Архивный фонд Российской Федерации

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Архивный фонд Российской Федерации, центральный архив министерства, архив организации

Документы, образовавшиеся в деятельности министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политические, художественное или иное культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и, независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации, подлежат передаче на государственное хранение.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 16 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение министерство образует центральный архив.

В своей практической деятельности центральный архив министерства руководствуется законодательством Российской Федерация, приказами и указаниями министерства, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций государственной архивной службы России, положением о центральном архиве министерства.

Центральный архив министерства хранит документы центрального аппарата, организаций-предшественников министерства и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций-источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства.

В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельный порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи -- валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделении устанавливается по согласованию с центральным архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный apxив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Передача дел в центральный аpxив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководством структурного подразделения и утвержденному руководителем службы ДОУ.

Прием каждого дела производится заведующим центральным архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего центральным архивом министерства и лица, передавшего дела.

Форма итоговой записи к номенклатуре дел

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных (наименование организации)

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Должность руководителя службы ДОУ подпись расшифровка подписи

Итоговые сведения переданы в архив организации

Вместе с делами в центральный архив министерства передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

2. Оформление дел

Дела министерств подлежат оформлению при их ведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива министерства.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №__________________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано________________________________

(цифрами и прописью)

листа (ов) в том числе: литерные листы__________________________________________;

пропущенные номера _________________________________ + листов внутренней описи_______________________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Личная подпись Расшифровка подписи

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. п.).

3. Оперативное хранение документов и дел

С момента заведения и до передачи в центральный архив министерства дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуpe дел.

Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

4. Состав учетных документов архива. Составление описей дел

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т. п.).

В министерстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическом руководством центрального архива. По этим описям документы сдаются в центральный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи министерства, которую готовит центральный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.

архивный фонд дело секретарский

5. Организация секретарской деятельности

1. Необходимость и значение секретарской деятельности

Секретарь - незаменимый помощник руководителя в его разносторонней управленческой деятельности.

Значение работы секретаря

- Повышение авторитета руководителя умением вести себя с людьми и созданием благоприятного впечатления о себе и об офисе.

- Планирование текущей и перспективной работы руководителя.

- Ускорение решения задач с помощью электронного офиса и Internet - глобальной компьютерной сети, уже сейчас объединяющей десятки миллионов пользователей более чем 150 стран мира.

- Секретарь - личный организатор руководителя, напоминающий ему с кем встречаться, вести переговоры, срочно решать или переносить решение вопросов, помогающий руководителю оперативно и обоснованно принимать решения, экономить время.

Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые выполняет секретарь. Но в зависимости от объема работы эти функции могут значительно видоизменяться и выполняться специализированными службами канцелярий, экспедиций, архивом и др.

6. Нормативно-методические основы деятельности секретаря

содержатся в следующих документах:

Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС);

Классификационный справочник должностей служащих;

Государственная система документационного обеспечения.

Должностная инструкция секретаря включает в себя:

- Общие положения

- Функции работника

- Должностные обязанности

- Права секретаря

- Ответственность

- Взаимоотношения

- Оценка работы.

«Общие положения»

Область деятельности (секретарь ректора или кафедры), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия, квалификационные требования (уровень образования, стаж, знание компьютера, права водителя), подчиненность секретаря. Перечисляются нормативно-правовые акты, которыми секретарь должен руководствоваться в своей деятельности.

«Функции работника»

Участок работы, перечень видов работ, образующих определенные функции. Например, прием студентов в ВУЗ включает: оплату обучения, заполнение личного дела, ксерокопирование документов об образовании, выписывание зачетной книжки и студенческого билета, подготовку приказа о зачислении, регистрацию студента в журнале.

«Должностные обязанности»

Особенности, связанные с подготовкой секретарем документов; получением, обработкой и выдачей информации, обязательное использование определенных форм и методов работы. Например, в приемной комиссии надо уметь убедить абитуриентов поступить именно в данный ВУЗ. В учреждениях социальной службы работа с пенсионерами требует профессионального терпения.

Секретарь обязан:

При проведении плановых совещаний:

- совместно с руководителем уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков;

- оповестить участников;

- уточнить с руководителем регламент совещания;

- обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования; произвести регистрацию участников;

- обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.

При организации приема посетителей:

- дифференцированно подходить к трем категориям посетителей: сотрудникам своей организации, представителям другой организации, посетителям по личным вопросам;

- иметь график приема, следить за очередностью приема и регламентом бесед;

- вести учет посетителей;

- контролировать принимаемые в ходе приема решения.

При подготовке командировок руководителя:

- подбирать необходимую для командировки информацию;

- готовить совместно с руководителем программу командировки;

- оформлять командировочное удостоверение и другие документы;

- по возвращении руководителя обрабатывать материалы по командировке;

- информировать руководителя по всем вопросам, возникшим в его отсутствие.

В работе с информацией для руководителя:

- искать и подбирать необходимую информацию (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;

- размножать при необходимости информацию;

- составлять информативно-обзорных рефераты;

- ежедневно собирать оперативную информацию, интересующую руководителя, и записывать ее в дневнике или других учетных документах.

«Права секретаря»

Например, право давать указания сотрудникам организации по конкретным вопросам, присутствовать на совещаниях руководителей и т. д.

«Ответственность»

За правильное и своевременное использование предоставленных ему прав, качество подготавливаемых документов, правильное ведение разговора по телефону и т. д.

«Взаимоотношения»

Отражает горизонтальные и вертикальные связи, в которые вступает секретарь, характер связей и сроки.

«Оценка работы»

Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей. Критерии: качество работы, своевременность выполнения работы, деловой этикет и т. п.

Возможно объединение разделов инструкции, например «права и обязанности».

7. Обучающая инструкция секретаря

Создает элементы проектирования оптимальной модели работы и качеств секретаря. Эта инструкция применяется, когда:

человек поступает на работу в организацию;

служащего назначают на новую должность;

проверка установит, что у сотрудника не хватает определенных знаний и навыков.

Особенности обучающей инструкции секретаря

В «Общих положениях» требуется четко ответить на вопросы:

а) почему данная работа существует в организации?

б) каким целям отвечает должность секретаря на данном рабочем месте?

в) что должен сделать секретарь, чтобы достигать поставленные цели?

(Сравнить: секретарь ректора, секретарь декана и секретарь приемной комиссии)

В разделе «Функциональные обязанности и права»

а) выявляются ключевые результаты работы;

б) выявляются действия, которые ведут к конечному результату (не более 5-8);

в) права на: получение информации, контроль, согласование вопросов, принятие решений;

г) все обязанности секретаря условно разделяются на 2 части: организационные и документационные. Организационные: оповещение о совещаниях, напоминание о делах, находящихся под контролем, организация приема посетителей руководителем, подготовка командировок. Документационные: организация документооборота на своем рабочем месте.

В разделе «Требования, предъявляемые к секретарю» в обучающих инструкциях содержатся критерии ограничения к подбору кандидата на должность. Требования к секретарю можно разделить на два вида с учетом деловых и личных качеств.

Деловые качества:

профессиональные навыки секретарской работы: высокая квалификация в области стенографии, машинописи, работе со средствами вычислительной техники, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи;

опыт организаторской работы: высокий уровень самоорганизации и организационных навыков, умение четко и оперативно исполнять ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;

эффективность, надежность, готовность принимать на себя ответственность по решению поставленных руководителем задач, освобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций;

умение обеспечить надежное и эффективное выполнение документационных и организационных функций;

самостоятельность, инициативность: инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные ответственные решения;

тактичность, дипломатичность: тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденциальной информации. Секретарь также должен быть общительным с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;

пунктуальность: это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформлению командировок;

лояльность, преданность работе: это - основные качества для создания идеальных отношений с руководителем.

Личные качества:

внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;

особенности характера: отзывчивость, скромность, добросовестность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора, вежливость;

умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, умение правильно рассчитать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок;

интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя;

вежливость.

