В соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его применению утвержденных приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. №94н, учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Так, согласно Инструкции №94н, счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетного лица предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

При приобретении товарно-материальных ценностей, работ и услуг подотчетными лицами в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Таблица 1

Если выданные под отчет денежные средства предназначены для представительских расходов, связанные с этим операции, отражаются следующим образом:

Таблица 2

В бухгалтерском учете заграничные командировки отражаются следующими бухгалтерскими записями:

Таблица 3

Далее в таблицах 4 и 5 представлена типовая корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами.

Таблица 4

Таблица 5

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам необходимо определить: цель командировки; кто направляется в командировку, место командировки, срок командировки, какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке, условия командировки за пределы России, порядок оформления командировки, порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Служебная командировка за пределами Российской Федерации - поездка работника заграницу по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Расходы по заграничным командировкам учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы обслуживающих производств и хозяйств и заготовительно-складских расходов.

Командировки за пределами Российской Федерации, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам относятся на финансовые результаты (без учета в составе расходов при налогообложении). К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

В служебную командировку за пределы России могут направляться только работники организации. В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производятся организацией за счет чистой прибыли.

Срок заграничной командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Такой же срок установлен для командировок для проведения ревизий и проверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства Российской Федерации и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании приказа о направлении работника в командировку (унифицированная форма Т-9, Т-9а).

За время нахождения в пути работника, направляемого в служебную командировку на территорию иностранного государства, суточные выплачиваются:

при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории Российской Федерации;

при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, установленных для служебных командировок за пределами территории Российской Федерации.

При следовании работника с территории Российской Федерации день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте.

При следовании на территорию Российской Федерации день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и при следовании на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника.

При направлении работника в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов суточных, установленных локально-нормативными документами предприятия.

Как правило, на заграничную командировку выдается иностранная валюта страны командирования или дорожные чеки. Одновременно командированному работнику выдается справка, которая является основанием для вывоза из России наличной иностранной валюты и дорожных чеков. Эти справки хранятся в кассе предприятия.

Для учёта таких справок кассиром предприятия ведётся Журнал учёта справок. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью предприятия.

Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу предприятия и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней, с момента снятия указанных средств.

При превышении суммы иностранной валюты (или чеков) 10 000 долл. США уполномоченный банк обязан направить (не позднее 5 дней со дня выдачи валюты) соответствующее извещение в Федеральную службу России по валютному и экспортному контролю. Уполномоченный банк может запросить у организации копию командировочного удостоверения в качестве обеспечения правомерности выдачи иностранной валюты организации.

Расчеты с подотчетным лицом отражаются в бухгалтерском учете в рублях, путем пересчета иностранной валюты в рубли в установленном порядке с выявлением курсовой разницы. Потом стоимость валюты пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату утверждения авансового отчёта руководителем или лицом, на это уполномоченным. Образуется курсовая разница со дня выдачи работнику наличной валюты в подотчёт по день утверждения авансового отчёта.

При перерасходе иностранной валюты против суммы аванса данная сумма может быть выдана командированному работнику в соответствующей иностранной валюте или в рублях в сумме, исчисленной по курсу рубля к иностранной валюте на дату погашения задолженности (утверждения авансового отчета). При этом валюта и форма (наличная и безналичная) расчетов определяется организацией по договоренности с командированным работником.

При наличии у командированного работника задолженности по авансу она может быть по соглашению с организацией погашена в соответствующей валюте или в рублях в сумме, исчисленной по курсу рубля к иностранной валюте на дату погашения задолженности (утверждения авансового отчета).

Командированному заграницу работнику возмещаются все произведенные им расходы:

расходы по найму жилья;

расходы по проезду;

суточные за время пребывания в командировке (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства).

Также работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются организацией самостоятельно.

Порядок и размеры возмещения таких расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации, т.е. работодатель может самостоятельно либо по согласованию с представительным органом работников определять размер возмещаемых работникам расходов на командировки. Однако эти суммы должны быть не ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета (ст.168 ТК РФ). Указанные нормы установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 №812 (редакция от 13.01.2009 г.) (Приложение 1).

Следует отметить, что с 2009 г. вступили изменения в Налоговый кодекс РФ, которые отменили нормы расходов на выплату суточных при определении налоговой базы по налогу на прибыль, установленные Правительством РФ.

Таким образом, с 2009 г. суточные за каждый день нахождения в командировке устанавливаются организациями самостоятельно в порядке и размерах предусмотренные коллективным договором или иными локально-нормативными документами.

При этом Налоговой кодекс РФ определяет предельные нормы расходов на выплату суточных, которые не подлежат включению в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц.

Согласно ст.217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Таким образом, для целей налогообложения прибыли размер суточных устанавливается предприятием самостоятельно, а для освобождения от налогообложения дохода физических лиц Налоговым кодексом РФ установлены предельные значения.

2. Бухгалтерский учет и документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в ПСК "Связь-Сигнал-К"

2.1 Экономическая характеристика ПСК "Связь-Сигнал-К"