Развитие автоматизации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Актуальность данной курсовой работы заключается в том, что на сегодняшний день документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. На данный момент большинство предприятий постепенно начинают совмещать традиционный бумажный документооборот с новейшим электронным. В данной курсовой работе рассматриваются актуальные вопросы насчёт механизации и автоматизации средств документирования, а также включён вопрос, касающийся электронного документа, который отражает суть нового времени и новых технологий.

Степень научной разработанности проблемы. Тема данной курсовой работы «Влияние средств механизации и автоматизации на создание и форму документов». Автор - Штукарь Ольга Валерьевна. Основные идеи, представленные в данной работе: основы развития механизации и автоматизации, как способов совершенствования форм документов; понятие «документирование», формы документов; средства механизации и автоматизации в ДОУ; особенности применения средств механизации и автоматизации в документировании; влияние средств механизации на создание документов; «электронный документ» как отражение автоматизированных возможностей применения автоматизации в ДОУ.

Объектом исследования является документирование как процесс создания документов.

Предметом исследования является механизация и автоматизация в документировании.

Цель данной работы: рассмотреть влияние механизации и автоматизации на форму документов.

Задачи данной работы:

а) рассмотреть историю процесса документирования

б) изучить историю развития механизации

в) рассмотреть процесс автоматизации

г) изучить понятие «электронного документа»

Теоретическую основу данного исследования составляют такие нормативные акты, как Конституция Российской Федерации; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Так же, рассматривалась такая литература отечественных авторов, таких как Т.В. Кузнецова « Делопроизводство» ; Б.А. Балашова, Т.А. Никитенко «Автоматизация технического документирования»; Н. С. Ларьков «Документоведение».

Методологическую основу исследования составляют такие методы работы как: анализ, сравнение, наблюдение, метод изучения документов, формулярный анализ, систематизация средств механизации и автоматизации.

Практическая значимость исследования заключается в том, что в наше время практически вся деятельность любого предприятия основывается на рациональном документообороте, который составляет большую долю успеха в ведении дел. Также, в данной работе рассматриваются современные средства автоматизации и электронная документация.

Структура работы состоит из следующих элементов: введения, двух пунктов, содержащих по два подпункта в каждом, заключения, списка использованных источников, а также сюда включаются четыре приложения, к которым относятся: титульный лист, задание на курсовую работу, реферат и содержание.



1. Основы развития механизации и автоматизации, как способов совершенствования форм документов

1.1 Понятие «документирование», формы документов

автоматизация документирование электронный

На сегодняшний день практически вся человеческая деятельность сопровождается той или иной документацией. Документы есть во всех отраслях жизни общества: будь то технические сферы или творческие. Но что же такое «документ» и «документирование»? Известно великое множество определений к этим понятиям. Рассмотрим основные из них.

Согласно ГОСТу Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения., документ: документированная информация- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её зафиксировать. [3]

Согласно словарю экономических терминов, документ -- 1) деловая бумага, юридически подтверждающая определенные права ее обладателей, фиксирующая, удостоверяющая определенные факты, события; 2) информация, сведения, данные, зафиксированные на материальном носителе (бумаге, фотопленке, магнитном диске), имеющие официальный характер и подлежащие использованию или последующей обработке и передаче адресату.

В целом, термин «документ» происходит от латинского слова document, что означает образец, доказательство, свидетельство.

Понятие «документ» является центральным и фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе. В документоведении «документ» - это материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. [1]

Существует различная классификация документов:

а) По назначению:

-организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

-распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

-информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

-учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);

-нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;

б) По времени создания:первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т.д.)

в) По способу изготовления: черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)

г) По типу содержания :текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные

д) По способу представления :электронный, на бумажных носителях

е) По месту издания: внутренние, внешние

ж) По направлению отправки: входящие, исходящие

з) По распространению: опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные

и) По необходимости технических средств: человекочитаемые, машиночитаемые

к) По уровню секретности: несекретные, секретные, с разным уровнем секретности.[1]

Также все документы выполняют различные функции, далее представлены некоторые из них:

-Информационная. Это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, то есть служить источником знаний.

