Организация работы с документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация работы с документами

Основные виды работ с документами

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

К таким работам можно отнести:

1 - прием и регистрацию документов

2 - рассмотрение документов руководителем

3 - порядок прохождения документов в организации

4 - их исполнение

5 - контроль исполнения

6 - формирование дел

7 - подготовку и передачу дел в архив

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:

- поступающие (входящие) документы

- внутренние документы

- отправляемые (исходящие) документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции.

Для исходящих документов добавляется операция «Отправка адресату» после их регистрации.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение - исходящие.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые за редким исключением, на архивное хранение не передаются.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия.

Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника, в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов по ГОСТ 6.30-2003 и правила работы с ними.

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт руководителя.

Понятие о документообороте и документопотоке

Документооборот - это прохождение документа в учреждении с момента создания до завершения исполнения или отправки.

Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими.

Сокращению документооборота способствует также уменьшение физического размера документа и экономия бумаги.

Применение угловых стандартных бланков позволяет сэкономить 1/5 площади листа.

Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю и проверке исполнения.

Часто документы размножаются сверх нужного тиража без всякой надобности, это приводит к росту документооборота.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления.

Организация документооборота в каждом учреждении должна отвечать следующим требованиям:

1. Прохождению документов в учреждении должно быть оперативным.

2. Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Необходимо исключить возвратные перемещения документов.

3. В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия.

Схема документооборота имеет вид:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Различают три основных документопотока:

- входящий

- исходящий

- внутренний.

Одним из важных условий рационального движения документов в учреждении является четкое распределение функций между исполнителями в учреждении.

Документооборот включает такие основные этапы работы с документами как:

- прием

- обработка

- распределение корреспонденции

- передача и доставка документов

- учет объема документооборота

- регистрация

- контроль за исполнением документов

Прием и обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку

- предварительное рассмотрение, разметку

- регистрацию

- рассмотрение документов руководством

- направление на исполнение

- контроль исполнения

- исполнение документов

- подшивку документов в дело.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений.

При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

При обработке не вскрываются письма с пометкой «Лично».

С пометкой «Конфиденциально» - обрабатывается сотрудником, который имеет к ней допуск.

Предварительное рассмотрение входящих документов производится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется 29 реквизит - «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю.

Наиболее важные и срочные дела ложатся в папку и передаются на рассмотрение руководителю.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут передаваться заместителю руководителя или исполнителю.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

Руководитель, рассматривая документ, определяет исполнителя, дает четкие указания по исполнению документа и устанавливает сроки.

Эти указания оформляются в виде резолюции на документе.

Далее эти документы передаются исполнителю под расписку с отметкой в журнале регистрации входящих документов.

Когда работа над документом завершена, то на документе ставится 28 реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

После этого документ подшивается в соответствующее дело.

Схема работы с входящими документами выглядит следующим образом:

Схема работы с входящими документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Обработка отправляемых документов

Их называют исходящими.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

1 - составление проекта документа исполнителем

2 - проверка правильности оформления проекта документа

3 - согласование проекта документа

4 - подписание документа руководителем

5 - регистрация документа

6 - проставление исходящего номера на документе

7 - проверка правильности адресования

8 - отправка документа адресату

9 - подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия.

Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю организации.

Руководитель вправе внести изменения, дополнения, вернуть на доработку исполнителю.

После подписания руководителем 2-х экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

1 - номер документа, включающий номер дела

2 - дата документа

3 - адресат (корреспондент)

4 - краткое содержание или заголовок

5 - отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов)

6 - исполнитель

7 - примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату.

Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с исходящей перепиской.

Схема работы с исходящими документами выглядит следующим образом:

Схема работы с исходящими документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Порядок работы с внутренними документами

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках своего предприятия, не выходя за его пределы.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

- составление проекта документа исполнителем

- проверка правильности оформления проекта документа

- согласование проекта документа

- подписание документа руководителем

- регистрация документа.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю

- контроль исполнения документа

- исполнение документа

- проставление отметки об исполнении документа и направлении его в дело

- подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами является использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертиза ценности документов).

В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трехлетнего срока или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

Регистрация документов, формы регистрации

Регистрация документа - запись основных сведений о документе в журнале, на карточке или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существует несколько форм регистрации документов:

- централизованная

- децентрализованная

- смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником - секретарем-референтом.

Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрация должна быть однократной.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

- входящие документы

- исходящие документы

- внутренние документы

- контракты коммерческие

- документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров.

Номера присваиваются в рамках одного года.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из:

- порядкового номера документа с начала года (17)

- номера дела, в которое будет подшит документ или его копия (12)

- целевого обозначения структурного подразделения или должностного лица (21)

Например: № 21 - 12/17

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации.

Каждое предприятие может составить для себя список нерегистрируемых документов:

- поздравительные письма

- приглашения

- рекламные письма

- каталоги

- журналы

- извещения

- письма с пометкой лично и т.д.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью ПК можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением.

Способы регистрации документов и порядок их заполнения

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка.

В учреждениях с объемом документооборота до 600 документов в год допускается регистрация документов в журналах регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки карточек изготовляются типографским способом и выглядят следующим образом:

Лицевая сторона

1 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31
2 Корреспондент
3 Дата поступления и индекс документа 4 Дата и индекс документа
5 Краткое содержание
6 Резолюция или кому направлен документ
7 Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона

8 Контрольные отметки
9 Фонд 10 Опись 11 Дело №

1 - календарная шкала для контроля за сроками исполнения документа

2 - название организации, из которой поступил документ

3 - дата документа и индекс присвоенные в организации куда поступил

4 - дата и индекс присвоенные организацией автором

5 - вид документа и краткое содержание текста

6 - полное содержание резолюции, ее автора и дата

7 - конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос

8 - фиксируют отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки

9, 10, 11 - заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются по истечении срока хранения в текущей работе с документами.

Ведение журнала регистрации документов имеет недостаток:

- возникает необходимость повторной регистрации документа.

Журнал регистрации входящих документов

Индекс № док-та	Дата док-та	Автор док-та (от кого)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Подпись исполнителя	Примеча-ние
Дата поступления документа 03.08.2008
12-01/03	27.07.2008	ВВУ	Об отмене выставки «Информ-2008»	Белов	роспись

Журнал регистрации исходящих документов

Индекс документа	Адресат (кому)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Примечание
Дата документа 27.07.2008
14-01/07	А.О.»Кросс»	«Об отмене выставки «Информ-2008	Устинов

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов по ГОСТ 51141-98 определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Функция контроля - одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой принимают участие как работники службы ДОУ, так и руководители всех уровней.

Это обусловлено тем, что в контроле выделяются два аспекта:

- контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения решений;

- контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу вопроса, т.е. контроль за качеством исполнения - одна из должностных обязанностей руководителей всех уровней (вышестоящий орган, ревизия, проверка).

Контроль за сроками осуществляют работники ДОУ или секретарь.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей, исполнителей.

После указания руководителя о постановке документа на контроль, секретарь-референт проставляет красным фломастером букву «К» на верхнем поле документа в правом углу.

Затем в регистрационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения.

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов могут быть:

- типовыми

- индивидуальными.

Типовые сроки исполнения устанавливаются для определенных, наиболее массовых категорий документов, подлежащих контролю в соответствии с действующим законодательством.

Типовые сроки должны быть:

1. Приказ руководителя учреждения - согласно указанному в них сроку.

2 Решения коллегиального органа - согласно указанному сроку.

3. Письма-запросы, письма-поручения - 10 дней.

4. Письма учреждений - 10 дней.

5. Предложения, заявления - до 1 месяца.

6. Телеграммы - от 2-5 дней.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливают для наиболее важных документов руководителя.

Индивидуальные сроки исполнения фиксируются в резолюции руководителя.

Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его в учреждение.

Срок исполнения продлевается только руководителем.

Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль.

Формы ведения контрольных операций

Формы выбирают в зависимости от документооборота.

