Управленческий учет в сфере торговли

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Методика и организация управленческого учета в торговле

1.1 Основные компоненты системы управленческого учета в торговой организации

1.2 Методика классификации затрат и организации управленческого учета в торговле

1.3 Автоматизация управленческого учета в торговле

2. Постановка управленческого учета в торговой компании

2.1 Анализ существующей системы управленческого учета компании

2.2 Разработка оптимальной системы управленческого учета

2.3 Внедрение системы управленческого учета, внедрение компьютерной информационной системы

2.4 Анализ и оценка эффективности проведенных мероприятий по реорганизации управленческого учета

Заключение

Список литературы

Введение

управленческий учет торговый экономический

Среди экономистов отсутствует единое мнение о сущности, роли и назначении управленческого учета, его месте в системе управления предприятием, что затрудняет процесс внедрения управленческого учета в хозяйственную практику предприятий.

Переход к рыночной экономике требует от предприятий повышения эффективности производства, конкурентоспособности продукции и услуг на основе внедрения достижений научных разработок, эффективных форм хозяйствования и управления производством.

Осуществление предпринимательской деятельности в условиях рынка требует особого подхода к информационной системе предприятия. Ежедневно для управляющих всех уровней необходим значительный объем оперативной информации для принятия управленческих решений.

Решение поставленной проблемы требует осуществления мероприятий управленческого учёта на предприятиях, организация и методы которого определяются руководителем предприятия исходя из поставленных задач. Информированность руководителей является важным фактором повышения эффективности всей системы управления предприятием.

В современных условиях самостоятельности организации в ведении управленческого учета и отсутствии регламентирующих документов постановку учета для внутренних нужд управления представляется возможным осуществить путем разработки системы управленческого учёта предприятия. При этом основополагающим признаком должен выступать учёт затрат по сферам деятельности предприятия с одновременным определением эффективности каждой сферы.

В последние десятилетия наблюдается тенденция к усилению управленческих функций бухгалтерского учёта, а в связи с переходом к рыночной экономике первостепенное значение приобретает разработка вопросов содержания и методов организации управленческого учета на предприятиях применительно к сложившейся системе бухгалтерского учёта.

Значительный опыт в разработке систем и методов управленческого учета накоплен в странах с развитой рыночной экономикой. Зарубежный опыт показывает, что рыночная экономика обусловливает проведение политики абсолютной конкуренции, являющейся важным условием для оптимального обеспечения общества ресурсами. Конкурентоспособным считается такое предприятие, которое рационально использует свои производственные ресурсы и извлекает из этого реальную прибыль.

В связи с этим управленческий учет должен быть нацелен на непрерывный, системный технико-экономический анализ конкурентоспособности портфеля заказов, стоимости поставок материальных ресурсов в различных оценках, уровней фактической доходности по типу продукции и виду технологического процесса, другим определяющим критериям производственно - хозяйственной и финансовой деятельности.

В современных условиях также нужны новые подходы к решению вопросов классификации затрат на производство, выбора метода учёта и калькулирование себестоимости продукции, учета и распределения расходов на обслуживание производства и управления.

В связи с изменением условий хозяйствования и переходом страны к рыночной экономике складывается новая система ценообразования, при которой уровень цен на продукцию определяется соотношением спроса и предложения.

Предприятия, развиваясь в условиях конкурентного окружения, нуждаются в оперативной учётной информации, помогающей оптимизировать затраты и определить эффективность бизнеса.

В основном системы управленческого учета разработаны для промышленных предприятий, в сфере торговли методики применения управленческого учета достаточно подробно не освещены, что и обусловило актуальность исследования.

Целью работы является теоретическое обоснование и разработка вопросов организации и методики управленческого учета на предприятиях торговли в целях принятия оптимальных управленческих решений.

Для достижения поставленной цели в работе решены следующие научные задачи:

- проанализирована сложившаяся система управленческого учета в торговых организациях;

- рассмотрена разработка оптимальной системы управленческого учета;

- рассмотрены основные компоненты системы управленческого учета в торговых организациях;

- изучена номенклатура затрат торговых предприятий и проведен их анализ.

1. Методика и организация управленческого учета в торговле

Анализ существующей практики показывает, что организацию и постановку управленческого учета можно осуществить двумя способами.

Первый вариант предполагает параллельное ведение бухгалтерского финансового и бухгалтерского управленческого учета. Он предусматривает наличие в учетной системе двух планов счетов. По каждому из первичных документов затем формируются учетные записи: управленческие и бухгалтерские.

