Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами: состояние и направления развития

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра Бухгалтерский учет, анализ и аудит в АПК и на транспорте

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: Бухгалтерский учет и отчетность в агропромышленном комплексе

на тему: Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами: состояние и направления развития

Студентка

Е.Р. Горбач

МИНСК 2013 ГОД

Введение

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т. к., включают в себя:

- приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров;

- оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Республики Беларусь и за границу;

- представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д.

Это обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

Целью данной работы является изучение действующего порядка учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии и применения полученных знаний для анализа правильности отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Нарочанские зори».

Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих задач:

- дать общую характеристику расчетов с подотчетными лицами;

- изучить задачи учета расчетов с подотчетными лицами;

- рассмотреть порядок документального оформления и учета расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам;

- изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами по средствами, выданным на операционно-хозяйственные расходы;

- выявить пути совершенствования расчетов с подотчетными лицами.

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Нарочанские зори».

Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что бы определить соответствие отражения расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Нарочанские зори» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного заключения.

Данной темой исследования занимался ряд ученых экономистов, в том числе, Н.И. Ладутько, Г.М. Пупко, Н.С. Стражева, А.В. Стражев, Л.И. Стешиц, А.П. Михалкевич и другие. Также при написании данной работы были изучены нормативно-правовые документы, статьи периодических изданий.

Краткая организационно-экономическая характеристика ОАО «Нарочанские зори».

Основная сфера деятельности ОАО «Нарочанские зори» растениеводство, животноводство.

Хозяйство находится в Минском районе Вилейском районе в городке Нарочь.

Общество является юридическим лицом по законодательству Республики Беларусь и осуществляет свою деятельность на основании Гражданского кодекса Республики Беларусь и иных нормативно-правовых актов Республики Беларусь.

Общество несет имущественную ответственность по своим обязательствам перед своим имуществом и выступает в суде общей юрисдикции от своего имени.

Общество имеет самостоятельный баланс, расчетные и иные счета, круглую печать и штамп со своим полным фирменным наименованием и указанием на место нахождения Общества.

Цель деятельности Общества: получение законной прибыли от осуществления видов деятельности, не противоречащих законодательству Республики Беларусь.

Видами деятельности являются:

- животноводство;

- растениеводство.

Управление организацией осуществляется в соответствии с его уставом. Организация самостоятельно определяет структуру органов управления, штатную численность аппарата управления и затраты на его содержание.

На предприятии применяется повременно-премиальная система оплата труда для аппарата управления и служащих, сдельно-премиальная система для рабочих.

Для всех сотрудников предприятия устанавливается премия от полученной прибыли в соответствии с коэффициентом трудового участи каждого работника предприятия.

1. Общая характеристика и задачи учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Состав и общая характеристика расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные и командировочные расходы. Расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами на территории Республики Беларусь допускаются в исключительных случаях с разрешения руководителя обслуживающего банка в размере не более 50 базовых величин в месяц. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. Повторная выдача сумм под отчет возможна только при условии полного отчета по ранее выданным.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Республики Беларусь и за границу;

- представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет. Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные расходы производится в размере и на сроки, определяемые руководителями субъектов хозяйствования, но:

- не более предельного размера, установленного законодательством при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, а также на сроки не более 3 рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения субъектов хозяйствования;

- не более 10 рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения субъектов хозяйствования;

- до 30 рабочих дней в сумме, не превышающей размеры одной минимальной заработной платы.

Список лиц, имеющих право получать авансы под отчет на указанные цели, утверждается руководителем предприятия.

Выдача средств подотчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. За нарушение указанного условия с субъектов хозяйствования в доход соответствующих местных бюджетов может быть взыскан штраф в размере 20% от суммы нарушения. В случае установления такого нарушения банком в доход соответствующих бюджетов взыскивается 50% штрафа, а оставшиеся 50% взыскиваются в доход банка, установившего нарушение.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете №71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо по дебету которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса».

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Выдачи наличных денег под отчет на хозяйственные расходы и расходы, связанные со служебными командировками производятся по расходным кассовым ордерам либо по платежным ведомостям. Список лиц, имеющих право получить в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации.

Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 26.03.2003 №57 (с учетом изменений) определен срок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы:

- не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;

- не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места расположения организации;

- до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Физические лица, использовавшие личные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны также не позднее 3 рабочих дней со дня ее приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах организации. Использование личных денежных средств физических лиц-работников предприятия в интересах организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя. Такие расчеты расцениваются как расчеты наличными деньгами между юридическими лицами и, согласно Порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 №359, с изменениями и дополнениями на 26 апреля 2010 г., №202, не могут превышать 50 базовых величин в месяц.

При выдаче и оформлении подотчетных сумм следует руководствоваться Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, а также Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в иностранной валюте на территории Республики Беларусь. Согласно этим документам предприятия имеют право выдавать под отчет наличные деньги:

- на хозяйственно-операционные и командировочные расходы;

- операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями;

- расходы экспедиций геологоразведочных партий;

- расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса».

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во не материальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов.

Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами ведется по каждой авансовой выдаче.

1.2 Задачи учета расчетов с подотчетными лицами

Закон о бухгалтерском учете и отчетности определяет следующие основные задачи бухгалтерского учета:

- формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее финансовом положении, полученных доходах и понесенных расходах;

- обеспечение при совершении организацией хозяйственных операций внутренних и внешних пользователей своевременной информацией о наличии и движении активов и обязательств, а также об использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление резервов ее финансовой устойчивости.

В процессе хозяйственной деятельности возникает необходимость выдачи наличных денег под отчет работникам организации на хозяйственные и другие цели.

Учет расчетов с подотчетными лицами является частью бухгалтерского учета предприятия. Соответственно определить задачи этого участка учета можно опираясь на задачи бухгалтерского учета в целом.

Основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Выполнение поставленных задач по учету расчетов с подотчетными лицами обеспечивает формирование информации о фактическом состоянии и движении капитала субъекта хозяйствования, необходимой как для внутренних, так и для внешних пользователей.

Задача документальной обоснованности выполняется путем своевременного документального оформления хозяйственных операций и их отражение в учетных регистрах, а также путем проведения инвентаризации денежных средств и расчетов.

Учетная информация обеспечивает контроль за рациональным использованием ресурсов для производства и реализации продукции, за уровнем ее себестоимости. Также учетная информация обеспечивает своевременное и полное использование внутрихозяйственных резервов улучшение финансово-хозяйственной деятельности организации. Своевременное обеспечение информацией внутренних и внешних пользователей позволяет осуществлять контроль за соблюдением законодательства Республики Беларусь, норм и нормативов.

Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, которые не станут преградой на пути его дальнейшего функционирования.

Бухгалтерский учет развивается и изменяется в соответствии с меняющимися потребностями общества.

Принципы и правила организации учета должны отвечать нуждам предприятий, организаций и других субъектов хозяйствования. Отражая изменения в производственной, снабженческой и коммерческой деятельности организаций, бухгалтерский учет дает объективную информацию о кругообороте средств в процессе воспроизводства, которая необходима для принятия управленческих решений на внутри и общехозяйственных уровнях управления производством.

Однако, основная роль учета расчетов с подотчетными лицами заключается в осуществлении контроля за эффективностью использования финансовых ресурсов. В качестве выводов к первой главе можно сказать, что в состав расчетов с подотчетными лицами входят:

1. Расчеты по суммам выданным на хозяйственно-операционные расходы;

2. Расчеты по командировочным расходам.

Подотчетные лица - это работники предприятия, которым выданы из кассы наличные деньги с условием предоставления отчета об их использовании. К расходам хозяйственных нужд относят затраты на приобретение канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т. п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

При выдаче и оформлении подотчетных сумм следует руководствоваться Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, а также Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в иностранной валюте на территории Республики Беларусь.

Задачами учета расчетов с подотчетными лицами можно назвать:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

2. Учет расчетов с подотчетными лицами

2.1 Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

Порядок выдачи наличных денег под отчет заключается, прежде всего, в обязательном предварительном обеспечении уполномоченных работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

Командировка на ОАО “Нарочанские зори” оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются следующие:

- номер командировочного удостоверения;

- штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;

- ФИО, должность и место работы командируемого работника;

- пункт назначения;

- срок командировки;

- цель командировки;

- документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его номера и даты подписания.

На обратной стороне командировочного удостоверения делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.

Срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути.

Таблица 1. - Журнал учета работников, выбывающих в командировки из наименование объединения, предприятия, учреждения, организации:

№	ФИО командированного работника	Занимаемая должность	№командировочного удостоверения	ФИО, должность работника, подписавшего удостоверение	Дата	Расписка командируемого работника в получении командировочного удостоверения
					фактического выбытия	фактического прибытия

Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Лица, убывающие в командировки, на предприятии регистрируются в специальных журналах формы (см. табл. 1).

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее - последующие сутки.

Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы.

Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.

Направление в командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время (при представлении подтверждения с основного места работы) или в случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок ему сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям (работам), а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими предприятиями по соглашению между ними.

Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения при направлении работника в командировку могут также оформляться и другие документы, в частности доверенность и путевой лист на автомобиль. Доверенность оформляется на представление интересов предприятия при подписании документов, заключении договоров в случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии с уставом организации на это прав.

При направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль. Заполнение путевого листа производится в соответствии с требованиями Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000 г., №31 и согласованной с Министерством транспорта Республики Беларусь. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.

На основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья на срок командировки.

Как и при выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании РКО, а в бухгалтерии составляется запись Д71, К50.

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет.

Основными реквизитами авансового отчета являются:

- наименование организации;

- ФИО и должность работника;

- номер и дата составления авансового отчета;

- назначение аванса;

- сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;

- и некоторые другие реквизиты.

На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

- дата;

- порядковый номер документа;

- кому, за что и по какому документу уплачено;

- сумма оплаты;

- сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:

- командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

- оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;

- проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

Неизрасходованные суммы аванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что отражается бухгалтерской записью Д50К71 и оформлением ПКО.

Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Бухгалтер исследуемого предприятия производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

При командировке лиц за границу производятся следующие бухгалтерские записи: получение валюты в кассу для выдачи аванса на командировочные расходы отражают по дебету субсчета 50.4 и кредиту счета 52 по курсу, установленному Национальным банком Республики Беларусь.

При получении денег с расчетного счета производятся записи по кредиту счета 50. Выдача наличными денежных средств в подотчет на командировочные расходы отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50. На суммы по утвержденному авансовому отчету производится запись по дебету счетов 58, 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 71. Дооценка дебиторской задолженности по валюте на сумму курсовой разницы производится записью по дебету счета 71 и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».

Возврат неизрасходованных валютных средств в кассу отражается по дебету субсчета 50.4 и кредиту счета 71. Внесение средств на валютный счет организации отражается по дебету счета 52 и кредиту субсчета 50.4. Отрицательная курсовая разница по авансовому отчету отражается по дебету счета 92 «Не реализационные доходы и расходы» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Рассмотрим хозяйственные операции по учету расчетов по командировкам на ОАО «Нарочанские зори» в таблице 2.

Таблица 2. - Хозяйственные операции по учету расчетов на командировки на ОАО «Нарочанские зори»:

Содержание хозяйственной операции	С дебета счета	В кредит счета	Сумма
Выдача сумм в подотчет на командировочные расходы Кучко Г.М.	71	50	288000
Списание командировочных расходов согласно авансовому отчету по установленным нормам	26	71	288000
Выдана сумма в подотчет на командировочные расходы Зинкевичу Ю.В	71	50	160000
Выдана сумма в подотчет на командировочные расходы Тропарю З.С.	71	50	165000
Списание командировочных расходов согласно авансовым отчетам	20	71	330000
Выдача сумм в подотчет на командировочные расходы Юруц К.В.	71	50	64000
Списание командировочных расходы согласно авансовым отчетам	23	71	64000

За 2012 год предприятие ОАО «Нарочанские зори» направляло в командировки четырех работников. Директор предприятия Кучко Г.М., ездил в командировку для заключения договора поставки продукции. Договор был заключен и согласно авансовому отчету расходы были отнесены на общехозяйственные. Начальник производственного отдела растениеводства Зинкевич Ю.В., и начальник отдела контроля качества Тропать З.С., были направлены в командировку для заключения договора закупки минеральных удобрений, однако договор не был заключен, так как стороны по итогам переговоров не пришли к согласию. Согласно авансовому отчету данные расходы были отнесены на основное производство. Однако данную проводку нельзя назвать правомерной, так как данные затраты нельзя назвать производственными.

Эти расходы необходимо было отнести на счет 97 «Расходы будущих периодов», а затем со счета 97 отнести на счет 91 «Операционные доходы и расходы». Главный механик Юруц К.В., был направлен в командировку для приобретения запасных частей для автотранспортного цеха. Согласно авансовому отчету расходы были отнесены на счет вспомогательного производства.

Операции по счету 71 отражаются в журнале-ордере №7-АПК. В нем совмещается аналитический и синтетический учет по счету 71.

Таким образом, на данном предприятии учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие.

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы

Субъекты хозяйствования, предприниматели с применением наемного труда, в том числе и исследуемое предприятие, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов на следующие сроки:

- не более трех рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда;

- не более десяти рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения субъектов хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда;

- до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной минимальной заработной платы.

Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, должен определяться приказом руководителя предприятия в начале года.

В соответствии с приказом руководителя подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО). В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т. е., Д71, К50.

Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:

- наименование организации;

- номер документа и дата его составления;

- сумма, подлежащая выдаче;

- ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;

- документ, на основании которого оформляется данный РКО;

- документ, удостоверяющий личность работника;

- сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону и другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами. Не допускается принимать к учету расходы по чекам не расшифровывающим затраты.

Каждый из этих оправдательных документов должен быть установленной формы с содержанием обязательных реквизитов. Так, например, в кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Приобретенные товарно-материальные ценности подотчетным лицом приходуются по соответствующим первичным документам (накладная, товарная накладная). В бухгалтерии составляется запись Д44,10, К71.

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.

Аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче.

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка. При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №03.

Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости №В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов.

На основании журнала хозяйственных операций ОАО “Нарочанские зори” изучим проводки расчетов сумм, выданных под отчет в таблице 3.

Таблица 3. - Расчеты с подотчетными лицами ОАО «Нарочанские зори»:

Содержание хозяйственной операции	С дебета счета	В кредит счета	Сумма
Выдача сумм в подотчет на хозяйственные расходы заведующей хозяйством Киргиз Ю.Б.	71	50	162500
Поступление материальных ценностей, оплаченных за счет подотчетных сумм	26	71	129300
Внесены в кассу неизрасходованные денежные средства Киргиз Ю.Б.	50	71	33200
Выдана сумма в подотчет на хозяйственные расходы Малашевич А.С.	71	50	38000
Поступление марок, оплаченных за счет подотчетных сумм	50	71	38000

Кроме приведенных в таблице бухгалтерских записей при учете расчетов с подотчетными лицами могут составляться и другие проводки.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т. е., Д10, 20, 26, К71.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т. е., Д84, К71.

Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Д73.2, К71.

На сумму невозвращенных в срок подотчетных средств составляется запись Д94, К71, после которой эта сумма списывается на виновное подотчетное лицо Д73.2, К94.

При направлении подотчетного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной валюте. При этом в бухгалтерии составляются следующие записи:

- приход валюты, полученной в банке - Д50.4, К52;

- списание выданной в подотчет валюты - Д71, К50.4;

- после возвращения из командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат - Д20, 26, К71.

Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности по счету 71 относятся на себестоимость продукции, а по дебиторской - на финансовые результаты от деятельности предприятия.

Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.

2.3 Совершенствование расчетов с подотчетными лицами

Сотрудники предприятия направляются в командировки для налаживания партнерских отношений с поставщиками, для изучения новинок поступающих на рынок, для формирования конкретных заказов клиентов, а также на приобретение товарно-материальных ценностей. Бухгалтер получает денежные средства под отчет для приобретения канцелярских принадлежностей и бланочной продукции. Завхоз получает денежные средства для приобретения хозяйственных товаров. В результате изучения журнала-ордера №7 не было выявлено нарушений, связанных с выдачей новых авансов лицам, не отчитавшимся по ранее выданным суммам.

В ОАО «Нарочанские зори » аналитический учет командировочных расходов ведется в пределах норм, расходы сверх норм, установленных приказом осуществляются за собственный счет работника, что оговорено в трудовом договоре по данному сотруднику.

В ОАО «Нарочанские зори» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

- сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

- порядок представления авансовых отчетов;

- запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

- запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке.

Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки и товарные чеки, где просто указано «хоз. товары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчет.

К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или калькулятор). В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства.

Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров.

Изучив учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам и по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы можно сказать, что учет данных расходов на ОАО «Нарочанские зори» находится в удовлетворительном состоянии хоть. Командировка на ОАО “Нарочанские зори” оформляется приказом с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Лица, убывающие в командировки, на предприятии регистрируются в специальных журналах. После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет. Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Выдача наличными денежных средств в подотчет на командировочные расходы отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50. На суммы по утвержденному авансовому отчету производится запись по дебету счетов 58, 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 71. Операции по счету 71 отражаются в журнале-ордере №7-АПК. В нем совмещается аналитический и синтетический учет по счету 71.

В соответствии с приказом руководителя подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера. В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т. е., Д71, К50. К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону и другие приходно-расходные документы. Аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче. В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Изучив состояние расчетов с подотчетными лицам по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы можно сказать, что на ОАО «Нарочанские зори» отсутствует приказ утверждающий перечень должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Данный приказ должен обязательно быть на предприятии для контроля над расходованием финансовых ресурсов предприятия.

Заключение

В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы. К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретение в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т. п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71. Синтетический учет ведется в журнале-ордере 7-АПК. Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по прочим операциям ведется на активно-пассивном счете 73.

Синтетический учет ведется в журнале-ордере 9-АПК, аналитический учет - в ведомости 38-АПК.

На предприятии ОАО «Нарочанские зори» были выявлены некоторые нарушения отсутствует приказ утверждающий перечень должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Данный приказ должен обязательно быть на предприятии для контроля над расходованием финансовых ресурсов предприятия.

В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия. Думаю, что актуальность данной темы выходит за рамки одного предприятия.

Список использованной литературы

1. Трудовой кодекс Республики Беларусь, 26 июля 1999 г., №296-З: в редакции от 31.12.2009 г. // Консультант Плюс: Беларусь / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2012.

2. О бухгалтерском учете и отчетности: Закон Респ. Беларусь, 18 окт 1994 г., №3321-XII: в ред. Закона Респ. Беларусь от 26.12.2007 г. // Консультант Плюс: Беларусь (Электронный ресурс) / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2012.

3. Об утверждении Типового плана счетов и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета: Постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 30 мая 2003 г., №89: в ред. Постановления Министерства финансов от 16.01.2010 г. // Консультант Плюс: Беларусь (Электронный ресурс) / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2012.

4. Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету Расходы организации: Постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 26 дек. 2003 г., №182: в ред. Постановления Министерства финансов Респ. Беларусь от 31.03.2008 г. // Консультант Плюс: Беларусь (Электронный ресурс) / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2011.

5. Об утверждении Инструкции о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением, порчей, недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц: Постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, Министерства экономики Респ. Беларусь, 24 марта 2003г., №39/69 // Консультант Плюс: Беларусь (Электронный ресурс) / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2012.

6. Об утверждении инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь: Постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 12 апреля 2000 г., N 35 // Консультант Плюс: Беларусь (Электронный ресурс) / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2012.

7. Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках: Постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 17 октября 2003г., №143 // Консультант Плюс: Беларусь (Электронный ресурс) / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2012.

8. Об утверждении инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля: Постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 31 марта 2000 г., №31 // Консультант Плюс: Беларусь (Электронный ресурс) / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2011.

9. Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, 26 марта 2003 №, 57 // Консультант Плюс: Беларусь (Электронный ресурс) / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2012.

10. Бухгалтерский учет. Теория. Документы. Корреспонденция счетов. Регистры. Отчетность: практ. пособие 6-е изд. / Н.И. Ладутько (и др.), под общ. ред. Н.И. Ладутько. - Минск: ФУ Информ, 2007. - 808 с.

11. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Ю.И. Акулич, И.Н. Бурцева, О.А. Левкович; Под общей редакцией О.А. Левковича. - Мн.: Дикта, 2003. - 368 с.

12. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве: учебник / А.П. Михалкевич, П.Я. Папковская, С.К. Маталыцкая (и др.), под ред.А.П. Михалкевича. - 4-е изд., с изм. - Минск: БГЭУ, 2006. - 688 с.

13. Клипперт, Е.Н. Бухгалтерский учет в сельскохозяйственных организациях: курс лекций / Е.Н. Клипперт, А.С. Чечеткин. - Минск: Амалфея, 2009. - 566 с.

14. Консультан Плюс (Электронный ресурс): Учет в сельском хозяйстве / Д.И. Сыч // ООО «ЮрСпектр», статьи и публикации. - Минск, 2011.

15. Некрасова Л. Проблемы представления достоверных данных государственной стат. отчетности // Главный бухгалтер - 2010 г. - №14 (62).

16. Новик С. Рубрика: Вопрос-ответ // Главный бухгалтер - 2011 г. - №8 (56).

17. Снитко М.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник. - Мн.: Современная школа, 2006 г. - 312 с.

18. Стешиц, Л.И. Бухгалтерский учет и аудит в АПК: учебник для студентов экономических специальностей с.-х. вузов / Л.И. Стешиц. - Минск: «ИВЦ Минфина», 2005. - 537с.

19. Стражева, Н.С., Стражев, А.В. Бухгалтерский учет: Учебно-методическое пособие / Н.С. Стражева. - 10-е изд., перераб. и доп. Мн.: Книжный дом, 2004. 432 с.

20. Бухгалтерский учет: Учебник / А.И. Балдинова, Т.Н. Дементей, Е.И. Завидова и др., под общей ред. И.Е. Тишкова - Мн.: Вышэйшая школа, 2001 г. - 685 с.

21. Шинкевич А. Вопросы права // Экономическая газета - 2010 года - №71 (1090).

Приложение А

учет бухгалтерский аванс

Приложение Б

Приложение В

Размещено на Allbest.ru

...