Главная
Коллекция "Revolution"
Бухгалтерский учет и аудит
Особенности проведения экспертизы ценности документов
Особенности проведения экспертизы ценности документов
Понятие экспертизы ценности документов, ее место в делопроизводстве и критерии проведения. Цели, задачи, состав и порядок работы экспертной комиссии. Особенности отбора документов на хранение как завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 11.06.2013 |
| Размер файла | 77,2 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Содержание
- Введение
- Понятие экспертизы ценности документов
- Экспертиза ценности документов в делопроизводстве
- Критерии экспертизы ценности документов
- Сопроводительное письмо
- Цели, задачи, состав и порядок работы экспертной комиссии
- Состав экспертной комиссии
- Порядок проведения экспертизы ценности документов
- Отбор документов на хранение
- Заключение
- Литература
Введение
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.
Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:
документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;
хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.
Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, а точнее - постоянно.
Сведения итоговой записи о количестве заведенных дел лежат в основе проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия организации.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения документов должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы временного (до 10 лет включительно) хранения. По документам, сроки хранения которых не установлены государственным или отраслевыми перечнями, экспертная комиссия принимает самостоятельное решение.
В результате работы экспертной комиссии формируются четыре группы документов с различными сроками хранения:
1) подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
2) подлежащие длительному (свыше 10 лет) хранению в ведомственном архиве (документы по личному составу);
3) подлежащие временному (до 10 лет включительно) хранению;
4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. В акт об уничтожении включаются дела, срок хранения которых истек к 01 января того года, в котором составлен акт. При определении срока хранения значение имеет только год заведения дела, месяц во внимание не принимается.
Уничтожать документы без составления актов о выделении документов к уничтожению категорически запрещается.
Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:
1) Рассмотреть понятие экспертизы ценности документов.
2) Охарактеризовать процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
3) Определить функции, права и организацию работы экспертной комиссии.
4) Определить порядок проведения экспертизы ценности документов и проблемы, возникающие в нем.
Понятие экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004)?, Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральном архивном агентстве (2004), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.
Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
Архивы организаций, хранящие кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.
Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".
Федеральный закон от 22.08.2004 № 125 - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.
Закон РФ "Об архивном деле в РФ"? определяет понятие "экспертиза ценности документов", как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Для того чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии). Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения. Основной задачей экспертной комиссии является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.
Экспертиза ценности в учреждении должна быть организована правильно и проводится ежегодно. Условно можно определить следующие этапы этой работы:
1 этап. Первоначально экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности документов дела (как правило - IV квартал текущего года).
2 этап. При завершении дел в делопроизводстве (обычно - I квартал следующего года) документы, образовавшиеся в течение прошлого года, делятся на группы в соответствии со сроками их хранения.
3 этап. На основном этапе экспертизы ценности проводится полистный просмотр документов перед формированием их в дело. Проводит эту работу делопроизводитель учреждения и это очень важный момент, так как делопроизводитель - единственный специалист своей сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве
При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.
В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к
Федеральный закон от 22.08.2004 № 125 - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" длительному хранению или сдаче в архив учреждения. На третьем этапе, при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов.
Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.
При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим:
ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива);
главный бухгалтер организации;
секретарь-референт.
Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
Кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией проводятся следующие мероприятия:
рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу);
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
решение вопросов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
решение вопросов о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
подготовка и внесение на рассмотрение экспертной комиссией предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.д.;
согласование проектов номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений.
Определение сроков хранения документов проводится по "Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения". Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.
В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.
Экспертная комиссия предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.
Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.
Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями.
В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы:
1) документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив;
2) документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет);
3) документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно);
4) документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).
Срок хранения документов "до минования надобности" означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года.
В архив передаются следующие документы:
устав, учредительный договор, решение о создании общества;
свидетельство о государственной регистрации;
документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
положение о филиалах или представительствах общества;
годовые финансовые отчеты;
документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;
протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);
списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;
акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;
внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;
документы по личному составу предприятия;
другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.
Передаются в архив также бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителя по основной деятельности.
Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, а руководителей предприятия - постоянно. Бухгалтерские документы (за исключение лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. При этом запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.
Переписка хранится, как правило, 3 года и на архивное хранение не передается (исключение составляют очень важные для работы организации письма).
При проставлении сроков хранения учитываются только года. День и месяц составления документа значения не имеют. Например, контракты за 2000 г. с пятилетним сроком хранения должны включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 г.
