Учет горюче–смазочных материалов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

Учет горюче - смазочных материалов

План

1. Документальное оформление поступления и отпуска горюче - смазочных материалов на автотранспортном предприятии

2. Учет операций по движению горюче - смазочных материалов

3. Порядок списания горюче - смазочных материалов

4. Нормы расхода горюче - смазочных материалов

Рекомендуемая литература

1. Документальное оформление поступления и отпуска горюче - смазочных материалов на автотранспортном предприятии

В расходах по эксплуатации автомобильного транспорта ГСМ занимают значительное место. Горюче-смазочные материалы (ГСМ) необходимы для технологических нужд, эксплуатации средств, выработки энергии и для отопления зданий.

Приемка горючего, поступающего в автотранспортную организацию от нефтебазы, оформляется приходным ордером (2 экземпляра, ф. N М-4), к которому прилагаются документы поставщика (отвесы, накладные и др.). В приходном ордере указываются наименование горючего, его номенклатурный номер, сорт, количество по сопроводительному документу и по фактической приемке. Один экземпляр приходного ордера сдается в бухгалтерию для приложения к счету поставщика, второй прилагается к материальному отчету о количестве поступившего и выданного горючего за отчетный месяц.

При несоответствии поступившего горючего сопроводительному документу по количеству или качеству составляется акт о приемке материалов (ф. N М-7). Приходный ордер при этом не составляется.

Горюче-смазочные материалы учитываются в местах хранения на карточках или в книгах складского учета отдельно по автомобилям и материально ответственным лицам.

Списание осуществляется на основании лимито-заборных карт или накладных-требований на отпуск материалов. Выдача топлива водителям производится в единицах объема (литрах), а смазочных материалов в единицах массы (килограммах).

В ведомости за полученные нефтепродукты расписывается водитель, а в путевом листе - материально ответственное лицо, отпустившее горюче-смазочные материалы. Выдача горючего на внутрипроизводственные нужды производится по разовым требованиям (ф. N М-11).

Если по условиям работы автомобили заправляются бензином заказчика, водитель должен требовать от его представителя отметки о заправке в разделе путевого листа "Выдача горючего" и копии расходных документов заказчика на отпуск бензина для машины (накладная, требование и т.п.), а при отсутствии документов - справку о количестве залитого бензина в машину.

Если организации получают услуги автозаправочной станции и отпуск осуществляется на основании электронных карт, то организация потребитель осуществляет предоплату и на данную сумму АЗС осуществляет отпуск топлива. В конце месяца АЗС представляет потребителю справку, в которой дается расшифровка по использованию ГСМ, указывается количество использованных ГСМ и общая стоимость.

Если водитель приобретает ГСМ за наличные деньги, то ему выдаются денежные средства под отчет, за использование которых он отчитывается авансовым отчетом и прилагает кассовые чеки и путевые листы, подтверждающие расход топлива.

Для приобретения горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ) по талонам предприятие заключает договор купли-продажи с продавцом ГСМ, который организует отпуск топлива через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, на которых можно производить заправку, приводится в договоре. Оплатив определенное договором количество топлива соответствующей марки, организация получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС. Талон на бензин, как правило, состоит из двух частей, при этом сам талон остается на АЗС, а его отрывная часть возвращается водителю. Если предприятие приобретает литровые талоны (на них указан вид топлива и литраж), то изменение цен, произошедшее после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ в учете, и топливо будет отражаться по цене его приобретения. Учет талонов ведется материально ответственным лицом, назначаемым приказом руководителя организации, которое, как правило, осуществляет получение талонов от поставщиков и отпуск их водителям. В случае если талоны на заправку топлива получают другие лица, то они обязаны в день получения этих талонов сдать их материально ответственному лицу для их оприходования и хранения. Получив талоны, материально ответственное лицо на основании товаросопроводительных документов поставщика составляет приходный ордер по форме М-4 согласно Инструкции о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 17.07.2007 № 114, и сдает его вместе с другими приходными документами в бухгалтерию организации. Движение талонов на ГСМ у материально ответственного лица учитывается в специальной книге движения талонов на нефтепродукты в количественном выражении по маркам и купюрам. Эта книга должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером предприятия и скреплена печатью. Выбытие талонов на ГСМ (как и других денежных документов) оформляется расходными кассовыми ордерами.

При выдаче талонов на бензин в одном из разделов путевого листа записываются серии и номера выданных талонов. На лицевой стороне путевого листа служебного легкового автомобиля также предусмотрен специальный раздел для отражения движения топлива. Стоимость уничтоженных талонов относится на убытки и отражается в учете по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы".

