Предприятие как центр обработки информации

2. Количества операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки. На крупном предприятии для работы какой-либо программы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же программы на маленьком предприятии. На практике можно столкнуться с тем, что на этапе настройки программы, когда проводок не вводится вообще, она работает быстро, но через 2-3 месяца работы бухгалтерии, когда введено уже много проводок, скорость работы того же компьютера становится неудовлетворительной. При автоматизации бухучета важно, чтобы компьютеры, на которых установлены программы, были достаточно мощны, чтобы программа работала быстро, в противном случае бухгалтер будет периодически ожидать пока, компьютер "переварит" введенную в него информацию, а то и просто сталкиваться с ошибками и неполадками, происходящими оттого, что компьютер слишком маломощен для той программы, которая на нем установлена и того количества операций, которые в него введены. В условиях каждодневной напряженной бухгалтерской работы это может свести на нет эффект от автоматизации. Для того чтобы определить какой компьютер необходим, следует обратиться к тем, у кого программа куплена и они, с учетом версии программы и предполагаемого объема хозопераций дадут рекомендацию. Когда покупается новый компьютер, то его просто покупают в нужной конфигурации и все, а вот что делать, если компьютер-то есть, но только, но недостаточно мощен для устанавливаемой программы. Такое положение вещей встречается часто, поскольку компьютеры покупают практически везде и покупают уже давно, а современные программные средства требуют современных производительных компьютеров. Легко столкнуться с ситуацией, когда в этом случае бухгалтерия страдает, продолжая работать на медленном компьютере из-за того, что на покупку нового компьютера не было денег. Дело в том, что медленный компьютер очень легко улучшить до требуемого уровня, заменив его комплектующие, для чего можно обратиться в фирму, выполняющую такие услуги, называемые улучшение. Если хороший компьютер стоит порядка 500-1000 долларов, то улучшение обходится на порядок дешевле. Еще один технический вопрос - это вопрос установки компьютерных сетей, который встает, если внедряется сетевая программа. Существует большое количество различных типов сетей, сильно отличающихся по стоимости дополнительных аппаратных и программных средств для функционирования сети. Однако следует отметить, что если в сеть объединено немного (до 4-5 компьютеров), то сеть, требуемая для них будет стоить недорого, и устанавливается достаточно легко, более же крупные сети требуют серьезных дополнительных затрат. Установкой сетей занимаются те же самые фирмы, которые продают компьютеры и делают "апгрэйд" Рязанцева Н.А., Рязанцев Д.Н. 1С: Предприятие: Комплексная конфигурация: Секреты работы: Основные компоненты программы "1С: Предприятие"; Объекты учета: Бухгалтерия, кадры, склад; Журналы, документы, отчеты; Налоговый учет Издательство: СПб: БХВ-Петербург Серия: Мастер

2.3 Процесс автоматизации и внедрения программы автоматизации бухгалтерского учета

Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы (не "псевдоавтоматизация") - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности. Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями: 1)отсутствие опыта автоматизации; 2)отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день. 3)Причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности. На практике попытки внедрить программу своими силами на предприятиях, где число бухгалтеров превышает 4 практически всегда приводят к "псевдоавтоматизации". Если принято решение заказывать автоматизацию у специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтись дешево так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов.

Собственно процесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения.

