Забезпечення якості обліку бюджетних установ в умовах використання інформаційних технологій

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЯКОСТІ ОБЛІКУ БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВ В УМОВАХ ВИКОРИСТАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ

Вступ

Постановка проблеми. Бухгалтерський облік в Україні у своєму розвитку пройшов три стадії застосування інформаційних систем: автоматизації, інформатизації, комунікації [2, с. 182].

Проте в період розвитку кризових явищ в економіці України відбуваються зміни у фінансовому стані країни, що призводить до неможливості забезпечення в повних обсягах виконання державних зобов'язань по забезпеченню соціальних гарантій, розвитку галузей соціальної, наукової сфери, які відносяться до бюджетних [5, с. 142]. Впровадження режиму економії державних коштів, запропонованого керівництвом країни, звичайно, повинно частково стабілізувати ситуацію. У зв'язку з цим, перед бюджетними установами і організаціями постає задача щодо удосконалення ведення бухгалтерського обліку доходів і видатків, формування звітності та реалізації програми економії державних коштів.

Тобто, процес стосується саме технології обліку, опрацювання економічної інформації, представлення її у систематичному, повному вигляді для прийняття управлінських рішень. Такі зміни у технології вимагають застосування нових знань, сучасних методів, що на даному етапі можливо при впровадженні автоматизованих інформаційних технологій, що дозволяють не тільки зменшити об'єм часу на обробку економічної інформації, але й сприятимуть підвищенню якісного рівня всього облікового процесу, використанню в повному обсязі наявного ресурсу бюджетних установ.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Питання обґрунтування необхідності та подальшого розвитку впровадження інформаційних систем і технологій в бюджетних установах розглядається багатьма вченими-економістами, такими, як: Ф. Ф. Бутинець, Р. Т. Джога, І. І. Матієнко-Зубенко, Т. А. Писаревська, С. В. Свірко, Н. М. Хорунжак, С. В. Сисюк та інші.

Останнім часом все більше уваги приділяється питанням застосування інформаційних технологій з точки зору забезпечення не тільки якості систематизації облікових даних, а і приведення всього облікового процесу до відповідності міжнародним стандартам. Проте, як показує практика, більшість бюджетних установ, мають низький ступінь автоматизації та більшість операцій виконують за допомогою найбільш простих комп'ютерних програм або вручну.

Мета даного дослідження полягає в тому, щоб визначити основні напрямки впровадження інформаційних систем і технологій як інструменту бухгалтерського обліку та запропонувати загальну систему заходів, які дадуть змогу виправити існуючі недоліки системи бухгалтерського обліку бюджетних установ та вплинути на якість обробки економічної інформації.

Виклад основного матеріалу дослідження

бухгалтерський облік бюджетний інформаційний

Неодмінною умовою вдосконалення управління в бюджетній сфері, як і в будь-якій іншій, є докорінна реконструкція його технічної та інформаційної бази на основі автоматизованої системи обліку з використанням сучасних програмних продуктів.

Обчислювальна техніка суттєво підвищує якість обробки облікової інформації. При цьому застосування комп'ютерів змінює зміст та організацію праці облікового персоналу: зменшується кількість ручних операцій з обробки первинних документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітних форм. Облікова праця стає більш творчою, спрямованою на організацію й удосконалення обліку [4].

Система обліку установ бюджетної сфери утворює одну з частин його загальної інформаційної системи. В умовах використання комп'ютерних технологій відбувається зміна системи облікового процесу, підвищення якості та рівня управління. Тому розробляючи і впроваджуючи програмне забезпечення автоматизації обліку у діяльність установи, необхідно враховувати цілу низку характеристик, що впливають на якісний аспект ведення облікового процесу:

-специфіку діяльності установи (галузь, об'єм робіт);

-характеристику матеріально-технічної бази (наявність достатньої кількості комп'ютерної техніки, наявність необхідного програмного забезпечення);

- наявність кваліфікованих облікових кадрів, які мають досвід роботи з програмними продуктами автоматизації ведення обліку.

Разом з цим, бюджетні установи повинні не тільки йти в ногу з часом, але й аналізувати необхідність і доцільність використання того чи іншого програмного засобу автоматизації обліку. Зокрема, основними критеріями, які повинні враховуватися, є:

- технічні характеристики систем: невибагливість комп'ютерних систем, швидкість обробки інформації, вирішення поставлених завдань, можливість редагування типових форм, форм звітності відповідно до змін законодавчої бази, обмін інформацією між структурними підрозділами підприємства, захист інформації, можливість переходу до нової версії програми з інтеграцією (переносом) даних;

-комерційні характеристики, тобто сприятлива ціна програмного засобу, наявність документації, можливість технічної підтримки (супровід програмного забезпечення), навчання персоналу, консультації тощо;

- ергономічні характеристики, тобто зручність роботи з програмою (інтерфейс), можливість одночасної роботи з документами тощо.

Звичайно, впровадження програмних продуктів дасть змогу бюджетних установам не тільки вести облік операцій по наданню послуг і розрахунків по них, але й створити цілу інформаційну систему, яка дозволить аналізувати роботу всієї установи та своєчасно приймати управлінські рішення.

