Документирование трудовой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

Документирование трудовой деятельности

1. Виды документов по личному составу

увольнение трудовая контракт приказ

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

· трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

· трудовые книжки;

· личные дела;

· лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

1.1 Оформление приёма, перевода, увольнения работника

При приеме на постоянную работу оформляется ряд документов и проводится ряд процедур в следующем порядке:

1) заявление;

2) трудовой контракт (договор) с работником;

3) приказ о приеме;

4) запись в трудовой книжке;

5) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле);

6) лицевой счет по заработной плате.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения организации (предприятия) с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта (заключения договора) издается приказ о приеме сотрудника на работу.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (и заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где новому работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

При увольнении работника составляют следующие документы:

1) заявление работника об увольнении;

2) приказ об увольнении;

3) запись в трудовой книжке;

4) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле).

Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц до предполагаемого срока увольнения с работы (в случае увольнения по инициативе работника) и предоставляет на согласование руководителю. Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:

1) заявление (представление);

2) контракт;

3) приказ по личному составу о переводе на другую должность;

4) запись в трудовой книжке;

5) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле);

6) запись в лицевом счете по заработной плате.

Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу о переводе работника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2 (личном деле). Копии приказа направляют в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производят соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

1.2 Трудовой контракт

Трудовой контракт (договор) - документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник.

Согласно КЗОТ Республики Беларусь трудовой контракт заключают сроком от одного до пяти лет с последующим его продлением или перезаключением.

Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям. При заключении контракта рекомендуется указывать:

1) место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес);

2) конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

3) дату начала работу и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;

4) оплату труда;

5) обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязанности сторон. К их числу можно отнести:

1) испытательный срок;

2) совмещение профессий (должностей);

3) повышение квалификации;

4) дополнительный отпуск и др.

В трудовом контракте указывают размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др. По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях увеличены или уменьшены по сравнению с нормой, предусмотренной в организации (на предприятии). Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрения, например о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год и т.п.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится в организации (на предприятии), второй - у работника.

1.3 Приказ по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации (предприятия) на другую работу. Заключение трудового контракта с работником не исключает издания приказа по личному составу о зачислении его на работу.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса "л/с" (№1 л/с, №2 л/с,…) Оформляют приказы по личному составу на общих бланках организации (либо бланках приказов).

Реквизит "Заголовок к тексту" приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом:

"О приеме на работу Федосенко В.И."

"Об увольнении Андреева Л.С."

"Об изменении штатов" (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких работников).

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.

Вторая, распорядительная часть приказа, начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения - статью КЗОТ РБ, а при приеме на работу - оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т.п.

Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников независимо от того, принимают их на работу или увольняют. Такие приказы составляют из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.

Аналогично приказам о приеме на работу, об объявлении строго выговора составляется приказ об увольнении. Для этого необходимо заменить:

· в реквизите "Заголовок" фразу "О приеме…" на "Об увольнении…";

· графу "Вид приема" на "Причина увольнения";

· графу "Дата приема" на "Дата увольнения".

В графе "Основание" указывают документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) либо статью КЗОТ РБ, соответствующую причине увольнения.

Приказы о переводе на другую должность внутри организации (предприятия) также могут быть представлены в формализованном виде. В этом случае следует указать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать, на какой срок он производится.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы. Он объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов "Подпись" и "Виза" самим работником и содержит текст "С приказом ознакомлен", подпись работника и дату ознакомления. Крайне необходима эта отметка на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом.

Приказы по личному составу хранят 75 лет (статья 19б "Перечня документов с указанием сроков хранения").

В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 3 лет (статья 19в указанного Перечня). Такие приказы имеют индекс (№1-к, №2-к) и формируются в самостоятельные разделы.

1.4 Трудовая книжка

Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации организации (предприятия) трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. При приеме на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

На работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производят на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

В трудовую книжку вносят сведения:

· о работника;

· о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение);

· о награждениях и поощрения;

· об открытиях;

· о назначении пенсии.

Взыскания в трудовую книжку не записывают.

Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указывают на основании следующих документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации (предприятия), где она была впервые заполнена. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования. Если организация изменила название, об этом делается запись отдельной строкой. Например:

ПО "Прогресс" с 01.02.2000 переименовано в ПО "Прогресс - М".

Записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а об увольнении - в день увольнения. Записи производят аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

При заполнении раздела "Сведения о работе" в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема, в графе 3 - указание действия и должность, в графе 4 - основание.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

Если раздел "Сведения о работе" заканчивается, выдается вкладыш. Он вшивается в книжку, заполняется и ведется администрацией организации (предприятия) в том же порядке, что и трудовая книжка.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения под расписку. За сохранность трудовых книжек несет ответственность руководитель организации (предприятия). Они хранятся в сейфах как бланки строгой отчетности.

1.5 Личная карточка

Основным документом по учету персонала организации (предприятия) является личная карточка формы Т-2, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке при её оформлении делаются на основании документов, предоставленных работниками. На основании паспорта в разделе 1 "Общие сведения" указывают фамилию, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серию паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника приводят на основании записи в трудовой книжке. Для заполнения раздела II "Сведения о воинском учете" данные берут из военного билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III "Назначения и перемещения", ІV "Отпуска", V "Дополнительные сведения" и "Дата и причина увольнения". Наиболее важными являются сведения из разделов ІІІ и "Дата и причина увольнения". Записи в данных разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения надо вносить с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи раздела "Назначения и перемещения" должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. В разделе "Дополнительные сведения" записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем. Все записи должны быть без сокращений. Личную карточку на работника заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту. Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельные отделы по алфавиту (по трем первым буквам фамилии). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них должна быть составлена внутренняя опись. Срок хранения личных карточек формы Т-2 75 лет.

