Совершенствование документооборота. Пути и методы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное бюджетное образовательное учреждения среднего профессионального образование Свердловской области

Нижний Тагильский техникум информационных технологий сервиса и предпринимательства

Курсовая работа

Тема: «Совершенствование документооборота. Пути и методы»

Выполнил: учащаяся группы 203

Фетисова Екатерина Юрьевна

Руководитель:

Радионова Оксана Васильевна

Нижний Тагил 2013



Содержание

Введение

Глава 1. Понятие документооборота

1.1 Понятие документооборота, его количественные и качественные характеристики

1.2 Этапы документооборота

Глава 2. Методы совершенствования документирования

2.1 Проблема совершенствования документооборот

2.2 Анализ документооборота и методы его совершенствование

Заключение

Список литературы



Введение

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направление в дело. От правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Надежность управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Цель данной работы - исследовать возможные варианты совершенствования документооборота.

Задачи курсовой работы:

- раскрыть суть понятия документооборота

- выявить основные принципы приема и обработки документов

- предложить методы совершенствования документооборота

При написание курсовой работы используемые учебные пособие 1. А.В. Пшенко - документационное обеспечение управления; Л.А. Румынина - делопроизводство: учебник для студ.учреждений сред. Проф. Образования, обучающихся по юридическим специальностям;



Глава 1. Понятие «документооборота»

1.1 Понятие документооборота, его количественные и качественные характеристика

В любой в организации создается огромное множество документов. Это и служебные письма, и приказы, и акты, и протоколы, и отчеты, и различного вида бухгалтерские документы. Данный процесс называется документооборотом.

Исходя из установленного ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термина «Документооборот- это движение документов с момента их создание или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направление в дело» и из того, что это определение не претерпело изменений за последние двадцать лет, следует, что полного тождества между понятиями «технология» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е полностью оформленными документами и, как правило, рассматривая движение только отдельных документов, в то время , как практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов (Приложение 1).

Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отросли управления, государства в целом. Но для нормативно-методической разработки не обходимо выбрать базовый объект, обладающий полным набором технологических процессов с одной стороны, и быть достаточно простым для описания этих процессов. Основываясь на этом критерии, нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривает в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддает самостоятельному регулированию и нормированию.

Кроме понятие документооборот стоит рассмотреть еще одни термин внутренний документооборот

Внутренний документооборот - это корреспонденция, не вскрывавшаяся для экспедиционной обработки, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах, к ним добавляется корреспонденция, имеющая точный адресат: структурное подразделение или конкретный сотрудник.

1.2 Этапы документооборота

При обработке поступающей корреспонденции выделяются следующие этапы документооборота (Приложение 2).

- прием поступающих документов;

- первоначальная (экспедиционная) обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

-регистрация документов;

-рассмотрение документов руководителем (проставление резолюции)

-исполнение документов

Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции осуществляются экспедицией, канцелярией или секретарем (в зависимости от категории учреждения), в функции которых входят проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа в учреждение и подготовка корреспонденции, и подготовка корреспонденции к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки осуществляется прочтением адреса на корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Для проверки целостности вложений конверты вскрываются. Не подлежат вскрытию конверты с пометкой «лично».

Документы, поступившие не по адресу, следует немедленно переслать по правильному адресу, одновременно уведомляя об этом отправителя. Если в конверте отсутствует документ, который обозначен в описи, об этом следует поставить в известность отправителя. Специальные поступления (телеграммы, телефонограммы, заказные письма) обрабатываются в первую очередь. Конверты, как правило уничтожаются, за исключением случаев, когда:

- на лицо несоответствие между записью на конверте и его содержанием.

- на конверте имеются соответствующие отметки («секретно», «ценное», «заказное»)

- Только по конверту можно установить адрес отправителя или дату отправления;

- документ имеет личный характер, а конверте нет пометки «лично»

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп ( реквизит « отметка о поступлении документа в учреждение»), фиксирующий факт поступления документа , в правом нижнем углу; если конверт не вскрывают то его проставляют на любой свободной площади лицевой стороны конверта. В момент поступления документа в организацию в штампе проставляется только дата поступления, а входящий номер - в момент регистрации. Штамп не проставляется в газетах, журналах и документах, по которым делопроизводство не ведется. На телеграммах и документах с пометками о срочном вручении проставляется также время получения

Следующий этап обработки- сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем нерегистрируемых документов.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ

Письма, присланные для сведения (копии).

Технические задания на командировки специалистов и сметы.

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

Графики, наряды, заявки, разнарядники.

Сводки и информации, присланные для сведения.

Рекламны извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

Поздравительные письма и пригласительные билеты.

Бухгалтерские и планово- финансовые документы.

Формы статистической отчетности.

Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично».

Арбитражные и исковые документы.

Перечень документов, подлежащих регистрации в службе ДОУ.

Документы, поступившие из органов государственной власти, вышестоящих организаций.

Любые документы, которые по своему содержанию требуют решения или ответа

Приказы, решения, акты, важнейшие внутренние документы.

Предложения, заявления, жалобы.

Нерегистрируемые документы, документы с пометкой «лично» передаются непосредственно по назначению.

Регистрируемые документы передаются по назначению после их рассмотрения и регистрации. Документы в адрес структурных подразделений передаются секретарям структурных подразделений. Передача документов на рассмотрение или исполнение производится исходя из содержания или важности документов и в соответствии с компетенцией подразделений или должностных лиц, которым документ будет передан.

Руководству учреждения передаются: документы, присланные из правительственных и вышестоящих организаций, касающиеся вопросов деятельности учреждения; материалы, поступившие из редакций газет и журналов, журналов, жалобы и заявления; документы, требующие принятия данной информации к личному сведению руководителя, а также документы, содержащие полезную для руководства информацию.

Документы, адресованные должностным лицам, передаются им непосредственно. Если документ адресован неправильно, то секретарь может переадресовать его (согласно содержанию).

Документ должен быть передан руководству или непосредственно исполнителям в день его поступления. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, их подбирают и передают на рассмотрение вместе с поступившим документом. Результаты рассмотрение документа руководством отражаются в резолюции. Рассмотрение документа должно производится в кратчайший срок- как правило, в день его поступления.

Процедура регистрации документов состоит из двух этапов: первый- проставления индекса в штампе для регистрации документов и второй- заполнение соответствующей регистрационной формы.

Регистрация документов- это запись учетных данных документах по установленной форме. Которая обеспечивает учет, контроль и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата регистрации.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях. Среди них- присылаемые из других организаций и от физических лиц и создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в учреждении только один раз, когда проставляется его индекс. Присылаемые - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

Индексация- это проставление порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место создания (исполнения) и хранения документа.

Индекс входящего и создаваемого документа состоит из номера структурного подразделения отсутствует, и тогда индекс документа (например 123): индекс документа 03-08/ 123.

При индексации документов в бесструктурном учреждении номер структурного подразделения отсутствует, и тогда индекс документа будет, например, 08/123.

При индексации жалоб, заявлений и предложений индекс документа может быть дополнен первой буквой фамилии автора документа, например ,№ 12-Л.

Приказы по основной деятельности и по личному составу индексируются отдельно, причем приказы по личному составу имеют буквенное обозначение.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов приказы по личному составу имеют разные сроки хранения:

- приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках хранятся 5 лет;

- приказы о приеме, увольнении, переводе, изменении фамилии хранятся 75 лет.

Из этого следует, что эти две разновидности приказов следует формировать в разнее дела и соответственно вести раздельную регистрацию. Если сотрудники организации регулярно выезжают в командировки, то целесообразно эти приказы формировать в отдельное дело с самостоятельной регистрацией. Таким образом. Приказы по личному составу могут составлять несколько регистрируемых массивов, и им нужно будет присваивать отличные друг от друга регистрационные номера. Для этого к порядковому номеру приказа в пределах календарного года удобнее всего добавлять соответствующие буквы. Например:

- приказы по личному составу( прием перевод, увольнение)- № 01 л/с;

-приказы по личному составу (отпуска, взыскания) - №01- о;

-приказы по личному составу ( командировка)- № 01-к

Допускается дополнять регистрационный индеек другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. В качестве дополнительных обозначений в регистрационный номер может входить код вопроса по тематическому (предметно - вопросному) классификатору, код подразделения, которое направлено обращение на рассмотрение. Дополнительные коды в регистрационном номере проставляются при регистрации обращений, а также после рассмотрения их руководителям и вынесения резолюции.

Форма регистрации документов

Документы регистрируются в регистрационно - контрольных форматах - традиционных ( карточная и журнальная) или электронных карточках (журналах)

Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год. Документ регистрируется на карточке, формат которой А5 или А6. На карточках формата А5, как правило, присутствует календарная шкала, на которой секретарь может отмечать даты поступления или исполнения документа.

Карточки могут иметь различную цветную гамму: каждый вид документа регистрируется на карточной формы регистрации:

Преимущества карточной формы регистрации:

Карточки можно располагать в таком порядке, который наилучшим образом обеспечивает поиск документа;

Обеспечивается однократность регистрации: на каждый документ можно оформить столько экземпляров карточек, в скольких подразделениях он будет обрабатываться. Это исключает необходимость повторной регистрации документа в структурном подразделении;

Одновременно с регистрационной оформляется в случае необходимость контрольная карточка;

Регистрацию документов могут вести сразу несколько сотрудников.

Регистрационные карточки помещают в картотеки, которые позволяют осуществлять накопление, хранение и корректировку информации о документах, давать ответы на запросы, вести контроль, регулирование, координацию работы с документами в организации.

Содержание регистрационной карточки заключается в следующем. Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа; на ней отмечается дота исполнения документа. Если нанесены только нечетные числа, то срок приходится на четное число. (Приложение 3)

Графа «Краткое содержание» заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа- при регистрации писем указывается заголовок к тексту документа.

Графа «Автор» (корреспондент) - при регистрации поступающих документа записывается наименование организации (лица) автора документа; при регистрации отправляемого документа указывается, куда направляется документ. Допускается сокращенное наименование организации.

« дата документа»- указывается дата документа, проставленная организацией- автором.

«индеек документа»- указывается индекс документа, присвоенный организацией- автором.

« дата поступления» - переносится из регистрационного штампа (из отметки о поступлении документа в организацию)

«регистрационный номер»- переносится из регистрационного штампа ( из отметки о поступлении); это - порядковый (регистрационный) номер входящего документа, присвоенный ему организацией - получателем.

Резолюция - переносится из документа, указывается автор, содержание и дата резолюции.

Срок исполнения - проставляется в соответствии с нормативными документам, если срок типовой, или берется из резолюции, если срок индивидуальный.

Отметка об исполнении - краткая запись решения вопроса по существу: когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе,- или дата и индекс ответного документа.

№ дела - индекс дела по номенклатуре дел, куда будет помещен документ для дальнейшего хранения и использования.

Допускается введение в карточку дополнительных реквизитов: « расписка а получении», « исполнитель и номер телефона», гриф (пометка) ограничения доступа и документу, наличие приложений, срок хранения документа, вид передачи документа (факс, почта).

Регистрационные карточки служат основой для создания информационного - справочного аппарата организации. После оформления регистрационная карточка помещается в картотеку, которая может быть вертикальной, подвесного хранения, вращающаяся, автоматизированная. Чаще используют вертикальные картотеки, в которых карточки с помощью разделителей разбивают на отдельные группы. Картотека разделена на две части: не исполненные и исполненные документы, которые внутри разделов располагают по датам поступления документов. По мере исполнения документов карточки перемещают из первой части картотеки во вторую.

Чаще других в организациях используются сроковые картотеки, которых регистрационные карточки помещают в картотечный ящик с 33 подвижными разделителями: 31-й разделитель - число дней в месяце; за 32-й разделитель ставят карточки на документы. В конце месяца ( за два- три дня до начала следующего) карточки, которые находятся за 32-м разделителем, расставляют по датам нового месяца.

Журнальная форма регистрации применяется в учреждениях с объемом документооборота не более 600 единиц в год. Содержание граф в журнале регистрации аналогично графам регистрационной карточки. (Приложение 4)

Недостатки журнальной формы регистрации:

Нужно вести сразу несколько журналов: отдельно для поступающей, внутренней и отправляемой документации и отправляемой документации, приказов по основной деятельности и по личному составу, для жалоб;

Нарушается основной принцип регистрации - однократность, так как документ регистрируются в каждом структурном подразделении;

Поиск информации необходимо вести сразу по нескольким журналам, так как инициативный документ зарегистрирован в одном, ответный- в другом журнале.

Порядок прохождения создаваемых документов.

К числу отправляемых документов относятся в основном ответные письма, в которых содержится согласие или отказ на соответствующую просьбу либо предложение, а так же инициативные письма по самой широкой тематике, требующие ответа.

Прохождение отправляемого документа включает в себя следящие этапы обработки. (Приложение 5)

- составление проекта документа и его оформление

- согласование проекта или визирование

-Подписание документа руководителем

-Утверждение

-Регистрация и отправка документа

Составлением проекта черновика документа занимается специалист структурного подразделения или секретарь- референт, имеющий соответствующую квалификацию.

Документ оформляется по ГОСТ Р 6 .30-2003, затем визируется исполнителем или специалистами сторонней организации. В этом случае оформляется лист согласования.

Если ив процессе согласование были сделаны замечания по проекту документа, то они обязательно должны быть внесены в текст.

Прежде чем передать документ на подпись руководителю, секретарь редактирует текст, проверяет правильность оформления, наличие всех необходимых виз и приложений к документу, который затем передается на подпись руководителю вместе со всеми материалами, на основании которых он был подготовлен. Подписанные документы, регистрируются и передаются доя отправки в канцелярию, где их вкладывают в конверты, предварительно проверив правильность оформления. Официальный документы, направляемые в одни адрес, вкладывают в один конверт.

Документы отправляют адресату в день передачи их на отправку; телеграммы и срочную корреспонденцию отправляют немедленно.

Внутренние документы на этапе их подготовке проходят этапы исходящих документов, а на этапе исполнения - этапы поступающих документов. (Приложение 6).

Работа с внутренними документами по аналогии с отправляемыми документами начинается с составления и оформления проекта документа. Завершающим этапом работы на проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, готовившего документ, юрисконсультом. За тем документ направляется руководителю на подпись и регистрацию. Дальнейшая работа с внутренними документами. Наиболее важные внутренние документы могу быть поставлены на контроль. Исполненные документы подшиваются в дела, предусмотренные номенклатурой дел.

Контроль исполнения документа

Контроль - неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля - своевременное и качественное исполнение каждого поручения. В контрольной деятельности различают две группы операций:

-контроль исполнения по существу поставленных задач;

-сроковый контроль.

Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов. Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений всегда возлагается на аппарат руководителя (службу ДОУ). В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов:

1. Постановка документа на контроль, оформление отметки о контроле в документе и в регистрационной форме. Основанием для этого может являться: резолюция руководителя; анализ содержания текста. Документ ставится на контроль в том случае, если в тексте указаны или предполагаются конкретные сроки исполнения.

2. Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает «сегодня», «завтра», «послезавтра».

При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей. При использовании РКК необходимо выбрать карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ и расставить их в отдельной рубрике в порядке прямой хронологии по срокам исполнения. Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.

3. Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного срока, в день исполнения).

4. Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).

5. Снятие документа с контроля или перенесение контрольных сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.

6.Составление периодической справки или сводки об исполнительской дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением контрольного срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением контрольного срока). Справка может содержать сведения об исполнительской дисциплине каждого структурного подразделения, каждого исполнителя или организации в целом.

Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на учет, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение.

На левом поле бланка, на уровне реквизита "Заголовок к тексту" первой страницы документа, взятого на контроль, ставится штамп "КОНТРОЛЬ". По первому требованию сотрудника, осуществляющего контроль, исполнитель обязан дать исчерпывающий ответ об исполнении находящегося на контроле документа. Документы, поставленные на контроль директором предприятия, после исполнения вместе с ответом возвращаются директору для снятия с контроля и отправки адресату.

Срок исполнения может быть продлен только лицом, которое его установило. Продление срока должно быть письменно оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения, если в процессе выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается неисполненным в срок. Контроль за исполнением документов осуществляется с помощью контрольно-справочной картотеки.

Помощник директора по организационным вопросам в установленные сроки представляет директору перечень неисполненных документов для принятия соответствующих мер.

Отдел документационного обеспечения осуществляет контроль за исполнением приказов директора по основной деятельности, обеспечивает сбор информации от исполнителей, еженедельно представляет помощнику директора данные об исполнении распорядительных документов.

Работа Тульской Губернской Думы связана с интенсивным обменом информацией между участниками законотворческого процесса. Документооборот ТГД регламентируется требованиями единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), правилами, инструкциями и другими нормативными актами по ведению делопроизводства в организациях РФ. Эта система документов определяет:

- порядок обработки поступающей информации;

- порядок подготовки и обработки отправляемой корреспонденции;

- подготовку и оформление внутренних приказов и распоряжений;

- порядок ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

- порядок и сроки исполнения документов;

- порядок сдачи документов в архив и ведение архива.

Комплекс "Контроль исполнения документов" имеет своей целью обеспечение своевременного и достаточного выполнения указанных документов и поручений. Контроль осуществляется и на содержательном уровне и с точки зрения правильности и своевременности составления и оформления документов. Комплекс представляет собой совокупность следующих баз данных:

-Канцелярия: предназначена для хранения информации о входящей и исходящей корреспонденции канцелярии, контроля исполнения документов, наложения резолюций, отслеживания состояния документов по мере их исполнения, сбора и анализа статистики и т.д.;

- Московская: предназначена для хранения нормативно- правовой входящей информации, регистрируемой протокольной частью общего отдела аппарата Думы;

- Контроль: служит для интеграции информации о документах в базах "Московская" и "Канцелярия";

-Подразделение: предназначена для организации хранения документов, попадающих на исполнение в данное подразделение, регистрации исходящих документов и т.д.;

- Исполнитель: предназначена для хранения входящей и исходящей корреспонденции данного сотрудника.

В комплексе реализованы следующие функции:

-контроль исполнения поручений;

-построение статистических отчетов по документам регистрационных баз данных.



Глава 2. Методы совершенствования документирования

2.1 Проблема совершенствования документооборот

документооборот учет деловой бумага

Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв -- одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

- незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;

- неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций (структурных подразделений) разъяснительного характера;

- несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;

- отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;

- некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;

- отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;

- широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере;

- использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.

Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.

К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что документооборот, или движение, происхождение документа между его составителями и потребителями - неотъемлемая часть документационного обеспечение любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения.

Существуют объективные факторы, непосредственно влияющие на рост количества документов,-- создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции. Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее время. Взрыв "документационной активности" общества приходится на 1960-1970 гг.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции.

Рост документации связан с целым комплексом причин: рост научных кадров, рост народонаселения, повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Другая доминирующая причина возрастания количества циркулирующей в аппарате управления документации -- внедрение технологических средств в управленческий труд: в 60-х гг. -- множительный, а с 70-х гг. -- электронно-вычислительной техники. Соблазнительная возможность лёгкого тиражирования, а затем и создания документов дала свои плоды -- объём документации (и соответственно расходование бумаги) резко увеличился.

Следующая объективная причина -- свойство документационной информации при активном её использовании возрастать, а не сокращаться в отличие от материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно её производит и использует, а это приводит к возникновению новой информации и т.п.

Имеется ещё ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела "бумаготворчества"; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в "бумажную" бюрократическую деятельность всё большего числа работающих.Увеличиваются документопотоки также из-за несвойственного выполнения поручений и заданий, введение новых форм отчетного характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. И, наконец, документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме. Во второй части «Совершенствования документооборота» непосредственно раскрывается тема курсовой работы и исследованы методы совершенствования документооборота.

2.2 Анализ документооборота и методы его совершенствование

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.

Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Структурная организация предприятия определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. Как правило, небольшая фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо или отдел (канцелярия). Предприятия со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке.

Структурная часть исследования для наглядности и удобства восприятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм.

Следующий этап исследования - изучение качественного состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, существующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассматривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией считается документопоток, управляющими параметрами которого являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его объем.

Документопоток предприятия характеризуется составом документов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов .

Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.

Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспондентам - авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах.

Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения.

На основании анализа делается вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.

Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

документооборот составление обработка



Заключение

Содержание курсовой работы было посвящено совершенствование документооборота.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов.

При создании документ составляется, оформляется, согласовывается и подписывается. Обращение документа означает его регистрацию, передачу на исполнение или отправку адресату, копирование, ознакомление, исполнение, контроль прохождения и исполнения. Под хранением документа понимают его списание в дело и помещение туда на хранение, а также хранение в архиве. Таким образом, документооборот имеет сложную процедуру и большое количество стадий, наш перечень которых не является исчерпывающим.

Все задачи, которые были поставлены в курсовой работе расмотренны

- раскрыта суть понятия документооборота

- выявлена основные принципы приема и обработки документов

- предложены методы совершенствования документооборота

Цель была достигнута.



Список использованной литературы

1. А.В. Пшенко - документационное обеспечение управления: учеб. Пособие для студ. Проф. Учеб. Заведений- 3-е изд. Перераб. И. доп.- М.: издательский центр «академия», 2004.-176 с.

2. Л.А. Румынина - делопроизводство: учебник для студ.учреждений сред. Проф. Образования, обучающихся по юридическим специальностям.- М.: мастерство, 2002-208 с.

3. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более документов- 3-е изд., перераб. И доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.- Москва : Проспект, 2011. - 480 с.

4. В.В. Сапков - информационное технологии и компьютеризация делопроизводства: учеб. Пособие для нач. проф. образования- м.: издательский центр «академия», 2006.- 288 с.

5. ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003.

6. Козлов М.С. Совершенствуем делопроизводство//Автоматизация документооборота. - 2002 - №2.

7. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998.

Размещено на Allbest.ru

...