Хранение документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Хранение документов

Правила хранения дел в структурных подразделениях

Формирование дел заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год.

По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив либо уничтожены.

До передачи в архив организации осуществляется оперативное хранение дел в структурных подразделениях.

Существует два вида оперативного хранения документов:

- хранение в процессе их исполнения

- хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями: «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку» и т.д.

На папках также указываются Ф.И.О. и телефон исполнителя.

Дела с исполненными документами хранятся в запирающихся шкафах, сейфах.

К внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел.

На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Для дел содержащих особо ценные документы, а также документы ограниченного доступа, составляется внутренняя опись.

Она постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ.

Внутренняя опись составляется в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов.

При возникновении потребности в каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дела.

В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заменитель.

По завершении делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается.

При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

В этом случае заполняется карта-заменитель и помещается на место выданного дела.

Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель.

Архив предприятия

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность «архивист» или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела.

Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

В задачи архива входят:

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего расположить архив в специально выделенном отдельном помещении.

В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в которых можно было бы обеспечить сохранность документов.

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения должны быть сохранены в организации:

- до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

- до сдачи дел на государственное хранение;

- до ликвидации организации.

Понятие об оптимальном сроке использования документов в делопроизводстве. Экспертная комиссия

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года.

После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов:

- передать ли их в архив предприятия;

- уничтожить;

- оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из 3-х человек.

Примерный состав ЭК:

- зам. директора

- ведущий специалист

- секретарь-референт.

Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли.

ЭК является совещательным органом.

Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений».

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы.

К первой отнесены организации (министерства, комитеты, государственные органы, крупные предприятия) в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в государственные архивы.

Во вторую группу входят предприятия, организации вспомогательного обслуживающего характера, в деятельности которых не создаются документы постоянного хранения.

Наряду с перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия в которой указаны сроки хранения дел.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет.

Документы относящиеся к категории документов долговременного хранения

К документам долговременного хранения относятся, прежде всего, документы по личному составу, устав, договор, протоколы совета директоров.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 2 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дел;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

- на наиболее важные документы (по л/с или содержащие КТ) составить внутренние описи дел;

- переплести дело или прошить его;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела.

Документы, подлежащие уничтожению. Форма акта. Порядок уничтожения

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 2007-2008 год» - 3 дела.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом и архивистом.

На каждое дело составляются описи в 4-х экземплярах:

- 2 в архивные органы

- 2 в учреждение в качестве учетного и справочного материала.

На всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации.

Заведующий архивом сверяет наличие дела с описью, расписывается в приеме.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа «Crocodile» не менее, чем двумя работниками предприятия.

хранение ведомственный архив делопроизводство опись

Размещено на Allbest.ru