Определение ценности документов и документной информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Определение ценности документов и документной информации

Экспертиза ценности документов -- определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков их хранения. Экспертиза ценности документов в организации проводится при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению.

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК.

Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основе перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел

Составление заголовков дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации и оформленных в установленном порядке с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения cpоков их хранения. Номенклатypa дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи центрального архива министерства. Она согласовывается с центральной экспертной комиссией и затем - с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем организации. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положением об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел организации за прошлые годы. После утверждения номенклатуры дел организации, структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом (см. Приложение 1 к теме 9).

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе, справочные и контрольные картотеки, личные дела. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

b графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («paзные материалы», «общая переписка» и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т. д.) или видов документов (протоколы, приказы и т. д.);

- название министерства или структурного подразделения;

- краткое содержание документов дела. Например, приказы директора по основной деятельности.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела. Например, протоколы переговоров с организациями-партнерами за 2001 г.

- указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии). Например, решения, распоряжения местных органов власти и управления. Копии.

Графа 3 «Количество дел» номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Росархивом срок хранения. Например, сроки хранения документов указаны в следующих государственных перечнях: «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (1989 г.) и «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (1996 г.).

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое министерство для продолжения и др.

Например, инвентарные карточки и книги учета основных средств хранятся в течение 5 лет, а далее как указано в примечании: после ликвидации основных средств.

При наличии в организации вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а, в необходимых случаях, переработки.

документ заголовок дело

3. Хранение документов в оперативной деятельности и формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела в организациях формируются децентрализованно, т. е. в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующее общие правила:

1) помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

4) раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения;

5) помещать в дела машинограммы на общих основаниях;

6) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

7) дело не должно превышать 250 листов;

8) располагать документы внутри дела в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Приказы но основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Литература

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., Главархив СССР. ВНИИДАД, 1991.

2. Положение об Архивном фонде Российской Федерации/ Указ Президента РФ от 17.03.94 № 552.

3. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1983.

5. Отбор на государственное хранение, фондирование, описание, учет документов источников комплектования выборочного приема.- М., Главархив СССР. ВНИИДАД, 1990.

6. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации. - М., Главархив СССР, 1989

7. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М., Главархив СССР, 1989

8. В.А. Кудряев и др. Организация работы с документами. Учебник. Гл. 10. - М., ИНФРА-М, 1998.

Размещено на Allbest.ru