«Организация рабочего места секретаря»

Оснащение оргтехникой, служебной мебелью, состояние помещения, его освещенности, воздуха, шума и т. д.

8. Средства организационной техники

Назначение и классификация средств организационной техники для современных офисных технологий

Средства организационной техники - это средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда. Очень динамично меняется состав оргтехники.

Классификация средств оргтехники по функциональному признаку

Носители информации:

носители информации на бумажной основе несветочувствительные;

носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискрового копирования и т.д.);

микроносители визуальной информации;

звуконосители;

видеоносители;

магнитные носители для записи кодированной информации;

перфоносители машинные для записи кодированной информации.

Средства составления и изготовления документов:

ручные пишущие средства;

пишущие машины;

диктофонная техника;

печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители;

специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

Средства репрографии и оперативной полиграфии:

средства фотокопирования;

средства диазокопирования;

средства электрофотографического копирования;

средства термографического копирования;

машины электронно-искрового копирования;

средства микрографии;

средства ризографического копирования (дупликаторы);

машины для гектографической (спиртовой) печати;

машины для трафаретной (ротаторной) печати;

оборудование для оперативной офсетной печати.

Средства обработки документов

фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры);

машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

скрепляющее и склеивающее оборудование;

конвертовскрывающие и резательные машины;

машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки);

адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;

машины для уничтожения документов (шредеры);

агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов:

первичные средства хранения документов (папки и т.п.);

вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т.п.)

картотеки и картотечное оборудование;

тележки для транспортировки документов;

лифтовое оборудование;

транспортеры и конвейеры;

пневматическая почта;

оборудование для хранения носителей информации.

Средства электросвязи:

средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

средства и системы телеграфной связи;

средства и системы факсимильной передачи информации;

электронная почта.

Банковская оргтехника:

машины для счета купюр;

детекторы валют;

машины для упаковки банкнот;

банкоматы.

Другие средства оргтехники:

сканеры;

компьютерные аксессуары.

Офисная мебель и оборудование:

мебель служебных помещений специализированная;

оборудование служебных помещений специализированное;

оборудование и приборы для исследования условий труда.

Средства составления и изготовления документов

Ручки (шариковые и перьевые) имеют приоритет по степени их использования для составления документов.

Пишущие машинки теряют значение как инструмент тиражирования. Сейчас достаточно 1 экземпляра.

Диктофон вытесняет ручки и пишущие машинки, т. к. расшифровка стенограмм занимает много времени даже в том случае, когда секретарь успела сделать запись выступления, не нужны черновики. Диктофонами называются устройства для записи и воспроизведения устной речи. Воспроизведение записи может быть осуществлено с замедлением, что позволит качественно ее расшифровать.

Принтер - периферийное устройство ПК, позволяющее получать твердую копию выходных данных работы. Матричные, струйные, лазерные. Матричные принтеры ушли в прошлое из-за невысокого качества печати, низкой скорости, шума, отсутствия возможности цветной печати, падения качества печати по мере износа ленты, хотя и наиболее дешевые. Лазерные принтеры дают лучшую печать, но дорогие, требуют высококачественную бумагу (засоряются бумажной пылью)

Плоттеры (графопостроители) - устройства для вывода графической информации, необходимое условие для функционирования систем автоматизированного проектирования, создания комплектов конструкторской и технологической документации. содержащей чертежи, схемы, графики, диаграммы.

Средства репрографии и оперативной полиграфии

- это совокупность машин, предназначенных для копирования и тиражирования документов.

К средствам репрографии относятся средства фотокопирования, диазокопирования, электрофотографии, термографии, электронно-искрового копирования, микрофильмирования, ризографического копирования.

Светокопирование (диазокопирование) - наибольшее применение для копирования технической документации чертежей. При светокопировании в аппаратуре используется прозрачный оригинал (калька) и светокопировальная бумага, чувствительная к ультрафиолетовым лучам. Дешевизна, но полученные копии со временем выцветают.

