Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Государственный учет и учетные документы архива

1.1 Понятие государственного учета

1.2 Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации

1.3 Учётные документы архива

1.4 Учет особо ценных документов

1.5 Учет страхового фонда

2. Порядок проверки наличия и состояния архивных документов и дел

2.1 Проверка наличия и состояния дел в государственных архивах

2.2 Назначение и организация работы

2.3 Оформление результатов проверок

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Термин "архивоведение" впервые был введен в науку Йозесом Энтоном Эггом в книге "''Теоретические идеи архивоведения" в 1804 г. Потребовалось целое столетие, чтобы архивоведение наполнилось содержанием, которое позволило объявить его сложившейся наукой и передвинуть из ранга вспомогательных исторических дисциплин в ряд специальных архивных дисциплин». Наукой архивоведение стало в результате длительного процесса накопления практических навыков по хранению, упорядочиванию и описанию документальных материалов, а также теоретических обобщений по основным процессам архивной работы.

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Учет документов необходим для обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием; для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров; для наиболее эффективного использования документов.

Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета документов. Установлены единые требования к учетным данным (без чего было бы невозможно их суммирование и обобщение), единая методика учета и единые формы учетных документов.

Состав и объем почти любого комплекса документов (в особенности комплексов, в состав которых входят материалы действующих учреждений), не являются стабильными. Они изменяются по мере приема одних материалов, передачи и выделения к уничтожению других и т; п. Это требует от системы учета динамичности, т. е. способности оперативно отражать все изменения как в объеме, так и в составе документов.

Однако функции учета не ограничиваются вопросами обеспечения сохранности и использования архивных материалов. Учет способствует проведению планомерного комплектования государственных архивов в соответствии с их профилем, а также организации планирования работы архивов и их отчетности.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

Цель данной работы - дать характеристику единицам учета, основным этапам учета и проверки наличия и состояния архивных документов.

Задачи:

1. Рассмотреть систему организации архивных документов.

2. Проанализировать систему и единицы учета в архивах.

3. Охарактеризовать основные требования к учетным документам в архивах.

4. Рассмотреть основные виды и методику проведения проверок наличия и состояния архивных документов, оформление результатов проверок.

Теоретико-методологической основой для написания работы явились нормативно-правовые документы в области архивного дела, научно-методическая литература.

Структура работы: введение, две главы, заключение, список использованной литературы.

1. Государственный учет и учетные документы архива

1.1 Понятие государственного учета

Государственный учёт документов Государственного архивного фонда - это определение их количества в установленных единицах учёта и отражение этого количества в учётных документах.

Учёт документов государственных архивов является средством обеспечения их сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определённым классификационным комплексам, обеспечивает возможность их адресного поиска.

Учёту подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда и копии фонда использования, а также описи дел.

Учёт документов в государственных архивах строится на основе принципов централизации, преемственности учётных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах), динамичности.

Централизация и преемственность учёта достигается строгой регламентацией системы учётной документации, требований к её заполнению; единым методическим руководством.

Динамичность обеспечивается оперативным внесением изменений в учётные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объёме фондов в Центральный фондовый каталог Главного архивного управления при Совете Министров СССР, каталоги главных архивных управлений союзных республик, архивных управлений (отделов) автономных республик, архивных отделов краёв и областей.

Учёт документов в государственных архивах осуществляется централизованно специальным подразделением или специально выделенным сотрудником. В государственных архивах, кроме централизованного учёта, ведётся учёт документов в каждом архивохранилище. Порядок ведения учёта, вспомогательные формы учётной документации, порядок внесения изменений в учётные документы архива, а также передачи соответствующих учётных документов из архивохранилища в подразделение централизованного учёта регламентируются приказом директора архива.

С целью правильной организации учёта в архиве составляется схема учёта, в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учёту при приёме (или выбытии) дел, с указанием по каждому этапу где, какие учётные документы и кем заполняются; отражается взаимосвязь централизованного учёта и учёта по архивохранилищам.

Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

- подсчета количества документов в архиве;

- регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

- заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;

- составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов Козлов В. П. Российское архивное дело. - М., 1999. - С. 34.:

1) централизации учета - регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;

2) унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

3) динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;

4) полноты и достоверности государственного учета - документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Основными единицами учёта являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения.

Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются Организация учета использования документов в государственных архивах. - М., 1987. - С. 21.:

- архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);

- единица хранения;

- отдельный обособленный документ.

Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.

1.2 Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации

Государственному учету подлежат следующие документы Козлов В. П. Российское архивное дело. - М., 1999. - С. 27.:

- государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

- государственных музеев и библиотек;

- научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

- структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);

- негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.

Практически организация учета представляет собой процесс составления и ведения учетных документов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

1.3 Учётные документы архива

Учёт документов в государственном архиве ведётся по основным и вспомогательным учётным документам. Ведение основных учётных документов обязательно для каждого государственного архива. Необходимость ведения вспомогательных учётных документов определяется в каждом государственном архиве руководством архива.

Основными учётными документами в государственном архиве являются:

- книга учёта поступлений документов (Приложение 1) - для учёта каждого поступления документов в архив;

- книга учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования (Приложение 2) - для учёта каждого поступления страхового фонда и фонда пользования;

- список фондов (Приложение 3) - для пофондового и количественного учёта фондов (объединённых архивных фондов) - и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив;

- список фондов, содержащих особо ценные дела (Приложение 4) - для учёта фондов, содержащих особо ценные документы;

- лист фонда- для фиксации изменений в названии фонда, учёта состава и объёма фонда в целом и по каждой описи, учёта и нумерации описей данного фонда, учёта документов, отражающих изменения в составе и объёме фонда;

- архивная опись (Приложение 5) - для поединичного и суммарного учёта дел;

- опись особо ценных дел (Приложение 6) - для поединичного и суммарного учёта особо ценных дел и дел, содержащих отдельные особо ценные документы;

- опись страхового фонда (Приложение 7) - для поединичного и суммарного учёта единиц хранения страхового фонда копий особо ценных документов;

- реестр описей особо ценных дел (Приложение 8) - для учёта количества описей особо ценных дел;

- инвентарная книга учёта дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности (Приложение 9), - для поединичного и суммарного учёта таких дел;

- паспорт архива - для отражения состояния архива на 01.01. каждого года;

- паспорт хранилища (произвольной формы) - для суммарного учёта фондов, единиц хранения и их состояния в данном хранилище (для хранилищ I-III групп) на 01.01. каждого года;

- сведения об изменении в составе и объёме фондов на 01.01. каждого года.

Кроме того, для учёта количества листов в деле должен иметься лист-заверитель дела (Приложение 10); для учёта документов в деле может быть составлена внутренняя опись документов дела.

Для централизованного государственного учёта документов ГАФ СССР государственными архивами составляется карточка фонда (Приложение 11).

На каждый фонд ведётся дело фонда.

Вспомогательными учётными документами являются реестры описей, карточки и книги учёта движения фондов, описей, дел, книги учёта документов, передаваемых в другие архивы, книги учёта фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др.

Учётные документы ведутся раздельно на документы досоветского и советского периодов. Номера фондов советского периода в архивах, хранящих документы обоих периодов, а также карточки фондов должны иметь букву «Р», отделяемую от цифрового обозначения номера чертой (Р-1, Р-2 и т.д.).

В дело фонда включаются документы по истории фондообразователя и фонда; историческая справка, копия характеристики фонда, составленная для путеводителя или справочника, сведения об использовании фонда, рабочие инструкции по обработке фонда, схема систематизации и другие методические пособия по обработке фонда; старые листы фонда после пересоставления; документы по изменению объёма фондов; акты приёма документов, акты передачи документов, акты об обнаружении, акты о выделении документов, не подлежащих дальнейшему хранению, акты о неисправимом повреждении, материалы проверок наличия, список книг, переданных из фонда в архивохранилище печатных изданий, и другие документы.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в объёме фонда или отдельных единиц хранения, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учётные документы. Эти отметки делаются штампом (2Ч10 см) с текстом: «Учтено в …… дата …… подпись».

Делу фонда присваивается номер данного фонда. Все листы в деле фонда должны быть подшиты и пронумерованы.

