Размещено на http://www.allbest.ru/

Нормативные основы работы бухгалтерии

1. Положение о бухгалтерии

Закон Республики Беларусь "О бухгалтерском учёте и отчётности" закрепил обязательность ведения и организации бухгалтерского учёта во всех организациях независимо от формы собственности. Таким образом, бухгалтерский учёт выступает как одна из основных типовых функций управления.

Организационные формы бухгалтерского учёта строятся на основании законодательно-нормативных актов, в которых эти вопросы разработаны достаточно подробно. Прежде всего, следует обратиться к закону Республики Беларусь "О бухгалтерском учёте и отчётности". В соответствии с Законом ответственность за организацию бухгалтерского учёта, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.

Закон предусматривает четыре варианта организационных форм ведения бухгалтерского учёта:

а) бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

б) штатную должность бухгалтера;

в) передачу на договорных началах ведения бухгалтерского учёта организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учёта и отчётности, специалисту-бухгалтеру, являющемуся индивидуальным предпринимателем;

г) ведение бухгалтерского учёта лично руководителем организации.

Эти формы выбираются руководителем в зависимости от объёмов работы организации.

Выбранная форма ведения бухгалтерского учёта закрепляется в организационных документах. Слово "организационные" показывает характер этих документов - в них закрепляется установленный порядок

Начинается организация всякой работы с точного формулирования целей и задач. Цели и задачи организации (фирмы) в целом находят отражение в её уставе (положении об организации). Это главный (основной) организационный документ. В соответствии с установленными целями и задачами определяют функции управленческого аппарата для достижения поставленных целей, а также и кто эти функции будет выполнять. Распределение функций закрепляется в положениях о структурных подразделениях.

Если бухгалтерским учётом в организации занимается специальное структурное подразделение (бухгалтерия), составляется положение о бухгалтерии (как и о каждом другом структурном подразделении).

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения (структурного подразделения).

Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий постоянный срок хранения и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:

общие положения;

основные задачи;

организационная структура;

функции;

права и обязанности;

взаимоотношения, связи;

ответственность.

Составляя положение о бухгалтерии, прежде всего надо обратиться к закону "О бухгалтерском учёте и отчётности", Положению о главном бухгалтере, Положению или Уставу вашей организации (фирмы).

В разделе "Общие положения" указывают место бухгалтерии среди других структурных подразделений, порядок создания, реорганизации и ликвидации, подчинённость. Описывается руководящий состав бухгалтерии, нормативно-правовые документы, которыми она руководствуется в своей работе. Указываются основные показатели деятельности бухгалтерии.

Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт о том, какими законодательно-нормативными актами руководствуется бухгалтерия в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщённо типа "Бухгалтерия в своей деятельности руководствуется законодательными актами Республики Беларусь о бухгалтерском учёте и отчётности, постановлениями и распоряжениями Правительства Республики Беларусь, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учёт, Уставом организации и настоящим положением о бухгалтерии".

Второй раздел Положения посвящается задачам бухгалтерии. Его также можно формулировать на основании статей 3-4 закона "О бухгалтерском учёте и отчётности", в котором указаны основные цели и задачи бухгалтерского учёта.

Третий раздел "Организационная структура" описывает структуру бухгалтерии, основанную на основных направлениях её деятельности, порядок распределения обязанностей между работниками, порядок утверждения организационных документов структурных подразделений бухгалтерии.

Из основных целей и задач вытекает раздел "Функции". В нём необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые бухгалтерией. Именно этот раздел больше всего отражает специфику вашей бухгалтерии (строительной фирмы, банка, предприятия, учебного заведения и т.д.). Но в этом разделе есть и такие общие для любой бухгалтерии позиции, как учёт основных фондов, учёт денежных средств, контроль за своевременным и правильным проведением инвентаризации, ведение расчетов по заработной плате и т.п. Отдельными пунктами в этом разделе указывается обязательность применения утверждённых типовых унифицированных форм; своевременность и качественность составления первичных учётных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте; обеспечение сохранности бухгалтерских документов; использование современных автоматизированных технологий учётно-вычислительных работ и т.д.