Этап настройки. Все широко распространенные программы автоматизации бухучета имеют аналогичные набор изменяющихся составных частей, для правильного процесса настройки любой программы выполнения, расписать на следующие этапы: 1. Настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. 2. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. В случае внедрения больших комплексных программ настройку каждого раздела бухучета в своем отдельном модуле необходимо производить отдельно с учетом специфических особенностей. Например, в блоке по учету зарплаты придется настраивать алгоритмы расчета различных начислений и удержаний. 3. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм первичных документов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. 4. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. При качественной автоматизации бухучета вся ежеквартальная отчетность должна обязательно составляться автоматически, то, что бухгалтер, ведя учет на компьютере, ежеквартально По-старинке составляет отчет на бумаге и тратит на это дополнительно большое количество времени, является верным признаком "псевдоавтоматизации". Настройка форм отчетности и налоговых расчетов на реально используемый план счетов и типовые хозоперации - процесс сложный и трудоемкий, при его проведении следует ввести некоторое количество стандартных на предприятии хозопераций в программу для того, чтоб потом проверять правильность настройки, сверяя составленные автоматические расчеты с ручными на таком условном примере. Этап обучения. По окончании настройки программы начинается этап обучения персонала работе с ней (в случае, если программа внедрялась собственным силами, обучения, разумеется, не требуется). Изначально необходимо, чтобы бухгалтер умел просто работать на компьютере, то есть выполнять элементарные операции по запуску программ, копированию файлов и проч., психологический барьер "боязни компьютера" должен быть преодолен. Если бухгалтер не умеет работать на компьютере вообще, то его можно либо послать на курсы компьютерной грамотности, которых сейчас очень много, они недорогие и за неделю-другую дают результат, либо пригласить в бухгалтерию знакомого, владеющего компьютером, который в порядке частного общения поможет бухгалтеру освоиться за несколько дней. Дальнейшее обучение делится на две ступени: 1. Обучение первого уровня. Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе с программой: ведению хозопераций, распечатке первичных документов, составлению учетных регистров и отчетности - словом всей ежедневной роботе. Работать на программе должен уметь каждый бухгалтер, рабочее место которого автоматизировано и работать на программе должен именно он сам, а не некий оператор-программист, бесполезный и, мало того, даже вредный посредник между бухгалтером и компьютером. Эффективной является только та автоматизация, при которой бухгалтера работают на компьютерах "в режиме реального времени", то есть если, например, требуется оформить расходный кассовый ордер, то бухгалтер-кассир вводит в программу его номер и сумму, а также код типовой хозоперации (пусть это будет выдача денег в подотчет) и программа тут же автоматически распечатывает нужный расходный ордер и вводит в журнал хозопераций проводку дебет 71 - кредит 50, получатель денег расписывается в ордере, и бухгалтер-кассир сразу выдает ему деньги; все это происходит на рабочем месте кассира, на котором и установлен его компьютер с блоком кассовых операций. Именно автоматизированная работа бухгалтерии "в режиме реального времени" и является конечной целью обучения первого уровня. Зачастую этой цели добиться нелегко из-за двух обстоятельств: Плохая обучаемость бухгалтерии. Разные люди воспринимают новые знания по-разному: одни легко и быстро, другие "со скрипом", третьи вообще практически не воспринимают. Для бухгалтера переход на автоматизированный бухучет - это масса новой информации, с которой раньше не приходилось иметь дело, значит, скорость, и эффективность этапа обучения сильно зависит от возраста, образования, опыта работы, прогрессивности мышления и других характеристик работников бухгалтерии. Загруженность бухгалтерии текущей работой. На период автоматизации и, конкретно, этапа обучения жизнь на предприятии не замирает, хозоперации продолжаются и, соответственно объем текущей бухгалтерской работы остается прежним. В этих условиях времени на обучение у бухгалтера может просто не остаться. Если с предыдущим фактором, замедляющим процесс обучения, как говорится, ничего не поделаешь, то загруженность текучкой можно регулировать, например, передавая часть работы обучаемого сейчас бухгалтера другому, который будет обучаться потом и, в свою очередь передаст свои объемы работ первому. Вообще говоря, вопрос выделения рабочего времени бухгалтеров стоит не только в момент их обучения, но и на этапах подготовки к автоматизации и настройки программ, которые, даже если автоматизация заказана сторонней организации, немыслимо проводить без тесного контакта с бухгалтерией предприятия. Нерешенность этого вопроса на практике может привести к так называемому "скрытому саботажу", суть которого состоит в том, что никто из бухгалтерии открыто, не выступает против перехода на компьютеры, напротив, все двумя руками за, но ни у кого нет, ни минутки свободного времени, чтобы на деле заняться текущим этапом автоматизации, в результате время идет, процесс автоматизации стоит, и так могут пройти многие месяцы. Решения по ограничению для бухгалтеров текущей работы на период автоматизации должны приниматься на уровне руководства предприятия, чтобы потом бухгалтер не оказался между двух огней: с одной стороны, нужно время на автоматизацию, с другой стороны, начальство требует расшифровок, выборок, сверок и т.п. 2. Обучение второго уровня. Когда программа настроена и сотрудники обучены можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе): Изменится характер хоздеятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозоперациям. Изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и нужно будет производить донастройку этих форм, создаваемых программой. Следует, однако, отметить, что большинство фирм-производителей широко распространенных программных продуктов пристально следит за изменением форм отчетности и своевременно предлагает пользователям своих программ уже новые готовые формы, но, тем не менее, работа остается, поскольку, во-первых, даже готовую новую форму на практике приходится донастраивать с учетом специфики плана счетов и типовых проводок на своем предприятии, просто это займет меньше времени, чем полная переделка формы; во-вторых, могут измениться формы по расчетам местных налогов, которые московские разработчики программ по понятным причинам рассылать не могут. В такой ситуации требуются более глубокие знания программы, позволяющие не только выполнять на ней текущую работу, но и производить донастройку программы на изменения, обучение этому и есть обучение второго уровня. Конечно, донастройку можно заказать и сторонней организации, но это всегда влечет за собой то, что, с одной стороны, снижается оперативность изменений, Вы становитесь "привязаны" сторонним донастройщикам, без которых - ни шагу, с другой стороны, за каждую донастройку необходимо платить деньги. С учетом того, что средства донастройки в бухгалтерских программах предельно просты, рассчитаны на бухгалтера, а не на программиста, к ним имеются подробные инструкции и обучиться им несложно, практически во всех случаях предпочтительнее пройти обучение второго уровня и потом уже ни от кого не зависеть. Следует, также, отметить, что обучение второго уровня в организациях, где в бухгалтерии работают несколько человек необходимо проходить не всем, а, как правило, лишь главбуху - ведь только он принимает решения об изменениях в системе ведения бухучета и производит эти изменения. Бывают случаи, когда организации, которые в свое время заключили договор на внедрение программы по автоматизации бухучета, с какой-либо оказывающей такие услуги фирмой и были разочарованы качеством работы - вместо автоматизации им за их же деньги сделали "псевдоавтоматизацию". Как же избежать подобных ситуаций? Можно действовать двумя способами. Первый состоит в том, чтобы заказать у сторонней организации не просто настройку программы и обучение, а всю автоматизацию, включающую в себя и этапы оптимизации бухучета, определение масштабов и порядка автоматизации и постановки задачи. В этом случае некомпетентность и неквалифицированность автоматизаторов станет хорошо видна еще вначале, на этапах подготовки к автоматизации, и Вы сможете своевременно отказаться от их дальнейших услуг. Если Вы выберете второй способ и подготовку к автоматизации сможете провести своими силами, а на стороне закажете лишь настройку программы и обучение, от автоматизаторов следует требовать (записать в договор на автоматизацию бухучета) две составляющие удачной автоматизации: 1. Качество. После этапов подготовки к автоматизации и Вас на руках есть постановка задачи, в которой перечислены все требующиеся именно Вам первичны документы, регистры формы отчетности, которые должна делать программа и требования к ним. Так вот только при наличии всего этого работа может считаться выполненной. Сроки. Все работы по настройке и обучению должны быть записаны в четкий полдневный календарный план - документ, подписанный обеими сторонами по договору на автоматизацию, выполнение которого должно регулярно (например, раз в неделю или ежедневно) контролироваться. За срыв календарного плана автоматизаторы должны нести ответственность в виде, например, пени за каждый день отставания от плана. Такая жесткая временная привязка очень важна, поскольку при ее отсутствии на практике часто происходит то, что автоматизация-то как бы идет, вот только когда она кончится сказать невозможно, в результате бухгалтерия продолжает работать на бумаге, проходит один отчетный период за другим, а переход на программу все откладывается, несмотря на то, что прошедший отчет уже планировалось составлять на компьютере и сейчас придется вводить в программу дополнительно информацию за предыдущие периоды, иначе отчет нарастающим итогом за год придется тоже делать на бумаге. Вот в чем состоит болезненность срыва сроков автоматизации.

