Сущность и виды бланков

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Бланк - вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа определённого формата с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нем имеются пустые места, для последующего внесения туда информации (вручную, на печатной машине, на компьютере). На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия. Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.

Согласно ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65-ст) установлено три вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.), бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Также существует отдельный вид бланка - фирменный - бланк с фирменной атрибутикой организации, который является визитной карточкой предприятия. Обычный формат фирменного бланка - А4, но в отдельных случаях изготавливаются фирменные бланки других форматов.

1. Сущность бланка

Бланк документа - это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические знаки, которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

Реквизиты бланка: Государственный герб РФ и герб субъекта РФ (если есть разрешение на их использование), эмблема организации, наименование организации-автора (обязательно в полном виде, кроме этого указывается организационно-правовая форма), если есть вышестоящая организация, то сначала указывается ее наименование, отметка для наименования вида документа, отметка для даты, отметка для регистрационного номера документа, место составления документа (наименование города).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (21х297 мм) или А5 (148х210 мм). В делопроизводстве также находит применение формат А3 (297х420 мм), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов - письмам, постановлениям и др.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

На верхнем поле посередине при составлении многостраничных документов на второй и последующих страницах наносится номер страницы. Номер пишется арабскими цифрами без указания слова «страница» и его сокращенных вариантов («с.», «стр.»), знаков «тире» (черточек).

2. Виды бланков. Особенности создания

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Применение бланков ускоряет процесс создания документа. Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5 (для документов небольшого объема). Шрифты в бланках применяются от 6 до 16 кегля. Реквизит наименование организации от 6 до 24 кегля. Формы бланков установлены: 1) Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, 2) Постановлением Государственного комитета РФ по статистике 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по труду и его оплаты», 3) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 6.30-2003. классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: 1. по расположению реквизитов, 2. по автору документа, 3. виду документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный. Угловой бланк используют для размещения в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д.), для грифа адресования (в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем, а продольные для распорядительных документов.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Для внутренних документов в организации используют общий бланк, т.к. состав его реквизитов является одинаковым для таких документов как приказ, акт и т.д. Общий бланк - заготовка для создания многих видов документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком конкретного вида документа (например, приказа, протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое количество документов этого вида. Существуют бланки на двух языках. В организациях субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком, свой собственный язык субъекта. Такие реквизиты как «наименование организации», «справочные данные об организации» печатают на двух языках на русском и национальном. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации-автора документа наименования структурного подразделения. Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации или крупного структурного подразделения, обладающих правом подписи. При этом наименование должности размещается ниже наименования организации-автора (или структурного подразделения-автора). Для оформления писем используются бланки для писем, включающие в себя название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации, ее почтовый и телеграфный адреса, коды ОКПО (Общероссийского классификатора предприятий и организаций), ОГРН (Основной Государственный Регистрационный Номер), ИНН/КПП (Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет), номер справочного телефона, номер факса и, по усмотрению организации, номер счета в банке. В бланке предусмотрены места (в виде ограничительных отметок) для проставления номера и даты составленного письма, номера и даты входящего письма, заголовка к тексту и адресата. На бланке для писем слово «письмо» не указывается, также нельзя писать коммерческое предложение.

Список источников

бланк документ организация реквизит

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

2. ГОСТ Р. 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 1997.

Размещено на Allbest.ru