Требования нормативных правовых актов к системе внутреннего контроля кассовых операций

Размещено на http://www.allbest.ru/

Требования нормативных правовых актов к системе внутреннего контроля кассовых операций

Система внутреннего контроля - это совокупность методов управления, организационных мер, методик и процедур, принятых и осуществляемых руководством организации для обеспечения эффективности, результативности и соответствия законодательству совершаемых хозяйственных операций, сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения искажений информации на уровне бухгалтерской (финансовой) отчетности в целом и на уровне предпосылок ее подготовки, достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Структура внутреннего контроля состоит из следующих элементов: средств и методов контроля, системы бухгалтерского учета и процедур контроля.

Организация системы внутреннего контроля кассовой дисциплины во многом зависит от осуществляемых организацией видов экономической деятельности. Например, организация общественного питания, розничной торговли с круглосуточным режимом работы торговых точек и организации, осуществляющие перевозку пассажиров или производство оборудования, имеют различную специфику. Однако есть ряд общих аспектов, которые следует учитывать и соблюдать.

Эффективно функционирующая система внутреннего контроля кассовой дисциплины должна обеспечить:

- подбор и расстановку кадров, регламентацию прав, обязанностей и ответственности в должностных инструкциях;

- своевременное и правильное документальное оформление кассовых операций;

- контроль выдачи наличных денежных средств;

- контроль приема наличных денежных средств;

- контроль использования наличной выручки;

- соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе организации;

- соблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования Республики Беларусь.

Рассмотрим некоторые из составляющих систему внутреннего контроля.

Работники организации, исполняющие обязанности кассира

На должность кассира принимаются граждане в соответствии со штатным расписанием. При этом следует соблюсти ряд требований:

- не допускается исполнение руководителями, бухгалтерами, работниками юридического лица, подразделения <*>, пользующимися правом подписи кассовых документов, обязанностей кассира, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которое можно возложить обязанности кассира (п. 61 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29 марта 2011 г. N 107; далее - Инструкция N 107).

- при поступлении на работу в должности кассира необходимо пройти предварительный профилактический, наркологический осмотр (п. 11 перечня категорий (профессий и должностей) работников, допуск к работе которых осуществляется после проведения предварительного профилактического наркологического осмотра при поступлении на работу, утвержденного постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь, Министерства внутренних дел Республики Беларусь, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 8 августа 2005 г. N 23/243/104);

- должность кассира включена в примерный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2000 г. N 764. Этим постановлением утвержден и примерный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

При совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой переданных им ценностей, когда невозможно разграничить материальную ответственность каждого работника и заключить с ним договор о полной материальной ответственности, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность. Работы по выполнению кассовых операций включены в Примерный перечень работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, утвержденный постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. N 54. Этим постановлением также утвержден и Примерный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Следовательно, с кассиром должен быть заключен договор о полной индивидуальной либо коллективной материальной ответственности. Один экземпляр такого договора находится у работника (кассира, являющегося материально ответственным лицом), а другой - в организации.

Согласно пункту 57 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28 июня 2004 г. N 98 (с изменениями и дополнениями; далее - Инструкция N 98), при приеме кассира, раздатчика на работу руководитель юридического лица, подразделения обязан под расписку ознакомить его с положениями Инструкции N 98, после чего с кассиром, раздатчиком заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Аналогичная норма ранее содержалась в пункте 59 Инструкции N 107, который исключен в связи с вступлением в силу постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 27 марта 2012 г. N 136.

Юридические лица, подразделения, не имеющие по штатному расписанию должности кассира или имеющие одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагают на другого работника (п. 61 Инструкции N 107). С этим работником на время исполнения им обязанностей кассира заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, и руководитель юридического лица, подразделения обязан под расписку ознакомить его соответственно с положениями Инструкции N 107 или Инструкции N 98. Кассир, раздатчик в соответствии с законодательством и заключенным с ними договором о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности несут ответственность за сохранность всех принятых ими наличных денег и наличной иностранной валюты.

