закупок и запасов товаров

Поскольку учет продажи товаров ведется бухгалтерами в бухгалтерии, а оперативный и количественно-суммовой - в отделе закупок и сбыта, то взаимосвязь этих подсистем представлена на рис. 3.

Оперативный учет ведется при складском учете (оприходование, отпуск, внутреннее перемещение). При этом в бухгалтерию передаются приходные складские ордера, расходные складские ордера и накладные на внутреннее перемещение товаров. Исходя из этого происходит привязка к типовым хозяйственным операциям и формирование проводок. Затем это фиксируется в Книге бухгалтерских проводок, Главной книге, формируется бухгалтерская отчетность и баланс.

Оперативный учет ведется также при продажах и закупках. На основании произведенных операций в бухгалтерию переходят накладные на отпуск и возврат, основания на продажу (договора, счета-фактуры), основания на закупку (договора, счета-фактуры), накладные на прием, накладные на возврат. На основании этих первичных документов в бухгалтерии формируются платежные документы, которые затем отражаются в Книге бухгалтерских проводок, Главной книге, бухгалтерской отчетности и Балансе.



Рис. 3. Схема связи подсистемы бухгалтерского учета и оперативного учета

При помощи ЭВМ на предприятии OOO «Торговый дом «Коралл» автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, учет заработной платы, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Недостатком существующей технологии является то, что бухгалтерия имеет свою базу данных, а отдел менеджеров, основной склад - свою. Это приводит к частичному дублированию информации.

Избежать данного недостатка позволил бы обмен данными между бухгалтерией, отделом менеджеров и складом. Создание такой интегрированной системы обработки учетных данных почти полностью исключает дублирование информации. Такая система предполагает однократный ввод в ЭВМ первичных данных и комплексное использование для автоматизации бухгалтерского, оперативного, статистического учета и решения других задач АСУ оптовым предприятием. Так, хранимые в памяти ЭВМ данные расходных счетов-фактур служат как для автоматизации печатания платежных требований, количественно-суммового учета, так и для автоматизации оперативного учета, контроля, поставок товаров покупателям, составления статотчетности о продаже товаров, решения прогнозных задач.

На предприятии функционирует локальная вычислительная сеть.



2. Обзор средств автоматизации управления

Существует большое количество систем направленных на автоматизацию той или иной деятельности. Одни из них претендуют, на звание комплексных систем автоматизации, другие не пытаются объять необъятное и специализируются на автоматизации конкретных бизнес процессов.

Доля российских разработчиков систем автоматизация достаточно велика, рассмотрим более подробно наиболее популярные отечественные средства разработки прикладных решении.

«БОСС-Референт»

Данная система разработана компанией "АйТи". Она ориентирована на поддержку управления организацией и эффективной работы сотрудников, на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.

Основное применение - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой.

Другая отличительная черта системы "БОСС-Референт": в ней реализованы функции контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в "БОСС-Референт" интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому вдобавок к функциям "БОСС-Референт" пользователи получают в свое распоряжение и функции среды Lotus Notes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т. д.

"БОСС-Референт" является наиболее открытой во всех смыслах системой - она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

«БЭСТ-5»

Система управления предприятием БЭСТ-5 разрабатывается c 2001 года большим коллективом специалистов по информационным технологиям, управлению, бухгалтерскому и налоговому учету. Система динамично развивается, адаптируется к законодательству, впитывает новые идеи и опыт применения на множестве предприятий. Она является надежным помощником в бизнесе в решении самых насущных задач, стоящих перед предприятием.

В программе имеют средства для ведения учета и выработки управленческих решений по всем аспектам деятельности современного торгового, производственного или бюджетного предприятия. Для этих целей в программе имеется ряд базовых функциональных блоков: финансы, торговля, производство, персонал. Кроме того, имеется постоянно расширяемый набор отраслевых и специализированных решений (БЭСТ-МАГАЗИН, БЭСТ-АЛКО, БЭСТ-ПИТАНИЕ и др.), которые развивают и дополняют основную программу.

