Основные задачи и роль инвентаризации в осуществлении контроля над правильным расходованием бюджетных средств

Размещено на http://www.allbest.ru/

Якутский финансово-экономический колледж имени И.И. Фадеева - филиал федерального государственного образовательного бюджетного учреждения высшего профессионального образования

«Государственный университет Министерства финансов РФ»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Бюджетный учет и отчетность»

на тему: Основные задачи и роль инвентаризации в осуществлении контроля над правильным расходованием бюджетных средств

Выполнил: студент 4 курса группы Г

Охлопкова Наталья

Проверила: преподаватель дисциплины

Сергеева М.Д.

Якутск, 2012



Содержание

Введение

Глава I. Теоретические аспекты проведения инвентаризации в государственных (муниципальных) учреждениях

1.1 Нормативно-правовое регулирование проведения инвентаризации в государственных (муниципальных) учреждениях

1.2 Цели и задачи проведения инвентаризации в государственных (муниципальных) учреждениях

1.3 Общие требования к проведению инвентаризации в государственных (муниципальных) учреждениях

Глава II. Инвентаризация как средства контроля над расходованием бюджетных средств

2.1 Инвентаризация основных средств и нематериальных активов учреждения

2.2 Инвентаризация товарно-материальных ценностей учреждения

2.3 Инвентаризация денежных средств и денежных документов в кассе учреждения

Заключение

Список использованной литературы

инвентаризация государственный муниципальный



Введение

Инвентаризация - это проверка наличия имущества учреждения и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бюджетного учёта. Это основной способ фактического контроля над сохранностью имущественных ценностей и средств.

Учет в государственных (муниципальных) учреждениях как самостоятельный предмет имеет значительное количество отличий от учета в коммерческих организациях. Такие отличия, прежде всего, возникают из тех особенностей, которые имеются в бюджетном учете: все имущество, активы и обязательства бюджетного учреждения являются государственной собственностью, и право на собственность отделено от права распоряжаться этой собственностью. Поэтому государство с особой тщательностью следит за наличием своего имущества и его состоянием, прибегая к оперативному и последующему контролю бюджетных учреждений посредством контролирующих органов - Территориальных управлений Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, контрольно-ревизионных управлений и отделов при министерствах и ведомствах. Таким образом, бюджетные учреждения должны проводить инвентаризацию с особой тщательностью, соблюдая все нормативные требования, так как имущество, активы и обязательства находятся у них в оперативном управлении и являются строго контролируемыми.

Актуальность моей работы заключается в том, что обеспечение достоверности данных бюджетного учета и контроль над имуществом, активами и обязательствами в бюджетных учреждениях - это не только одна из основных задач бухгалтерии бюджетного учреждения, но и инвентаризация имущества, активов и обязательств бюджетных учреждений - еще и средство информирования государства об эффективности инвестиций в такие значимые сферы государственного влияния, как здравоохранение, образование, культура, управление, которые выполняют социально-значимые для государства функции - защиту и обеспечение прав населения.

Таким образом, целью моей курсовой работы является рассмотрение основных аспектов проведения инвентаризации в государственных (муниципальных) учреждениях и роля инвентаризации в осуществлении контроля над правильным расходованием бюджетных средств.

В связи с индивидуальной целью, мною были поставлены следующие задачи:

изучить основные аспекты проведения инвентаризации;

рассмотреть основные задачи инвентаризации;

выявить роль инвентаризации в осуществлении контроля над правильным расходованием бюджетных средств;

привести конкретные примеры проведения инвентаризации;

рассмотреть порядок оформления результатов инвентаризации.

При написании курсовой работы были использованы такие нормативно-правовые документы, как Федеральный закон «О бухгалтерском учете», принятый Государственной Думой Российской Федерации 23 февраля 1996 года №129-ФЗ с изменениями от 28 ноября 2011 года; Приказ Минфина России от 13 июня 1995 года №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (в ред. Приказа Минфина России от 08.11.2010 №142н); Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России от 29 июля 1998 года №34н (с изм. от 24.12.2010 г. №186н) и другие.



Глава I. Теоретические аспекты проведения инвентаризации в государственных (муниципальных) учреждениях

1.1 Нормативно-правовое регулирование проведения инвентаризации в государственных (муниципальных) учреждениях

Основным нормативно-правовым документом, регламентирующим проведение инвентаризации в государственных (муниципальных) учреждениях в Российской Федерации является Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. №49 (в ред. Приказа Минфина России от 08.11.2010 г. №142н). Эти Методические указания устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов.

Вторым по порядку, но не по назначению, нормативным документом является Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.11.2011) "О бухгалтерском учете". Согласно пункту 1 статьи 12 данного закона, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Согласно Методическим указаниям инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений приходуется и отражается в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений списываются и отражаются в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации.

1.2 Цели и задачи инвентаризации в государственных (муниципальных) учреждениях

Инвентаризация -- это один из обязательных элементов бюджетного учета. Ее необходимость связана с тем, что данные бухгалтерского учета и фактическое состояние имущества и расчетов любой организации, и в том числе, некоммерческой, подлежат регулярной сверке.

Необходимость проведения инвентаризации обусловлена многими причинами, основными из которых являются:

Выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям -- штрафам за сокрытие прибыли;

Изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т. д.) или просто приходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально;

Стихийные бедствия, пожар, авария и т. д.;

Кражи, злоупотребления;

Недоверие к материально ответственному лицу;

Проведение ревизий, аудиторских проверок;

По требованию судебно-следственных органов.

И, конечно, немаловажной причиной необходимости проведения инвентаризации является то, что инвентаризация является средством контроля над целевым и эффективным использованием средств бюджета.

Согласно пункту 1 подпункту 4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 года №49, основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества;

сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

проверка полноты отражения в учете обязательств.

Основными задачами инвентаризации в государственных (муниципальных) учреждениях являются:

выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;

контроль над сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т. п.;

выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

контроль над целевым и эффективным использованием бюджетных средств.

контроль над сохранностью и правильным использованием государственной (муниципальной) собственностью.

Таким образом, чтобы обеспечить контроль над сохранностью и правильным использованием бюджетных средств и государственной (муниципальной) собственности, и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета -- инвентаризация. То есть установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т. д. путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей.

1.3 Общие требования к проведению инвентаризации в государственных (муниципальных) учреждениях

Основные требования к проведению инвентаризации определены в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от13 июня 1995 г. № 49.

Согласно п. 2.1 данных Методических указаний количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, если проведение инвентаризации обязательно и (или) при коллективной материальной ответственности.

Организация должна иметь постоянно действующую инвентаризационную комиссию, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств ею создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

Схема проведения инвентаризации в государственных (муниципальных) учреждениях

Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение и т.п.) регистрируют в книге контроля над выполнением приказов о проведении инвентаризации. Обычно в состав инвентаризационной комиссии входят представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Кроме того в их состав можно включать представителей службы внутреннего аудита учреждения, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед тем как начать проверку остатков имущества, инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. После получения перечисленных документов Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Кроме этого, материально ответственные лица учреждения должны дать расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие на их материальную ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Их формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (в редакции от 3 мая 2000 г.).

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в инвентаризационной описи (акты инвентаризации) данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Фактическое наличие имущества при инвентаризации комиссия определяет путем обязательного его подсчета, взвешивания, обмера. Для этого руководитель организации должен создать необходимые условия: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой и т. д. Однако по материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

При ручном способе описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в инвентаризационных описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми записями правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество лицо расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные инвентаризационные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом.



Глава II. Инвентаризация как средство контроля над правильностью расходования бюджетных средств

2.1 Инвентаризация основных средств и нематериальных активов государственных (муниципальных) учреждений

До начала инвентаризации основных средств рекомендуется проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п. Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению. Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По этим объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Результаты инвентаризации основных средств оформляются Инвентаризационной описью основных средств (Унифицированная форма №ИНВ-1)

В инвентаризационной описи путем сопоставления фактического наличия с данными бюджетного учета регистрируются расхождения. Инвентаризационная опись составляется по материально ответственным лицам с указаниям места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица.

Инвентаризационная опись №ИНВ-1 отражает:

наименование и код объекта основных средств;

инвентарный номер;

единицу измерения;

сведения о фактическом наличии объекта основных средств (цена, количество);

сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);

сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам - количество, сумма);

При проведении инвентаризации основных средств в государственных (муниципальных) учреждениях необходимо обращать внимание на объекты, не числящиеся в бюджетном учете. Зачастую таковыми могут быть подарки шефов или спонсоров, которые забыли поставить на баланс. Нередко бывают и такие ситуации, когда сотрудники учреждения приносят свое имущество (телевизоры, аудиоаппаратуру и т. п.) для выполнения служебных обязанностей либо для личного пользования. Например, в силу недостаточного финансирования общеобразовательных школ учителя вынуждены использовать в учебном процессе свою аппаратуру, наглядные пособия, инвентарь 10 и т. п. Отметим, что если не издан приказ руководителя учреждения либо другой документ, где указано, какому лицу и какие личные материальные ценности разрешено использовать в учреждении, выявленные объекты должны считаться излишками.

Согласно п. 3.8 при инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;

правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

Инвентаризация нематериальных активов проводится по местам хранения документов, материально ответственным лицам и оформляется инвентаризационной описью (форма №401)

Если по результатам инвентаризации выявлены недостачи основных средств (НМА), то даются следующие проводки:

Дебет 209 71 560 (209 72 560)

Кредит 401 10 172

Одновременно списывается с бюджетного учета балансовая стоимость основных средств:

списание суммы накопленной амортизации ОС (НМА)

Дебет 104 00 410 (104 09 420)

Кредит 101 00 410 (102 00 420)

списание остаточной стоимости ОС (НМА)

Дебет 401 10 172

Кредит 101 00 410 (102 00 420)

Если виновное лицо установлено, то:

поступление денежных средств от виновного лица в кассу учреждения

Дебет 201 34 510

Кредит 209 71 660 (209 72 660)

поступление денежных средств в безналичном порядке на счетах в банк (на счетах в органы Казначейства)

Дебет 201 21 510 (201 11 510)

Кредит 209 71 660 (209 72 660)

Если виновное лицо не установлено, то:

Списание с бюджетного учета недостачи ОС (НМА) в связи не установлением виновных лиц

Дебет 401 10 172

Кредит 209 71 660 (209 72 660)

Если по результатам инвентаризации выявлены излишки основных средств, то:

Приняты к бюджетному учету излишки ОС (НМА)

Дебет 101 00 410 (101 00 420)

Кредит 401 01 172

2.2 Инвентаризация товарно-материальных ценностей в государственных (муниципальных) учреждениях

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей оформляется следующими описями:

инвентаризация товарно-материальных ценностей - Инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей (Унифицированная форма №ИНВ-3);

инвентаризация товаров отгруженных - Актом инвентаризации товаров отгруженных (Унифицированная форма №ИНВ-4);

инвентаризация ТМЦ принятых (сданных) на ответственное хранение - Инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (Унифицированная форма №ИНВ-5);

инвентаризация товаров, материалов, находящихся в пути - Актом инвентаризации товаров, материалов, находящихся в пути (Унифицированная форма №ИНВ-6);

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей - накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Если в результате инвентаризации выявлены недостачи товарно-материальных ценностей, то даются следующие проводки:

Дебет 209 74 560

Кредит 401 10 172

Если виновное лицо установлено, то:

поступление денежных средств от виновного лица в кассу учреждения

Дебет 201 34 510

Кредит 209 74 660 (209 72 660)

поступление денежных средств в безналичном порядке на счетах в банк (на счетах в органы Казначейства)

Дебет 201 21 510 (201 11 510)

Кредит 209 74 660 (209 72 660)

Если виновное лицо не установлено, то:

списание с бюджетного учета недостающих ТМЦ в связи с не установлением виновных лиц

Дебет 401 10 172

Кредит 209 74 660

Если по результатам инвентаризации выявлены излишки ТМЦ, то:

Приняты к бюджетному учету излишки ОС (НМА)

Дебет 105 00 440

Кредит 401 01 172

2.3 Инвентаризация денежных средств и денежных документов в кассах государственных (муниципальных) учреждений

Инвентаризация денежных средств и денежных документов производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. N 18.

Основными документами, которые необходимо изучить при инвентаризации кассы, являются:

кассовая книга и отчеты кассира;

приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера;

журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров и журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров;

журнал (книга) регистрации доверенностей;

журнал (книга) регистрации депонированных сумм;

журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;

оправдательные документы к кассовым документам.

При проверке кассовой книги необходимо установить соблюдение следующих требований:

правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Инвентаризация кассы производится ежемесячно, а также при смене кассиров внезапно с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой денежных документов, находящихся в кассе. Для производства инвентаризации кассы издается приказ (распоряжение, постановление и т.п.), в котором руководитель учреждения назначает срок проведения инвентаризации и состав инвентаризационной комиссии.

Для начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов инвентаризационная комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные кассовые ордера, отчет кассира.

Кассир дает расписку о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства и денежные документы сданы в бухгалтерию и все денежные средства и денежные документы, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

Во время проведения инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств не производятся.

Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод взаимного контроля. Необходимо сравнить соответствие записей в Главной книге по счетам 20104510 и 20104610 «Касса» и в журнале операций по счету «Касса». В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.

Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений.

Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать:

установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;

есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;

правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;

своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.

Также при инвентаризации кассы необходимо проверить: заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся на лицевых счетах в органах Казначейства, в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по Кассовой книге. Если Кассовая книга ведется в условиях автоматизированного режима, то производится проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Результаты инвентаризации денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе в кассе учреждения оформляются Актом инвентаризации наличных денежных средств (унифицированная форма №ИНВ-15).

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя учреждения. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию учреждения, второй - остается у материально ответственного лица.

Следует отметить, что при смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

Если в результате инвентаризации кассы выявлены недостачи, то даются следующие проводки:

выявлены недостачи денежных средств в кассе учреждения:

Дебет 209 81 560

Кредит 201 34 610

выявлены недостачи денежных документов в кассе учреждения

Дебет 209 82 560

Кредит 201 35 610

Если виновное лицо установлено и лицо погасил задолженность путем внесения наличных денег в кассу учреждения или в безналичном порядке на счета учреждения, то даются следующие проводки:

поступление средств от виновного лица в кассу учреждения:

Дебет 201 34 510 (201 35 510)

Кредит 209 81 660 (209 82 660)

поступление средств от виновного лица на лицевые счета учреждения в органах Казначейства:

Дебет 201 11 510

Кредит 209 81 660 (209 82 660)

поступление средств от виновного лица на лицевые счета учреждения в банках:

Дебет 201 21 510

Кредит 209 81 660 (209 82 660)

Если виновное лицо не установлено, то даются следующие проводки:

списание с бюджетного учета суммы недостач денежных средств (денежных документов):

Дебет 401 10 172

Кредит 209 81 660 (209 82 660)

Если в результате инвентаризации кассы выявлены излишки, то даются следующие проводки:

выявлены излишки денежных средств:

Дебет 201 34 510

Кредит 401 10 172

выявлены излишки денежных документов:

Дебет 201 35 510

Кредит 401 10 172

Задача

31 января 2012 года директор Якутского финансово-экономического колледжа издал Приказ (Приложение №1) об очередной инвентаризации кассы учреждения.

В ходе инвентаризации инвентаризационная комиссия обнаружила недостачу денежных средств на сумму 2000 рублей. (Приложение №2 Акт инвентаризации наличных денежных средств).

Недостающая сумма решением директора отнесена на виновное лицо, которым оказался некий Харитонов и будет взыскаться.

2 февраля 2012 года виновное лицо внесла сумму в 2000 рублей в кассу учреждения.

По результатам инвентаризации в бухгалтерии ЯФЭК будут даваться следующие проводки:

01.02.2012. Выявлена недостача денежных средств на сумму 2000 рублей.

Дебет 209 81 560; Кредит 201 34 610; сумма 2000 рублей

02.02.2012 Виновное лицо установлено и он внес в кассу учреждения 2000 рублей.

Дебет 201 34 510; Кредит 209 81 660; сумма 2000 рублей.



Заключение

Инвентаризация - это проверка наличия имущества учреждения и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бюджетного учёта. Это основной способ фактического контроля над сохранностью имущественных ценностей и средств.

Инвентаризация в государственных (муниципальных) учреждениях имеет большое значение, так как имущества и обязательства учреждения не полностью принадлежат ему, а находятся в оперативном управлении. Поэтому государство с особой тщательностью следит за наличием своего имущества и его состоянием, прибегая к оперативному и последующему контролю бюджетных учреждений посредством контролирующих органов

Таким образом, бюджетные учреждения должны проводить инвентаризацию с особой тщательностью, соблюдая все нормативные требования, так как имущество, активы и обязательства находятся у них в оперативном управлении и являются строго контролируемыми.

В ходе выполнения данной работы, мы убедились в роли инвентаризации в осуществлении контроля над правильным использованием государственной (муниципальной) собственностью и эффективным и целенаправленным расходованием бюджетных средств. Также мы выявили такие важные аспекты, как порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бюджетного учета отражаются на счетах бухгалтерского бюджетного учета и т.д.

Следует отметить, что срок проведения инвентаризации в бюджетном учреждении перед составлением годовой бухгалтерской отчетности определяется руководителем учреждения. Обычно ее проводят в конце отчетного года. Однако некоторые учреждения делают это заранее, уже после 1 октября, поскольку в конце года появляется много других неотложных дел. Отметим, что такую возможность им дает п. 7 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом МФ РФ от 10 февраля 2006 г. № 25н и Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом МФ РФ от 13 июня 1995 г. № 49. В частности, если инвентаризация имущества проведена после 1 октября отчетного года, то второй раз перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее проводить уже не надо.

Инвентаризация или подтверждает данные бюджетного учета, или выявляет неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи. Поэтому при помощи инвентаризации контролируется не только сохранность материальных ценностей и имущества учреждения, но и проверяются полнота и достоверность данных бюджетного учета и отчетности.

Мы на практическом примере рассмотрели, каким образом организуется инвентаризационный процесс и как отражаются результаты инвентаризации в бюджетном учете.

Таким образом, инвентаризация является важным средством для организации контроля над расходованием бюджетных средств и использованием государственной (муниципальной) собственности.



Список использованной литературы

1. Бюджетный Кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 N 145-ФЗ (ред. от 03.12.2011);

2. ФЗ «О бухгалтерском учете» от 23.02.1996 г. №129 (с изм. от 28.11.2011);

3. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 г. №49 (в ред. от 08.11.2010 г. №142н);

4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденный Приказом Минфина России от 29.07.1998 г. №34 (с изм. от 24.12.2010 №186н);

5. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 г. №40 и сообщенным письмом Банка России от 04.10.1993 г. №18.;

6. «Порядок и правила проведения инвентаризации в бюджетных учреждениях/Учебно-методическое пособие». Василенко О.Ю. изд. ОмГУ. Омск, 2007;

7. «Бюджетный учет и отчетность/Учебное пособие» под ред. Вахрушиной М.А. Изд. ИНФРА-М, Москва, 2011;

8. «Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях/Учебное пособие». Е.А. Мизиковский, Т.С. Маслова. - М.:Магистр,2007;

9. «Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях/Учебное пособие». Т.А. Полещук, О.В. Митина. - М.:ИНФРА-М, 2011;

10. «Бухгалтерский учет/Учебное пособие» Е.В. Старовойтова; С.И. Поляков; О.В. Соловьева. - М.: ИНФРА - М, 2004;

11. Информационно-справочная система «КонсультантПлюс»

12. Журнал «Аудит холдинг», №2, 2011. Статья «Особенности производства инвентаризации в ГМУ», Жарков С.А.

Размещено на Allbest.ru

...