На документы дела фонда составляется внутренняя опись, дело фонда снабжается заверительной надписью на листе-заверителе.

Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе сформированных дел, то в дело фонда включается справка с перечислением этих документов и их исковых данных.

Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Записи в учётные документы вносятся только сотрудниками, ответственными за учёт.

Все основные учётные документы сосредоточиваются в изолированном помещении, хранятся в сейфах и находятся в ведении главного хранителя или лиц, ответственных за учёт.

По окончании работы сейфы и помещения, в которых находятся учётные документы, должны быть заперты и опечатаны. Учётные документы (кроме описей дел) предназначены для внутриархивного пользования и исследователям не выдаются.

1.4 Учет особо ценных документов

Учёт особо ценных документов ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, описям особо ценных дел и реестрам описей особо ценных дел.

Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления.

Графа 1-я списка фондов служит для учёта количества фондов, содержащих особо ценные дела. Порядковый номер, проставляемый в этой графе, является вспомогательным и в других учётных документах не используется. В графе 2-й за фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Графа 3-я заполняется по последнему названию фонда. В графе 4-й указываются номера описей, присвоенные им по листу фонда, в которых содержатся особо ценные документы.

Опись особо ценных дел составляется в 4-х экземплярах по мере их выявления. Опись особо ценных дел может быть заведена на дела одной или нескольких описей в зависимости от количества в них особо ценных дел. Описи особо ценных дел составляются на каждый фонд отдельно. К описи оформляется титульный лист.

Первые экземпляры описей хранятся единым комплектом в порядке номеров фондов, описей. При передаче страховых копий особо ценных дел в спецхранилище поступает экземпляр описи этих дел вместе с первой партией страховых копий.

В опись особо ценных дел дела вносятся строго в порядке номеров описей дел. Если большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись, и к ней оформляется новый титульный лист и переводная таблица от номера дела к номеру единицы учёта страховой копии.

Графы с 2-й и по 6-ю в описи особо ценных дел заполняются на основании имеющихся в архиве описей дел. Сведения о копировании дел в целях создания страхового фонда (графа 7-я) вносятся в описи особо ценных дел по мере проведения копирования.

В итоговой записи указывается общее количество дел, включённых в данную опись на основании графы 1-й. По завершении копирования всех дел в данной описи в итоговой записи указывается: «Все дела по данной описи скопированы», дата, должности, подписи.

В учётных документах фондов, содержащих особо ценные документы, отметка ОЦ, проставляемая к номеру фонда, номеру описи, является служебной и не входит в шифр фонда, описи, дела.

На фонды, по которым выявление особо ценных дел завершено, составляются дополнительные карточки фондов, которые представляются в Центральный фондовый каталог (ЦФК) Главархива СССР и фондовые каталоги архивных управлений (отделов). На лицевой стороне карточки фонда проставляется штамп «ОЦ», название архива, номер фонда и объём особо ценных дел.

1.5 Учет страхового фонда

За единицу хранения и учёта страхового фонда, подготовленного в виде рулонного микрофильма, принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нём фондов, дел, документов. За единицу измерения страхового фонда принимается кадр микрофильма.

Учёт страхового фонда ведётся по книге учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда.

Запись в книге учёта поступлений страхового фонда производится по мере поступления микрофильмов вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объёма включённых в копию дел или документов, количества страховых копий. По книге поступлений единицам хранения страхового фонда присваиваются порядковые номера. В графе 3-й книги поступлений указываются номер и дата заказа на изготовление копий. Графы 5-я и 6-я заполняются на основе соответствующих пунктов заказа на изготовление копий.

Опись страхового фонда составляется в 3-х экземплярах. Первый экземпляр передаётся со страховыми копиями в специальное хранилище, два остаются в архиве (один - неприкосновенный, второй - рабочий).

В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов. Описи нумеруются валовыми (по архиву) номерами.

В опись страховая копия записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является её постоянным номером. Нумерация страховых копий в единой описи страховых копий по всему архиву может продолжаться до пятизначного номера, после чего заводится новая опись. Перенумерация страховых копий или присвоение освободившихся номеров копий другим копиям запрещается.

Опись страхового фонда должна иметь годовые разделы, к которым составляются итоговые записи о количестве включённых в раздел единиц хранения страхового фонда и о количестве скопированных дел за год, а также указывается нарастающий итог - общее количество изготовленных кадров и скопированных дел государственного архива.

По окончании записей в описи, а также при делении описи на тома (если страховые копии в спецхранилище передаются частично) в конце описи, тома также делается итоговая запись.

Постоянным шифром единицы хранения страхового фонда являются название архива, номер описи страхового фонда, номер единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса «СФ». Шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на бланке этикетки на верхней крышке большой кинокоробки и бортах упаковки.

2. Порядок проверки наличия и состояния архивных документов и дел

2.1 Проверка наличия и состояния дел в государственных архивах

Цель проверки наличия и состояния дел в государственных архивах- установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить поврежденные дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другую основу и" т. п.

Проверка наличия и состояния проводится в архивах в соответствии с утвержденными текущими и перспективными планами, в которых предусматривается проверка материалов всех фондов данного архива.

Проверка проводится строго -по фондам, очередность проверки определяется по спискам и листам фондов, картотекам анализа состояния научно-справочного аппарата.

Периодичность проверки фондов определяется в соответствии со значимостью их материалов. Так, фонды, содержащие уникальные документы, проверяются один раз в 5 лет, фонды I категории - раз в 10 лет, фонды II и III категорий - раз в 20 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений фондов и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, возможно проведение внеочередных единовременных проверок наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.

Периодически (один раз в год, в квартал) должны проверяться дела, которые в течение предшествующего периода (года, квартала) выдавались из хранилищ.

Проверка проводится u1087 по описям, путем сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется описательная статья описи (номер дела, номер делопроизводственный, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов) с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путем визуального осмотра дела.

Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчете, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно. Если фонд небольшой, допускается составление единого листа на все описи. Листы проверки наличия нумеруются по порядку номеров в пределах каждой проверки и хранятся в деле фонда.

Если опись составлена на большое количество дел (тысячи и десятки тысяч), лист проверки будет иметь много страниц-продолжений, при этом возможна брошюровка листов проверки в отдельный том, который хранится вместе с делом фонда как его продолжение.

При проверке наличия дел, документы которых (ввиду их художественной ценности или по иным причинам, например материалы личных фондов, картографические материалы) не могут быть подшиты, хранятся в папках и учитываются по внутренним описям, проводится также сверка наличия документов с внутренней описью, при этом проводится проверка наличия листов.

Итоги такой проверки фиксируются в листе проверки, наличия и состояния дел, в соответствующих графах которого проставляются не номера дел, а номера листов.

В ходе проверки наличия не разрешается делать какие-либо пометки в описи и нарушать порядок систематизации дел. После завершения проверки в описи проставляется штамп “проверено в ……г.” и подписи исполнителей.

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния, в котором указываются номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описях, пропущенных номеров, неправильно подложенных дел, а также количество дел, оказавшихся в наличии.

В акте указывается также количество дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов.

Одновременно с актом проверки в случае необходимости могут составляться справки о технических ошибках при подсчетах, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.

Акты проверки наличия и состояния дел с приложением других документов проверки рассматриваются директором архива, который утверждает акт и другие документы и дает распоряжение о дальнейшей работе.

Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплета, реставрации, служат основанием для планирования работ лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов.

Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел, числящихся по описи, что может быть результатом ошибок в учете документов, когда происходившие изменения в объеме фонда (экспертиза, передача дел) своевременно не вносились в учетные документы, или следствием утраты материалов.

В любом случае факт отсутствия дел свидетельствует о нарушениях в сохранности документов и требует принятия неотложных мер. О недостаче дел архив обязан проинформировать вышестоящий архивный орган и одновременно начать работу по розыску, который, как и проверка наличия дел одного фонда, должен быть завершен в течение одного года.

Розыск необнаруженных материалов требует тщательной проверки всех учетных документов фонда и анализа его истории (когда и в каком состоянии поступили материалы, какие виды работ проводились и т. д.). Результаты розыска должны рассматриваться в архиве специальной комиссией, решение которой поступает на утверждение в вышестоящее архивное управление (отдел), который может вынести решение о снятии дел с учета и о внесении изменений в учетные документы архива.

Таким образом, проверка наличия является важным элементом в обеспечении сохранности архивных материалов.

2.2 Назначение и организация работы

Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится Козлов В. П. Российское архивное дело. - М., 1999. - С. 167.:

- уникальных документов - ежегодно;

- особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);

- аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;

- кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).

Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для секретных архивных документов.

В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

Проверку наличия и состояния архивных документов в государственном архиве проводят, как правило, два работника.

При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.

Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

- сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

- изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

- изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

- изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.

В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается: вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения; делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.

Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.

По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляется штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.

Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.

Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.

Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе "Примечание" в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем (муниципальным архивом).

Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в вышестоящий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.

Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Снятие с учета документов Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящих в состав Музейного фонда Российской Федерации, осуществляется в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.

Снятие с учета документов Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящих в состав библиотечных фондов, осуществляется в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов Российской Федерации.

В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета.

В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:

- при подтверждении наличия дел - в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;

- при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования - в установленном порядке.

При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.

2.3 Оформление результатов проверок

учет документ архивный фонд

Комплексные проверки архивов проводятся государственными архивами с тем учётом, чтобы каждое учреждение, передающее документы на хранение в данный архив, было, как правило, комплексно проверено не реже, чем один раз в пять лет.

Тематические проверки проводятся государственными архивами по мере надобности, но не чаще одного раза в год.

Контрольные проверки осуществляются при необходимости государственным архивом через год после проведения комплексной или тематической проверки. По усмотрению государственного архива вместо проведения контрольной проверки им могут быть запрошены от учреждения сведения о ходе выполнения предложений по устранению недостатков, выявленных в процессе проверки.

Комплексная проверка осуществляется по плану, утверждённому главным архивным управлением, архивным управлением, архивным отделом или директором госархива (если проверка осуществляется архивом самостоятельно). В плане указываются задачи и основные вопросы проверки, последовательность и сроки её проведения, состав комиссии. Руководство учреждения, в котором намечается проверка, извещается о целях и сроках её проведения.

В процессе комплексной проверки устанавливается:

- соблюдение требований распорядительных документов министерств, ведомств, самого учреждения по вопросам архивного дела и делопроизводства;

- организационно-правовое положение архива и его соответствие требованиям, установленным государственной архивной службой, целесообразность и возможность создания объединённых и центральных архивов;

- состояние работы архива (соблюдение установленного порядка планирования, отчётности, нормирования и учёта труда; осуществление архивом, имеющего подведомственную сеть учреждений, внутриведомственного контроля за состоянием работы в подведомственных организациях по обеспечению сохранности, упорядочению и своевременной передаче документов в соответствующие госархивы; проведение мероприятий по повышению квалификации работников архивных служб и т.д.);

- состояние сохранности и учёта документов в архиве, при этом особое внимание обращается на обеспеченность архива специально оборудованными помещениями для хранения документов и соблюдение в них установленного температурно-влажностного режима; учёт документов, обеспечение их сохранности в процессе использования; проведение комплекса работ по выявлению и учёту особо ценных документов, созданию страхового фонда копий особо ценных документов и т.д.;

- состояние работы по созданию научно-справочного аппарата к документам архива;

- соблюдение порядка комплектования архива и состояние работы по организации отбора документов и передаче на госхранение; организация работы экспертных комиссий (при этом особое внимание обращается на нормативно-методическое обеспечение работы, на организацию работы экспертных комиссий);

- правильность организации и проведения работы по использованию документов, хранящихся в архиве;

- состояние организации документов в делопроизводстве и его соответствие требованиям ЕГСД; организация работы по внедрению ГОСТов. При этом проверяется наличие и качество инструкции по делопроизводству и номенклатур дел, в том числе типовых и примерных для подведомственных учреждений, и состояние их внедрения; правильность формирования дел, полнота состава документов в делах постоянного хранения, наличие картотек, каталогов и указателей к документам; правильность организации хранения дел в делопроизводстве; организация внутриведомственного контроля за состоянием организации документов в делопроизводстве учреждений системы; состояние работы по повышению квалификации работников делопроизводственных служб.

При подготовке и в процессе комплексной проверки изучаются наблюдательные дела проверяемых учреждений, утверждённые описи дел постоянного хранения, распорядительные и нормативно-методические документы учреждения, планы и отчёты, паспорт и учётные документы архива, материалы ЦЭК; непосредственно изучается состав документов, образующихся в учреждениях, степень их упорядоченности.

Итоги комплексных проверок, как правило, рассматриваются на коллегиях архивных органов или дирекциях государственных архивов (в случае их проведения госархивами самостоятельно). По итогам комплексных проверок архивов и делопроизводственной службы, как правило, разрабатывают план мероприятий, который утверждаётся руководством учреждения и представляется в государственный архив или соответствующий архивный орган. (Последний информирует об этом государственный архив, источником комплектования которого является учреждение).

Тематическая проверка работы ведомственного архива и организации документов в делопроизводстве проводится государственными архивами в целях проверки отдельных направлений деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений (порядка проведения отбора документов на государственное хранение, обеспечения их сохранности, использования, качества оформления документов, правильности формирования дел и т.п.) по программе, утверждённой директором государственного архива.

Государственным архивом систематически проводятся контрольные проверки работы в целях контроля за выполнением предложений по результатам комплексных и тематических проверок ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

Результаты проверок оформляются справками. В них указываются: кем осуществлена проверка, время проведения и задачи проверки, излагаются результаты проверки состояния архивного дела и организации документов в делопроизводстве в соответствии с планом проверки; отмечаются выявленные недостатки; формулируются общие выводы о состоянии архивного дела и организации документов в делопроизводстве проверяемых учреждений и предложения по устранению имеющихся недостатков; устанавливаются сроки выполнения предложений.

Результаты проверок докладываются руководству учреждения и обсуждаются на совещаниях коллективов ведомственных архивов и делопроизводственных служб с приглашением председателей и членов экспертных комиссий.

В случае обнаружения особенно серьезных нарушений требований государственной архивной службы в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве итоги проверки соответствующим архивным органом доводятся до сведения вышестоящего учреждения.

В процессе проверок проверяющие должны давать четкие и конкретные разъяснения, какие требования государственной архивной службы не выполняются или нарушаются учреждением и как следует их выполнять, а в случае, когда позволяют сроки проверки, то и оказывать учреждениям практическую помощь по устранению выявленных недостатков.

Заключение

Таким образом, можно отметить, что Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.

Результаты проверок оформляются справками. В них указываются: кем осуществлена проверка, время проведения и задачи проверки, излагаются результаты проверки состояния архивного дела и организации документов в делопроизводстве в соответствии с планом проверки; отмечаются выявленные недостатки; формулируются общие выводы о состоянии архивного дела и организации документов в делопроизводстве проверяемых учреждений и предложения по устранению имеющихся недостатков; устанавливаются сроки выполнения предложений.

Список использованной литературы

1. ФЗ от 27 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации».

2. Гост Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М., 1998.

3. Бурова Е. М. История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов. - М., 1985.

4. Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений. - М., 1988.

5. Козлов В. П. Российское архивное дело. - М., 1999.

6. Крайская З. В., Челлини Э. В. Архивоведение. - М., 1996.

7. Организация учета использования документов в государственных архивах. - М., 1987.

8. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.

9. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. - М., 2002.

10. Попова Е. Н. О некоторых проблемах защиты от хищения архивных документов //Делопроизводство. - 2006. - №2.

11. Совершенствование научно-справочного аппарата: метод. рекомендации. - М., 1994.

12. Рудельсон К. И. Современные документные классификации. - М., 2001.

Приложение 1

Книга учёта поступлений документов (титульный лист)



Приложение 2

Книга учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования



Приложение 3

Список фондов



Приложение 4

Список фондов, содержащих особо ценные дела

Приложение 5

Форма архивной описи

Приложение 6

Опись особо ценных дел

Приложение 7

Опись страхового фонда

Приложение 8

Реестр описей особо ценных дел

Приложение 9

Инвентарная книга учёта дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности

Приложение 10

Лист-заверитель дела

Приложение 11

Карточка фонда

Размещено на Allbest.ru

...