Расценки и порядок определения стоимости услуг по автоматизации бухгалтерского и управленческого учета. Порядок определения стоимости услуг по автоматизации строится на двух принципах:

1. Объем работ по автоматизации того или иного клиента сильно зависит от множества условий, присущих данному конкретному предприятию, таких, как объем хозопераций, виды деятельности, количество бухгалтеров, ведущих учет, наличие различного рода нюансов и тонкостей в бухучете и других. Поэтому не может быть некой одинаковой для всех цены на услуги по автоматизации, она своя для каждого клиента. 2. Услуги по хорошей автоматизация не может быть дешевыми из-за их трудоемкости и высокой квалификации, которую они требуют. В нормальной ситуации они всегда стоят больше, чем собственно компьютеры и программы. На рынке предлагается много услуг по автоматизации, которые стоят дешево, однако на практике такая автоматизация не приносит клиенту желаемой отдачи и, как правило, заканчивается "псевдоавтоматизацией" (см. страницу 4). Хорошие услуги рассчитаны на тех, кто "не настолько богат, чтобы покупать дешевые вещи". Расценки на услуги, скорее всего, должны быть полдневные, то есть клиент платит определенную сумму за 8-часовой рабочий день аудитора. Следует отметить, что эта полдневная ставка должна быть фиксирована и одинакова для всех клиентов, которых не делят на богатых и бедных. Величина полдневной ставки изредка меняется с инфляцией или колебаниями конъюнктуры рынка. Итоговая сумма за автоматизацию, таким образом, зависит от количества рабочих дней, которые необходимо на нее потратить, и определяется умножением количества дней на вышеназванную полдневную ставку. Количество же дней зависит от каждого конкретного клиента. Для того чтобы клиент заранее знал конечную сумму, которую будут стоить услуги и мог принять решение о том, будет он их заказывать или нет, следует провести две процедуры: Бесплатный выезд на определение объема работ. Он заключается в том, что специалист фирмы по автоматизации бесплатно выезжает непосредственно к клиенту и в течение 1-2 часов знакомится с бухгалтерским учетом на предприятии (для этого необходимо присутствие главного бухгалтера и наличие первичных документов и учетных регистров) и совместно с клиентом конкретизирует цели планируемой автоматизации. После проведения такой процедуры можно сообщить конечный срок выполнения работы и, соответственно, сумму за услуги. Оплачиваемый "стартовый" день работы. В случае если имеет место одно из тех обстоятельств: предприятие достаточно большое (численность превышает 200-300 человек или количество бухгалтеров, ведущих учет, превышает 10 человек); имеются осложняющие обстоятельства, такие как, например, нечеткое представление о том, что же хочет клиент от автоматизации или уже имеющаяся на предприятии какая-то бухгалтерская программа, которая не отвечает предъявляемым к ней требованиям и которую надо "менять"; клиент хочет, помимо конечной стоимости наших услуг, увидеть календарный график работ, можно предложить оплатить один день работы специалиста и в течение этого дня тот, помимо определения конечного срока выполнения работ (цены), разработает и предложит варианты решения имеющихся проблем и к концу дня составит календарный график выполнения работ, в котором указано, что будет иметься "на выходе" автоматизации и какое количество времени будет потрачено на каждый этап и операцию. Такой вариант хорош, также, и потому, что, если стоимость полного комплекса работ перечисленных в этом графике окажется дороже, чем клиент планировал потратить на автоматизацию, то можно будет просто удалить из графика часть работ, которые являются не самыми важными, а вместе с ними удалится и оплачиваемое время, необходимое на их выполнение, в результате чего можно "довести" стоимость автоматизации до возможностей клиента. После того, как клиент принимает решение заказывать услуги, с ним заключается договор, в котором должны быть предусмотрены практически все нюансы взаимоотношений с заказчиком, которые могут появиться в ходе автоматизации. Следующий этап - это непосредственно выполнение работ. В случае если определение нами объема работ было произведено не совсем верно и необходимо больше времени для получения тех конечных результатов, которые указаны в плане-графике работ и постановке задачи, это дополнительное время клиентом не оплачивается.

Глава III. Сравнительный анализ автоматизированных программ бухгалтерской обработки данных на материалах ФГУП “АМНГР”

3.1 Методика и специфика расчета экономической эффективности проекта

В данной главе будет рассмотрена методика и специфика расчета экономической эффективности проекта, а также статистика использования автоматизированных бухгалтерских программ и ценах на них. Также предложены программы для использования в потребкооперации и их возможности для улучшения бухгалтерского учета.

Анализируемое предприятие - ФГУП “Артикморнефтегазразведка”, которое является федеральным государственным унитарным предприятием. Образовано в 1979году с целью разведки и освоения нефтегазовых ресурсов на континентальном шельфе Арктических морей. ФГУП «Арктикморнефтегазразведка» проводит поисково-разведочные работы на нефть и газ, выполняет аналитические исследования керна, нефти, газа, воды, проводит геохимические исследования пород и пластовых флюидов. Важным направлением деятельности предприятия является оказание услуг сторонним организациям и работа с зарубежными компаниями.

