Построение учетно-аналитической системы на основе системы типа ЕRР (Enterprise Resource Planning), называемый иногда планированием ресурсов в масштабе предприятия или системой комплексного управления ресурсами предприятия, SAPR/3, Oracle Applications, BAAN IV и др. является наиболее радикальным способом решения названных проблем. Для этого нужно не только унифицировать методику учета во всех дочерних структурах, но и перенести данные из всех используемых систем в новую систему.

Помимо обеспечения данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета) ERP-система способствует значительному повышению эффективности работы компании, ее прозрачности, а также росту финансовой и производственной дисциплины работников. Бухгалтерская и управленческая отчетность при этом составляются на основе одной и той же первичной информации.

Описание бизнес-процессов и внедрение единой учетной системы занимают несколько лет. В течение этого времени учет приходится вести с помощью старых средств. Кроме того, детализация, которую обеспечивает масштабная ERP-система, зачастую оказывается ненужной - объем экономии в этом случае будет меньше, чем расходы на внедрение.

Внедрять ERP-систему для автоматизации управленческого учета имеет смысл, если предприятие планирует оптимизировать все бизнес-процессы. Если же стоит задача автоматизировать только учетные функции, то достаточно внедрить учетные модули ERP-систем или же использовать более гибкие и более дешевые аналитические системы.

Аналитическая система

Получать и анализировать управленческую отчетность можно при помощи системы на базе OLAP-технологии (OLAP - компьютерная технология, позволяющая анализировать данные в любых разрезах. В настоящее время на базе OLAP работают практически все аналитические системы). В этом случае информация из бухгалтерских программ и других учетных систем выгружается в аналитическую систему и на основе полученных данных по установленным правилам в ней формируются управленческие отчеты. В качестве аналитической системы могут использоваться системы (Oracle Financial Analyzer, Hyperion Pillan, "Инталев", "Бюджетное управление"), а так же и системы, разработанные для конкретной компании.

При внедрении таких систем менять существующие бухгалтерские программы обычно не нужно - следует только навести в них порядок, создать единые классификаторы и аналитические счета для обеспечения выгрузки сопоставимых данных.

У большинства описанных систем есть разнообразные инструменты для составления отчетов, что способствует пониманию руководством тонкостей финансового управления компанией.

При разумном количестве операций OLAP-система может импортировать и анализировать первичные данные. Однако при большом числе проводок (которое в крупных компаниях может доходить до миллиона в месяц) система будет перегружена. Если же вводить в систему не первичные данные, а сформированные бухгалтерские отчеты, то неизбежно возникнут проблемы с консолидацией отчетности различных подразделений. Кроме того, бухгалтерские отчеты можно сформировать лишь по закрытии периода, поэтому вся информация будет попадать в систему с большим опозданием.

Данный вариант автоматизации целесообразно использовать в средних компаниях, где количество первичных данных сравнительно невелико.

Корпоративное хранилище данных и аналитическая система.

Чтобы избежать проблем с перегрузкой аналитических систем из-за большого объема первичной информации, в цепочку анализа и обработки данных можно добавить еще одно звено - корпоративное хранилище данных (далее - КХД). КХД представляет собой специально разработанное специалистами предприятия (реже купленное) программное обеспечение, которое одновременно выполняет функции фильтра первичных данных и архива. Схема работы КХД такова: первичные данные попадают в бухгалтерские и иные учетные системы, оттуда - в хранилище, а затем в обработанном и упорядоченном виде переносятся в OLAP-систему.

При импорте данных в хранилище дублирующая информация устраняется автоматически по заранее установленным правилам. На этом этапе контролируется большая часть несоответствий: незаполненные аналитические справочники, неправильная корреспонденция счетов, не говоря уже о более грубых нарушениях (например, ручная правка сальдо). В результате достоверность итоговой информации значительно возрастает. Кроме того, объем обработанных данных становится в 10 раз меньше объема первичной информации, что позволяет разгрузить аналитическую систему.

Основным недостатком является необходимость создания дополнительного хранилища данных, и невозможность получения управленческой отчетности в реальном времени. Срок запаздывания информации, а затем обработки и обратного импорта в отчетные системы составляет минимум сутки.

Компаниям, для которых суточное запаздывание информации не критично (исключая банки, инвестиционные компании, компании мобильной связи и некоторые другие), а объем первичной информации велик, имеет смысл использовать корпоративные хранилища, поскольку это позволяет избежать искажений данных и обойдется дешевле, чем внедрение ERP-системы.

Автоматизация системы управленческого учета на базе КХД.

Система сбора и обработки информации с помощью КХД состоит из четырех основных частей: объединенной системы нормативно-справочной информации (ОС НСИ), системы ввода первичных документов (СВПД), непосредственно корпоративного хранилища данных и аналитической системы (АС). Рассмотрим каждую из них подробнее.

Система НСИ.

