Организация труда работников бухгалтерии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

на тему: «Организация труда работников бухгалтерии»

Важной задачей организации бухгалтерского учета является обеспечение благоприятных условий для нормальной деятельности учетного персонала. Работа сотрудников бухгалтерии состоит из комплекса творческих, логических, вспомогательных и технических операций. Это, главным образом, интеллектуальная деятельность, требующая сосредоточенности, внимания, пунктуальности и аккуратности. Условия работы влияют на производительность труда и качество выполнения бухгалтерами своих обязанностей.

Для бухгалтерии необходимо отводить помещение в одном здании с дирекцией предприятия. В отдельных кабинетах размещаются сотрудники, непрерывно принимающие посетителей: главный бухгалтер, начальник расчетного отдела, кассир.

В последние годы, при проведении аудиторских проверок различных организаций, не встречалось ни одной организации, в которой бы ведение бухгалтерского и налогового учета и представляемая отчетность в полной мере соответствовали бы предъявляемым руководящими документами требованиям.

В большинстве случаев такое ненормальное положение с учетом объясняется, прежде всего, перегруженностью работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильностью и неоднозначностью правил учета и составления отчетности, регулярными изменениями, вносимыми в руководящие документы, и мн. др.

Наряду с такими «объективными» причинами появления недостатков в учете, есть еще и «субъективные», появление которых зависит только от организации работы бухгалтерии и ее работников.

Приведем некоторые «субъективные» условия возникновения недостатков в учете.

Двойная проверка документов

Это, прежде всего, невыполнение в большинстве организаций старого правила проверки документов, подготавливаемых бухгалтерией, самими работниками бухгалтерии.

Для проверки документа требуется значительно меньше времени, чем для его составления. Но качество подготовки и достоверность документов после проверки значительно возрастает.

Должностные обязанности бухгалтеров

В организации должны быть четко прописаны и утверждены руководителем фирмы функции бухгалтерии и должностные обязанности каждого работника бухгалтерии. При этом следует исключать поручение дел, несвойственных бухгалтерии.

Организация документооборота

Большое значение для устранения недостатков в учете имеет правильная организация внутреннего документооборота в фирме, который должен быть установлен приказом ее руководителя.

В приказе должны быть четко определены формы представления в бухгалтерию документов, сроки их представления, ответственные за это лица.

При организации деятельности бухгалтерии и, учета всей финансово-хозяйственной деятельности фирмы, административную и уголовную ответственность за недостатки деятельности организации несут руководитель фирмы и главный бухгалтер фирмы.

Порядок хранения бухгалтерских документов

Общие положения

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру.

В соответствии со статьей 17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского - 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет. Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002;

- Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000;

Из всех вышеперечисленных нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню типовых управленческих документов, поскольку именно он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов. бухгалтер обязанность документ

Сроки хранения

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, некоторые документы - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.

На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный список документов.

В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

Порядок хранения документов

Согласно статье 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода "должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером".

В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.

Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Выдача документов

Выдача документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Уничтожение или передача в архивы

Некоторые документы, лицевые счета работников, договоры, соглашения и др., могут иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должны передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Перечнем выделяются организации, являющиеся источниками комплектования архивов, и не являющиеся.

К являющимся источниками комплектования архивов относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры.

К не являющимся - организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы.

Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели).

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т.п.

Результаты работы комиссии должны быть оформлены актом, который подлежит утверждению руководителем организации.

При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

Порядок изъятия документов

В соответствии с пунктом 8 статьи 9 Закона № 129-ФЗ Выдержка из документа "Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия".

Список литературы

1. Организация работы бухгалтерии - советы практика Сергей Кульбицкий

2. http://bossbusiness.ru

3. http://www.buh.ru/document-751

Размещено на Allbest.ru