Бухгалтерский учет, его сущность и значение в системе управления

[Введите текст]

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

ВВЕДЕНИЕ

учетный информация первичный документооборот

Основой процветания любой организации является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта - обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране, то здесь не малую роль играет бухгалтерский учёт. И значит, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любой организации. Методы бухгалтерского учета представляют собой систему способов и определенных приемов. Одним из таких методов является документация. Документация - это первичная регистрация хозяйственных операций с помощью документов в момент и в местах их совершения. Используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Документооборот - это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.

При этом принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать следующие условия:

во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных учетных документов формируются бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия;

во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров проводился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели. Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;

в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно исходить не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования;

в-четвертых, тождественность данных аналитического и синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;

в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом. Современная мировая экономика, характеризующаяся высокой мобильностью товаров, капиталов и рабочей силы, существенным ростом интеллектуального труда, информационных технологий, быстрой смены технико-технологических условий производства, распространением более прогрессивных новейших технологий и товаров, существенно влияет и на экономику России. В связи с этим изменились и технические возможности документооборота как одного из методов бухгалтерского учета:

1. компьютерные технологии заменяют традиционную технику регистрации и сверки записей;

2. происходит мгновенная передача деловой информации с любой точки планеты;

3. увеличивается темп отражения информации в бухгалтерском учете.

Вместе с тем аудит финансовой деятельности организации показывает, что в бухгалтерской отчетности наблюдаются недостатки, искажения и фальсификации. Поэтому актуальным является правильный и грамотно организованный документооборот, на основе которого проводится анализ хозяйственной деятельности организации.

Целью данной курсовой работы является значение правильной организации бухгалтерского учета, документация как элемент метода бухгалтерского учета , анализ документооборота на предприятиях и рассмотреть возможные пути его совершенствования.

В связи с поставленной целью ставились и решались следующие задачи:

1. раскрыть значение и сущность бухгалтерского учета

2. проанализировать систему документооборота в деятельности предприятия, как эллемент бухгалтерского учета

3. представить возможные пути совершенствования документооборота

Предмет исследования - документация в бухгалтерском учете.

В работе использовались следующие методы: анализ, синтез, индукция, дедукция, графический метод.

Глава 1. Бухгалтерский учет, его сущность и значение в системе управления

1.1 Значение, понятие и виды бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Целью ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности является предоставление полной, правдивой и беспристрастной информации о финансовом состоянии , и результатах деятельности и движении денежных средств предприятия, пользователям для принятия решений.

Наблюдение -представляет собой общее представление о происходящем хозяйственном явлении. Измерение придает количественное выражение происходящему хозяйственному явлению.

Регистрация - осуществляется в пределах установленной системы и облегчает процесс запоминания и изучения наблюдаемых хозяйственных явлений.

Предметом- бухгалтерского учета является хозяйственная деятельность предприятия или физического лица, которая осуществляется с помощью хозяйственных средств:

1) основные средства; 2) нематериальные активы;3) оборотные средства;4) денежные средства;5) средства в расчетах;6) отвлеченные средства.

Основные средства - это средства, которые участвуют в хозяйственной деятельности предприятия длительное время, сохраняют свою форму и в себестоимость произведенной продукции включаются частично (в виде амортизационных отчислений).

Оборотные средства- используются в процессе производства недолго (примерно один производственный цикл).

К оборотным средствам относятся сырье, материалы, покупные полуфабрикаты, электроэнергия, топливо, тара.

Денежные средства -- это деньги в кассе предприятия, на расчетном и специальных счетах в банках.

Средства в расчетах -- это дебиторская задолженность.

Отвлеченные средства -- это суммы, которые уплачиваются в виде налогов и сборов, формируются за счет собственных средств, а также с помощью заемных источников.

Метод бухгалтерского учета -- это приемы, элементы, с помощью которых осуществляется бухгалтерский учет.

Элементы и методы бухгалтерского учета:

1)счета; 2) двойная запись;3) документация;4) инвентаризация;5) оценка и калькуляция;6) бухгалтерский баланс;7) отчетность.

Виды бухгалтерского учета:

1) управленческий учет представляет собой вид такого учета, при котором происходит сбор, обработка и предоставление учетной информации для нужд управления на предприятии.

