Оформление бухгалтерских учетных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

бухгалтерский учетный документ

Организационную основу системы бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных форм собственности составляет документация.

Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей в учетные регистры.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Документирование операций - сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах. Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.

Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита.

Цели работы: рассмотреть документацию бухгалтерских документов, научиться правильно, оформлять бухгалтерские документы, а также исправлять их.

Задачи работы: рассмотреть классификацию бухгалтерских документов, понятие и значение документооборота, и виды первичных документов.

1. Значение и классификация бухгалтерских документов

1.1 Значение и классификация бухгалтерских документов

Документация - основная отличительная особенность бухгалтерского учета. Основные правила документирования и документооборота в силу их важности и обязательности определены нормативно.

В документоведении и делопроизводстве документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать

А его юридическая сила - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Документ (лат. documentum - свидетельство, доказательство) - это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции; без документа не может быть произведено ни одной записи на бухгалтерские счета.

Поэтому документ наделяет юридической силой учетные данные, выступает ценным источником доказательств (в том числе вещественным доказательством) по делам об экономических преступлениях, хищениях имущества, злоупотреблениях, взяточничестве, арбитражных спорах и т.п.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы, и виды документов представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 Классификация бухгалтерских документов

Признак	Виды документов
1	2
По назначению	- распорядительные - оправдательные - комбинированные - документы бухгалтерского (или учетного) оформления
По способу/порядку составления	- первичные - сводные
По способу отражения хозяйственных операций	- разовые - накопительные
По месту составления и обращения	- внутренние - внешние
По качеству	- полноценные - неполноценные
По степени использования средств вычислительной техники	- документы, заполняемые вручную - частично заполненные на машинах - полностью выполненные на машинах

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа.

К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске.

Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Оправдательными (или исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения. Например, расчетные ведомости по заработной плате, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и многие другие.

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д.

К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

Комбинированными называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д.

Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на их приобретение. Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям, которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

По способу/порядку составления различают первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов.

Сводные документы позволяют уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовый отчет и др. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом. К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов - сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходных ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляют внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Внешние документы составляют вне данного предприятия и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры контрагентов.

Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

По степени использования средств вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись и т.д.). Составление документов является трудоемким процессом. Использование персональных компьютеров в бухгалтерском учете дает возможность заполнять документы полностью на машинах, что повышает производительность труда, способствует его научной организации.

1.2 Первичные учетные документы

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документация. Документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Документ - это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные документы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В организации с иностранным капиталом (по требованию иностранного партнера) - также и на иностранном языке, но обязательно с подстрочным переводом. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.

В составе документов различают:

- первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, заборные листы и т. д.);

- учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчеты и т. д.);

- отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

По назначению все первичные документы делятся на: организационно-распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

- организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;

- оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т. д.) отражают факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Существует целый ряд документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в учетные регистры;

- документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.

- комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выдачи и др.

Одно из основных изменений - это упразднение обязанности применять в учете унифицированные формы первичных документов (за исключением, согласно информации Минфина РФ от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ПЗ - 10/2012)", обязательных к применению форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, в частности: 1) кассовых и банковских документов, перечисленных в п 2.1 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П п. 2.1, п. 2.4 Положения, утвержденного Банком России от 19.06.2012 N 383-П; 2 транспортной накладной согласно п. 2. Ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" и п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272).

Как следствие отсутствия требований о применении унифицированных форм первичных документов ч. 4 ст. 9, Закона N 402-ФЗ прямо предусматривает, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" формы первичных учетных документов утверждаются в учетной политике организации.

Таким образом, организации должны самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике на 2013 год формы первичных учетных документов.

При этом И.Р. Сухарев, начальник отдела методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина РФ, по поводу внешних форм первичных документов высказал точку зрения, суть которой сводится к следующему: возможны ситуации, когда контрагента не устроит шаблон разработанного организацией документа и в результате организация, утвердившая такой шаблон для отражения собственных операций, согласится с требованием контрагента. В итоге будет сформирован документ индивидуальной формы. Типовые шаблоны "внешних", двусторонних и многосторонних документов, например акта приема-передачи, заранее утвердить вряд ли возможно. При этом руководитель организации, подписывая такой документ, выражает этим свое согласие как с содержанием, так и с формой документа. Наличие нескольких контрагентов со своими пожеланиями по внесению исправлений в данную форму первичного документа приведет к тому, что единой формы такого документа не получится.

