Організація документообігу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Національний університет "Львівська політехніка"

Кафедра соціальних комунікацій та інформаційної діяльності

Практична робота

з дисципліни “Основи сучасного діловодства”

Організація документообігу

Виконав:

студентка групи СО-32

Корда І.Р.

Перевірив:

ст.викл., к. іст.н.

Мина Ж.В.

Львів - 2014



План

документ картотека кореспонденція

1. Документобіг як рух потоків управлінської документації

2. Приймання вхідних документів

3. Попередній розгляд документів

4. Реєстрація документів, загальні положення

5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів

6. Форми реєстрації документів

7. Комп'ютеризована реєстрація документів

8. Розгляд документів керівниками закладів та структурних підрозділів

9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

Висновок

Список використаних джерел



1. Документообіг як рух потоків управлінської документації

Документообіг - це рух документів в організації, установі з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом.

Документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям.

Потік вихідних документів становлять документи створені в установі для скерування адресатам за її межами.

Потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.

Основні параметри потоків документів:

- напрям потоку, який визначають пунктами відправлення і призначення;

- обсяг потоку, який визначають кількістю документів, які проходять за одиницю часу;

- структура потоку, яку визначають різновидами документів, авторством;

- режим потоку, який визначають періодичністю руху документів через пункти опрацювання.

Практика діловодства сформувала такі принципи раціональної організації документообігу:

1. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід прати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

2. Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу.

3. Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.

4. Копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються виконані копії.

При проектуванні раціональних документопотоків в установі складають схеми основних груп і видів документів. Це дає змогу встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами. Під час розроблення схем документообігу складають раціональний маршрут документів для виконання посадовими особами таких процесів:

Керівники:

- візування документів;

- приймання рішення про маршрут просування документів;

- проведення аналізу зведень;

- уживання заходів для покращення виконавчої дисципліни;

Канцелярія:

- приймання документів;

- реєстрація;

- розсилання;

- контроль за модифікацією;

- одержання інформації про виконання;

- видача нагадування і зведень;

- зняття документів з контролю.

Виконавці:

- отримання документів на виконання;

- підготовка вихідних документів;

- підписання у керівництва і передача в канцелярію;

- одержання розпорядчої інформації;

- звіт про стан виконання документа.

Схеми документообігу розробляють керівники діловодної служби за участю керівників зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми проходження документів керівник діловодної служби або установи.

Схеми розробляють для різноманітних категорій документів (вхідних, вихідних внутрішніх; наказів з основної діяльності і особового складу, листів, замовлень, рекламацій). Для кожної групи документів створюють окрему схему обігу.

Апробовані схеми документообігу включають в інструкцію з діловодства або додають до неї.

Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, передбачає виконання таких операції у такій послідовності:

- приймання вхідних документів;

- попередній розгляд документів;

- реєстрація документів;

- розгляд документів керівництвом;

- виконання документів.



2. Приймання вхідних документів

Кореспонденцію і телеграми приймають централізовано - у загальному відділі (канцелярії, спеціально призначеним І тінником або секретарем). У разі надходження документів у неробочий час їх приймає черговий працівник. Інші і цінники установи, незалежно від їх службового положення, не мають права приймати кореспонденцію безпосередньо від представників інших установ без реєстрації.

Незалежно від адресата кореспонденцію в установі передають секретареві. За необхідності він ставить особистий підпис і дату отримання документа в журналі про приймання документації. Якщо на конверті є напис "Терміново", "Вручити негайно", секретар зазначає час отримання документа.

До розкриття кореспонденції перевіряють правильність надсилання її на адресу, вказану на конверті. Неправильно надіслану кореспонденцію скеровують за призначенням.

У загальному відділі (канцелярії чи секретар) розкривають всі конверти за винятком тих, які мають напис "Особисто" (їх передають у запечатаному вигляді). Якщо в конверті з таким написом є службовий лист, то після прочитання, його реєструють.

Під час розкриття конвертів перевіряють відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа, додатків до нього або пошкодження, невідповідність номера на конверті номеру документа, складають акт у двох примірниках, один з яких надсилають відправнику, а другий передають до загального відділу (в канцелярію).

