Организация документирования в системе бухгалтерского учета

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

Раздел 1. Общие правила составления основных бухгалтерских документов

1.1 Организация делопроизводства в бухгалтерии. Формы организации делопроизводства

1.2 Схема бухгалтерского документирования

1.3 Номенклатура дел бухгалтерской службы

1.4 Систематизация бухгалтерских документов на предприятии

1.5 Правила составления и оформления бухгалтерских документов

1.6 Составление и оформление информационно-справочных документов

1.7 Подготовка документов к архивному хранению

1.8 Деловая переписка

1.9 Правила и форма коммерческой переписки с зарубежными партнерами

1.10 Документы личного происхождения

Заключение

Список литературы

Введение

делопроизводство бухгалтерский документ

Достижение любого коллектива, будь то крупное промышленное предприятие или субъект малого предпринимательства, во многом зависит от того, как организованы получение и переработка экономической информации. Чем достовернее сведения о производстве и чем быстрее их получают, тем больше возможностей для эффективного управления предприятием. Наиболее важную, достоверную систематическую экономическую информацию дает бухгалтерский учет. В процессе учета разрозненные данные систематизируют и обрабатывают, после чего они становятся основой для принятия управленческих решений. Бухгалтерский учет - одна из важнейших функций управления предприятием.

В этих условиях эффективность бухгалтерского учета во многом зависит от правильной его постановки на предприятии.

Актуальность данной работы заключается в том, что в динамично меняющихся условиях организация бухгалтерского учета должна соответствовать современным требованиям, бухгалтерский учет должен быть максимально результативным, оперативным и достоверным.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа, с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Цель учебной практики:

Познакомиться с основами организации документирования в системе бухгалтерского учета. Познакомиться с основными терминами и составляющими документирования в системе бухгалтерского учета. Понять для чего нужно документирование. Узнать, как правильно организовать документирование в системе бухгалтерского учета.

Раздел 1. Общие правила составления основных бухгалтерских документов

1.1 Организация делопроизводства в бухгалтерии. Формы организации делопроизводства

Бухгалтерский труд предполагает использование первичных бухгалтерских документов, ведь основой для ведения бухгалтерского и налогового учета является документальное подтверждение доходов и расходов фирм. В соответствии с требованиями ст. 4 Федерального закона от 21.11.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) все российские организации обязаны вести бухгалтерский учет. Единственным случаем, когда организация вправе отказаться от ведения такового в полном объеме, является применение ею упрощенной системы налогообложения, правила которой установлены нормами гл. 26.2 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ). Вместе с тем надо отметить, что сегодня этим правом пользуется небольшое количество организаций, которые по вполне объективным причинам не могут отказаться от ведения бухгалтерского учета. Иначе говоря, такое право для указанной категории хозяйствующих субъектов фактически является лишь формальным.

Ответственным за организацию бухгалтерского учета в любой компании является ее руководитель. Он же принимает решение о том, каким образом организация будет выполнять требование основного бухгалтерского Закона. Следует заметить, что качественное ведение бухгалтерского учета, а также своевременное отражение результатов деятельности компании в бухгалтерской и налоговой отчетности оказывают значительное влияние не только на эффективную деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом.

Неотъемлемой частью ведения бухгалтерского и налогового учета, как уже было отмечено, является документооборот, правила организации которого и технология обработки всей учетной информации утверждаются руководителем при утверждении учетной политики компании.

Необходимо напомнить, что в общепринятом значении под документооборотом понимается прохождение каждым бухгалтерским документом всех этапов движения от момента его создания до передачи в архив. Однако движение бухгалтерских документов требует определенной системы управления, которая достигается путем делопроизводства в бухгалтерской службе. Под движением бухгалтерских документов понимается не что иное, как документирование фактов хозяйственной деятельности и организация всей дальнейшей работы с бухгалтерскими документами.

Нужно сказать, что существуют три формы организации делопроизводства - централизованная, децентрализованная и смешанная, выбор которой зависит от масштабов самой организации, ее структурного состава, отраслевой направленности и интенсивности хозяйственной деятельности.

Централизованная форма делопроизводства, применяемая в организации, означает, что все операции по обработке документов производятся централизованно в одном месте - в службе делопроизводства, канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма означает обработку документов, которая распределена между структурными подразделениями компании, причем каждое из подразделений выполняет однотипный набор операций, в том числе и бухгалтерская служба.

Смешанная форма объединяет первые две, т.е. одна часть работы с документами производится централизованно (прием, регистрация, размножение и контроль), а другая часть функций передается в структурные подразделения (обслуживание, формирование дел, хранение).

Обычно организация делопроизводства в бухгалтерии осуществляется по аналогии с организацией делопроизводства самой фирмы. Однако если в отношении последней эти функции берет на себя служба документационного обеспечения управления, канцелярия либо общий отдел, то в бухгалтерии вопросами делопроизводства занимается обычно группа бухгалтерского делопроизводства, численный состав которой зависит от объема работ по документационному обеспечению деятельности бухгалтерии, а также квалификации персонала. В этом случае разрабатывается положение о группе делопроизводства, в котором определяются все организационные вопросы такой структурной единицы, существующей в составе бухгалтерии, ее цели, задачи, участки работы, функции, а также вопросы ответственности и порядок взаимодействия делопроизводителей с исполнителями - сотрудниками самой бухгалтерии.

Так как делопроизводство представляет собой полный цикл работы с документами, начиная от момента их создания или получения до завершения исполнения, то, конечно же, управление бухгалтерской документацией, как и любой другой, следует рассматривать в разрезе следующих составляющих:

· движение бухгалтерских документов организации в соответствии с графиком документооборота;

· контроль за их исполнением;

· оперативное хранение в течение текущего года и подготовка к передаче в архив;

· хранение в архиве.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. График должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

1.2 Схема бухгалтерского документирования

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты:

· наименование документа;

· дата составления документа;

· наименование экономического субъекта, составившего документ;

· содержание факта хозяйственной жизни;

· величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

· наименование должности лица (лиц), совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица , ответственного за правильность оформления свершившегося события;

· подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. (Но их применение возможно, как и прежде, по решению руководителя экономического субъекта). Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

1. По учету и оплате труда

2. По учету основных средств

3. По учету кассовых операций

4. По учету денежных расчетов с применением ККМ

5. По учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ

В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой происходит по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным юридическим или физическим лицам.

Это движение принято называть документооборотом.

В стандарте "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ГОСТ 16.487-83", утвержденном Постановлением Госстандарта СССР от 31 октября 1983г. № 5231, записано, что документооборот - это "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Это определение без изменений было повторено и в одноименном российском стандарте ГОСТ Р 51141-98 .

Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются руководителем организации в составе принятой на текущий год учетной политики.

Главные бухгалтеры устанавливают графики представления всех необходимых документов, которые утверждают руководители организации. Выписки из графика о сроках представления в бухгалтерию документов вручаются всем должностным и материально-ответственным лицам.

Бухгалтерские документы классифицируются:

· по назначению;

· порядку составления;

· содержанию хозяйственных операций;

· способу отражения хозяйственных операций; . месту составления;

· способу заполнения.

По назначению документы делятся на распределительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительные документы - те, которые содержат распоряжение на выполнение той или иной хозяйственной операции (приказы, распоряжения, доверенности, платежные поручения банку на перечисление денег, чеки на получение денег и др.).

Исполнительные (оправдательные) - те, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции (накладные на получение материалов, акты, квитанции и др.).

Бухгалтерского оформления - это документы, созданные в бухгалтерии организации для подготовки учетных записей (бухгалтерские справки, справки-расчеты, ведомости распределительные, группировочные и др.).

Комбинированные - документы, которые одновременно содержат распоряжение и подтверждение об исполнении или содержат сведения об исполнении и признаки бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость и др.).

По порядку составления документы бывают первичные и сводные.

Первичные - составляются на каждую отдельную хозяйственную операцию непосредственно в момент ее совершения (табели учета рабочего времени, приходные и расходные кассовые ордера, требования и др.).

Сводные - составляются на основе первичных документов (отчет кассира, отчет склада и др.).

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на денежные, материальные, расчетные.

Денежные документы отражают наличие и движение денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера, чеки, облигации и др.).

Материальные документы отражают наличие и движение имущества организации (материально-производственных запасов, основных средств и др.).

Расчетные документы отражают расчеты организации с другими юридическими и физическими лицами (расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др.).

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы предназначены для отражения одной или нескольких операций в момент их совершения (накладные, наряды, кассовые ордера и др.).

По месту составления документы бывают внешние и внутренние. Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, накладные, счета-фактуры и др.).

Внутренние документы составляются в самой организации (товарные отчеты, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера).

По способу заполнения документы подразделяются на составленные ручным способом и составленные с использованием технических средств.

Согласно п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета, внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. При этом исправление производится в следующей последовательности:

1) зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения;

2) рядом с зачеркнутой, делается верная запись;

3) рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи)»;

4) лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на…» и ставит дату исправления;

5) документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его с ранее сделанной записью;

6) лица, подписывающие документ после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.

Невыполнение любого из перечисленных выше действий в последующем может привести к проблемам с определением, кто и что имел в виду, подписывая этот документ, и какая именно операция фактически была совершена.

Исправительные записи в бухгалтерском учете производятся одним из следующих способов:

1) неправильно сделанная в предыдущем периоде бухгалтерская запись сторнируется и производится правильная запись;

2) производится дополнительная запись на сумму, не отраженную на счетах бухгалтерского учета;

3) делается обобщенная проводка, которая приводит счета бухгалтерского учета к такому состоянию, какое было бы в случае первоначально правильного отражения операции (по ошибкам, выявленным по прошлым отчетным годам). Основанием для таких действий является не только процесс совершения хозяйственной операции, но и выявление неправильного отражения этой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Этот факт нужно обязательно зафиксировать документально (хотя никакими нормативными актами специально такие действия и не предусмотрены).

1.3 Номенклатура дел бухгалтерской службы

Четкая и научно обоснованная классификация документов в делопроизводстве позволяет правильно группировать документы в дела, что облегчает их поиск. Для этого в организации разрабатываются схемы группировки документов в первичные комплексы (дела) по наиболее существенным признакам сходства или различия документов.

Такие классификационные справочники в практике делопроизводства получили название "номенклатуры дел".

Официальное определение номенклатуры дел содержится в ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел, раскрывая содержание и характер деятельности организации, ее структурных подразделений, обеспечивает порядок формирования и учета дел в делопроизводстве и в архиве организации.

Номенклатура дел организации составляется в каждой организации ежегодно на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на будущий год и должна быть утверждена до 1 января года, на который составлена.

Существуют определенные требования к оформлению номенклатуры дел организации.

Форма номенклатуры дел включает пять граф:

1) индекс дела;

2) заголовок дела;

3) количество дел;

4) срок хранения дела и номер статьи по перечню;

5) примечание.

Индекс дела обозначается арабскими цифрами и состоит, как правило, из двух элементов: номера раздела номенклатуры дел (номера структурного подразделения) и порядкового номера дела в пределах раздела (структурного подразделения). Цифры индекса разделяются дефисом.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия, четким и конкретным.

Количество дел. Данная графа заполняется в конце календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), сформированных в течение года.

Срок хранения дела и номер статьи по перечню. В этой графе проставляется срок хранения дела в соответствии с перечнем.

Примечание служит для различных отметок: о передаче дела, утрате, включении дела в акт на уничтожение и т.п.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

· основной части и

· итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее (в том числе и бухгалтерия), в соответствии с которыми организует формирование (подшивку) документов в дела.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ. Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся пять лет и включаются в номенклатуры дел этих подразделений.

Номенклатура дел бывает трех видов:

· типовая,

· примерная

· номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная ­номенклатура дел).

1.4 Систематизация бухгалтерских документов на предприятии

Грамотная организация бухгалтерского учета -- залог продуктивной деятельности предприятия и гарантированная защита от недоразумений с государственными инстанциями. Поэтому формированию системы расходно-доходной, сводной и отчетной документации всегда уделялось особое внимание. Небольшие фирмы, реализующие мелкие партии товаров, обычно не испытывают трудностей в организации учета. А вот крупные компании, которые ежедневно осуществляют множество операций, для оптимизации процессов активно практикуют принципы автоматизации.

Ключевым элементом системы бухгалтерского учета является электронный архив документов. Он представляет собой специальную аппаратно-программную систему, которая выполняет задачи сканирования, систематизации и хранения документов. Внедрение инновационных технологий позволяет заметно сократить риск возникновения ошибок и обеспечивает максимально удобные условия для осуществления контроля движения активов.

Электронный архив -- это система, состоящая из особых элементов. В ней нет привычных бумажных носителей информации. Вместо них используются удобные электронные образы документов. Работать с базой намного проще, чем с традиционными архивами. Система полностью автоматизирована. Поэтому получить доступ к необходимым документам можно оперативно и без лишних манипуляций.

Чтобы создать электронный образ, производится сканирование документов. После этого данные систематизируются и заносятся в базу. Теперь бухгалтер может получить доступ к любому документу посредством программного интерфейса. Причем, при внесении электронного образа в базу фиксируются все необходимые атрибуты документа. С помощью архива можно обеспечить полноценную систематизацию системы оборота расчетной информации. В базе фиксируется не только электронный образ документа, но и пакет сопроводительных данных. Поэтому с помощью архива можно быстро воспроизвести все взаимосвязанные сведения.

Удобная функция поиска реализована благодаря систематизации данных по атрибутам документов. Чтобы отыскать необходимый электронный образ, достаточно указать любые известные сведения - вид хозяйственной деятельности, ИНН контрагента, дата регистрации в базе. Поэтому бухгалтер свободно ориентируется даже в значительных объемах информации. Причем, достоверность сведений обеспечена на все сто процентов.

При систематизации бухгалтерских документов необходимо обратить внимание на соблюдение дополнительных правил, установленных Основными правилами. Именно эти требования бухгалтеры часто не соблюдают на практике. В папку-дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые экземпляры документов или черновые записи. Учетные документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела. Это связано с соблюдением сроков хранения документов. В дело необходимо включать по одному экземпляру каждого документа.

В папку должны группироваться учетные документы одного календарного года. Нельзя комплектовать документы за несколько лет. Исключение составляют, в частности, переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации.

Дело должно содержать не более 250 листов при общей толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке. Этот порядок в большей степени относится к переписке, документам о взаимных расчетах. Входящие документы группируются по датам поступления, исходящие - по датам отправления. Целесообразно документ-ответ помещать за документом-запросом. Можно группировать документы по контрагентам.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Например, к авансовым отчетам прилагаются документы, на основании которых они составлены. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы рекомендуется группировать отдельно от их проектов.

Как правило, в небольших организациях бухгалтеру приходится контролировать порядок оформления организационно-распорядительной документации и документов по учету кадров. Отдельные приказы, распоряжения имеют непосредственное отношение к организации бухгалтерского учета. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

1.5 Правила составления и оформления бухгалтерских документов

Почти все бухгалтерские документы унифицированы. Они создаются на бланках типовых и типовых междуведомственных форм, а также и на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами. Большинство форм бухгалтерских документов относятся к бланкам строгой отчетности.

Реквизиты бухгалтерских документов не совпадают с реквизитами организационно-распорядительных документов; такие реквизиты, как текст и подпись конкретизированы. Текст, ради которого составляются и оформляются документы, Федеральным законом "О бухгалтерском учете" разбит на два реквизита: содержание хозяйственных операций и измерители хозяйственных операций. То же самое относится к подписи. В Федеральном законе подпись включает два реквизита: наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и личные подписи.

Нормативные акты позволяют в необходимых случаях приводить дополнительные реквизиты: номер документа; адрес предприятия, учреждения-автора; основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом; другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Так как первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на трафаретных бланках, при их составлении лишь вписывается (заполняется) изменяющаяся часть текста, несущая переменную информацию. К ее заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки в первичных документах прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма.

Затем исправление оговаривается надписью "исправлено" и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправления не допускаются. Об этом сказано в пункте 5 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете": "Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений".

1.6 Составление и оформление информационно-справочных документов

Одной из наиболее многочисленных групп ОРД является справочно-информационная документация, в состав которой входят служебные письма, телеграммы, телефонограммы, док­ладные и объяснительные записки, справки, акты, протоколы, сводки и др. документы.

Все эти документы содержат информацию, которая может побуждать администрацию организации к каким-либо действиям, а иногда документы подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.

По средствам служебных писем, телеграмм и телефонограмм осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется преддоговорное общение, т.е. они соединяют организацию с другими учреждениями, организациями и предприятиями.

Служебные письма должны быть правильно составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документа, кроме этого, они должны отвечать всем требованиям этики деловой переписки.

Служебные письма в большинстве случаев оформляются на бланках с угловым расположением реквизитов. Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.

Различаются письма по своему содержанию. Текст письма должен быть кратким (обычно размер письма не превышает одной страницы), полным (вопрос освещается полностью), точным и объективным. Существуют различные классификации деловых писем. Чаще всего их подразделяют на две группы:

· письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-на­поминание, претензионное письмо, письмо-просьба и др.);

· письма, не требующие ответа (письмо-извещение, письмо-подтверждение, циркулярное письмо и др.).

Поэтому каждому виду служебного письма присущи определенные стандартизированные языковые обороты.

Чтобы письмо имело юридическую силу, оно должно иметь дату, регистрационный номер, подпись (подписи), на некоторых видах служебных писем ставится печать организации.

Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Документ визируют, подписывают и регистрируют по правилам оформления служебных писем, но все телеграммы обязательно заверяются печатью организации. Оформляют телеграммы на одной стороне листа через два межстрочных интервала. Текст печатают заглавными буквами сокращенно, без абзацев, переноса слов и исправлений.

Телефонограмму передают по телефону. Обычно в них излагается просьба о передаче необходимой информации или приглашение на совещание. Оформляются телефонограммы в одном экземпляре, подписываются руководителем организации или ответственным исполнителем. При передаче (приеме) телефонограммы обязательно фиксируют информацию о передающем и принимающем (фамилию, должность, номер телефона).

Справки содержат описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий. Основное значение уделяется тексту справки, т.к. часто на основании документа принимаются различные решения. Если справку готовят в вышестоящую организацию, то она оформляется на бланке и подписывается руководителем организации.

Докладная записка - документ, информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями. Докладные записки могут быть составлены сотрудниками организации после выполнения ими поручений руководства, как отчет о проделанной работе, как просьба или предложение по результатам сложившейся ситуации. Внешние докладные записки оформляются на бланках и подписываются руководителем организации.

Объяснительные записки в некоторых случаях объясняют содержание отдельных пунктов основных документов или пишутся как объяснения каких-либо фактов, поступков. В этом случае текст документа должен быть очень убеди­тельным. Подписывают объяснительные записки авторы документа.

К информационно-справочным документам относятся акты, которые составляются должностными лицами или комиссиями, как постоянно действующими, так и назначенными приказом руководителя организации. Существует большое количество разновидностей акта: акты списания материальных ценностей, акты приема-передачи дел, акты ликвидации, инвентаризации и т.д. Факты, включенные в документ, должны быть точно установлены членами комиссии. Предположения и мнения членов комиссий в акты не включаются.

Акты подписывают все члены комиссии. Некоторые виды актов утверждаются руководителем и заверяются печатью организации. Существуют унифицированные формы актов, например, акт списания основных средств, акт приема-передачи.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

1.7.Подготовка документов к архивному хранению

Предприятие должно обеспечить своевременную и качественную подготовку документов, срок оперативного хранения которых истек, к передаче в архив предприятия или в ведомственный архив (по принадлежности). С этой целью на предприятии создается экспертная комиссия в составе 3--5 человек. Подготовка документов и дел к сдаче в ведомственный архив включает:

1) проведение экспертизы ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел;

4) составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих научно- практической и исторической ценности.

Экспертная комиссия является совещательным органом. Свою деятельность она осуществляет на основании положения, утверждаемого руководителем предприятия. Ее решения -- как правило, в форме акта -- утверждаются руководителем предприятия. Заседания экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются соответствующими протоколами.

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков их хранения. В ходе экспертизы в структурных подразделениях и службе ДОУ предприятия осуществляется полистный просмотр дел. По результатам экспертизы составляются описи документов, подлежащих помещению на постоянное и долговременное хранение, а также акты о выделении документов и дел, не представляющих научно- практической и исторической ценности, к уничтожению.

Отбор документов и дел на уничтожение и составление соответствующего акта производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за тот же период времени. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии предприятия одновременно с описями дел. Акты утверждаются руководителем предприятия после утверждения описей дел постоянного хранения экспертной комиссией архивного учреждения России. После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются работниками службы ДОУ предприятия в организации и учреждения, осуществляющие их переработку (в качестве вторсырья).

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и пере­даны в ведомственный архив организации.

Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Форма описи унифицирована.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истече­ния срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002г.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения - частичному оформлению.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.п.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Описание дела - это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

1.8 Деловая переписка

Деловую переписку можно разделить на официальную и личную, а также внешнюю и внутреннюю. (Смотрите таблицу 1)

Таблица 1

	Внешняя	Внутренняя
Официальная	Адресат: внешний контрагент. Примеры: гарантийное письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, пресс-релиз.	Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная
Личная	Адресат: внешний контрагент. Примеры: приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.	Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: письмо-ответ, информационное письмо, приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.

Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами:

· на бумажных носителях;

· по электронной почте.

Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.

1. Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

· название организации;

· физический адрес организации;

· телефон и факс;

· web-сайт и e-mail.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

2. Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева - около трёх сантиметров, справа - около полутора. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

3. Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться

4. Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

5. Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками.

6. Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. то позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц. Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

7. Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

8. Приложения. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью

9. Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества:

· экономия Вашего времени и времени адресата;

· гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;

· получение вразумительного, четкого ответа.

1.9 Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами

Если вы начинаете вести деловую переписку с зарубежными партнерами, вам нужно знать некоторые правила.

Дата при отправке письма в Европу пишется так: день, месяц, год. Если же вы пишете письмо в США, то дату вы должны написать следующим образом: месяц, число, год. При этом сокращения в написании дат не приняты, поэтому название месяца пишется словом. На письме ставится дата отправления, а не дата написания.

За рубежом не принято делать перенос слов в тексте.

Наименование организации, фамилия адресата и адрес печатаются в левом верхнем углу листа, немного ниже даты.

Конверт подписывается следующим образом:

Сначала пишут "кому", а затем - "куда".

Желательно посылать письма на двух языках - родном и языке партнера. Это позволит избежать ошибок, связанных с языковыми особенностями.

Существуют особые правила для сроков написания ответа. На послание, полученное по факсу, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных дней.

На письменный запрос принято отвечать в течение 10 дней. Если этот срок для вас не реален, то сразу по получении надо известить об этом адресата. В этом случае вы имеете право на ответ до 30 дней.

Отсутствие ответа в срок воспринимается однозначно: не ответивший - не воспитанный человек. Принято отвечать в любом случае, даже если ответить по существу нечего. В этом случае приносят извинения, что не в состоянии ответить на поставленный вопрос.

1.10 Документы личного происхождения

Статья 5 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 определяет состав Архивного фонда Российской Федерации: в него входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. То есть документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности отдельного лица (документы личного происхождения), являются полноправными объектами архивного дела.

Документы личного происхождения возникают по инициативе, замыслу частного лица, являются его личной (частной) собственностью и подлежат охране в соответствии с нормами авторского права, если по характеру своему являются объектом его действия.

Особенности документов личного происхождения:

1. Отсутствие закономерности размещения информации.

2. Произвольное информационное наполнение определенных видов документов (писем, воспоминаний, дневников). Многоаспектное содержание документов.

3. Содержание носит глубоко личностный характер, обусловленной государственной, национальной, социальной, культурной принадлежностью создателя документа, а так же индивидуальными чертами его личности

4. Процесс создания и дальнейшего движения документов личного происхождения нормативно не регулируется, в связи с чем документальные связи необязательны, а среда существования документа личного происхождения является неупорядоченной.

5. Документы имеют не полную атрибуцию: отсутствуют даты, подписи, аннотации к фотографиям

Особенности имеют и первичные комплексы документов личного происхождения :

1. Процесс формирования личного архива не управляется, архив складывается стихийно как результат творческой, общественной деятельности и личной жизни определенного лица. Направлено формируются, в основном, личные коллекции граждан.

2. Фонд личного происхождения может содержать наряду с документами личного происхождения и документы официального происхождения: личные документы, письма учреждений, материалы служебной деятельности.

3. Для личных архивов характерно типовое и видовое многообразие документов (фото-, фоно-, видеодокументы; письменные документы, рисунки, чертежи, схемы и т.д.)

4. Организация документы личного характера до их поступления на государственное хранение, как правило, отсутствует. Документы хранятся в россыпи.

5. На документы личного происхождения Законодательством Российской Федерации установлено ограничение по доступу как на содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, на срок 75 лет со дня создания указанных документов. Однако ст. 25 ФЗ-125 позволяет отменить такое ограничение ранее на основании письменного разрешения гражданина или его наследника. Следовательно, этот вопрос уместно ставить и решать на этапе заключения договора с собственником.

Заключение

В результате прохождения учебной практики, поставленные цели были достигнуты, задачи выполнены. Мы узнали, как правильно организовать документирование в системе бухгалтерского учета. Также познакомились с основами организации документирования в системе бухгалтерского учета и основными терминами и составляющими документирования в системе бухгалтерского учета.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы социальных документов.

Бухгалтерская документация, являющаяся частью управленческой документации любой компании, включает в себя первичные учетные документы, бухгалтерские регистры, а также бухгалтерскую отчетность.

Документация - оформленная по единым правилам совокупность документов.

Документирование - запись информации, на различных носителях, по установленный правилам.

Документ - зафиксированная, на материальной носителе, информация, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Неотъемлемой частью ведения бухгалтерского и налогового учета является документооборот, правила организации которого и технология обработки всей учетной информации утверждаются руководителем при утверждении учетной политики компании.

Документооборот - движение документов в организации, с момента их создания или получения, до завершения исполнения или отправления.

Номенклатура дел, раскрывая содержание и характер деятельности организации, ее структурных подразделений, обеспечивает порядок формирования и учета дел в делопроизводстве и в архиве организации.

Ключевым элементом системы бухгалтерского учета является электронный архив документов. Он представляет собой специальную аппаратно-программную систему, которая выполняет задачи сканирования, систематизации и хранения документов. Внедрение инновационных технологий позволяет заметно сократить риск возникновения ошибок и обеспечивает максимально удобные условия для осуществления контроля движения активов.

...