Учет расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

синтетический аналитический учет подотчетный

Операции с подотчетными лицами имеют в управленческом учете большое значение, поскольку согласно существующим стандартам бухгалтерского учета формируемая финансовая отчетность не дает представления о данном типе операций. Основной целью является учет всех операций, произведенных подотчетным лицом с наличными денежными средствами предприятия, а также оперативное получение информации об остатках на соответствующих счетах.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Это и определило актуальность взятой для разработки темы курсовой работы: «Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Первая строительная компания».

Цель данной курсовой работы - изучить особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Первая строительная компания».

Задачи:

- дать характеристику организации ООО «Первая строительная компания»;

- изучить организацию бухгалтерского учета в ООО «Первая строительная компания»;

- дать экономическую характеристику объекту учета расчетов с подотчетными лицами;

- изучить документооборот по учету расчетов с подотчетными лицами;

- рассмотреть синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в организации.

Предметом исследования являются особенности учета расчетов с подотчетными лицами.

1. Характеристика объекта исследования - ООО «Первая строительная компания» и объекта учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Характеристика организации ООО «Первая строительная компания»

Основным организационно-правовым документом в организациях является Устав (Приложение А), к таким организациям относится ООО «Первая строительная компания» (ООО «ПСК»).

В отчете рассмотрены основные элементы Устава организации, виды уставной деятельности, общая организационно-правовая структура организации.

Общество с ограниченной ответственностью «Первая строительная компания» (в дальнейшем именуемое «Общества») создано в соответствии с действующим законодательством РФ в целях получения прибыли от его предпринимательской деятельности.

Сокращенное фирменное наименование Общества: ООО «ПСК».

Место нахождения Общества: 392000, Российская Федерация, Тамбовская область, г. Тамбов, ул. Коммунальная, а - 13.

Размер уставного капитала Общества составляет 12500 (Двенадцать тысяч пятьсот) рублей.

Общества имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные не имущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество создается без ограничения срока.

Общество вправе в установленном порядке открыть банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами:Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

Общество не отвечает по обязательствам своих участников.

В случае несостоятельности (банкротства) Общества по вине его участников или по вине других лиц, которые имеют право давать обязательные для Общества указания либо иным образом имеют возможность определять его действия, на указанных участников или других лиц в случае недостаточности имущества Общества может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам.

Общество может создавать филиалы и открывать представительства на территории Российской Федерации и за рубежом. Филиалы и представительства создаются по решению Общего собрания участников и действуют в соответствии с положениями о них.

Положения о филиалах и представительствах утверждаются общим собранием участников.

Создание филиалов и представительств за пределами территории Российской Федерации регулируются законодательством Российской Федерации и соответствующих государств.

Филиалы и представительства осуществляют деятельность от имени Общества. Общество несет ответственность за деятельность своих филиалов и представительств.

Руководители филиалов и представительств назначаются директором Общества и действуют на основании выданных Обществом доверенностей. Доверенности руководителям филиалов и представительств от имени Общества выдает единоличный исполнительный орган общества или лицо его замещающее.

Зависимые и дочерние общества на территории Российской Федерации создаются в соответствии с законодательством Российской Федерации, а за пределами, территории Российской Федерации - в соответствии с законодательством иностранного государства по месту нахождения дочернего или зависимого общества, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации. Основания, по которым общество признается дочерним (зависимым), устанавливаются Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Финансовый год Общества совпадает с календарным годом.

Общество обязуется выполнять требования Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. №719.

Общество ведет список участников Общества с указанием сведений о каждом участнике Общества, размере его доли в уставном капитале Общества и ее оплате, а также размере долей, принадлежащие Обществу, датах их перехода к Обществу или приобретении Обществом.

Общество имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами, если это не противоречит предметам и целям деятельности Общества.

Целью деятельности Общества является удовлетворенно общественных потребности юридических и физических лип в работах, товарах и услугах и получение прибыли.

Общество осуществляет следующие виды деятельности:

· производство строительных, строительно-монтажных, ремонтно-строительных работ, отделочных и пуско-наладочных работ;

· осуществление научно-исследовательских, опытно-конструкторских, технологических работ; выполнение проектных и изыскательских работ;

· сервисные и бытовые услуги;

· грузовые и пассажирские перевозки;

· производств товаров, работ, оказание услуг физическим и юридическим лицам;

· эксплуатацию инженерных систем города и населенных пунктов;

· трогово-закупочная деятельность;

· посредническая деятельность;

· сдаче в аренду объектов недвижимости;

· экспедиторские услуги и услуги складского хозяйства, транспортных агентов;

· услуги автомобильных стоянок и гаражей, включая автосервисные услуги;

· экспортно-импортные операции и иная внешнеэкономическая деятельность в соответствии с действующим законодательством;

· иные виды деятельности, не запрещенные законодательством РФ.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется Федеральным законом от 8 августа 2001 г. №128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» и иными законодательными актами РФ, Общество может заниматься только на основании лицензии.

ООО «Первая строительная компания» за отчетный год увеличила свою платежеспособность, которая определяется ее возможностью своевременно погашать свои внешние обязательства. Следовательно, организация считается платежеспособной, если сумма оборотных активов больше, либо равна внешней задолженности (Приложение С).

1.2 Организация бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета в ООО «Первая строительная компания» упрощенная.

Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора организации. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно генеральному директору организации, а по отдельным вопросам согласовывает свою работу с финансовым директором. Главному бухгалтеру подчиняются все работники бухгалтерии.

Обязанности главного бухгалтера:

1. Обеспечение рациональной системы документооборота, применение прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на базе современной вычислительной техники, позволяющих осуществлять строгий контроль за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

2. Обеспечение полного учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, а также своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением.

3. Обеспечение достоверного учета издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, работ и услуг, результатов внутреннего хозяйственного расчета, арендного подряда производств, цехов, отделений, бригад, бюро, лабораторий и других подразделений предприятия.

4. Обеспечение точного учета результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия в соответствии с установленными правилами.

5. Обеспечение правильного начисления и своевременного перечисления платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженности банкам по ссудам; отчисление средств в фонды экономического стимулирования и другие фонды и резервы.

6. Обеспечение участия в работе юридических служб по оформлению материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей и контроль за передачей в надлежащих случаях этих материалов в судебные и следственные органы, а при отсутствии юридических служб - непосредственно осуществление этих функций.

7. Обеспечение проверки организации бухгалтерского учета и отчетности в производственных (структурных) единицах предприятия, а также в производствах и хозяйствах, выделенных на отдельный баланс, своевременный инструктаж работников по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.

8. Обеспечение составления бухгалтерской отчетности на основе данных бухгалтерского учета, первичных документов, представление ее совместно с руководителем в установленном порядке и сроки на рассмотрение совета трудового коллектива, а также соответствующим органам.

9. Обеспечение осуществления (совместно с другими подразделениями и службами) экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, предупреждения потерь и непроизводительных расходов.

10. Обеспечение сохранности бухгалтерских документов, оформление и передача их в установленном порядке в архив.

11. Осуществление учета финансовых, расчетных и кредитных операций и контроль за законностью, своевременностью и правильностью оформления этих операций (при наличии в составе предприятия самостоятельной финансовой службы).

12. Соблюдение установленных правил оформления первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, должностными лицами.

13. Обеспечение исполнения и оформления документов по финансово-хозяйственным операциям в соответствии с действующим законодательством. Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и нарушают договорно-финансовую дисциплину.

14. Обеспечение регулярного информирования совета трудового коллектива и общего собрания (конференции) о результатах финансово-хозяйственной деятельности, проведенных ревизий, проверок, выявленных нарушениях, виновных в этом лиц, а также путях устранения недостатков в финансово-хозяйственной деятельности, укрепления хозяйственного расчета и финансового положения предприятия.

15. Оказание постоянной помощи в изучении основ учета рабочими, служащими и специалистами предприятия в целях широкого применения ими этих знаний в практической работе по контролю за экономным использованием ресурсов.

Права главного бухгалтера:

1. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников с тем, чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и нес ответственность за их выполнение.

2. Требовать от всех подразделений, служб и работников предприятия в части порядка оформления финансово-хозяйственных операций первичных документов и их представления в бухгалтерию или на вычислительную установку, ведения первичного учета.

3. Согласовывать назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и др.).

4. Рассматривать и визировать договоры и соглашения, заключаемые предприятием, на получение или отпуск товарно-материальных ценностей на выполнение работ и услуг, а также приказы и распоряжения и другие документы по вопросам финансово-хозяйственной деятельности.

5. Требовать от руководителей бригад, участков, отделов и других подразделений и служб, а в необходимых случаях и от руководителя предприятия принятия мер по повышению эффективности использования государственных средств, по усилению сохранности собственности, обеспечению правильной организации бухгалтерского учета и контроля.

6. Требовать пересмотра завышенных и устаревших норм расхода сырья, материалов, затрат труда и др.

Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно - операционные цели.

1.3 Экономическая характеристика учета расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации.

Денежные средства под отчет выдаются не всем работникам организации, а только тем, которые поименованы в приказе руководителя. В нем прописывается, на какой срок и на какие цели выдаются денежные средства. Следует отметить, что в силу п. 11 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Подотчетное лицо обязано вернуть взятые денежные средства либо отчитаться за них не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, установленного приказом руководителя или со дня возврата из командировки.

Работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Он оформляется по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет», утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 №55, и составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру. В расходном кассовом ордере в строке «Основание» пишется «под отчет» и указывается цель расходования средств, например на хозяйственные нужды.

Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо должно сдать в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо израсходовало свои денежные средства, то перерасход по авансовому отчету выдается ему по расходному кассовому ордеру.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 №94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

2. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Первая строительная компания»

2.1 Документооборот по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Первая строительная компания»

синтетический аналитический учет подотчетный

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Первая строительная компания» подразделяются на три вида:

1. Документы, относящиеся к первому виду (Приложение В), составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

· наименование организации-продавца;

· идентификационный номер (ИНН)

· заводской номер ККМ;

· порядковый номер чека;

· дата и время покупки;

· стоимость (цену) покупки;

· признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции

· измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

· должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации продавца;

В счёте-фактуре должны быть указаны:

· порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;

· наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

· идентификационный номер продавца (ИНН);

· наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

· идентификационный номер покупателя (ИНН);

· наименование товара (работы, услуги);

· стоимость (цена) товара (работ, услуг);

· налоговая ставка;

· сумма налога на добавленную стоимость;

· страна происхождения товара;

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

3. Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (Приложение В).

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;

2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п. 3 ст. 217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п. 3 ст. 236 главы 24 НК.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса» (Приложение В). Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в организации

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете №71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное - это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту - списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 «Касса»

- на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.

Дебет 71 Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

- оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды)

Дебет 71 Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

- отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 71

- отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 71

- учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;

Дебет 20 «Основное производство Кредит 71

- приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71

- приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;

Дебет 50 «Касса» Кредит 71

- на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71

- отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 71

- на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 71

- если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;

Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кредит 71

- если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 71

- если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71

- если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;

Дебет 97 «Расходы будущих периодов» Кредит 71

- приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным лицом.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала - ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.

Заключение

В заключении можно сделать выводы о том, что в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

Список используемых источников

1) Волков Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух. 2003. - №5.

2) Земсков В.В. Командировки поРоссии: спорные моменты // Главбух. - 2006. - №20.

3) Касьянова Г.Ю. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете // АБАК - М., 2010.

4) Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет // Инфра-М - М., 2008.

5) Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет // Проспект - М., 2005.

6) Горфинкель В.Я. Экономика предприятия // ЮНИТИ - М., 2009.

7) Керимов В.Э. Бухгалтерский учет // Дашков и К^о - М., 2009.

8) Ларионов А.Д. «Бухгалтерский учет»: Учебное пособие - М.: Гроссбух: Проспект, 2008 г.

9) bizbooks.imhonet.ru/element/178010

10) www.snezhana.ru/plan_71

Размещено на Allbest.ru

...