Система предоставляет развитые и гибкие средства регистрации фактов хозяйственной жизни в оперативном режиме с одновременным их отражением в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете. Автоматизировано большинство бизнес-процессов предприятия с адекватным документарным представлением. Имеются возможности для прямой регистрации данных в учете соответствующего вида. Дана возможность организации специального учета по собственным планам счетов.

Управленческие функции программы базируются на подсистеме бюджетирования деятельности предприятия и контроля исполнения планов (план-факт анализ). Пользователь программы может самостоятельно разработать набор операционных, дополнительных, финансовых и специальных бюджетов и рассчитывать бюджеты по периодам, вариантам плана, центрам финансовой ответственности и в других аналитических разрезах. Имеются средства для настройки специальных форм план-факторного анализа и расчета финансовых коэффициентов для контроля исполнения бюджетов и выработки управленческих решений.

Концепция системы ориентирована на быструю параметрическую настройку программного комплекса без привлечения специалистов по программированию. В подавляющем большинстве случаев этого оказывается достаточно. Вместе с тем, в программе имеются средства программных доработок. На первом уровне пользователю предоставляется возможность разработки небольших программ (PlugIn) с сохранением базовой функциональности. На втором уровне система предлагает полноценную встроенную среду разработки, вплоть до создания новых приложений.

В системе БЭСТ-5 имеется встроенная интегрированная среда разработки (IDE), которая используется при создании самой программы и предоставляется всем пользователям для создания собственных функциональных элементов. Программирование может осуществляться на высокоуровневом языке Harbour или с использованием языка программирования Си с использованием отладчиков и других средств ускоренной разработки. Среда разработки поставляется бесплатно.

Программный комплекс ориентирован на использование малыми и средними предприятиями. Учитывая это обстоятельство, разработчики системы БЭСТ-5 поставили целью создания программного комплекса с минимальной стоимостью владения.

Система управления предприятием БЭСТ-5 предназначена для использования малыми и средними предприятиями. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского, налогового и управленческого учета, планирования и контроля хозяйственной деятельности на предприятии.

Система управления предприятием состоит из набора функциональных элементов - приложений. Каждый такой элемент автоматизирует определенное направление деятельности предприятия. Приложения объединены по функциональные блоки, так что система имеет двухуровневое строение.

«ИС Парус

В основу Корпоративной информационной системы ПАРУС заложены следующие базовые принципы:

Архитектура "клиент-сервер": важнейшим параметром крупной информационной системы является быстродействие при значительном количестве пользователей, а также надежность, масштабируемость и безопасность. Всё это обеспечивает архитектура "клиент-сервер". Такая архитектура позволяет оптимально распределить работу между клиентскими и серверной частями системы: теперь приложение, работающее на рабочей станции, не читает записи базы данных "напрямую", а посылает запросы на сервер, где они принимаются и последовательно отрабатываются специальными программами. В результате на рабочую станцию поступают только обработанные данные, что радикально сокращает информационные потоки в ЛВС.

Масштабируемость: корпоративные системы управления создаются не на один день и должны обладать возможностью легко видоизменяться и адаптироваться к любым структурным изменениям компании и экономическим ситуациям. О Парусе можно сказать, что это масштабируемая система.

Масштабируемость решений ПАРУСА базируется:

на многоплатформенности технологий, что предполагает оптимальный подбор используемого программного обеспечения в зависимости от конкретной ситуации и допускает, наряду с достижением целей построения корпоративной системы управления, применение на отдельных автоматизируемых участках относительно дешевых и легко сопровождаемых решений на СУБД FoxPro или Btrieve, сопрягаемых с информационным ядром Системы, реализованном на СУБД Oracle;

на принципе построения продуктов ПАРУСа в единую преемственную линию. Так, начав с относительно простой и дешевой Системы 7-й версии, использующей СУБД FoxPro, можно впоследствии перейти на более мощную "Систему управления ПАРУС" на базе Oracle.

Модульность: система ПАРУС является модульной. Многие ее компоненты успешно функционируют автономно. Благодаря модульной структуре внедрение можно начинать с минимальных комплектаций, добавляя отдельные компоненты Системы по мере надобности и оптимально по финансовым возможностям.