По мнению И.Р. Сухарева, подпись руководителя свидетельствует об утверждении данного документа.

Пункт 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ прямо предусматривает, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. И только формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

Также, полагаем, что организация может по-прежнему использовать унифицированные формы, если они содержат все необходимые реквизиты, перечисленные выше. При этом заметим, что и ранее (до 01.01.2013) унифицированные формы могли быть изменены путем добавления реквизитов (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации").

Исключением являются организации государственного сектора. Для них формы первичной учетной документации устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством.

Все поступающие документы от контрагентов, в том числе отличающиеся от привычных унифицированных форм, необходимо проверять на наличие обязательных реквизитов. С 01.01.2013 документ будет считаться соответствующим требованиям законодательства РФ только в случае соответствия его критериям, установленным ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Документы, поступившие как основание для начисления заработной платы или прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

1.3 Организация документооборота и понятие электронного документооборота

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т. е. повышает эффективность всей учетной работы организации. При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

До сведения лиц, работающих с первичными документами, в официальном порядке доводятся правила их оформления и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.

С 1 января 2013 года требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены федеральными стандартами (пп. 4 ч.3 ст.21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)), которые в настоящее время не утверждены.

Стоит отметить, что действующее законодательство по бухгалтерскому учету не дает определения "электронный документооборот" или "система электронного документооборота". Определение электронный документ можно найти в положениях ГОСТа 7.83-2001. Пункт 3.1 ГОСТа устанавливает, что электронный документ - это документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники.

Согласно пп. 11.1 ст.2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Аналогичное понятие содержит ст. 3 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон N 1-ФЗ).

Отметим, что в основе системы электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) и технология потоков управления определенными работами. Технологии электронного документооборота обеспечивают движение документов по заданному алгоритму и управляют заданиями по обработке документа согласно модели управления, заданной ее разработчиками.

При этом главным назначением системы электронного документооборота является организация хранения, создания, обработки, согласования электронных документов, а также работы с ними. Порядок внедрения системы электронного документооборота в организации устанавливается внутренними документами компании.

Положениями части 5 ст.9 Закона N 402-ФЗ установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Особенность электронного документа заключается в том, что при передаче внешним пользователем, документ заверяется электронной подписью.

Документы, созданные на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и проверки его с подлинным документом.

Система электронного документооборота должна:

- соответствовать требованиям делопроизводства;

- содержать механизмы согласования, утверждения и контроля над исполнением документов;

- поддерживать функции создания резолюций;

- предоставлять возможность ознакомления сотрудников с внутренними документами и приказами, осуществлять автоматическую рассылку электронных писем, уведомлений и документов, формировать дела.

Таким образом, внедрению системы электронного документооборота в организации должна предшествовать регламентная работа.

При этом система электронного делопроизводства должна обладать следующими возможностями:

- ввод, подготовка и редактирование документов;

- составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти компьютера;

- ввод и обработка сведений о документах;

- осуществление контроля исполнения документов;

- систематизация документов, формирование папок (дел);

- хранение и поиск документа;

- обмен документами с руководителем и сотрудниками;

- пересылка документов адресату;

- экспертиза ценности документов и их архивирование;

- составление отчетных данных о работе с документами;

- создание единого архива электронных документов.

Для обеспечения юридически значимого электронного документооборота необходимо использовать электронную подпись.

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию ст.2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ)).

При этом необходимо отметить, что Закон N 63-ФЗ устанавливает несколько видов электронной подписи (ст. 5):

- простая электронная подпись (электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом);

- неквалифицированная электронная подпись (электронная подпись, которая:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи);

квалифицированная электронная подпись (электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом N 63-ФЗ).

Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе (ст.Закона N 1-ФЗ).

Таким образом, хоть законодательно понятие электронного документооборота и не закреплено, но при этом даны механизмы для его реализации.

Как уже отмечалось, согласно ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Регистры бухгалтерского учета также могут составляться в электронном виде и заверяться электронной подписью (ч. 6 ст. 10Закона N 402-ФЗ)

Право на составление кассовых документов в электронном виде закреплено п. 2.5, 5.6 Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П.

Следовательно, первичные документы могут быть составлены в электронном виде и признаваться легитимными только в случае подписания их электронной цифровой подписью (или электронной подписью). К аналогичному мнению пришло и налоговое ведомство в своем письме от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368@.

Наряду с налоговым ведомством Минфин России неоднократно выпускал письма, в которых пояснял, что в целях документального подтверждения расходов налогоплательщик наряду с документами на бумажных носителях может использовать документы, оформленные в электронном виде и подписанные (заверенные) электронной цифровой подписью (или квалифицированной электронной подписью) лица, ответственного за совершение хозяйственных операций в организации (смотрите, например, письма Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12250, от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24, от 28.05.2012 N 03-03-06/2/67, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, от 01.02.2011 N 03-03-06/1/47, от 28.07.2010 N 03-03-06/1/491).

При этом стоит отметить, что согласно положениям Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Законом N 402-ФЗ или Налоговым кодексом РФ не определены (письмо Минфина России от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139).

Таким образом, при соблюдении указанных выше требований первичные учетные документы, надлежащим образом оформленные и подписанные с помощью электронной цифровой подписи (квалифицированной электронной подпись), являются первичным учетным документом в целях бухгалтерского и налогового учета.

1.4 Номенклатура дел и хранение документов

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом:

- индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;

- наименование дела (заголовок);

- количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

- срок хранения;

- примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

Все документы подлежат обязательному хранению в сроки, установленные законодательством.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой. Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетов у предприятий производится:

- органами дознания;

- органами предварительного следствия;

- прокуратурой;

- судом и т. п.

На основании постановления этих органов, согласно законодательству (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну). Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц предприятия. Составляется специальная опись изъятых документов, оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя предприятия назначается комиссия по расследованию причин пропажи, гибели, в которую приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем.

1.5 Исправление ошибок в первичных документах

В настоящий момент порядок исправления ошибок определен в Законе о бухгалтерском учете № 402-ФЗ. Однако, сделать это можно в том случае, если такие исправления не запрещены другими нормативными актами.

Исправлять ошибки в кассовых и банковских документах нельзя. Ошибки в кассовых и банковских документах вообще не допускаются. Положение Центрального Банка РФ о ведении кассовых операций с монетами и банкнотами № 373-П делать это запрещает.

Ошибки в первичных учетных документах а также в бухгалтерских и налоговых регистрах необходимо исправлять определенным образом. При внесении исправлений в первичные документы или бухгалтерские и налоговые регистры необходимо зачеркнуть неверную запись и сделать правильную запись, а также:

§ надпись “исправленному верить”,

§ дату совершения исправления,

§ ФИО и должность лица, которое вносит исправление,

§ личную подпись.

Если обнаруживается ошибка в бухгалтерских записях (бухгалтерских проводках), необходимо внести исправления в бухгалтерские проводки. Самый распространенный способ исправления неверных бухгалтерских записей -- метод красного сторно. Сначала необходимо отсторнировать (записать со знаком минус) неверные бухгалтерские проводки, а затем сделать правильные бухгалтерские проводки.

Бухгалтеру необходимо составить бухгалтерскую справку, в которой описать все действия по исправлению неверной бухгалтерской записи. Бухгалтерская справка должна содержать дату исправления, должность, фио и личную подпись того, кто вносил исправления.

Записи в первичные документы и учетные регистры производят вручную или на машинах в зависимости от формы и системы учетных записей.

Выборка - способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учетов. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

2. Практическая часть

Задание

1. На основе данных для выполнения задания открыть счета синтетического учета.

2. Записать на счетах хозяйственные операции за отчетный период, подсчитать обороты и вывести сальдо на конец отчетного периода.

3. Определить недостающие суммы.

4. Списать сумму транспортно-заготовительных расходов в стоимости материалов.

5. Распределить общехозяйственные расходы между видами продукции.

6. Определить фактическую себестоимость выпущенной продукции.

7. Составить оборотную ведомость по счетам синтетического учета.

8. Составить бухгалтерский баланс на начало и конец отчетного периода.

9. Оформить первичные документы, отражающие операции № 4, № 22.

Исходные данные:

1. Ведомость остатков по счетам синтетического учета на 1 января 20... г.

2. Аналитические данные к счету 10 «Материалы»

3. Аналитические данные к счету 20 «Основное производство»

4. Журнал регистрации хозяйственных операций за январь 20... г.

5. Ведомость остатков по счетам синтетического учета на 1 января 20... г. ОАО «Сибкедр» представлена в таблице 2.1

6. Аналитические данные к счету «Материалы» на 1 января 20...г (руб.) представлены в таблице 2.2

7. Аналитические данные к счету «Основное производство» на 1 января 20...г представлены в таблице 2.3

Таблица 2.1 Ведомость остатков по счетам синтетического учета на 1 января 20... г. ОАО «Сибкедр»

Шифр счета	Наименование счетов	Сумма, руб.
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
01	Основные средства	375 300
02	Амортизация основных средств		260 300
08	Вложения во внеоборотные активы	35 500
10	Материалы	24 500
20	Основное производство	18 600
43	Готовая продукция (изделие А)	20 300
50	Касса	6 600
51	Расчетные счета	17 200
68	Расчеты по налогам и сборам		4 160
69	Расчеты по социальному страхованию и обеспечению		8 320
70	Расчеты с персоналом по оплате труда		32 000
71	Расчеты с подотчетными лицами	45 000
80	Уставный капитал		100 000
82	Резервный капитал		15 000
83	Добавочный капитал		67 000
84	Нераспределенная прибыль		56 220
Итого	543 000	543 000

Таблица 2.2 Аналитические данные к счету «Материалы» на 1 января 20...г (руб.)

Показатели	Учетная цена	ТЗР	Фактическая себестоимость
1	2	3	4
Основные материалы	10 000	2 000	12 000
Тара и тарные материалы	12 000	0	12 000
Канцелярские принадлежности	500	0	500
Итого	22 500	2 000	24 500

Таблица 2.3 Аналитические данные к счету «Основное производство» на 1 января 20...г

Наименование продукции	Фактическая себестоимость, руб.
1	2
Изделие А	10 400
Изделие Б	8 200
Итого	18 600

В журнале регистрации хозяйственных операций (таблица 2.4):

- определены недостающие суммы в таблице 2.4;

- списаны транспортно-заготовительные расходы в стоимость материалов (таблица 2.5);

- распределены общехозяйственные расходы между видами продукции (таблица 2.6);

- определена фактическая себестоимость выпущенной продукции (таблица 2.7).

Таблица 2.4 Журнал регистрации хозяйственных операций за январь 201.. г.

	Документ и содержание операций	Корреспонденция счетов	Сумма, руб.
		Дебет	Кредит
1	2	3	4	5
1	Приходный ордер. Авансовый отчет. Приняты на склад через подотчетное лицо основные материалы по учетной цене	10	71	28300
2	Счет-фактура. Авансовый отчет. Принят к учету НДС по поступившим основным материалам по ставке 18%	19	71	5 094
3	Авансовый отчет. Квитанция к приходному кассовому ордеру. Оплачено подотчетным лицом за перевозку основных материалов	10 тзр	71	1 450
4	Приходный ордер. Авансовый отчет. Поступили на склад через подотчетное лицо: а) тара и тарные материалы по учетной цене б) канц-кие принадлежности по учетной цене Итого:	10 10	71 71	12 500 1 200 13 700
5	Счет-фактура. Авансовый отчет. Принят к учету НДС по поступившим тарным материалам и канцелярским принадлежностям	19	71	2 466
6	Счет. Предъявлен покупателям счет за отгруженную им продукцию А по договорной цене, в том числе НДС по ставке 18%	62	90	15 340
7	Счет-фактура. Начислен НДС по проданной продукции А по ставке 18%	90	68	2 340
8	Приходный кассовый ордер. Поступили в кассу денежные средства от покупателей за проданную продукцию А	50	62	15 340
9	Справка бухгалтерии. Списывается факт. с/сть готовой продукции, отпущенной со склада покупателям	90	43	10 000
10	Расходный кассовый ордер. Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу в возмещение перерасхода по авансовому отчету	71	50	6 010
11	Ведомость распределения заработной платы. Начислена и распределена оплата труда: а) рабочим за производство продукции А б) рабочим за производство продукции Б в) рабочим за разгрузку материалов г) управленческому персоналу Итого:	20 20 10тзр 26	70 70 70 70	25 600 28 400 1 550 26 250 81 800
12	Справка бухгалтерии. Произведены отчисления в Госуд. внебюджетные фонды от начисленной суммы оплаты труда по ставке, действующей на момент выполнения задания: а) рабочим за производство продукции А б) рабочим за производство продукции Б в) рабочим за разгрузку материалов г) управленческому персоналу Итого:	20 20 10тзр 26	69 69 69 69	7 680 8 520 465 7 875 24 540
13	Справка бухгалтерии. Произведены отчисления в резерв отпусков 8% от суммы заработной платы рабочих с отчислениями единого социального налога: а) рабочих за производство продукции А б) рабочих за производство продукции Б в) рабочих за разгрузку материалов Итого:	20 20 10тзр	96 96 96	2 662 2 954 161 5 777
15	Требования. Отпущены со склада по учетной цене: а) основные материалы: - на изготовление продукции А - на изготовление продукции Б б) тара и тарные материалы: - на изготовление продукции А - на изготовление продукции Б в) канцелярские принадлежности на общехозяйственные нужды организации Итого:	20 20 20 20 26	10 10 10 10 10	12 000 14 000 5 000 6 000 800 37 800
16	Ведомость начисления амортизации. Начислена амортизация по оборудованию: а) занятого изготовлением продукции А б) занятого изготовлением продукции Б в) по объектам общехозяйственного назначения Итого:	20 20 26	02 02 02	2 200 2 600 1 200 000
17	Расходный кассовый ордер. Выданы денежные средства из кассы подотчетному лицу Иванову И.И. на приобретение специнструментов	71	50	000
18	Справка бухгалтерии. Списывается сумма транспортно-заготовительных расходов по основным материалам, израсходованным: а) на изготовление продукции А б) на изготовление продукции Б (Расчет в таблице 2.5)	20 20	10 10	1 482 744
19	Справка бухгалтерии. Списываются общехозяйственные расходы: а) на изготовление продукции А б) на изготовление продукции Б (Расчет в таблице 2.6)	20 20	26 26	17 126 99
20	Накладная. Ведомость выпуска готовой продукции. Сдана из основного производства на склад: а) продукция А б) продукция Б (Расчет в таблице 1.7)	43 43	20 20	76 550 17
21	Счет. Накладная. Предъявлен счет покупателям за отгруженную со склада готовую продукцию по договорной цене: а) изделие А б) изделие Б Итого:	62 62	90 90	82 600 115 6400
22	Счет-фактура. Начислен НДС по проданной продукции: а) изделие А по ставке 18% б) изделие Б по ставке 18% Итого:	90 90	68 68	12 600 17 640 30 240
23	Справка бухгалтерии. Списывается фактическая себестоимость готовой продукции, отпущенной со склада покупателям: а) изделие А б) изделие Б Итого:	90 90	43 43	50 000 70 000 0
24	Выписка из расчетного счета. Поступили денежные средства от покупателей в оплату отгруженной продукции: а) изделие А б) изделие Б Итого:	51 51	62 62	82 600 115 6400
25	Выписка из расчетного счета, платежное поручение Зачислен на расчетный счет кредит банка сроком на 36 месяцев на покупку основных средств	51	67	0
26	Выписка из расчетного счета, платежное поручение Перечислены денежные средства заводу изготовителю в счет предстоящей поставки объектов основных средств	60	51	0
27	Выписка из расчетного счета Поступили авансовые платежи от покупателей в счет предстоящей поставки продукции.	51	62	00
28	Счет. Счет-фактура. Принят к оплате счет за перевозку готовой продукции покупателям, в том числе НДС по ставке 18%	44 19	60 60	15000 17 700 700
29	Счет. Счет-фактура. Принят к оплате счет за информационные услуги, связанные с продажей готовой продукции покупателям, в том числе НДС по ставке 18%	44 19	60 60	5000 5 900 900
30	Справка бухгалтерии. Предъявлен к возмещению из бюджета НДС по поступившим материалам, канцелярским принадлежностям и услугам	68	19	11 160
31	Справка бухгалтерии. Списываются расходы на продажу: а) изделия А б) изделия Б	90 90	44 44	9 172 10 828
32	Справка бухгалтерии. Выявить и списать результат от продажи: а) продукции А б) продукции Б (расчет в таблице 2.8)	99 99	90 90	13 828 17 172
Итого по журналу:			1 888 955

Таблица 2.5 Расчет фактической себестоимости израсходованных материалов

Таблица 2.6 Расчет распределения общехозяйственных расходов

Показатели	Изделие А	Изделие Б	Итого
1	2	3	4
Заработная плата производственных рабочих (руб.)	25 600	28 400	54 000
Общехозяйственные расходы (руб.)	17 126	18 999	36 125
Процент распределения общехозяйственных расходов	Общехозяйственные расходы __________________________х 100 Заработная плата рабочих	66,898

В таблице 2.7 рассчитана фактическая себестоимость выпущенной с производства продукции, при этом незавершенное производство на конец месяца составило: по продукции А - 7 600, по продукции Б - 8 800

Таблица 2.7 Расчет фактической себестоимости выпущенной продукции (руб.)

Показатели	Изделие А	Изделие Б	Итого
1	2	3	4
Незавершенное производство на начало отчетного периода	10 400	8 200	18 600
Затраты за месяц, в том числе:
Расходы на оплату труда	25 600	28 400	54 000
Отчисления ЕСН	7 680	8 520	16 200
Отчисления в резерв на отпуск	2 662	2 954	5 616
Материалы - по учетной цене - транспортно-заготовительные расходы - фактическая себестоимость	17 000 1 482 18 482	20 000 1 744 21 744	37 000 3 226 40 226
Амортизация	2 200	2 600	4 800
Общехозяйственные расходы	17 126	18 999	36 125
Незавершенное производство на конец отчетного периода	7 600	8 800	16 400
Фактическая себестоимость выпущенной продукции	76 550	82 617	159 167

Таблица 2.8 Аналитические данные к счету 90 «Продажи» (руб.)

Показатели	Изделие А	Изделие Б	Итого
1	2	3	4
Фактическая себестоимость проданной продукции	60 000	70 000	130 000
Расходы на продажу	9 172	10 828	20 000
НДС	14 940	17 640	32 580
Выручка за проданную продукцию	97 940	115 640	213 ...

Подобные документы

• Современные методики документооборота первичных бухгалтерских документов

  Реформирование бухгалтерского учета в России. Значение первичного наблюдения. Классификация бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению первичных документов. Проверка, унификация, хранение, порядок изъятия у организации документов.
  
  курсовая работа [56,8 K], добавлен 13.07.2011
  

• Первичное наблюдение в бухгалтерском учете

  Значение и цели первичного наблюдения. Классификация бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению первичных документов. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них. Порядок изъятия у организации документов.
  
  курсовая работа [70,5 K], добавлен 07.09.2011
  

• Состав внутренних локально-правовых документов

  Инструкции и регламенты по формированию и заполнению первичных учетных документов. График документооборота, регламенты закрытия периода. Положение о порядке формирования финансовой отчетности. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов.
  
  реферат [35,2 K], добавлен 16.12.2014
  

• Оформление бухгалтерских документов

  Понятие о документах, их значение. Виды бухгалтерских документов на предприятии, их классификация. Учет формирования и использования амортизационного фонда. Состав и расположение реквизитов документов. Ошибки, допущенные при оформлении документов.
  
  контрольная работа [20,3 K], добавлен 30.08.2013
  

• Особенности заполнения первичных документов и учетных регистров

  Требования, предъявляемые к заполнению, обработке и хранению первичных документов и регистров в организации. Система документооборота первичных учетных документов. Разработка предположений и рекомендаций по улучшению документооборота на предприятии.
  
  курсовая работа [549,7 K], добавлен 07.06.2015
  

• Балансовое обобщение и учетные регистры

  Преимущества и недостатки форм бухгалтерского учета. Статистическая и динамическая информация. Роль и назначение бухгалтерских балансов, их классификация. Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах. Сроки хранения учетных документов.
  
  реферат [51,4 K], добавлен 20.03.2015
  

• Основные и дополнительные реквизиты бухгалтерских документов

  Правила ведения бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Характеристика основных и дополнительных реквизитов бухгалтерских документов. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций в документации.
  
  контрольная работа [20,9 K], добавлен 16.11.2014
  

• Первичные учётные документы

  Основы первичного учета на предприятии. Понятие учетных документов и их значение. Классификация учётных документов. Форма учётных документов. Организация документооборота в бухгалтерском учете. Система документооборота первичных учётных документов.
  
  курсовая работа [167,9 K], добавлен 29.06.2008
  

• Оформление бухгалтерских документов

  Понятие бухгалтерского документа, его формы и реквизиты. Особенности составления первичных документов и порядок их обработки, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку). Порядок изъятия и хранения первичных документов.
  
  реферат [19,3 K], добавлен 16.07.2010
  

• Делопроизводство в бухгалтерском учете

  Требования к бланкам документов, порядок организации документооборота. Особенности подготовки и оформление отдельных видов документов. Приходный кассовый ордер, счет-фактура, платежные поручения. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров.
  
  отчет по практике [39,0 K], добавлен 19.08.2010
  

• Классификация бухгалтерских документов. Подложные документы

  Понятия фиктивного и подложного документов. Классификация бухгалтерских документов. Группировка бухгалтерских документов, их назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления. Видовое деление подлогов документов.
  
  контрольная работа [34,5 K], добавлен 30.04.2011
  

• Документация, её сущность и значение в бухгалтерском учёте

  Классификация и виды бухгалтерских документов. Исправление ошибок в первичных документах. Номенклатура дел и требования к хранению документов. Журнал регистрации хозяйственных операций. Шахматная оборотная ведомость. Счета синтетического учёта.
  
  курсовая работа [73,9 K], добавлен 27.12.2011
  

• Бухгалтерские ошибки и их виды

  Виды бухгалтерских ошибок: организационные, технические и методологические. Способы их выявления, порядок и техника исправления, общие правила. Составление бухгалтерских справок. Исправления бухгалтерских ошибок в практике на примере ЗАО "Актив".
  
  курсовая работа [59,5 K], добавлен 06.12.2010
  

• Документооборот в бухгалтерии

  Классификация документов по назначению, степени обобщения, месту составления, количеству учетных позиций. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Отчетные документы организации. Организация документооборота. Номенклатура дел бухгалтерии.
  
  контрольная работа [638,7 K], добавлен 20.06.2012
  

• Виды бухгалтерской отчетности

  Понятие, значение, виды и состав бухгалтерской (финансовой) отчетности. Документирование хозяйственных фактов в бухгалтерских отчетах. Классификация учетных данных и их отражение на счетах бухгалтерского учета - в учетных регистрах и Главной книге.
  
  курсовая работа [42,0 K], добавлен 22.01.2014
  

• Финансовый учет на предприятии

  Особенности формирования и раскрытия учетной политики на предприятии. Составление бухгалтерских проводок, соответствующих содержанию хозяйственных операций. Оформление учетных регистров, содержащих информацию для заполнения форм бухгалтерской отчетности.
  
  курсовая работа [126,1 K], добавлен 21.06.2010
  

• Учетные регистры, их виды и содержание

  Виды и порядок бухгалтерских записей в учетных регистрах, способы проверки. Порядок исправления ошибок в бухгалтерских записях. Синтетический счет учета продаж. Учет продажи по моменту отгрузки, по моменту оплаты продукции. Возврат бракованной продукции.
  
  реферат [1,3 M], добавлен 28.01.2009
  

• Этапы составления графика документооборота и графика учетных работ на предприятии

  Общий порядок создания первичных документов, отражение информации в бухгалтерском учете. Первичные документы, требования, предъявляемые к ним. Составление графика учетных работ, график документооборота. Составление плана учетных работ. Учетные регистры.
  
  контрольная работа [22,1 K], добавлен 22.02.2010
  

• Документирование хозяйственных операций в торговле

  Основные правила документооборота в торговых организациях, порядок создания и оформления первичных документов, внесение исправлений. Учетные регистры и сроки хранения первичных учетных документов. Внешние и внутренние документы, график документооборота.
  
  реферат [14,6 K], добавлен 30.03.2010
  

• Искажения в бухгалтерской отчетности, способы выявления и роль аудита в оценке достоверности

  Виды искажений бухгалтерской отчетности, влияние ошибок на ее содержание. Классификация бухгалтерских ошибок, способы их выявления и порядок исправления. Фальсификация и вуалирование бухгалтерских балансов. Аудиторское заключение, его виды и роль.
  
  курсовая работа [47,0 K], добавлен 26.01.2009
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам