Роль бухгалтера в принятии управленческих решений

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Роль бухгалтера в принятии управленческих решений

Цикл управления предприятием состоит из нескольких этапов (рис. 1), которые соответствуют функциям управления:

Функции и этапы управления предприятием

Функция учета - это совершенно особая функция управления, смысл которой заключается в формировании представления о ситуации. Это деятельность руководства по сбору и обработке информации как о предприятии, так и о самом управлении, и об окружающей их обоих среде.

Рис. 1 Схема цикла управления предприятием

От того, насколько отображение будет адекватным самой ситуации, решительно зависит эффективность управления предприятием. Именно эта функция предшествует осуществлению всех остальных и поэтому охватывает несколько этапов в цикле управления - планирование, исполнение, контроль за ним, анализ и корректировка планов или целей.

Бухгалтерский учет, который обязаны вести все предприятия, имеет своей целью создание соответствующего образа предприятия в сознании прежде всего государственных налоговых органов и только потом - в сознании руководства. С позиций бухгалтерского учета предприятия не просто равны, а одинаковы. Ни отраслевой специфике, ни тем более специфике предприятия здесь просто нет места. Поэтому для полноценного управления предприятием требуется постановка управленческого учета, что является во многих случаях обязательным условием принятия адекватных управленческих решений.

Управленческий учет был создан не как альтернатива бухгалтерскому, а как его новое издание, «улучшенное и дополненное» с целью облегчить жизнь всем руководителям, которые принимают решения. Но и функционировать без бухгалтерии управленческий учет не может.

Бухгалтерия - это контрольный аппарат, и естественно, что она может предоставить информацию только по фактическим операциям платежей и отгрузок. Различные дополнительные условия поставок можно получить только у других отделов (коммерческий, юридический). Для получения полной картины необходимо сводить информацию из разных источников.

Управленческий учет опирается на логику коммерческих отношений, а не на логику бухгалтерских счетов, что позволяет оперировать данными ожидаемых поступлений, планируемых выплат, предоставляя управляющему поле для оптимизации финансовой деятельности.

Роль бухгалтера-аналитика в ведении управленческого учета заключается в выполнении им следующих основных функций:

- подготовка информации для принятия проблемных решений;

- ведение счетов;

- ориентация менеджеров на отклонения.

Подготовка информации для принятия проблемных решений - сравнительный анализ возможных решений, анализ альтернативных вариантов и определение наилучшего из них. Например, при принятии решения о создании интернет-портала компании можно провести анализ ожидаемой выручки и ожидаемых затрат по предлагаемым проектам нескольких фирм.

Ведение счетов - сбор данных и составление отчетности для всех уровней управления по периодам и доведение этих сведений до всех уровней руководства. Например, это учет данных об объеме продаж, закупках сырья, платежах.

Ориентация менеджеров на отклонения - информационная поддержка менеджеров в управлении по отклонениям. Данная функция связана с акцентированием внимания менеджеров на возможностях и проблемах, возникающих в процессе осуществления деятельности организации, т.е. на тех моментах, которые требуют корректировки. Например, внимание менеджеров можно ежедневно обращать на количество не проданных за день и возвращенных единиц продукции и удельные затраты, понесенные при работе оборудования.

Бухгалтеры-аналитики, выполняющие данную функцию, должны обращать внимание менеджеров на проблемы, связанные с отклонениями, с целью последующей корректировки и улучшения ситуации.

Бухгалтеры-аналитики выполняют эти функции на всех стадиях принятия управленческих решений. На стадии планирования наиболее важна первая функция - подготовка информации для принятия проблемных решений. Например, решение из сферы планирования заключается в том, чтобы увеличить доходы от основной деятельности за счет повышения платы за оказание сопутствующих услуг. Бухгалтеру-аналитику следует собрать статистическую информацию о колебаниях цен на сопутствующих услуг в компании и последовавших за ними изменениях в полученных суммах доходов, а также информацию о ценах на аналогичные услуги, установленных конкурентами. Информация должна быть тщательно проанализирована, и на основе проведенного анализа менеджер должен определить, какое именно решение в данной ситуации является наиболее эффективным, т.е. приведет к желаемому результату - увеличению доходов от оказания сопутствующих услуг.