Чем подробнее будет расписан этот раздел положения, тем легче составляются затем должностные инструкции на работников бухгалтерии, закрепляющие эти функции за определёнными сотрудниками.

За разделом "Функции" логично следует раздел "Права и обязанности", который наделяет работников бухгалтерии правами для выполнения возложенных на них функций. К обязательным пунктам относятся такие, как право требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного, в соответствии с графиком, представления необходимых документов; не принимать к исполнению неправильно оформленные документы и т.п. Отдельно указываются в этом разделе и права главного бухгалтера, обязательность исполнения распоряжений и указаний главного бухгалтера и бухгалтерии, порядок назначения, перемещения и увольнения материально ответственных лиц.

В разделе "Взаимоотношения. Связи" можно указать, что бухгалтерия взаимодействует:

со всеми структурными подразделениями по вопросам бухгалтерского учёта;

с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

с кадровой службой - по вопросам подбора кадров в бухгалтерию, по расчётам заработной платы работникам организации (фирмы).

Желательно записать пункт об обязательном представлении в бухгалтерию кадровой службой копий приказов по личному составу.

Последний раздел - "Ответственность". Здесь отражается ответственность главного бухгалтера и работников бухгалтерии за порученный участок работы.

Даже краткое изложение содержания Положения о бухгалтерии показывает важность этого документа, чётко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем чётче строится и легче организуется в дальнейшем работа бухгалтерии.

Оформляется Положение о бухгалтерии на общем бланке. Подписывается главным бухгалтером, начальниками отделов организации труда и заработной платы, кадров, юридического отдела и утверждается руководителем организации (фирмы).

2. Должностные инструкции

Имея Положение о бухгалтерии, в котором указаны возложенные на неё задачи и функции, определяют общий объём работ (можно воспользоваться "Межотраслевыми укрупнёнными нормами времени на работы по бухгалтерскому учету для отраслей промышленности") и соответственно устанавливают численный и должностной состав бухгалтерии. На каждого предполагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция.

При составлении должностной инструкции в первую очередь надо воспользоваться Единым квалификационным справочником должностей служащих. Так как бухгалтерский учёт ведётся повсеместно, сотрудники бухгалтерии относятся к общеотраслевым должностям служащих. Для организации бюджетной сферы тарифно-квалификационные характеристики носят обязательный характер. Но, учитывая, что этот нормативный документ обеспечивает рациональное разделение труда, правильный подбор, расстановку и использование кадров, единство в определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, он может быть рекомендован к использованию и организациям любых форм собственности.

Тарифно-квалификационные характеристики по каждой должности состоят из трех разделов: "Должностные обязанности", "Должен знать" и "Квалификационные требования".

Раздел "Должностные обязанности" содержит основные функции, выполнение которых может быть поручено полностью или частично служащему, занимающему данную должность, и является основой для разработки непосредственно в организациях, должностных инструкций, закрепляющих конкретные обязанности, права и ответственность служащего.

Раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей.

Раздел "Квалификационные требования" определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы".

Взяв за основу квалификационную характеристику из справочника, уже значительно легче составить должностную инструкцию на конкретного работника бухгалтерии. Исходя из объёма и специфики работы, должностные обязанности, указанные в квалификационной характеристике той или иной должности, могут быть распределены между несколькими работниками бухгалтерии. И наоборот, с внедрением технических средств и сокращением численности персонала, круг обязанностей служащего может быть расширен по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. бухгалтерия положение должностная организационная

Должностная инструкция - индивидуальный документ, хотя и составляется на базе типовых квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции, составляемые на определённую должность в данной организации (фирме), всегда имеют свои особенности, так как любая организация имеет свою специфику в направлении деятельности или в объёме работ, и бухгалтер строительной фирмы наряду с общей ведёт и специфическую документацию, отличную от документации фирмы образовательной, торговой, медицинской и т.д.