Результатом 20-летнего этапа работы ФГУП «Арктикморнефтегазразведка» стали открытия 15 месторождений нефти и газа, в том числе уникальные газоконденсатные Штокмановское, Ледовое в центральной части Баренцева моря; Поморское, Каменномысское, Северо-Каменномысское, Приразломное, Варандей - море и Медынское - море в Печорском бассейне; Русановское, Ленинградское в южной части Карского моря.

В акваториях Балтийского, Баренцева и Карского морей пробурено и испытано более 55 скважин общим объемом бурения свыше 150 тысяч метров. В целом прирост промышленных запасов за годы проведения геологоразведочных работ составил по газу более 3000 млрд. куб. м, по нефти - 180 млн. т, по конденсату - 32 млн. т. Результаты проведенных поисково-разведочных работ свидетельствуют, что на Арктических шельфах открыта новая крупная сырьевая база России. Геолого-экономическая эффективность проведенных геологоразведочных работ весьма высока и не уступает лучшим мировым показателям.

Предприятием создана развитая береговая инфраструктура, обеспечивающая бесперебойное материально - техническое снабжение морских платформ, основного и вспомогательного флота, насчитывающего сегодня 28 единиц, в том числе две самоподъемные буровые платформы и буровое судно. На предприятии работает свыше 1500 человек.

Структура предприятия обеспечивает выполнение полного комплекса морского геологоразведочного бурения скважин при поиске нефтяных и газовых месторождений, включающего проектирование и строительство скважин, разработку и комплексное обустройство месторождений. Обработка и интерпретация полученных материалов также проводится специалистами предприятия с привлечением ведущих российских и зарубежных научных организаций, с которыми ФГУП «Арктикморнефтегазразведка» имеет давние деловые отношения.

Источниками формирования имущества предприятия являются:

- имущество, переданное предприятию по решению федерального органа власти;

- по управлению государственным имуществом;

прибыль, полученная в результате хозяйственной деятельности;

- заемные средства, в том числе кредиты банков и других кредитных организаций;

- амортизационные отчисления;

- капитальные вложения и дотации из бюджета;

- целевое бюджетное финансирование;

- дивиденды (доходы), поступающие от хозяйственных обществ и товариществ, в уставных капиталах которых участвует предприятие;

- добровольные взносы (пожертвования) организаций и граждан;

иные источники, не противоречащие законодательству Российской Федерации.

Предприятие имеет право продавать принадлежащее ему недвижимое имущество, сдавать его в аренду, отдавать в залог, вносить в качестве вклада в уставный капитал хозяйственных обществ и товариществ или иным способом распоряжаться этим имуществом только с согласия федерального органа по управлению государственным имуществом.

Предприятие самостоятельно распоряжается результатами производственной деятельности, выпускаемой продукцией, полученной чистой прибылью, оставшейся в его распоряжении после уплаты установленных законодательством налогов и других обязательных платежей и перечислений в федеральный бюджет части прибыли от использования имущества предприятия.

Величина прибыли, подлежащая перечислению в федеральный бюджет, определяется ежегодно Минэнерго России по итогам финансово - хозяйственной деятельности предприятия.

Остающаяся часть чистой прибыли используется предприятием в установленном порядке, в том числе на:

- внедрение, освоений новой техники и технологий, мероприятия по охране труда и окружающей среды;

- создание фондов предприятия, в том числе предназначенных для покрытия убытков;

- развитие и расширение финансово - хозяйственной деятельности предприятия, пополнений оборотных средств;

- строительство, реконструкцию, обновление основных фондов;

- проведение научно - исследовательских, опытно - конструкторских работ, - изучение коньюктуры рынка, потребительского спроса, маркетинг;

- покупку иностранной валюты, других валютных и материальных ценностей, ценных бумаг;

- рекламу продукции и услуг предприятия;

- приобретение и строительство жилья (долевое участие) для работников предприятия нуждающихся в улучшении жилищных условий в соответствии с законодательством РФ.

- материальное стимулирование, обучение и повышение квалификации работников предприятия.

В обязанности предприятия входит:

- выполняет утвержденные в установленном порядке основные экономические показатели;

- возмещать ущерб, причиненный нерациональным использованием земли и других природных ресурсов, загрязнением окружающей среды, нарушением правил безопасности производства, санитарно - гигиенических норм и требований по защите здоровья работников, населения и потребителей продукции и др.;

- обеспечивать своевременно и в полном объеме выплату работникам заработной платы и иных выплат, проводить индексацию заработной платы в соответствии с действующим законодательством РФ;

- обеспечивать работникам безопасные условия труда;

- обеспечивать гарантированные условия труда и меры социальной защиты своих работников;

- осуществлять оперативный и бухгалтерский учет результатов финансово - хозяйственной деятельности и иной деятельности, вести статистическую отчетность, отчитываться о результатах деятельности и использовании имущества с предоставлением отчетов в порядке и сроки, установленные законодательством РФ;

- ежегодно проводить аудиторские проверки в случаях, когда такие проверки предусмотрены Правительством Российской Федерации или учредителя;

- предоставлять государственным органам информацию в случаях и порядке, предусмотренных законодательством РФ.

ФГУП ”АМНГР” использует для автоматизации ведения бухгалтерского учета программу 1С: Предприятие 7.7. Предприятие использует данную бухгалтерскую программу 1С: Бухгалтерия - более 10 лет.

В данном разделе рассмотрена методика и специфика расчета экономической эффективности проекта.

В основе описания экономической эффективности лежат сопоставление существующего в внедряемого технологических процессов.

В данном случае под существующим процессом подразумевается та методика занесения в базу данных, которую использовал бы бухгалтер, если не было бы автоматизированного решения задачи.

Бухгалтер должен был бы брать накладные и счет-фактуры в отделе выписки, закупок и сбыта, и вручную заносить информацию из этих документов в бухгалтерскую программу “1С-Бухгалтерия 7.7”. Штат рассматриваемой фирмы ФГУП “АМНГР” большой, занимает значительное количество времени. С помощью автоматизации эта выполняется за несколько минут.