2) финансовый учет-это учетная информация о затратах и доходах предприятия, о дебиторской и кредиторской задолженностях, о фондах и т. д.;

3) налоговый учет-это вид бухгалтерского учета, при котором происходит обобщение информации в целях определения налоговой базы по налогам на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым кодексом РФ (НК РФ). Налоговый кодекс Российской Федерации: Части первая и вторая. - Москва: Омега -Л, 2006 (по состоянию на 1.31. 2006, включая изменения., вступившие в силу с 1.01. 2007)

1.2 Показатели, используемые в учете: функции, объекты и задачи бухгалтерского учета

Назначение бухгалтерского учета заключается в благоустройстве входных данных о фактах хозяйственной жизни и формировании учетной информации в соответствии с потребностями управления. Такое назначение определяется информационными потребностями пользователей учетной информации. Бухгалтерский учет предоставляет наибольшую часть экономической информации для управленцев, финансистов, экономистов, юристов, владельцев, инвесторов, банкиров, то есть участникам деловых отношений.

Назначение бухгалтерского учета реализуется через выполнение им триединого задания (рис.1).

[Введите текст]

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Рисунок 1. Задание бухгалтерского учета

Все задания бухгалтерского учета выполняются одновременно, поскольку они взаимосвязаны и обусловлены требованиями управления хозяйственной деятельностью.

Производными от заданий бухгалтерского учета являются его функции: выполняя которые бухгалтерский учет в то же время, выступает важнейшей функцией управления, обеспечивая руководство разных уровней информацией о деятельности субъекта ведения хозяйства, и непосредственно влияет на эффективность принятия управленческих решений.

Поскольку результатом функционирования системы бухгалтерского учета является информация, предназначенная для принятия управленческих решений, к системе бухгалтерского учета выдвигаются следующие требования::

Функции бухгалтерского учета:(рис.2)

1) контролирующая -- обеспечивает контроль за сохранностью, наличием и движением предметов труда, средств труда, денежных средств, за правильностью и своевременностью расчетов с государством и его службами. С помощью учета осуществляются три вида контроля: предварительный, текущий и последующий;

2) информационная функция -- является одной из главных функций, так как является источником информации для всех подразделений предприятия и вышестоящих организаций. Информация должна быть достоверной, объективной, своевременной и оперативной;

3) обеспечение сохранности имущества. Выполнение этой функции зависит от действующей системы учета, от наличия специализации, складских помещений, которые оснащены организационной техникой;

4) функция обратной связи -- бухгалтерский учет формирует и передает информацию обратной связи;

5) аналитическая функция -- с помощью нее происходит раскрытие имеющихся недостатков, наметить и проанализировать способы совершенствования деятельности организации и ее основных служб.



Рисунок 2. Функции бухгалтерского учета

Объектами бухгалтерского учета являются:

1) имущество предприятия - основные средства, нематериальные активы и т. д.;

2) обязательства предприятия - расчеты, сделки и т. д.;

3) хозяйственные операции -- операции, связанные с деятельностью предприятия.

Основные задачи бухгалтерского учета:

1) своевременное и правильное производство необходимых расчетов и обязательств;

2) оперативный контроль за правильностью и достоверностью информации в учетных документах;

3) своевременное отражение учетных данных в регистрах бухгалтерского учета.

Выполняя свои задания, бухгалтерский учет, является связующим звеном между субъектами, которые осуществляют т управление хозяйственной деятельностью предприятий, и лицами, которые принимают решение об инвестировании средств, регулируют бюджетные отношения и тому подобное. Поэтому бухгалтерский учет нужно рассматривать, как с точки зрения бухгалтера, так и позиции пользователей его информации. Формируя показатели отчетности, бухгалтер должен знать, какие сведения и в каких разрезах необходимые и полезные для управления и, соответственно, предусматривать их отображение в отчетности.

Информационные потребности рассмотренных пользователей определяют задание и функции бухгалтерского учета а, следовательно,, требуют его соответствующей организации. Основными пользователями учетной информации является владелец и управленцы, которые имеют наибольший доступ к ней. Бухгалтер или бухгалтерская служба, в свою очередь, выступают одновременно и пользователем, и субъектом ведения бухгалтерского учета. Виды пользователей учетной информации за отношением к предприятию приведены на (рис.3)

Рисунок 3. Пользователи учетной информации за отношением к предприятию

Глава 2. Анализ документации и документооборота как элемент метода бухгалтерского учета

2.1 Значение документации в бухгалтерском учете

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных

операций на счетах производится только на основании документации. Документ

- это письменное доказательство действительного осущеставления хозяйственной

операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит,прежде всего, от правильности и своевременности составления документов.

Роль и значение документов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками

организаций при подписании документа, на основании которого совершается определенная хозяйственная операция ( прием и выдача материалов, выплата денег из кассы и т.д.). Подписывая документ , работник берет на себя ответственность за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает на каждого работника, подписавшего документ, личную

ответственность за данное разрешение.