На стадии контроля большее значение имеют две другие функции - ведение счетов, а также ориентация менеджеров на отклонения. На данной стадии по каналам обратной связи информация вновь поступает к менеджеру. Примером функции ведения счетов может служить система учета, в которой регистрируются и учитываются данные о полученных доходах от продажи продукции. Примером второй функции является аналитический отчет о снижении фактической выручки от продажи продукции в разрезе клиентов, снизивших объемы заказов на продукцию или вовсе снявших заказы после объявленного повышения цен. Бухгалтерами-аналитиками внимание менеджеров должно быть направлено на этих рекламодателей, им следует задуматься о том, какие меры можно предпринять, чтобы вернуть интерес потерянных клиентов к приобретению продукции именно в своей компании.

Бухгалтеры-аналитики постоянно находятся в процессе принятия решений. Информация, собранная на стадии контроля, как правило, используется при планировании. В связи с тем, что планирование и контроль находятся между собой в постоянном взаимодействии, специалистами по управленческому учету могут выполняться во взаимосвязи все три основные функции.

Менеджеры работают с информацией, предоставляемой им бухгалтерами-аналитиками, и, таким образом, являются как бы клиентами-потребителями их продукции. Бухгалтеры-аналитики при подготовке информации должны исходить из интересов менеджеров. Например, группа, занимающаяся управленческим учетом в компании Johnson & Johnson, производителе потребительских товаров, имеет девизы: «Быть лучшими» и «Восхищаться своими клиентами». Успех управленческого учета зависит от того, улучшаются ли результаты управленческих решений из-за получения менеджерами информации от бухгалтеров-аналитиков. В компании Nortel, занимающейся телекоммуникациями, менеджеры участвуют в аттестации работников, занимающихся учетом. Таким образом, менеджеры и бухгалтеры-аналитики работают в непосредственном взаимодействии, оказывая друг другу немалую поддержку.

Усилия бухгалтера-аналитика в системе управленческого учета должны быть ориентированы на проблемы, с которыми могут столкнуться менеджеры в своей практической деятельности. Бухгалтер-аналитик играет ключевую роль, помогая менеджерам сосредоточить внимание на следующих четырех моментах.

1. Ориентация на потребителя. Потребители являются основой успеха организации. Количество организаций, внимание которых сосредоточено на их покупателях, достаточно велико и постоянно увеличивается. Ориентация на потребителя - основной принцип, которым руководствуются в бизнесе. Исходя из этого, планируются дальнейшие действия.

Проблема, с которой сталкиваются менеджеры, заключается в определении оптимального объема ресурсов, которые необходимо вложить, чтобы удовлетворить запросы покупателей. При выполнении этого условия они перейдут в категорию постоянных покупателей и дополнительно могут привлечь своих знакомых.

2. Ориентация на ключевые факторы успеха. Совокупность этих факторов оказывает непосредственное воздействие на экономическую жизнеспособность организации. Это следующие факторы:

- Затраты. Организация должна постоянно рассматривать альтернативные пути снижения затрат на производство продукции или предоставления услуг.

- Качество. Потребители ожидают получить товар с высоким уровнем качества; на сегодняшний день они гораздо менее терпимо относятся к низкому качеству, нежели раньше.

- Время. Фактор времени включает в себя множество компонентов. К наиболее важным из них можно отнести: время, затраченное на развитие нового продукта и его выход на рынок; скорость, с которой организация откликается на запросы потребителей и рынка; соблюдение сроков поставки продукции и др.

- Инновации. На сегодняшний день общепризнанным фактом является необходимость непрекращающегося потока разработки организацией новых продуктов, услуг и технологий для достижения ее успеха на рынке.

