Документальное оформление инвентаризации

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГОБУ ВПО "Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации (финансовый университет)"

Заочный финансово-экономический институт

Контрольная работа

по дисциплине: "Контроль и ревизия"

на тему: "Документальное оформление инвентаризации"

Выполнила: Лындина Татьяна

Преподаватель: Окружко Оксана Александровна

Калуга 2013

Содержание

Введение

1. Порядок составления инвентаризационных описей

2. Порядок составления сличительных ведомостей

3. Регулирование инвентаризационных разниц

Заключение

Список литературы

Введение

Инвентаризация является самым распространённым методом фактического контроля, с помощью которого не только осуществляется контроль за сохранностью собственности организации, но также обеспечивается достоверность фактических данных. Инвентаризация имеет очень важное контрольное значение и выступает в качестве необходимого дополнения к документации хозяйственных операций. Она служит средством не только вскрытия и выявления недостач и злоупотреблений, но и предупреждает их в дальнейшем. Этим и обусловлена актуальность данной темы.

Цель выполнения контрольной работы - подробное изучение порядка оформления инвентаризации. Для достижения данной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Кратко ознакомиться с понятием "инвентаризация" и рассмотреть порядок отражения результатов инвентаризации в инвентаризационных описях и как составляются инвентаризационные описи;

2. Рассмотреть порядок составления сличительных ведомостей;

3. Рассмотреть различные акты и нормативы по регулированию инвентаризационных единиц.

Контрольная работа включает в себя введение, теоретическую часть, состоящую из трёх пунктов, заключение и список используемой литературы.

1. Порядок составления инвентаризационных описей

Инвентаризация (от латинского inventarium - опись имущества) - это сверка фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации с данными бухгалтерского учёта. К инвентаризации к тому же относится уточнение оценки отдельных показателей бухгалтерского учёта созданием оценочных резервов. Во время инвентаризации прове 5ряется и документально подтверждается не только наличие имущества и обязательств, но к тому же их состояние и оценка. Таким образом, данные бухгалтерской отчётности должны быть адекватны фактическому положению дел.

Государственным комитетом Российской Федерации по статистике "Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации" от 18 августа 1998 года, №88 (в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26, от 03.05.2000 № 36) утверждены для документального оформления проведения инвентаризации и отражения её результатов в учёте типовые унифицированные формы первичной учётной документации. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтённых финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи либо акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе - наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной техники и другой организационной техники, так и ручным способом - чернилами либо шариковой ручкой чётко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учёте. На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий результат количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

В ходе инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, то есть зачёркиваются неправильные записи и над ними проставляются правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать. Наименования имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. инвентаризация собственность опись учет

Количество ТМЦ определяется в установленных единицах измерения. Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей должна проводиться в порядке их расположения в данном помещении.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:

1. число порядковых номеров материальных ценностей;

2. общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, - в его сдаче.

Для подтверждения фактического наличия имущества на складах сторонних организаций необходимо в ходе инвентаризации получить от них расписки. Такое требование объясняется тем, что основной целью инвентаризации является проверка фактического наличия имущества. Документы, оформленные, например, год назад, по сути, являются слабым подтверждением того, что и в момент инвентаризации имущество находится в целости и сохранности у лица, которому оно передано по договору аренды или хранения, в доверительное управление или хозяйственное ведение. Например, организация, которой было передано имущество, могла ликвидироваться, имущество - уничтожено в результате несчастного случая или утрачено из-за противоправных действий третьих лиц и т.д. При выявлении в ходе инвентаризации фактов невозможности получения имущества, находящегося в другой организации, необходимо принять меры по взысканию с виновных лиц его стоимости через суд или во внесудебном порядке.

Хотелось бы еще раз подчеркнуть важность правильного оформления документов - в последующем это позволит избежать как мелких недоразумений, так и крупных неприятностей.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное либо полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если по окончании инвентаризации проводятся контрольные, проверки, то итоги оформляются актом и регистрируются и книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.