-Коммуникативная. Это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения и преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию.

-Регулятивная. Выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе реализации (законы, положения, уставы, приказы и другие). Документ здесь выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации.

-Правовая. Это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов или сведений.

-Когнитивная или познавательная. Это способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества.

-Общекультурная. Это способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм и ритуалов.

-Мемориальная. Это способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать её через поколения.

Одно из самых немаловажных мест в документоведении занимает информация. Согласно Федеральному закону Российской Федерации от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. [2]

В словаре основных терминов в области информатики представлено 4 распространённых толкования понятию «информация»:

-информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация;

-информация - это содержание сообщения, само сообщение с данными;

-информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия, информация)

-информация - это то, что уменьшает неопределённость события.

Среди философов, естествоиспытателей и представителей технических наук существуют различные подходы к понятию «информация», которые позволили сформулировать 3 основные концепции:

-Атрибутивная. Информация рассматривается как атрибут свойства, присущее всем материальным объектам неорганической природы;

-Функциональная. Считается, что информация появилась только с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации вне живой природы;

-Третья концепция не имеет названия. Основывается на том, что информация не является всеобщим атрибутом материи, а возникает на уровне появления кибернетических систем. [5]

Документ- это документированная информация, поэтому в документоведении важная роль отводится социальной информации, которая подразделяется на:

-массовую. К ней относится общественно-политическая, научно-популярная, обыденная;

-специальную. К ней относится научная, техническая, производственная, управленческая;

-личную, межличностную.

А теперь более подробно рассмотрим сам процесс документирования.

Документирование -- это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Данное определение представлено согласно ГОСТу Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. [3]

1.2 Средства механизации и автоматизации в ДОУ

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» разных эпох, которые были созданные на бересте, глиняных табличках, камне и т.д. Способы нанесения информации также были различными: рисунок, письмо, графика . В настоящее время в управленческой практике используют в основном документы, созданные каким-либо способом письма -- рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, видео- и звукозаписи , а также учитывается специальный материал (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента, диск и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина -- документоведение.[8]

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. Текстовое письмо самое распространённое во всем мире, ведь оно является самым простым и доступным. Но однако, в конце XIX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все активнее стали применяться средства механизации труда.

В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. Как и большинство других технических устройств и изобретений, разработка механизма пишущей машинки не была плодом усилий одного-единственного человека. Множество людей совместно или независимо друг от друга приходили к идее быстрой печати текстов. Первый патент на машину такого рода был выдан английской королевой Анной Генри Миллю ещё в 1714 году. Изобретатель патентовал не только машину, но и способ последовательной печати символов на бумаге. К сожалению, какой-либо подробной информации о его изобретении не сохранилось. Также не сохранилось и сведений о реальном создании и применении описанной машины.[9]

Только почти через 100 лет люди вновь заинтересовались возможностью выполнения быстрой печати. Примерно в 1808 году Пеллегрино Турри , также известный как изобретатель копировальной бумаги, создаёт собственную печатную машину. Подробности о его изобретении сегодня неизвестны, однако до нашего времени сохранились тексты, напечатанные на этом устройстве.

В 1870 году русский изобретатель Михаил Иванович Алисов изобрёл наборно-пишущую машину, известную как «скоропечатник» или «скорописец», с целью замены каллиграфического переписывания бумаг и рукописей, машинка для перевода на литографский камень.

Машинописный текст имеет характерные особенности:

-все знаки занимают на бумаге равное пространство;

-из-за ограниченного набора символов часть символов совмещалась -- например, не различаются левые и правые кавычки, совмещены дефис и тире.

Всё это позволяло упростить конструкцию пишущей машинки.

При создании телетайпов и компьютерных принтеров эти особенности были повторены -- также в целях упрощения аппаратуры и ПО. Многие ранние текстовые процессоры, например, «Лексикон», «ChiWriter», были ориентированы на имитацию машинописного текста -- отчасти потому, что оформление многих документов регламентировалось государственными стандартами, созданными в эпоху пишущих машинок.