Заказав проектное или специальное решение, заказчик может получить модифицированное под собственные нужды "коробочное" или совершенно новое приложение, которое информационно и функционально стыкуется с остальными приложениями Системы. Если необходимо использовать программные продукты других фирм, то можно наладить их взаимодействие с Системой ПАРУС. Во многих случаях такое взаимодействие уже реализовано (например, приложение "Фондовый отдел нефтебазы" взаимодействует с программно-аппаратным комплексом для автоматической отгрузки нефтепродуктов).

Интеграция с Web-технологиями:

В основе ПАРУС-ON-LINE лежит трехуровневая схема, включающая следующие компоненты:

корпоративный сервер управления данными и соответствующими методами их обработки.

корпоративный сервер приложений (Web-сервер), отвечающий за взаимодействие с сервером управления данными и обеспечивающий подготовку требуемой информации для визуализации.

универсальная программа просмотра содержимого Web-узлов (Web-браузер).

На сервере управления данными хранится корпоративная база данных и бизнес-логика, реализованная в КИС ПАРУС.

На сервере приложений хранятся ASP-сценарии (Active Server Pages), позволяющие отображать в html-формате данные из корпоративной базы данных и заносить в эту базу информацию, введенную пользователями через Web-интерфейс.

Благодаря специализированным функциям модуля "Администратор", входящего в состав КИС ПАРУС, пользователь получает возможность интерактивной настройки Web-интерфейсов для любого раздела системы - определять состав, названия и порядок следования отображаемых полей, указывать обязательные для заполнения поля, значения по умолчанию и т.п. Генерация Web-интерфейсов выполняется автоматически на основании пользовательских настроек и asp-сценариев.

Интеграция с программными продуктами других разработчиков:

Система ПАРУС целеустремленно идет по пути интеграции с широко используемыми, а порой -- "де-факто" стандартными программными продуктами, например, Microsoft Excel. Подобная практика эффективна по следующим причинам:

многофункциональность (которую практически невозможно повторить в собственной разработке) и постоянное развитие подобных программных продуктов значительно расширяют возможности Системы.

сотрудники предприятия, где внедряется Система, часто уже имеют навыки работы со "стандартными" программами. Если это не так, то обучиться работе с ними достаточно легко: ведь они изначально ориентированы на массовое применение.

отсутствие проблем при передаче подготовленных материалов в электронном виде (в виде файлов самых разнообразных форматов).

Программы Microsoft Word и Microsoft Excel широко известны среди пользователей персональных компьютеров. Фактически они стали международными стандартами текстового процессора и электронных таблиц. Разработчики ПАРУСа всемерно интегрируют Систему с Microsoft Office (в который входят Word и Excel).

В качестве инструментального средства для подготовки шаблонов подобных отчетов используется генератор отчетов Seagate Crystal Reports Professional - лидер в своем классе.

Открытость: открытость Системы ПАРУС обеспечивается следующими факторами:

вместе с Системой может поставляться описание структур баз данных, что позволяет формировать самые разнообразные отчеты на базе шаблонов, разрабатываемых Вами при помощи генератора отчетов Seagate Crystal Reports -- как при работе с Системой, так и среде самого генератора.

при необходимости, в поставку Системы могут входить информационные модели IDEF и даже исходные тексты программного продукта. Эти меры призваны облегчить специалистам Вашего предприятия развитие и адаптацию Системы своими силами.

возможность использования открытых API-интерфейсов позволяет интегрировать Систему с программами, созданными силами специалистов Вашего предприятия.

Структура записи (в частности, записи о документе), регистрируемой в Системе, может быть дополнена произвольным количеством характеристик, тип и назначение которых определяется самим пользователем. Благодаря этому Вы сможете проводить отбор и обобщение информации на основании характеристик, учитывающих Ваши специфические требования.

Документооборот: документооборот в Системе основан на следующих принципах:

по отношению к зарегистрированному в Системе документу может быть предпринят ряд действий, которые составляют этапы документооборота. Результатом выполнения одного такого этапа может быть модификация данных самого документа, снабжение его дополнительной информацией, регистрация других документов и объектов учета Системы (например, хозяйственных операций бухгалтерского учета).