2. Порядок составления сличительных ведомостей

Для выявления окончательного результата инвентаризации по количеству и сумме, т.е. результата проверки склада, кладовой, хранилищ составляется сличительная ведомость (ф. Инв-13). В сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации в ассортиментном разрезе. В ней предусмотрены графы для количества и суммы по следующим показателям: наличию кормов по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей; излишкам и недосчетам кормов; взаимному зачету излишков и недостач в результате пересортицы; естественной убыли кормов; окончательному результату инвентаризации (излишкам или недостачам) с учетом естественной убыли кормов и взаимного зачета.

Наличие кормов по данным бухгалтерского учета бухгалтер фиксирует на основании данных карточек количественно-суммового учета, оборотной или ведомости остатков в зависимости от способа ведения количественного учета (количественно-суммового или оперативного бухгалтерско-сальдового). Фактические данные о наличии кормов проставляются из инвентаризационной описи.

Прежде чем устанавливать окончательный результат, бухгалтер должен произвести взаимный зачет излишков и недостач, полученных при пересортице кормов, и рассчитать сумму их естественной убыли. Зачет излишков и недостач может быть допущен только в виде исключения за один и тот же период, у одного и того же проверяемого лица в отношении кормов одного и того же наименования и в тождественных количествах. Зачет может быть допущен в отношении одной и той же группы кормов, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковки). Пересортица является следствием того, что одни и те же наименования кормов имеют разные цены. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения. Решение о возможности взаимного зачета пересортицы окончательно принимает руководитель организации.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммарные разницы рассматриваются как недостачи ценностей сверх норм убыли и списываются на результаты деятельности организации.

На разницы в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшиеся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационного органа должны быть даны исчерпывающие обоснования причин, по которым такие разницы не могут быть отнесены на виновных лиц. К протоколу прилагается письменное объяснение материально ответственного лица о причинах пересортицы.

Итоги граф сличительной ведомости, где отражается взаимный зачет излишков и недостач материальных ценностей, как по количеству, так и по сумме, должны совпадать. Это связано с тем, что суммарные излишки и недостачи по каждому отдельному виду кормов (кормовые добавки, мука, комбикорма), полученные в результате пересортицы, относятся в графу "Окончательный результат" путем арифметических подсчетов бухгалтера. Так, в случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих кормов выше стоимости кормов, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости должна быть отнесена в графу окончательного результата как излишки. Не перекрытые взаимным зачетом излишки сразу же переносятся в графу "Излишки от пересортицы". По недостачам, не перекрытым взаимными зачетами, окончательный результат выводится бухгалтером только после списания естественной убыли по тому или иному виду кормов. Сумму ее проставляют в сличительную ведомость в графу "Потери материалов (товаров)". После заполнения этой графы бухгалтер арифметическим путем подсчитывает окончательный результат по неперекрытым взаимным зачетам недостающим кормам. Затем подсчитываются итоги по вертикали по всем графам, производится балансирование всех итогов по итоговой строке с итоговой графой.

В настоящее время применяются два способа составления сличительных ведомостей: 1) по всем без исключения материальным ценностям; 2) по ценностям, по которым выявлены недостачи или излишки.

В организациях, где учет товаров (материалов) ведется только в суммовом (стоимостном) выражении, результаты инвентаризации оформляют составлением акта (ф. № Инв-21). В нем указываются остатки ценностей в денежном выражении (по товарным отчетам), данные учета по инвентаризационной описи (фактические данные). Результат от сравнивания этих данных вносится в графы "Излишки" или "Недостача".

Составленная и проверенная (сбалансированная) сличительная ведомость и акты вместе с подробным объяснением материально ответственных лиц о допущенной пересортице (излишки, недостачи) передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей и дает свои заключения, предложения по результатам инвентаризации, которые отражает в протоколе. В нем приводятся подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь и излишков, указываются, какие меры приняты по отношению к виновным лицам, а также даются предложения по аннулированию расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. К протоколу прилагается письменное объяснение материально ответственного лица о причинах пересортицы. Протокол заседания постоянно действующей инвентаризационной комиссии утверждается руководителем организации не позднее 10 дней после окончания инвентаризации. Он обязан немедленно принять меры по устранению причин, вызвавших недостачи или излишки ценностей.

