Учет расчетов с покупателями и заказчиками

Введение

Глава 1. Теоретические основы учета и аудита расчетов с покупателями и заказчиками

1.1 Понятие и сущность расчетов с покупателями и заказчиками

1.2 Основные виды расчетов с покупателями и заказчиками в коммерческой организации

1.3 Нормативное регулирование расчетов с покупателями и заказчиками

1.4 Понятие и сущность аудита расчетов с покупателями и заказчиками

1.6 Основные виды аудита расчетов с покупателями и заказчиками

Глава 2. Учет расчетов с заказчиками на примере ООО «Агма-М»

2.2 Отражение в учетной политике ООО «Агма-М» расчетов с заказчиками

2.3 Отражение в бухгалтерском учете ООО «Агма-М» расчетов с заказчиками

2.4. Отражение расчетов с заказчиками в финансовой отчетности ООО «Агма-М»

Глава 3. Аудит расчетов с заказчиками на примере ООО «Агма - М»

3.1 Планирование аудита расчетов с заказчиками

3.2 Анализ контрольной среды и процедуры по существу

3.3 Итог проведение аудита расчетов с заказчиками и предоставление аудиторского заключения

С проблемой управления расчетами с покупателями и заказчиками сталкиваются предприятия всех форм собственности независимо от их размера и сферы деятельности.

В условиях мирового финансового кризиса многие организации испытывают острый дефицит оборотных средств, вызванный трудностями привлечения внешнего финансирования в форме банковских кредитов. Такая ситуация способствует росту неплатежей и возрождению популярных в 90е годы неденежных форм расчетов.

Столкнувшись с такого рода проблемами, многие предприятия вынуждены пересмотреть свою политику управления оборотным капиталом. Наибольшее внимание при этом уделяется учету и контролю расчетов с покупателями и заказчиками. Из этих категорий основной акцент обычно делается на дебиторской задолженности покупателей, поскольку входящий денежный поток от ее погашения контрагентами является одним из основных источников наличных средств организации.

В отличие от западных компаний, которые в стремлении повысить конкурентоспособность проводят широкомасштабные компании, борясь за ничтожные доли процентов в улучшении тех или иных показателей, российский бизнес до сих пор располагает возможностью увеличения экономической рентабельности на десятки процентов. Однако необходимым условием этого является налаживание эффективной системы бухгалтерского и управленческого учета и внедрения определенных контрольных процедур.

Учитывая сказанное выше, проблема учета и контроля расчетов с покупателями и заказчиками представляется особенно актуальной именно для российских предприятий, в частности для малого и среднего бизнеса. Крупные холдинги, предприятия с иностранным капиталом, а также компании, акции которых котируются на международных биржах, уже давно позаботились о внедрении у себя эффективных систем учета и контроля. Для малого и среднего бизнеса перенимание опыта более передовых коллег может способствовать росту инвестиционной привлекательности, повышению эффективности финансового менеджмента, улучшению структуры капитала и лучшему контролю целевого использования средств.

В процессе коммерческой деятельности компании постоянно вступают в различные расчетные отношения. Так, организации оплачивают счета поставщиков и подрядчиков за приобретенные у них товары, работы и услуги. Покупатели и заказчики, напротив, генерируют входящий денежный поток, расплачиваясь за проданные им товары (выполненные работы, оказанные услуги). Кроме того, расчетные операции возникают при уплате налогов в бюджет, при перечислении процентов по кредитам банкам, при выплате зарплат и т.д. В общем случае расчетам предшествует возникновение каких-либо прав или обязательств, иными словами - дебиторской или кредиторской задолженности.

Организации и лица, имеющие задолженность перед компанией, называются дебиторами. Покупатели и заказчики представляют собой основную категорию дебиторов коммерческой организации. Соответственно, расчеты с покупателями и заказчиками возникают в хозяйственной деятельности предприятия при погашении дебиторской задолженности.