В момент заправки автотранспорта на АЗС водитель в качестве оплаты за полученные ГСМ предъявляет талон. При этом сам талон остается у работника АЗС, а отрывной корешок талона возвращается водителю. Кроме того, сотрудник АЗС обязан выдать водителю документ, в котором будет указано количество отпущенного топлива. Это может быть кассовый чек без указания стоимостных показателей, но с указанием марки топлива и его количества. Однако для организаций учета достаточно акта или накладной. В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" расчеты с использованием платежных карт при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации производятся всеми организациями и индивидуальными предпринимателями с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Для кассовой техники, используемой для продажи топлива, разработаны Технические требования к электронным ККМ для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами, утвержденные решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 10 ноября 1994 г., протокол № 14. В соответствии с этими требованиями в чеке должны быть указаны: наименование топлива, его количество, номер топливораздаточной колонки, вид оплаты (за наличный расчет или по талонам). Отпуская нефтепродукты населению и за наличные деньги, и по талонам, операторы АЗС, работая в обоих случаях на одном и том же оборудовании, вынуждены следовать единой технологии независимо от формы оплаты. Согласно п. 2.2.4 и 2.2.5 раздела II

"Технические требования" оформление чека за реализованные нефтепродукты осуществляется с автоматической установкой его реквизитов, при этом ККТ должна для каждого вида оплаты обеспечивать раздельный учет. Согласно протоколу заседания ГМЭК от 10 ноября 1994 г. № 14, ККТ, предназначенная для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами, печатает кассовые чеки со следующими реквизитами: заводской номер машины, программируемое наименование предприятия - не менее 20 символов, порядковый номер операции, дата продажи (покупки), время продажи (покупки), сумма продажи (покупки) (кроме косвенной безналичной оплаты), марка нефтепродукта, идентификатор (номер) оператора, количество нефтепродукта, номер раздаточного крана (топливораздаточной колонки), вид оплаты, номер карты при безналичной оплате, сумма, внесенная покупателем, и сумма сдачи при наличной оплате, идентификационный номер налогоплательщика предприятия из фискальной памяти ККТ, поле для отметки о номере и сумме чека коррекции - не менее 15 символов. Косвенной безналичной оплатой считается форма оплаты за нефтепродукты на автозаправочных станциях магнитными и чиповыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами ранее оплаченного определенного количества ГСМ. Делаются замеры топлива в баках и оформляется акт на замер топлива,. Акт составляется в двух экземплярах, один из них направляется в бухгалтерию автотранспортной организации вместе с отчетом о расходе горючего, второй остается в делах техника по учету горючего автобазы или отдельно расположенной автоколонны.

На основании путевых листов в течение месяца ведутся накопительные карточки по учету расхода топлива.

На основании данных карточек учета расхода топлива ведутся лицевые карточки водителей, где исходя из путевых листов, указывают на каждый день месяца их номера, марку и номер автомобиля, расход топлива по норме и фактически, экономию или перерасход. По данным лицевых карточек водителей в целом за месяц составляется сводная ведомость расхода топлива. В ней указывают фамилию и инициалы водителей, номер и марку автомобилей, остатки топлива на начало и конец месяца, поступление, нормативный и фактический расход, а также экономию и перерасход топлива. Ведомость представляется руководителю автотранспортного предприятия для принятия мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии. На основании принятого руководителем предприятия решения стоимость перерасходованного топлива сверх утвержденных норм подлежит взысканию водителей транспортных средств по рыночным ценам. Если фактически расход топлива меньше чем по норме, водителю выплачивается премия от суммы экономии топлива.

На основании первичных документов по движению горюче-смазочных материалов (товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов) материально ответственное лицо составляет отчет о движении горюче-смазочных материалов, который проверяется и подписывается лицом, возглавляющим службу топливно-энергетических ресурсов, или другим лицом, уполномоченным руководителем автотранспортного предприятия. Отчет вместе с документами по приходу и расходу (в сроки, установленные руководителем, представляется в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете движения горюче-смазочных материалов.

Порядок приемки, отпуска и учета смазочных материалов ведется аналогично учету горючего. Смазочные материалы выдаются по раздаточным ведомостям и разовым требованиям.

2. Учет операций по движению горюче - смазочных материалов

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов ведется на счете 10 "Материалы" субсчете 3 "Топливе" по видам материалов, местам хранения и материально ответственным лицам. К данному субсчету могут быть открыты следующие субсчета второго порядка:

-10-31 Бензин, дизельное топливо, газ на складе

-10-32 Бензин и дизельное топливо в баках автомобилей

-10-33 Талоны на бензин, дизельное топливо, смазочные материалы

-10-34 Смазочные материалы на складе

В бухгалтерском учете стоимость выданного водителям горючего (в натуре и талонами) списывается с субсчетов 10-31 "Бензин, дизельное топливо, газ на складах" и 10-33 "Оплаченные талоны на бензин, дизельное топливо и смазочные материалы" на субсчет 10-32 "Бензин и дизельное топливо в баках автомобилей", на котором учет ведется (в ведомости или на карточке) обезличено в целом по всем автомобилям (оперативный учет, как указывалось выше, осуществляется в путевых листах и карточках учета работы автомобилей).

Фактический расход горючего относится на соответствующие счета учета затрат: 20 "Основное производство" (по статье "Расходы по эксплуатации транспорта и связи"), 23 "Вспомогательные производства" и др. в зависимости от того, на какие цели расходовалось горючее.

Порядок приемки, отпуска и учета смазочных материалов ведется аналогично учету горючего.