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий ,не имеющих пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно её характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

В дальнейшем будем понимать под экономической эффективностью меру соотношения затрат и результатов функционирования.

Экономическая эффективность проекта складывается из двух составляющих:

-косвенный эффект

-прямой эффект

Косвенный эффект характеризуется увеличением прибыли, привлечением большего числа покупателей, снижением затрат на сырьё и материалы.

Прямой эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей.

К трудовым показателям относятся следующие:

1. абсолютное снижение трудовых затрат( Т)

Т=T-T

Где Т-трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту;

Т-трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту;

2. коэффициент относительного снижения трудовых затрат(К)

К=Т/Т *100%

3. индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда(Y):

Y=T/T

Все показатели будут рассчитаны в следующем пункте.

В данном разделе рассчитываются конкретные суммы затрат на работу в базовом варианте и на разработку программы автоматизации. Трудовые и стоимостные затраты при базовом и проектном варианте представлены в таблицах 1 и 2 см. приложения таблицы 1 и 2 ..

Объем работы измеряется количеством записей, которые должен внести в базу бухгалтер. Под записями понимается вся информация, которая вносится по каждой накладной в данной операции. В нашем случае - это ввод накладных и счетов-фактур каждый день.

Норма выработки показывает сколько записей может внести расчетчик, если будет вносить данные вручную. Такие небольшие цифры обусловлены тем, что нужно затрачивать время не только на внесение данных, но и на их проверку и возможную корректировку.

Трудоемкость определяется путем деления графы 4 (объем работы) на графу 5 (норма выработки).

Т= 91440/80-1143

Среднечасовая зарплата получается в результате деления заработной платы бухгалтера на количество рабочих часов в месяце (8-часовой рабочий день).

Часовая норма амортизации определяется по следующему алгоритму: берется стоимость компьютера и делится на среднегодовое время работы, умноженное на пять лет (срок эксплуатации компьютера, в соответствии с законодательством --пять лет). На компьютере работает только бухгалтер, соответственно время эксплуатации компьютера составляет 8 часов в день.

254*8=1270

28870/1270=22,7

Стоимость накладных расходов не учитывается, т.к. для работы компьютера необходима только электроэнергия, а ее стоимость в данном случае не считается.

Стоимость работы оборудования получается путем складывания графы 7 (среднечасовая зарплата), графы 8 (часовая норма амортизации) и 9 (накладные расходы). Эта графа показывает сколько стоит для предприятия один час работы оператора на компьютере.

30+22,7=52,7

Стоимостные затраты показывают общую стоимость данной операции.

30*52,7=1581

Для того, чтобы осуществился перенос данных (в данном случае накладных) из ”1С-Бухгалтерия 7.7” в “1С-Бухгалтерия 8.0” ФГУП ”АМНГР” необходимо установить программу 1С-Бухгалтерия 8.0 разработать приемлемую конфедерацию либо сама организация или продавец (дилер) данной бухгалтерской программы.

Время, затраченное на установку новой автоматизированной бухгалтерской програмы, может составить примерно равно 1-й недели.

При расчете экономической эффективности и использования проекта, надо рассчитывать следующий момент: когда сравниваются показатели для выявления разницы между занесением данных в базу при ручной и автоматизированной технологии, то эти показатели описывают только работу бухгалтера. Расчет показателей эффективности от внедрения проекта автоматизации приведен в таблице 3 См.приложения 3.Из таблицы видно, что проектный вариант решения задачи является в два раза выгоднее базового варианта как в плане стоимости, так и в плане трудовых затрат и нормы выработки.

Такая большая разница между индексами изменения затрат обусловлено тем, что скорость обработки данных и соответственно переноса данных из компьютера гораздо выше человеческих возможностей. Но зато создание программы требует больших денежных затрат.

Установка новой версии автоматизированной бухгалтерской программы повлечет за собой косвенный экономический эффект, т.е. это приведет к увеличению прибыли фирмы, также снижению трудозатрат.

3.2 Анализ по использованию программ автоматизации бухгалтерского учета и ценообразованию

Статистика использования бухгалтерских программ московскими пользователями системы "ГАРАНТ". Данные получены по результатам опроса, проведенного в сентябре-октябре 2003г. Известно, что системой "Гарант" пользуются не только бухгалтеры, но и юристы, руководители и т.д. Поэтому для "чистоты эксперимента" были отобраны только лишь ответы бухгалтеров.

Рисунок 1 Статистика использования бухгалтерских программ московскими пользователями системы "ГАРАНТ" (%)

(Для справки: Компания "Гарант" - один из крупнейших производителей правовых компьютерных систем).

Рисунок 2 Рейтинг компаний-производителей бухгалтерского ПО по данным службы телемаркетинга компании Инфин за 9 месяцев 2003 г. по г. Москве Общее количество звонков = 29850

"Доверяй, но проверяй". Чтобы оценить объективность представленных "ИНФИНом" данных, мы сравнили их с результатом одного из собственных исследований. Получилось очень, похоже. Судите сами. Наши (Бизнес-Программы-Сервис) результаты опроса посетителей выставки "Бухучет и аудит 03"

Рисунок 3 Результаты опроса посетителей выставки "Бухучет и аудит 03" (%)