Менеджеры компании к тому же обязаны следить не только за эффективностью работы собственной организации, но отслеживать ситуацию на рынке и действия конкурентов, так как последние могут предложить потребителям нечто новое и таким образом переманить их к себе.

3. Непрерывное развитие. Непрерывный процесс совершенствования конкурентами своей продукции и технологий заставляет организацию постоянно заниматься исследованием рынка, исследованием клиентской базы. Приведем следующие фразы, подтверждающие эту мысль:

- «путешествие, не имеющее конца»;

- «если вы не идете вперед, вы идете назад».

Для достижения единой цели - сохранения конкурентоспособного положения на рынке - компании, работающие в различных отраслях, акцентируют свое внимание на различных факторах. Например, авиакомпания ищет пути увеличения доли рейсов, прибывающих вовремя, в общем объеме своих рейсов. Для интернет-компании наиболее важным является фактор предоставления своим пользователям доступа в сеть без сбоев и задержек. Для компании-производителя электрических проводов и кабелей, внимание фокусируется на факторе снижения затрат на производство и т.д.

4. Анализ цепочки ценностей и цепочки поставок. Эта тема подразумевает собой два взаимосвязанных аспекта:

- факт, что каждый из процессов хозяйственной деятельности организации вносит существенный вклад в ценность и стоимость продукта;

- интеграцию и координацию усилий на всем протяжении бизнес-процессов организации.

Под цепочкой поставок понимается поток товаров, услуг и информации, проходящий от начального звена (начального производителя) до конечного (конечного потребителя). В качестве примера можно привести цепочку поставок компаний, производящих безалкогольные напитки, - Coca-Cola и Pepsi-Cola. Многие компании принимают участие в процессе создания данного продукта, прежде чем он достигает конечного потребителя. В процессе управления затратами особое внимание уделяется интеграции и координации действий всех звеньев цепочки, т.е. всех компаний и подразделений, задействованных в этом процессе.

Взаимосвязь между счетами и балансом. Обобщение данных текущего бухгалтерского учета. Оборотные ведомости, их виды, значение и порядок составления

Взаимосвязь между счетами и балансом в бухгалтерском учете проявляется следующим образом. На основании данных статей баланса открываются активные и пассивные счета, названия которых в основном совпадают со статьями баланса. Так, статье актива «Нематериальные активы» соответствует счет 04 «Нематериальные активы»; статье пассива баланса «Добавочный капитал» - счет 83 «Добавочный капитал» и т.д. Иногда несколько счетов представлены в балансе одной статьей. Например, статья баланса «Запасы» включает несколько групп счетов (10, 11, 15, 16, 20, 21, 41, 43 и т.д.). Одновременно существуют счета, отражающиеся в балансе по двум статьям. Например, счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в активе баланса включен в статью «Прочие дебиторы», а в пассиве - в статью «Прочие кредиторы». Кроме того, суммы остатков по соответствующим статьям баланса служат начальными остатками открываемых синтетических счетов. Общая сумма дебетовых остатков синтетических счетов равна общей сумме кредитовых остатков, ибо эти итоги есть не что иное, как итоги актива и пассива баланса. На основании конечных сальдо синтетических счетов составляют новый баланс на первое число следующего отчетного периода (месяца, квартала и года).
Однако между бухгалтерскими счетами и балансом имеется отличие, которое состоит в том, что на бухгалтерских счетах отражаются текущие хозяйственные операции и итоговые данные за отчетные периоды в денежных, натуральных и трудовых показателях, а в балансе отражаются только итоговые данные на начало и конец отчетного периода в денежной оценке. В текущем учете представлены счета, которые в балансе отсутствуют, так как они закрываются до составления баланса - счет 26 «Общехозяйственные расходы», 25 «Общепроизводственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» и т.д. Не находят отражения в балансе и забалансовые счета.

Ежедневно по мере совершения хозяйственных операций ведется синтетический и аналитический учет средств и их источников. По окончании месяца появляется необходимость обобщения текущего, ежедневного учета путем составления оборотной ведомости. Она составляется после того, как по всем синтетическим и аналитическим счетам будут подсчитаны обороты за месяц и конечное сальдо.

Значение оборотной ведомости заключается в следующем:

1) она является средством контроля за правильностью ведения бухгалтерского учета за отчетный месяц;

2) в обобщенном, сгруппированном виде показывает состояние средств и их источников.

Форма оборотной ведомости по синтетическим счетам следующая:

Контрольное значение для проверки записей по счетам приобретают итоги оборотной ведомости. Их должно быть три пары равенств:

1) равенство дебета и кредита начальных остатков (начальное сальдо) согласно равенству актива и пассива баланса;

2) равенство дебета и кредита оборотов за месяц объясняется двойной записью в учете;

3) равенство дебета и кредита конечных остатков (конечное сальдо) согласно равенству баланса.

На основе данных двух последних колонок составляется сальдовый, бухгалтерский баланс на 1е число следующего месяца. Оборотная ведомость по синтетическим счетам иначе называется оборотным балансом.

Наряду с оборотной ведомостью можно составлять шахматную ведомость, когда по горизонтали и вертикали записывается название одних и тех же счетов, применяемых предприятием, и суммы записываются на пересечении счетов в виде бухгалтерской проводки. Но ее составляют те предприятия, у которых объем хозяйственных операций сравнительно небольшой.

Составляются оборотные ведомости и по аналитическим счетам с целью контроля за правильностью учета аналитического.

По счетам для учета товарно-материальных ценностей они составляются в количественно-суммовом выражении, по счетам для учета расчетов - в суммовом. Форма их аналогична форме ведомости по синтетическим счетам.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам счета 10 «Материалы» за 200 г.

Контрольное значение оборотных ведомостей по аналитическим счетам заключается в том, что начальные остатки, обороты за месяц, конечные остатки по аналитическим счетам должны быть равны остаткам и оборотам соответствующего синтетического счета.

Форма оборотной ведомости для аналитических счетов по учету расчетов (с бюджетом - по налогам, с поставщиками, с подотчетными лицами, с прочими дебиторами, с прочими кредиторами) точно такая же, как и оборотная ведомость по синтетическим счетам (только в денежном измерителе).

Оборотные ведомости, их виды, назначение и порядок составления

Одним из элементов метода бухгалтерского учета является система счетов и двойная запись.

Система счетов - способ экономической группировки, текущего отражения и оперативного контроля за состоянием и изменением активов собственного капитала и обязательств, а также хозяйственных процессов и их результатов.

Основной принцип учета на счетах состоит в том, что на каждую группу (вид) средств и их источников, хозяйственных процессов и их результатов открываются отдельные счета.

На данном счете записывают первоначальный остаток данного объекта учета и его дальнейшее изменения, то есть увеличения и уменьшения, вызываемые хозяйственными операциями, что позволяет в любой момент определить его новое состояние.

Графически счет представляет собой двухстороннюю таблицу, в которой производят записи хозяйственных операций.

Левую сторону принято называть «Дебет»; правую «Кредит» сокращенно Дт и Кт.

Термины Дебет и Кредит применяются для выражения взаимно противоположных изменений на счетах, то есть все суммы увеличивающие начальное состояние средств записываются на той же стороне счета, где записан остаток, а суммы уменьшающие его на другой стороне.

В конце каждого месяца, после записей всех хозяйственных операций на счетах подсчитываются обороты за месяц и остаток (сальдо) на конец месяца. Итог сумм записанных по дебету счета без начального сальдо называется дебетовым оборотом, а итог записей по кредиту счета без начального сальдо называется кредитовым оборотом.

Счета бухгалтерского учета, тесно связаны с бухгалтерским балансом. Эта связь выражается в следующем:

1) на каждую группу активов или источников показанную в балансе отдельной статьей, открывается отдельный счет под тем же наименованием. Например, статья в балансе «Уставный капитал», счет тоже будет называться «Уставный капитал» или статья «Материалы», счет тоже «Материалы».

2) баланс составляется на основе обобщенных записей на счетах. Как это понять? Данные на 1 число берем из остатка на конец месяца по счетам. Или для того, чтобы открыть счет остаток на начало месяца берем из баланса.

3) Подобно частям баланса счета подразделяются на активные и пассивные.

Бухгалтерские счета, предназначенные для учета состояния и изменения активов, называются активными. Счета, предназначенные для учета изменения источников формирования (собственного капитала и обязательств) называются пассивными.

В активных счетах остаток средств и его увеличение заносят в дебетовой стороне, а уменьшение в кредитовой. Остаток (сальдо) на конец месяца может быть только дебетовым или его совсем не будет.

В пассивных счетах записываются на кредитовой стороне - начальный остаток учитываемых источников и операции вызывающие увеличение этих источников, а уменьшение в дебетовый. Остаток на конец месяца может быть только кредитовым или его совсем не будет. Чтобы вывести новый остаток в активных счетах необходимо к начальному дебетовому сальдо прибавить дебетовый оборот из полученной суммы вычесть оборот кредитовый.

Чтобы вывести новый остаток в пассивных счетах необходимо к начальному кредитовому сальдо прибавить кредитовый оборот и вычесть дебетовый оборот.

Все счета бухгалтерского учета по объему содержания или масштабу группировки делятся на два вида: синтетические и аналитические. В соответствии с делением счетов и бухгалтерский учет подразделяется на синтетический и аналитический учет. Синтетическими называются такие счета, в которых осуществляется обобщенный учет активов, пассивов (средств) и хозяйственных процессов, без подразделения на элементы. Они ведутся только в денежном выражении.

Аналитические счета служат для подробной характеристики объектов бухгалтерского учета, т.е. аналитические счета расшифровывают обобщенные данные синтетического счета. Таким образом, аналитические счета дают детальную подробную характеристику синтетического счета. Отражение хозяйственных средств и процессов в обобщенных показателях (на синтетических счетах) называется синтетическим учетом, а отражение их в детализированных показателях (на аналитических счетах) - аналитическим учетом.

Между счетами синтетического и аналитического учета существует тесная постоянная взаимосвязь, которая заключается в следующем.

1) сальдо (как начальное, так и конечное) по данному синтетическому счету равно сумме всех сальдо по аналитическим счетам, входящим в данный синтетический счет.

2) обороты по дебету и кредиту синтетического счета должны быть равны соответствующим итогам оборотов по аналитическим счетам.

Кроме синтетических и аналитических счетов на практике применяются еще субсчета.

Субсчета - это промежуточное учетное звено между синтетическими и аналитическими счетами. При их помощи осуществляется дополнительная группировка данных аналитического учета с целью получения обобщенных сведений об отдельных объектах внутри данного синтетического счета. Субсчета позволяют получать нужные сведения об отдельных группах объектов, входящих в состав этой номенклатуры.

Для оперативного руководства результатами деятельности предприятия, проверки записи хозяйственных операций по счетам и обобщения данных счетов за отчетный период составляют оборотные ведомости. Оборотная ведомость представляет собой таблицу, где отражают остаток и обороты по счетам.

Оборотные ведомости составляются по синтетическим и аналитическим счетам, которые имеют свои особенности.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам состоит из наименования счета и трех пар колонок: остаток на начало - дебет, кредит; обороты за месяц - дебет, кредит; остаток на конец - дебет, кредит. В этой ведомости отражаются в порядке возрастания все синтетические счета, применяемые в хозяйственной практике субъекта.