Проте, аналізуючи усі фактори, що впливають на якість ведення обліку, доцільно звернути увагу не тільки на наявність відповідної матеріально-технічної бази та облікових спеціалістів зі знанням інформаційних технологій, але й на впровадження спеціальних програмних продуктів. Аналізуючи ринок таких продуктів, зокрема, тих, які спрямовані на забезпечення системи управління бюджетними установами і ведення обліку в них, то український ринок представлений небагатьма з них. На даному етапі широко використовують програмні продукти з автоматизації обліку «1С: Бухгалтерія для бюджетних установ», Парус-Бюджет, Казна. Проте, більшість установ використовує для ведення електронного обліку програми Excel, Word. Про який якісний облік йде мова? Жодна із вказаних програм не дає можливості вести бухгалтерський облік як систему: на їх базі можливо лише виконання певних функцій (формувати аналітичні показники і документи, відображати господарські операції, планувати доходи і видатки тощо не як систему, а як окрему операцію). Звичайно, для управління та контролю бюджетними установами цього недостатньо.

З іншого боку, наявність автоматизованого обліку дає можливість покращити якість обліку, оперативність відображення господарських операцій, формування звітності установи, проводити певні розрахункові операції тощо. Ще одним важливим фактором є те, що автоматизація виконання облікових операцій сприяє зменшенню кількості помилок та можливості їх оперативного виправлення.

Отже, автоматизовані інформаційні системи бухгалтерського обліку повинні сприяти підвищенню якості ведення облікового процесу, що можливе при виконанні певних умов:

- розробка програм автоматизації обліку, які б сприяли зростанню ефективності функціонування бюджетної установи, тобто вирішували питання ведення обліку, аналізу діяльності установи та, на базі отриманої економічної інформації, сприяли прийняттю управлінських рішень;

- можливість удосконалення програмних продуктів у випадку зміни методології та методики обліку, оперативне реагування на зміну законодавства;

- можливість та вільний доступ до поновлюваної бази (що є важливим недоліком у вже існуючих програмних продуктів);

- єдиний принцип обробки та систематизації первинних документів, формування зведеної документації, системи внутрішньої документації тощо;

- створення бази даних, яка б давала змогу оперативно отримувати інформацію в електронному вигляді для обліку, аналізу і контролю діяльності установи;

- можливість подання електронних форм звітності у системі казначейського обслуговування та обміну даних (такий недолік є досить суттєвим на думку діючих бухгалтерів);

- можливість використання зовнішніх документів, наприклад, Word- файлів, Excel - файлів тощо;

- можливість коригування системи програми під свою установу, тобто вона повинна бути створена на базі конфігуратора (прикладом є програми 1С).

Виконання цих умов дасть змогу не тільки удосконалити ведення обліку, підвищити якість облікової роботи, а й створити повноцінну систему, яка буде вирішувати цілу низку практичних та управлінських завдань, зокрема, контролю за наявністю та використанням бюджетних коштів. По-друге, раціоналізувати обліковий процес з точки зору виконання облікових операцій, якості та достовірності отримуваної інформації про господарську діяльність бюджетної установи.

Висновки і перспективи подальших досліджень

Особливістю ведення автоматизованого бухгалтерського обліку є те, що постійно формуються і обробляються великі об'єми економічної інформації, які повинні вестися і зберігатися в електронному вигляді (первинні документи, облікові регістри, форми звітності тощо) - тобто формування системи первинного, поточного та підсумкового обліку за допомогою комп'ютерної техніки, а також формування документів аналітичного та управлінського обліку. Однією з вимог до ведення бухгалтерського обліку, особливо в бюджетних установах, є отримання систематичної, достовірної інформації, що можливо лише при впровадженні новітніх знань - інформаційних систем автоматизованого обліку.

Література

1. Програма реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 16.01.2007 № 34 // [Електронний ресурс]. - Режим доступу: www.rada.gov.ua

2. Бенько М.М. Інформаційні системи і технології в бухгалтерському обліку : монографія / М.М. Бенько; Київ. нац. торг.-екон. ун-т. - К. : КНТЕУ, 2010 - 335 с.

3. Бухгалтерський облік у бюджетних установах : навчальний посібник / Ф.Ф. Бутинець, Т.П. Остапчук, Н.А. Остап'юк, С.В. Сисюк. - [2-ге вид., доп. і перероб.]. - Житомир: Рута, 2006. - 472 с.

4. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту : навчальний посібник / С.В. Івахненков. - К. : Знання-Прес, 2003. - 349 с.

5. Осмятченко В.О. Бухгалтерський облік в умовах застосування інформаційних технологій : монографія / В.О. Осмятченко. - К. : КНЕУ, 2010. - 263 с.

6. Хорунжак Н.М. Проблеми та перспективи комп'ютеризації обліку в бюджетних установах / Н.М. Хорунжак, С.В. Сисюк // Економіка і регіони. - 2009. - № 1 (20). - С. 142-146.

Размещено на Allbest.ru