Розкриваючи кореспонденцію, конверти необхідно зберігати у таких випадках:

- якщо дата поштового штемпеля необхідна як свідчення дати відправлення або отримання документа (документи, представлені на конкурс, арбітражні документи, позовні заяви, судові повістки, пропозиції, заяви, скарги громадян, акти);

- якщо на документі взагалі відсутня дата;

- якщо дата документа або дата його реєстрації з погляду особливостей роботи установи суттєво відрізняється від дати отримання документа;

- якщо адресу відправника можна встановити тільки за допомогою конверта.

Доцільність збереження конверта, як правило, під час розкриття конверта встановлена бути не може, її встановлюють під час попереднього розгляду або реєстрації документів. Тому доцільно знищувати конверти після реєстрації документів. Якщо в процесі реєстрації виявлено одну із вказаних ситуацій, конверт приєднують до документа і разом з ним вкладають у справу.

Документи, які складаються з двох і більше аркушів, скріплюють. Додатки складають в порядку їх номерів і скріплюють з документом.

У процесі первинного опрацювання деяку частину документів можна виділити і скерувати безпосередньо І структурні підрозділи.

3. Попередній розгляд документів

Уся кореспонденція, що надходить в установу, крім листів з написом "особисто", підлягає обов'язковому попередньому розгляду.

Метою попереднього розгляду документів є виділення тих, що потребують обов'язкового розгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також і мовлення термінів виконання документів, які передають структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів слід здійснювати у день і ржання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телетайпограми, телефонограми розглядають і передають за призначенням негайно.

Попередній розгляд документів, що надходять з Верховної Ради, Адміністрації Президента і Кабінету міністрів України, інших вищих органів державної влади здійснює у державних установах начальник загального її і, (канцелярії) або інший працівник цього відділу.

Під час попереднього розгляду документів слід рукатися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

На розгляд керівника установи та його заступників передають закони України, акти та кореспонденцію мої Ради України, Президента України, Кабінету міністрів України, інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, з принципових питань діяльності установи, які потребують вирішення керівництвом. Інші документи передають в структурні підрозділи і виконавцям. Документи, адресовані посадовим особам, крім керівника установи, як правило, скеровують безпосередньо їм. Однак, якщо особа, якій адресовано документ, є керівником великого структурного підрозділу, то документ може бути скерований безпосередньо одному з працівників підрозділу.

Для забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівниками установи і структурних підрозділів розробляє графіки доставки кореспонденції керівникам і структурним підрозділам.

4. Реєстрація документів, загальні положення

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрацію документів проводять з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативного використання наявної в документах інформації. Реєстрації підлягають документи всіх форм засвідчення. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі.

Реєстрацію документів, як правило, здійснюють централізовано - у загальному відділі (канцелярії).

Децентралізовану реєстрацію документів застосовують в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, зумовлених специфікою діяльності установи.

Місце реєстрації документів визначають в інструкції з діловодства.

Основні правила реєстрації документів:

1. Кожен документ реєструють в певній установі лише один раз: вхідні документи - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час внутрішні та вихідні документи - у день підписання або затвердження; у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють.

2. Документи реєструють в межах груп залежно від назви, автора і змісту. Окремо реєструють:

- закони України, акти та кореспонденцію Верховної Гади України, Президента України, Кабінету Міністрів;

- накази установи з основної діяльності; про прийняття, Переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників про надання відпусток; про накладання стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-Господарських питань;

- рішення колегії установи;

- акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання.

3. Під час реєстрації документам надають умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструють, та індексу за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами.

4. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою розпорядчі, обліково-статистичні, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створено для використання в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

5. Реєстрації підлягають традиційні машинописні (рукописні) документи та документи, створені за допомогою ПК.

До інструкції з діловодства додають затверджений перелік документів оперативного характеру, які не підлягають реєстрації діловодною службою:

листи, що підійшли в копії (до відома);

телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки;

повідомлення про засідання, наради, збори і їх порядок денний;

- графіки, наряди, заявки, рознарядки;

- зведення та інформації, надіслані до відома;

- навчальні плани, програми (копії);

- рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;

- прейскуранти (копії);

- норми витрати матеріалів;

- поздоровні листи і запрошення;

- друковані видання (книги, журнали);

- наукові звіти за темами;

- місячні, квартальні, піврічні звіти;

- форми статистичної звітності.

На документах оперативного характеру, які не підлягають реєстрації, порядковий номер не проставляють.