Фотокопирование (техническая фотография) - высокая точность и дороговизна.

Термографическое копирование - процесс получения копий, основанный на применении термочувствительных слоев, меняющих свои физические свойства под действием инфракрасных лучей, проходящих или отраженных от поверхности оригинала. Невысокое качество и дорого.

Электрофотографическое копирование - ксерокс. С момента выпуска в 1949 году первого ксерографа машина претерпела значительные изменения, но принцип копирования сохранился. Высокое качество, получение копий на обычной бумаге, высокая производительность и дешевизна изготовления, возможно получение копий с двух сторон листа и цветное копирование, можно получать копии с микрофильмов.

Микрография - процесс изготовления фотографическим путем с оригиналов документов сильно уменьшенных их копий: от 7 до 150. Основную часть процессов в микрографии составляет микрофильмирование (удобно в хранении и использовании).

Ризография - “золотая середина” между типографической печатью и обычными копировальными аппаратами, работающими по принципу электрофотографии. Процесс копирования на ризографе можно разбить на два этапа:

подготовка рабочей матрицы;

собственно печать (от 60 до 130 копий в минуту).

Современный ризограф - не просто множительный аппарат. Специально разработанный компьютерный интерфейс позволяет использовать ризограф как высококачественный сканер и принтер, управляемые с компьютера. Большой выигрыш при больших тиражах.

Ризографы стали основой минитипографских комплексов в крупных государственных, коммерческих и иных структурах.

К средствам оперативной полиграфии относятся гектографы, ротаторы, малые офсетные машины, работающие по упрощенной технологии. Сущность полиграфического процесса состоит в многократном переносе красочного слоя с печатной формы на воспринимающую поверхность, в результате чего создается изображение.

Средства обработки документов

фальцевальные машины, листоподборочное и сортировальное оборудование, скрепляющее и склеивающее оборудование, конвертовскрывающие и резательные машины, машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки), адресовальные, штемпелевальные и франкирующие (для нанесения на конверт знаков почтовой оплаты) машины и устройства, машины для уничтожения документов (шредеры) и др.

Иногда это оборудование агрегируется для выполнения комплекса функций:

Фольдер - агрегированная машина для фальцевания (соединения листов), бигования (выдавливания канавок на листах документов), перфорирования (дырки) и резки.

Франкингмашина - для маркирования и франкирования.

Средства электросвязи

Телефон, телеграф, факс, электронная почта, пейджер.

В 1876 г. изобретен телефонный аппарат А. Беллом (США), в 1878 г. - первая телефонная станция Нью-Хейвен (США). Начало 80-х гг. 20 века - сотовые (мобильные) радиотелефоны.

Пейджинг - система персонального оповещения.

Факсимиле (от лат. fac simile -- делай подобное) - точное воспроизведение фиксированного плоского изображения на твердо носителе фотоэлектрическим способом.

Под факсимильной связью понимают метод передачи на расстоянии графической и буквенно-цифровой информации, а также рукописных сообщений с воспроизведение на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной. Как правило для передачи факсимильных сообщений используется обычная телефонная сеть: либо отдельный телефонный канал, либо в режиме переключения на речь. Большинство современных факсов позволяет организовать связь не только между факсимильными аппаратами, но и между компьютером и телефаксом.

Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным возможностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит сканирующее устройство, обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с листа бумаги, а плата - только передачу изображений или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера.

Электронная почта -- наиболее простое средство организации взаимодействия между удаленными абонентами. Она обеспечивает высокую скорость и надежность передачи информации, возможность быстро ознакомиться с документами любого круга корреспондентов, как бы далеко они не находились, быстро дать ответ и повторить рассылку документов.

Локальные сети принимают на себя основной поток в системе электронной почты, связывая ПК, находящиеся в одном учреждении.

9. Средства организационной техники

Средства организационной техники - это средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда. Очень динамично меняется состав оргтехники.