Дебиторская задолженность представляет собой совокупность обязательств третьих лиц перед организацией и обладает следующими основными характеристиками:

возникает на основании договора, закона или деликта;

является частью активов предприятия, важной компонентой оборотного капитала;

часто рассматривается как иммобилизованные оборотные средства компании, посредством которых осуществляется кредитование ее контрагентов;

является отражением определенных транзакций на счетах бухгалтерского учета;

влияет на результаты деятельности предприятия, на его финансовое состояние;

может быть оценена различными способами, что влияет на величину задолженности в стоимостном выражении;

может являться предметом манипуляций со стороны руководства компании, так как содержит оценочную величину - резерв по сомнительным долгам

Расчеты с покупателями и заказчиками возникают при выполнении договоров на поставку товаров, на оказание услуг, на выполнение работ. Иными словами, это те договоры, по которым предприятие получает выручку (доход).

Дебиторская задолженность может возникать как при предоставлении покупателю (заказчику) отсрочки платежа, так и при перечислении аванса поставщикам и подрядчикам. В первом случае задолженность представляет собой денежную сумму, подлежащую уплате. Во втором случае задолженность - это ни что иное, как товары (работы, услуги), которые контрагенты обязаны поставить организации. Дебиторская задолженность может возникать на основании договора, закона или деликта.

Срок, в течение которого дебиторская задолженность отражается в учете и отчетности, обычно определяется договорными отношениями или нормативными актами. Так, условиями договора может быть предусмотрено возникновение обязательства покупателя по оплате товара в момент отгрузки. В этом случае дебиторская задолженность возникнет в момент отгрузки и будет отражаться в учете до момента перечисления средств покупателем, т.е. до момента погашения обязательства. Признание дебиторской задолженности в учете всегда тесно связано с возникновением, изменением или прекращением гражданских правоотношений. Что касается нормативных сроков, то здесь самым ярким примером служит срок исковой давности, по истечении которого безнадежная задолженность списывается с учета.

Таким образом, в данном разделе были рассмотрены понятие и сущность расчетов с покупателями и заказчиками. Расчетные операции возникают в процессе хозяйственной деятельности предприятий и, как правило, являются следствием договорных правоотношений. Расчеты с покупателями и заказчиками нельзя рассматривать в отрыве от понятия дебиторской задолженности, которая представляет собой сумму обязательств контрагентов перед компанией. Сроки погашения дебиторской задолженности, т.е. осуществления расчетов по урегулированию обязательств, могут быть установлены законом или соглашением сторон.

Расчеты между поставщиками и покупателями, являющимися юридическими лицами, производятся в безналичной форме. При заключении договоров организации определяют форму и порядок расчетов, приемлемые для обеих сторон.

Расчеты, производимые организациями через банк, можно подразделить на две основные категории:

расчеты по товарным операциям

расчеты по нетоварным операциям

Расчеты по товарным операциям включают платежи за проданные товары (материалы, основные средства), оказанные услуги, выполненные работы. Как правило, это транзакции, выполняемые в рамках основной деятельности компании и составляющие основную массу расчетов коммерческих фирм.

К расчетам по нетоварным операциям относятся перемещения денежных средств при урегулировании финансовых обязательств, расчеты с некоммерческими организациями (учебными учреждениями, фондами), с налоговыми органами, с иными государственными учреждениями и пр.

Основными формами расчетов по товарным операциям являются:

акцептная

аккредитивная

расчеты платежными поручениями

расчеты чеками,

расчеты векселями

расчеты посредством плановых платежей.

Применение той или иной формы расчетов предусматривается в договоре между сторонами (поставщиком и покупателем), за исключением случаев, когда правилами банка установлены обязательные формы расчетов.

Акцептная форма расчетов является одной из наиболее распространенных. Акцепт представляет собой согласие плательщика на оплату платежного требования поставщика в строго определенный срок. Акцептная форма расчетов является выгодной для покупателя, поскольку снижает финансовые риски и позволяет отказаться от оплаты при нарушении поставщиком условий договора.

Существует два основных вида акцепта:

предварительный акцепт

последующий акцепт

Когда имеет место предварительный акцепт, плательщик при получении платежного требования соглашается (акцептует) платеж или отказывается от платежа. Если в установленный срок не будет заявлен отказ от оплаты, то требование считается акцептованным и оплачивается на следующий день.

Последующий акцепт предполагает немедленную оплату платежного требования поставщика. При этом за плательщиком сохраняется право в случае неправильной оплаты в течение трех дней заявить отказ от акцепта. Отказ покупателя от акцепта может быть частичным или полным. Мотивами для полного отказа от акцепта платежного требования могут быть обоснованные претензии по качеству товара (работ, услуг) или претензии в связи с несоблюдением условий договора. Частичный отказ от акцепта может быть обусловлен несоответствием цены договорной, недопоставкой, браком и т.д. Необоснованный отказ покупателя от акцепта может повлечь за собой финансовые санкции, предусмотренные договором или назначенные арбитражным судом.

Грузы, по которым последовал полный отказ от акцепта, обычно поступают на временное ответственное хранение к покупателю. По соглашению сторон такие грузы могут быть в дальнейшем возвращены поставщику, приняты покупателем со скидкой, переданы третьей стороне и т.д.

При аккредитивной форме расчетов банк по заявлению своего клиента - покупателя дает поручение банку поставщика, оплатить отгруженные поставщиком товары на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении покупателя. Сумму аккредитива банк покупателя депонирует на специальном счете. В дальнейшем за счет депонированной суммы осуществляются выплаты поставщику при получении извещений банка последнего.

Аккредитив может выставляться как за счет собственных средств покупателя, так и за счет ссуды банка. Аккредитивная форма расчетов активно применяется во внешнеторговых операциях. Кроме того, она используется при расчетах между поставщиком и покупателем, когда еще не наработана положительная история сделок и контрагенты предпочитают подстраховаться, не слишком хорошо зная друг друга.

При аккредитивной форме расчетов продукция оплачивается по месту нахождения поставщика вслед за ее отгрузкой, после предъявления поставщиком своему банку счетов и комплекта предусмотренных контрактом документов, подтверждающих отгрузку товаров. В данной форме расчетных отношений участвуют четыре стороны: покупатель, банк покупателя, банк продавца и продавец. Таким образом, аккредитив представляет собой поручение банка покупателя банку продавца оплатить расчетные документы.

В тех случаях, когда продавец сомневается в платежеспособности покупателя и требует предварительной оплаты, а покупатель сомневается в надежности поставщика и не соглашается на предоплату, аккредитивная форма расчетов может стать оптимальным способом соблюдения интересов обеих сторон.

Аккредитивная форма расчетов является достаточно дорогой. В составе затрат по аккредитиву следует учитывать не только комиссию банка, но также и упущенную выгоду от отвлечения оборотных средств покупателей. Следовательно, целесообразно применение данной формы расчетов только в случае, когда финансовые риски велики и вероятные потери превышают затраты по использованию аккредитива.

Наиболее распространенной формой проведения безналичных расчетов являются расчеты платежными поручениями. Расчеты платежными поручениями ведутся в тех случаях, когда владелец счета дает распоряжение обслуживающему его банку о перечислении указанной им суммы со своего счета на счет получателя средств. Используются платежные поручения для предварительной и последующей оплаты товаров (услуг, работ), для перечисления платежей в бюджет и во внебюджетные фонды и иным юридическим и физическим лицам. Платежное поручение действительно в течение 10 дней со дня выписки. Если срок платежа в поручении не проставлен, то им считается дата принятия документа банком. Платежное поручение считается исполненным только в момент зачисления денежных средств на указанный в поручении счет получателя.

В настоящее время для осуществления безналичных расчетов все чаще используются расчетные чеки. Расчетный чек представляет собой составленное на специальном банковском бланке письменное поручение владельца счета (чекодателя) выплатить определенную сумму получателю (чекодержателю).

Обычно расчеты с использованием чеков производятся в следующей последовательности. Сначала заключается договор купли-продажи, в котором указывается, что расчеты производятся посредством чеков. Для получения чековой книжки покупатель товаров представляет в банк заявление. Затем покупатель депонирует на специальном счете в обслуживающем банке сумму, за счет которой в дальнейшем будут оплачиваться чеки. После этого поставщик отгружает товар, а покупатель выписывает ему чек на стоимость полученного товара. Поставщик предъявляет чек в обслуживающий его банк на инкассо для получения платежа. Банк поставщика предъявляет полученный чек для оплаты в банк покупателя, а банк покупателя оплачивает чек за счет депонированных ранее сумм.

В последние годы в практике расчетных и кредитно-денежных отношений укрепились позиции векселя. Вексель является все чаще используется

для оформления товарных кредитов, предоставляемых продавцом покупателю в виде отсрочки платежа

в качестве залога для получения банковского кредита или займа

как средство обеспечения обязательств третьих лиц

С момента выдачи векселя обязательство по первоначальному договору (купли-продажи, подряда и т.п.) трансформируется в долг по вексельной сделке, т.е. в обязательство заемного типа. В векселе могут быть указаны следующие сроки платежа:

в момент предъявления векселя

через некоторое время после предъявления векселя

через определенный срок после составления векселя

конкретная дата

Проценты могут начисляться только по векселям, которые подлежат оплате сразу по предъявлении или через определенное время после предъявления. Если в векселе срок платежа определен конкретной датой, то по такому векселю проценты не начисляются.

Держатель векселя, срок платежа, по которому назначен на определенный день или в определенный день от составления или предъявления, должен предъявить его к оплате в этот день (или в последующий рабочий день недели). Если в течение трех дней векселедержатель не предъявил вексель к платежу, то все затраты и риски при этом переходят от должника к векселедержателю. В случае частичного платежа должник может потребовать отметки о таком платеже на векселе и выдачи ему расписки в этом. Если должник оплатил вексель в срок, он освобождается от обязательства.

Расчеты в порядке плановых платежей используются при устойчивых постоянных взаимоотношениях между организациями за товары, работы и услуги. Платежи в этих случаях производят фиксированными суммами в установленные соглашением сроки. Поставщик и покупатель регулярно контролируют соответствие платежей фактическому объему поставок. По результатам сверки делается перерасчет.

Нормативное регулирование расчетов с покупателями и заказчиками по РСБУ осуществляется на четырех уровнях.

Первый уровень нормативного регулирования представлен кодексами и законами. В первую очередь, это Гражданский кодекс Российской Федерации и Налоговый кодекс Российской Федерации, а также Таможенный кодекс Российской Федерации.

Из законов наиболее важным для учета расчетов с покупателями и заказчиками является Федеральный закон «О бухгалтерском учете». В числе других законов можно отметить закон «О переводном и простом векселе», закон «О валютном регулировании и валютном контроле».

В настоящее время в РФ действуют два закона об аудиторской деятельности:

Федеральный закон от 30.12.2008 №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» от 24.12.2008

Федеральный закон от 07.08.2001 №119-ФЗ (ред. от 30.12.2008) «Об аудиторской деятельности» от 13.07.2001

Новый закон №307-ФЗ полностью вступил в силу с 01.01.2010. Вместе с тем до 2011 года будут действовать отдельные положения закона №119-ФЗ, касающиеся аттестации аудиторов.

Новый закон содержит большое количество новелл. В частности изменения коснулись понятия сопутствующих аудиту услуг. Теперь их перечень устанавливается федеральными стандартами аудиторской деятельности.

При проведении аудита расчетов с покупателями и заказчиками проверяющему необходимо руководствоваться:

стандартами аудиторской деятельности

иными нормативными актами, регулирующими аудиторскую деятельность

нормативными актами, регулирующими порядок учета расчетов с покупателями и заказчиками

Основные виды аудита расчетов с покупателями и заказчиками могут быть представлены в виде таблицы [2.57, с.39].

Основные виды аудита расчетов с покупателями и заказчиками

Аудит, проводимый по инициативе компании считается инициативным (добровольным), цели, характер и масштабы такой проверки определяет заказчик.

Обязательный аудит регламентируется государством. Обязательному аудиту подлежат, в частности, банки, страховые компании, открытые акционерные общества, компании, выручка которых превышает законодательно установленные лимиты.

Па объектам аудита различают общий аудит, банковский аудит, аудит страховых организаций и др. На все эти виды аудита аудитору необходимо иметь соответствующие аттестаты. Проверка расчетов с покупателями и заказчиками обычно проводится в рамках общего аудита.

Аудит финансовой отчетности представляет собой проверку независимыми аудиторами отчетности компании на соответствие стандартам бухгалтерского учета и отчетности. Такого рода аудит ориентирован в основном на внешних пользователей, и его результаты обычно публикуются.

Налоговый аудит представляет собой проверка правильности и полноты начисления и уплаты налогов, соблюдения налоговой политики и требований налогового законодательства.

