Расчеты с подотчетными лицами

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы [2].

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно, суточные, другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс. Для получения аванса командируемый работник направляется на предварительный расчет в Службу бухгалтерского учета с заявление для расчета суммы аванса (Приложение 2).

Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Размер суточных для коммерческих организаций устанавливается приказом руководителя. Для бюджетных учреждений составляет 100 рублей. Согласно Налоговому законодательству нормативно не облагаемые суточные на территории РФ ? 700 рублей и 2500 рублей за рубежом [22, с.47].

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Наряду с командировочным удостоверением издается приказ о командировке. Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия. Днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта [5].

Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

· расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

· обязательные консульские и аэродромные сборы;

· сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

· расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

· иные обязательные платежи и сборы [12,с.246].

Представить авансовый отчет об израсходованных суммах сотрудник обязан в течение трех рабочих дней. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы: командировочное удостоверение, билеты на проезд, квитанции, чеки. Документы, прилагаемые к авансовому отчету, необходимо пронумеровать в порядке их указания в отчете.

Бывают случаи, когда работник не может приложить к авансовому отчету оправдательные документы. Например, он их потерял. В этом случае руководитель предприятия вправе оплатить затраты на основании заявления работника (Приложение 3). Если руководитель согласен возместить неподтвержденные расходы, он должен сделать на заявлении разрешительную надпись и указать сумму компенсации. Заявление прилагается к авансовому отчету [10,с.87].

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются [17,с.47].

Любые представительские расходы должны быть документально оформленными и экономически обоснованы. В качестве первичных документов можно рассматривать: счета, чеки ККТ, акты выполненных работ, транспортные билеты, накладные, товарные чеки и другие.

Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами:

1. Приказом руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели.

2. Программой мероприятий, составом делегации с указанием должностей приглашенной стороны.

3. Списком представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.

4. Перечнем должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий.

5. Порядком выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.

6. Сметой представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.

7. Актом (отчетом) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы.

Все эти документы должны содержать обязательные реквизиты: название документа, дата составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, их личные подписи. Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию: дату деловой встречи или приема, место проведения этого мероприятия, программу мероприятий, состав участников со стороны организации и представителей другой организации, цель проведения мероприятия, сумму предполагаемых расходов [17,с.48].

Пример отчета о проведении деловой встречи представлен в Приложении 4.

1.2 Нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

· 1-ый уровень (законодательный) - определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. №129 ФЗ (в ред. от 03.11.2006г. №183 ФЗ) [3].

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» просматривает порядок обложения НДФЛ. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли [1].

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку [2].

Постановление Правительства РФ об особенностях направления работников в служебные командировки от 13.10.2008 г. № 749.

· 2-ой уровень (нормативный) - устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в ПБУ №10/99 «Расходы организации» от 6 мая 1999г. №33н. Из Положения следует, что, если понесенные организацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами. При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности [5].

Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/08 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 6.10.08.

· 3-ий уровень (методический) - документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в Письме ЦБРФ о «Порядке ведении кассовых операций» от 4 октября 1993г. № 18 (в ред. письма ЦБРФ от 26.02.96г. № 247). В связи с тем, что расчеты с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 рублей [9].

· 4-ий уровень (организационный) - организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1.Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации.

2.Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

· приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

· расходный кассовый ордер (форма КО-2) - выписывается при выдаче денежных средств под отчет (Приложение 5);

· командировочное удостоверение (форма №Т-10) - определяет фактическое время нахождения работника в командировке (Приложение 6);

· авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

3.Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета - содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

2 Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Камский кабель»

2.1 Экономическая характеристика предприятия

Полное фирменное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Камский кабель».

Место нахождения предприятия: 614030, г. Пермь, ул. Гайвинская, д. 105.

ООО «Камский кабель» (далее - Общество) создано в соответствии с Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г № 14-ФЗ. Общество создано на неопределенный срок. 30 апреля 2004г. Общество поставлено на учет в налоговый орган в качестве юридического лица Инспекцией Министерства РФ по налогам и сборам по Орджоникидзевскому району г. Перми.

Деятельность Общества регулируется действующим на территории РФ Законодательством, учредительным договором и Уставом, зарегистрированным 30 апреля 2004г. Инспекцией МНС России по Орджоникидзевскому району г. Перми.