Механические пишущие машинки позволяли получать текст с различными интервалами между строками: одинарный, полуторный, двойной, и т. д. Понятие межстрочного интервала в настоящее время применяется и в текстовых процессорах. В нормативных документах и стандартах, регламентирующих оформление текстовых документов, по сей день применяется понятие «интервал пишущей машинки» («машинописный интервал»), который численно равен расстоянию между базовыми линиями, делённому на высоту символа.

С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.[11]

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Механизация и автоматизация документационного обеспеченияуправления направлены на повышение эффективности труда работников управленческого аппарата, сокращение трудозатрат на документирование, обработку, передачу, использование документной информации, упорядочение документооборота.

Механизация и автоматизация работы с документами должны осуществляться на основе упорядоченной системы документирования управленческой деятельности, унификации и сокращения количества применяемых форм документов, рационализации документооборота. [1]

Механизация и автоматизация внедряются на всех этапах документационного обеспечения управления: подготовка документов, их копирование и оперативное размножение, экспедиционная обработка, регистрация и поиск, оперативное хранение и транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др.

Автоматизация работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированных информационно-поисковых и других систем сбора, обработки и анализа информации, а также решения отдельных задач документационного обеспечения управления с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест. Средства механизации и автоматизации работы с документами должны быть совместимыми и предусматривать возможность их объединения в единую систему.

Состав комплектов применяемых средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы аппарата управления с документами, а именно: от организационной структурыаппарата управления, его размещения, условий труда работников; отколичества и содержания документов, от потребности в оперативной и ретроспективной информации; от степени централизации работ с документами. Комплекс технических средств должен обеспечивать сбор и передачу информации, ее запись на машинные носители, ввод информации в ЭВМ, решение задач и вывод результатов обработки в форме машинограмм или видеограмм, а также совместимости с другими автоматизированными информационными системами.

При внедрении новых технологий работы с документами необходимо руководствоваться социальной экономической целесообразностью их внедрения, учитывать возможность приобретения технических средств в определенные сроки, наличие пригодных помещений, возможность привлечения специалистов для обслуживания техники, ее ремонта и т.п. [1]

В данной главе рассматриваются такие основополагающие понятия, как: документ, информация, документоведение, документооборот и т.д. А также раскрываются основные моменты развития механизации и автоматизации документов. Можно сделать вывод, что история развития этих процессов очень велика, и занимает по времени огромный промежуток. С появлением человечества возникла необходимость общаться, записывать, передавать информацию. Благодаря этому развитие письменности и документирования претерпевала различные изменения и преобразования. [15]



2. Особенности применения средств механизации и автоматизации в документировании.

2.1 Влияние средств механизации на создание документов

Итак, все документы создаются различными методами, средствами и способами. Рассмотрим основные из них.

Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.). [15]

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.[15]

Непременным условием процесса документирования является кодирование информации. Кодирование информации - это специально выработанная система приемов или правил фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.

Код - это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.

Знак - это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.[16]

Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования.

Системе кодирования информации свойственны следующие отличительные черты:

а) код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передаваться. Этим определяются особенности его формы - неизменность, однотипность и определенность;

б) код должен быть однозначным, понятным всем участникам коммуникационного процесса. С этой целью разрабатывается система правил, которая позволяет кодировать и декодировать информацию;

в) кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный - система букв, цифровой - система цифр, алфавитно-цифровой - смешанная система алфавитных и цифровых кодов, рельефно-точечный - система выпуклых точек (шифр Брайля), матричный - система углублений или отверстий и другие. Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова на разных языках, следовательно, использовать разные коды;

г) выбор кода зависит от материального носителя. Бумажным материальным носителям соответствуют различные варианты графического изображения кодов. Волновая природа материального носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на изменении длины волн;

д) информация не зависит от выбранного кода, т.к. одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью электромагнитных волн, может быть преобразовано в текст;

