Аудит расчётов с подотчётными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Южно-Уральский государственный университет» (национальный исследовательский университет)

Факультет «Торгово-экономический»

Кафедра «Бухгалтерский учет и финансы»

Пояснительная записка к курсовой работе

Аудит расчётов с подотчётными лицами

Автор работы: студент группы ТЭ - 315

Р.А. Аминова

Руководитель: доцент

Д.Ф. Динмухаметова

Челябинск 2009г.

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы аудита и учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Понятие и учет расчетов с подотчетными лицами

1.2 Понятие и сущность аудита

Глава 2. Методика проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

2.1 Основные этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчётными лицами. План и программа проверки

2.2 Цели и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами

2.3 Источники информации и возможные нарушения при ведении операций по расчётам с подотчётными лицами

Глава 3. Составление программы проверки расчетов с подотчетными лицами

3.1 Методы сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке

3.2 Основные контрольные процедуры

3.3 Обобщение результатов аудита и их использование в системе управления предприятием

Заключение

Введение

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения и оприходования материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами. В настоящее время тема работы весьма актуальна, так как у организации возникает периодическая потребность в приобретении товаров за наличный расчет, а также выдача наличных денег на командировочные расходы, операционные расходы, что вызывает необходимость ведения учет расчетов с подотчетными лицами.

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля расчетов с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели - рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами, т.к. применение полученных теоретических знаний в данной области аудита, несомненно, очень необходимо на практике.

Сформулированная цель предполагает решение следующих задач:

1) дать понятие учета расчетов с подотчетными лицами;

2) определить цель, задачи и источники информации аудита расчетов с подотчетными лицами;

3) определить нарушения при осуществлении учета расчетов с подотчетными лицами;

4) рассмотреть план и программу аудиторской проверки раздела учета расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание планируется уделить контрольным аудиторским процедурам, применяемым при проверке расчетов, применительно к типичным нарушениям расчетов с подотчетными лицами.

Предметом исследования является аудит расчетов с подотчетными лицами.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

Глава 1. Теоретические основы аудита и учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Понятие и учет расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы Федеральным Законом "О бухгалтерском учете".

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому чету № 10/99 «Расходы организации».

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели:

· на хозяйственные нужды;

· на командировочные расходы;

· на оплату представительских расходов.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на автомобильной заправочной станции, оплате мелкого ремонта, проездные документы, почтовые расходы и т.п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ.

Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты:

· по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;

· по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

· по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Форма авансового отчета является унифицированной и приведена в Постановлении Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отчет проверяется бухгалтерией.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения в нематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

1.2 Понятие и сущность аудита

аудит проверка подотчётный лицо

Аудит - это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей. Данное определение закреплено в Федеральном законе от 7 августа 2001 г. № 119-ФЗ. «Об аудиторской деятельности».

Правовые основы регулирования аудиторской деятельности в Российской Федерации прописаны в Федеральном законе от 30.12.2008 N 307-ФЗ (ред. от 23.07.2013) "Об аудиторской деятельности".

Аудитор - это квалифицированный специалист, аттестованный на право аудиторской деятельности в порядке, установленном законодательством.

Под аудитом иногда понимается процесс снижения до приемлемого уровня информационного риска (т.е. вероятности того, что в финансовых отчетах содержатся ложные или неточные сведения) для пользователей финансовых отчетов. В ходе аудиторской проверки финансовых отчетов устанавливаются точность отражения в них финансового положения и результатов деятельности предприятия, соответствие ведения бухгалтерского учета установленным требованиям и критериям, соблюдение проверяемым предприятием действующего законодательства. Особое значение имеет тот факт, что проверку достоверности отчетности предприятия, соблюдение действующего законодательства и составление аудиторского заключения по этому вопросу выполняет независимый аудитор.

Существует несколько определенных правил, касающихся деятельности независимых аудиторов:

- свободный выбор аудитора (аудиторской фирмы) хозяйствующим субъектом;

- договорные отношения между аудитором (аудиторской фирмы) и клиентом, позволяющие аудитору самому выбирать своего клиента и быть независимым от указаний каких-либо государственных органов;

- возможность отказать клиенту в выдаче аудиторского заключения до устранения отмеченных недостатков;

- невозможность аудиторской проверки при родственных или деловых отношениях с клиентом, превышающих договорные отношения по поводу аудиторской деятельности;

- запрещение аудиторам и аудиторским фирмам заниматься хозяйственной, коммерческой и финансовой деятельностью, не связанной с выполнением аудиторских, консультационных и других услуг, разрешенным законодательством.

Цель аудита - выражение мнения по поводу достоверности финансовой отчетности, оказание услуг, помощь, сотрудничество c клиентом. Цель ревизии - выявление недостатков с целью их устранения и наказания виновных.

Характер аудита - предпринимательская деятельность.

Характер ревизии - исполнительская деятельность, выполнение распоряжений.

Основа взаимоотношений аудита - добровольность, осуществление на основе договоров.

Основа взаимоотношений при ревизии - принудительность, осуществление по распоряжению вышестоящих или государственных органов.

Управленческие связи аудита - горизонтальные связи, равноправие во взаимоотношениях с клиентом, отчет перед ним. Принцип оплаты услуг аудита - оплату производит клиент, ревизии - оплату производит вышестоящее звено или государственный орган.

Практические задачи аудита - улучшение финансового положение клиента, привлечение пассивов (инвесторов, кредиторов), помощь и консультирование клиентов. Задача ревизии - сохранение активов, пресечение и профилактика злоупотреблений.

Результаты аудита - аудиторское заключение - документ, имеющий юридическое значение для всех юридических и физических лиц, органов государственной власти и управления, органов самоуправления и судебных органов. Итоговая часть аудиторского заключения, содержащая запись о подтверждении достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, может быть опубликована. Результаты ревизии - акт ревизии - внутренний документ, в котором отмечаются все выявленные, даже незначительные, недостатки. Акт должен быть передан вышестоящему лицу и другим органам.

Глава 2. Методика проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

2.1 Основные этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчётными лицами. План и программа проверки

Аудит расчетов с подотчетными лицами производится сплошным методом, т.е. проверке подлежат все расчеты с подотчетными лицами в хронологической последовательности, и включает контроль операций по расходованию средств на операционные и хозяйственные нужды, а также на служебные командировки работников.

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, проверяющий должен сначала проверить остатки подотчетных сумм по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и сопоставить их с Главной книгой по данному счету на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки и одновременно проверить сроки образования задолженности.

При наличии расхождений необходимо установить их причины и одновременно проверить, все ли денежные средства, выданные подотчетным лицам из кассы (проведенные по кредиту счета 50 в журнале-ордере № 1) или из других источников (например, по денежным чекам с расчетного, особых или текущих счетов, что проведено по кредиту счетов 51 и 55 в журналах-ордерах № 2 и 3), записаны в журнал-ордер № 7.

Затем следует установить, есть ли на данном предприятии приказ о назначении круга лиц, имеющих право получать под отчет суммы на хозяйственные расходы и другие цели. После этого производится проверка соблюдения установленного порядка выдачи наличных денег под отчет. При этом аудитор должен знать, что предприятия предварительно обеспечивают работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные расходы, но не более предельного размера, установленного законодательством при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, и на сроки: не более 3 рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения предприятия; не более 10 рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения предприятия; до 30 рабочих дней в сумме, не превышающей размер одной базовой величины.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

В процессе проверки устанавливается, соблюдается ли размер выдаваемых под отчет авансов на хозяйственные расходы и командировки; не выдаются ли новые авансы до погашения ранее полученного; расходуются ли они по целевому назначению; не числится ли задолженность за лицами, уволенными с работы.

На следующем этапе проверки надо внимательно рассмотреть авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами и установить, имеются ли при авансовых отчетах документы, подтверждающие сумму фактических затрат или удостоверяющие приобретение подотчетным лицом материальных ценностей.

Проверяя операции по приобретению материальных ценностей через подотчетных лиц, прежде всего, устанавливают достоверность приложенных к авансовому отчету оправдательных документов (накладные, копии товарных чеков и др.), а также устанавливают, оприходованы ли эти ценности на склады.

При авансовых отчетах представляются различные счета, оплачиваемые частным лицам за выполненные ими погрузочно-разгрузочные работы и другие расходы на месте командировки. В оплаченных счетах, трудовых соглашениях и договорах подряда должны указываться адреса, фамилии, имена и отчества частных лиц, которым производилась выдача наличных денег, а также серии и номера паспортов, место и время их получения. При наличии таких счетов и трудовых соглашений надо проверить их реальность и установить, соответствуют ли указанные услуги документам, товарно-транспортным и железнодорожным накладным поступления ценностей на склад.

План и программа проверки включает в себя два этапа:

I этап:

1) Проверка и изучение приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы;

2) Проверка наличия журнала учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из командировок.

3) Проверка наличия в учетной политике сроков, на которые выдаются деньги под отчет.

II этап:

1) Проверка правильности оформления первичных учетных документов. Обратить внимание на оправдательные документы (наличие на чеках реквизитов и пр.).

2) Проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

3) Проверка соответствия записей о выдаче, использовании, возврате подотчетных сумм данным регистра по счету 71.

4) Установление факта выдачи денежных средств под отчет при наличии остатка неизрасходованного предыдущего аванса.

5) Проверка своевременности возврата неизрасходованных подотчетных сумм, выданных на командировочные и операционно-хозяйственные расходы.

6) Проверка правильности отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей.

7) Проверка правильности отражения в учете приобретения материальных ценностей.

8) Проверка обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретенным материальным ценностям, оплачиваемым работам и услугам.

9) Проверка правильности учета норм (пределы норм) на командировки.

10) Проверка учета операций с валютой, в частности курсовых разниц.

11) Проверка правильности расчетов с лицами, не работающими в организации.

2.2 Цели и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами

Основная цель проверки - соблюдение действующего законодательства и правильность организации бухгалтерского учета в области расчетов с подотчетными лицами.

Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

1) проверка документального подтверждения расчетных операций;

2) контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;

3) проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет;

4) проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов;

5) сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе.

Типичные ошибки:

* нарушение порядка выдачи подотчетных сумм, нарушение при оформлении командировочных расходов;

* нарушение порядка налогообложения;

* нарушение порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.

Источники информации:

* первичные документы по оформлению приема и выдачи наличных денег (кассовые расходные и приходные ордера);

* журнал регистрации расходных и приходных кассовых документов;

* первичные оправдательные документы кассовым документам (авансовый отчет, командировочное удостоверение, чеки и т. д.); авансовые отчеты.

В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их параллельно.

Контроль расчетов с подотчетными лицами бухгалтером осуществляется на основании приказов по учетной политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении работников организации в командировки, а также журнала регистрации авансовых отчетов.

При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

После этих процедур проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе аудита рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.).

Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.

Проведение всех перечисленных действий поможет аудитору удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и в правильном распределении сумм по авансовым отчетам между соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).

Одно из направлений получения аудиторских доказательств - инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям п. 11 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров Центрального банка РФ 22.09.1993 № 40.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем инвентаризация расчетов с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

2.3 Источники информации и возможные нарушения при ведении операций по расчётам с подотчётными лицами

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Сюда относятся:

* приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;

* оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

* расходы на командировки по территории РФ и за границу;

* представительские расходы.

Все названные хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким, несмотря на то, что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы.

С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно многочислен и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

* авансовые отчеты;

* журнал регистрации авансовых отчетов;

* приказы о направлении сотрудников в командировку;

* список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

* сметы представительских расходов;

* приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

* бухгалтерский баланс (ф. № 1) (строка баланса 246 - прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев);

* отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

* Главная книга;

* журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства [4, С.410-412].

Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами -- могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

а) выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

б) выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

в) выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

г) несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

д) списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

а) отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

б) отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

в) несоблюдение установленных норм командировочных расходов; отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

г) отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных:

а) нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм;

б) некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.

4. Нарушения порядка учета представительских расходов: отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

а) некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

б) неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

в) несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах [21, с.419].

Все полученные аудиторские доказательства подлежат документированию. Выявленные ошибки влияют на выражаемое в заключении мнение аудитора. В то же время бывает сложно дать рекомендации по исправлению ошибок по данному разделу учета, особенно в части первичной документации, более реальным представляется внесение исправлений в хозяйственные операции.

Глава 3. Составление программы проверки расчетов с подотчетными лицами

3.1 Методы сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

· отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

· несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

· отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

· несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

· задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;

· списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;

· отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;

· отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

· отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

· выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (Приложение А).

По результатам опроса (по вопроснику) ответственных работников проверяемого предприятия аудитор может сделать следующие выводы:

1) Внутренний контроль расходования и целевого использования денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;

2) В нарушении п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы подотчет, выдаются новые авансы;

3) Приказы о направлении работников в командировки не оформляются - следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;

4) В нарушение закона Российской Федерации “О подоходном налоге с физических лиц” суточные, возмещаемых сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом”.

5) В нарушение Закона Российской Федерации “О налоге на прибыль” и Закона Российской Федерации “О налоге на добавленную стоимость” для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется;

6) В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия;

7) В нарушение Закона Российской Федерации “О налоге на прибыль” и Закона Российской Федерации “О налоге на добавленную стоимость” для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется;

8) В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса, у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно.

Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

- если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют не большой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки материальности статьи “Расчеты с подотчетными лицами” в отчетности предприятия;

-если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами, оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц, размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр. (Приложение Б).[4]

3.2 Основные контрольные процедуры

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций.

Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время (в том числе по истечении трех дней после установленного срока), следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации “О подоходном налоге с физических лиц” подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

Основными контрольными процедурами являются [4]:

· “Подотчет 1.1.1.” - проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

· “Подотчет 1.1.2.” - проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

· “Подотчет 1.1.3.” - проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

· “Подотчет 1.1.4.” - проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

· “Подотчет 1.1.5.” - проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

В случае, когда решением руководителя предприятия, сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан подоходный налог в соответствующем размере и, в-третьих, если решение о списании принято после 1 января 1996 г., то на эту выплату следует начислить взносы в Пенсионный фонд РФ и удержать 1% взносов в Пенсионный Фонд РФ согласно статье 1 Закона РФ от 21 декабря 1995 г. № 207-ФЗ.

· “Подотчет 2.1.1.” - проверка полноты оправдательных документов -по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций;

· “Подотчет 2.1.2.” - проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

· “Подотчет 2.1.3.” - проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

· “Подотчет 2.1.4.” - проверка правильности возмещения командировочных расходов.

· Для выполнения этой процедуры при командировках по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов. Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

· “Подотчет 2.1.5.” - проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

· “Подотчет 2.2.1.” - проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту.

· “Подотчет 2.2.2.” - проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость следующие суммы расходов по:

- проезду к месту служебной командировки и обратно,

- затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями,

- расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством,

Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы - налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организаций (предприятий).

· “Подотчет 3.1.1.” - проверка правильности отражения в учете налога на добавленную стоимость по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения. Суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачету у предприятия-покупателя не принимаются и расчетным путем не выделяются.

· “Подотчет 3.1.2.” - проверка правильности отражения в учете сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет (только в пределах лимитов, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 1994 г. № 1258 “Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами” и распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 августа 1995 г. № 1225р - для организаций и предприятий потребительской кооперации) у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающейся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров).

При наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой налог на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном порядке. На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, налог на добавленную стоимость не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли. Процедура проверки соблюдения проверяемым предприятием лимита расчетов между юридическими лицами проводится в рамках процедур проверки кассовых операций.

· “Подотчет 4.1.1.” - проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. К представительским расходам относятся затраты; связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия определенной категории предприятия, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон.

· “Подотчет 4.1.2.” - проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

· “Подотчет 5.1.1.” - проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто;

· “Подотчет 6.1.1.” - проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами”.

3.3 Обобщение результатов аудита и их использование в системе управления предприятием

Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов -- акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако, без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие -- выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля устранения выявленных недостатков.

После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.

Аудиторское заключение -- официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

Возможны четыре вида аудиторских заключений:

- заключение без замечаний (безоговорочное заключение);

- заключение с замечаниями (заключение с оговорками);

- отрицательное заключение;

- заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

Первый вид заключения аудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков в отчетности, а финансовое положение устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений. Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка произведена недостаточно профессионально или недобросовестно.

Заключение с замечаниями делается при выявлении аудиторами отдельных, легко устранимых недостатков, в целом не меняющих положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным недостаткам аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение.

Отрицательное заключение дается в случае выявления серьезных нарушений и запущенности бухгалтерского учета и отчетности, в связи с чем бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

Четвертый вариант завершения аудиторской проверки возможен, если аудиторам не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую организацию.

Подотчетные лица - это работники предприятия, которые получили денежные суммы в подотчет для будущих расходов согласно приказа руководителя.

Работники, которые получили наличность в подотчет, обязаны подать к бухгалтерии авансовый отчет о потраченных суммах, к которому должны быть приложены все оправдательные документы: акт закупки, чеки, квитанции, счета магазинов, гостиниц железнодорожные, авиационные и другие проездные билеты. Обязательным реквизитом авансового отчета является резолюция руководителя или уполномоченного им лица об утверждении указанной суммы расходов и его подписи.

Сроки, в течение которых подотчетные лица обязаны сдать в бухгалтерию неиспользованную наличность и авансовый отчет:

- в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки, если деньги были выданы на командировочные расходы;

- следующего рабочего дня после выдачи на любые хозяйственные потребности.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Направление работников в командировку осуществляется руководителем учреждения с оформлением приказа, в котором отмечается:

- пункт назначения;

- название предприятия или организации, куда отправляется работник;

- срок и цель командировки.

Приказ о направлении работника в командировку является основанием для выдачи ему соответствующего удостоверения.

Командировочное удостоверение - это документ, который выдается работнику на основании приказа (распоряжение) руководителя для выполнения служебного поручения вне постоянного места работы, то есть в командировке.

На предприятии осуществляется регистрацию удостоверений в специальном журнале.

Суточные расходы - это расходы на питание и финансирование других собственных потребностей физического лица.

Суточные расходы не нуждаются в документальном подтверждении, но Кабинет Министров Украины устанавливает предельные нормы суточных расходов за каждый полный день командировки, включая день отъезда и приезда.

Определение количества дней командировки для выплаты суточных осуществляется с учетом дня выбытия в командировку и дня возвращения к месту постоянной работы, которые засчитываются как 2 дня. Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в удостоверении о командировках, которые заверены печатью. При отсутствии в удостоверении отметок о командировках суточных не выплачиваются.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней подать авансовый отчет о средствах, потраченных в командировке.

Вместе с авансовым отчетом подают документы (в оригинале), которые подтверждают стоимость оплаченных расходов, с указанием формы их оплаты (наличностью, чеком, кредитной карточкой, безналичным пересчетом).

За время пребывания в командировке работнику выплачивают суточные и возмещают такие расходы:

- на проезд к месту командировки и назад;

- по найму жилищного помещения;

- на оплату телефонных счетов;

- комиссионные (при обмене валютных средств), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, которые подлежат уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Перечисленные расходы обязательно подтверждаются документами в оригинале.

Если подотчетное лицо не представило отчеты и необходимы оправдывающие документы в установленные сроки или не возвратил в кассу остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия имеет право удержать такую задолженность из начисленной заработной платы в порядке, установленном действующим законодательством.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном субсчете 372 «Расчета с подотчетными лицами». По дебету этого субсчета отображаются денежные суммы, которые выданы под отчет из кассы, а также суммы перерасходов, которые возмещаются подотчетному лицу. По кредиту субсчета 372 «Расчета с подотчетными лицами» отображают суммы, которые подтверждены соответствующими отчетами и документами, а также внесенная в кассу наличность в погашение неиспользованных авансов.

Аналитический учет ведется в разрезе физических лиц, которые получили деньги под отчет.

Сальдо на субсчете 372 «Расчета с подотчетными лицами» может быть как дебетовым, так и кредитовым. Дебетовое сальдо показывает остатки полученных под отчет авансов, по которым не предоставлены авансовые отчеты. Кредитовое сальдо отображает величину перерасхода по авансовому отчету в сравнении с суммой, полученной под отчет.

Заключение

Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами.

...