При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых являются следующие:
Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых в организациях и на предприятиях различных сфер деятельности, определяется значимостью учреждения (в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т.д.);
Значимость содержания документов. Обычно документы, созданные в организациях делят на две группы - документы по основной деятельности и вспомогательные (нужные для текущей работы учреждения). Документов второй группы намного больше, но они имеют временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет);
Время и место образования документов. Эти критерии, как правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение. Документы за этот период требуют большого внимания и на государственное хранение может отбираться большее количество документов, чем в обычные годы. Критерий места применяется, когда значительные события происходят на определенной территории;
Подлинность и копии документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии должны быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для исходящих писем - это номер и дата);
Юридическая сила документа. Этот критерий вытекает из предыдущего, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы (как подлинники, так и их экземпляры);
Физическое состояние документа. Критерий применяется в отдельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и отправлять на реставрацию), или выделять к уничтожению (если они не являются основными);
Особенности документа. Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие документу уникальность. Такие документы отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения или принадлежности.
Критерии экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся:
роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;
время и место образования документов.
К критериям содержания относятся:
значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;
значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.
К критериям внешних особенностей документа относятся:
юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);
наличие резолюций, пометок;
особенности передачи текста;
особенности материальной основы документа;
особенности физического состояния документа.
Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает следующие процедуры:
проведение экспертизы ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел;
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. В число основных принципов ценности включаются принципы историзма, комплексности и всесторонности оценки документов с точки зрения их экономического, научно-технического и социально-культурного значения. К критериям ценности относятся происхождение документов, их содержание и внешние особенности.
Экспертиза ценности документов осуществляется на протяжении всего "жизненного цикла документа", начиная с определения схемы систематизации документов в дела и кончая передачей дел на государственное хранение.
Выделяются следующие этапы проведения экспертизы ценности документов:
определение сроков хранения документов по перечню при составлении - номенклатуры дел;
систематизация документов в дела соответствующих сроков хранения;
корректирование сроков хранения документов при передаче дел в ведомственный архив;
корректирование сроков хранения документов при передаче дел на постоянное хранение в государственный архив.
Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией учреждения, фирмы. В крупных учреждениях, фирмах формируется центральная экспертная комиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений. Персональный состав экспертной комиссии утверждается приказом первого руководителя учреждения, фирмы. В комиссию включаются наиболее квалифицированные работники, имеющие большой опыт работы в сфере деятельности учреждения, фирмы, а также руководители службы ДОУ, ведомственного архива и бухгалтерии. Комиссия состоит из трех-пяти человек и работает под председательством одного из заместителей первого руководителя.
Экспертная комиссия является совещательным органом, которая работает в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания. Решения экспертной комиссии утверждаются руководителем учреждения, фирмы.
Положение об экспертной комиссии разрабатывается на основе типового положения, утвержденного Росархивом. Решения экспертной комиссии оформляются протоколами.
Основные функции экспертной комиссии:
рассмотрение проектов сводной номенклатуры дел учреждения, ежегодных изменений и дополнений, вносимых в номенклатуру;
организация ежегодного отбора документов для хранения;
рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и описей дел долговременного сроков хранения (свыше 10 лет), в т. ч. о личном составе;
рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
организация рассмотрения предложений об изменении сроков хранения документов;
участие в подготовке и рассмотрении нормативно-методических материалов по ДОУ и архивному делу;
рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и утраченных делах, подлежавших передаче в последующем на государственное хранение;
проведение инструктажей, консультаций, контроль за соблюдением требований инструкций об обработке, использованию и хранению документов и дел в учреждении, фирме;
методическое руководство и контроль за деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций.
Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра дел и анализа фактического содержания документов, степени их ценности. В результате может потребоваться переоформление дела и выделение документов, срок хранения которых резко увеличивается или уменьшается. Например, дела, содержащие предложения, заявления и жалобы граждан, имеют пятилетний срок хранения, однако экспертная комиссия при необходимости может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Не следует вести экспертизу, руководствуясь только заголовками дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
В результате проведения экспертизы ценности документов выделяются четыре категории дел:
1. Дела постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив.
2. Дела долговременного хранения в ведомственном архиве учреждения, фирмы (свыше 10 лет).
3. Дела временного хранения (до 10 лет).
4. Дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
По окончании проведения экспертизы ценности документов и отбора дел с документами постоянного и долговременного срока хранения приступают к их оформлению.
Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Дела оформляются и готовятся к сдаче в ведомственный архив в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ учреждения, фирмы и структурных подразделений, в ведении которых находились заведенные и сформированные дела, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет. Однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 3-5 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хранения 3-5 лет, и снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов.
Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы выделенного хранения за соответствующий период времени, поскольку документы выделенного хранения являются составной частью документального фонда предприятия. К проведению экспертизы ценности конкретного дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу).
Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения, а также определяется возможность снятия грифа конфиденциальности с отдельных документов или с дела в целом.
При уточнении сроков хранения документов необходимо руководствоваться "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения". Однако в этом перечне не нашла отражение часть документов, образующихся в деятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности таких документов следует руководствоваться методическими рекомендациями "Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных структур)", в которых содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения.
При проведении экспертизы ценности научно-технических документов необходимо использовать "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России".
Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:
содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа);
происхождение документа (место и время издания);
внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическое состояние).
Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле. Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения содержания документа и определения его срока хранения на основе перечней документов с указанием сроков хранения или критериев определения ценности документов.
Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта. В ней отражаются:
номер дела (документа выделенного хранения), его заголовок;
операции (с обоснованиями), которые необходимо произвести:
какие документы и в какое дело перешить,
какие документы подлежат уничтожению,
с каких документов можно снять гриф конфиденциальности;
какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню.
По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:
какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения);
какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;
какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;
с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем.
Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия.
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо - деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.
Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.
Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.
В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.
Цели, задачи, состав и порядок работы экспертной комиссии
Экспертная комиссия создается с целью мониторинга и оценки качества работы.
Основными задачами экспертной комиссии являются:
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к передаче в архив учреждения;
организация и проведение отбора документов, подготовка их к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (в случае если документы отнесены к составу Архивного фонда РФ).
В соответствии с возложенными на нее задачами экспертная комиссия выполняет следующие функции:
1) Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.
2) Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3) Оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения:
по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;
по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;
по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.
4) Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
4.1 На утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:
описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.
4.2 На согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:
сводную номенклатуру дел учреждения;
описи дел по личному составу;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.
4.3 На рассмотрение ЭПК архивного учреждения:
предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
4.4 На утверждение руководителя учреждения:
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п.4.1);
Состав экспертной комиссии
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.
Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.
Порядок проведения экспертизы ценности документов
Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел.
В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.
В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.
Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством.
Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.
Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения - с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.
Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).
Ответственный момент экспертизы - выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистаю в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.
В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры.
Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.
Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации.
Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
* составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);
* проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;
* запись ЭД на машинные носители;
* проверка качества записи;
* описание ЭД;
* проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
* подготовка комплекта сопроводительной документации.
В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.
Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.
В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.
Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).
Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем.
Отбор документов на хранение
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным - до 10 лет, временным - свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.
Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
После утверждения описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) по личному составу разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Порядок утверждения описей зависит от того, является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива.
В том случае, если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, описи утверждаются руководителем после утверждения и согласования их в установленном порядке экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (учреждения).
Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится руководителем организации без согласования с архивным органом (учреждением). В данном случае описи и акт согласовываются экспертной комиссией организации.
Хотелось бы подчеркнуть, что уничтожение дел с истекшими сроками хранения в организациях производится при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени. Это означает, что если проведена научно-техническая обработка документов по 1995 год включительно, то уничтожены могут быть только документы с истекшими сроками хранения по 1995 год включительно. Документы за последующий период, начиная с 1996 года, уничтожать без упорядочения дел по личному составу запрещается, даже если сроки хранения их истекли согласно Перечню.
Документы, отобранные по Перечню к уничтожению, включаются в акт, который составляется по установленной форме.
Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.
Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы направляются для уничтожения на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего в акте делается соответствующая запись. К акту подшивается квитанция о сдаче документов на переработку.
В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов в присутствии представителя организации.
экспертиза ценность документ комиссия
Заключение
Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.
Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.
В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.
Литература
1. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций, предприятий Республики Беларусь / С.В. Жумарь. - Мн.: БелНИИДАД, 1997. - 184 с.
2. Шумейко М.Ф., Козак К.И., Селеменев В.Д. Архивоведение Беларуси. Учебное пособие в 2-х частях. - Мн.: Издательский центр РИВШ, 1998.
3. Давыдова Э.Н., Рыбаков Л.Е. Делопроизводство: учебно-практическое руководство. - 9-е изд. - Мн.: ТетраСистемс, 2005. - 288 с.
4. Михальченко А.М., Давыдова Э.М. Пособие по делопроизводству. - Мн.: Полымя, 1993. - 333 с.
5. Крайская Е.В., Челлини Э.В. Архивоведение. Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996. - 224 с.
6. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Высшая школа, 1991. - 159 с.
7. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. "Современное делопроизводство" 3-е изд. - СПб. ПИТЕР, 2007;
8. Спивак В.А. "Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство)" СПб.: ПИТЕР, 2007.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
История развития российской теории экспертизы ценности. Порядок и организация проведения экспертизы ценности документов. Особенности архивного хранения документов. Методика и критерии оценки ценности документов. Технология отбора документов на хранение.