Выданные по раздаточным ведомостям и разовым требованиям смазочные материалы списываются в расход с субсчета 10-34 "Смазочные материалы на складе" на соответствующие счета: 20 "Основное производство" (по статье "Расходы по эксплуатации транспорта и связи"), 23 "Вспомогательные производства" и др.

Учет движения горючего и смазочных материалов оформляется следующими бухгалтерскими записями:

- отражено принятие на учет горючего или смазочных материалов:

- Д-т сч. 10-31 "Бензин, дизельное топливо, газ на складе",

- К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

- получены талоны:

- Д-т сч. 10-33 "Талоны на бензин, дизельное топливо, смазочные материалы", горючее смазочный бухгалтерский списание

- К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

- выдано горючее и талоны водителям:

- Д-т сч. 10-32 "Бензин и дизельное топливо в баках автомобилей",

- К-т сч. 10-31 "Бензин, дизельное топливо, газ на складе", 10-33 "Талоны на бензин, дизельное топливо, смазочные материалы";

- получено горючее и талоны водителями в других организациях:

- Д-т сч. 10-32 "Бензин и дизельное топливо в баках автомобилей",

- К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

- списано горючее согласно данным путевых листов:

- Д-т сч. 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства",

- К-т сч. 10-32 "Бензин и дизельное топливо в баках автомобилей";

- списаны смазочные материалы, выданные на технологические нужды:

- Д-т сч. 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства",

- К-т сч. 10-34 "Смазочные материалы на складе";

- списан газ, выданный водителям:

- Д-т сч. 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства",

- К-т сч. 10-31 "Бензин, дизельное топливо, газ на складе";

- отражен возврат водителями на склад неиспользованного горючего и талонов:

- Д-т сч. 10-31 "Бензин, дизельное топливо, газ на складе", 10-33 "Талоны на бензин, дизельное топливо, смазочные материалы",

- К-т сч. 10-32 "Бензин и дизельное топливо в баках автомобилей";

- списаны неиспользованные талоны:

- Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы",

- К-т сч. 10-33 "Талоны на бензин, дизельное топливо, смазочные материалы".

Учет приобретения ГСМ за наличный расчет В учете операция по приобретению нефтепродуктов за наличный расчет отражается следующим образом:

Дт сч. 71 Кт сч. 50 - водитель получил под отчет денежные средства из кассы;

Дт сч. 10 Кт сч. 71 - получен бензин на АЗС .По истечении трех дней после получения денежных средств водители отчитываются перед бухгалтером по израсходованным суммам и сдают авансовые отчеты с приложенными к ним кассовыми чеками АЗС. При этом могут быть сделаны следующие записи:

Дт сч. 10-3 Кт сч.71на сумму оприходованных ГСМ;

Дт сч. 50 Кт сч. 71 - на сумму неиспользованного аванса либо Дт сч. 71 Кт сч. 50 - на сумму погашенного перерасхода. В соответствии с п. 1 ст. 172 НК РФ сумма НДС, уплаченного поставщикам, может приниматься в состав вычетов у покупателя только на основании счета-фактуры, предъявленного продавцами товаров (работ, услуг). Организации, осуществляющие розничную торговлю (в том числе АЗС), не выписывают и не выдают покупателю счета-фактуры, так как кассовый чек, выданный покупателю, является документом, заменяющим продавцу выписанный счет-фактуру. Многие организации, осуществляющие розничную торговлю, в том числе и АЗС, реализующие ГСМ, переведены на уплату единого налога на вмененный доход. Такие предприятия не являются плательщиками НДС и не могут включать в стоимость реализуемых товаров НДС и выделять его отдельной строкой в кассовом чеке и других документах.

Соответственно, покупатель ГСМ не сможет включить такой налог в состав вычетов. Таким образом, если при покупке ГСМ покупателю выдан чек ККТ (контрольно-кассовой техники) и не выдан счет-фактура, а в кассовом чеке отдельной строкой выделен НДС, сумма НДС не подлежит возмещению и не может включаться в стоимость покупки и учитываться на счете 10-3.

Если в чеке ККТ ничего не сказано об НДС, то это может говорить как о том, что продавец не является плательщиком НДС, так и о том, что в данной модели ККТ не предусмотрено выделение НДС. Поэтому покупателю необходимо получить свидетельство от АЗС об их форме налогообложения. Если такого свидетельства в бухгалтерии покупателя нет, то НДС необходимо выделить из стоимости бензина, отнести на счет 19 и списать в состав прочих расходов организации, не включаемых в состав расходов по налогу на прибыль.