Последующий контроль производится, главным образом, в форме документальных ревизий, путем проверки в бухгалтерии всех поступающих документов, а также при аудиторской проверке.

Документация как способ оформления хозяйственных операций. (рис. 4)

Документами и обоснования бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета. С документацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, в частности, счета и инвентаризация. Документы являются основанием для последующих записей операций в системе счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех или иных действий оперативных работников. Основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы.

На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно- материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.



Рисунок 4. Приёмо-сдаточная накладная.

В организациях в процессе выполнения финансово-хозяйственной

деятельности совершаются разнообразные операции. Поэтому различны и

документы, которыми они оформляются. Разнообразие документов объясняется также особенностями их в учетной работе. Палий В.Ф. Актуальные вопросы теории бухгалтерского учета // Бухгалтерский учет. -2005 г. №3

Для выбора наиболее рациональных форм, видов при оформлении тех или иных операций все документы классифицируют (группируют) по нескольким признакам:

- по назначению,

- по порядку отражения операций,

- по способу охвата операций,

- по количеству учетных записей,

- по месту составления.

Ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96г. № 129-ФЗ гласит: "Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты".

В повседневной работе организаций создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности.Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления,телеграммы, справки и др.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т.е. создании документов.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов,осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. (ст.9 Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.96г. № 129-ФЗ, в ред. от 28.03.2002г. № 32-ФЗ).

Практика убеждает, что перестройка бухгалтерского учета и отчетности

неотделима от упорядочения документации и документооборота.Усиление роли первичных документов как основы бухгалтерского учета вытекает из того, что около 90% необходимой для управления информации составляет учет их деятельности - работа с документами.

Специфической особенностью бухгалтерского учета в единой системе учетного наблюдения является сплошное по охвату, непрерывное по времени, документальное по регистрации и обобщающее по измерению отражение учитываемых объектов и процессов.

Происходящие качественные изменения документирования и документационного обслуживания финансово-хозяйственной деятельности организаций требуют совершенствования форм, методов и технологии работы с документами.

2.2 Требование, предъявляемые к первичным учетным документам

Документы состоят из отдельных элементов (показателей), которые называют реквизитами (от лат. reguisitum - требуемое, необходимое) Парушина Н.В. Как организовать документооборот и хранение бухгалтерских документов. // Бухгалтерский учет. - 2005г. №24.

Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов. Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные. В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98г. № 34H ( в редакции Приказа Министерства финансов РФ от 24.0З.2000г. № 31H ) , первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

. личные подписи и расшифровки ( включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации,эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекспредприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению организации.Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Формуляр для определенного вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуетсяустановленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

Состав и размещение реквизитов закреплены в ГОСТе на Формуляр-образец. Приказ Минфина РФ от 06.07. 1999 №43н (ред. от 18.09. 2006)"Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99) Все первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, если это невозможно по каким-либо причинам -непосредственно по окончании операции.

Документирование активов, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях и на русском языке. Если документысоставлены на иных языках, то они должны иметь построчный перевод на русском языке.

Записи в первичных документах могут производиться чернилами, пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи средств оргтехники и автоматизации. Свободные строки, графы и колонки подлежат обязательному прочерчиванию.Документы по финансовым, кредитным и денежным операциям должны иметь подписи руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченными ими лицами.

Список лиц, имеющих право первой и второй подписи, оформляется приказом по организации. Без подписи главного бухгалтера , денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению ( ст.7 п.3 ФЗ от 23 февраля 1996г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" в редакции от 23.07.98г. № 123-ФЗ ).

Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. За достоверность содержащихся в документе данных,доброкачественность его составления ответственность несут должностные лица,подписавшие документ. На документах не должно быть не оговоренных исправлений, а на банковских и кассовых документах исправления вообще не допускаются, даже оговоренные. Ошибки в документах исправляются зачеркиванием неправильной записи (одной чертой, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и оговорены подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Комплекс документов определяется:

. кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;

. порядком разрешения вопросов ( на основе коллегиальности или единоначалия);

. объемом и характером внешних связей.

Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

. быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;

. издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;

. издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Тексты документов рекомендуется подразделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется указать основание или причину создания документа, а во второй - просьбу,решение, распоряжение. В отдельных случаях текст документа может содержатьтолько заключительную часть, например, письмо, просьбу без пояснения.