Классификация средств оргтехники по функциональному признаку

Носители информации:

носители информации на бумажной основе несветочувствительные;

носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискрового копирования и т. д.);

микроносители визуальной информации;

звуконосители;

видеоносители;

магнитные носители для записи кодированной информации;

перфоносители машинные для записи кодированной информации.

Средства составления и изготовления документов:

ручные пишущие средства;

пишущие машины;

диктофонная техника;

печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители;

специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

Средства репрографии и оперативной полиграфии:

средства фотокопирования;

средства диазокопирования;

средства электрофотографического копирования;

средства термографического копирования;

машины электронно-искрового копирования;

средства микрографии;

средства ризографического копирования (дупликаторы);

машины для гектографической (спиртовой) печати;

машины для трафаретной (ротаторной) печати;

оборудование для оперативной офсетной печати.

Средства обработки документов:

фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры);

машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

скрепляющее и склеивающее оборудование;

конвертовскрывающие и резательные машины;

машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки);

адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;

машины для уничтожения документов (шредеры);

агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов:

первичные средства хранения документов (папки и т. п.);

вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т. п.)

картотеки и картотечное оборудование;

тележки для транспортировки документов;

лифтовое оборудование;

транспортеры и конвейеры;

пневматическая почта;

оборудование для хранения носителей информации.

Средства электросвязи:

средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

средства и системы телеграфной связи;

средства и системы факсимильной передачи информации;

электронная почта.

Банковская оргтехника:

машины для счета купюр;

детекторы валют;

машины для упаковки банкнот;

банкоматы.

Другие средства оргтехники:

сканеры;

компьютерные аксессуары.

Офисная мебель и оборудование:

мебель служебных помещений специализированная;

оборудование служебных помещений специализированное;

оборудование и приборы для исследования условий труда.

10. Средства составления и изготовления документов

Ручки (шариковые и перьевые) имеют приоритет по степени их использования для составления документов. Пишущие машинки теряют значение как инструмент тиражирования. Сейчас достаточно 1 экземпляра.

Диктофон вытесняет ручки и пишущие машинки, т. к. расшифровка стенограмм занимает много времени даже в том случае, когда секретарь успела сделать запись выступления, не нужны черновики. Диктофонами называются устройства для записи и воспроизведения устной речи. Воспроизведение записи может быть осуществлено с замедление, что позволит ее качественно расшифровать.

Принтер -- периферийное устройство ПК, позволяющее получать твердую копию выходных данных работы. Матричные, струйные, лазерные. Матричные принтеры ушли в прошлое из-за невысокого качества печати, низкой скорости, шума, отсутствия возможности цветной печати, падения качества печати по мере износа ленты, хотя и наиболее дешевые. Лазерные принтеры дают лучшую печать, но дорогие, требуют высококачественную бумагу (засоряются бумажной пылью)

Плоттеры (графопостроители) -- устройства для вывода графической информации -- необходимое условие для функционирования систем автоматизированного проектирования, создания комплектов конструкторской и технологической документации, содержащей чертежи, схемы, графики, диаграммы.

Средства репрографии и оперативной полиграфии

- это совокупность машин, предназначенных для копирования и тиражирования документов.

К средствам репрографии относятся средства фотокопирования, диазокопирования, электрофотографии, термографии, электронно-искрового копирования, микрофильмирования, ризографического копирования.

Светокопирование (диазокопирование) - наибольшее применение для копирования технической документации чертежей. При светокопировании в аппаратуре используется прозрачный оригинал (калька) и светокопировальная бумага, чувствительная к ультрафиолетовым лучам. Дешевизна. Но полученные копии со временем выцветают.

Фотокопирование (техническая фотография) - высокая точность и дороговизна.

Термографическое копирование - процесс получения копий, основанный на применении термочувствительных слоев, меняющих свои физические свойства под действием инфракрасных лучей. Проходящих или отраженных от поверхности оригинала. Невысокое качество и дорого.