Талоны получены не от владельца АЗС Получение талонов на бензин не от владельца АЗС возможно в следующей ситуации. Организация, осуществляющая деятельность по привлечению клиентов на АЗС путем распространения топливных карт или талонов, с одной стороны, заключает посреднические договоры с АЗС на оказание услуг по поиску и привлечению клиентов, а с другой стороны - посреднические договоры с потребителями ГСМ на оказание услуг по обслуживанию на АЗС по картам (талонам). Такие организации обычно именуются оператором безналичных расчетов. Деятельность операторов организована следующим образом; - организации - потребители ГСМ осуществляют предоплату за ГСМ на расчетный счет оператора;

-организации - потребители ГСМ получают от оператора талоны для заправки своего автотранспорта на АЗС, с которыми у последнего заключены договоры;

-вместе с талонами оператор выдает покупателю от своего имени счета-фактуры на свои услуги, а также на стоимость ГСМ, указанную в талонах;

- оператор в оговоренный срок перечисляет денежные средства, поступившие от его клиентов, на расчетный счет АЗС;

-в свою очередь оператор получает счета-фактуры от АЗС на

стоимость ГСМ, отпущенных клиентам по талонам.

Основная масса вопросов, возникающих у всех участников данного оборота, связана с порядком исчисления НДС. Организация учета не будет сложной, если оператор является плательщиком НДС. В этом случае он выставляет покупателю от своего имени счет-фактуру с указанием полной стоимости ГСМ и выделением НДС.

НДС по оприходованному бензину, приобретенному на талоны, может быть принят к вычету только в том случае, когда имеется правильно оформленный счет-фактура. Как правило, оператор выдаёт счет-фактуру на стоимость своих услуг и на стоимость талонов. Согласно ст. 171 и 172 НК РФ покупатель имеет право принять "входной" НДС в состав вычетов, если выполнены следующие условия:

-ГСМ оприходованы, т.е. приняты к учету по счету 10;

-оплата за ГСМ произведена;

-имеется в наличии правильно оформленный счет-фактура с выделением НДС.

В том случае, когда оператор выдал организации - потребителю ГСМ счет-фактуру, покупатель имеет полное право принять "входной" НДС к вычету. Горюче-смазочные материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которая складывается из всех затрат организации на их приобретение. Это суммы, уплаченные поставщикам, транспортные расходы, невозмещаемые налоги и т.п. Фактическую себестоимость поступивших нефтепродуктов организация - потребитель ГСМ может сразу отразить на счете 10 "Материалы". Но можно также использовать счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей". Однако такой порядок организации учета при использовании талонов, как правило, не применяется из-за его трудоемкости. Поэтому если организация в своей деятельности использует счета 15 и 16 для учета материальных запасов, то в учетной политике следует указать, что данные счета не применяются для учета приобретенного ГСМ.

Учет расчетов за ГСМ с использованием топливных пластиковых карт

Топливные карты могут быть двух видов:

-с магнитной полосой;

- со встроенной микросхемой, т.е. смарт-карты.

И те и другие виды топливных карт могут быть денежными и литровыми. В первом случае карточка дает право на получение топлива на определенную сумму денежных средств, во втором случае - на получение определенного количества литров топлива. Более целесообразно использовать литровые карточки, поскольку при любых колебаниях цен на топливном рынке количество ГСМ, принадлежащее владельцу топливной карты, остается неизменным. Для получения топливной карты транспортная организация заключает договор с АЗС или ее представителем, по которому транспортная организация получает топливо непосредственно на АЗС (их список приводится в приложении к договору).

Расчет за топливо осуществляется путем считывания информации с топливной карты через топливораздаточные колонки с использованием учетных терминалов поставщика для идентификации владельца карты. Покупатель производит расчеты за приобретаемое топливо путем перечисления на счет АЗС аванса в полной сумме заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика, составленным на дату выставления счета. При этом цена оплаченного организацией - покупателем топлива не может быть в дальнейшем изменена поставщиком. При достижении остатка денежных средств или оплаченного количества литров на счете организации-покупателя критического порога, установленного в договоре, поставщик предупреждает покупателя о необходимости проведения оплаты за топливо. Ежемесячно АЗС предоставляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на объем и стоимость выбранного топлива, а также отчет (или реестр) операций по картам.

3. Порядок списания горюче-смазочных материалов

Стоимость ГСМ включается в состав затрат, связанных с изготовлением и продажей продукции, с приобретением и продажей товаров либо с выполнением работ (оказанием услуг). В транспортных предприятиях рассматриваемые затраты отражаются по счету 20 как затраты основного производства. Если транспорт используется не для нужд производства, а для нужд управления, в бухгалтерском учете расходы по его эксплуатации отражаются на счете 26 "Общехозяйственные расходы".

В бухгалтерском учете затраты принимаются без нормирования и ограничения, если иное не установлено внутренними документами самой организации. В соответствии с требованиями бухгалтерского законодательства операции отражаются в бухгалтерском учете только в том случае, если они подтверждены первичными учетными документами. Документальное подтверждение затрат является необходимым условием для их признания в качестве расхода для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документы принимаются только тогда, когда они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Унифицированные формы различных видов путевых листов определены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Существуют следующие утвержденные формы путёвых листов:

форма № 3 "Путевой лист легкового автомобиля";

форма № 3 спец. "Путевой лист специального автомобиля";

форма № 4 "Путевой лист легкового такси";

форма № 4-С "Путевой лист грузового автомобиля";

форма № 4-П "Путевой лист грузового автомобиля";

форма № 6 "Путевой лист автобуса";

форма № 6 спец. "Путевой лист автобуса не общего пользования".

