Двойная запись хозяйственных операций на счетах, ее сущность и значение

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Двойная запись хозяйственных операций на счетах, её сущность и значение

В своей работе я хочу подробно рассмотреть основной элемент метода бухучета: двойную запись хозяйственных операций на счетах. Путем его применения на предприятии осуществляется запись данных о наличии средств у предприятия, их принадлежности, запись всех изменений в составе этих средств и источников под влиянием деятельности коллектива.

Двойная запись в переводе с (англ. double entry) - методический прием бухгалтерского учета, состоящий в том, что данные о хозяйственных операциях и иных фактах хозяйственной деятельности в одной и той же денежной сумме одновременно регистрируются в двух или нескольких счетах бухгалтерского учета, по дебету одних счетов и по кредиту других.

Любая хозяйственная операция обязательно обладает двойственностью и взаимностью. Для сохранения этих свойств и контроля за записями хозяйственных операций на счетах в бухгалтерском учете используется способ двойной записи.

Двойная запись возникла не ранее XIII в. н.э. как проявление балансового метода в бухгалтерском учете. Двойная запись представляет собой запись, в результате которой каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета дважды: в дебет одного счета и одновременно в кредит другого взаимосвязанного с ним счета на одинаковую сумму. Двойная запись это способ двойственной регистрации хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

В зависимости от формы бухгалтерского учета двойная запись отражается по-разному. При мемориальной форме каждая операция записывается дважды в разных регистрах: по дебету и по кредиту счета. Такую запись еще называют разобщенной. При журнально-ордерной форме учета используется совмещенная запись. В этом случае регистры построены таким образом, что, записывая операцию один раз, отражают ее как по дебету, так и по кредиту соответствующих счетов. Тем самым достигается экономия учетного труда (вместо двух записей суммы одна) и наглядно видна корреспонденция счетов.

В практике бухгалтерского учета, кроме простых, применяются сложные проводки, которые бывают двоякого рода. В первом случае, когда дебетуется один счет и одновременно кредитуется несколько счетов. При этом сумма кредитуемых счетов равна сумме дебетуемого.

Пример.

На расчетный счет поступила выручка от продажи продукции в сумме 1500 тыс. руб. и 3000 тыс. руб. от продажи остаточной стоимости основных средств. Бухгалтерская проводка по этой операции будет иметь вид:

Д-т сч. 51 «Расчетные счета» 4500

К-т сч. 90 «Продажи» 1500

К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы»,

Субсчет 3 «Выбытие основных средств» 3000

Эту сложную проводку можно представить двумя простыми, а именно:

1) Д-т сч. 51 «Расчетные счета» 1500

К-т сч. 90 «Продажи» 1500

2) Д-т сч. 51 «Расчетные счета» 3000

К-т сч. 91-3 «Выбытие основных средств» 3000

Во втором случае кредитуется один счет и одновременно несколько счетов дебетуется: при этом сумма дебетуемых счетов равна сумме кредитуемого счета.

Пример.

От поставщика поступили материалы на сумму 1000 тыс. руб. и оборудование к установке на сумму 250 тыс. руб.

Бухгалтерская проводка этой операции будет осуществлена следующим образом:

Д-т сч. 10 «Материалы» 1000

Д-т сч. 07 «Оборудование к установке» 250

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками

и подрядчиками» 1250

Применение сложных проводок сокращает количество учетных записей, что в свою очередь, экономит время, необходимое для осуществления учетных и аналитический функций

Простой подсчет записей на счетах дает только информацию об изменении величины средств, но не дает возможности установить, какими именно хозяйственными операциями обусловлено это изменение. Поэтому каждую запись на счете необходимо рассматривать не изолированно от других, а в непосредственной связи с записями, сделанными по той же операции на других счетах.

Например, поступление материалов приводит к увеличению количества материалов на складе и одновременному росту задолженности перед поставщиками. Записывая эту операцию на счете и вторично на счете мы достигаем двойного результата: отражаем изменение состояния хозяйственных средств (увеличение материалов) и источников их образования (увеличение кредиторской задолженности); отражаем взаимосвязь между отдельными объектами хозяйственных средств, а это позволяет на основе количественных данных получить качественные характеристики содержания финансово-хозяйственной деятельности.

На счетах бухгалтерского учета отражается информация об изменении в состоянии хозяйственных средств и источников их образования под воздействием хозяйственных операций. Хозяйственные операции регистрируются в одном и том же размере как минимум дважды на двух взаимосвязанных (корреспондирующих) счетах.

Причем, запись на одном счете производится по дебету, а на другом (корреспондирующем) - по кредиту. Этим достигается равенство итогов записей по дебету и кредиту всех счетов, использованных для учета хозяйственных операций.

Взаимосвязь счетов бухгалтерского учета в результате двойной записи основана на экономическом, правовом и методологическом согласовании объектов учета. Каждая хозяйственная операция в данной системе счетов бухгалтерского учета имеет соответствующую ее экономической и юридической характеристике однозначную корреспонденцию счетов, вызываемую двойной записью на них данных об этой операции. Сопоставление содержания хозяйственной операции с ее записью на счетах позволяет контролировать правильность учетной регистрации. Информация о связи счетов, заложенная в двойной записи, позволяет производить сверку встречных потоков сообщений о хозяйственных операциях: общей суммы дебетовых записей на счете с корреспондирующей суммой по кредиту другого счета. Поскольку на дебете и кредите счетов данные о каждой хозяйственной операции записываются в равных суммах, то общая сумма записей по дебету всех счетов должна быть равна сумме всех записей по кредиту счетов. Отсутствие равенства свидетельствует об ошибках, допущенных при регистрации данных. В бухгалтерском учете получают три пары равных контрольных итогов: общая сумма начальных дебетовых сальдо по счетам равна общей сумме начальных кредитовых сальдо; общая сумма дебетовых оборотов по счетам равна сумме их кредитовых оборотов; общая сумма конечных дебетовых сальдо по счетам равна общей сумме конечных кредитовых сальдо всех счетов. Так контролируется не только правильность регистрации данных, но и правильность расчета сальдо по всей совокупности счетов бухгалтерского учета.

Метод двойной записи имеет большое контрольное значение. Поскольку каждая операция, записывается одной и той же суммой всегда в дебет одного счета и всегда в кредит другого счета, то общая сумма оборотов по дебету всех счетов должна равняться обороту по кредиту всех счетов. Если равенства нет, значит где-то допущена ошибка, то есть, нарушен принцип двойной записи. Кроме того, двойная запись не нарушает равновесие баланса.

Двойная запись имеет информационное и контрольное значение в бухгалтерском учете. Она создает информацию, которая: отражает меру изменения объектов, учитываемых во взаимосвязанных счетах; указывает направление движения этих объектов учета; характеризует хозяйственный процесс, вызывающий происшедшие изменения. Обобщение данных о двойной записи на конкретных корреспондирующих между собой счетах бухгалтерского учета позволяет получить информацию о происходящем процессе.

Понятие корреспонденции счетов и бухгалтерских проводок

Счета, связанные одной и той же записью при отражении хозяйственной операции, называются корреспондирующими счетами, а сама запись корреспонденцией счетов или бухгалтерской проводкой. Связь между счетами, достигаемая в результате применения двойной записи, называется корреспонденцией счетов.

Метод двойной записи обуславливает существование таких понятий, как корреспонденция счетов и бухгалтерская проводка. Корреспонденция счетов - это взаимосвязь между счетами, возникающая при методе двойной записи, например, между счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета», или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 50 «Касса», или 10 «Материалы» и 60 «Расчеты с поставщиками. подрядчиками» и т.д.

Запись хозяйственной операции на счетах называется бухгалтерской проводкой.

Примеры:

Выплата заработной платы - Д 70 - К 50 - 100 000

Д 50 - К 51 - 200 000 - с расчетного счета внесены деньги в кассу;

Д 20 - К 10 - 5 000 - поступили материалы в основное производство;

Д 68 - К 51 - 500 000 - оплачены налоги.

Бухгалтерская проводка есть не что иное, как оформление корреспонденции счетов, когда одновременно делается запись по дебету и кредиту счетов на сумму хозяйственной операции, подлежащий регистрации.

Пример.

С расчетного счета в кассу поступило 300 тыс. руб. на текущие расходы. Для отражения этой операции на счетах бухгалтерского учета последовательно уточняются счета, участвующие в операции.

По содержанию видно, что здесь принимают участие два счета - 50 «Касса» - активный - отражает наличие денежных средств в кассе и 51 «Расчетные счета» - активный - отражает наличие свободных денежных средств на расчетном счете в банке.

Следовательно, операцию записывают на дебет счета 50 «Касса» и на кредит счета 51 «Расчетные счета» на одинаковую сумму 300 тыс. руб.

Таким образом, каждая хозяйственная операция может быть записана в бухгалтерском учете следующим образом:

Дата - совершения операции

Дебет - некоего счета

Кредит - некоего счета

Сумма - операции

Номер - документа, на основании которого совершена операция

Эти пять позиций - дата, сумма, номер документа и пара счетов - вместе называются бухгалтерской проводкой. Пара счетов, участвующих в проводке, называется корреспонденцией счетов, счета называются корреспондирующими друг с другом.

Каждую финансово-хозяйственную операцию можно записать бухгалтерской проводкой или несколькими проводками. Грамотный бухгалтер по виду операции всегда может сказать, какими проводками она описывается, то есть какая корреспонденция счетов (или несколько корреспонденций счетов) соответствует этой операции.

И наоборот, по бухгалтерской проводке (т.е. по корреспонденции счетов) можно установить, какую хозяйственную операцию она описывает.

В бухгалтерской практике все пять позиций бухгалтерской проводки являются обязательными для полноценного отражения операций. Ссылка на номер оправдательного документа также является обязательной. В качестве оправдательной документации выступают юридические документы - договоры, акты приема-сдачи, дополнительные соглашения, поручения и пр., а также платежные документы - чеки, счета, приходные и расходные ордера, платежные поручения и пр.

Бухгалтерские операции, совершенные без оправдательных документов, не имеют законной силы, а бухгалтерский баланс, составленный на основе таких необоснованных операций, не может быть признан реальным и не подтверждается аудитором.

В дальнейшем при записи бухгалтерских проводок я не буду указывать дату совершения операции, номер оправдательного документа и даже иногда сумму операции, так как я рассматриваю общие случаи совершения операций, не требующие излишней конкретизации. Таким образом, для целей дальнейшего изложения понятие бухгалтерской проводки будет более или менее совпадать с понятием «корреспонденция счетов», так как именно она будет интересовать меня для правильного отражения финансово-хозяйственных операций.

Все бухгалтерские проводки можно условно разделить на четыре группы:

1-Я ГРУППА: ПРОВОДКИ, ОПИСЫВАЮЩИЕ ОПЕРАЦИИ, СВЯЗАННЫЕ С ИЗМЕНЕНИЕМ АКТИВОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Проводки, описывающие операции, связанные с изменением структуры имущества предприятия (активов предприятия). Во всех проводках этой группы по дебету будет стоять активный счет (или активно-пассивный счет с дебетовым остатком), и по кредиту также будет стоять активный счет (или активно-пассивный счет с дебетовым остатком):

Дебет (Д-т) активного счета

Кредит (К-т) активного счета

РЕСТРУКТУРИЗАЦИЯ ИМУЩЕСТВА

Таким образом, остаток одного из активных счетов по результатам такой операции увеличивается, остаток другого, напротив, уменьшается, что означает замену одного вида имущества другим - реструктуризацию имущества.

Пример: приобретение акций за безналичные денежные средства

06 «Долгосрочные финансовые вложения»

51 «Расчетный счет» на сумму, затраченную на приобретение акций (т.е. стоимость пакета акций).

Дебетуя активный счет 06 (где отражаются вложения в ценные бумаги долгосрочного характера, в том числе акции), мы показываем приходную операцию по этому счету - поступление в состав имущества предприятия купленных акций. Кредитуя активный счет 51 (где отражаются безналичные денежные средства в рублях РФ), мы показываем расходную операцию по этому счету - перечисление денежных средств в оплату акций.

В составе имущества предприятия произошла замена: денежные средства заменились ценными бумагами. В активе баланса по одной из строк (расчетный счет) средств стало меньше. По другой строке (долгосрочные финансовые вложения) средств стало больше на туже сумму. Таким образом, сумма актива баланса осталась неизменной, пассив баланса при этой операции вовсе не затрагивался. Следовательно, если до совершения этой операции основное балансовое равенство соблюдалось (т.е. баланс сходился), то и после этой операции оно будет соблюдаться.

2-Я ГРУППА: ПРОВОДКИ, ОПИСЫВАЮЩИЕ ОПЕРАЦИИ, СВЯЗАННЫЕ С ИЗМЕНЕНИЕМ ПАССИВОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Проводки, описывающие операции, связанные с изменением структуры источников формирования имущества предприятия (пассивов предприятия). Во всех проводках этой группы по дебету будет стоять пассивный счет (или активно-пассивный счет с кредитовым остатком), и по кредиту также будет стоять пассивный счет (или активно-пассивный счет с кредитовым остатком):

Д-т пассивного счета

К-т пассивного счета

РЕСТРУКТУРИЗАЦИЯ ПАССИВОВ

Таким образом, остаток одного из пассивных счетов по результатам такой операции увеличивается, остаток другого, напротив, уменьшается, что означает замену одного источника другим - реструктуризацию пассивов.

Пример: конвертация облигаций в акции (у эмитента).

Д-т 95 «Долгосрочные займы»

К-т 85 «Уставный капитал» на номинал облигаций, проконвертированных в акции.

Дебетуя пассивный счет 95 (где отражаются средства, привлеченные путем размещения собственных долговых ценных бумаг, в том числе и облигационные займы), мы показываем расходную операцию по этому счету - погашение облигаций путем обмена их на акции и тем самым уменьшение объема долга эмитента перед владельцами облигаций. Кредитуя пассивный счет 85 (где отражается номинальная величина уставного капитала предприятия), мы показываем приходную операцию по этому счету - оплата акций, входящих в состав уставного капитала, путем конвертации ранее выпущенных облигаций.

В составе источников формирования имущества предприятия произошла замена: привлеченные (заемные) источники - обязательства предприятия - заменились собственными источниками - уставным капиталом. В пассиве баланса по одной из строк (долгосрочные займы) средств стало меньше, по другой строке (уставный капитал) средств стало больше на ту же сумму. Таким образом, сумма пассива баланса осталась неизменной, актив баланса при этой операции вовсе не затрагивался. Следовательно, если до совершения этой операции основное балансовое равенство соблюдалось (т.е. баланс сходился), то и после этой операции оно будет соблюдаться.

3-Я ГРУППА: ПРОВОДКИ, ОПИСЫВАЮЩИЕ ОПЕРАЦИИ, СВЯЗАННЫЕ С УВЕЛИЧЕНИЕМ СУММЫ БАЛАНСА ПРЕДПРИЯТИЯ

Проводки, описывающие операции, связанные с увеличением общего объема средств предприятия (суммы баланса предприятия). Во всех проводках этой группы по дебету будет стоять активный счет (или активно-пассивный счет с дебетовым остатком), а по кредиту - пассивный счет (или активно-пассивный счет с кредитовым остатком):

Д-т активного счета

К-т пассивного счета

Таким образом, остаток активного счета по результатам такой операции увеличивается, остаток пассивного счета также увеличивается, что означает прирост объема средств предприятия - увеличение суммы его баланса.

Пример: привлечение средств путем размещения облигаций (у эмитента).

Д-т 51 «Расчетный счет»

К-т 95 «Долгосрочные займы» на номинал размещенных облигаций.

Дебетуя активный счет 51 (где отражаются средства на расчетном счете), мы показываем приходную операцию по этому счету - поступление безналичных денежных средств от размещения облигаций. Кредитуя пассивный счет 95 (где отражается номинальная величина размещенных облигаций), мы также показываем приходную операцию по этому счету - увеличение долга предприятия перед владельцами облигаций.

У предприятия одновременно появилось дополнительное имущество (деньги на расчетном счете) и дополнительные обязательства (долг перед владельцами облигаций). В пассиве баланса по одной из строк (долгосрочные займы) средств стало больше, в активе баланса по одной из строк (расчетный счет) средств стало больше на ту же сумму. Таким образом, возросли одновременно и сумма пассива баланса, и сумма актива баланса. Следовательно, если до совершения этой операции основное балансовое равенство соблюдалось (т.е. баланс сходился), то и после этой операции оно будет соблюдаться.

4-Я ГРУППА: ПРОВОДКИ, ОПИСЫВАЮЩИЕ ОПЕРАЦИИ, СВЯЗАННЫЕ С УМЕНЬШЕНИЕМ СУММЫ БАЛАНСА ПРЕДПРИЯТИЯ

Проводки, описывающие операции, связанные с уменьшением общего объема средств предприятия (суммы баланса предприятия). Во всех проводках этой группы по дебету будет стоять пассивный счет (или активно-пассивный счет с кредитовым остатком), а по кредиту - активный счет (или активно-пассивный счет с дебетовым остатком):

Д-т пассивного счета

К-т активного счета

Таким образом, остаток активного счета по результатам такой операции уменьшается, остаток пассивного счета также уменьшается, что означает уменьшение объема средств предприятия - уменьшение суммы его баланса.

Пример: погашение облигационного займа (у эмитента).

Д-т 95 «Долгосрочные займы»

К-т 51 «Расчетный счет» на номинал погашаемых облигаций.

Кредитуя активный счет 51 (где отражаются средства на расчетном счете), мы показываем расходную операцию по этому счету - перечисление безналичных денежных средств владельцам облигаций при их погашении. Дебетуя пассивный счет 95 (где отражается номинальная величина размещенных облигаций), мы также показываем расходную операцию по этому счету - уменьшение долга предприятия перед владельцами облигаций при их погашении.

У предприятия одновременно уменьшается количество имущества (уходят деньги на расчетном счете) и уменьшаются обязательства (долг перед владельцами облигаций). В пассиве баланса по одной из строк (долгосрочные займы) средств стало меньше, в активе баланса по одной из строк (расчетный счет) средств стало меньше на ту же сумму. Таким образом, уменьшились одновременно и сумма пассива баланса, и сумма актива баланса. Следовательно, если до совершения этой операции основное балансовое равенство соблюдалось (т.е. баланс сходился), то и после этой операции оно будет соблюдаться.

Все операции предприятия так или иначе сходятся к четырем вышеописанным группам. По результатам всех рассмотренных проводок основное балансовое равенство соблюдалось. Поскольку в момент создания предприятия и сумма актива, и сумма пассива его баланса равна нулю, то при правильном совершении любых бухгалтерских проводок и при отсутствии арифметических ошибок баланс всегда будет сходиться.

Хозяйственные операции могут быть простыми и сложными.

1. Простая хозяйственная операция затрагивает только два объекта учета, она отражается простой бухгалтерской проводкой, в которой дебет одного счета, корреспондирует с кредитом другого счета.

Например, из кассы предприятия выдано наличными по расходному ордеру в подотчет на командировку Иванову А.Н. - 500 руб. Эта хозяйственная операция будет отражена простой бухгалтерской проводкой:

Д сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 500 руб.

К сч. 50 «Касса» - 500 руб.

2. Сложная хозяйственная операция, которая затрагивает больше двух объектов учета, отражается сложной бухгалтерской проводкой, в которой дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот, кредит одного счета с дебетами нескольких счетов.

Например, получен и принят к оплате (акцептован) счет поставщика за поступившие и оприходованные материалы:

1. Стоимость материалов - 10 000 руб.

2. Налог на добавленную стоимость (НДС) -2 000 руб.

Итого по счету - 12 000 руб.

Проводка будет выглядеть:

Д сч. 10 «Материалы» - 10000 руб.

Д сч. 19 «НДС» - 2000 руб.

К сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 12000 руб.

Вместо сложной проводки можно записать соответствующее количество простых проводок:

Д сч. 10 К сч. 60 10000 руб.

Д сч. 19 К сч 60 2000 руб.

Для правильного построения модели корреспонденции счетов, то есть бухгалтерских проводок следует пользоваться предложенной методикой:

1. определяются объекты, затрагиваемые хозяйственной операцией;

2. определяются какие это объекты (хозяйственные средства или источники их образования);

3. определяется в каких частях и разделах баланса отображаются затрагиваемые объекты;

4. определяются конкретные изменения, которые происходят с объектами учета в результате хозяйственной операции;

5. определяется тип хозяйственной операции;

6. устанавливается, на каких счетах, учитываются взаимодействующие объекты, то есть определяют шифр и название счета;

7. определяется какие это счета: активные или пассивные;

8. определяются конкретные изменения, которые нужно показать на счете;

9. определяются стороны счетов (Дт или Кт);

10. формируется бухгалтерская проводка.

При отражении на счетах хозяйственных операций способом двойной записи происходит их систематизация по группам экономически однородных явлений. По этому запись операций на счетах называется систематической.

Наряду с систематической записью применяется хронологическая запись, то есть запись операций на счетах происходит в календарной последовательности. При хронологической регистрации каждой операции присваивается порядковый номер, под которым она отражается на счетах.

Подсчетом зарегистрированных записей по дебету и кредиту узнают общую сумму всех учтенных операций. После записи всех операций по счетам в конце каждого месяца подсчитываются обороты по дебету и кредиту на каждом счете. Для контроля складывают все обороты по дебету всех счетов и все обороты по кредиту всех счетов, а затем эти цифры сравнивают с итогами хронологических записей

Таким образом, итог по хронологическому журналу служит контрольной цифрой проверки правильности ведения систематических записей.

Список литературы

двойной бухгалтерский корреспонденция проводка

1. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. - М.: ИНФРА-М, 2002.

2. Бухгалтерский финансовый учет/ Под ред. про. Ю.А. Бабаева.-М.: ВЗФЭИ, 2003.

3. Глушков И.Е., Киселева Т.В. Бухгалтерский (налоговый, финансовый, управленческий) учет на современном предприятии. Издание 11. Эффективная настольная книга бухгалтера в 2-х т.т. М.: «КноРус»; Новосибирск: ЭКОР - книга, 2004.

4. Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник для вузов. - М.: 2003.

5. Палий В.Ф. Современный бухгалтерский учет. - М.: Бухгалтерский учет, 2003.

6. Гусева Т.М., Шеина Т.Н. Основы бухгалтерского учета: теория, практика, тесты/ Под ред. проф. В.В. Гетьмана. - М.: Финансы и статистика, 2003.

7. Каверина О.Д. управленческий учет: системы, методы, процедуры. М.: Финансы и статистика, 2003.

8. Палий В.Ф. Организация управленческого учета. - М.: Бератор - Пресс, 2003.

9. Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.shpori4all. narod.ru/

Размещено на Allbest.ru

...