е) чем короче код, тем длиннее текст. Существуют письменности, у которых код огромен. Например, китайские иероглифы. У нас тоже есть иероглифы. Но иероглифические тексты, в сравнении с текстами других систем письма, кратки. Например, если написать буквами номер сорок пять - понадобится 14 букв, а если иероглифами, то нужно три знака № 45. Однако если бы для каждого слова имелся иероглиф, то код был бы, как в китайском письме, многотысячным.[16]

Выработка коротких кодов - важная задача. Примером создания языка с коротким кодом, то есть с ограниченным словарем, является Бейсик (BasicEnglish (BritishAmericanScientificInternationalCommercialEnglish) -британско-американский научный интернациональный коммерческий английский язык). Создал этот язык английский философ Огден в 1920-х годах. Было отобрано 850 крупнейших слов, грамматика ограничена самыми необходимыми конструкциями.

Запись информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации (ручную, магнитную, оптическую и тепловую). В зависимости от способа фиксирования информации различают рукописный, механический, магнитный, оптический, фотографический, электростатический документы.

Первым способом фиксирования информации является ручной способ - нанесение знаков от руки. Такие документы называются рукописями или рукописными книгами. Рукописная книганаписана от руки с нарисованными вручную иллюстрациями.

С изобретением пишущей машинки и началом ее промышленного производства (1867 г.) появилась машинопись как способ текстового фиксирования. Она вытеснила ручной способ и используется для создания и копирования документов. Документ, отпечатанный на пишущей машинке, считается рукописью, или машинописной рукописью. В настоящее время большинство архивных, деловых, неопубликованных документов выполнены машинописным способом на пишущих машинках или ЭВМ.[19]

Потребность в более широком распространении информации нашла свое выражение в механизированном размножении фиксированных сообщений. Новый технологический прием фиксации и размножения письменного документа осуществлялся посредством печатного станка, а затем и других средств полиграфии. С появлением в 40-х годах XV в. типографий началась эпоха книгопечатания - печати с наборной формы, инструмента для стандартной отливки литер, типографского сплава и краски, печатного пресса. Переход к тиражному размножению книг был качественным скачком в истории книжного дела и всей мировой культуры. Благодаря появлению полиграфии - отрасли техники, специализированной на множественном воспроизведении текста и изображений, возникла печатная продукция. Печатный документ изготовлен при помощи полиграфических или других средств массового размножения документов. Произведения печати - изделия полиграфического производства, полученные печатанием или тиснением. На печатном документе запись информации производится преимущественно путем нанесения красочного слоя на его поверхность, а также тиснением и выдавливанием знаков шрифта Брайля. Вторая разновидность печатных документов - это те, которые получены с помощью копировально-множительной техники. К процессам оперативного размножения документов относятся офсетная, трафаретная, гектографическая печать. Текст на оттисках получается путем переноса краски с печатной формы на материал оттиска (бумагу, картон). Благодаря полиграфии появились такие виды печатной продукции, как книги, брошюры, журналы, газеты, плакаты и малые печатные формы - листовки, билеты, открытки, этикетки, бланки, буклеты и т.д.

В 1740 г. впервые была применена механическая запись информации для составления перфокарт, а с 1888 г. - для фиксации звука на грампластинках. Механическая запись производится с помощью изменения физического состояния поверхности или структуры носителя. Различают термопластическую - осуществляемую путем нагревания носителя записи; поперечную - при которой направление колебаний резца параллельно к поверхности носителя записи; глубокую - при которой направление колебаний резца перпендикулярно к поверхности носителя записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).[11]