Любые Топ-100 и прочие рейтинги сравнивают, прежде всего, фирмы и их маркетинговый успех. Сами программы сравниваются реже и к тому же не по всем параметрам. На ежегодных конкурсах "Бизнес-Софт" программы сравниваются, прежде всего, по их возможностям, по заложенным в них учетным моделям, по функциональному наполнению. Но в тот момент, когда какое-либо предприятие принимает решение заняться автоматизацией, то возникает потребность в сравнении еще по одному параметру - по цене программы. Более того, зачастую этот фактор становится решающим при принятии решения. Чтобы помочь сориентироваться в уровне цен, мы регулярно проводим исследования в этой области. Сравнивать цены имеет смысл только на более-менее сопоставимые программы. В идеале сопоставимыми являются программы, относящиеся к одному и тому же классу. Но поскольку классов программ даже по конкурсному классификатору довольно много, мы решили упростить подход, разделив все программы, содержащие бухгалтерское ядро или подсистему бухгалтерского учета, на три группы - "малые", "средние" и "крупные". Есть такой нестрогий, но часто используемый термин "среднее предприятие". Программы, ориентированные именно на средние предприятия мы и попытались выделить. Следовательно, сюда не включены системы, рассчитанные преимущественно на малый бизнес. С другой стороны мы отбросили комплексы, существенно более широкие, чем бухгалтерия, с элементами товарного и оперативного учета, подсистемами документооборота и планирования. И тех, и других мы рассмотрим чуть позже. Чтобы все-таки увязать это упрощенное деление с конкурсным классификатором, отметим, что в группу "средних" можно отнести программы классов "Комплексная бухгалтерия для средних и малых предприятий", "Отдельные задачи (участки) учета", "Универсальная бухгалтерская программа с расширенными адаптационными механизмами", "Бухгалтерская программа-конструктор". Все включенные в рассмотрение системы купивший в принципе сможет установить самостоятельно. Хотя с помощью дилера или консультанта это получиться оптимально. Рассматриваемые разработки в разной мере содержат элементы товарного учета и анализа хозяйственной деятельности. Общим моментом является и то, что они универсальны для использования в различных отраслях хозяйства, хотя в большинстве имеют дополнительные функции, связанные с возможностью учета торговой или (реже) производственной специфики. Программы, каких производителей мы включили в рассмотрение? В первую очередь - явных лидеров рынка. Кроме того, включили несколько программ, которые лидерами не являются, но достаточно точно попадают под выше обозначенные характеристики. Зачастую тип продукта лучше всего характеризуют 1-2 наиболее известные марки. Вспомним тот же "аспирин". В данном случае можно сказать, что в обзор включены "парусы" и "бэсты". Чтобы не обзванивать все фирмы, информацию о текущих ценах мы попросили предоставить специалистов салона "финансист", где все упомянутые программы демонстрируются и продаются. Каждый из перечисленных разработчиков производит существенно большее число продуктов, но консультанты Салона отобрали по нашей просьбе лишь наиболее сопоставимые. Может возникнуть вопрос, почему у некоторых фирм указано только по одной программе, а у других сразу по 2-3. Все дело в комплектации. Одни фирмы продают набор функций в рамках одной программы. Другие разбивают его на несколько программ. Поэтому, например, набор функций одной системы "БЭСТ-4" эквивалентен набору функций сразу трех программ компании "Инфин". Это "Инфин-Супер", плюс "Торговля-Супер", плюс "Зарплата Макси". Избранные нами в качестве "эталонов" программы "БЭСТ" и "Парус" содержат ряд дополнительных функций, связанных с товарным учетом и анализом. Чтобы покупка программ у других производителей была сопоставима по результату, мы условно доукомплектовали их. Поэтому для более корректного анализа, на наш взгляд, следует сравнивать с эталонами именно сумму цен всего комплекта. Звездочкой (*) помечены дважды пересчитанные показатели цены. Дело в том, что у фирм "Интеллект-Сервис" и "Инфософт" цены указаны в долларовом эквиваленте. Однако фирмы заявляют, что пересчет происходит не по курсу Центробанка, а по их собственному. На 14 сентября этот курс был установлен "Интеллект-Сервисом" на уровне 23 руб./долл., а "Инфософтом" на уровне 17 руб./долл. при (напомню) официальном курсе примерно 25.5 руб./долл. Поэтому, сохранив их долларовые цены, указанные в прайс-листе, мы через дробь привели цены, приведенные к общему эквиваленту. Продукты фирмы "1С" ранее не включались нами в число программ для "средних" предприятий. Но время идет, и от версии к версии системы этой фирмы становятся все более мощными. Однако, даже с ростом программы, она сохраняет многие родовые черты. В частности, можно говорить о высокой гибкости и настраиваемости. Многие поставщики этой программы вовсю используют этот аппарат настройки. По нашим сведениям настройка этого комплекса под специфику конкретной фирмы обходится от 500 и до нескольких тысяч долл.

Таблица 1 Цены на бухгалтерские программы для "средних" предприятий

(**) - По мнению консультантов, при наличии у клиента сети, объединяющей 10 и более рабочих мест, имеет смысл использовать другую SQL- версию 1С:Предприятие. Но в этом случае не только существенно вырастают цены, но и меняется весь порядок ценообразования. Ценообразование у каждый фирмы настолько своеобразно, что приведенные в таблице цифры следует воспринимать как ориентировочные. С одной стороны на нем отразились экономические реалии переходного периода, а с другой - такая сложная система определения конечной цены оставляет пространство для маневра, как самой фирме-производителю, так и дилеру. По мнению консультантов, в большинстве случаев возможен торг, результатом которого может быть реальное снижение цены. Есть мнение, что склонность или желание поторговаться появились у дилеров после их активного вывоза в последние годы на семинары в Турцию, Тунис, Кипр, Египет и пр. страны. Немаловажным способом стимуляции клиента остаются скидки при покупке варианта на большее число рабочих мест. Из нижеприведенной таблицы видно, что максимально стимулируют к этому шагу фирмы "Авэр" и "Комтех+".

Рисунок 4 Во сколько раз становится дешевле одного рабочее место при покупке 20-ти пользовательского варианта по сравнению с 3-х пользовательским

Неплохую пищу для анализа дает простое сравнение цен на программы за интервал в целых три года.