Электрофотографическое копирование - ксерокс. С момента выпуска в 1949 году первого ксерографа машина претерпела значительные изменения, но принцип копирования сохранился. Высокое качество, получение копий на обычной бумаге, высокая производительность и дешевизна изготовления, возможно получение копий с двух сторон листа и цветное копирование, можно получать копии с микрофильмов.

Микрография - процесс изготовления фотографическим путем с оригиналов документов сильно уменьшенных их копий: от 7 до 150. Основную часть процессов в микрографии составляет микрофильмирование (удобно в хранении и использовании).

Ризография - “золотая середина” между типографической печатью и обычными копировальными аппаратами, работающими по принципу электрофотографии.

Процесс копирования на ризографе можно разбить на два этапа: 1) подготовка рабочей матрицы; 2) собственно печать (от 60 до 130 копий в минуту).

Современный ризограф - не просто множительный аппарат. Специально разработанный компьютерный интерфейс позволяет использовать ризограф как высококачественный сканер и принтер, управляемые с компьютера. Достигается большой выигрыш при больших тиражах.

Ризографы стали основой мини-типографских комплексов в крупных государственных, коммерческих и иных структурах.

К средствам оперативной полиграфии относятся гектографы, ротаторы, малые офсетные машины, работающие по упрощенной технологии. Сущность полиграфического процесса состоит в многократном переносе красочного слоя с печатной формы на воспринимающую поверхность, в результате чего создается изображение.

Средства обработки документов - фальцевальные машины, листоподборочное и сортировальное оборудование, скрепляющее и склеивающее оборудование, конвертовскрывающие и резательные машины, машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки), адресовальные, штемпелевальные и франкирующие (для нанесения на конверт знаков почтовой оплаты) машины и устройства, машины для уничтожения документов (шредеры) и др.

Иногда это оборудование агрегируется для выполнения комплекса функций:

Фольдер - агрегированная машина для фальцевания (соединения листов), бигования (выдавливания канавок на листах документов), перфорирования (дырки) и резки.

Франкингмашина - для маркирования и франкирования.

Средства электросвязи

Телефон, телеграф, факс, электронная почта, пейджер.

В1876 г. изобретен телефонный аппарат А. Беллом (США), в 1878 г. - первая телефонная станция Нью-Хейвен (США). Начало 80-х гг. 20 века - сотовые (мобильные) радиотелефоны.

Пейджинг - система персонального оповещения.

Факсимиле (от лат. fac simile -- делай подобное) -- точное воспроизведение фиксированного плоского изображения на твердо носителе фотоэлектрическим способом.

Под факсимильной связью понимают метод передачи на расстоянии графической и буквенно-цифровой информации, а также рукописных сообщений с воспроизведение на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной. Как правило для передачи факсимильных сообщений используется обычная телефонная сеть: либо отдельный телефонный канал, либо в режиме переключения на речь.

Большинство современных факсов позволяет организовать связь не только между факсимильными аппаратами, но и между компьютером и телефаксом.

Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным возможностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит сканирующее устройство, обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с листа бумаги, а плата -- только передачу изображений или текстов, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера.

Электронная почта -- наиболее простое средство организации взаимодействия между удаленными абонентами. Она обеспечивает высокую скорость и надежность передачи информации; возможность быстро ознакомиться с документами любого круга корреспондентов, как бы далеко они не находились; быстро дать ответ и повторить рассылку документов

Локальные сети принимают на себя основной поток в системе электронной почты, связывая ПК, находящиеся в одном учреждении.

Литература

1. Алферов А.В., Матлин Е.М. Средства тиражирования документов. - М., Радио и связь, 1990.

2. Дмошинский Г.М., Серегин А.В. Телекоммуникационные сети России. Описание. Классификация. Выбор. - М., Архитектура и строительство России, 1993.

3. Стефанов С.И., Филин В.Н. Краткий словарь полиграфических терминов. - М., МПИ «Мир книги», 1993.

4. В.А. Кудряев и др. Организация работы с документами. Учебник. Гл. 15. - М., ИНФРА-М, 1998.

Размещено на Allbest.ru

...