Потребность в оперативной передаче информации и надежном ее хранении привела к возникновению фотографии, звукозаписи и т.д., а также к использованию телеграфа, фототелеграфа, факса и т.д. Так появились новые, более совершенные формы фиксирования и передачи информации. Открытие фотографической записи датируется 1839 г., когда получил известность фотографический процесс, названный дагерротипией. Фотографическая запись - оптическая, осуществляемая при помощи фотографического процесса изменением оптической плотности носителя записи соответственно сигналам записываемой информации. Разновидностью фотографической записи является электронно-фотографическая запись, осуществляемая электронным пучком. В 1870 г. на практике проверяется возможность многократного уменьшения и воспроизведения текстов. Это послужило толчком к развитию микро-фильмирования на базе фотографии. К фотографическим носителям информации относятся: фотографии, диафильмы, диапозитивы, кино-, микрофильмы, апертурные карты. В 1960-е годы бурное развитие получает телефаксовая связь. Наряду с рулонным микрофильмом появляются его разновидности: в отрезке, апертурная карта и дискета. Применение голографии и растровой фотографии привело к возникновению голограмм.[13]

В 1895 г. изобретен кинематограф (Франция). На кинодокументе содержание передано фотографическим способом в виде последовательно расположенных на кинопленке изображений.

В начале XX в. появилась магнитная запись. Она осуществляется под влиянием магнитного поля путем изменения состояния носителя записи или его отдельных частей при воздействии сигналов записываемой информации. Различают запись с продольным и поперечным намагничиванием, а также термомеханическую запись.

Существует также электромагнитная и магнитооптическая запись. Первыми появились фонодокументы с электрической записью звука.

Одним из основных способов фиксирования информации является звукозапись - это запись звука на носителе. Документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи, называют фонодокументами. Первые попытки записи звука относятся к 1807 г. Однако первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. Массовое производство пластинок было начато в конце 90-х годов XIX в.[14]

В 70-е годы XX в. возникла оптическая запись информации сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического или близкого к нему диапазона излучения, который, воздействуя на рабочий слой носителя записи, изменяет его состояние под воздействием сигнала записываемой информации. Запись и считывание информации могут выполняться и посредством лазерного луча (оптический диск, диски типа CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Документы, содержание которых полностью или частично выражено перфорациями, матричной магнитной записью, матричным расположением стилизованных знаков и т.д., приспособленные для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми документами. Они содержат информацию на специальных матричных полях, матрицах. Для чтения информации используют специальные машины. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов фиксирования информации, а лишь дополняет их.

Постоянное расширение способов записи (фиксирования) информации приводит к возникновению все более сложных нетрадиционных видов документов, которые сочетаются с традиционными документами, рукописными и печатными.

В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.

Следует выделить и стенографию, как один из способов фиксирования информации. Стенография - это скоростное письмо особыми знаками, позволяющими быстро записать живую речь. Скорость записи достигается более кратким, чем в обычном письме, начертанием букв, а также применением ряда сократительных приемов. В наши дни, несмотря на обилие средств, обеспечивающих техническую фиксацию звучащей речи (диктофон), владение навыками стенографии по-прежнему высоко цениться Стенография используется на различных международных конференциях, встречах на высшем уровне, заседаниях правительства, пресс-конференциях и т.д.[15]

Особого внимания заслуживает техническое документирование, являющееся способом фиксирования технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

Музыка, отражающая действительность в звуковых художественных образах, также нуждается в закреплении. Задолго до возникновения каких-либо систем звукозаписи возникло нотное письмо. Осуществляется это при помощи нотного письма. Нотный документ - это запись музыкального произведения условными графическими знаками (нотами), представляющими собой систему - нотную запись.

Механизация и автоматизация документационного обеспечения управления направлены на повышение эффективности труда работников управленческого аппарата, сокращение трудозатрат на документирование, обработку, передачу, использование документной информации, упорядочение документооборота.

Механизация и автоматизация работы с документами должны осуществляться на основе упорядоченной системы документирования управленческой деятельности, унификации и сокращения количества применяемых форм документов, рационализации документооборота.[4]

Механизация и автоматизация внедряются на всех этапах документационного обеспечения управления: подготовка документов, их копирование и оперативное размножение, экспедиционная обработка, регистрация и поиск, оперативное хранение и транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др.

