Учет кассовых операций в отделении почтовой связи

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство связи и информатизации Республики Беларусь

Учреждение образования «Высший государственный колледж связи»

Факультет Экономики и почты

Кафедра Экономики и управления

Пояснительная записка к курсовой работе

по дисциплине: Бухгалтерский учет в почтовой связи

на тему: Учет кассовых операций в отделении почтовой связи

Выполнила студентка:

гр. ПТ952-06

Е.А.Горбацевич

Преподаватель:

Г.И.Матусевич

Минск 2013

Содержание

Введение

1. Виды услуг, предоставляемые в отделении почтовой связи

2. Учет кассовых операций в отделении почтовой связи

3. Порядок получения подкреплений денежной наличности в отделении почтовой связи

4. Порядок высылки сверхлимитных остатков из кассы в отделении почтовой связи

5. Контроль кассовых операций в отделении почтовой связи

6. Порядок регистрации кассовых операций в отделении почтовой связи в учетных регистрах

7. Учет денежных переводов в иностранной валюте в отделении почтовой связи

Заключение

Литература

Приложение А Книга кассира (организации почтовой связи)

Приложение Б Сводный денежный отчет

Приложение В Кассовая справка формы МС-42

Приложение Г Препроводительное письмо формы МС-4

Приложение Д Алгоритм получения подкреплений денежной наличности в кассу отделения почтовой связи

Приложение Е Алгоритм высылки сверхлимитных остатков денежной

наличности из кассы отделения почтовой связи

Приложение Ж Журнал-ордер №2

Приложение И Журнал - ордер №6

Введение

В отделении почтовой связи (ОПС) текущий учет кассовых операций ведется в соответствии с Технологией обработки и контроля первичной информации, сводного денежного отчета в условиях направления информационных потоков филиалов и Инструкции о порядке ведения кассовых операций, и организации работы с наличными денежными средствами в белорусских рублях и наличной иностранной валюты организациями связи, подчиненными Министерству связи и информатизации Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления национального банка Республики Беларусь от 26.11.2011 года, понимается:

- оприходование денежной наличности в кассу;

- соблюдение лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи денежной наличности; услуга почтовый связь кассовый

- прием наличных денег в кассу организации почтовой связи и выдачи наличных денег из кассы;

- порядок использования полученной выручки;

- порядок и целевое использование наличных денег полученных из банка;

- ведение кассовой книги и хранение ценностей.

Согласно Инструкции о порядке ведения кассовых операций, оприходование наличных денег включает в себя:

- документальное оформление приема наличных денег в кассу по приходным кассовым ордерам ф. КО-1 и выдача наличных денег по расходным кассовым ордерам ф. КО-2, оформление через СКС кассовых операций зарегистрированных в налоговых органах в день совершения операций;

- учинение в этот же день соответствующих записей в кассовые книги ф. КО-4с или книги кассира (организации почтовой связи).

Под несвоевременным оприходованием наличных денег понимается документальное оформление операций в день совершения их и отсутствие записей кассовой книги ф. КО-4с.

Расчеты наличными деньгами через кассу с юридическими лицами ограничены указом президента Республики Беларусь. Допускаются расчеты наличными деньгами между юридическими лицами в размере не более 50 базовых величин, по разрешению руководителя обслуживающего банка и в размере более 50 базовых величин за оказанные услуги и при осуществлении выставочной деятельности.

Все поступления наличных денег отражаются в кассовой книге ф. КО-4с. В ней указывается: номер документа, комму выдана сумма, от кого поступила сумма, номер приходного кассового ордера, номер расходного кассового ордера, наличными деньгами, денежными документами, отражается остаток на начало дня, обороты по приходу и расходу за день, и выводится остаток на конец дня наличными деньгами, в том числе на выплату зарплаты. Записи заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Каждая организация должна иметь одну кассовую книгу. Записи производится в двух экземплярах. Первые экземпляры остаются в кассовой книге, а вторые экземпляры служат отчетом кассира и передаются в бухгалтерию для отражения учетных регистров. Первый и второй экземпляры измеряются одинаково, исправления в кассовой книге не допускаются.

При условии обеспечения сохранности кассовых документов кассовую книгу можно вести автоматизировано на компьютере, при этом ее листы формируются в виде машинограммы, которая называется «вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма отчета кассира. Отчеты машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и содержать реквизиты предусмотренной формы кассовой книги. Книга оформляется вручную, должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана, опломбирована и количество листов указывается прописью, заверяется подписью главного бухгалтера и руководителя.

В машинограмме «вкладной лист кассовой книге» в последней строке должно быть указано количество листов за каждый месяц, а в конце года общее количество листов за год.

После получения машинограммы «вкладной лист кассовой книги» и «отчет кассира» кассир обязан проверить правильность оформления приходных и расходных кассовых документов, подписать их и вместе с отчетом кассира передать в бухгалтерию для контроля. Контроль за правильным ведением кассовой книги и оформлением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера. Кассовые операции является основой производственной деятельности почтовой связи. Бухгалтерский учет кассовых операций ведется на субсчете 50.1 Касса РУП «Белпочта», 50.2 Касса городского отделения почтовой связи, 50.6 Касса РУПС, 50.7 Касса сельского отделения почтовой связи. Это активные счета по дебету, которые отражаются поступления денежной наличности в кассу, а по кредиту выдачи ее из кассы. Учет кассовых операций в ОПС имеет некоторые особенности, как физическим, так и юридическим лицам оказываются услуги и осуществляются взаиморасчеты с потребителями услуг наличными деньгами, денежными документами, международными ответными купонами и банковскими пластиковыми карточками.

В данной курсовой работе будут рассмотрены особенности учета кассовых операций в ОПС и разработаны мероприятия по изменению структуры доходов и совершенствованию учета кассовых операций.

1. Виды услуг предоставляемых в отделении почтовой связи

Почтовая связь является наиболее доступной и экономичной. Деятельность почтовой связи заключается от отправления различных видов почтовых отправлений, обработки пересылки и доставки их адресатам.

Объекты почтовой связи предназначены для предоставления основных, дополнительных и непрофильных услуг в почтовой связи населению, организациям, учреждениям и предприятиям.

Среди основных услуг почтовой связи важное место занимают переводные операции: прием, оплата денежных переводов, пересылка денежных сумм, получение с адресата при вручении почтовых отправлений с наложенным платежом.

Основные услуги почтовой связи связаны с непосредственной деятельностью объектов почтовой связи. К ним относятся: прием, обработка, пересылка, транспортировка, хранение, доставка и вручение всех видов внутренних и международных почтовых отправлений, доставка пенсий и пособий, экспедирование печати и другие.

Внутренними почтовыми отправлениями называются - такие почтовые отправления, которые принимаются, пересылаются в пределах Республики Беларусь:

- письма (простые, заказные, с объявленной ценностью);

- бандероли (простые, заказные);

- почтовые карточки (простые, заказные);

- посылки (без/с объявленной ценностью);

- денежные переводы (электронные);

- отправления ускоренной почты (без/с объявленной ценностью);

- секограммы (простые, заказные);

- мелкие пакеты (простые, заказные, с объявленной ценностью).

В пределах Республики Беларусь юридические лица могут отправлять простую письменную корреспонденцию с предварительно оплаченным за адресата ответом. Такая корреспонденция называется коммерческой корреспонденцией с ответом.

Из Республики Беларусь в зарубежные страны и обратно принимаются международные почтовые отправления. Почтовые отправления, отправляемые из Республики Беларусь за границу, или из-за границы в Республику Беларусь, а также пересылаемые через территорию республики.

К ним относятся:

- письма (простые, заказные с объявленной ценностью);

- бандероли (простые заказные);

- почтовые карточки (простые заказные);

- посылки (без/с объявленной ценностью);

- денежные переводы (электронные);

- мешки «М» (простые заказные);

- отправления EMS;

- секограммы (простые заказные);

- аэрограммы (простые);

- мелкие пакеты (простые, заказные с объявленной ценностью).

Кроме основных работ почтовая связь оказывает дополнительные услуги по упаковке посылок, бандеролей и мелких пакетов, написанию адресов на почтовых отправлениях, заполнение бланков сопроводительных адресов, доставка на дом, перевязь почтовых отправлений, наведение справок в адресном бюро и другие.

На объектах почтовой связи оказываются также непрофильные и новые услуги почтовой связи. Новыми услугами почтовой связи называются услуги, которые появились за последние годы.

Непрофильные услуги почтовой связи называются такие услуги, которые не имеют никакого отношения к почтовой связи, однако за счет предоставления этих услуг отделения почтовой связи получают дополнительные доходы, которые ведут к увеличению заработной платы работников почтовой связи.

К новым и непрофильным услугам относятся:

- реализация товаров народного потребления;

- ламинирование;

- прием коммунальных платежей;

- страхование автотранспорта;

- переплет;

- фотоуслуги;

- факс;

- электронная почта;

- АПП;

- EMS;

- оплата за разговоры в кредит;

- абонентская плата за радио;

- реализация талонов, магнитных электронных карточек;

- прием объявлений в газеты;

- прием заказов по международным каталогам;

- услуги «космос ТВ», МЦС;

- коммерческая корреспонденция с оплаченным ответом;

- письменная корреспонденция первого класса;

- АСКР - Э;

- срочная почта - прием и вручение почтовых отправлений в офисах и на дому по заявлениям отправителей;

- банковские услуги - прием вкладов от населения, депозитные операции; обслуживание населения по банковским пластиковым карточкам.

Организация учета кассовых операций будет раскрыта в следующем разделе.

2. Учет кассовых операций в отделении почтовой связи

В отделении почтовой связи текущий учёт кассовых операций осуществляется в соответствии с Технологией обработки и контроля первичной информации, формирования сводного денежного отчёта, в условиях направления информационных потоков из отделения почтовой связи. Эта инструкция регламентирует порядок создания первичной информации, её контроля, а также составление сводного денежного отчёта.

В автоматизированном отделении почтовой связи установлена специальная компьютерная система (СКС) с инсталлированной версией пакета «Почта», которая работает в нефискальном (фискальном) режиме. Для передачи информации в электронном виде по принятым электронным денежным переводам и платежам СКС регистрируется как объект «Системы передачи электронно-финаносовой информации» (СПЭФИ) третьего уровня. По СКС с нефискальным режимом работы поддерживает в актуальном состоянии нормативно-справочную информацию:

- тарифы;

- справочник почтовых кодов;

- справочник международных кодов для приема денежных переводов;

- справочник кодов для составления СДО;

- подписные каталоги;

- наименования юридических лиц, номер учетно-налогового платежа (УНП), расчетный счет, код банка;

- электронные базы данных для создания информации по принятым переводам.

Предоставление услуг в неавтоматизированных отделениях почтовой связи осуществляется также в соответствии с Технологией и правилами оказания услуг почтовой связи. Все суммы по оказанным услугам на кассе отделения почтовой связи проводятся на СКС и отражаются в книге кассира-операциониста ф. КО-5 (приложение А), которая зарегистрирована в инспекции Министерства по налогам и сборам. При отсутствии сети компьютерной связи подтверждение приёма наличных денег подтверждается квитанция ф. КВ-1 и квитанция ф. 5.

В конце рабочего дня начальник неавтоматизированного отделения почтовой связи заполняет бланк сводно-денежного отчета (приложение Б) и кассовую справку ф. МС-42 (приложение В). Бланк сводно-денежного отчета и кассовая справка заполняются в двух экземплярах, подписываются начальником и подтверждается оттиском календарного штемпеля. Исправления и помарки не допускаются. Первый экземпляр бланка сводно-денежного отчета вместе с первичными документами направляется в автоматизированные отделения почтовой связи для дальнейшей передачи по СКС, второй экземпляр остаётся в документах данного отделения. Все оформленные действующим порядком первичные документы, полученные за рабочий день, формируются по отдельным операциям (кодам сводно-денежного отчета). Для приходных операций такими документами являются:

- кассовая справка ф.МС-42;

- реестры по принятым платежам;

- корешки квитанции ф. 1;

- корешки квитанции ф. 5;

- приходный кассовый ордер;

- товарная накладная ф. ТН-2 (на реализацию знаков почтовой оплаты и товаров народного потребления юридическим лицам);

- акты на суммы, подлежащие оприходование;

- квитанции из авансовой книжки;

- бланки принятых электронных переводов.

По расходным операциям первичными денежными документами являются:

- препроводительное письмо ф. МС-4 на сверхлимитные остатки кассы;

- бланки оплаченных переводов;

- реестры ф. ПС10а по выплаченным пенсиям и пособиям;

- реестры на выигрышные лотерейные билеты, по которым были выплачены суммы выигрыша (к реестру прилагаются билеты, подобранные по мере их записи в реестр и виду лотерейных билетов);

- расчетно-платежные ведомости на выплату зарплаты;

- акты на суммы, подлежащие списанию;

- справки на возврат излишне взысканных сборов.

Все перечисленные первичные документы, приложенные к сводно-денежному отчету должны соответствовать их количеству, указанному в графах 3, 7, 11, 15 СДО. Заполнение этих граф заменяет приписку документов к карте отправки ф. ПС16.

При заполнении кассовой справки ф. МС-42 все первичные документы приписываются с указанием количества использованных квитанций и оказанных услуг. Документы по банковским операциям служебным письмом направляются в РУПС. По истечению сроков хранения бланки неоплаченных переводов направляются в автоматизированные отделения почтовой связи для оформления возврата по обратному адресу. Бланки сводного-денежного отчета, составленные вручную, накапливаются в неавтоматизированном отделении почтовой связи. Ежеквартально не позднее пятого числа месяца, следующего за последним месяцем квартала, они направляются в архив.

В течение рабочего дня по СКС с установленной версией пакета «Почта», работающей в нефискальном (фискальном) режиме, оказываются услуги потребителям. В случае если на данное рабочее место поступили входящие электронные денежные переводы для оплаты в автоматизированном отделении связи, выводится реестр для доставки переводов на дом. При выплате пенсий и пособий на рабочем месте с установленной специальной компьютерной системы, для выдачи почтальонам на дом сумм, для оплаты пенсий и пособий формируются ведомости. После возвращения почтальонов из доставки ведомости обрабатываются обычным порядком.

Вся информация по оказанным услугам с использованием СКС и работой в фискальном режиме выгружается на дискету. При выдаче почтальонам в доставку денежных средств заполняются листы книги ф. ПС55 с указанием фамилии, имени и отчества почтальонов и общей сумы пенсии, которая выдана в доставку, а также общей суммы электронных переводов, выданных в доставку.

После приёма отчётов у почтальонов в ф. ПС55 подводится остаток наличных денег на конец рабочего дня. Все эти суммы отражаются в движении книги ф.ПС55. При возвращении почтальона начальник ОПС принимает отчет, при этом вся информация по оказанным услугам почтальонами вводится в программное обеспечение с нефискальным режимом работы по каждой услуге в отдельности.

По окончании рабочего дня начальник автоматизированного ОПС выводит итоги в сводно-денежном отчете, после считывания информации за неавтоматизированные отделения почтовой связи использует электронную базу, которая была им создана. Периодически в эту базу вносятся изменения при создании информации данных отправителя. При наличии времени между обслуживанием потребителей или в конце рабочего дня начальник автоматизированного ОПС вводит оставшуюся информацию за неавтоматизированные отделения почтовой связи. Информация вводится следующим порядком: по принятым платежам используется электронная база данных плательщиков; создание информации осуществляется путём ввода каждого платежа согласно реестру по выплаченным пенсиям и пособиям; используется база данных получателей, создание информации проводится путём подбора реквизитов по каждому получателю пенсий и пособий согласно реестру ф. ПС10а; по бланку строгой отчётности с указанием серии и номера отражения их движения.

После создания информации распечатываются отчёты, производится оформление конца рабочего дня и созданная информация выгружается по каналам связи в участок обработки и контроля информации (УОКИ) филиала или дискету..

При выявлении расхождений, начальник ставит в известность начальника неавтоматизированные отделения почтовой связи. Данные расхождений фиксируются в справке, которую составляет начальник автоматизированного отделения почтовой связи.

В сводно-денежном отчете все операции обрабатываются по кодам, состоящим из трех цифр. Каждая цифра имеет свой смысл.

В первой цифре: 0 - остаток в кассе на начало дня; 1, 2, 3,4 - доходы; 5, 6, 7 - услуги, оказанные на договорных началах; 8 - денежные средства, поступившие в кассу; 9 - расходные операции в кассе отделения почтовой связи. Вторая цифра обозначает наименование оказанной услуги, третья - разновидность услуги.

Буква означает следующее:

- Н - наличные деньги;

- А - квитанции из авансовых книжек;

- Ч - чеки;

- Ц - банковские пластиковые карточки;

- П - платёжными поручениями;

- Д - денежными документами;

- Г - гарантийными письмами;

- У - доллары;

- С - российский рубль;

- СУ - страховой полис.

В столбцах 2, 6, 10, 14 отражаются суммы, которые подлежат оприходованию, и общая сумма прихода. В столбцах 3, 7, 11, 15 отражается условное обозначение прилагаемых документов, на основании которых составляется сводно-денежный отчет.

Если в ОПС несколько операционных касс, то каждой кассе присваивается порядковый номер.

В столбцах 4, 8, 12, 16 отражается количество проведённых операций. Таким образом, сводно-денежный отчет состоит из четырех разделов:

СДО/1 - кассовые операции. Он является основным, так как в нем отражается текущий учет денежных средств в кассе ОПС.

СДО/2 - используется для учета движения условных и товарно-материальных ценностей. В нем отражается остаток на начало дня, поступление, продажа товарно-материальных ценностей за наличные деньги, продажа по денежным документам, поступление, списание, возврат и выводится остаток на конец дня.

СДО/3 - ведется учет движения квитанционного материала, и бланки строгой отчетности с указанием остатка на начало дня, поступило, использовано, аннулировано и вывод остатка на конец дня.

СДО/4 - статистическая отчетность, в которой ведется учет регистрируемых почтовых отправлений, по которым указывается код и количество.

СДО отражает весь текущий учет операций в ОПС:

1 раздел состоит их 4-х частей:

- доходы;

- принято;

- поступило;

- расход.

По каждой части подводится итог, указывается код операций, сумма, первичный документ, количество документов, количество оказываемых услуг. В конце по коду 001 выводится общая сумма принятых платежей и оказанных услуг на договорных началах. По коду 003 отражается общая сумма, поступившая за услуги ПС. Код 004 отражает сумму наличных денег, выданных денег.

3. Порядок получения подкреплений денеджной наличности в отделении почтовой связи

Остаток наличных денег в кассе ОПС ограничивается лимитом, который разрабатывается начальником ОПС и утверждается руководителем организации почтовой связи. На период выплаты пенсий и пособий, заработной платы по усмотрению руководителя лимит может изменяться. Оборот наличных денег ОПС складывается из денежной наличности, полученной из главной кассы в качестве подкреплений, а так же за счет выручки от реализации услуг и наличных денег, полученных как сверхлимитные остатки из уполномоченных филиалов АСБ Беларусбанка. Потребность в наличных деньгах определяет начальник ОПС в сумме, которая необходима для обеспечения ритмичности работы ОПС, не превышая установленного лимита.

Начальник ОПС при недостаточности в операционной кассе ОПС денежных средств на выплату пенсий и пособий, материальной помощи, осуществляет передачу в организацию связи по каналам связи с использованием программно технических средств информацию на получение подкреплений денежной наличности. В организации связи на основании полученной информации с использованием программно технических средств формируется распоряжение ф. МС-45 на отправку подкрепления денежной наличности, в котором указывается: наименование ОПС, затребованная сумма. Так же указывается сумма, утвержденная к высылке, номер препроводительного письма, номер брезентовой сумки и отметка о получении с указанием даты и подписи. Кроме того, оформляется препроводительное письмо ф. МС-4 для исполнения в главной кассе организации связи (приложение Г). При отсутствии электроэнергии или по каким-нибудь другим техническим причинам начальник ОПС передает по телефону в организацию связи кодированную заявку на получение подкреплений денежной наличности. Затем полученные заявки в организации связи расшифровываются, затребованные суммы записываются в распоряжение ф. МС-45, которое заполняется в двух экземплярах. При этом заполняются графы: наименование ОПС, затребованные суммы, и суммы, подлежащие отправке по каждой заявке с подведением итогов. Распоряжение ф. МС-45 подписывается лицом, которое его составило и утверждается руководителем организации связи.

На утвержденные к отправке суммы подкреплений денежной наличности выписывается расходно-кассовый ордер ф. КО-2, и вместе с двумя бланками распоряжений, передается на исполнение в главную кассу.

В выходные и праздничные дни, когда бухгалтерия не работает, расходно-кассовый ордер ф. КО-2 подписывается ответственным дежурным по организации связи. Накануне выходных дней бухгалтер передает в главную кассу бланки расходных кассовых ордеров и сообщает последние номера кассовых ордеров.

На отправленные подкрепления наличными деньгами главной кассой оформляются препроводительные письма ф. МС-4, которые подписываются начальником главной кассы и вторым работником, который принимал участие в упаковке брезентовых сумок. На обратной стороне препроводительного письма ф. МС-4 составляется покупюрная опись высылаемых наличных денег. Первый экземпляр препроводительного письма ф. МС-4 вкладывается во внутренний карман сумки, второй передается на рабочее место по контролю сводного денежного отчета, а третий экземпляр остается при кассовых документах в ОПС. Допускается оформление препроводительного письма ф. МС-4 использованием программно технических средств. Наличные деньги, оправляемые в качестве подкреплений, формируются по достоинству: по сто штук в каждой пачке и упаковываются в брезентовую сумку. На адресной бирке брезентовой сумки указывается номер в виде дроби: в числителе- номер препроводительного письма ф. МС-4, а в знаменателе- номер брезентовой сумки. Так же указывается сумма цифрами и прописью, дата упаковки брезентовой сумки, ее вес, наименование организации связи. Отправляются подкрепления наличными деньгами. Адресная бирка подписывается теми же работниками, которые подписали препроводительные письма ф. МС-4. На упакованные брезентовые сумки оформляется распоряжение ф. МС-45 (номер препроводительного письма, номер брезентовой сумки). Первый экземпляр бланка распоряжения ф. МС-45 остается в главной кассе, а второй экземпляр передается лицу, которое осуществляло контроль за поступлением брезентовых сумок в ОПС. В распоряжении ф. МС-45 делается отметка о дате поступления и подпись. На брезентовые сумки выписывается карта отправки ф. ПС-16 в двух экземплярах, с указанием номера брезентовых сумок, количества вещей и отметки «подкрепление наличными деньгами». Отметка о передаче брезентовых сумок из главной кассы в цех по обработке и сортировке, делается в карте отправки ф. ПС-16. Первый экземпляр карты отправки ф. ПС-16, вместе с брезентовыми сумками, передается в цех по обработке и сортировке почты, а второй экземпляр остается при кассовых документах главной кассы. Начальник главной кассы организации связи составляет расходный кассовый ордер ф. КО-2 на общую сумму наличных денег, высылаемых в качестве подкрепления. Расходный кассовый ордер ф. КО-2 и прилагающиеся к нему документы (первый экземпляр распоряжение ф. МС-45, два экземпляра препроводительного письма ф. МС-4 и два экземпляра карты отправки ф. ПС-16) с распиской работника цеха по обработке и сортировке почты передаются в бухгалтерию. При доставке подкреплений в ОПС они принимаются от сопровождающих лиц по маршрутной накладной ф. ПС-24, проверяются, вскрываются двумя работниками. Полученные подкрепления пересчитываются и сверяются суммы, указанные в препроводительном письме ф. МС-4. В препроводительном письме ф. МС-4 «О фактически полученных и оприходованных наличных деньгах», который заверяются подписью начальника ОПС и проставляется оттиск календарного штемпеля. Препроводительное письмо ф. МС-4 приобщается к сводному денежному отчету в качестве первичного документа. В случаях, когда полученная сумма не соответствует сумме, указанной в препроводительном письме ф. МС-4, составляется акт в двух экземплярах, который подписывается работниками, вскрывавшими брезентовую сумку. Первый экземпляр акта прилагается к препроводительному письму ф. МС-4, в котором указывается фактически полученная сумма, а второй экземпляр акта остается при документах ОПС. Брезентовая сумка, пломбы вместе с актом и препроводительным письмом ф. МС-4, высылаются в организацию связи.

Бухгалтерия организации связи осуществляет ежедневный контроль суммами наличных денег, высланных главной кассой и полученных ОПС. По окончании месяца бухгалтерия производит сверку суммы полученных подкреплений наличных денег по каждому ОПС. Алгоритм получения подкреплений денежной наличности представлен в Приложении Д.

4. Порядок высылки сверхлимитных остатков из кассы отделения постовой связи

Отправка наличных денег, подлежащих к сдаче в главную кассу ОПС, производится в ОПС в суммах кратных стам. Начальник ОПС или заместитель начальника осуществляет передачу информации об отправке из ОПС наличных денег по каналам связи с использованием программно технических средств. Полученная информация в главной кассе организации связи, отражается в справке ф. МС-44 об отправленных из ОПС брезентовых сумок с наличными деньгами. В случае отсутствия электроэнергии или по каким-то другим техническим причинам начальник ОПС или заместитель начальника передает по телефону работнику, специально назначенному приказом руководителя организации связи, кодированное извещение об отправке из ОПС наличных денег в главную кассу. Полученное кодированное извещение расшифровывается и записывается в справку ф. МС-44 для осуществления контроля за получением наличных денег в брезентовых сумках. Для кодированного извещения в организации связи разрабатывается код и выводится распоряжение руководителя организации почтовой связи. В кодированных извещениях сообщается наименование ОПС, фамилия имя отчество начальника или заместителя начальника, условное обозначение по коду суммы отправляемых наличных денег, номер брезентовой сумки и дата передачи извещения. Учет кодированных извещений производится в журнале учета и передачи ОПС извещений об отправке из операционных касс ОПС наличных денег.

Наличные деньги, отправляемые из ОПС, формируются по достоинству и по их лицевой стороне, пересчитываются и обандероливаются по сто штук с указанием на лицевой стороне достоинства купюры, количества купюр, суммы вложения и даты. Работник, производивший пересчет наличных денег, над каждой бандеролью указывает свою фамилию и расписывается. При отправке из ОПС наличные деньги упаковываются двумя работниками в специальные брезентовые сумки с металлическими замками. В брезентовых сумках пересылаются наличные деньги и денежные документы. Если штат ОПС состоит из одного работника, то упаковка наличных денег производится одним человеком. В обслуживающие банки сообщаются списки таких ОПС.

При формировании в ОПС сумм наличных денег, подлежащих сдаче в главную кассу, на каждую брезентовую сумку составляется препроводительное письмо ф. МС-4, которое подписывается двумя работниками, принимающими участие в заделке брезентовой сумки. Порядковая нумерация ф. МС-4 ведется в течение месяца. На оборотной стороне препроводительного письма ф. МС-4 указывается купюрная опись отправляемых наличных денег и общая сумма цифрами. Брезентовая сумка закрывается накладкой шарнирного замка таким образом, чтобы совпали отверстия кольца накладки. В кольцо замка брезентовой сумки отпускается шпагат, концы которого завязываются двойным узлом и пропускаются в отверстие адресной бирки, повторно завязываются двойным узлом, пропускаются через отверстия пломбы и пломбируются четким оттиском пломбира. Пломбирование происходит в непосредственной близости к узлу. На оттиске пломбы должно быть сокращенное наименование ОПС и индекс. Для пломбировки разрешается использовать индикаторные пломбы. На адресной бирке брезентовой сумки указывается номер в виде дроби. В числителе - номер препроводительного письма ф. МС-4, а в знаменателе - номер брезентовой сумки, наименование объекта почтовой связи, в адрес которого направлена брезентовая сумка, сумма отправленных денег цифрами и прописью, дата упаковки сумки, наименование ОПС, из которого отправляется брезентовая сумка, ее вес. Адресная бирка подписывается теми работниками, которые принимали участие в ее упаковке. На брезентовую сумку выписывается карта отправки ф. ПС-16 в двух экземплярах, в которой указывается номер брезентовой сумки, количество вещей и отметка «Брезентовые сумки». Оператор расписывается в карте отправки ф. ПС-16 о получении брезентовой сумки и учиняет запись о количестве полученных вещей прописью, дате и времени получения, фамилии и номер удостоверения ф. 81 на право сопровождения и обмена почты. На брезентовую сумку составляется маршрутная накладная ф. ПС-24. брезентовые сумки с наличными деньгами при передаче между рабочими местами в закрытой не опечатанной емкости «мешке бауле». Их открытая транспортировка на ряду у пользователей услуг и работников не допускается.

На всех этапах обработки брезентовые сумки с наличными деньгами принимаются только после наружного осмотра, состояния целостности пломб и при установлении каких-либо повреждений (разрыв ткани, наружные швы, поврежденные пломбы, разрыв шпагата, наличие дополнительных узлов) составляется акт и ставится в известность руководитель организации, и проводится служебное расследование. До отправки в главную кассу организации связи брезентовые сумки с наличными деньгами хранятся в сейфе ОПС. Поступившие из ОПС в участок обработки и сортировки почты организации связи, брезентовые сумки осматриваются на наличие внешних повреждений или других дефектов. На основании адресных бирок заполняется карта отправки ф. ПС-16 в двух экземплярах с указанием количества вещей прописью, даты и времени получения брезентовых сумок. Брезентовые сумки передаются в главную кассу под расписку на втором экземпляре карты отправки ф. ПС-16.

Если участок по обработке и сортировке почты находится в разных зданиях с главной кассой, то карта отправки ф. ПС-16 составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры передаются сопровождающему для доставки в главную кассу. Сопровождающий расписывается на третьем экземпляре в получении брезентовых сумок с наличными деньгами. После сдачи брезентовых сумок в главную кассу, второй экземпляр карты отправки ф. ПС-16 вместе с распиской о приеме брезентовых сумок и оттиском календарного штемпеля возвращается в участок обработки и сортировки почты.

Брезентовые сумки с наличными деньгами, поступившие в организацию связи, после окончания работы главной кассы по техническим причинам и другим непредвиденным обстоятельствам, проверяются по весу и наружному состоянию, и хранятся в участке обработки и сортировки почты до утра следующего дня. Утром следующего дня передаются в главную кассу. Брезентовые сумки с наличными деньгами, поступившие в главную кассу после закрытия банка и в не рабочие дни вскрываются и приходываются в кассовой книге. После осмотра наружного состояния брезентовые мешки вскрываются без нарушения пломб двумя работниками главной кассы и ответственного дежурного. После пересчета наличных денег устанавливается их соответствие записям препроводительного письма ф. МС-4 и справки ф. МС-44. При выявлении расхождений составляется акт в двух экземплярах, информируется руководитель предприятия и главный бухгалтер. Первый экземпляр акта направляется по месту упаковки брезентовой сумки для проведения проверки и принятия мер, а второй приобщается к справке ф. МС-44, в последней графе которой указывается фактически поступившая сумма наличных денег. На основании справки ф. МС-44, на общую сумму фактически поступивших наличных денег составляется приходный кассовый ордер ф. КО-1. В выходные дни организации связи и праздничные дни, приходные кассовые ордера выписываются на основе справки ф. МС-44 и подписываются ответственным дежурным организации связи. Справка ф. МС-44 и приходный кассовый ордер ф. КО-1 передается в первый рабочий день организации связи в главную кассу, где он регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. На кануне выходных и праздничных дней бухгалтер в конце рабочего дня передает в главную кассу бланки приходных кассовых ордеров. Алгоритм высылки сверхлимитных остатков кассы из ОПС представлен в Приложении Е.

5. Контроль кассовых операций в отделении почтовой связи

В ОПС операторы операционных касс перед началом рабочего дня (при необходимости в течении рабочего дня) получают в основной кассе аванс необходимой денежной наличности для осуществляющихся расходных операций. Выдача аванса и подкреплений в течение рабочего дня производится под расписку в книге кассира-операциониста ф. КО-5. Сдача остатка и излишков денежной наличности в основную кассу ОПС производится под расписку в книге кассира-операциониста ф. КО-5 и кассовой справки ф. МС-42.

Отчет оператора подотчетной кассы перед начальником ОПС производится на основании кассовой справки ф. МС-42, в которой отражаются все кассовые операции, совершенные в течении рабочего дня наличными деньгами и денежными документами с приложением первичных документов, в том числе и выручки за реализацию услуг. В кассовой справке ф. МС-42 отражается:

- наименование ОПС;

- фамилия, имя, отчество оператора;

- дата составления;

- приходные и расходные операции.

Отчет оператора подтверждается распиской, в которой отражается сданная оператором сумма цифрами и прописью и подтверждается подписью лица, принявшего денежный отчет. Кассовые справки ф. МС-42 подписываются оператором вместе с приложением к ней корешками квитанции, реестрами, бланками оплаченных переводов, передаются лицу, который осуществляет ежедневный контроль за правильным составлением отчета за рабочий день. Полученные денежные документы, контролирующие лицо обязано проверить правильность подсчета итогов по прилагаемым документам с итогами отраженными в кассовой справке ф. МС-42, отраженными по каждой операции и сверить тождественность принятых сумм и денежных документов.

При тождественности всех цифр начальник ОПС и его заместитель должны расписаться в книге кассира-операциониста, в кассовой справке ф. МС-42 отделить ее и выдать операторам расписку в подтверждении того, что окончательный расчет с ним произведен. Операторам и почтальонам аванс, знаки почтовой оплаты и товарно-материальные ценности под обязательную расписку, которые хранятся у начальника, является денежным документом и обновляется первого января каждого года. Начальник ОПС обязан контролировать наличие аванса у подотчетных лиц не реже одного раза в месяц, а также следить за своевременностью пополнения аванса. Работник ОПС несет материальную ответственность за сохранность денежных сумм и ценностей и за ущерб, принесенный в результате халатных небрежных действий. Со всеми работниками ОПС заключаются договора о полной материальной ответственности.

6. Порядок регистрации кассовых операций отделения почтовой связи в учетных регистрах

Остатки денежных средств кассы, условных и товарно-материальных ценностей, бланки строй отчетности, за каждый день и за месяц переносятся автоматически. Из сформировавшегося списка отделений почтовой связи выбирается то, за которое будет осуществляться ввод информации по приходным и расходным кассовым операциям, осуществляется ввод итогов сводного денежного отчета-1. А именно остаток на начало дня, итоговые суммы по приходным операциям, по расходным операциям и остаток на конец дня. Сумма вводится без разбивки по видам оплаты. После ввода информации по всем оказанным услугам за неавтоматизированные ОПС производится сверка введенной информации по приходным и расходным операциям с данными итогов СДО/1. На экране монитора появляется сообщение о соответствии или не соответствии информации. При выявлении не соответствия информации начальник автоматизированного ОПС визуально должен проверить введенную информацию с указанием в первичных документах. На основании считанной или введенной информации высланных из данных сверхлимитных остатков кассы производится формирование СДО. Начальник автоматизированного ОПС визуально контролирует сумму полученного подкрепления и высланных сверхлимитных остатков указанной в бланке СДО, составляется начальником неавтоматизированного ОПС. Движение итогов по книге ф. ПС-55 отражает сумму выданных и возвращенных в кассу денежных средств, затем формируется отчет о движении товарно-материальных ценностях и бланках строгой отчетности. После создания информации и формировании СДО осуществляется ее передача по каналам связи в участок обработки и контроля информации. Эта информация считывается в автоматизированной системе «Контроль СДО» и обрабатывается, и автоматически формируется журнал-ордер 2 по движению денежных средств наличных денег на субсчете пятьдесят субсчет два. В журнале-ордере отражается остаток на начало дня, код корреспондирующего счета, перечень операций, код операций и сумма. Сначала регистрируется сумма поступивших доходов и подводится итог доходов, затем отражаются суммы на договорных началах, и подводится итог принято, затем отражаются суммы, поступившие в отделение связи подкреплений, и принятых переводов и подводится итог, итого поступило, в целом итог итого по приходу. Затем регистрируются операции по расходу; высылки сверхлимитных остатков кассы, оплата переводов, оплата пенсий и пособий, возврат излишне взысканных сборов и выводится итог итого по расходу, затем выводится остаток на конец дня. После получения информации в участке обработки и контроля информации осуществляется ее передача в электронном виде для программных продуктов: программное обеспечение «Платежи» с целью передачи информации по принятым платежам и формировании платежных поручений для расчета с ними.

- Автоматизированная система контроль денежных переводов для передачи информации о принятых и оплаченных переводах в участок контроля денежных переводов РУП «Белпочта».

- ПО «обработка пенсий» по безбумажной технологии. Формирует информацию по не выплаченным пенсиям и пособиям и передачи этой суммы фонду социальной защиты.

- ПО «1С: Бухгалтерия» для последующей обработки и формировании сведений необходимых для бухгалтерского учета, и другие программные продукты, взаимодействующие с автоматизированной системой контроль денежных переводов.

Для сверки полученных данных из неавтоматизированных ОПС с информацией СДО, созданного автоматизированным ОПС за неавтоматизированным отделением связи главная касса в электронном виде по каналам связи осуществляет выгрузку по высланным в неавтоматизированное и автоматизированное ОПС условным и товарно-материальным ценностям, подкреплений денежной наличности и сданным сверхлимитным остаткам кассы и бланкам строгой отчетности. Марочная база осуществляет выгрузку информации по высланной маркированной и немаркированной продукции. Бухгалтером осуществляется сверка информации по оказанным услугам юридическим лицам согласно накладным ф. ТН-2, платежным поручениям, и авансовым квитанциям, поступивших из автоматизированных ОПС. Журнал-ордер 2 с исходными данными отражен в Приложении Ж.

Аналитический учет по счету пятьдесят субсчет два отражается по суммам поступивших доходов: за маркированную продукцию, за прием отправлений с объявленной ценностью, за принятые электронные переводы, за услуги электронной почты, за использование машинного времени электронной вычислительной машины, за цветную печать на принтере, за пользование сетью Интернет, за отправления EMS «Belpost», за ремонт почтовых ящиков, за дополнительные услуги, за услуги электросвязи, аналитический учет сумм поступивших за услуги на договорных началах: платежи в бюджет, страхование автомобилей, коммунальные платежи, за электроэнергию, за принятую подписку, за продажу интернет-карт. Аналитический учет поступивших сумм за услуги почтовой связи: прием переводов по безналичному расчету, за наличные деньги, поступление оплаты за переадресовку и суммы поступивших подкреплений. Расходные операции в аналитическом учете подразделяются на высылку сверхлимитных остатков, выплату переводов, выплату пенсий и пособий, заработной платы, возврат аннулированной подкрепленной суммы и возврат залога по каталогам.

Журнал-ордер 6 ведется аналогично и отражает движение денежных средств по денежным документам и представлен в Приложении И.

7. Учет денежных переводов в иностранной валюте в отделении почтовой связи

Организации почтовой связи при проведении операций в иностранной валюте пользуются Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и организации работы с наличными денежными средствами в белорусских рублях и с наличной иностранной валютой организациями, подчиненными Министерству связи и информатизации Республики Беларусь, утвержденной правлением Национального банка Республики Беларусь.

Прием иностранной валюты по международным переводам от физических лиц и их оплата в случае возврата перевода, производится в валюте, которая используется при взаиморасчетах с Иностранной почтовой администрацией страны назначения.

Все операции по приему и оплате переводов оформляются с использованием специальной компьютерной сети.

При приеме и обработке банкнот работник ОПС обязан руководствоваться их образцами, справочными информационными документами, следить за подлинностью их в соответствии с перечнем общих признаков платежеспособности банкнот и документов в иностранной валюте, которые определены Правилами Организации кассовых операций в коммерческих банках Республики Беларусь.

Банкноты числятся в справочных материалах в иностранной валюте и изымаются из обращения за три месяца до их аннуляции (после этого банкноты к оплате не принимаются).

Банкноты, имеющие признаки подделки и вызывающие сомнения в их подлинности, клиенту не возвращаются, а принимаются меры к задержанию клиента с помощью органов внутренних дел, которые по прибытию составляют акт изъятия денежных билетов.

Контролирующее лицо, начальник или заместитель ОПС, принимает иностранную валюту и отчет от подотчетных лиц по кассовой справке ф. МС-42, вместе с валютным отчетом. При этом они проверяют соответствие остатка банкнот в рублевом эквиваленте и иностранной валюте.

Отчетом перед бухгалтером, является валютный отчет, в котором отражены обороты, по каждому виду исходя из официального курса белорусского рубля в соответствии с видами иностранной валюты. В СДО по валютным операциям отражаются эквиваленты видов иностранной валюты, которые рассчитаны исходя из официального курса белорусских рублей на дату приема перевода.

ОПС, которое осуществляет прием переводов в иностранной валюте, ежедневно на начало рабочего дня получает информацию из Национального банка Республики Беларусь о курсах конвертируемой иностранной валюты в белорусских рублях.

В ОПС после проведения операции «Начало смены», в режиме «Регистрация» вводятся курсы конвертируемых валют. При приеме переводов оператор вводит сумму перевода; все необходимые реквизиты; наименование валюты исходя из выбора предложенного списка. После выбора валюты, на экране монитора высвечивается признак «Валютный», а рядом отражается указанная сумма в валюте и рублевый эквивалент иностранной валюты. Оплата за принятый перевод в белорусских рублях рассчитывается программно. В квитанции, которая выдается клиенту, указывается:

- признак валютного перевода;

- номер перевода;

- вид валюты;

- сумма перевода в валюте;

- плата за перевод в белорусских рублях, которая подлежит взысканию с клиента.

При приеме перевода с использованием квитанции ф.5 работник указывает номер перевода, наименование страны назначения, фамилию адресата, сумму перевода цифрами и прописью, наименование валюты, курс конвертируемой валюты, сумма перевода в рублевом эквиваленте и сумму сборов за перевод. После этого оператор расписывается и ставит оттиск календарного штемпеля.

Подкрепление, которое необходимо для оплаты международного перевода, ОПС получает по препроводительному письму ф. МС-4. Курсовая разница по каждому виду валюты определяется путем вычитания остатков на конец предыдущего дня, переписывается из предыдущей отчетности и если она получена со знаком плюс, то эта сумма заносится в приходную часть валютного денежного отчета, а со знаком минус в расходную часть денежного отчета.

Все первичные документы в валютном отчете отражаются в рублевом эквиваленте иностранной валюты с использованием следующих кодов: 136Н - сумма сборов за перевод, 811U(R) - сумма подкреплений в долларах (российские рубли), 826U(R) - сумма по принятым переводам, 911U(R) - сумма сверхлимитных остатков высылаемых из ОПС, 931U(R) - сумма по оплаченным переводам в валюте.

Заключение

В ходе курсовой работы мною были получены практические навыки по ведению и оформлению кассовых операций в организации связи и их бухгалтерскому учету. На основании представленных данных, был сформирован сводный денежный отчёт (Приложение Б), на основании полученных результатов оформлена книга кассира (Приложение А), заполнено Препроводительное письмо ф. МС-4 (Приложение Г), составлен журнал-ордер № 2 (Приложение Ж), журнал-ордер № 6 (Приложение И).

На основании изученных теоретических данных был составлен алгоритм на получение подкрепления денежной наличности (Приложение Д) и высылку сверхлимитных остатков денежной наличности из кассы отделения почтовой связи (Приложение И).

Формирование сводного денежного отчёта производится следующим образом: суммируются суммы принятые от населения (5 836 793 руб.), полученное подкрепление(3 700 000руб.) и остаток на начало дня (899 629). От полученной суммы отнимаем расходные операции (7 604 153руб.) и сданные в главную кассу денежные средства (2 600 000 руб.). Таким образом, остаток на коней дня получаем 232 269 руб. Операции посредством денежных документов ложатся как в приходную, так и в расходную часть сводного денежного отчёта.

Исходя из полученных результатов сформированного сводного денежного отчёта, можно сделать вывод, что в данном отделении связи доходы от оказания профильных услуг занимают лидирующую позицию и составляют 2 780 173 руб.; из них доходы посредством платёжных денежных документов составили 1 532 133 рублей, что говорит о направленности работы отделения связи с корпоративными клиентами. Учитывая, что в данный момент рентабельность многих услуг нулевая (выплата пенсий и пособий), либо отрицательная (подписка) организация работы с корпоративными клиентами является наиболее доходной (данные Брестского филиала РУП «Белпочта» за 2012г.). Считаю необходимым развивать данную тенденцию в части привлечения ещё большего количества корпоративных клиентов и расширения услуг, оказываемых им (заключить договора на забор корреспонденции из офисов, на доставку безадресной рекламы и т.д.). Большое количество заключённых договоров с организациями на приём платежей и кредитов не привёло к положительному результату, так как процент, получаемый почтой, варьирует от 1 до 2.5 от общей суммы, что создаёт большой объём работы за сравнительно небольшие доходы, а при подключении программных продуктов РУП «Белпочта» к ЕРИП (единое республиканское информационное пространство) доход почты от платежей составит менее 1 %.

Считаю большим плюсом в усовершенствовании технологических процессов и учёта, тот факт, что в 2012 году внедрена в СКС операторов программа, содержащая базу данных по перечислению сторонними организациями денежных средств на счёт предприятия, позволяющая осуществлять оказание услуг посредством платёжных поручений без сверки с бухгалтерией, что позволило ускорить процесс оказания услуг и привело к более качественному учёту денежных средств.

На данном этапе учёт денежных средств во всех отделениях почтовой связи осуществляется не только начальником данного отделения, но и сектором КРО филиала (контрольно-ревизионный отдел), который осуществляет проверку правильного ввода подкрепления и сдачи сверхлимитных остатков денежной наличности, постановку на приход товарно-материальных ценностей, списание бланков строгой отчётности, выплату пенсий и пособий, проведение переоценки, обработку расписки ф. ПС 55, контролирует соблюдение лимитной дисциплины и многое другое.

Что касается мер, принимаемых для обеспечения сохранности денежных средств, считаю необходимым:

- внедрение видеонаблюдения за работой операторов главной кассы и работников отделений почтовой связи;

- в районных отделениях связи организовать технологические перерывы с целью пересчёта денежной наличности вне наблюдения потребителей услуг;

- организовывать внедрение моторизованной доставки пенсионных сумм, либо осуществлять доставку пенсионных сумм до доставочного участка почтальону.

Литература

1. Инструкция о порядке ведения кассовых операций и организации работы с наличными денежными средствами в белорусских рублях и с наличной иностранной валютой организациями, подчинёнными Министерству связи и информатизации Республики Беларусь: г. Минск 29.09.2011г. № 406;

...