2. Личное дело и его содержание

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на всех сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

Организация (предприятие) вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

· заявление о приеме не работу;

· анкета или личный листок по учету кадров;

· автобиография;

· копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых званий;

· копии документов об утверждении в должности;

· характеристики или рекомендательные письма;

· трудовой контракт (договор);

· копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

· дополнение к личному листку по учету кадров;

· справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. Необходимо иметь в виду, что при приеме на работу запрещается требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме не работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указывают полностью фамилию, имя и отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников организации (предприятия) хранятся у инспектора по кадрам или секретаря в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

2.1 Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле

Содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренние описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

2.2 Заявления о приеме, переводе, увольнении

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу составляют в произвольной форме рукописным способом. Для него характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место проживания автора; наименование вида документа (заявления); текст; подпись составителя; дата составления.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).

Заявление о переводе на другую должность. Подсистема унифицированных форм документов по обеспечению кадрами органов государственного управления устанавливает определенную форму данного заявления.

Заявление о переводе на другую должность может быть оформлено на общем бланке или на стандартном листе бумаги. В адресате заявитель указывает только занимаемую им должность, домашний адрес указывать не следует.

Заявление об освобождении от занимаемой должности. По составу реквизитов и их оформлению оно сходно с заявлением о переводе на другую должность. Данное заявление оформляют также на общем бланке или стандартном листе бумаги.

2.3 Личный листок по учету кадров

Он содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используют следующие документы:

· паспорт;

· трудовая книжка;

· военный билет;

· документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

· документы об имеющихся изобретениях.

В графе "Образование" в личных листках применяют формулировки: "начальное", "неполное среднее", "среднее", "среднее специальное", "незаконченное высшее", "высшее" - в зависимости от того, какой документ имеется у работника.

В графу "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" сведения о работе берут из трудовой книжки. В этой графе фиксируется обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе "Семейное положение" используют следующие формулировки: "женат" ("замужем"), "разведен (а)", "вдовец (вдова)", "холост" ("не замужем"), после чего перечисляют всех членов семьи с указанием степени родства ("отец", "мать", "жена", "муж", "сын", "дочь"). При этом указывают фамилию, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

В практике оформления приема на работу часто используется "Анкета" - документ, аналогичный "Личному листку по учету кадров". В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы.

2.4 Дополнение к личному листку по учету кадров

Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров (или анкеты). Он включает фамилию, имя и отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленные в виде таблицы. В первом разделе фиксируют сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу. Во второй раздел заносят сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменения семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т.п. Все вносимые дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами.

2.5 Копии документов об образовании и утверждении в должности

При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.). Копии можно снимать только с подлинников этих документов и оформлять в соответствии с СТБ 6.38-2004.

Копии документов об утверждении в должности помещают в личные дела руководителей формы. Это могут быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.

В случае если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.

2.6 Автобиография

Не имеет типового формуляра и составляется автором самостоятельно, в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, учебу. Форма изложения - повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

В автобиографии обычно указывают: название документа; имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; трудовую деятельность; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; отношение к воинской службе; наличие правительственных наград; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

2.7 Характеристика

Это документ, который выдает администрация учреждения, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов.

В характеристике приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа (Характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части. Первая часть - анкетные данные, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, год рождения, образование.

Вторая часть текста - это данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы в данной должности, на данном предприятии или в организации, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-политических и деловых качеств: отношение к работе; повышение профессионального уровня; участие в жизни коллектива; отношения с товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений.

Четвертая часть - заключительная. Она содержит вывод, в котором указывают назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

Подписывает внутреннюю характеристику руководитель структурного подразделения, внешнюю - руководитель учреждения. Подпись заверяют гербовой печатью. Указывают дату выдачи характеристики.

2.8 Резюме

Резюме - это документ, содержащий автобиографические сведения с целью привлечь работодателя к претенденту и обеспечить его приглашение на собеседование. Объем резюме - до 1 страницы текста.

В нём отражается:

что претендент может предложить работодателю;

чем он может быть полезен организации;

почему он является наиболее подходящей кандидатурой на этот пост.

Структура резюме:

заголовок (Ф.И.О.);

основные личные данные: адрес, телефон, дата и место рождения, гражданство, семейное положение;

цель получения должности: какую работу может и хочет делать, на каких условиях;

профессиональный опыт работы. Приводится в обратном хронологическом порядке с указанием дат и мест работы, должностей, основных функций и достижений;

образование. Приводится в обратном хронологическом порядке с указанием вузов, полученных специальностей, квалификации;

дополнительные сведения: степень владения иностранными языками, навыки работы на ПЭВМ, в том числе применяемые программные средства, наличие водительских прав, личные качества;

дата составления, подпись.

Резюме может также включать:

- сведения об общественной деятельности;

- указание на готовность к разъездам и смене места жительства;

- готовность к работе с ненормированным рабочим днём;

- дополнительное хобби, если оно имеет отношение к работе и его можно считать серьёзным личным достижением;

- сведения о рекомендациях.

Размещено на Allbest.ru

...