Основные функции архивов организаций

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

ОТРАСЛЕВОЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ И ДОКМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ (ОЦПК)

Контрольная работа по программе «АРХИВОВЕДЕНИЕ» (раздел №1) по теме:

«ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ»

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

1. Основные виды архивов организаций

2. Порядок организации работы архива организации

Заключение

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

В соответствии со ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ «государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу в течение сроков их хранения».

Положения, предусматривающие обязанность организации хранить документы, имеются и в ряде других законодательных актов и в иных нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность организаций определенного типа. Например, положения о сохранности документов содержатся в ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», приказе Минфина России от 29.12.2010 № 193н «Об утверждении Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов» и многих других.

Что же касается негосударственных организаций, то они, как говорится в законе «вправе создавать архивы» (ст. 13 ФЗ №125), но «обязаны обеспечивать сохранность архивных документов» (ст. 17 ФЗ №125). Это означает, что негосударственные организации могут либо создавать либо не создавать архив, но в любом случае обязаны обеспечить сохранность документов.

Хранение документов - одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Казалось бы, чего проще - выделить помещение, ввести штатную единицу для работы с архивом и передать туда все документы! Но на деле возникает масса вопросов: начиная с того, как правильно оборудовать помещение для документов, и заканчивая тем, где их следует хранить, если организовать собственный архив затруднительно. Создание архива, его функционирование, использование архивных документов - все это подразумевает комплекс организационных мероприятий, некоторые финансовые затраты и, само собой разумеется, наличие квалифицированных кадров.

1. Основные виды архивов организаций

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

- центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственною подчинении и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти

- центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесённых к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

- объединённый архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчинённости или однотипных по профилю деятельности;

- архив организации, хранящий документы только данной организации и её предшественников.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

- научно-технический архив;

- аудиовизуальный архив;

- архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

2. Порядок организации работы архива организации

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Как любое структурное подразделение организации, архив, как правило, действует на основании положения о структурном подразделении - положения об архиве, утверждаемого руководителем организации, а сотрудники архива - на основании должностных инструкций.

При разработке комплекса этих документов рекомендуем основываться на Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176. Примерное положение распространяется на архивы организаций, создающих в процессе своей деятельности документы Архивного фонда РФ. Если организация (как государственная, так и негосударственная) не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не передает свои документы в установленном порядке в соответствующий архив, она должна исключить из положения об архиве все, что относится к документам Архивного фонда РФ.

Положение об архиве организации определяет статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов.

Так, основными задачами архива организации являются:

- комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив, должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве);

- учет и обеспечение сохранности документов;

- создание научно-справочного аппарата к документам архива;

- использование хранящихся в архиве документов.

Если в процессе деятельности организации создаются документы, относящиеся к Архивному фонду Российской Федерации, то одной из важнейших задач архива является подготовка и передача этой части документации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела, принятыми Российской Федерацией и субъектами Российской Федерации.

Из задач архива вытекают выполняемые им функции, к основным из которых относятся:

- ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива;

- прием упорядоченных документов от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

- учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

- создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;

- информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации;

- организация использования документов по запросам организаций и частных лиц, учет и анализ использования архивных документов организации;

- подготовка ответов на социально-правовые запросы граждан;

- проведение экспертизы ценности документов, организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (если организация является источником комплектования соответствующего архива);

- проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

- организация работы по составлению номенклатуры дел организации;

- оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;

- участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- участие в мероприятиях по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в т. ч. в организациях - источниках комплектования архива.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы:

- основные положения;

- состав документов архива;

- задачи и функции архива;

- права архива;

- организация работы архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя организации, нормативно - методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего государственного архива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК организации.

архив документация фонд

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

За время существования России как самостоятельного государства произошло несколько полных реорганизаций структуры федеральных органов, что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

История создания ведомственных архивов показывает, что появление их связано с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение.

Организационная перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности российского общества способствовала бурному росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля за негосударственными архивами, породила известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения.

Нынешняя ситуация предельно обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.

За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В прежнем виде «отраслевой» подход к работе с документами невозможен. Но, тем не менее, многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов.

В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение - хранение документов органами власти и организациями в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Федеральный Закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации».

2. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.:2007.

3. Основные правила работы архивов организаций. Москва, 2002

5. Алекеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия», 2005.

Размещено на Allbest.ru