Руководители юридических лиц, подразделений обязаны обеспечить сохранность наличных денег в кассе, а также при доставке их из банка (в банк).

Юридические лица, подразделения обязаны принять меры по обеспечению сохранности транспортируемых крупных сумм (в тысячу и более раз превышающих размер базовой величины) самостоятельно либо совместно со службами инкассации банков, специализированными подразделениями Министерства внутренних дел Республики Беларусь, с иными организациями в соответствии с законодательством и заключенными договорами (п. 56 Инструкции N 107). Немаловажным аспектом обеспечения сохранности денежной наличности является инструктаж работников организации, осуществляющих доставку денег в банк и из банка, о мерах безопасности. В целях обеспечения безопасности кассира при сдаче денежных средств в банк или при транспортировке их из банка наниматель обязан предоставить кассиру охрану, а в случае необходимости - транспортное средство. Кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

- разглашать маршрут движения и размер перевозимых денежных средств;

- допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных для их доставки;

- следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

- выполнять иные поручения и отвлекаться от доставки денежных средств по назначению (посещать магазины, рынки и другие места).

В связи с этим важным документом является должностная инструкция кассира, в которой закрепляются его права, обязанности и ответственность. Не допускается передоверие кассиром, раздатчиком выполнения порученной работы другим лицам. Не допускается исполнение обязанностей кассира руководителями, бухгалтерами, работниками юридического лица, подразделения, пользующимися правом подписи кассовых документов, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которое можно возложить обязанности кассира. Возможность возложения обязанностей кассира на отдельных работников определяется юридическим лицом, подразделением самостоятельно (п. 61 Инструкции N 107).

Помещение кассы

Касса - это помещение или место приема, выдачи, хранения наличных денег, наличной иностранной валюты и кассовых документов, в том числе и в иностранной валюте (п. 2 Инструкции N 107, п. 2 Инструкции N 98). Все наличные деньги, наличная иностранная валюта юридических лиц, подразделений могут храниться в кассах в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются (п. 57 Инструкции N 107, п. 55 Инструкции N 98).

Ключи от металлических шкафов или сейфов, печати хранятся у кассиров. Учтенные дубликаты ключей помещаются в упаковку, исключающую какую-либо возможность несанкционированного доступа к дубликатам ключей, и хранятся у лиц, ответственных за сохранность ценностей. Не реже одного раза в квартал проводится проверка их наличия. При обнаружении утраты ключа руководителю юридического лица, подразделения необходимо сообщить о происшествии в органы внутренних дел и принять меры к немедленной замене замка металлического шкафа или сейфа (п. 57 Инструкции N 107, п. 55 Инструкции N 98).

Запрещено:

- оставлять ключи в замочных скважинах металлических шкафов и сейфов, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты (п. 57 Инструкции N 107, п. 55 Инструкции N 98);

- хранить в кассе наличные деньги, наличную иностранную валюту, принятые без использования кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, зарегистрированных в налоговых органах, платежных терминалов или без приходных документов, формы которых установлены законодательством (п. 57 Инструкции N 107, п. 55 Инструкции N 98).

Инкассация денежных средств

Юридические лица, подразделения не имеют права накапливать выручку сверх установленных законодательством размеров для осуществления предстоящих расходов. Выручка сдается юридическим лицом, подразделением в обслуживающий банк в течение времени, установленного банком для обслуживания юридических лиц, подразделений.

Юридические лица, подразделения в соответствии с законодательством сдают наличные деньги:

- в обслуживающие банки;

- работникам службы инкассации;

- в организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

Выручка сдается юридическим лицом, подразделением в обслуживающий банк в течение времени, установленного банком для обслуживания юридических лиц, подразделений.

По решению юридического лица, подразделения выручка может быть сдана в подразделение обслуживающего банка, иной банк либо организацию Министерства связи и информатизации Республики Беларусь(п. 4 Инструкции N 107).

Пунктом 5 Инструкции об организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 30 марта 2011 г. N 112, определено, что в целях рационального использования текущих поступлений наличных денег обслуживающие банки (по решению руководителя или лица, им уполномоченного) могут запрашивать у юридических лиц, подразделений сведения об установленных сроках сдачи выручки, размерах выручки, планируемой для сдачи в банк, а также сведения об изменении сроков сдачи выручки и ее размеров. Указанные сведения представляются в обслуживающие банки юридическими лицами, подразделениями в порядке и сроки, определенные договором между юридическим лицом, подразделением и обслуживающим банком.

Согласно пункту 12 Инструкции N 107 юридические лица, подразделения самостоятельно определяют порядок и сроки сдачи выручки в приказе руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного, оформленном в письменном виде. Порядок и сроки сдачи выручки действительны в течение срока, указанного в приказе руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного, и доводятся каждому уполномоченному лицу приказом руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного.

При этом сроки сдачи выручки для уполномоченных лиц устанавливаются исходя из необходимости обеспечения сохранности наличных денег, но не реже одного раза в 7 календарных дней (п. 15 Инструкции N 107).

При установлении сроков сдачи выручки должны учитываться оборачиваемость и своевременность поступления наличных денег в банки, сохранность, специфика работы юридического лица, подразделения.

В соответствии с пунктом 15 Инструкции N 107 самим юридическим лицом, подразделением при необходимости может устанавливаться размер потребности в разменных наличных деньгах для уполномоченных лиц, который также доводится каждому уполномоченному лицу приказом руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного.

Вся выручка уполномоченных лиц (за исключением размера потребности в разменных наличных деньгах в случае его установления) сдается в порядке и сроки, установленные юридическим лицом, подразделением.

В соответствии с пунктом 14 Инструкции N 107 решением руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного, устанавливаются:

- размер потребности в разменных наличных деньгах (при необходимости) на одно рабочее место кассира, уполномоченное лицо;

- время начала подготовки и формирования инкассаторской сумки с учетом времени на выписку соответствующих сопроводительных документов и последующую передачу службе инкассации (в случае сдачи выручки работникам службы инкассации в соответствии с законодательством);

- время сдачи выручки кассирами главному (старшему по должности) кассиру;

- время начала подготовки выручки для последующей сдачи в обслуживающий банк, в организацию Министерства связи и информатизации Республики Беларусь либо работникам службы инкассации (при отсутствии должности главного (старшего) кассира).

Юридические лица, подразделения должны будут сообщать обслуживающему банку установленные сроки сдачи выручки, размеры выручки, планируемой для сдачи в банк, а также сведения об изменении сроков сдачи выручки и ее размеров в сроки, установленные договором между юридическим лицом, подразделением и обслуживающим банком (п. 12 Инструкции N 107), но только в случае, если это будет определено договором.

Кассовое оборудование и техника при работе с денежной наличностью

Пунктом 2 Положения о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь и Национального банка Республики Беларусь от 6 июля 2011 г. N 924/16 (далее - Положение N 924/16), определено, что:

- кассовое оборудование - кассовый суммирующий аппарат, в том числе совмещенный с таксометром, специальная компьютерная система, билетопечатающая машина, используемые для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, проведении электронных интерактивных игр;

- автоматический электронный аппарат, торговый автомат - устройство, оснащенное купюроприемником для приема наличных денежных средств и (или) платежным терминалом для осуществления расчетов при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг в режиме самообслуживания.

Кассовые суммирующие аппараты (за исключением кассовых суммирующих аппаратов, используемых в своей деятельности банками), в том числе совмещенные с таксометрами, и билетопечатающие машины, зарегистрированные в налоговом органе, используются в течение 6 лет с даты первой регистрации кассовых суммирующих аппаратов, в том числе совмещенных с таксометрами, и билетопечатающих машин в налоговом органе и в период нахождения их моделей (модификаций) в Государственном реестре (п. 7 Положения N 924/16).

Кассовое оборудование подлежит техническому обслуживанию и ремонту в центрах технического обслуживания.

Техническое обслуживание и ремонт кассового оборудования (за исключением специальных компьютерных систем) осуществляются центром технического обслуживания, с которым заключен соответствующий договор. Данные договоры заключаются до регистрации кассового оборудования в налоговом органе.

Техническое обслуживание и ремонт специальных компьютерных систем могут выполняться изготовителем специальных компьютерных систем либо юридическим лицом, их применяющим, либо организацией, с которой заключен договор на техническое обслуживание и ремонт, если иное не установлено актами законодательства (п. 11 Положения N 924/16).

Кассовое оборудование применяется юридическими лицами при условии установки на нем средств контроля.

Юридические лица, применяющие кассовое оборудование, обязаны его устанавливать в местах, доступных для визуального просмотра покупателем (потребителем) информации индикатора потребителя кассового оборудования (при его наличии), отображающего сумму денежных средств, проведенную по кассовому оборудованию. Кассовое оборудование, не имеющее индикатора потребителя, устанавливается таким образом, чтобы обеспечивался визуальный просмотр самого кассового оборудования. Непосредственно место установки кассового оборудования определяется юридическим лицом, его использующим (п. 16 Положения N 924/16).

Запрещается использование юридическими лицами кассового оборудования (п. 24 Положения N 924/16):

- модели (модификации) которого не включены в Государственный реестр либо исключены из него;

- по истечении 6 лет с даты первой регистрации кассового оборудования в налоговом органе по месту постановки на учет юридического лица (за исключением моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов, используемых в своей деятельности банками, и специальных компьютерных систем, указанных в части второй пункта 7 Положения N 924/16);

- не зарегистрированного в налоговом органе по месту постановки юридического лица на учет;

- модели (модификации) которого используются не в соответствии со сферой применения, указанной в Государственном реестре;

- без заполнения книги кассира (за исключением кассового оборудования, используемого в своей деятельности банками, индивидуальными предпринимателями - плательщиками единого налога с индивидуальных предпринимателей и иных физических лиц, кассового оборудования, встроенного в автоматические электронные аппараты, торговые автоматы, и специальных компьютерных систем);

- без средств контроля либо с поврежденными средствами контроля;

- без заключения договора на его техническое обслуживание и ремонт (за исключением специальных компьютерных систем);

- не соответствующего технической документации и эталонному образцу модели (модификации) кассового оборудования, включенной в Государственный реестр, по акту (заключению) юридического лица, определенного Государственным комитетом по стандартизации Республики Беларусь, о результатах технического освидетельствования кассового оборудования;

- не в фискальном режиме либо не обеспечивающего наличие на платежном документе информации, предусмотренной государственными стандартами Республики Беларусь.

Запрещается с 1 июля 2012 г. применение юридическими лицами автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов (п. 29 Положения N 924/16):

- не обеспечивающих учет принятых наличных денежных средств;

- без встроенного кассового оборудования либо без использования средства контроля налоговых органов;

- со встроенным кассовым оборудованием, модели (модификации) которого не включены в Государственный реестр, и (или) не соответствующего технической документации и эталонному образцу модели (модификации) кассового оборудования, включенной в Государственный реестр, по акту (заключению) юридического лица, определенного Государственным комитетом по стандартизации Республики Беларусь, о результатах технического освидетельствования кассового оборудования.

При организации работы кассы могут использоваться следующие технические средства:

- детекторы определения подлинности денежных купюр;

- детектор по определению наличия магнитных добавок в красителях;

- ультрафиолетовая лампа;

- лупа 10 - 8-кратного увеличения;

- каталоги (справочники) отличительных признаков определения подлинности, платежности иностранной валюты;

- справочные материалы по определению подлинности, платежности наличной иностранной валюты и платежных документов на бумажном носителе или в электронном виде и др.

Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета

Одним из элементов бухгалтерского учета кассовых операций является документация. контроль бухгалтерский учет инкассация

В соответствии со статьей 9 Закона Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. N 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности", с изменениями и дополнениями, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков - Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование, номер документа, дату и место его составления;

- содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Общий порядок документального оформления приема наличной выручки приведен в пункте 22 Инструкции N 107.

Подтверждением приема наличных денег являются:

- приходный кассовый ордер формы КО-1, установленной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29 марта 2010 г. N 38 "Об установлении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций" (далее - постановление N 38);

- другие приходные документы, предусмотренные законодательством.

Выдача наличных денег из касс юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов, привлекающих для осуществления предпринимательской деятельности, обеспечения осуществления частной нотариальной деятельности физических лиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, производится по (п. 23 Инструкции N 107):

- расходному кассовому ордеру формы КО-2, установленной постановлением N 38;

- платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Справка.

С 1 июля 2010 г. постановлением N 38 установлены типовые формы первичных учетных документов по оформлению кассовых операций КО-1 "Приходный кассовый ордер", КО-1в "Приходный кассовый ордер", КО-2 "Расходный кассовый ордер", КО-2в "Расходный кассовый ордер". Также подпунктом 2.2 пункта 2 постановления N 38 определено, что бланк приходного кассового ордера формы КО-1, утвержденный приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г. N 311 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации", и бланки приходного кассового ордера формы КО-1в, расходных кассовых ордеров форм КО-2 и КО-2в, утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. N 43 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации", изготовленные до вступления в силу постановления N 38, являются действительными до их полного использования.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются бухгалтером.

По усмотрению руководителя юридического лица или лица, им уполномоченного, приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу могут быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме 1 или форме 1-а согласно приложению 1 к Инструкции N 107, который используется для учета движения наличных денег по целевому назначению (п. 44 Инструкции N 107).

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться посредством программно-технических средств.

Выходная форма "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров" составляется за соответствующий день и должна содержать данные учета движения наличных денег по целевому назначению.

На каждую единицу кассового оборудования (за исключением кассового оборудования, используемого в своей деятельности банками, индивидуальными предпринимателями - плательщиками единого налога с индивидуальных предпринимателей и иных физических лиц, кассового оборудования, встраиваемого в автоматические электронные аппараты, торговые автоматы, и специальных компьютерных систем) ведется книга кассира по форме согласно приложению 2 к Положению N 924/16, наличие которой должно быть обеспечено в месте установки кассового оборудования (п. 14 Положения N 924/16).

Книга кассира предназначена для ежедневной контрольной записи показаний денежных оборотов, регистрируемых кассовым оборудованием, и должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя юридического лица и лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом, а также печатью юридического лица.

Записи в книге кассира осуществляются:

- ежедневно в хронологическом порядке перьевой или шариковой ручкой, без помарок;

- на основании показаний кассового оборудования и подтверждающих документов.

Юридические лица отражают все поступления и выдачи наличных денег в кассовой книге по форме согласно приложению 2 к Инструкции N 107 (п. 45 Инструкции N 107).

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью юридического лица. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера (п. 47 Инструкции N 107).

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной линовкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной линовки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

На каждом листе кассовой книги проставляются дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день (период).

Учинение записей в кассовой книге начинается на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

Предварительно лист необходимо согнуть пополам по линии отреза так, чтобы отрывная часть была подложена под неотрывную часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после строки "Итого по странице" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линиям оборотной стороны неотрывной части листа.

Учинение записей в кассовую книгу осуществляется кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому ордеру.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на конец дня и передает в бухгалтерскую службу в качестве отчета кассира второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности) в соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Бланк отчета кассира до конца операций за день не отрывается.

В строке "В том числе на оплату труда" указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченных по платежной ведомости на оплату труда.

При ведении бухгалтерского учета по полной журнально-ордерной форме счетоводства кредитовые обороты по счету 50 "Касса" отражаются в журнале-ордере N 1, а дебетовые - в ведомости N 1.

Инвентаризация кассы

Одним из элементов сохранности денежной наличности является регулярное проведение инвентаризации денежных средств и денежных документов. Порядок проведения инвентаризации кассы регулируют:

Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 N 180 (далее - Инструкция N 180);

- глава 3 Инструкции N 107;

- глава 3 Инструкции N 98.

В сроки, установленные руководителем юридического лица, подразделения, но не реже одного раза в квартал, проводится внеплановая (внезапная) инвентаризация с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег, находящихся в кассе, в соответствии с общими правилами, установленными в Инструкции N 180 (п. 63 Инструкции N 107, п. 61 Инструкции N 98). Примерные формы актов инвентаризации кассы приведены в Инструкции N 180.

При наличии нескольких касс их опечатывают, чтобы предотвратить возможность доступа.

До начала инвентаризации наличия денежных средств в кассе организации кассиру предлагается составить кассовый отчет. В него включаются все приходные и расходные ордера и документы, имеющиеся в кассе. Не проведенные своевременно в кассовой книге документы вписываются в присутствии проверяющих. Оприходование в кассу денежных средств, полученных в банке с расчетного счета, проверяется по выпискам банка и корешкам чековой книжки или путем встречной проверки документов в банке. Следует знать, что частные расписки и другие документы во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются. До начала инвентаризации кассиру предлагается подписать расписку в акте инвентаризации наличия денежных средств о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные ордера и другие документы по кассовым операциям включены в кассовый отчет. Все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после инвентаризации денежных средств и денежных документов о наличии у него документов, не включенных в составленный им кассовый отчет.

После этого устанавливается достоверность данных кассового отчета и выведения остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Если инвентаризация проводилась не первого числа месяца, то остаток денег проверяется с учетом остатка по главной книге на 1-е число месяца по формуле, приведенной на рисунке.

Рис. Определение остатка денежных средств в кассе организации

При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных кассовых ордеров и оправдательных документов сопоставляются номера приходных и расходных ордеров, приложенных к отчету с записями в кассовой книге, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций. Затем проводится проверка фактического наличия денежных средств путем полистного пересчета с указанием номинала. В случае выявления отклонений (излишки, недостача) кассир представляет письменное объяснение о возможных причинах их возникновения. Выявленные излишки денежных средств подлежат оприходованию, а недостачи отражаются на счете 94 "Недостачи и потери от порчи имущества".

При проведении инвентаризации денежных средств следует учитывать, что остатки выводятся по каждой валюте отдельно и не допускается зачет одной валюты в счет другой (например, зачет долларов США в счет евро).

После фактического пересчета денег, хранящихся в кассе организации, составляется акт инвентаризации кассы. Кассир обязан сделать в этом документе запись о том, что все указанные в нем суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение.

По результатам проведенной инвентаризации могут быть выявлены излишки и недостачи. В обоих случаях материально ответственное лицо обязано предоставить объяснительную записку о возникших отклонениях.

Результат инвентаризации - излишек или недостача - определяется сопоставлением фактических и учетных остатков денежных средств.

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе приходуются (принимаются к учету) и отражаются в составе прочих доходов от текущей деятельности с налогообложением налогом на прибыль в общеустановленном порядке.

При исчислении налога на прибыль в состав внереализационных доходов включается стоимость принятого к учету имущества, оказавшегося в излишке по результатам инвентаризации. Такие доходы отражаются в том налоговом периоде, в котором имущество подлежит оприходованию в бухгалтерском учете организации (подп. 3.11 ст. 128 Налогового кодекса Республики Беларусь).

В бухгалтерском учете делается запись по дебету счета 50 "Касса" и кредиту счета 90-7 "Прочие доходы по текущей деятельности".

Выявленные недостачи денежных средств и документов отражаются по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи имущества" в корреспонденции со счетом 50 "Касса".

Если виновные лица не установлены или материально ответственные лица отказываются добровольно возмещать ущерб, причиненный организации, то материал по недостаче направляется либо в правоохранительные органы для решения вопроса о возбуждении уголовного дела, либо с соблюдением установленных сроков исковой давности в суд для взыскания сумм недостач (хищений) с материально ответственных лиц по основаниям, предусмотренным законодательством.

Проверка признаков платежности банкнот

Очень важным аспектом по организации системы внутреннего контроля является соблюдение правил принятия платежных банкнот. Пунктом 19 Инструкции N 107 определено, что при приеме наличных денег юридические лица, подразделения обязаны проверять их подлинность и платежность, руководствуясь при этом официальной информацией Национального банка Республики Беларусь, в том числе размещенной на сайте Национального банка Республики Беларусь в глобальной компьютерной сети Интернет, а также официальными информационными материалами правоохранительных структур и иных достоверных источников.

Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 27 марта 2012 г. N 136 "О внесении дополнений и изменений в Инструкцию о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь" внесены изменения в Инструкцию N 107. Так, при приеме наличных денег кассиры (лица, на которых возложены обязанности кассира) юридических лиц, подразделений обязаны проверять их подлинность и платежность.

При определении подлинности наличных денег кассиры (лица, на которых возложены обязанности кассира) руководствуются требованиями законодательства, справочной и методической литературой по определению подлинности денежных знаков, информацией, размещенной на официальном сайте Национального банка Республики Беларусь в сети Интернет, официальными материалами и оперативной информацией органов внутренних дел.

При определении платежности наличных денег кассиры (лица, на которых возложены обязанности кассира) руководствуются требованиями Инструкции о порядке определения платежности и обмена банкнот Национального банка Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 6 июня 2011 г. N 211 (далее - Инструкция N 211).

Перечень признаков платежности банкнот Национального банка Республики Беларусь приведен в приложении 1 к Инструкции N 211. Так, платежными являются банкноты:

- имеющие силу законного платежного средства на территории Республики Беларусь (в том числе изымаемые из обращения);

- полностью соответствующие по дизайну и элементам защиты образцам и описаниям, приведенным в официальных сообщениях Национального банка Республики Беларусь;

- не имеющие признаков подделки;

- без повреждений.

К платежным банкнотам также относятся имеющие физический износ и повреждения следующего характера:

- ветхие банкноты, имеющие:

надрывы, в том числе склеенные прозрачной липкой лентой, небольшие отверстия, проколы, утраченные углы и края;

незначительные загрязнения (пятна, посторонние надписи, оттиски штампов и их фрагменты, включая видимые в ультрафиолетовых лучах);

- обмененные банкноты:

утратившие значительную часть, но не более 45% от своей первоначальной площади; склеенные из частей (без учета их количества), безусловно принадлежащих одной банкноте и составляющих не менее 55% от первоначальной площади банкноты;

изменившие окраску и свечение в ультрафиолетовых лучах, поврежденные огнем, водой, другими жидкостями или химикатами, в случае, если эти повреждения не препятствуют определению подлинности банкнот;

изменившие в результате воздействия агрессивных сред первоначальные размеры как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения банкноты. Неплатежными являются банкноты:

- с повреждениями, не указанными выше для ветхих и обменных банкнот;

- утратившие силу законного платежного средства на территории Республики Беларусь (изъятые из обращения и не подлежащие обмену);

- с напечатанным словом "УЗОР", и (или) "ОБРАЗЕЦ", и (или) "SPECIMEN".

Юридические лица (независимо от формы собственности и сферы деятельности) обязаны принимать все банкноты, в том числе:

- имеющие незначительные повреждения: загрязненные, изношенные, надорванные;

- имеющие потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, отпечатки штампов (если они не препятствуют определению подлинности банкнот и не свидетельствуют об их погашении);

- утратившие углы, края или защитную нить (для банкнот, содержащих таковую). Банкноты с перечисленными повреждениями отсортировываются, не выпускаются в обращение и сдаются с инкассируемой выручкой в обслуживающие банки (п. 2 Инструкции N 211).

Обслуживающие банки без ограничения принимают к обмену или зачислению на счета банкноты и с более серьезными повреждениями (п. 3 Инструкции N 211):

- утратившие не более 45% своей площади;

- разорванные и склеенные прозрачной липкой лентой без наложения отдельных частей одна на другую, если части принадлежат одной банкноте;

- изменившие окраску и свечение в ультрафиолетовом свете, но на которых отчетливо просматриваются изображения;

- имеющие брак предприятия-изготовителя.

Безусловно, кассир должен знать всю вышеизложенную информацию.

Размещено на Allbest.ru

...