Аудит на соответствие требованиям представляет собой анализ деятельности компании в целях определения ее соответствия нормам, правилам, техническим регламентам, законам. Такой аудит может быть как внешним, так и внутренним. Обычно он является составной частью аудита финансовой отчетности или специального аудита.

Ценовой аудит представляет собой проверку обоснованности установления цены на заказ, поставку и т.д. Ценовой аудит может проводиться при проверке обоснованности бюджетных расходов и субсидий, а также при проверке трансфертного ценообразования.

Управленческий (производственный) аудит проводится с целью анализа и оптимизации менеджмента организации, повышения производительности труда и эффективности технологических процессов. Такой аудит может осуществляться независимыми аудиторами как разновидность консультационных услуг.

Аудит хозяйственной деятельности часто выступает как вид управленческого аудита и представляет собой систематический анализ хозяйственной деятельности организации, проводимый для определенных целей, например, для оценки эффективности управления. Как правило, это внутренний аудит.

Специальный аудит представляет собой проверку отдельных аспектов деятельности организации. В случае с покупателями и заказчиками это может быть проверка состояния дебиторской задолженности с целью выявления «плохих долгов» и оценки реальной стоимости активов.

По времени осуществления различают первоначальный, повторяющийся и оперативный аудит.

Первоначальный аудит не может опереться на данные предыдущих проверок, следовательно, знакомство с клиентом, его бизнесом, рисками и т.п. проводится «с нуля». Соответственно, возрастает продолжительность и трудоемкость проверки. Повторяющийся аудит менее трудоемкий, но в свою очередь, может привести к постепенной потере объективности аудитором, особенно если клиент для аудиторской компании ключевой. Многие крупные компании регулярно меняют проверяющие организации с тем, чтобы у аудиторов всегда был «свежий взгляд».

Оперативный аудит является кратковременной проверкой состояния учета и отчетности, соблюдения норм законодательства, эффективности внутреннего контроля и деятельности компании в целом. Такие проверки (due diligence) могут проводиться перед сделками слияния - поглощения, покупки бизнеса и т.п.

По характеру проверки различают подтверждающий аудит, имеющий целью подтверждение достоверности бухгалтерских документов и отчетности, системно ориентированный аудит (экспертизу систем внутреннего контроля), аудит, базирующийся на риске (концентрация аудиторской работы в зонах высокого риска и минимизация аудиторских процедур для областей с низким риском).

ООО «Агма-М» работает на российском рынке более пятнадцати лет. Основной деятельностью компании является оказание полного цикла рекламных услуг. В настоящее время предприятие занимает уверенные позиции в производстве рекламных конструкций, стендов, перетяжек, а также в изготовлении различных видов полиграфической продукции. Помимо этого, компания занимается разработкой и проведением рекламных компаний различной направленности с привлечением штатных и внештатных специалистов по маркетингу, PR, рекламе в СМИ и т.д.

Серийное, годами отлаженное производство позволяет осуществлять производство рекламной продукции в кратчайшие сроки. Среди постоянных клиентов компании можно выделить ООО «Торговая фирма Гарант», ООО «Марлен-Строй», ЗАО «Мариэтта».

Офис компании находится в Москве по адресу: 123056, Москва, ул. Б. Грузинская, д.60, стр. 1. Все производственные помещения являются арендованными и находятся в ближайшем Подмосковье, но в планах компании на среднесрочную перспективу значится их выкуп. По этому поводу уже достигнута принципиальная договоренность с собственником.

Число штатных сотрудников компании составляет 51 человек, из них управленческий персонал - 14 человек. Большинство работников обладают высокой квалификацией и большим опытом работы. В настоящее время в связи с уменьшением количества заказов часть работников переведена на сокращенную рабочую неделю, отправлены в отпуска или выведены за штат.

Продажи рекламных услуг осуществляются, как правило, на условиях частичной предоплаты. Деятельность ООО «Агма-М» осуществляются преимущественно в Москве и Подмосковье. В бизнесе ООО «Агма-М» отсутствует ярко выраженная сезонность. В 2009 выручка несколько сократилась по сравнению с 2008 годом ввиду неблагоприятной экономической ситуации.