По итогу оборотной ведомости по синтетическим счетам должно быть три пары равенства:

- первая, остаток на начало отчетного периода по дебету счетов остатку по кредиту счетов;

- вторая, оборот за месяц по дебету счетов обороту по кредиту счетов;

- третья, остаток на конец отчетного периода остатку по кредиту счетов.

Проверка учетных записей осуществляется по итогам ведомости. Имеющиеся в ней три пары суммовых колонок должны содержать дебетовые и кредитовые итоги, соответственно равные друг другу, потому что первая пара колонок содержит суммы актива и пассива баланса на начало месяца; вторая пара - операции в течение месяца, записанные способом двойной записи; третья пара - обеспечивается равенствами предыдущих колонок и является по существу новым балансом. Таким образом, оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет собой свод оборотов и сальдо по всем синтетическим счетам, предназначенный для проверки учетных записей, составления нового баланса и общего ознакомления с состоянием и изменениями средств хозяйствующего субъекта.

Равенство итогов всех трех пар колонок оборотной ведомости по синтетическим счетам свидетельствует о правильном применении в текущем учете способа двойной записи.

Однако составлению оборотной ведомости по синтетическим счетам должно предшествовать составление и сверка данных оборотной ведомости по аналитическим счетам. Оборотная ведомость по аналитическим счетам имеет ряд особенностей:

- составляется на основании данных аналитических счетов в рамках одного синтетического счета;

- аналитическая информация представляется с применением натуральных трудовых и стоимостных измерителей;

- итого оборотной ведомости сверяется соответствующим синтетическим счетом.

Сверка производится с целью проверки правильности и полноты ведения учета по аналитическим и синтетическим счетам.

В начале отчетного периода для учета активов, собственного капитала и обязательств, открываются счета. На каждый вид актива и пассива предусматривается отдельный синтетический счет, на котором записываются остаток: по активным счетам - в дебет, а по пассивным счетам - в кредит.

На протяжении месяца на счетах синтетического и аналитического учета отражаются совершившиеся операции способом двойной записи. Для этого даются бухгалтерские записи (проводки), которые затем разносятся по счетам бухгалтерского учета. По завершении месяца подчитываются итоги оборотов по дебету и кредиту счетов и выводятся остатки на конец месяца.

Данные аналитических счетов заносятся в оборотную ведомость по аналитическим счетам, подсчитываются и сверяются с данными соответствующих синтетических счетов. При установлении идентичности остатков и оборотов взаимосвязанных синтетических и аналитических счетов составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам, куда переносятся данные с синтетических счетов. По итогу этой оборотной ведомости необходимо получить три пары равных сумм, что дает возможность сделать вывод о правильности ведения записей на синтетических счетах в течение месяца.

№1 Оформить документы на поступление продуктов в кладовую кафе «Фея» (адрес: г. Омск, пр. Мира, 73, ИНН - 5500785412, тел. (3812) 65-45-40), зав. кладовой - Грушевская О.В.

01.03.08., по счет-фактуре №00475 от 01.03.08. от ООО «Грант» (адрес: г. Омск, ул. 24 Северная, 52, ИНН - 5500671462, тел. (3812) 23-14-80) поступили по договорной цене продукты

бухгалтер аналитик управление баланс

На принятые продукты выписана приходная накладная №0070. Продукты оприходованы полностью, единая наценка 60%.

Список литературы

1. Вахрушина С.А. Бухгалтерский управленческий учет. - М.: Омега-Л, 2005.

2. Врублевский Н.К. Бухгалтерский управленческий учет. - М.: Издательство «Бухгалтерский учет», 2005 г.

3. Друри К. Управленческий и производственный учет: вводный курс. 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Юнити-Дана, 2007.

4. Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский управленческий учет: учебник для вузов. - М.: Экономистъ, 2006.

5. Керимов В.Э. Бухгалтерский управленческий учет. - М.: Бухгалтерское дело, 2004.

6. Титова Н.Л. Курс лекций по разработке управленческих решений. - М.: Инфра-М, 2005.

Размещено на Allbest.ru