однажды выполненный этап документооборота можно отменить, то есть удалить из базы данных все следы его выполнения, в частности, снять с самого документа отметку о выполнении этапа.

возможность выполнения и отмены каждого этапа можно поставить в зависимость от состояния других этапов (выполнен или нет) для этого же документа. Право выполнять этап может предоставляться ограниченному кругу пользователей.

для каждого документа Система ведет "Журнал документооборота", куда автоматически записывает всю историю: кто, когда и с какими особенностями проводил этапы. Для каждого документа можно оперативно просмотреть список "родительских" и "дочерних" документов.

Возможность глубокого анализа данных: вся информация, накопленная в базе данных Системы, может быть выдана Вам в любой момент в полном объеме и в форме, удобной для анализа. Причем нет необходимости дожидаться конца учетного периода или связываться внесистемными способами с различными филиалами и подразделениями. А главное, информация будет абсолютно достоверной и соответствующей тому, что есть сейчас, а не было месяц, неделю или даже день тому назад.

Система ПАРУС располагает большим количеством средств подготовки данных для экономического и финансового анализа.

Защита данных: в системе ПАРУС большое внимание уделено вопросу разграничения прав пользователей. Каждому сотруднику могут быть назначены индивидуальные права доступа как к разделам информации, так и к функциям системы.

Наличие средств разработки: система оборудована мощным средством доработки существующих решений, а так же создания новых прикладных решений. Система является открытой, и может поставляться с описанием структур баз данных, так же могут входить информационные модели IDEF.

«ИС АЛЕФ»

Система Алеф - это основа для построения финансовых приложений предприятия или корпорации.

Система Алеф представляет собой конструктор, предназначенный для построения сложных корпоративных аналитических информационных систем.

С помощью Системы Алеф решаются задачи ведения оперативного, бухгалтерского и управленческого учета, оперативного планирования и контроля исполнения бюджетов, а также составление различного рода отчетности для всех групп пользователей: бухгалтеров, управляющих, внешних заинтересованных сторон и др.

Конструктор типовых операций предназначен для настройки передачи данных из документов в аналитическое хранилище. Конструктор типовых операций имеет трехуровневую организацию: типовые хозяйственные операции - типовые проводки - типовые регистры.

Конструктор позволяет определять механизмы автоматического распределения (пропорционального, по возрастанию/убыванию, по весовым коэффициентам и пр.).

Для визуального проектирования типовых операций существует графический редактор операций.

Все перечисленные выше средства обеспечивают возможность настройки (доработки или модификации) системы силами специалистов заказчика.

Важными особенностями системы являются:

- одновременный учет в нескольких стандартах;

- система Алеф позволяет вести параллельно несколько учетов. В том числе одним из учетов может быть какой-либо международный учет (IAS, GAAP);

- один и тот же документ может регистрироваться в соответствии с несколькими учетами единовременно, и нет необходимости осуществлять двойной ввод первичных данных;

- система Алеф обладает развитой настройкой регламентации прав пользователей на доступ к информации;

- система Алеф позволяет сформировать множество планов счетов, счета каждого из которых будут расположены в физически независимых структурах и могут иметь различную структуру аналитических признаков;

- в системе Алеф существует набор стандартных параметрических отчетов, позволяющих получать данные, хранящиеся на счетах, в разрезе любых заданных аналитических признаков. Кроме того, предусмотрены API-функции по получению данных в аналитических разрезах для использования в алгоритмах документов.

Возможность обмена данными системы с офисными приложениями (MS Excel, MS Word) - глубокая интеграция Системы Алеф с продуктами семейства Microsoft Office позволяет:

из офисных приложений получать данные Системы Алеф через OLE-интерфейс или используя специальный COM-объект «AlefConnection»;

выгружать данные из Системы Алеф в шаблоны, созданные в MS Word, MS Excel;

сохранять тексты и изображения документов в базе данных Системы Алеф и т.д.

использование генератора хранимых запросов позволяет создавать кубы в Microsoft Analysis Services с последующим использованием технологии Pivot Table в различных OLAP-клиентах (например, MS Excel 2000).

«1С:Предприятие 8.1»

Программные продукты системы «1С:Предприятие» поставляются с типовыми конфигурациями. Типовые конфигурации реализуют наиболее общие схемы учета и могут использоваться в большинстве организаций.

Для отражения специфики конкретного учреждения типовую конфигурацию можно изменить.

«1С: Предприятие 8» имеет режим запуска "Конфигуратор", который обеспечивает:

- настройку системы на различные виды учета,

- реализацию любой методологии учета,

- организацию любых справочников и документов произвольной структуры,

- настройку внешнего вида форм ввода информации,

- настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного языка,

- широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков,

- возможность наглядного представления информации в виде диаграмм,

- быстрое изменение конфигурации с помощью визуальных средств разработки.

В случаях когда система учета, принятая в организации, имеет уникальный характер типовая конфигурация, входящая в состав программных продуктов системы «1С:Предприятие», может быть взята как образец для создания уникальной конфигурации, полностью ориентированной на особенности организации.

Конфигуратор, входящий в состав программных продуктов системы «1С: Предприятие», позволяет не только изменять элементы типовой конфигурации, но и создать собственную конфигурацию «с нуля». Такая разработка может быть выполнена силами сотрудников организации, в которой установлена система, или специалистами предприятия франчайзинговой сети фирмы «1С».

Создание оригинальных конфигураций позволяет решать с помощью «1С: Предприятия» самые разнообразные задачи по автоматизации экономической деятельности.

«1С: Предприятие» как предметно-ориентированная среда разработки имеет определенные преимущества. Поскольку круг задач более точно очерчен, то и набор средств и технологий можно подобрать с большей определенностью. В задачу платформы входит предоставление разработчику интегрированного набора инструментов, необходимых для быстрой разработки, распространения и поддержки прикладного решения для автоматизации бизнеса. При этом отдельные «детали» могут уступать по функциональности универсальным средствам разработки и специализированным средствам управления жизненным циклом, используемым разработчиками. Однако эффект достигается благодаря общему набору средств и их тесной интеграции.

Платформа «1С: Предприятие» содержит такие инструменты для выполнения поставленных задач, как визуальное описание структур данных, написание программного кода, визуальное описание запросов, визуальное описание интерфейса, описание отчетов, отладка программного кода, профилирование. В ее составе: развитая справочная система, механизм ролевой настройки прав, инструменты создания дистрибутивов, удаленного обновления приложений, сравнения и объединения приложений, ведения журналов и диагностики работы приложения, создания Web-приложений и приложений для КПК, а также поддержка коллективной разработки, версионирования и пр.

Одно из сильных конкурентных преимуществ платформы «1С: Предприятия» - система обмена данными, позволяющая достаточно просто реализовать синхронизацию данных на основе XML как для создания территориально распределенных приложений, так и для целей интеграции (с другими приложениями «1С:Предприятия» и с другими системами). Механизм бизнес-процессов дает возможность организовать совместную работу пользователей. Реализация data-mining позволяет решать сложные задачи бизнес-анализа. Реализация отображения географических карт - решать задачи представления анализа бизнеса по регионам и задачи визуального представления транспортной логистики.

Система «1С:Предприятие 8.1» поддерживает почти полный спектр возможностей по автоматизации бизнес процессов протекающих в организациях разных организационно правовых форм и сфер деятельности.

2.1 Обоснование применения программного средства

Рассмотрев несколько популярных систем предназначенных для автоматизации деятельности предприятия можно сделать вывод о том, что каждая из них соответствует требованиям «сегодняшнего дня». Практически все из рассмотренных систем имеют возможность масштабирования и доработки до нужд конкретного предприятия.

В качестве наиболее отвечающей требованиям предполагается выбрать «1С: Предприятие». Требования, которые были предъявлены к отбираемой системе:

- функциональность;

- производительность и масштабируемость;

- интегрируемость;

- лицензионная политика;

- ценовая политика;

- стоимость масштабирования;

- инструментальные средства;

- наличие готовых разработок; автоматизирующих делопроизводственные процессы;

- техническая поддержка со стороны производителя.

Остановимся на системе «1С: Предприятие» и рассмотрим более детально возможность ее применения на нашем предприятии.