курсовая работа [569,9 K], добавлен 06.12.2010Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Экспертиза ценности документов. Критерии оценки. Составление описи и порядок передачи дел. Хранение документов в электронной форме.
реферат [123,5 K], добавлен 03.07.2008Понятие и назначение экспертизы ценности документов. Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Назначение экспертных комиссий. Основные группы документов с различными сроками хранения.
дипломная работа [71,2 K], добавлен 19.03.2011Задачи, порядок проведения экспертизы ценности документов. Организационные мероприятия проведения экспертизы. Оперативное хранение документов. Хранение документов в структурных подразделениях организаций. Оперативное хранение машиночитаемых документов.
контрольная работа [22,5 K], добавлен 11.09.2008Цель и условия создания архивов. Задачи нормативной основы экспертизы ценности документов. Деятельность экспертно-проверочной комиссии. Порядок проведения и принципы экспертизы. Критерии подлинности, внешнего вида и физического состояния документов.
контрольная работа [31,5 K], добавлен 29.03.2012Изучение документов на основании принципов и критериев ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Основные задачи и критерии проведения экспертизы ценности документов. Целевая комплексная экспертиза.
реферат [18,5 K], добавлен 20.09.2010Управленческая деятельность. Документы как источники информации. Экспертиза ценности документов. Функции и права экспертной комиссии. Критерии экспертизы ценности и методики проведения. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации.
контрольная работа [22,5 K], добавлен 14.11.2008История развития экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении. Нормативно-методическое регулирование экспертизы ценности документов. Развитие ведомственных перечней. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы документов.
дипломная работа [148,7 K], добавлен 21.08.2011Принципы, методы, критерии определения ценности документов. Организационное, нормативно-методическое обеспечение. Сущность и история развития Управления Росреестра. Проведение экспертизы ценности документов в Управлении Федеральной регистрационной службы.
курсовая работа [33,0 K], добавлен 01.12.2013Нормативно-правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства. Порядок проведения экспертизы и основные критерии ценности документов. Последовательность их отбора и хранения. Комплектование государственных, муниципальных, ведомственных архивов.
реферат [34,0 K], добавлен 28.11.2014Бланки: понятие, способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления. Согласование как способ предварительной оценки проектов служебных документов. Виды протоколов. Порядок проведения экспертизы ценности документов, критерии их оценки.
контрольная работа [22,7 K], добавлен 13.02.2013Основные направления деятельности электронных архивов. Характеристика главных особенностей экспертизы ценности электронных документов. Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения документов, проблемы обеспечения сохранности и подлинности.
курсовая работа [27,5 K], добавлен 08.12.2011Обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов. Оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Критерии оценки документов.
реферат [19,3 K], добавлен 12.10.2014Принципы, критерии (происхождения, содержания, внешних особенностей) и этапы проведения (определение сроков хранения и их корректирование при передаче в ведомственных архив) экспертизы ценности документов. Правила составления сопроводительного письма.
контрольная работа [49,3 K], добавлен 17.06.2010Взаимосвязь делопроизводства и архивного дела. Организация работы по экспертизе ценности документов. Система экспертных служб. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения. Ответственность за незаконное уничтожение документов в организациях.
контрольная работа [47,8 K], добавлен 01.06.2009Определение понятия оперативного хранения документов, описание современных средств, используемых для этого. Характеристика обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях. Анализ основных требований к хранению документов в организации.
презентация [1,9 M], добавлен 22.02.2010Систематизация и учет документов в организации. Индекс и заголовок дела, количество единиц хранения. Формирование и оформление дел, сроки хранения. Организация оперативного хранения документов. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами.
дипломная работа [40,2 K], добавлен 20.10.2010Основные требования к группированию документов. Принципы и особенности хранения различных типов документации. Оформление дел, заведенных в делопроизводстве структурных подразделений предприятия. Временное хранение документов в структурных подразделениях.
реферат [146,0 K], добавлен 26.04.2011Экспертиза ценности и передача документов на архивное хранение. Регламент Еврокомиссии "Сохранение дел организации". Юридическая сила электронных документов. Процедуры оцифровки документов. Основные функциональные требования к электронному хранилищу.
реферат [18,6 K], добавлен 19.06.2010Подготовка документов к архивному хранению. Обработка дел, экспертиза ценности документов. Оформление обложки дел, составление описи. Сдача дел в ведомственный архив. Хранение документов в электронной форме. Быстрый поиск и использование документов.
реферат [53,7 K], добавлен 12.06.2014