Объединенная система нормативно-справочной информации необходима для того, чтобы обеспечить одинаковые справочные данные во всех используемых программах. В ней содержатся всевозможные справочники аналитического учета, информация о планах счетов, методические рекомендации и т. д. Все остальные подсистемы при этом должны быть совместимы с ОС НСИ: при изменении в справочниках НСИ автоматически изменяются соответствующие справочники других систем.

Любые изменения в ОС НСИ могут вноситься согласно регламенту, который должен быть тщательно разработан.

Система ввода первичных документов.

Практика показала, что сотрудники, создающие или получающие первичные документы (договоры, акты, счета-фактуры), наиболее правильно их классифицируют. Поэтому ввод таких документов имеет смысл поручать именно сотрудникам на местах. Он осуществляется с помощью существующих учетных подсистем (например, подсистемы учета материалов или системы для учета работы с клиентами) или же специальной программы, интегрированной с бухгалтерской. Затем введенные данные попадают в бухгалтерию. Бухгалтер просматривает полученные записи, сверяет их с бумажными оригиналами, при необходимости вносит правку и импортирует их в учетную систему, где документы трансформируются в набор проводок.

В производственных компаниях практически не бывает случаев, когда нужно вводить данные о совершившихся, но еще документально не подтвержденных событиях. Однако при необходимости такую функцию можно добавить, например, введя дополнительный аналитический признак "Неподтвержденные документы" и обеспечив возможность экспорта таких документов в КХД без проверки в бухгалтерии.

Корпоративное хранилище.

После того как первичная информация введена в учетную систему, она импортируется в корпоративное хранилище данных в следующем формате: проводка, дата, автор, когда была изменена, данные о счетах/аналитиках, примечание, сумма. КХД автоматически проверяет правильность вводимой информации, устраняет лишние проводки и при необходимости агрегирует данные в соответствии с принятым в компании уровнем детализации (например, амортизационные отчисления по станкам одного типа объединяет в одну статью).

Чтобы не останавливать работу учетных систем, экспорт и импорт данных может происходить ночью. Наряду с учетными данными и карточками учета основных средств в КХД можно хранить планы и бюджеты.

Аналитическая система.

Аналитическая система по запросу формирует отчеты на основе информации, хранящейся в КХД. В результате менеджеры получают отчеты в требуемом формате и с необходимой периодичностью.

Как выбрать нужное программное обеспечение?

Для систем среднего класса (по степени комплексности решения задач) самым важным является их подготовленность к решению поставленных задач. С учетом того, что программное обеспечение должно бороться с проблемами и причинами их возникновения, функциональность программы должна предполагать усложнение и увеличение количества решаемых задач в пределах определенной области.

Системы для решения комплекса задач по информационной поддержке цикла управления, должны быть надежны как в эксплуатации. Такие системы должны позволять вести весь список хозяйственных операций в компании, составлять всю систему бюджетов и показателей (индикаторов) финансово-хозяйственной деятельности. Гибкость таких систем должна быть максимальна, так как для российских предприятий характерно частое возникновение новых бизнесов и изменения правил управленческого учета с тенденцией к их усложнению. Здесь очень важное свойство - это ведение всего спектра хозяйственных операций с получением настраиваемых форм бюджетов, включая бюджет по балансу. Полную и актуальную информацию по текущему состоянию предприятия может представить только Баланс. Причем данный отчет должен быть построен на основании управленческой информации.

Соответственно, система без составления всех управленческих форм отчетности с выходом на управленческий баланс, не может, по определению, считаться оптимальной для комплексной автоматизации управленческого учета.

ГЛАВА 2. АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА НА ПРИМЕРЕ ОАО «БЕЛГОРОДПРОМ»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ОАО «Белгородпром»

В марте 1972 года приказом Министерства строительства предприятий чёрной металлургии СССР филиал треста «ГлавЛипецкстроя» был реорганизован в проектно-технологический трест «Оргтехстрой» и передан «Главцентротяжстрою».

Также это такие крупные предприятия, как Старооскольский завод по ремонту горного и обогатительного оборудования, завод Энергомаш, завод Химмаш и др.

В 1988 году трест «Оргтехстрой» был реорганизован в проектно-конструкторско-технологический институт ТСО «Белгородстрой». В 1990 году проектно-конструкторско-технологический институт переименован в институт «Белгородпропром». А в 1993 году институт преобразован в АООТ «Белгородпром», в 1996 году было реорганизовано в ОАО «Белгородпром».

Свою деятельность институт осуществляет в соответствии с лицензией Бел 000314-2 от 5 июля 1999 года (выдана Департаментом строительства и ЖКХ правительства администрации области на разрешение строительной деятельности (выполнение проектных работ).

Институт имеет:

техническую библиотеку;

проектный кабинет;

технический архив;

персональную вычислительную технику с программным обеспечением;

множительную технику;

систему связи и все инженерное оборудование для качественного высокопроизводительного труда.

Институт укомплектован квалификационным составом специалистов

обеспечивающих выполнение всех видов работ разрешенных лицензиями.

Общая численность института 38 человек.

Структура ОАО «Белгородпром» представлена на рис.2.1.

Информационно-техническая база достаточна для обеспечения всех видов работ разрешенных лицензиями и постоянно обновляется в свете современных требований.

Рис.2.1 Структура ОАО «Белгородпром».

Институт укомплектован персональной вычислительной техникой и программным обеспечением для проектных работ.

Согласно уставу ОАО «Белгородпром», основными видами деятельности общества являются:

- проектно-изыскательские работы,

- комплектация оборудования,

- авторский надзор,

- экспертиза проектно-сметной документации,

23

- комплексное проектирование,

- разработка организационно - технической документации.

2.2 Автоматизация учета в ОАО «Белгородпром»

Организация ОАО «Белгородпром» применяет программу бухгалтерского учета «1:С Предприятие 8.1» и программу «Гарант».

План счетов является одним из основных понятий бухгалтерского учета. Информация, накапливаемая на таких синтетических счетах, позволяет получить полную картину состояния средств предприятия в денежном выражении.

Справочники предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. Обычно справочниками являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и т.д. 1С Предприятие 8.1. поддерживает работу с иерархическими и подчиненными справочниками.

Факт расходования и приходования сумм в обязательном порядке подтвержден первичными оправдательными документами.

Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок.

Таки образом в ОАО «Белгородпром» налажен учет обязательств и расчетов, что позволяет безубыточно работать и получать прибыль от основной деятельности организации.

В результате деятельности предприятия ОАО «Белгородпром» программа 1С самостоятельно формирует журнал хозяйственных операций.

Система программ "1С:Предприятие 8" предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации управления и учета на современном предприятии. Передовая технологическая платформа "1С:Предприятие 8" позволяет создавать, внедрять и поддерживать решения для предприятий различного масштаба - от однопользовательских версий для небольших организаций и частных лиц до комплексных интегрированных информационных систем, эффективно и надежно работающих на десятках и сотнях компьютеров.

Программа позволяет руководителю или владельцу небольшого бизнеса построить эффективную систему управленческого учета и анализа, которая опирается на реальные данные.

С помощью программы руководитель может контролировать основные финансово управленческие показатели:

- Финансовый результат (прибыль, убыток) работы предприятия, в том числе по каждому направлению его деятельности или проекту.

- Управленческий баланс - это экспресс контроль средств предприятия (денег, имущества, товаров и материалов), прибыли, капитала и взаиморасчетов

- Денежные потоки предприятия - с аналитикой по статьям движения денег

Любому специалисту по учету или финансам необходимо иметь оперативный доступ к правовой информации. Система «Гарант» - это мощный инструмент, призванный помочь в решении столь важной задачи.

Посмотрим на примере:

Как отразить в бухгалтерском учете пособия по временной нетрудоспособности?

Снова в данном вопросе присутствуют определенные данные и поэтому мы используем в «Основном меню» «Расширенный поиск» «По реквизитам». В строку Базовый поиск вносим интересующий нас вопрос: бухгалтерский учет пособий по временной нетрудоспособности. Нажимаем кнопку «Найти». Выводится список литературы. Выбираем первую по списку и выводиться документ:

Справочная правовая система ГАРАНТ позволяет максимально автоматизировать работу с правовыми документами юридических отделов, бухгалтерии и руководителей. В ней представлены все типы правовой информации - проекты законов, судебная и арбитражная практика, а также бизнес-справки, налоговый календарь, формы бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, таблицы и схемы по вопросам законодательства, а также содержатся материалы из популярной бухгалтерской прессы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе мы рассмотрели особенности автоматизации управленческого учета на предприятии ее преимущества. Кроме того, во второй главе была дана характеристика одной из программ по управленческому чету, описаны ее достоинства - она полностью удовлетворяет потребности предприятия и выполняет все необходимые функции.

Необходимо отметить, что способы автоматизации управленческого учета во многом зависят от особенностей бизнеса, сложившихся традиций управления, стратегических задач компании. Однако нужно понимать, что управленческий учет - это не цель, а средство поддержки принятия решений. Поэтому в результате ведения такого учета должны получаться ясные и правдивые финансово-экономические показатели, основываясь на которых руководство предприятия может им эффективно управлять. И, наконец, стоимость внедрения новых методов управленческого учета не должна превышать выгод от их использования.

Таким образом, на основании вышеизложенного, можно сделать следующие выводы: прежде чем проводить автоматизацию управленческого учета необходимо определится с программным обеспечением, которое бы наибольшим образом подходило для данного предприятии, далее необходимо оценить степень внедрения управленческого учета и возможности трансформирования организации бухгалтерского учета с целью приведения его в соответствие с выбранным программным обеспечением.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