Автоматизация работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированных информационно-поисковых и других систем сбора, обработки и анализа информации, а также решения отдельных задач документационного обеспечения управления с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест.[7]

Средства механизации и автоматизации работы с документами должны быть совместимыми и предусматривать возможность их объединения в единую систему.

Состав комплектов применяемых средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы аппарата управления с документами, а именно: от организационной структуры аппарата управления, его размещения, условий труда работников; от количества и содержания документов, от потребности в оперативной и ретроспективной информации; от степени централизации работ с документами. Комплекс технических средств должен обеспечивать сбор и передачу информации, ее запись на машинные носители, ввод информации в ЭВМ, решение задач и вывод результатов обработки в форме машинограмм или видеограмм, а также совместимости с другими автоматизированными информационными системами.

К техническим средствам составления и изготовления текстовых документов относятся пишущие машины, пишущие и организационные автоматы.

Технические средства для изготовления, копирования и оперативного размножения документов включают средства фотокопирования, диазокопирования, электрофотографического копирования и др., а также средства оперативной полиграфии (гектографические, офсетные и др. машины). [1]

К техническим средствам хранения документов относятся различного рода шкафы, стеллажи, картотеки. Для хранения карточек применяются: картотеки настольные (до 1 тыс. карт), стационарные и механизированные (свыше 1 тыс. карт и необходимость оперативного поиска), плоские (при необходимости обзора).

Для хранения до 1 тыс. дел применяются шкафы, в том числе с папками для подвесного хранения.

Для хранения и оперативного поиска свыше 1 тыс. дел применяются шкафы стационарные и механизированные.

При наличии микрокопировальной техники документы и информациямогут храниться на микрофильмах или микрофишах.

К техническим средствам экспедиционной обработки относятся конвертовскрыватели, нумераторы, датировщики, фальцевальные, адресовальные, маркировальные, конвертовальные, пачковязальные машины, машины для подшивки бумаг и др.

Технические средства используются централизованно и децентрализованно. Централизованно используются лишь такие средства, которыми технически невозможно или экономически нецелесообразно оснащать каждое рабочее место.[1]

При внедрении новых технологий работы с документами необходимо руководствоваться социальной экономической целесообразностью их внедрения, учитывать возможность приобретения технических средств в определенные сроки, наличие пригодных помещений, возможность привлечения специалистов для обслуживания техники, ее ремонта и т.п.

2.2 «Электронный документ» как отражение автоматизированных возможностей применения автоматизации в ДОУ

Учитывая быстрое развитие техники и различного технического обеспечения, нельзя не вспомнить о таком набирающем популярность понятии как «электронный документ».

Электронный документ:

а) Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.

б) Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.

в) Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

г) Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. [17]

Электронный документы не столь сильно отличаются от тривиальных и также требуют условий хранения. Для этого существует такой сервис, как «электронные библиотеки».

Электронная библиотека - упорядоченная коллекция разнородных электронных документов (в том числе книг), снабженных средствами навигации и поиска. Может быть веб-сайтом, где постепенно накапливаются различные тексты (чаще литературные, но также и любые другие, вплоть до компьютерных программ) и медиафайлы, каждый из которых самодостаточен и в любой момент может быть востребован читателем. Электронные библиотеки могут быть универсальными, стремящимися к наиболее широкому выбору материала (как Библиотека Максима Мошкова или Либрусек), и более специализированными, как Фундаментальная электронная библиотека или проект Сетевая Словесность, нацеленный на собирание авторов и типов текста, наиболее ярко заявляющих о себе именно в Интернете. [19]

Электронные библиотеки следует отличать от смежных структурных типов сайта, особенно литературного. В отличие от литературного журнала, родившегося как тип печатного издания, но успешно и без принципиальных изменений структуры перебравшегося в Интернет, электронная библиотека не подразделяется на выпуски и обновляется перманентно по мере появления новых материалов. В отличие от сайта со свободной публикацией, электронная библиотека, как правило, подбирается координатором проекта по своему усмотрению и, что гораздо более важно, не предусматривает создания вокруг публикуемых текстов коммуникативной среды. При этом в практике отдельных Интернет-проектов могут возникать и гибридные формы и промежуточные решения: так, открытие в электронной библиотеке Сетевая Словесность гостевых книг для каждого публикуемого автора в известной степени вносит в проект элемент формирования коммуникативной среды, состоящей из авторов и читателей, что для электронных библиотек вообще нехарактерно.

Если существуют электронные документы и электронные библиотеки, то логично предположить, что существует система автоматизации документооборота. [20]

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) -- автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Основные принципы электронного документооборота:

а) Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

б)Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

в) Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

г) Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

д) Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

е) Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.[6]

Действия с электронными документами регулирует Федеральный Закон «Об электронном документе».

Вот некоторые положения:

ГЛАВА II. ПРАВОВОЙ РЕЖИМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Статья 4. Электронный документ

1. Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:

- создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;

- подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;

- может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;

- если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.

2. Электронный документ должен быть доступным для его последующего использования.

3. При необходимости предъявления электронного документа, этот документ должен быть продемонстрирован лицу, имеющему полномочия требовать его предъявления.

Статья 5. Действительность электронного документа

Электронный документ, составленный, передаваемый либо хранимый с соблюдением предусмотренных настоящим Федеральным законом требований, обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом.

Статья 6. Доказательственная сила договоров

При оценке электронных документов в качестве доказательств возникновения правоотношения учитывается надежность способа, с помощью которого подготавливался, хранился или передавался этот электронный документ, надежность способа, с помощью которого обеспечивалась целостность информации, способа, при помощи которого идентифицировался его составитель, и любой другой соответствующий фактор.

Статья 7. Подпись

Электронный документ признается подписанным, если при его подписании использован какой-либо аналог собственноручной подписи, предусмотренный федеральным законом (электронная цифровая подпись), и если использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ для идентификации подписавшего лица и указание на то, что это лицо согласно с информацией, содержащейся в электронном документе, и добровольно подписывает электронный документ.

Статья 8. Защита электронных документов

Электронный документ должен создаваться, обрабатываться, храниться и передаваться с помощью электронных технических средств с соблюдением необходимой степени защиты, позволяющей гарантировать предотвращение несанкционированных воздействия, разглашения и доступа к защищаемой информации с целью ее уничтожения, модификации, искажения, копирования, блокирования, предусмотренной действующим законодательством Российской Федерации, государственными или международными стандартами либо соглашением сторон.

Все персональные данные, к которым стороны имеют доступ в рамках осуществления электронного документооборота, должны быть защищены необходимыми гарантиями сохранения конфиденциальности персональных данных согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Каждая сторона обязана соблюдать процедуры и предпринимать меры по защите от несанкционированного доступа к электронным документам.

При хранении электронного документа должна сохраняться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

Статья 9. Подлинность электронного документа

Электронный документ признается подлинным, если:

- документ в действительности создан тем лицом, которое считается его автором;

- в документ не вносились изменения с момента подготовки документа в окончательной форме в виде электронного документа, за исключением обычных изменений, происходящих в процессе демонстрации, хранения и использования документа.

Статья 10. Оригиналы электронного документа

В подлинном виде электронный документ существует только в виде записи информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами.

Статья 11. Копии электронного документа и их удостоверение

1. Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном носителе либо отделимом от машинного носителя объекте в понятной для визуального обозрения и пригодной для восприятия человеком форме.

2. Бумажной копией электронного документа является надлежащим образом, удостоверенная внешняя форма представления электронного документа на бумажном носителе. Бумажные копии должны содержать указание на то, что они являются копиями электронного документа.

3. Удостоверение внешней формы электронного документа, зафиксированной на бумажном носителе, может осуществляться нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия. [6]

С введением в общественную жизнь электронного документа появляется необходимость создания электронных архивов, библиотек и хранилищ. Необычной и новой идеей стала идея создания электронного правительства.

Электронное правительство - способ предоставления информации и оказания уже сформировавшегося набора государственных услуг гражданам, бизнесу, другим ветвям государственной власти и государственным чиновникам, при котором личное взаимодействие между государством и заявителем минимизировано и максимально возможно используются информационные технологии.

Электронное правительство -- система электронного документооборота государственного управления, основанная на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах страны и служащая цели существенного повышения эффективности государственного управления и снижения издержек социальных коммуникаций для каждого члена общества. Создание электронного правительства предполагает построение общегосударственной распределенной системы общественного управления, реализующей решение полного спектра задач, связанных с управлением документами и процессами их обработки.

Электронное правительство является частью электронной экономики, что обуславливает потребности общества в упрощении и совершенствовании современного документооборота.



Заключение

Использование новых информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в сфере документоведения и ДОУ.

Электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства. Оба этих процесса призваны решить такие наболевшие проблемы традиционного делопроизводства, как проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами и невозможность проследить историю работы с документами.

Внедрение систем автоматизации делопроизводства (САД) и систем электронного документооборота (СЭД) сталкивается в реальности с такими проблемами, как отсутствие универсальной системы для любого предприятия, проблемой человеческих ресурсов, проблема несоответствия нормативных актов развитию процесса автоматизации ДОУ.

Управленческая деятельность в России, как и практически во всех странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и одним из самых важных инструментов этой деятельности.

Эффективность управления любым предприятием основывается не только на человеческом факторе, который по-прежнему остаётся в главной роли, но и грамотной организацией документооборота: сбором, хранением и использованием документов.

Следовательно, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которые пришли на смену устаревшим, но всё таким же успешным системам работы с бумажными документами.



Список использованных источников

1 Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

2 Федеральный закон РФ от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

3 ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утверждён постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 г. № 28

4 ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе машинограмма, создаваемые средствами вычислительной техники

5 ГОСТ Р34.10-2001 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи

6 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ « Об электронной подписи»

7 Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ « О техническом регулировании»

8 Кузнецова, Т. В. Документоведение и документационное обеспечение управления : Введение в специальность : Учебное пособие для вузов / Т.В. Кузнецова .-- 2-е изд., испр. и доп. -- М. : РГГУ, 2006 .

9 Ларьков, Николай Семенович. Документоведение : Учебное пособие / Н.С. Ларьков .-- М. : АСТ : Восток-Запад, 2006 .

10 Плешкевич, Е. А. "Документоведение" - новый учебник для высшей школы / Е. А. Плешкевич // Научные и технические библиотеки. -- 2009 .-- N 8 .-- С. 77-83 .

11 Балашова, Б. А., Никитенко, Г.А. Автоматизация технического документирования, 224 с

12 Аполлонова, Л. П., Шумова, Н.Д. Механическая звукозапись. Энергия, 1978. -- 232 с

13 Андреев, А. Эволюция современных языков программирования / А. Андреев // Мир ПК. - 2001. - № 3

14 Василевский Ю.А. Носители магнитной записи. М.: Искусство, 1989. 287 с. 5.

15 Кузнецова, Т.В., Способы создания документов и из развитие// Делопроизводство

16 Левин В.И. Носители информации в цифровом веке / Подобщ.ред. Д.Г.Красковского. - М.: КомпьютерПресс, 2000. -256 c.

17 Бобылева М.П. Электронный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд-во МЭИ, 2004

18 «Делопроизводство": аннотированный указатель содержания журнала (1997 - 2007 гг.) / Сост. А.И. Исаченкова; науч. ред. Т.В. Кузнецова; Перм. гос. ин-т искусства и культуры. - Пермь, 2007.

19 Кирюхин, Ю.Г., Усманова, И.В., Кошелева, Г.В. Автоматизация документирования деятельности организации: методические указания к курсовому проектированию по дисциплине «Компьютерные информационные технологии в ДОУ»

20 Асеев, Г. Г. Информационные технологии в документоведении: учеб.пособие / Г. Г. Асеев, В. Н. Шейко. - Харьков : ХГИК, 1997. - 290 с.

Размещено на Allbest.ru

...