Систематизация и организация оперативного хранения документов

Все последующие изменения в составе и состоянии дела: повреждения, включение новых документов - отражаются в заверительной записи. В заверительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Для учета дел длительных сроков хранения, а при отсутствии в организации номенклатуры дел и кратковременного хранения, завершенные в делопроизводстве, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др. В структурных подразделениях составляются и подписываются их руководителями описи, по которым дела принимаются на хранение в архив организации.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

Описи дел составляются по установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет - по готовым разделам. Годовой раздел описи дел структурного подразделения используется и как основной документ при передачи дел на хранение в архив организации.

Документы, не представляющие практической ценности и сроки хранения которых при этом истекли, выделяются к уничтожению. К моменту уничтожения все описи дел за те же годы должны быть утверждены, а документы сданы в архив, чтобы случайно не пропала бы безвозвратно необходимая информация. Сам процесс уничтожения (утилизации) документов должен исключать возможность их последующего использования посторонними лицами и другими организациями.

Заключение

В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - оперативное хранение документов, в ходе которого решается важнейшая задача системы документооборота организации. И лишь только централизованная система учета и хранения документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства. Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов. Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение компьютерных систем для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

Соблюдение правил формирования и оформления дел в отделе кадров позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

Список использованных источников и литературы

1. Абрамова, С.Г., Костенчук, И.А. О понятии «корпоративная культура» / С.Г. Адрамова, И.А. Костенчук - М.: Дрофа, 2009

2. Албастова, Л. Н. Технология эффективного менеджмента / Л.Н. Албастова - М.: «Издателство ПРИОР», 2009

3. Беляцкий, Н.П., Велесько, С.Е., Ройш, П. Управление персоналом / Н.П. Беляцкий, С.Е. Велесько, П. Ройш - М.: ИП «Экоперспектива», 2010

4. Богданова, М. Моральный кодекс бизнесменов / М. Богданова // Япония сегодня. Москва. - 2007

5. Виханский, О.С. Стратегическое управление: Учебник. / О.С. Виханский - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Гардарика, 2007

6. Власова, Н. Корпоративная культура / Н. Власова // Дела, люди XXI. - 2009

7. Глухов, В.А., Электронная доставка документов в России: в начале пути В.А. Глухов, О.Л. Лаврик Теория и практика общественно-научной информации. - 2007

8. Дементьева, Е.В. Электронный межбиблиотечный абонемент - основа для равноправного информационного обмена в будущем и настоящем / Е.В. Дементьева // НТБ. - 2003

9. Емельяненько, А.П. Документоведение и делопроизводство / А.П. Емельяненко - М.: Издательство МГУ, 2004

10. Кирсанова, М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления/ М.В. Кирсанов, Ю.М. Аксенов - М.: ИНФРА-М, 2003

11. Комышев, А. Л. Основы документационного обеспечения управления / А.Л. Комышев - М.: Дело и Сервис, 2000

12. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2002

13. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко - Киев: Знания, 2001

14. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин - М.: Прогресс, 2008

15. Моисеев, Р. Н. Современное документоведение / Р.Н. Моисеев - М.: АСТ, 2007

16. Сартан, Г.Н., Смирнов, А.Ю., Гудимов, В.В., Подхватилин, Н.В. Новые технологии управления персоналом / Г.Н. Сартан, А.Ю. Смирнов, В.В. Гудимов, Н.В. Подхватилин - СПб.: Речь, 2009

17. Сащенкова, Н. Организационная культура и ее влияние на эффективность организации / Н. Сащенкова - Обнинск: Феникс, 2009

18. Соломанидина, Т. О. Мотивация трудовой деятельности персонала: Учебно-практическое пособие / Т.О. Соломанидина - М.: Управление персоналом, 2009

19. Соломанидина, Т. О., Соломанидин В. Г. Управление мотивацией персонала: (в таблицах, схемах, тестах, кейсах) / Т.О. Соломанидина, В.Г. Соломанидин - М.: ООО Журнал Управление персоналом, 2009

20. Спивак, В. А. Корпоративная культура: теория и практика / В. А. Спивак. - М.: Питер, 2009

21. Трофимов, Н.С. Современное управление персоналом организации / Н.С. Трофимов - СПб.: Канди, 2009

22. Управление персоналом на производстве: Учебное пособие для вузов по специальности 062100 «Управление персоналом» / Под ред. Н. И. Шаталовой, Н. М. Бурносова. - М.: ЮНИТИ, 2008

Размещено на Allbest.ru