Общество является самостоятельным хозяйствующим субъектом с правами юридического лица, владеет, пользуется и распоряжается имуществом от своего имени, приобретает имущественные и иные права, может быть истцом и ответчиком в суде. Имущество Общества составляют его основные фонды и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается на самостоятельном балансе. Балансовая и чистая прибыль Общества определяется в порядке, предусмотренным действующим законодательством РФ. Чистая прибыль находится в полном распоряжении Общества [23].

Целью создания Общества является содействие развития и укрепления делового сотрудничества с физическими и юридическими лицами независимо от форм собственности, а также максимальное получение прибыли за счет эффективного осуществления деятельности Общества.

Основные виды деятельности Общества:

· производство кабельно-проводниковой продукции;

· оптово-розничная и торгово-закупочная деятельность

· внешнеэкономическая деятельность;

· все виды проектных и строительно-монтажных работ;

· разработка, внедрение и продажа «ноу-хау», наукоемких и промышленных технологий;

Общество ведет оперативный, бухгалтерский, налоговый и статистический учет по нормам, действующим в РФ. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте РФ на основе натуральных измерителей в денежном выражении путём сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в соответствии с Рабочим планом счетов бухгалтерского учета, содержащим синтетические и аналитические счета.

Общество самостоятельно определяет структуру органов управления и затраты на их содержание, формирует штат, ведет бухгалтерский и статистический учет и несет за него полную ответственность.

Организационная структура управления представлена в Приложении 7.

Бухгалтерский учет в организации ведется в соответствии с Законом РФ от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.98г. № 34н, Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утвержденным Приказом Минфина от 06.07.99г. № 43н и другими нормативно-правовым актами. Также бухгалтер в своей работе руководствуется Гражданским кодексом (ГК) РФ, Трудовым кодексом (ТК) РФ, Налоговым кодекс (НК) РФ.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в Обществе несет директор через обеспечение выполнения всеми подразделениями и службами, работниками Общества, имеющими отношение к учету требований главного бухгалтера в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений. В Обществе существует централизованная автоматизированная форма организации бухгалтерского учета [23].

Учетная политика Общества сформирована исходя из установленного ПБУ 1/2008 «Учетная политика предприятия», утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008г. № 106н.

Попробуем оценить экономическое состояние предприятия, проанализировать его деятельность за последние 3 года, рассчитать основные показатели. Ведь именно экономический анализ оказывает важную роль на дальнейшую деятельность организации. Для этого нам потребуется бухгалтерский баланс (Приложение 8, 9) и отчет о прибылях и убытках за последние 3 года (Приложения 10, 11).

Основные экономические показатели, характеризующие эффективность экономической деятельности, представлены в таблице 1.

Таблица 1. Основные экономические показатели деятельности предприятия

Анализируя данные экономических показателей за последние 3 года можно сказать, что выручка в 2009 году составила 549552 тыс. руб., что на 385516 тысячи меньше, чем за аналогичный период 2007 года (Рисунок 1).

С помощью рентабельности продукции оценивают эффективность производства отдельных видов изделий [21,с.206]. Видим, что рентабельность с каждым годом снижается. Прибыль также с каждым годом уменьшается. В 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилась на 57758 тысяч рублей.

Рисунок 1. Структура выручки в ООО «Камский кабель»

Обеспеченность трудовыми ресурсами в ООО «Камский кабель» характеризуется данными, приведенными в таблице 2.

Таблица 2. Состав и структура трудовых ресурсов

Анализируя данные из таблицы 2, можно сделать вывод, что происходит постепенное уменьшение численности персонала. В 2009 г. по сравнению с предыдущим годом численность уменьшилась на 233 человека, а по сравнению с 2007 годом на 348 человек. Наибольший удельный вес в составе трудовых ресурсов имеют рабочие (больше 83%). Большое сокращение руководителей произошло в 2009 году по сравнению с предыдущим (33 человека). Удельный вес специалистов вырос с 2008года - 2009год на 0,43%.

2.2 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами. Схема движения документов по подотчетным лицам в ООО «Камский Кабель» представлена в Приложении 12.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Камский кабель» подразделяются на три вида.

Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха. К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки (Приложение 13). На основании приказа руководителя определяется служебное задание (Приложение 14) и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10).

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность. Доверенность (форма № М-2) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика (Приложение 15).

Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима [12,с.264].

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении, должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца [12,с.265].

Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

2.3 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

В ООО «Камский кабель» бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Предприятие 7.7».

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71

«Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. Структура счета «Расчеты с подотчетными лицами» представлена в таблице 3.

Таблица 3. Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче [8].

В ООО «Камский кабель» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами: