Организация работы с документами в бухгалтерии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация работы с документами в бухгалтерии

1. Бухгалтерский учёт как одна из функций управленческой деятельности

Функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации, документ является объектом и результатом труда работников бухгалтерии.

ГОСТ определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Из определения документа видно, что главное назначение документа, причина его появления - необходимость зафиксировать информацию.

Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален.

Документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей (организационные документы). Информация является основанием для принятия управленческих решений, фиксируемых в распорядительных документах, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Основные формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

Принятый 06.09.95 закон Республики Беларусь «Об информатизации» указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов».

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности», указав, что «бухгалтерский учёт - это система непрерывного и сплошного документального отражения информации о хозяйственной деятельности организации», специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учётных документов. В ней подчёркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.

Обратим внимание, что здесь же указано, что первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры.

Таким образом, внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установленными правилами. А представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдельных показателей и избавит от составления документов, является глубоко ошибочным.

Следует обратить внимание также на то, что в законе «О бухгалтерском учёте и отчётности» ст. 15 говорит о публикации бухгалтерской отчётности.

Закон Республики Беларусь «Об информатизации» дает определение документированной информация (документа) как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, т.е. установить полное совпадение, тождественность.

Поскольку появился профессиональный термин «реквизит», раскроем его содержание. В ГОСТе 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело» реквизитом документа называется элемент официального документа.

В законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» в статье 9 перечислены обязательные реквизиты первичных учётных документов:

наименование, номер документа, дата и место его составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, её измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операциии, правильность её оформления, их фамилии, инициалы, подписи.

Чрезвычайно важна для управленческой деятельности и в особенности бухгалтерской юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

2. Унифицированные системы документации, применяемые в бухгалтерии

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Один документ - это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. Ряд функций управления является типовыми, т.е. присущими любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, организационно-распорядительная деятельность, бухгалтерский учет и отчетность, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, предприятий, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих функции информационного обеспечения управления. Кроме того, ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации.

Практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.

Бухгалтерии в процессе своей деятельности приходится иметь дело с документами нескольких межотраслевых унифицированных систем документации. Это прежде всего:

система первичной учетной документации;

система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

система расчетно-денежной документации;

система организационно-распорядительной документации.

Их разработчиками были Министерство статистики и анализа, Министерство финансов, Национальный банк, Государственный комитет по архивам и делопроизводству.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Были утверждены типовые междуведомственные формы первичной учетной документации по учету личного состава, использованию рабочего времени, расчетов с рабочими и служащими по заработной плате, основных средств, сырья и материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работы строительных машин и механизмов, результатов инвентаризации, кассовых операций и др.

Эти формы используются не только в бюджетных, но и в организациях других видов собственности.

Кроме того министерства (ведомства) разрабатывают и утверждают унифицированные формы документов, обязательные для применения в учреждениях, организациях, предприятиях данного ведомства.

Унифицированные формы документов могут быть разработаны и конкретной организацией, но такие формы обязательны для применения только в пределах этой организации.

В ст. 9 «Закона о бухгалтерском учёте и отчётности» указано: «Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по типовым формам, утверждённым Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков - Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утверждённым республиканскими органами государственного управления, подчинёнными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учётом и отчётностью организаций соответствующих отраслей экономики».

3. Нормативные и методические документы, регламентирующие документирование бухгалтерского учёта

Бухгалтерия должна иметь весь пакет законодательно-нормативных и методических документов, в которых отражены вопросы документирования бухгалтерского учёта. Сегодня этот пакет может находиться в памяти компьютера. К этим документам прежде всего относится Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности».

Необходим и пакет нормативно-правовых и методических документов по общему делопроизводству и оформлению организационно-распорядительной документации.

Если приходится иметь дело с обращениями граждан, необходима также нормативная база по этому виду деятельности, в которой указан порядок работы с этой категорией документации.

Кроме того, в бухгалтерии при организации делопроизводства используется «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» Министерства финансов СССР от 29.08.83 №105. Хотя Положение издано Минфином СССР, оно не заменено другими актами и продолжает действовать.

В Постановление «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» уточнены сроки ведомственного хранения документов.

Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется также Инструкцией по делопроизводству своей организации и номенклатурой дел бухгалтерии.

бухгалтерский документирование управленческий нормативный

4. Документооборот бухгалтерии

Так как бухгалтерия - это структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и включены в общий документооборот.

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете указано, что движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируются графиком.

Таким образом, бухгалтерские документы проходят те же этапы обработки, что и все другие документы организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Вся документация бухгалтерии, как и учреждения в целом, делится на три документопотока:

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

В технологической цепочке обработки и движения документов выявляют этапы:

прием и первичная обработка документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

контроль за исполнением;

исполнение документов (составление);

отправка.

Документы могут быть получены по почте, приняты по телетайпу, фиксу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надёжность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система бухгалтерского учёта и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих документов в память машины (вручную или путём сканирования).

Бухгалтерские документы могут поступить в общем потоке документов, адресуемых учреждению. В этом случае они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником-экспедитором, а в небольшой фирме - секретарем-референтом. Факсимильная связь и электронная почта позволяют получить бухгалтерские документы непосредственно в бухгалтерии. Однако не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом. Передача документа в виде факсимильного сообщения также не даёт гарантий подлинности документа.

При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его целостность, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с документов снимается ксерокопия. В последнее время появились факсимильные аппараты, позволяющие получить документ на обычной бумаге и, следовательно, не нуждающиеся в копировании.

От документов, поступивших по почте и имеющих просроченный срок исполнения, конверты сохраняются, так как в этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного бухгалтерского документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты. На всех поступивших документах должна быть проставлена отметка о получении.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и передачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому при централизованном получении они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию, где они учитываются и регистрируются отдельно.

Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от отделов. Все подразделения, входящие в состав отдельных учреждений, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы: копии или выписки из приказов и распоряжений, сметы расходов, а также всякого рода договоры, нормативы и др.

Например, отдел кадров передаёт копии приказов по личному составу (о приёме, перемещении, увольнении, командировках, отпусках и т.д.) для расчёта заработной платы.

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников подразделений и служб учреждения.

Инструкции по работе с бухгалтерской документацией рекомендуют представление первичных документов в бухгалтерию регламентировать графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. На основании этого графика работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отдела, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности. Своевременное представление в бухгалтерию необходимых документов и сведений является обязательным для всех структурных подразделений и должностных лиц.

Документы создаются и в бухгалтерии (внутренние документы). Они составляют большую часть бухгалтерских документов. Например, приходно-расходные ордера, ведомости, сводные, бухгалтерские документы и др. В статье 9 закона «О бухгалтерском учёте и отчётности» указано, что факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным документом, имеющим юридическую силу. На основании этих документов ведётся бухгалтерский учёт.

Дальнейшая обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику и проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных обязанностей, закреплённых в должностной инструкции, поступивший документ передается тому работнику бухгалтерии, за которым закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятельность, материальная, расчет заработной платы и т.д.

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, или составленные в ней, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке). Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

Регистрам бухгалтерского учёта посвящена 10 статья закона «О бухгалтерском учёте и отчётности». В ней указано, что хозяйственные операции записываются в регистры по мере проведения, то есть в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учёта.

Порядок записей и формы накопительных учетных документов определены в инструкциях по бухгалтерскому учету.

Закон «О бухгалтерском учёте и отчётности» допускает составление первичных и сводных учётных документов как на бумажных, так и машинных носителях информации. Однако если бухгалтерский учёт ведётся в электронной форме, по просьбе или требованию партнёров и контрольных органов документы распечатываются на бумажной основе.

Организационно-распорядительные документы ведутся в бухгалтерии по общим правилам оформления служебных документов.

Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится вместе со всеми документами учреждения через секретаря - референта или канцелярию (экспедицию). При наличии электронной почты (факса) бухгалтерия может сама передавать свои документы.

При отправке необходимо проверить правильность оформления документа:

- наличие подписи;

наличие даты;

наличие заголовка;

правильность адресования;

наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном

комплекте, он возвращается для доработки.

Размещено на Allbest.ru