1С: Предприятие является универсальной системой автоматизации экономической и организационной деятельности предприятия. Поскольку такая деятельность может быть довольно разнообразной, система 1С: Предприятие может «приспосабливаться» к особенностям конкретной области деятельности, в которой она применяется. Для обозначения такой способности используется термин конфигурируемость, то есть возможность настройки системы на особенности конкретного предприятия и класса решаемых задач.

Основной инструмент, с которым работает разработчик - дерево конфигурации.

Дерево конфигурации содержит в себе практически всю информацию о том, из чего состоит конфигурация «Дерево конфигурации».

Конфигурация представляет собой описание. Она описывает структуру данных, которые пользователь будет использовать в режиме работы 1С: Предприятие. Кроме этого конфигурация описывает всевозможные алгоритмы обработки этих данных, содержит информацию о том, как эти данные должны будут выглядеть на экране и на принтере, и т.д.

Для того чтобы систему 1С: Предприятие можно было быстро и легко настраивать на нужные прикладные задачи, все описание, которое содержит конфигурация, состоит из неких логических единиц, называемых объектами конфигурации.

Разработанное прикладное решение содержит следующие объекты конфигурации:

Общие Модули:

- работа с документами - процедура расчёта суммы в строке табличной части.

- работа со справочниками - автоматическая подстановка цены услуги или товара из регистра сведений.

Роли:

- администратор - пользователь, имеющий полные права на работу с системой за исключением динамического удаления.

- только чтение - пользователь, который имеет право только на чтение и не имеет возможности изменения данных в базе.

- мастер - пользователи мастера, осуществляющие ввод приходных накладных на товар и расходных на товары и услуги. Мастер -не имеет доступа к документам начисления заработной платы и некоторым другим не относящимся по роду деятельности функциям.

Интерфейсы:

Бухгалтер - сформированный интерфейс необходимый для работы бухгалтера.

Мастера - сформированный интерфейс необходимый для работы Мастера.

Администратор - сформированный интерфейс необходимый для работы администратора.

Справочники:

Клиенты - позволяет вводить информацию о клиентах предприятия.

Сотрудники - позволяет вводить информацию о сотрудниках предприятия.

Номенклатура - позволяет вводить информацию о товарах и услугах предприятия.

Склады - позволяет вводить информацию о складах предприятия.

Агент позволяет вводить информацию о агентах работающих на предприятии.

Агентские Компании - позволяет вводить компании в которых работают агенты.

Виды Графиков Работы - Содержат информацию о графиках работ.

Документы:

приходная накладная - приходует товары на склады.

оказание услуги - расходование материалов и услуг.

начисления сотрудникам - документ позволяет выбирать график работы и начислять заработную плату, премии и штрафы.

Перечисления:

виды номенклатуры - содержит уточнение вида номенклатуры: «Товар», «Услуга».

Отчёты:

Материалы.

Перечень оказанных услуг.

Популярные услуги.

Выручка спецов.

Выручка по агентам.

Доходы от клиентов.

Полнотекстовый поиск данных.

Планы видов расчёта:

Основные начисления.

Регистр сведений:

Цены - содержит номенклатуру и цены.

Графики работы.

Регистры накоплений:

Остатки материалов - накапливает информацию об оборотах по номенклатуре. Стоимость материалов - накапливает информацию о стоимости услуг.

Продажи.

Сумма по агентам и клиентам.

Регистры расчёта:

Начисления.

Каждый из объектов конфигурации отвечает за ту или иную функцию. «Общий модуль» - это описание выполняемых в документах процедур на языке 1С. С помощью объекта «Роли» разработчик получает возможность описать набор прав на выполнение тех или иных действий над каждым объектом базы данных и над всей конфигурацией в целом. Как правило, роли создаются отдельно для каждого вида деятельности, и каждому пользователю системы ставится в соответствие одна или несколько ролей.

Для создания индивидуальных пользовательских интерфейсов предназначены объекты конфигурации «Интерфейс». Они позволяют создавать наборы команд главного меню и панели инструментов, с которыми будет работать пользователь.

Объект конфигурации «Справочники» является прикладным и предназначен для работы со списками данных. Объект конфигурации Справочник используется для того, чтобы на его основе платформа создала в базе данных информационную структуру, в которой будет храниться, например, список сотрудников, перечень товаров, список клиентов или поставщиков.