Второй способ организации управленческого учета предполагает постоянную конвертацию данных из бухгалтерского финансового учета в управленческую базу.

При разработке системы управленческого учета ее основополагающей функцией должен выступать учет затрат по сферам деятельности и последующее определение эффективности каждого производственного (торгового) сегмента.

Управленческий учет в современных условиях должен соответствовать целям и задачам внутрихозяйственного управления и хозяйственного расчета.

Группировка затрат по местам их возникновения и центрам ответственности обеспечивает создание системы управленческой бухгалтерии, включая такие звенья, как контроль, анализ, планирование, координирование и принятие обоснованных управленческих решений. Одни центры ответственности представляют информацию об использовании ресурсов, другие - об отклонениях, возникающих в процессе деятельности, третьи - о финансовых результатах. http://www.bibliofond.ru/view.aspx?id=533047

1.1 Основные компоненты системы управленческого учета в торговой организации

В соответствии с международной практикой базовыми компонентами системы управленческого учета и анализа на предприятиях являются:

- учет и управление затратами;

- разработка оценочных и сравнительных показателей деятельности;

- планирование оперативной производственной, финансовой и инвестиционной деятельности (включая бюджетирование).

В систему управленческого учета и анализа включают также прогнозирование внутренних и внешних факторов, оказывающих влияние на деятельность предприятия, а также составление управленческой отчетности. http://rudocs.exdat.com/docs/index-239392.html?page=2

Система учета и управления затратами

Система учета затрат позволяет предприятию функционировать, оставаясь прибыльным, в современном коммерческом и административном окружении. Она должна коррелировать с внешними требованиями в части налогового законодательства. Она обязательно согласуется с учетной политикой и корпоративными принципами, а также опирается на стандарты функциональной деятельности. Последнее особенно значимо для производственных предприятий, так как расчет производственной себестоимости связан с особенностями технологических процессов.

Система показателей деятельности

Показатели деятельности лежат в основе планирования работы подразделений и делегирования ответственности на предприятии. Для реализации соответствующих управленческих функций менеджерами всех уровней, необходимы правила делегирования полномочий, правила распределения ответственности в структуре управления организаций. При этом важность рассматриваемой подсистемы не зависит от принятого похода к построению системы управления (иерархического, дивизионного или матричного).

Чем сложнее управленческая структура, тем большее значение имеет правильный выбор системы показателей деятельности, правильное функционирование системы, то есть своевременное определение показателей и эффективность их с точки зрения отражения задач, стоящих перед каждым подразделением.

Система долгосрочных и текущих бюджетов

В рамках формирования долгосрочных и текущих (стратегических и оперативных) бюджетов производится оценка планируемых доходов и расходов и сравнение их с фактическими доходами и расходами.

Система управленческих отчетов

Система управленческих отчетов отражает принятую практику управления организацией. Руководству высшего уровня рекомендуется представлять наименее подробные отчеты. По мере движения вниз по управленческой структуре отчеты предлагается делать более детализированными, но их область охвата должна сужаться. Объем информации, предоставляемый для анализа руководителю каждого подразделения, должен быть для всех примерно одинаковым.

Рис. 1 Иерархия управленческой отчетности

В целях распределения ответственности по иерархическим уровням организации рекомендуется использовать понятие центров затрат. В результате возникает совокупность бюджетной подсистемы, подсистемы управления через центры затрат и системы, в которой через систему взаимосвязанных показателей объединяется деятельность подразделений компании.

Классификация направлений управленческого учета в зависимости от функциональной принадлежности.

Поскольку в каждой организации можно выделить несколько различных бизнес процессов, для каждого направления хозяйственной деятельности обычно формируются специальные, присущие только ему формы управленческой отчетности, управленческих данных и моделей, а, следовательно, и специализированная форма управленческого учета. При этом в каждой организации есть и общий управленческий учет, стандартная управленческая отчетность и показатели деятельности.

В качестве примеров специализированных сфер применения управленческого учета в зависимости от бизнес-процессов можно привести следующие:

- закупки,

- складирование;

- производство;

- продажи;

- управление финансовыми инструментами;

- управление инвестициями;

- управление транспортными потоками;

- холдинговое управление.

1.2 Методика классификации затрат и организации управленческого учета в торговле

Проблема управления затратами относится к одной из наиболее сложных и важных в экономике промышленности. В современной экономической литературе уделяется достаточно внимания проблемам управления затратами и себестоимостью продукции, широко рассматриваются разнообразные методы управления затратами. Появляются новые методы управления себестоимостью продукции, целью которых является уже не минимизация затрат и определение их уровня, а скорее управление затратами и их оптимизация. Мокеева Е.В. к.э.н., доцент Филиала «Севмашвтуз» СПбГМТУ в г. Северодвинске

Кроме того, многие методы позволяют не только определять уровень затрат, но и оценивать конкурентную позицию предприятия, его продукции, позволяют ориентироваться на требования рынка, своевременно реагировать на рыночные изменения. Следует отметить, что часть современных методов

управления себестоимостью продукции, популярных за рубежом, пока не нашли своего применения на отечественных предприятиях, но обзор современной экономической литературы свидетельствует, что интерес к ним у отечественных производителей возрастает. В то же время следует отметить, что научные исследования в этой области сконцентрированы преимущественно на учетном аспекте. Безусловно, он имеет важное значение, поскольку обеспечивает функцию контроля, но это не единственная функция управления. Не меньшее значение имеет реализация и других функций управления с учетом особенностей применительно к затратам.

Анализ литературы, посвященной вопросам управления себестоимостью продукции, позволил выделить основные методы управления и учета затрат и предложить их следующую классификацию .

Мы разделяем методы учета и управления затратами на две большие группы - методы управленческого учета и методы стратегического управления затратами, соглашаясь с мнением, что, в отличие от стратегического управления, «… современный управленческий учет часто сосредотачивает внимание, в основном, на процессах, происходящих внутри фирмы - ее закупках, функциях, изделиях и заказчиках [1]». Стратегическое же управление отличается, в первую очередь, взглядом вовне организации, отслеживанием и адаптацией к изменениям в ее окружении.

Рассмотрим далее сущность указанных методов, их преимущества, недостатки и целесообразность применения в тех или иных производственных условиях

К первой группе методов - методам управленческого учета мы относим методы калькулирования себестоимости продукции, а также методы контроля затрат. В литературе, посвященной вопросам себестоимости продукции, выделяются следующие виды калькуляции себестоимости продукции:

1. Фактическая калькуляция - отчетная калькуляция, отражающая общую сумму фактически использованных затрат на производство и реализацию продукции.

2. Плановая калькуляция отражает планируемые затраты на изготовление продукции на плановый период.

3. Сметная (проектная) калькуляция разрабатывается на новую продукцию, впервые выпускаемую предприятием, которая требует разработки соответствующей нормативной базы.

4. Standard Costing - нормативное калькулирование. Отличительной чертой данного метода является условие жестко определенных норм и нормативов.

5. Absorbtion Costing (АC) - система распределения затрат по объектам затрат. Это наиболее широко распространенный подход к калькулированию, применяемый и в бухгалтерском учете. При его использовании затраты в процессе расчета себестоимости делят на: прямые и косвенные.

6. Метод прямых затрат Direct Costing - это метод калькуляции себестоимости продукции, при котором все затраты разделяются на постоянные и переменные, и только переменные затраты относятся на себестоимость продукции.

7. Бюджетирование. Представляет собой метод распределения ресурсов, охарактеризованных в количественной форме, для достижения целей, также представленных количественно.

8. Контроллинг, как система обеспечения выживаемости компании в краткосрочном плане, нацеленная на оптимизацию прибыли, в долгосрочном - на поддержание гармоничных отношений с окружающей средой.

Следующая группа методов, которую мы выделяем - методы стратегического управления затратами. Данную группу мы разделили на три подгруппы: методы управления по стадиям жизненного цикла, рыночно-ориентированные методы, методы управления стоимостью. К методам управления по стадиям жизненного цикла, по нашему мнению, относятся следующие.

9. Метод учета и калькулирования затрат по функциям (Activity Based Costing - АВС). Основной принцип АВС - технологии состоит в следующем: накладные издержки приписываются к продукту по мере их проявления в процессе реализации соответствующего бизнес-процесса, а не локализуются по видам продукции после завершения процесса производства или продаж.

При этом учет организуется в несколько этапов:

1. разделение производственного процесса на составляющие функции,

2. определение затрат по каждой из функций,

3. определение носителей затрат по каждой функции,

4. отнесение затрат на носители затрат, носителем затрат может вы-

ступать изделие (товар, услуга), заказ.

1.3 Автоматизация управленческого учета в торговле

В наш информационный век скорость обработки информации является серьезным конкурентным преимуществом, и это ощущают практически все торговые компании, которые постоянно используют различную учетно-управленческую информацию для оперативного учета и управления складскими запасами, для формирования конкурентной политики ценообразования, для своевременной работы с заказами и взаиморасчетами.