Текст документа должен быть ясным и точным. Составитель должен всегдапомнить, что документы должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами. Особенно это важно учитывать при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов. В документах надо использовать только проверенные, достоверные факты.Документы могут иллюстрироваться таблицами. Во всех случаях таблицы выносятся в приложение. Это можно сделать ссылкой в конце документа или в конце соответствующего раздела, подраздела, пункта, абзаца.

2.3 Классификация первичных учетных документов

Бухгалтерские документы как носители информации подлежат Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код заменяет название объекта и служит средством его идентификации. Он указывается в целях упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах.

Классификации имеют силу стандарта, поэтому обязательны для всех хозяйственных субъектов. Важная роль в деле унификации, стандартизации и упорядочения документов принадлежит действующим ГОСТам, ЕГСД, межотраслевым типовым проектным решениям (ТПР), пакетам прикладных программ (ППП), комплексной автоматизации обработки данных бухгалтерского учета с применением ЕС ЭВМ. Единый государственный регистр предприятий и организаций (ЕГРПО) предполагает группировку организаций по отраслям и видам деятельности, формам собственности и организационно-правовым формам, по территории и т.д.

В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой происходит по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным юридическим или физическим лицам. Это движение принято называть документооборотом.

Практика убеждает, что нарушение сроков сдачи документов приводит к тому,

что поступающие с опозданием машинные регистры не используются из-за потери ими оперативного значения и актуальности.

Бухгалтерские документы, связанные с использованием смет расходов по бюджету, специальным и другим средствам, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером (или их заместителями).

В централизованных бухгалтериях банковские документы ( чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые ордера и платежные (расчетно-платежные) ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы подписываются руководителем организации (распорядительные надписи), при котором создана централизованная бухгалтерия, или другими уполномоченными лицами и главным бухгалтером или его заместителем. Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные расчетные обязательства организации подписываются руководителями обслуживаемых организаций и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями.

Все банковские операции проводятся через бюджетные (текущие) счета тех организаций, при которых созданы централизованные бухгалтерии.

2.4 Порядок составления и оформления учетных документов в бухгалтерском учете

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских

записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм).

Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее мм: 20 -левое; 10 - правое; 20 - верхнее; 10 - нижнее.

Общее правило составления документов.

1. Заполнять документ на бланке ( а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

3. Точно и ясно излагать содержание документа;

4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;

5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Рисунок 4. Приходный кассовый ордер.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением.(рис.4)

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями).Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов -- платежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупателю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 127 написано ошибочно 124. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 4 и надписать над ней цифру 7, а необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127. О произведенном исправлении на свободном месте документа ( внизу или на полях) делается оговорка, например "исправлено 127", которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи.

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-97«Унифицированные системы документации, Система организационно-распорядительной документации», Система ОРД «Требования к оформлению документов» Постановление Госстандарта РФ от 3.03. 2003 № 65-ст "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30 - 2003") устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти.

Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

Эмблема организации ила товарный знак (03). Эмблема предприятия -- это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или на верхнем поле документа.

Код организации (04). Код формы документа (5). Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеет все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторе управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (06). Данный реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Справочные данные об организации (07). Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.

Наименование вида документа (08). Данный реквизит является одним из ажнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав, реквизитов и структуру текста.

Дата (09). Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом.

Регистрационный индекс документа (10). Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер -- это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например) приказов, это обычно порядковый № дела с начала года. Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11). Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.98.

Место составления или издания (12).

Гриф ограничения доступа к документу (13) реквизит проставляется в случае, если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е.секретную или информацию. В первой строке данного реквизита ставятся следующие отметки: «ДСП» (Для служебного пользования), «Секретно», «Совершенно секретно».

Адресат (14).

Гриф утверждения документа (15)

Резолюция (16)

Заголовок к тексту (17).

Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5(сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и

точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».

Отметке в контроле (18). Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в федеративные органы государственной власти. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста.

Подпись (21), Подпись - это один из основных способов удостоверения документов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа. Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.

Гриф согласования (22). Согласование -- это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования.

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.

Визы (23). Печать (24). Печать ставят на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования, должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

Отметка о заверении копии (25). Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи -- «Верно»,наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи,ее расшифровки и даты заверения.

Отметка об исполнителе (26). Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество)исполнится документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27). Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в

дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка о поступлении документа в организацию (28). По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер.

Отметка для автоматического поиска документа (29). Данный реквизит может включать имя диска, файла, содержащего данный документ и другие поисковые данные.

2.5 Особенности хранения документов в бухгалтерском учете

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации(автоматизации).Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери.

О хранении документов бухгалтерского учета см. также Федеральный закон от Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Глава 3. Основные направления совершенствования документооборота

3.1 Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства

Проблемы управления потоками документов актуальны для любой организации. Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии, когда привычные бумажные документы заменяются электронными. В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации. Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, так как с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений. Внедрение автоматизированной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование в организации, является сложным и зачастую болезненным процессом.

На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор САДД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями. Следует также помнить при выборе системы, что функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система. К примеру, платформа Lotus Notes/Domino изначально ориентирована на групповую работу с документами, поэтому решения для этой системы наиболее функциональны. Пользователи, как правило, работают в операционной системе Windows, но в последнее время на Западе наблюдается перевод на платформу Linux [www.businessdoc.ru]. В связи с этим, при установки системы необходимо иметь в виду, что возможно через определенный промежуток времени пользователей Linux будет также как и пользователей Windows.Кроме того, в связи с распространением Интернета производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры.Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны нами не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство, апробированности и широким применением в организациях различных типов.

1. «CompanyMedia», ИнтерТраст;

2. «Landocs», Ланит;

3. «Optima Workflow», Оптима;

4. «БОСС-Референт», АйТи;

5. «Дело», Электронные Офисные Системы;

6. «Documentum», Документум Сервисиз;

7. «Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologes

3.2 Системы электронного документооборота

Рассмотрим такие программные системы автоматизации делопроизводства как:

Евфрат - Документооборот.Евфрат - для малых и средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), стремящихся организовать эффективную работу с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и организации в целом, наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании, организовать электронный архив документов различных типов.

Евфрат- это решение для автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов: тексты, электронные таблицы, графические изображения, аудио и видео. Система позволяет вносить документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать их, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранение первозданного вида документов, без вызова внешних программ.

Дополнительные возможности.

- Показ папок и картотек в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по реквизитам

- Печать или запись в файл отчетов по документам в папке или при разметке по картотеке

- Совместная работа с другими приложениями - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop и т.д.

Новый подход к созданию документов

- Новый единый Диалог создания и корректировки документов из различных источников

- Предварительный просмотр файлов перед внесением в систему

- Мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых документов в системе

Евфрат также позволяет производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы. На основании проведенного сравнительного анализа СЭД я выбрал СЭД «Евфрат-Документооборот».

Выбор данного программного продукта обусловлен несколькими факторами.

Технология фирмы ЗАО “Интеллектуальные технологии” (Cognitive Technologies), отличается, прежде всего, тем, что это - отечественная разработка. Она в гораздо более полной мере отвечает требованиям автоматизации ДОУ в России, включая ориентацию на использование русского языка во всех технологических модулях. Компания Cognitive Technologies обеспечивает внедрение программных продуктов “под ключ”, включая возможную доработку под конкретные задачи Заказчика. Обеспечивается горячая линия технической поддержки с возможным выездом к Заказчику.

Функции и основные особенности электронного архива “Евфрат”

- сочетает в себе надежность и скорость традиционной базы данных с простотой и гибкостью офисного программного обеспечения;

- является универсальной и доступной для пользователя системой, использующей весьма эффективные методы регистрации, классификации и поиска произвольных объектов;

- может функционировать как в локальном (персональном) варианте, так и в режиме клиент-сервер, с возможностью доступа по сети.

Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность.

«ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота.

Заключение

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ - это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов.

Роль и значение документов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

На основании проведенного анализа можно сделать вывод о том, что документация в бухгалтерском учёте представляет собой сложную систему взаимосвязанных действий, находящих своё отражение в регламентированной законодательством системе. Рациональная организация документооборота это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата. Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе. Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям: Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов. Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Таким образом, под организацией бухгалтерского учета можно понимать ряд действий лиц, которым поручено осуществление учета, направленных на достижение цели, поставленной перед учетом.

Бухгалтерский учет возник в глубокой древности, вызван к жизни потребностями государства и лиц, занятых производством и обменом. Постоянно развиваясь и совершенствуясь, учет был и будет спутником человечества на всех этапах его эволюции. Тем не менее, бухгалтерский учет является достаточно консервативной наукой, которая изменялась при эпохальных открытиях. К таким событиям можно отнести появление письменности. Позже добавились научные открытия в виде двойной записи, калькулирования себестоимости и другие новшества, изменившие представление о бухгалтерии.

В настоящее время можно говорить о начале нового этапа развития бухгалтерского учета, связанного с появлением компьютерной техники и сетевых технологий, а также глобализации мировой экономики и, как следствие, стандартизации бухгалтерского учета и отчетности в мировом масштабе.

Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

...