На основании путевых листов и бухгалтерского регистра по учету расхода топлива за соответствующий период стоимость израсходованных ГСМ списывается на затраты производства. На счетах бухгалтерского учета производится следующая запись:

Дт сч. 20, 23, 26, 44 Кт сч. 10 на стоимость списываемых ГСМ. Следует отметить, что остаток топлива в баках транспортных средств, учтенный на счете 10 "Материалы", субсчет 3 "Топливо" на конец месяца, должен соответствовать фактическому наличию топлива в баках. Учтенные данные рекомендуется ежемесячно подтверждать путем проведения инвентаризации.

Порядок списания расходов на приобретение ГСМ в учете зависит от метода признания доходов и расходов, который применяет организация. При методе начисления в расходах признается стоимость приобретенных и израсходованных ГСМ. При кассовом методе прибавляется еще один критерий - ГСМ должны быть оплачены. Кроме этого порядок списания ГСМ зависит от наличия внутренних норм на расход топлива. Нормируемый расход топлива определяется по каждому автомобилю и сравнивается работниками бухгалтерии с фактическим расходом топлива по данным путевых листов. Нормируемый расход топлива должен определяться по каждому путевому листу отдельно.

Если в организации выявлены факты перерасхода ГСМ (бензина или дизельного топлива), то должны быть определены и его причины. Водитель должен составить справку или служебную записку с указанием причины перерасхода. Если будет доказано, что перерасход ГСМ сверх утвержденных норм произведен водителем необоснованно, то водитель обязан компенсировать перерасход топлива. После выявления причин составляется ведомость с указанием количества и стоимости перерасходованного топлива, на основании которой руководитель организации принимает решение о возмещении стоимости перерасхода.

Стоимость излишне использованного ГСМ первоначально относится на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" до выявления причин перерасхода. Если руководство организации принимает решение о том, что в перерасходе виновен водитель, то стоимость перерасходованного ГСМ относится на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".В случае перерасхода ГСМ бухгалтерии организации необходимо восстановить сумму НДС, относящуюся к стоимости перерасходованных нефтепродуктов, так как эта часть топлива уже не будет использоваться для осуществления операций, облагаемых НДС (ст. 171, 172НКРФ). Восстановление НДС в части стоимости перерасходованного топлива отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

Дт сч. 73-2 Кт сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчёты по НДС"на сумму восстановленного НДС. Если водитель сможет обосновать перерасход ГСМ, то сумму излишне использованного топлива следует отнести на текущие расходы по статье "Материальные затраты".

Нормирование расхода ГСМ направлено на повышение эффективности использования нефтепродуктов. Стоимость израсходованных в пределах нормы ГСМ списывается на затраты организации. Перерасход бензина рассматривается как недостача материально-производственных запасов, переданных работнику под отчет. Поэтому при отсутствии уважительных причин или удовлетворительных объяснений со стороны работника стоимость излишне (сверх норм) израсходованных ГСМ может быть взыскана с водителя или должностного лица, не обеспечившего нормальную эксплуатацию транспортного средства. Это правило должно быть установлено в трудовом либо коллективном договоре.

При списании стоимости ГСМ в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов: по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО).

Один из указанных способов применяется по группе (виду) материально-производственных запасов согласно правилам, установленным учетной политикой организации. Зачастую в организациях списание ГСМ происходит не по установленным правилам (например, по средней себестоимости), а по стоимости каждой единицы. Такое отклонение рассматривается, как нарушение порядка ведения учета расходов предприятия.

Наиболее распространенным является способ списания ГСМ по средней себестоимости. При его применении оценка ГСМ производится по каждой марке топлива путем деления общей себестоимости определенной марки нефтепродуктов на их количество, складывающихся из себестоимости и количества остатка на начало месяца и себестоимости и количества поступивших в течение данного месяца.

Следует отметить, что по другим видам материальных ресурсов предприятия могут применять иные способы оценки материально-производственных запасов исходя из требований ПБУ 5/01.Если организация имеет свой автотранспорт, то, как правило, доставка сотрудников к месту работы и обратно осуществляется транспортом организации. На легковых служебных автомобилях ездит руководство организации, на автобусах - другие сотрудники. Для целей бухгалтерского учета расходы по таким поездкам могут приниматься к учету только в случае наличия соответствующего приказа руководителя организации. Но для налогового учета такие расходы в ряде случаев не принимаются.

Согласно п. 26 ст. 270 НК РФ в расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, не включаются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами.

В связи с этим для налогового учета стоимость ГСМ по таким поездкам может быть принята в состав расходов только в следующих случаях: перевозки работников осуществляются в силу технологических особенностей производства, например, при работе

в ночное время, когда не работает транспорт общего пользования;

ь расходы по оплате проезда работников к месту работы и

ь обратно предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами.

В том случае, когда проезд к месту работы и обратно предусмотрен трудовыми договорами, стоимость использования транспорта относится в состав расходов по оплате труда работников.

Организация может арендовать автотранспорт на различных условиях. В этом случае также встает вопрос о правомерности списания на затраты стоимости использованного ГСМ. В случае аренды "без экипажа" правила учета определяются договором аренды и ст. 645 ГК РФ. Как правило, арендатор своими силами осуществляет управление транспортным средством и его коммерческую и техническую эксплуатацию. В связи с этим, если иное не предусмотрено договором, стоимость ГСМ, израсходованных по арендованному автотранспорту, должна списываться на счета учета производственных затрат в общеустановленном порядке. Такие расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ.

Если договором аренды транспортного средства предусмотрено, что расходы по технической эксплуатации транспорта несет арендодатель, то стоимость ГСМ включается в состав расходов арендодателя, уменьшая его прибыль по аренде. В ряде договоров может быть указано, что расходы по топливу несет арендодатель, а арендатор фактически приобретает ГСМ. В этом случае арендатор оказывает услугу арендодателю по приобретению ГСМ.

В бухгалтерском учете операции отражаются следующими проводками.

У арендодателя:

Дт сч. 20 Кт сч. 02, 10, 70 - определены расходы по содержанию имущества, передаваемого в аренду;

Дт сч. 10 Кт сч.76 от арендатора получены ГСМ;

Дт сч. 19 Кт сч.76учтен НДС по ГСМ;

Дт сч. 20 Кт сч. 10 - стоимость бензина включена в состав расходов по содержанию имущества, переданного в аренду;

Дт сч. 62 Кт сч. 90 -определена выручка от аренды;

Дт сч.- 90 Кт сч. 68 -начислен НДС;

Дт сч. 90 Кт сч. 20 - списаны затраты по содержанию имущества, переданного в аренду;

Дт сч. 76 Кт сч. 62 - произведен зачет арендной платы и стоимости ГСМ.

У арендатора:

Дт сч. 76 Кт сч. 60 - принят от поставщика бензин с учетом НДС;

Дт сч. 60 Кт сч.51 - произведена оплата бензина поставщику;

Дт сч. 20 Кт сч. 60 - списана в затраты арендная плата за автомобиль;

Дт сч. 19 Кт сч. 60 - учтен НДС по арендной плате;

Дт сч. 60 Кт сч. 76 - произведен зачет арендной платы и стоимости ГСМ.

Аренда транспортного средства "с экипажем" осуществляется на основании ст. 636 ГК РФ. Данной статьей установлено, что если иное не предусмотрено договором аренды, то арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе на оплату топлива и других расходных материалов, используемых в процессе эксплуатации, и на оплату сборов.

Таким образом, если условиями договора аренды транспортного средства "с экипажем" предусмотрено, что расходы по технической эксплуатации транспорта несет арендатор, то стоимость израсходованных ГСМ по автотранспорту, обслуживающему производственный процесс, включается у арендатора в расходы, принимаемые в целях налогообложения прибыли как материальные расходы.

Учет у арендатора:

Дт сч. 10 Кт сч. 60получен бензин от поставщика;

Дт сч. 19 Кт сч. 60 - учтен НДС по бензину;

Дт сч. 60 Кт сч. 51 - произведена оплата счета поставщика;

Дт сч. 20, 26, 44 Кт сч. 10 - списана на затраты стоимость израсходованного бензина.

4. Нормы расхода горюче-смазочных материалов

Начиная с 1 июля 2003г. введены в действие Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России 29 апреля 2003 г, (далее - Нормы расхода ГСМ). Эти нормы расхода ГСМ действовали до 1 января 2008 г. Теперь действует распоряжение Минтранса РФ № АМ-23-р от 14 марта 2008 г. Для любых организаций, имеющих большой парк автотранспортных средств для обеспечения своей основной деятельности, вопрос нормирования учета ГСМ и соответственно его влияния на прибыль очень важен. Нормы необходимы для разработки бизнес-планов, на них следует ориентироваться при обосновании выбора размера норм для целей бухгалтерского учета.

При списании стоимости ГСМ в состав расходов необходимо выполнить следующие основные положения:

-организация должна установить нормы расхода топлива на автотранспорт;

-основанием для списания бензина и дизельного топлива в состав расходов, принимаемых для целей налогообложения, должны служить накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период, а также регистры налогового учета;

-расход топлива должен подтверждаться оформленными соответствующим образом первичными документами о производственной направленности поездки автотранспорта (путевыми листами).

В Нормах расхода ГСМ Минтранса России указан не только расход бензина, но и газа (для нормирования расхода топлива по эксплуатации автомобилей, работающих на газовом оборудовании). В документе Минтранса России приведены базовые значения расхода масла и смазок для разных марок отечественных и зарубежных легковых и грузовых автомобилей и автобусов. Эти величины нужно корректировать на специальные коэффициенты в зависимости от сезона и местности эксплуатации автотранспорта, массы перевозимого груза и других условий.

Различие в бухгалтерском и налоговом учете.

В целях бухгалтерского учета бухгалтерия организации может списывать ГСМ согласно путевым листам автотранспортного средства по факту расхода и оплаты поставщику ГСМ, но в целях налогового учета в части расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, будут приняты только затраты, подтвержденные обоснованными нормами расхода топлива. Порядок списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете может, как совпадать, так и отличаться в связи с применением различных норм. Во втором случае возникает постоянная разница (ПБУ 18/02 "Учет расходов по налогу на прибыль", утвержденное приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. № 114н).

Постоянные разницы - это доходы и расходы, которые формируют бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода, но не учитываются при расчете налогооблагаемой прибыли (как отчетного, так и последующих периодов). Другими словами, это суммы, которые отражаются в бухгалтерском учете, но не учитываются в налоговом учете. Список постоянных разниц открытый. Это значит, что помимо перечисленных в ПБУ 18/02 к ним относятся другие аналогичные расходы. Согласно ПБУ 18/02 в аналитическом учете постоянные разницы должны отражаться обособленно: на субсчете того счета актива или обязательства, по которому они возникли.

Налог на прибыль с постоянных налоговых разниц в бухгалтерском учете отражается следующей записью:

Дт. сч. 99 "Прибыли и убытки "Кт. сч. 68 "Расчеты с бюджетом по налогам и сборам", субсчет "Постоянные налоговые обязательства". Стоимость ГСМ, которая не принимается в состав расходов для целей налогообложения, является расходом для нужд собственного потребления. Согласно подп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ объектом налогообложения НДС признаются операции по передаче на территории Российской Федерации товаров (выполнению работ, оказанию услуг) для собственных нужд, расходы по которым не принимаются к вычету (в том числе через амортизационные отчисления) при исчислении налога на прибыль организаций. Иначе говоря, стоимость излишне использованного ГСМ (для целей определения налога на прибыль) является объектом обложения НДС.

Так как с суммы перерасхода организация начислила НДС, то "входной" НДС по ГСМ может быть принят в состав вычетов в полном объеме. Что касается НДС, то отметим следующее, если в организации сложилось превышение норм расхода по ГСМ и по бухгалтерскому, и по налоговому учету, то сумма превышения облагается НДС, а "входной" НДС принимается в состав вычетов в полном объеме.

Если в организации применяются нормы по ГСМ и списание в затраты по данным бухгалтерского учета превышает расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль, то сумма превышения облагается НДС, а "входной" НДС принимается в состав вычетов в полном объеме.

Если нормы расхода, применяемые при расчете налога на прибыль, превышают нормы, применяемые в бухгалтерском учете (что тоже возможно), то начисление НДС на сумму превышения не происходит, а "входной" НДС с суммы превышения должен быть восстановлен.

Если в организации списание ГСМ происходит по факту и для бухгалтерского, и для налогового учета, то "входной" НДС принимается к вычету в полном объеме.

Отдельно стоит рассмотреть вопрос о списании расходов ГСМ, если организация применяет упрощенную систему налогообложения. Расходы по ГСМ следует относить в состав материальных расходов (подл. 5 п. 1 ст. 346 НК РФ). Материальные расходы принимаются к учету только в том случае, если они соответствуют требованиям, установленным для налога на прибыль. Поэтому, во избежание споров с налоговыми органами, необходимо, чтобы в организации были установлены внутренние нормы и все расходы были экономически оправданными.

Применение норм расхода топлива (или смазочного материала) применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. При нормировании расхода топлива различают базовое значение расхода топлива для каждого вида автомобиля, рассматриваемое в качестве общепринятой нормы, и дополнительное значение расхода топлива, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля.

Нормы расхода топлива включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм расхода топлива не включается и устанавливается отдельно. Любые используемые организацией нормы расхода топлива должны быть утверждены приказом руководителя.

Минтрансом России приняты следующие нормы:

1) расхода топлива для автомобилей общего назначения отечественных, стран СНГ и зарубежных, к которым относятся:

-легковые автомобили,

-автобусы,

-бортовые грузовые автомобили,

-тягачи,

-самосвалы, фургоны; расхода топлива для специального и специализированного подвижного состава на шасси автомобилей;

2) расхода смазочных материалов.

Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации автомобилей. При этом можно выделить следующее: -базовая норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства (АТС) в снаряженном состоянии;

-транспортная норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега транспортной работы:

-автобуса, где учитывается снаряженная масса и нормируемая по назначению автобуса загрузка пассажиров;

-самосвала, где учитывается снаряженная масса и его нормируемая (коэффициент 0,5) загрузка;

-транспортная норма в литрах на 100 тонно-километров (л/100 ткм) транспортной работы грузового автомобиля, которая учитывает дополнительный к базовой норме расход топлива при движении автомобиля с грузом, автопоезда с прицепом или полуприцепом без груза и с грузом, или с использованием установленных коэффициентов на каждую тонну перевозимого груза, прицепа, полуприцепа до 1,3 л/100 км и до 2,0 л/100 км для автомобилей, соответственно с дизельными и бензиновыми двигателями.

Базовая норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля и его агрегатов, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.), от вида используемого топлива. Она учитывает снаряженное состояние автомобиля, типизированный маршрут и режим движения при эксплуатации.