«1С:Управление торговлей» -- это современный, высокотехнологичный инструмент для повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

«1С:Управление торговлей» позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного, управленческого учета, планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное, рациональное управление современным торговым предприятием: его торговыми подразделениями, отделами маркетинга и продаж, отделом закупок и складским хозяйством. Многофирменный учет позволяет автоматизировать учет в крупных холдинговых компаниях.

1С: Управление торговлей автоматизирует такие направления деятельности предприятия как:

- Управление взаимоотношениями с клиентами.

- Управление правилами продаж, маркетингом.

- Управление торговыми представителями.

- Управление продажами.

- Денежные средства.

- Управление закупками.

- Управление складом.

- Финансовый учет.

В базе прикладного решения «1С:Управление торговлей» регистрируются как уже совершенные, так и еще только планируемые операции.«1С:Управление торговлей» автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, документов движения денежных средств.

Данное прикладное решение рассчитано на любые виды торговых операций. Реализованы функции учета вплоть до получения различных аналитических отчетов различной сложности. http://ersys.ru/page/ut8

«1С: Управление торговлей» позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких, входящих в холдинг, организаций. Наиболее популярной сегодня является конфигурация Управление торговлей 10.3 на платформе 1С 8.2

2. Постановка управленческого учета в торговой компании

Главное преимущество управленческого учета - это его гибкость и многовариантность. Прежде всего, это связано с тем, что управленческий учет индивидуален для каждого предприятия.

Принципиальным моментом управленческого учета должна быть его оперативность: существуют виды бизнеса, в которых анализировать баланс необходимо ежедневно, и бухгалтерский отчет в конце квартала уже бесполезен.

Каждый руководитель должен сам спроектировать персональный набор управленческих инструментов для своего конкретного бизнеса. Типовые регламенты и формы при этом могут быть использованы лишь в качестве «шпаргалки». Хороший регламент не может быть рожден снаружи - это поняли уже многие менеджеры. Источники информации, требуемая достоверность, необходимая детализация и структура выходных данных определяются соответственно целям управленческого учета, поставленным для каждого конкретного предприятия.

Постановка управленческого учета, прежде всего, должна опираться на здравый смысл, трезвый расчет и накопленный опыт. Желательно ознакомиться и принять во внимание принципы и концепции учета развитых стран, такие как МСФО и GAAP. Они представляет собой собранный и обобщенный опыт огромного количества финансистов - методологию, технологию, математический и финансовый аппарат, проработанные формы финансовой отчетности, используемые для управления в развитых странах. Стандарты международной финансовой отчетности изначально ориентируются на конкретных пользователей и исходят из критерия полезности финансовой информации для принятия пользователем экономических решений. Этими принципами имеет смысл воспользоваться при разработке собственных принципов ведения учета и системы отчетности. Это может дать выигрыш во времени и других ресурсах при создании эффективной системы управленческого учета. http://www.finprosoft.ru/metodologiya-postanovki-upravlencheskogo-ucheta-302

2.1 Анализ существующей системы управленческого учета компании

Постановка управленческого учета на предприятии идет с анализа деятельности уже существующей системы управленческого учета. На предприятии обязательно существует бухгалтерская система, при анализе которой можно выявить ряд функций управленческого учета.

Управленческий учет, не базирующийся на физическом бизнес-процессе деятельности предприятия, функционирует некорректно и не может служить базой для принятия управленческих решений.

Специалистам кажется, что они досконально знают процессы собственного предприятия. Но даже начальники цехов, знающие досконально свой участок работ, после формализации бизнес-процесса отмечали для себя ее полезность, так как некоторые моменты были для них новыми.

Прорисовка документооборота. В рамках построения системы управленческого учета анализируется только документооборот, относящийся к учету затрат и доходов. Таковыми являются все документы первичного учета на производстве: накладные, лимитно-заборные карты, акты, наряды и прочие документы, отражающие специфику отдельных бизнесов, такие, как купажные листы для винодельческого производства, путевые листы техники для сельского хозяйства и т.д.

К анализируемому документообороту относятся также все сводные документы и отчеты, созданные на основании первичных данных. Документами наиболее высокого уровня являются три формы финансовой отчетности, построенные на основании управленческих данных: баланса, отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств.