Справочник состоит из элементов. Характерной особенностью объекта конфигурации Справочник является то, что пользователь в процессе работы может самостоятельно добавлять новые элементы в справочник: например, добавить в справочник новых сотрудников, создать новый товар или внести нового клиента.

Объект конфигурации «Документ» является прикладным и предназначен для описания информации о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в жизни организации вообще. На основе объекта конфигурации Документ платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой будут храниться, например, такие документы, как приходные накладные, или приказы о приеме на работу, или платежные поручения, или счета и т. д.

Характерной особенностью объекта конфигурации Документ является то, что в процессе работы пользователь может самостоятельно создавать новые объекты этой структуры - новые документы.

Объект конфигурации «Перечисление» является прикладным и предназначен для описания структуры хранения постоянных наборов значений, не изменяемых в процессе работы конфигурации. На основе объекта конфигурации Перечисление платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой может храниться набор некоторых постоянных значений.

Объект конфигурации «Отчет» является прикладным и предназначен для описания алгоритмов, при помощи которых пользователь сможет получать необходимые ему выходные данные. Алгоритм формирования выходных данных описывается при помощи визуальных средств или с использованием встроенного языка. В реальной жизни объектам конфигурации Отчет соответствуют всевозможные таблицы выходных данных, сводных данных, диаграммы и пр.

Объект конфигурации «План видов расчета» является прикладным и предназначен для описания структуры хранения информации о возможных видах расчетов. На основе объекта конфигурации План видов расчета платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой может храниться информация о том, какие существуют виды расчета и каковы взаимосвязи между ними.

Отличительной особенностью плана видов расчета является то, что пользователь в процессе работы может добавлять новые виды расчета. Такая возможность делает механизм периодических расчетов более гибким и позволяет пользователю создавать собственные виды расчета, помимо тех, которые заданы разработчиком как предопределенные.

Объект конфигурации «Регистр сведений» является прикладным и предназначен для описания структуры хранения данных в разрезе нескольких измерений. На основе объекта конфигурации Регистр сведений платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой может храниться произвольная информация, «привязанная» к набору измерений.

Принципиальное отличие регистра сведений от регистра накопления заключается в том, что каждое движение регистра сведений устанавливает новое значение ресурса, в то время как движение регистра накопления изменяет существующее значение ресурса. По этой причине регистр сведений может хранить любые данные (а не только числовые, как регистр накопления).

Объект конфигурации «Регистр накопления» является прикладным и предназначен для описания структуры накопления данных. На основе объекта конфигурации Регистр накопления платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой будут накапливаться данные, «поставляемые» различными объектами базы данных. Эти данные будут храниться в регистре в виде отдельных записей, каждая из которых имеет одинаковую, заданную в конфигураторе структуру.

Отличительной особенностью регистра накопления является то, что он не предназначен для интерактивного редактирования пользователем. Разработчик может при необходимости предоставить пользователю возможность редактировать регистр накопления, но предназначение регистра накопления заключается в том, чтобы его модификация производилась на основе алгоритмов работы других объектов базы данных (не обязательно документов, как в версии 7.7), а не в результате непосредственных действий пользователя.

Объект конфигурации «Регистр расчета» является прикладным и предназначен для описания структуры накопления данных, являющихся результатами расчетов. На основе объекта конфигурации Регистр расчета платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой будут накапливаться данные, формируемые различными объектами базы данных.

Отличительной особенностью регистра расчета является то, что он не предназначен для интерактивного редактирования пользователем. Разработчик может при необходимости предоставить пользователю возможность редактировать регистр расчета, но предназначение регистра расчета заключается в том, чтобы его модификация производилась на основе алгоритмов работы объектов базы данных, а не в результате непосредственных действий пользователя.

Созданная конфигурация позволяет приходовать материалы на склад, а так же расходовать их. Расходование материалов может осуществляться с любой ценой. Пользователь сможет создавать документы отражающие факты ведения деятельности на предприятии. Вести перечень актуальных цен и начислять заработную плату мастерам предприятия.

