Регистрация и индексация документов

Сущность регистрации документов как фиксации факта создания или поступления в организацию документа. Основные правила их приемов, регистрации и хранения. Состав обязательных регистрационных реквизитов. Процесс построения поисковой системы на предприятии.

Рубрика Бухгалтерский учет и аудит
Вид реферат
Язык русский
Дата добавления 23.10.2013
Размер файла 18,6 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Регистрация и индексация документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.) как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).

Информация о документах, полученная при их регистрации поступает в поисковую систему. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковых систем устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: aвтор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа, дата поступления, индекс поступления, заголовок документа или краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа в дело.

Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от xapактеpa документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации, расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документов, значимость вопроса, отраженного в документе, оценка исполнения, срок хранения документа и др.

Документы целесообразно регистрировать в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, постановления коллегии, заявки на материально-техническое снабже-ние и др.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно в местах создания и исполнения документов. Например, снабженческая документация -- в управлении (отделе) снабжения; протоколы и решения (постановления) коллегии, подписанные руководителем распорядительные документы по основной деятельности, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им - в службе документационного обеспечения управления.

Документы могут регистрироваться при помощи средств ВТ или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. Запись производится непосредственно с документа с использованием указанного выше набора обязательных реквизитов, единой структуры индекса. Запись на машинном носителе дублируется ма-шинограммой карточки («твердая копия»), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страхования информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др.

Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм.

регистрация документ реквизит

2. Построение поисковой системы

Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или бланков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах).

Поиск дел может также осуществляться по номенклатуре заводимых дел.

При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

Поисковые системы должны обеспечивать доступ к информации, не относящейся к категории ограниченного доступа, сотрудникам организации, гражданам, государственным органам и общественным организациям.

Граждане, в соответствии с законодательством, имеют право на доступ к информации о них, на уточнение информации и знание целей сбора.

Порядок доступа к ведомственным документам должен быть доведен до сведения организаций и граждан.

Пример регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона карточки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Корреспондент

Дата поступления и номер документа

Дата и регистрационный номер документа

Краткое содержание

Резолюция и кому направлен документ

Отметка об исполнении документа

Обратная сторона карточки

Контрольные отметки(ход исполнения)

Фонд № Опись № Дело №

Примеры регистрационных журналов

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата документа

Регистрационный номердокумента

Корреспондент (получатель)

Краткое содержание документа

Кем подписандокумент

Исполнитель

Дополнительныесведения о документе

Отметка об исполнении

1

2

3

4

5

6

7

8

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления

Регистрационный номер документа

Корреспондент (автор)

Дата документа

Номер документа

Краткое содержание документа

1

2

3

4

5

6

Резолюции и кому направлен документ

Дополнительные сведения о документе

Расписка в получении

Отметка об исполнении

Исполнители

Задание

Срок исполнени

Автор резолюции

Дата простановки резолюции

7

8

9

10

11

12

13

14

Форма журнала регистрации внутренних документов

Дата документа

Регистра ционный номер документа

Краткое содержание документа

Кем подписан документ

Исполнитель

Дополнительные сведения о документе

Расписка в получении документа

Отметка об исполнении

1

2

3

4

5

6

7

8

3. Контроль исполнения документов

Контроль своевременного и качественного исполнения документов является составной частью функции менеджмента. Его осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших -- с даты поступления. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Например, в законе города Москвы «Об обращениях граждан» № 25 от 28 июня 1997 г. в статье 8 установлены типовые сроки рассмотрения обращений граждан: «Решения по обращениям граждан принимаются... в срок до одного месяца со дня их поступления и регистрации». «Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные сроки - до 15 дней со дня их поступления...»

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил. Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Контроль исполнения включает:

* постановку документа на контроль;

* проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

* проверку и регулирование хода исполнения;

* учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

При организации контроля исполнения используются регистрационно-контрольные карточки, заполняемые при регистрации документов. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки контролируемых документов;

- направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

- выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя (в крупных организациях);

- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

- снятие документов с контроля по указанию руководителей;

- формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, в следующем порядке: заданий последующих лет -- ежеквартально; заданий последующих месяцев текущего года -- ежемесячно; заданий текущего месяца -- каждые десять дней, а в последнюю декаду -- за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (см. реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»).

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя организации в целях повышения исполнительской дисциплины. Форма сводки о состоянии исполнительской дисциплины разрабатывается самой организацией.

Литература

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., Главархив СССР. ВНИИДАД, 1991.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. - М., Росархив, 1995.

3. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. - М., ВНИИДАД, 1991.

4. В.А. Кудряев и др. Организация работы с документами. Учебник. Гл. 9. - М., ИНФРА-М, 1998.

5. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. - М., Из-во Министерства труда, 1995.

6. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М., ПРИОР, 1997.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

  • Структурные элементы делового документа. Требования ГОСТов к оформлению документов. Правила регистрации документов путем проставления индекса с последующей записью сведений о документе в регистрационных формах. Схема документооборота на предприятии.

    контрольная работа [21,8 K], добавлен 16.11.2009

  • Понятие, назначение, принцип и формы регистрации документов. Индексирование документов и организация информационно-справочной системы. Необходимые сведения о входящих и исходящих документах. Изучение особенностей документооборота в ООО "Ижэлектроснаб".

    курсовая работа [1,1 M], добавлен 16.11.2010

  • Нормативно-правовая база делопроизводства, регламентация работы делопроизводственной службы. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов. Обработка входящих документов, характеристики формы регистрации. Оформление докладной записки.

    контрольная работа [36,3 K], добавлен 03.04.2010

  • Организация управления, состав документов и правила их составления. Организация движения документов и порядок их рассмотрения. Особенности оформления реквизитов. Регистрация и контроль за исполнением. Систематизация документов и организация их хранения.

    курсовая работа [33,8 K], добавлен 06.12.2010

  • Понятие и значение согласования документов (внутреннего и внешнего). Характеристика бланков документов и указание способов расположения реквизитов. Изучение проведения регистрации и отправки входящих документов. Составление сопроводительного письма.

    контрольная работа [17,7 K], добавлен 16.03.2010

  • Регистрация, учет документов. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов. Правила регистрации и индексирования документов. Организация контроля за исполнением документов.

    контрольная работа [33,0 K], добавлен 29.09.2008

  • Понятие согласования документов. Характеристика бланков документов и основные способы расположения реквизитов. Проведение регистрации и отправки входящих документов. Особенности составления сопроводительных писем. Значение согласования документов.

    контрольная работа [17,3 K], добавлен 05.03.2010

  • Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме. Справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов как основная цель регистрации. Журнальная форма и карточная система регистрации. Виды и реквизиты приказа.

    контрольная работа [465,0 K], добавлен 25.01.2010

  • Порядок оформления (регистрации) документов, поступающих в хозяйство. Анализ хозяйственно-финансовой деятельности СПК "Климушинский". Основные каналы реализации продукции на предприятии. Значение и практическая ценность документов на предприятии.

    реферат [58,2 K], добавлен 23.12.2011

  • Особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Современные подходы к обеспечению сохранности документов. Основные правила хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях.

    реферат [24,0 K], добавлен 23.09.2010

  • Делопроизводство на предприятии с полным циклом обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Документы для закрепления производственных отношений внутри предприятия и с другими организациями, требования к ним.

    реферат [22,3 K], добавлен 15.05.2009

  • Направления классификации, стандартизации и унификации документов. Состав и расположение реквизитов на документах, правила их корректировки, сроки исполнения. Документы по личному составу предприятия. Систематизация, регистрация и хранение документов.

    учебное пособие [5,6 M], добавлен 04.08.2010

  • Документирование управленческой деятельности. Бланки документов, оформление их реквизитов. Подготовка и оформление основных видов документов. Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности работы с документами в электронном виде.

    презентация [470,3 K], добавлен 07.08.2013

  • Обязательные элементы оформления официального документа. Реквизиты и цели создания документа. Классификация документов по назначению, времени создания, способу изготовления, типу содержания, способу представления, месту издания, направлению отправки.

    презентация [284,8 K], добавлен 02.07.2012

  • Правила оформления реквизитов текста. Правила написания порядковых числительных в документах. Правила подготовки организационно-распорядительных документов. Формулировка записи в трудовой книжке. Основные документы, включаемые в состав личного дела.

    контрольная работа [17,9 K], добавлен 04.03.2012

  • Понятие о документах, их значение. Виды бухгалтерских документов на предприятии, их классификация. Учет формирования и использования амортизационного фонда. Состав и расположение реквизитов документов. Ошибки, допущенные при оформлении документов.

    контрольная работа [20,3 K], добавлен 30.08.2013

  • Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.

    контрольная работа [23,8 K], добавлен 17.12.2009

  • Использование системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Формы регистрации, обработки и организации хранения документов в компании. Информационно-справочная работа. Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел.

    презентация [333,1 K], добавлен 02.04.2015

  • ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Требования к реквизитам и к бланкам служебных документов. Состав реквизитов документа.

    реферат [19,7 K], добавлен 19.12.2009

  • Работа с документами. Повышение эффективности управления. Понятие и основные этапы документооборота. Составление и оформление документов. Прием и регистрация, контроль за исполнением документов. Этапы передачи документов в архив. Перечень реквизитов.

    курсовая работа [47,8 K], добавлен 17.10.2008

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.