Понятие документооборота и его основные этапы

1

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Понятие документооборота и его основные этапы

документооборот экспедиционный учет

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Различие движения разных документов состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

"Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" рассматривает только документооборот организации в целом и соответственно входящих, внутренних и исходящих документов. Вместе с тем может быть документооборот отдельного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, фирмы, отрасли, государства.

Этапы документооборота

Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

Рациональное движение документов внутри организации.

Обработка исполненных и отправляемых документов.

Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

Корреспонденция, поступающая в организацию любым путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (секретарем фирмы, работником канцелярии или общего отдела), но лучше - централизованной экспедицией. В нерабочее время экспедиционная обработка поступающих документов должна входить в обязанности дежурного.

При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно присланная корреспонденция отправляется адресату. При поврежденной упаковке проверяется полнота присланных материалов и их повреждения. При необходимости к документам прикладывается перечень выявленных дефектов или даже составляется акт. Но в любом случае не должно быть прекращения или замедления обработки поступающих документов.

Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "Лично".

При вскрытии упаковки она уничтожается, кроме следующих случаев:

в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);

в документе нет даты, и она устанавливается по почтовому штемпелю;

при получении доплатной корреспонденции;

документ по смыслу носит личный характер, а грифа "Лично" на упаковке не было.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов.

Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа в правом нижнем углу. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. Если к документам имеется сопроводительное письмо, то регистрационный штамп ставится и на письме и на документе.

На документах, подлежащих централизованному хранению, в службе документационного обеспечения ставится дополнительная отметка (штамп) - "Подлежит возврату в ДОУ" - в правом верхнем или левом нижнем углу по усмотрению организации.

Экспедиционная обработка документа производится в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни. Целесообразно проводить через экспедиционную обработку и регистрацию также корреспонденцию, поступающую не по почте (увольнение сотрудника, жалоба).

Предварительное рассмотрение документов

в службе документационного обеспечения

нацелено на оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата. В ходе первичного рассмотрения документы делятся на 2 потока: а) для обязательного рассмотрения руководителем организации; б) для направления в структурные подразделения. Эту работу делает опытный человек, хорошо знающий структуру организации и должностные обязанности сотрудников.

Помощь в этой работе оказывает серия справочных материалов:

- примерный перечень документов для рассмотрения руководством;

- перечень должностных лиц и их обязанностей;

- технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения поступающих документов и другие.

Оценка поступившего документа учитывает:

важность его содержания;

сложность и новизну поставленных вопросов;

общественное положение автора документа;

срочность исполнения документа;

вид документа.

Руководству обычно направляются документы вышестоящих органов и жалобы на действия подчиненных должностных лиц. Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же или на следующий день возвращены. Руководитель может попросить сделать для себя копии некоторых документов. Руководитель, как правило, не должен принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. Они должны регистрироваться.

Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена, кому документ определен на исполнение и какое решение руководитель принял и зафиксировал в резолюции. С этой целью к документу прикрепляется его регистрационная карточка, которая не позволяет потерять документ при его исполнении. При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю; при отсутствии последнего - первому из состава исполнителей, для остальных делаются копии. Необходимо внедрять автоматизированную систему регистрации документов и передачу документов через компьютерную сеть.

Со срочными документами исполнитель знакомится до прохождения документами стадий обработки.

Рациональное движение документов внутри организации

Передача документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется секретарями руководителей, через службу документационного обеспечения (канцелярию) или сотрудниками. Но в любом случае сведения о месте нахождения документа должны быть переданы в службу документационного обеспечения и внесены в информационно-поисковую систему.

Ознакомление нескольких руководителей с одним документом должно быть поручено одному человеку. Если документопотоки большие, и с ними необходимо знакомить многих руководителей, то составляется график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Ознакомление с текущей информацией может происходить с соответствующего стенда.

Для оптимизации документооборота целесообразна разработка технологической схемы, где графически определяется последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания, утверждения.

Обработка исполненных и отправляемых документов проводится, как правило, в крупных организациях в единой экспедиции организации. Отправлять можно только полностью оформленные документы с указанием адресата. Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Срок - 1-2 дня.

Исполнение документов означает по сути документооборот на рабочих местах исполнителей. Для документов с длительными сроками исполнения - не менее 6-ти месяцев, - устанавливаются этапы исполнения и даты промежуточного контроля. На полях документа могут делаться пометки об исполнении, например: "Вопрос решен с зав. отделом маркетинга Смирновым В.М. 23 февраля 2001 года".

Если исполнение документируется, то исполнитель готовит проект ответного документа. Разработанный проект ответного документа после согласования и утверждения (подписания) передается на регистрацию и отправку. По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое направляется документ. В случае отсутствия по болезни, командировки руководитель назначает другого исполнителя с указанием его фамилии в регистрационно-контрольных формах. Если исполнение поручено группе лиц, то ответственный исполнитель может пригласить остальных на совещание. Все исполнители несут одинаковую ответственность за исполнение дела. Исполнение документа может быть отсрочено, если нет необходимых условий.

2. Анализ структуры документооборота

Государственная система документационного обеспечения управления рекомендует закрепление порядка прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, которые разрабатывает служба документационного обеспечения управления. Эти схемы включают этапы, пункты прохождения документов, сроки их обработки и исполнения.

Принципы организации документооборота

- Исключение возвратного движения документов.

- Ограничение срока пребывания документа в инстанции временем, необходимым для его обработки.

- Параллельное выполнение различных операций для повышения оперативности исполнения документа.

- Исключение "информационного шума", т.е. получения сотрудниками информации, не имеющей отношения к принятию данного решения. Это может быть результатом непродуманного распределения документов среди их потребителей и, в свою очередь, усиливает плотность информационных потоков.

Структура документооборота соответствует классификации документов (отчетная, распорядительная, справочно-информационная, финансовая документация и др.), их индексам. Поэтому она лежит в основе научно-справочного аппарата документов организации. В документообороте нередко наблюдается сезонность, например, предоставление бухгалтерской документации по кварталам и за год, вручение студентам дипломов об окончании учебного заведения летом и т. д.

Режим движения документов определяется:

- объемом документов в физических величинах;

- пропускной способностью различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов;

- нормативной загрузкой сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

Важная задача - уменьшение нагрузки на руководителей.

Поскольку документопотоки - это отражение производственных, управленческих задач и ситуаций, то необходимо знать структуру организации, субъектов управления, их функции, информационные потоки между ними. Для анализа и фиксации движения документов наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт.

Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определены состав и объем составляющих документопоток документов и содержащихся в них сведений, установлены схемы их движения. На государственном и отраслевом уровнях это достигается разработкой и внедрением общероссийских и отраслевых унифицированных систем документации (см. тема 2).

документооборот экспедиционный учет

3. Методы учета и сокращения документооборота

Особенность документации состоит в том, что она способна только возрастать, но не уменьшаться. Несвоевременное выполнение или невыполнение договора ведет к появлению претензий, рекламаций, т.е. многих других документов.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учитывать объем документоборота. Учету подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры (копии), например: приказ директора организации был размножен в 10 экз., документооборот этого приказа составил 11 документов (1 оригинал +10 копий); письмо-приглашение было разослано в 15 организаций, итого документооборот составил 16 документов (15 экз. отравлено и 1 экз. подшит в дело).

В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте.

При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять документы наиболее распространенного формата - А4 (210 х 297 мм), а документы других форматов учитывать по схеме: два документа формата А5 равны одному документу формата А4, четыре документа формата А6 равны одному документу формата А4, один документ формата А3 равен двум документам формата А4.

Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, созданную по усмотрению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Сводка учета объема документооборота за ____________200__г. (месяц)

Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Литература

1. ГОСТ Р 6.10.4-85. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., 1985.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., Главархив СССР. ВНИИДАД, 1991.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. - М., Росархив, 1995.

4. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. - М., ВНИИДАД, 1991.

5. В.А. Кудряев и др. Организация работы с документами. Учебник. Гл.8. - М., ИНФРА-М, 1998.

6. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном бизнесе. Пер.с анг. - М., Сол Систем, Финансы и статистика, 1995

7. Деловое досье фирмы. - М., ИВЦ Маркетинг, 1993.

Размещено на Allbest.ru