Таблица 2 Изменение цены на бухгалтерские программы для "средних" предприятий за три года

Из таблицы видно, что большинство фирм снизили цены. Повысили же - только две фирмы, которых объединяют относительно невысокие тиражи, позволяющие работать более тесно с каждым клиентом. А любой намек на эксклюзив позволяет уверенно повышать цены. Средняя цена комплекса в локальном варианте в 2002 г. составила приблизительно 650 долл. А в 2003 г. она составляла приблизительно 840 долл. Таким образом, средняя цена за три года упала с 840 до 650 долл., т.е. почти на 23%. Разумеется, не последнюю роль в этом сыграл прошлогодний кризис. Однако бухгалтера скорее интересует не относительное изменение цены, а абсолютная величина. Чтобы понять примерную величину затрат на автоматизацию, возьмем ходовой вариант на 5 рабочих мест. Его средняя стоимость составляет 2300 долл. Поторговавшись, систему можно купить и за 2000. Плюс столько же вы потратите на настройку, внедрение и обучение. Итого, стоимость проекта без учета технического дооснащения может составить около 4 тыс. долл. А с дооснащением - 5-8 тыс. долл. Еще раз напомним, что речь идет о "средних" бухгалтериях. Консультанты салона "Финансист" привели нам примеры, когда на крупном предприятии в огромной бухгалтерии работала скромная по цене программа "Инфо-Бухгалтер", купленная примерно за 150 долл. И наоборот, когда на небольшом предприятии оптовой торговли, насчитывающем всего 9 сотрудников была закуплена мощная и недешевая система "Галактика". Но все это, скорее исключения. Успех экономических реформ зависит не только от действий Правительства, но и от того, как работает страна - каждое предприятие, каждая фирма, каждая организация. А эффективность их работы зависит от уровня используемых ими технологий и, в первую очередь, учетных, управленческих и современных компьютерных. Используя медицинский термин, можно сказать, что главными "разносчиками" этих технологий являются фирмы-разработчики программ, внедрены программ, системные интеграторы, консультационные и аудиторские компании. Аудиторские и консалтинговые услуги пока что не носят ярко выраженного отчуждаемого и тиражируемого характера. Поэтому наиболее массовое распространение технологий происходит через финансово-экономические программы. Не случайно фирмы-разработчики сегодня стали одной из немногих по-настоящему конкурентоспособных и достаточно влиятельных отраслей хозяйства. Тема моего выступления обозначена как "Анализ рынка бухгалтерских компьютерных программ". В этом есть некоторая дань событию: Съезду бухгалтеров и аудиторов. Однако можно ли выделить сугубо бухгалтерские программы? На первый взгляд - да. Упрощенно, их можно разбить на два класса (два сектора рынка): Первый класс - это недорогие тиражные бухгалтерские программы, ориентированные на малый и средний бизнес. Наиболее известные разработчики программ этого типа: "1С", "Информатик", "ДИЦ". По некоторым оценкам, эта тройка занимает до 70% своего сектора рынка. Второй класс - это более дорогие тиражные бухгалтерские и управленческие системы, ориентированные на средние и частично крупные предприятия. Наиболее известные представители - корпорация "Парус", фирмы "Интеллект-Сервис", "Инфин" и, возможно, "Инфософт". Эти фирмы в совокупности занимают не менее 40%-45% своего сектора рынка. В последнее время в этот класс проникает и фирма "1С" с клиент-серверной системой. Если этим ограничиться, то такой подход к рынку бухгалтерских программ не будет корректным. Подсистемы бухгалтерского учета присутствуют в любой корпоративной и управленческой системе. Следовательно, нужно учесть при рассмотрении также сегмент дорогих малотиражных комплексных управленческих систем, ориентированных на средние и крупные предприятия и корпорации. Наиболее известными представителями здесь являются корпорации "Галактика", тот же "Парус", "АйТи". Многие слышали о продукции компании SAP, но о западных продуктах я постараюсь сегодня не упоминать. Менее известны отечественные компании "Никос-Софт", "ЛокИС", "ИнтеллГрупп", также работающие в этом сегменте. Но учет сам по себе мало информативен для руководства. Для принятия решений необходим анализ учетных данных. Следовательно, в круг рассматриваемых систем включаем тиражные аналитические системы. Наиболее известными разработчиками таких систем являются фирмы "ИНЭК" и "Про-Инвест Консалтинг". Любой бухгалтер и аудитор опирается на нормативную базу. А информационно-правовые системы - это еще один самостоятельный сектор рынка. Он интересен еще и тем, что на нем очень быстро выделились 3 явных лидера ("Гарант", "Консультант", ЦКР), постепенно превращающих этот рынок в живой пример олигополии из книг по маркетингу. Примеры сегментов рынка, так или иначе связанных с учетной тематикой, можно продолжать, например, в отраслевой плоскости (торговые, банковские и иные системы). Но почти каждая из упомянутых фирм производит продукцию не только для бухгалтеров, но также и для руководителей, аналитиков, торговых работников и т.д. Такими образом, наиболее корректно было бы говорить о более широкой категории - о рынке финансово-экономического или делового программного обеспечения. На английском языке это звучит более компактно - Business-Soft (Бизнес-Софт). Не случайно так называется ежегодный конкурс деловых программ, проводимый Центром "Бизнес-Программы-Сервис", журналом "Бухгалтерский Учет" и Международным еженедельником "Финансовая Газета". Кстати, достаточно подробный классификатор существующих программ можно получить из материалов этого ежегодного конкурса (см. также "Финансовую газету" стр.15 февраль-май) Прежде чем назвать цифры, оговорюсь, что большинство приводимых мною данных взяты из различных отчетов Центра исследований экономических систем "Бизнес-Программы-Сервис". На российском рынке деловых компьютерных программ насчитывается 450-500 отечественных фирм-производителей и примерно 4700 региональных фирм-дилеров. Оборот этого рынка (деловых программ и услуг) за 1998 г. составил примерно $ 500 млн. без учета стоимости компьютерной техники. И подчеркну, без учета стоимости проектов с участием западных систем. Как правило, за них расплачиваются западными же кредитами. Подавляющее большинство наиболее известных разработчиков сосредоточены в Москве. Однако существует немало региональных производителей бухгалтерских, аналитических и торговых программ. Например: фирма "Компас" г. Санкт-Петербург, фирма "Квантекс" г. Рязань, фирма "Комсофт" г. Тольятти Среди известных региональных центров, где присутствуют свои сильные команды разработчиков можно выделить Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Екатеринбург, Тольятти. Но, конечно же, местом наивысшей концентрации производителей программ и их потребителей является Москва. О том, насколько охвачены компьютеризацией столичные бухгалтеры, можно косвенно судить по посетителям выставок и, в частности, ежегодной выставки "Бухгалтерский учет и аудит". Наш центр проводит опросы практически на всех профильных выставках. В частности на выставке "Бухучет и аудит'03" было опрошено свыше 500 посетителей. 85% опрошенных заявили, что их фирма (организация) уже использует Финансово-экономические программы, а 66% указали, что использует Правовые базы данных. Разумеется, эти цифры касаются наиболее активного слоя московских предприятий, т.е. тех, кто составляет основную часть посетителей выставки "Бухгалтерский учет и аудит". Сразу после августовского кризиса рынок пребывал в шоке. Это длилось примерно полтора-два месяца. Затем производители стали существенно снижать цены, а потребители сначала выплачивать долги за сопровождение и за уже сделанные поставки, а потом постепенно стали покупать новые подешевевшие программы. Осенью и в начале зимы наблюдалась снижение спроса. Покупали самое дешевое, скорее учетное, нежели управленческое программное обеспечение. С февраля ситуация стала выправляться и уже в марте некоторые фирмы бодро заявили о выходе на докризисный уровень, если не по числу клиентов, то хотя бы по уровню цен на ряд продуктов. Правда, в апреле-мае положительная динамика, вопреки ожиданиям, вновь пропала. Обратимся теперь к самим системам. Несмотря на кризис, прогресс в разработках не останавливался даже осенью. Тенденции в развитии программ позволил выявить прошедший конкурс "Бизнес-Софт'03". Программы анализировали 15 экспертов (среди них д.э.н. Евгений Шуремов, к.ф.-м.н. Леонид Дзагуров, д.э.н. Дмитрий Чистов и др.) Материалов и выводов очень много. Приведу лишь некоторые из них. Программы становятся все более "инструментальными", т.е. при внешней простоте они вбирают в себя мощные подсистемы настройки, которые можно сравнить с языками программирования. Все большее число разработчиков ориентируется на создание корпоративных систем. В этой связи большое внимание уделяется технологиям тиражирования и консолидации данных. Все большее внимание уделяется аналитическим системам. Если в первый момент после кризиса наблюдалась снижение спроса, то сейчас снова возрастает интерес к сложным аналитическим системам. Технологический и финансовый разрыв между фирмами-лидерами и остальными фирмами продолжает увеличиваться. В каком-то смысле, завершается очередной виток эволюционной спирали. 15 лет назад почти повсеместно в бывшем СССР использовалась централизованная обработка данных. Потом все перешли на автономные ПК, потом объединили их в сети, потом стали переходить на архитектуру клиент-сервер: сначала на двухуровневую модель, потом на трехуровневую. В связи с экономическим кризисом просматривается устойчивая тенденция смещения активности рынка из сегмента продаж в сегмент внедрений ЭКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦИИ №12,97 "Комплексная автоматизация управления предприятием: от заказных разработок к тиражируемой системе" И.Аглицкий.. Как известно, у бухгалтеров почти никогда не бывает свободного времени, чтобы освоить и настроить программу самостоятельно. Поэтому существенно возрастает нагрузка на внедренцев, происходит рост числа обслуживаемых ими клиентов. При этом послекризисные цены и здесь упали. Пользуясь, случаем, хочу напомнить бухгалтерам избитую, но актуальную истину о том, что скупой платит дважды. По собственному опыту знаю, как вы сегодня упорно торгуетесь, используете различные скидки, экономя средства предприятия при покупке программы. Но при этом зачастую покупаете не ту систему, которая вам действительно нужна. Настоящая экономия будет в том случае, если вы будете не просто покупать программу, а покупать, выбирая из альтернативных вариантов. Да еще и с опытным консультантом. 2003 год, как и предыдущие, готовит бухгалтерам и руководителям новые хлопоты. Готовятся к принятию новые нормативные акты, стандарты учета и отчетности. Естественно, пользователей программ волнует, как с этим справятся разработчики? Снова приведем результаты опроса. Похоже, что бухгалтера доверяют программистам. 63% посетителей считают, что разработчики программ помогут приспособиться к новым реформам в бухгалтерском учете и отчетности. В одной из книг д.э.н. В.М.Соколинского по экономической теории написано, что на продвинутой ступени развития рынка участники сбыта, заинтересованы в росте массового спроса (в высоких доходах потребителей). Казалось бы, наш российский рынок далек от высокой ступени развития. Но дело в том, что рынок деловых программ развивается быстрее, чем страна в целом. Поэтому российские разработчики уже сегодня делают все для того, чтобы их клиенты были богаче. Другими словами, они сначала помогают предприятию заработать деньги, а уже потом берут за это деньги. Вот пример зрелого поведения целой группы фирм-лидеров. В начале апреля 12 фирм-разработчиков ("1С", "АйТи", "Гарант", "ДИЦ", "Парус", "Инфин", "Информатик" и т.д.) объявили о проведении акции "Программа поддержки российского производителя".