Не нужно анализировать и включать в систему управленческого учета документооборот, связанный с договорным, кадровым учетом, специфические документы бухгалтерского учета (журналы- ордера, бухгалтерские справки и т.д.). Система документооборота неразрывно связана с физическим бизнес-процессом деятельности компании.

Для детального изучения маршрутов движения документов, участников документооборота и вносимой в документы информации систематизируются следующие данные: наименования всех первичных документов с указанием процесса, в результате которого был составлен документ, назначение документа, составитель, количество экземпляров, от кого и кому передается документ и в какие сроки, а также какая информация и кем вносится в данный документ. Информацию лучше всего представлять в табличном виде, где по строкам указаны документы, а по столбцам представлены указанные характеристики.

Многие документы имеют нескольких участников документооборота: составителем документа может быть один работник, вносить информацию могут другие работники, а утверждать -- руководитель. Все эти аспекты должны быть отражены при построении документооборота.

Анализ работы с первичными документами. На следующем этапе анализируются бланки первичного учета. Основной задачей является определение методики заполнения документа, расчетов, осуществляемых с данными, содержащимися в документе, сценариев заполнения документов. Обрабатывается каждый первичный документ, содержащийся в таблице документооборота.

Следует особое внимание уделить специфическим документам, присущим каждому отдельному бизнесу. Специфические документы зачастую имеют особенности, о которых необходимо знать для разработки корректной системы учета.

Изучение методики расчета затрат базируется на анализе бухгалтерских (или управленческих) проводок, отвечающих за распределение затрат между местами возникновения затрат и расчет себестоимости отдельных видов продукции.

Конечно, идеальным является случай, когда методика расчета затрат содержится в утвержденном положении об учетной политике предприятия, однако на подавляющем большинстве предприятий эти сведения являются не формализованными и требуют выяснения посредством интервьюирования бухгалтеров.

Основными необходимыми сведениями являются данные о структуре мест возникновения затрат (МВЗ), а также полный перечень объектов калькулирования, в качестве которых выступает как готовая продукция, так и все полуфабрикаты, для которых рассчитывается производственная себестоимость. http://vse-uchebniki.com/osnovyi-menedjmenta-besplatno/621-analiz-suschestvuyuschey-25592.html

Анализируется существующая на предприятии методика распределения затрат вспомогательных цехов, а также базовые показатели перераспределения накладных затрат основных подразделений по видам продукции. В конечном счете определяется порядок формирования фактической себестоимости единицы продукции.

В рамках изучения внутренней отчетности анализируются существующие отчеты, предоставляемые специалистам предприятия.

2.2 Разработка оптимальной системы управленческого учета

1. Изучение потребностей пользователей и формулирование задач системы управленческого учета.

2. Анализ и классификация затрат, выделение центров ответственности и определение их типов.

3. Разработка принципов учета и регламентных документов, определение используемых инструментов управленческого учета.

4. Разработка системы показателей, форм отчетности и их движения.

5. Формулирование требований к компьютерной системе и критерии ее выбора.

Перейдем к описанию перечисленных подразделов.

1. Изучение потребностей пользователей и формулирование задач системы управленческого учета.

Для этого необходимо составить перечень пользователей системы управленческого учета на основе, описанной в результате реализации первого этапа штатно-организационной структуры, уровней управления, существующей управленческой системы.

Для каждого пользователя необходимо определить перечень функциональных обязанностей и необходимой информации для их успешного выполнения. Для получения информации возможно использование должностных инструкций сотрудников. Данные целесообразно представить в виде таблицы.

После консолидации потребностей пользователей в однородные группы и структурирования стратегических целей компании можно сформулировать требования к системе управленческого учета.

2. Анализ и классификация затрат, выделение центров ответственности и определение их типов.

На основе учетной информации производится группировка платежей по видам затрат, формируется перечень статей затрат и согласовывается с пользователями системы управленческого учета. В результате согласования может происходить укрупнение отдельных статей при нецелесообразности чрезмерной детализации.

На основе статистического анализа и исследования параметров хозяйственной деятельности компании выделяется постоянная и переменная часть затрат, определяются влияющие на поведение затрат факторы.

3. Разработка принципов учета и регламентных документов, определение используемых инструментов управленческого учета.

- Разрабатываются и утверждаются должностные инструкции и положения по формированию регистров управленческого.

- Производится выбор базы распределения административных затрат, распределяемых на магазины.

- С использованием информации о платежах выявляется сезонность в платежах по затратам, включаемых в себестоимость товара.

- Изучается соответствие поведения переменной части затрат линейной функции, делается вывод о возможностях использования CVP-анализа.

