Инвентаризация кассы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Инвентаризация кассы

касса ревизия инвентаризация ответственность

Инвентаризация является одним из методов контроля за сохранностью денежных средств в кассе и на счетах в банке, проводится в соответствии с приказом №49 Минфина РФ от 13.06.1995 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" и Порядком ведения кассовых операций.

В кассе организации могут храниться денежные средства, денежные документы, бланки ценных бумаг и документов строгой отчетности.

Денежные средства представлены денежной наличностью.

К денежным документам относятся: почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и другие документы.

Бланками строгой отчетности являются: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломы, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и др.

Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.

Различают инвентаризации плановые, внезапные и инвентаризации, проводимые в соответствии с требованиями законодательства.

Порядок и сроки проведения плановых и внезапных инвентаризаций устанавливаются организацией, индивидуальным предпринимателем самостоятельно (п.1.11 Положения о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П).

Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) утверждает график проведения плановых инвентаризаций. Этот график составляется, как правило, главным бухгалтером. Плановые ревизии кассы обычно проводятся в начале первого рабочего дня каждого месяца. В этот день также снимаются остатки денежных средств в операционных кассах организации.

Внезапные проверки кассы также включаются в график проведения проверок с указанием только квартала, в котором планируется провести такие проверки. Конкретная дата определяется в день проведения внезапной проверки.

Проведение инвентаризации обязательно в случаях:

1) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (по состоянию на конец последнего рабочего дня календарного года);

2) при смене кассира;

3) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

4) при реорганизации или ликвидации организации;

5) в случае чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, в результате которых происходит утрата или порча имущества.

6) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица). Приказ на ревизию кассы составляется по унифицированной форме № ИНВ-22. По результатам инвентаризации составляется акт унифицированной формы № ИНВ-15. При инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности заполняется инвентаризационная опись унифицированной формы № ИНВ-16.

Материальную ответственность за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.

Ревизия кассы и проверка соблюдения кассовой дисциплины производится во время проведения документальных ревизий и проверок, инициированных учредителями организаций или вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также при проведении документальных проверок аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

Если в кассе на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

На практике для маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных документов используют различного рода расписки, которые не могут служить документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и др.) разрешительной подписи руководителя. Суммы по таким документам или распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются как недостача (п. 27 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные кассовые ордера, приложенные к отчету кассира. Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

Перед началом инвентаризации денежных средств кассир передает председателю комиссии последние приходные и расходные ордера, которые на момент инвентаризации не включены в отчет кассира.

Затем материально ответственные лица дают расписки в том, что:

- к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;

- все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы;

- все выбывшие ценности списаны в расход.

Это необходимо для предотвращения заявлений кассира (после проверки кассы) о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую; своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.

При инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе; целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате; правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам; наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке; наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения; законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

Фактическое наличие денежных средств и документов в кассе подтверждается их полным полистным пересчетом.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы, деньги и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности (как правило, начиная с купюр высшего и кончая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по наименованиям, видам, категориям бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, их серии и номинальной стоимости. Денежные документы и бланки строгой отчетности принимаются к учету при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат на их приобретение. Учетный остаток денежных средств определяется по данным кассовой книги (отчета кассира). Для установления учетного остатка денежных документов и бланков строгой отчетности используются сведения аналитического и синтетического учета на дату инвентаризации.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на балансовом счете 57 с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка, реестров слипов и т.п.

Инвентаризацию денежных средств, находящихся в банках на расчетном, валютном и специальных счетах, производят путем сверки остатков сумм, числящихся на балансовых счетах 51, 52 и 55 с данными выписок банков.

По результатам инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15, на основании которого в бухгалтерии делают проводки:

Дебет 50 Кредит 91-1 - на сумму излишка.

Дебет 94 Кредит 50 - на сумму недостачи.

Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на кассира.

Размещено на Allbest.ru