При проведении инвентаризации по требованию следственных органов окончательный результат и утверждение протокола комиссии производятся в кротчайший срок. В случае выявления мелкой недостачи, произошедшей у данного работника впервые и притом вследствие неопытности, просчета или других действий, не содержащих признаков уголовного преступления, на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание с обязательным возмещением нанесенного убытка в общегражданском порядке.

Отнесение сумм к мелким недостачам должно производиться в каждом отдельном случае по письменному распоряжению руководителя организации.

При недостачах, являющихся средством злоупотребления или халатного отношения к исполнению служебных обязанностей (сокрытие недостач при ревизиях и инвентаризациях, составление долговых документов) материально ответственные лица немедленно освобождаются от занимаемых должностей. Материалы о таких недостачах передаются следственным органам

3. Регулирование инвентаризационных разниц

Последним этапом инвентаризационного процесса является регулирование инвентаризационных разниц и оформление предложений по принятию решений по выявленным нарушениями.

Недостачи ценностей списываются следующим образом: в пределах установленных норм - по распоряжению руководителя предприятия на издержки; сверх норм, а также потери от порчи - за счет виновных лиц; если конкретные виновники не установлены - с разрешения руководителей вышестоящих организаций на издержки.

Недостачи и излишки товарно-материальных ценностей одного и того же наименования, явившиеся следствием пересортицы, могут взаимно зачитываться за один и тот же период и у одного и того же материально ответственного лица лишь в виде исключения. Если при этом стоимость недостающих ценностей будет выше оказавшихся в излишке, то разница относится за счет виновных лиц.

С целью установления особенно тщательного контроля за потерями от недостач и порчи ценностей в систему счетов бухгалтерского учета введен специальный счет Недостач и потерь от порчи ценностей. Это собирательно-распределительный счет, при помощи которого определяется общая величина потерь, и выявляются их суммы по отдельным видам, для последующего списания этих сумм на соответствующие счета.

Счет Недостач и потерь от порчи ценностей - активный счет. В его дебете на основании сличительных ведомостей собираются со счетов товарно-материальных ценностей (Сырья и материалов, Топлива, Готовой продукции и др.) все недостачи и потери от порчи ценностей. По кредиту этого счета списываются суммы, собранные в дебете, на счета издержек или виновников в соответствии с решением инвентаризационной комиссии.

При обнаружении недостач их прежде всего списывают с кредита счетов товарно-материальных ценностей, оставляя там суммы, соответствующие их действительному количеству, установленному при инвентаризации, и относят в дебет счета Недостач и потерь от порчи ценностей в контрольных целях. Затем на основании указаний, содержащихся в протоколе инвентаризационной комиссии, распределяют суммы обнаруженных недостач в соответствии с действующим порядком.

Запись недостач на счета Общецеховых или Общезаводских расходов делается потому, что недостачи в пределах норм или сверх норм при отсутствии виновников представляют собой естественные потери, которые должны увеличивать себестоимость продукции. Нередко они отражают расхождения между фактическим движением ценностей и документальным оформлением этого движения. Так, недостачи производственных запасов могут явиться результатом выдачи их в производство в большем количестве, чем было оформлено документами; недостачи готовой продукции - результатом оприходования ее по документам в большем количестве, чем было фактически получено.

Запись недостач на счета расчетов имеет в виду денежное взыскание с виновных лиц. Если сумма недостачи невелика и может быть удержана единовременно из заработной платы виновного за один месяц, то ее относят в дебет счета Расчетов с рабочими и служащими, в противном случае она вначале отражается на счете Расчетов с разными дебиторами и кредиторами.

Излишки приходуются по счетам соответствующих ценностей за счет уменьшения издержек предприятия. При обнаружении излишков также обязательно выясняются причины их возникновения и виновники.

Суммы излишков, прежде всего, отражаются по дебету счетов соответствующих ценностей. Этим остатки данных ценностей приводятся в соответствие с их действительной величиной, установленной в результате инвентаризации. Кредитование счетов общецеховых или общезаводских расходов означает уменьшение издержек производства на сумму обнаруженных излишков. Такая запись необходима, потому что излишки образуются, как правило, вследствие неточного оформления документами фактического движения ценностей.

В самом деле, излишки производственных запасов - это результат списания их в расход в большем количестве, чем было фактически израсходовано, а излишки готовой продукции, наоборот,-- результат записи ее поступления в меньшем количестве, чем было фактически получено.

Все эти погрешности выправляются при оприходовании излишков путем уменьшения издержек производства. Списание недостач и приходование излишков отражается как в синтетическом, так и в аналитическом учете соответствующих товарно-материальных ценностей. В результате остатки их по данным бухгалтерского учета будут точно соответствовать действительному наличию, установленному инвентаризацией.

Действующее Положение определяет также порядок погашения и списания задолженности, по которой истекли сроки исковой давности. Кредиторская и депонентская задолженность с просроченной исковой давностью должна быть внесена в доход союзного бюджета не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором истекли сроки исковой давности. Дебиторскую задолженность, по которой истекла исковая давность, списывают в убыток с разрешения руководителя предприятия с сообщением об этом вышестоящей организации в десятидневный срок.

Списание кредиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности, отражается по дебету счетов расчетов с поставщиками и другими кредиторами (погашение этой задолженности) и по кредиту Расчетного счета (уменьшение денег на нем). Дебиторская задолженность с просроченной исковой давностью списывается в дебет счета Прибылей и убытков (увеличение убытков предприятия) с кредита счетов расчетов с покупателями и другими дебиторами (погашение их задолженности).

Заключение

В контрольной работе были рассмотрены основное порядки и способы составления инвентаризационных описей, сличительных ведомостей, а также кратко изложено понятие "инвентаризация". Также было рассмотрено регулирование инвентаризационных разниц. Цель контрольной работы была полностью раскрыта, а задачи достигнуты.

Выяснено, что инвентаризация является важным и необходимым этапом в деятельности любой организация. С помощью инвентаризации проверяется соответствие фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности, правильности хранения с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены соответствующими документами и отражены в бухгалтерском учёте, а также внести необходимые дополнения и уточнения.

После окончания инвентаризации важным этапом считается составление инвентаризационных описей, заполнение сличительных ведомостей. В описях отражаются данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах. Далее заполненные и подписанные инвентаризационные описи сдаются в бухгалтерию организации для составления сличительных ведомостей, в которых показываются расхождения между данными бухгалтерского учёта и данными инвентаризационных описей, то есть для выявления результатов инвентаризации.

Основные нормативные документы, на основании которых рассматривалась данная тема это:

1. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

2. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (в ред. Приказа Минфина РФ от 08.11.2010 N 142н).

Таким образом, тему считаю раскрытой, поставленную задачу - выполненной.

Список используемой литературы

1. Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия: учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2007.

2. Голубятников С.П.: судебная бухгалтерия: Учебник. - М.:2008.

3. Дубоносов Е.С. Судебная бухгалтерия: Учебно-практическое пособие. - М.: Книжный мир, 2006.

4. Дубоносов Е.С., Петрухин А.А. Судебная бухгалтерия: Курс лекций. - М.: Книжный мир, 2005.

5. Керимов В.Э. Бухгалтерский учёт. - М.: Эксмо, 2006.

6. М.В. Мельник, А.С. Пантелеев, А.Л. Звездин. Ревизия и контроль: учебник. - М.: КНОРУС, 2006.

Правовые нормативные акты

1. Бюджетный кодекс Российской Федерации.

2. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая).

3. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

4. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (в ред. Приказа Минфина РФ от 08.11.2010 N 142н).

Интернет-ресурсы

1. http://www.cbr.ru

2. http://www.ach.gov.ru

3. http://www.minfin.ru

Размещено на Allbest.ru