Контроль можно проводить в ручном режиме с помощью контрольно-сроковой картотеки и автоматизированной системы.

Контроль за исполнением документов рекомендуется вести на карточках.

В контрольной картотеке карточки группируются по срокам исполнения.

Каждую контрольную картотеку надо разделить на 35 ячеек:

1-31 ячейки соответствуют максимальному числу дней в месяце;

32 - для размещения документов срок исполнения которых наступит в следующем месяце;

33 - ставят карточки, соответствующие не исполненным в срок документам;

34 - ставят карточки документов, срок исполнения которых почему-либо пока не определен;

35 - для документов, срок исполнения которых неожиданно переносится.

Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

Документ может снять с контроля только то должностное лицо, которое его поставило на контроль.

При этом и на документе и на карточке делается отметка о снятии с контроля.

Информационно-справочная работа

Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно ответить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документами в организации.

Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам в организациях создаются различного рода информационно-справочные системы.

Основой для построения любой ИПС (информационно-поисковая система) является проведение учета и регистрации документов.

ИСР организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация.

Если регистрация документов проводилась с помощью РКК (регистрационная контрольная картотека) и регистрационной картотеки, то и информационно-справочная работа организуется с помощью справочных картотек.

Количество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов:

- объем документооборота

- тематика деятельности предприятия

- характер поступающих справок

- принятой системы делопроизводства и др.

Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:

1 - по корреспондентскому - рубриками являются названия постоянных корреспондентов

2 - по географическому - рубриками являются название области, города

3 - по предметно-вопросному - рубриками являются названия управленческих функций или вопросов деятельности организации

4 - по структурному - названия структурных подразделений

5 - по номинальному - рубриками являются наименования видов документов

6 - по алфавитному - рубриками являются буквы русского алфавита.

Справочные картотеки делятся на 2 части:

1 - исполненные документы

2 - неисполненные документы

Число справочных картотек зависит от применяемой в организации системы делопроизводства.

Заполняется 5 экземпляров:

1 - служба ДОУ (регистрационная картотека)

2 - в структурное подразделение (исполнителю)

3 - контрольную службу (в контрольно-сроковую картотеку по сроку исполнения)

4, 5 - в справочных картотеках ДОУ по учету и регистрации.

Все картотеки хранятся по месту их формирования.

Современные системы управления базами данных позволяют быстро выдавать справки по любому вопросу.

Отправка документов

Отправку исходящих документов, так же как прием входящих, целесообразно осуществлять централизованно - в экспедиции или у секретаря руководителя (или у специально назначенного работника).

При обработке исходящих документов выполняются следующие работы:

1 - проверяются правильность оформления и комплектность исходящих документов.

Документ, отправляемый из организации, должен быть зарегистрирован, т.е. иметь № и дату, должен быть подписан, иметь заголовок.

Проверяется правильность адресования, вложение приложений.

2 - проводится сортировка по видам почтового отправления и по адресам.

3 - осуществляется адресование конвертов (до вкладывания документов в конверт).

Можно заранее заготовить конверты с отпечатанными адресами (для постоянных корреспондентов), можно сделать типографским способом.

Для разовых корреспондентов используется конверт с прозрачным окном.

4 - производится фальцевание документов, т.е. складывание документа и вложение его в конверт

Не складываются документы, отправляемые в вышестоящие органы или особо важные документы.

В таких случаях используют конверты определенного формата.

5 - осуществляется склеивание конвертов

6 - производится взвешивание корреспонденции с помощью почтовых весов, для определения стоимости почтового отправления

7 - проставляется стоимость отправления, дата отправки, обратный адрес.

Это производится с помощью маркировальной машины, которая проставляет на конверте оттиски марки и почтовые реквизиты.

8 - доставляется корреспонденция в почтовое отделение связи.

Документы должны быть отправлены в тот же день.

В последние годы с развитием средств связи, использованием телефонных каналов связи (факса, электронной почты) количество документов отправляемых почтой уменьшается.

архивный хранение документооборот

Размещено на Allbest.ru

...