К банковским кредитам компания прибегает только в случае острой необходимости, ориентируясь в основном на развитие за счет собственных средств. Руководством компании установлены строгие кредитные лимиты. Однако в 2009 году были взяты краткосрочные кредиты на пополнение оборотных средств.

Структуру управления компанией можно охарактеризовать как иерархическую, она содержит всего три уровня. Генеральному директору подчиняются коммерческий директор, главный бухгалтер, директор по производству. Коммерческому директору подчиняется менеджер по маркетингу, менеджер по закупкам рекламных материалов, старший менеджер по рекламе. Главному бухгалтеру подчинены сотрудники бухгалтерии. Директору по производству подчиняются старший мастер по полиграфии и главный инженер. На третьем уровне иерархии находится линейный персонал: секретари, менеджеры по продажам рекламных услуг, менеджеры по работе с клиентами и вспомогательный персонал. Обособленные подразделения у ООО «Агма-М» отсутствуют.

Компания не публикует свою финансовую отчетность. Выход на биржу и привлечение существенных внешних заимствований не планируется. Аудит отчетности ООО «Агма-М» никогда не проводился, поскольку компания не подлежит обязательному аудиту.

В числе основных конкурентов ООО «Агма-М» выступают другие московские и федеральные рекламные агентства. В период кризиса многие более крупные конкуренты пострадали более значительно, чем ООО «Агма-М». Многие клиенты предпочли агентства с более привлекательной ценовой политикой. По данным отдела маркетинга ООО «Агма-М», падение продаж услуг одного из ключевых игроков рекламного рынка - компании Ньюс Аутдор - составило 49%, что гораздо больше, чем у ООО «Агма-М».

В целом ООО «Агма-М» можно охарактеризовать как малое предприятие, занимающее небольшую нишу на рынке рекламных услуг. Положение компании, несмотря на экономический кризис, остается достаточно стабильным, поскольку фирма практически не прибегает к внешним заимствованиям, что положительно сказывается на ее финансовой устойчивости.

Весь цикл бухгалтерского учета от первичного учета до формирования отчетности должен быть оформлен соответствующими документами. Краеугольным камнем документального сопровождения учетного процесса является учетная политика компании, которая представляет собой совокупность способов ведения бухгалтерского учета, выбранных организацией из нескольких допускаемых законодательством вариантов.

Согласно закону «О бухгалтерском учете» и ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», организации самостоятельно разрабатывают учетную политику исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности.

Существуют два вида учетной политики: учетная политика для целей бухгалтерского учета и учетная политика для целей налогообложения. Они могут быть оформлены в виде двух разных документов или объединены в один.

В ООО «Агма-М» учетная политика для целей бухгалтерского учета и учетная политика для целей налогообложения оформлены в виде двух отдельных документов.

Обычно выделяют два основных аспекта учетной политики: организационно-технический и методологический. Организационно-технический раздел посвящен организации процесса работы бухгалтерско-финансовой службы. Здесь раскрывается информация о том, кто и как ведет учет на предприятии.

В учетной политике ООО «Агма-М» закреплен порядок осуществления бухгалтерского учета бухгалтерской службой как структурным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером.

Кроме того, в учетной политике ООО «Агма-М» есть положение о том, что «бухгалтерский учет в 2009 году ведется с использованием специализированной бухгалтерской компьютерной программы «Бухсофт: Предприятие».

С точки зрения учета расчетов с покупателями и заказчиками, больший интерес представляет методологический раздел учетной политики, в котором закрепляются конкретные методы учета, выбранные компанией из нескольких, допускаемых законодательством. Для учета расчетов с покупателями и заказчиками наибольшее значение имеют следующие пункты учетной политики:

Момент признания выручки

Момент признания расходов

Порядок проведения инвентаризаций

Создание резерва по сомнительным долгам

Формы первичных документов для учета дебиторской и кредиторской задолженности и расчетов по их погашению

Регистры по учету дебиторской и кредиторской задолженности

Рабочий план счетов

График документооборота

В ООО «Агма-М» и в налоговом, и в бухгалтерском учете доходы и расходы признаются по методу начисления, т.е. признаются в учете в том периоде, в котором они возникли, вне зависимости от их фактической оплаты.

О порядке проведения инвентаризаций в учетной политике ООО «Агма-М» ничего не говорится, и это следует считать серьезным упущением.