5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів

Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи.

Під час реєстрації вхідних документів на їх першій сторінці у правому нижньому кутку ставлять штамп, який містить індекс кореспондента, підрозділу та порядковий номер надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів. Також вказують дату надходження документа. Наприклад, 125-05-850 12.05.99., де 125 - індекс кореспондента; 05 - індекс структурного підрозділу, в якому зареєстровано документ; 850 - порядковий номер документа за картотекою від початку календарного року.

Для зручності реєстрації і пошуку документів структурним підрозділам і групам кореспондентів присвоюють індекси.

Порядок реєстрації пропорцій, заяв і скарг громадян здійснюють за "Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.

Вихідну документацію реєструють у загальному відділі (канцелярії) та структурних підрозділах.

У загальному відділі (канцелярії) реєструють:

- листи, адресовані до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;

- листи, адресовані в республіканські установи, підвідомчі та інші організації, які підписані керівником установи і його заступниками.

У структурних підрозділах реєструють листи, підписані керівниками підрозділів та їх заступниками.

При реєстрації листа-відповіді його вихідним номером є вихідний номер листа-запиту.

Якщо вихідний документ є ініціативним, то його реєструють на картку, яку зберігають в картотеці ініціативної кореспонденції, а його номер складають з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції, написаних через тире, та номера справи, в якій зберігають копію документа, написаного через дріб. Наприклад, 125-08-850/10.

Принципи індексації і побудови карток такі ж, як і для вхідної кореспонденції.

Вихідні телеграми, факси мають порядкову нумерацію в межах року. Їх реєструють в окремих облікових формах (журналах, реєстрах) в тому ж порядку, що й всю іншу кореспонденцію.

У закальному відділі (канцелярії) реєструють такі внутрішні документи: накази з основної діяльності, накази із особового складу, накази із оперативних питань, накази із особового складу підпорядкованих організацій, розпорядження. Інші види внутрішніх документів реєструють в структурних підрозділах.

6. Форми реєстрації документів

Для реєстрації документів застосовують карткову і журнальну форми.

Журнальну форму реєстрації документів можна використовувати в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.

При картковій формі реєстрації всіх документів застосовують єдину реєстраційно-контрольну картку, придатну для опрацювання ПК. Реєстраційно-контрольні картки виготовляють в необхідній кількості примірників. Кількість примірників визначають за кількістю картотек, які ведуть в установі. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи.

В установах, де довідкові картотеки ведуть в структурних підрозділах, реєстраційно-контрольні картки складають у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому картку передають разом з документом). У разі взяття документа на контроль виготовляють три примірники картки.

Реєстраційно-контрольні картки групують в довідкові картотеки, які створюють на кожен календарний рік.

Довідкову картотеку складають з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Першу частину картотеки використовують для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцем, кореспондентами або термінами виконання. Другу частину картотеки використовують для пошуків виконаних документів з певного питання.

7. Комп'ютеризована реєстрація документів

Комп'ютеризовану реєстрацію документів проводять централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюють з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів або шляхом прямого введення з документа таких обов'язкових реквізитів:

- назва виду документа;

- автор (кореспондент);

- дата документа;

- індекс документа (дата та індекс надходження вхідних документів);

- заголовок документа або його короткий зміст;

- резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата

- відповідальний виконавець;

- термін виконання;

- позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки. Порядок розміщення реквізитів може визначати сама установа.

У разі комп'ютеризованої реєстрації формують банк і реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк інтеграційних даних.

Комп'ютеризовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи це їх перебування за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм.

У разі часткової комп'ютеризації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої системи реєстрації та пошуків.

Як правило, пошук інформації проводять централізовано на комп'ютеризованих місцях реєстрації та опрацювання інформації. Користувач повинен мати можливість одержувати інформацію за кількома або всіма реквізитами реєстрації, точну адресу місця перебування документа на певний час.

Відповідальність за правильну реєстрацію службових документів, пропозицій і листів громадян і своєчасне надсилання їх адресатам, конкретним виконавцям покладають на ний відділ (канцелярію), експедицію і відповідальних пів структурних підрозділів установи.

8. Розгляд документів керівниками закладів та структурних підрозділів

Після попереднього розгляду документи подають керівникам установи і структурних підрозділів відповідно до затверджених посадових інструкцій та функціональних обов'язків. Керівник повинен розглядати документи в день їх отримання і повертати їх секретареві.