Прикладное решение позволяет выводить следующие виды отчётов:

Материалы - показывает обороты по материалам, а именно приход, расход, остаток материалов на складах. С подведением всех необходимых итогов.

Перечень оказанных услуг - выводит список всех проведённых документов связанных с оказанием услуг.

Популярные услуги - позволяет вывести рейтинг наиболее часто покупаемых услуг и выручку за определенный пользователем период.

Выручка Мастеров - позволят вывести отчёт по выручке каждого из мастеров с того или иного клиента. Выведенный отчёт сгруппирован по мастеру и по клиенту. Из отчёта становится понятно, в какие именно дни были оказаны услуги, а в какие мастер не работал. В отчёте подведены итоги по каждому из клиентов и по каждому из мастеров за все рабочие дни мастера. Отчёт можно вывести за установленный пользователем интервал дат.

Выручка по агентам - позволяет вывести сгруппированные по каждому из агентов услуги и клиентов, которым были оказаны услуги. Отчёт предоставляет пользователю информацию, о том какую выручку принёс тот или иной агент, а так же процентное соотношение КПД среди других агентов. В отчёте представлены общие итоги выручки по всем агентам.

Доходы от клиентов - данный отчёт позволяет вывести на экран диаграмму. Из диаграммы можно посмотреть рейтинг клиентов, а так же доходы по каждому из них с подведением общей суммы.

Полнотекстовый поиск данных позволяет осуществлять полнотекстовый поиск среди всех данных базы данных.

Конфигурация имеет 3 отличающихся друг от друга интерфейса: Администратор, Бухгалтер, Мастер. Каждый из этих интерфейсов сопоставлен с тремя пользователями имеющими различные прав на доступ к базе данных.

Таким образом, выбранное программное средство позволит решить все задачи, стоящие перед управленческим персоналом предприятия.

2.2 Оценка эффективности применения выбранного средства автоматизации

В качестве средства автоматизации выбрано программное средство «фирмы 1С» - «1С: Предприятие 8.1». Подразумеваем, что внедряет программное средство сторонняя организация.

Работа данной информационной системы возможна в двух вариантах: файловом и клиент-серверном.

Для клиент-серверного варианта потребуется следующее ПО:

- платформа 1С: Предприятие 8.1 и клиентские лицензии - 18 000 (руб.);

- лицензия на сервер 1С: Предприятие - 36 000 (руб.);

- СУБД PostgreSQL - 0 (руб.)

Таким образом, для клиент-серверного варианта затраты составят 54 000 (руб.).

Стоимость услуг сторонней организации по ее внедрению составляют 10000 руб. В итоге капитальные затраты на внедрение составят:

К = 54000 + 10000 = 64000 руб.

Посчитаем расходы на содержание персонала, исходя из условия, что оклад сотрудника составляет 50000 руб.

Z = 1 * 50000 * (1 + 30% / 100) = 65000 руб.

Накладные и прочие расходы до и после внедрения программы будем рассматривать как неизменные, т.е. внедрение программы не вызвало экономию чернил в картриджах принтеров, расходование бумаги и т.п. Таким образом, годовая экономия будет равна экономии, связанной с повышением производительности труда пользователя.

Рассчитаем экономию за счет увеличения производительности труда сотрудника. На предприятии управленческий учет велся на компьютере, но вручную с использованием различных программ, позволяющих хранить данные в таблицах. Например, MS Excel. В качестве исходных данных будем использовать данные, приведенные в Таблице 3.

Если пользователь при экономии i- вида с применением программы экономит T_i, часов, то повышение производительности труда P_i (в %) определяется по формуле:

где F_j - время, которое планировалось пользователем для выполнения работы j-вида до внедрения программы (час.).

Таблица 3. Таблица работ пользователей

№ п/п	Вид работ	До автоматизации, мин Fj	Экономия времени, мин. DT	Повышение производительности труда Рi (в %)
1.	Ввод информации	40	20	100
2.	Проведение расчетов	5	4	400
3.	Подготовка и печать отчетов	30	15	100
4.	Анализ и выборка данных	44	10	300



Экономию, связанную с повышением производительности труда пользователя Р определим по формуле:

...