Норма на транспортную работу включает базовую норму и зависит от грузоподъёмности или от нормируемой загрузки, или от конкретной массы перевозимого груза с учетом условий эксплуатации АТС. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях для:

- бензиновых и дизельных автомобилей - в литрах бензина или дизтоплива;

- автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе (снг), - в литрах снг (из расчета 1 л бензина соответствует 1,32 л снг);

-автомобилей, работающих на сжатом природном газе (спг), - в нормальных метрах кубических спг (из расчета 1 л бензина соответствует 1 куб. м спг);

-газодизельных автомобилей норма расхода сжатого природного газа указана в метрах кубических, плюс рядом указывается норма расхода дизтоплива в литрах, их соотношение определяется производителем техники (или в инструкции по эксплуатации).

Нормы расхода топлива (на 100 км пробега автомобиля, транспортная норма в литрах на 100 тонно-километров, нормы на работу специального оборудования и т.п.) для бензиновых и дизельных автомобилей, для автомобилей, работающих на снг или спг, установлены в фиксированных величинах. Для газодизельных автомобилей указываются только ориентировочные нормы расхода сжатого природного газа (кроме того, рядом указывается норма расхода дизтоплива). В Нормах расхода ГСМ по этому виду расхода ГСМ имеется ссылка на данные, которые должны определяться производителем техники. Таким образом, для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения в общем случае должны применяться нормы, приведенные в технической документации изготовителя (и именно эти данные будут приниматься налоговыми органами при проведении налоговых проверок). Показатели, приведенные в Нормах расхода ГСМ, могут использоваться для целей планирования, а также в случае, если получение соответствующих данных от изготовителя не представляется возможным.

Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов, регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения базовой нормы. Следует обратить внимание на то, что поправочные коэффициенты могут устанавливаться как распорядительным документом руководителя организации, эксплуатирующей автотранспортную технику (в этом случае коэффициенты распространяются на автомобили только данной организации), так и органом местного самоуправления (при этом коэффициенты могут применяться всеми организациями, расположенными на территории данного муниципального образования или административного района).

Следует отметить, что в баках автомобилей всегда в конце рабочего дня остается бензин. В конце отчетного периода его необходимо учитывать, так как он представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Этот остаток нужно учитывать на отдельном субсчете счета 10 - 03-3 "Бензин в баках автомобилей" (в аналитическом учете по материально ответственным лицам - водителям).

Фактическое количество бензина в баках автомобилей должно соответствовать данным бухгалтерского учета. Для этого необходимо периодически проводить инвентаризацию - фактический замер топлива. По нашему мнению, такой замер целесообразно проводить не реже одного раза в квартал.

Для контроля за количеством пройденных автомобилем километров, все организации должны вести журналы учета показаний спидометра (о нем уже шла речь ранее) и составлять акты снятия показаний спидометра. Это требование п. 7.8 Инструкции по учету поступления и расходования горюче-смазочных материалов и единых талонов на отпуск нефтепродуктов на предприятиях, в организациях, колхозах и совхозах, действующей в части, не противоречащей современному законодательству.

На каждый автомобиль должно выделяться несколько страниц, чтобы вести записи по каждому конкретному автомобилю в течение года. По окончании года журнал должен закрываться, а информация о показаниях спидометра по состоянию на 31 декабря переноситься в новый журнал.

Наиболее современным и правильным способом контроля за использованием бензина и вообще за использованием автомашины является оборудование автомашин системой электронной навигации, позволяющей получать оперативную информацию о месторасположении автомобиля по всему маршруту следования с повышенной точностью, о состоянии дорог, заправках автомобиля, об автомобильных пробках и т.д. Практика показывает, что применение данного оборудования помогает экономить топливо, что окупает затраты на приобретение и содержание такого оборудования.

Рекомендуемая литература

1. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально- производственных запасов" ПБУ 5/01: приказ Минфина РФ от 09.06.2001. № 44н: текст в ред. от 25.10.2010: [Электронный документ]]// Консультант Плюс: справ. правовая система [Электронный ресурс] - URL: http://www.consultant.ru.

2. Кондраков Н.П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет: учебное пособие// Н.П. Кондраков -5-е изд. перераб. и доп.- М.: ИНФРА-М, 2009. - 717 с.

3. Сычева, Т.В. Транспорт организации. Бухгалтерский и налоговый учет [Электронный ресурс]: практическое пособие/ Т.В. Сычёва - Электрон. текстовые данные.- М.: Дашков и К, 2011.- Режим доступа: http://iprbookshop.ru/1908.- ЭБС "IPRbooks", по паролю

4. Турсина, Е.А. Учет автомобильного транспорта на предприятии [Электронный ресурс]: практическое пособие/ Е.А. Турина.- Электрон. текстовые данные.- М.: Московская финансово-промышленная академия, 2011.- Режим доступа: http:// iprbookshop.ru/1863.- ЭБС "IPRbooks", по паролю

5. Турсина, Е.А. Учет горюче-смазочных материалов [Электронный ресурс]: практическое пособие/ Е.А. Турсина Е.А..- Электрон. текстовые данные.- Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2010.- Режим доступа: http:// iprbookshop.ru/ 1069.- ЭБС "IPRbooks", по паролю.

Размещено на Allbest.ru

...