У закладах 1 і 2 категорії секретар (референт) за необхідності підбирає документи, які можуть знадобитися керівникові під час розгляду кореспонденції.

Результати розгляду документів керівники відображають у своїх резолюціях.

9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

Вихідні документи, в тому числі виготовлені на ПК, обробляють і надсилають централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного дня.

Кореспонденцію, скеровану за підписом керівника установи у вищі органи, відправляють тільки після реєстрації документів у канцелярії.

Під час приймання від виконавців вихідних документі» обов'язково перевіряють:

- правильність оформлення документа і розміщення н ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх необхідних підписів на документі т додатках до нього;

- наявність віз на копії документа, залишеного у справі установи;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів;

- наявність посилання на вхідний документ;

- відмітки про виконання та скерування у справу;

- наявність прізвища виконавця, номер його телефону.

Працівники діловодства завіряють копії документів і роблять необхідний запис на реєстраційно-контрольних картках.

На оригіналах документів, які підлягають поверненню, і верхньому правому березі першої сторінки ставлять штамп "Підлягає поверненню".

Документи, що надсилають одному і тому ж адресатові, вкладають в один конверт. На конверті проставляють і граційні номери всіх документів, які є в конверті, а п ОЖ вид відправлення (рекомендоване, цінне, авіа), назву установи, адресу, індекс відправлення зв'язку.

Документи, адресовані постійним кореспондентам, рекомендовано відправляти в конвертах із заздалегідь надрукованою адресою одержувача та відправника.

В разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади і прізвища адресата, слід зазначити точну адресу (вулиця, номер будинку, місто, район, область, поштовий індекс).

На реєстраційно-контрольній картці або в журналі зазначають номер вихідного документа, дату реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій зберігатиметься його копія.

Документи, що доставляють кур'єром, передають місцевим адресатам під розпис у розносній книзі.

Вихідну кореспонденцію, скеровану в інші міста, і ні відправлення без розпису.

Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів залишають в установах, які є авторами цих документів. В інші и надсилають їх завірені копії.

Документи, виготовлені на ПК, надсилають із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копію того листа підшивають до справи на загальних умовах.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати канцелярії у години, встановлені для цього інструкцією з діловодства певної установи.

Основні терміни та їх означення

Документообіг - це рух документів в організації, установі з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення.

Потік документів - сукупність документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Потік вхідних документів - сукупність документів, яку формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій.

Потік вихідних документів - сукупність документів, яку формують документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами.

Потік внутрішніх документів - сукупність документів, яку формують документи, що створені і циркулюють В установі та не виходять за її межі.

Реєстрація документа - процес фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.



Висновок

Організація роботи з документами є важливою складовою при прийняті управлінських рішень, особливо в умовах розвитку ринкових відносин. Адже «…документ - це текст (як логічна послідовність мовних і немовних знаків), зафіксований на речовому виробі, основною функцією якого є збереження та розповсюдження (передача) інформації в просторі і часі».

Істотною стороною ведення діловодства у бухгалтерії є систематизація і збереження всіх документів, що тут утворюються, необхідних згодом не тільки для аналізу фінансово-господарської діяльності, але і для пред'явлення цих документів при перевірці, а також для здачі на збереження у встановленому порядку у архіви.Сучасний документообіг повинен ґрунтуватись на таких принципах:системності,відкритості, ефективності.



Список використаних джерел

1. Архівознавство: Підручник для студентів іст. ф-тів вищ. навч. закладів України / За заг. ред. Я.С. Калакури, І.Б. Матяш. - 2-ге вид., випр. і доп. - К.: КМ Академія, 2002. - 356 с.

2. Бибик С.П. та ін. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів /С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта.- К.: Вид-во "Довіра", УНВЦ "Рідна мова", 1997.- 399 с.

3. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. - 2-е вид. - К.: А.С.К., 2000. - 173 с.

4. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

5. Комова М.В. Діловодство: Навч. посібник / М.В. Комова // Нац. ун-т “Львівська політехніка”, Ін-т гуманітар. і соц. наук. - Львів, Тріада плюс, 2006. - 220 с.

Размещено на Allbest.ru

...