При наличии должностной инструкции, в которой определены требования к вакантной должности, отделу кадров легче подобрать необходимого работника. При приёме на работу претендент на должность знакомится с инструкцией, видит круг своих обязанностей, и может сразу соотнести с ними свои возможности.

При зачислении на должность принимаемый работник должен расписаться в должностной инструкции. Его роспись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется её выполнять. В трудовой договор (контракт) может быть включён пункт с обязательным выполнением работы в соответствии с должностной инструкцией.

Должностная инструкция имеет также унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

общие положения;

функции;

должностные обязанности;

права;

ответственность.

Как видим, структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой текста Положения о бухгалтерии (структурном подразделении). Если у вашей организации (фирмы) бухгалтерский учёт возложен не на структурное подразделение, а на одно должностное лицо - бухгалтера (главного бухгалтера), все задачи и функции по бухгалтерскому учёту, указанные в Положении о бухгалтерии, войдут в его должностную инструкцию. Он должен будет один выполнить все работы по бухгалтерскому учёту, только в меньшем объёме.

При большом объёме работ они должны быть чётко распределены между указанными в штатном расписании работниками бухгалтерии. Должностные инструкции, составленные на всех работников бухгалтерии, чётко разграничат права и обязанности сотрудников, исключат дублирование и, в то же время, если это будет предусмотрено в инструкции, обеспечат взаимозаменяемость.

Общие положения в должностных инструкциях содержат следующий набор информации: обобщённые сведения о должности, подчинённость, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому стажу работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности.

Последний пункт этого раздела содержит указания основных законодательно-нормативных и нормативно-методических актов, которыми данное должностное лицо руководствуется в своей деятельности. Основную часть этих актов надо взять из положения о бухгалтерии, затем указать более узкие нормативно-методические документы, определяющие порядок ведения бухгалтерского учёта и отчётности по тем операциям, которые поручены данному работнику. Например, по учёту товарообменных операций или по инвентаризации, начислению заработной платы и т.д. Завершает этот пункт перечисление организационных документов вашей организации: устава, положения о бухгалтерии и данной должностной инструкции. Здесь же перечислены квалификационные требования к должности.

Следующий раздел - "Функции". В нём указывают основные направления деятельности.

В разделе "Должностные обязанности" перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Данный раздел следует расписать как можно детальнее. Чем больше будет расписано не только, что делает данный работник, но и как он выполняет эту работу, тем ценнее должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.

В разделе "Права" можно перенести пункты из Положения о бухгалтерии, конкретизировав их указанием видов документов, которые представляют данному работнику или в составлении и оформлении которых он принимает участие и т.д.

Раздел "Ответственность" может быть написан обобщённо по видам ответственности: дисциплинарной, материальной.

При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения, до приёма нового работника старую должностную инструкцию следует внимательно проверить и, если необходимо, внести коррективы, уточнить технологию или добавить те обязанности, которые дополнительно будут возложены на вновь принятого работника. Например, новый работник бухгалтерии должен вести документацию с использованием приобретенной компьютерной программы, ему дополнительно вменяется проведение экспертизы ценности документов или страховое копирование данных и т.д. Всё это должно быть вписано в его должностную инструкцию до зачисления на работу.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и подписывается руководителем структурного подразделения (главным бухгалтером), начальниками отделов организации труда и заработной платы, юридического отдела и утверждается руководителем организации (фирмы).

Наличие в организации необходимого пакета законодательных и нормативно-методических документов, хорошо составленные организационные документы - положение о бухгалтерии и должностные инструкции на её сотрудников, обеспечат чёткое выполнение одной из важнейших управленческих функций - бухгалтерского учёта.

Размещено на Allbest.ru