- Определяются виды валют управленческого учета, принципы определения учетного курса и учета инфляции.

- Определяется горизонт и периоды планирования для бюджетирования.

- Анализируется возможность и эффективность использования директ-костинга для целей управления.

4. Разработка системы показателей, форм отчетности и их движения.

Производится выбор показателей оценки деятельности подразделений (центров ответственности) и компании в целом.

Согласовывается структура и периодичность составления плановых форм и отчетов об исполнении (баланса, отчета о доходах и расходах, о движении денежных средств). Определяются форма и содержание промежуточных исполнительских отчетов центров ответственности.

Утверждается регламент документооборота, содержащий перечень составителей и получателей отчетности, порядок и сроки представления и согласования отчетов, обязанности и ответственность исполнителей и руководителей.

5. Формулирование требований к компьютерной системе и критерии ее выбора.

Необходимо четко сформулировать требования к системе. Система должна не только удовлетворять сформулированным требованиям, но также иметь определенный потенциал увеличения возможностей в будущем.

Зачастую профессиональные консультанты по компьютерным информационным системам не могут радикально пересмотреть действующие на предприятии бизнес-модели, предложить принципиально новую модель функционирования бизнеса и соответствующую ему систему.

В связи с этим формулирование требований к системе целесообразно осуществлять высшему руководству компании.

Среди факторов, стимулирующих предприятия внедрять компьютерные информационные системы управления, можно выделить следующие Технологии управления в условиях рыночной экономики: Материалы «круглого стола» секции конференции «Информационные технологии в России». - М.: Softool, 25--26.09.2001.:

- потери средств (как обычные кражи из-за несовершенства документооборота, так и неоправданное отвлечение средств в отдельные активы из-за отсутствия оптимизации запасов);

- рост компании, покупку новых бизнесов и невозможность эффективного управления из-за возросших требований;

- смену бизнес-модели компании;

- внедрение новых инструментов управления (например, бюджетирование, TQM, международная отчетность);

- потребности инвесторов (требования прозрачности, усиления контроля, увеличения стоимости активов);

- потребности собственника (головной организации) в централизации и улучшении управления.

В настоящее время автоматизация систем управления в подавляющем большинстве компаний носит фрагментарный характер, при котором уделяется внимание лишь отдельным участкам деятельности и используется разнородное программное обеспечение.

Необходимость комплексной автоматизации системы управленческого учета торговой компании вызвана следующими причинами:

- несвоевременностью информации для управления, трудоемкостью и длительностью ее извлечения при отсутствии или частичной автоматизации. Невозможно быстро управлять финансовыми потоками вследствие ручной консолидации информации.

- значительной вероятностью допущения технических ошибок при поэтапной ручной консолидации данных из разнородных источников;

- невозможностью контроля за утечками средств и товара из-за отсутствия возможности сопоставления осуществленных доходов и расходов с фактическими остатками денежных средств и имущества в рамках всей компании.

Компьютерная информационная система управленческого учета должна обеспечивать:

- Развернутый анализ остатков и движения товаров (виды движений: поставка, возвраты, продажа, передача другому продавцу, списание) в разрезе сезонов-коллекций, товарной номенклатуры, производителей, поставщиков, подразделений (транзитных складов, магазинов, секций), цен, торговых марок, цветов, размеров, полов, режимов налогообложения. Выделение в отчетности брака отдельной статьей.

- Анализ состояния расчетов с каждым поставщиком (по предоплатам, текущим платежам, поставкам, недопоставкам, скидкам, отсрочкам, задолженностям) в разрезе сезонов, партий, цен, валют

- Формирование отчетности с использованием планового коэффициента распределения косвенных затрат и последующая корректировка. Определение дебиторской и кредиторской задолженности по товару на основании состояния расчетов с поставщиками.

- Формирование отчета об исполнении бюджета компании с разбивкой по статьям затрат, видам доходов, подразделениям, а также в разрезе объектов, по которым необходимо определять финансовый результат (например, торговая марка, номенклатура, пол). Возможность учета затрат в разных валютах по разным курсам на момент начисления и моменту оплаты. Возможность многовариантного определения финансового результата (с учетом/без учета процентов на капитал, амортизации, списания товара, курсовой разницы). Многовариантное распределение затрат центрального офиса на подразделения или иные объекты определения финансового результата (по итогам сезона или месяца, пропорционально разным базам). Учет накопленной задолженности по инвестициям (капитальные вложения) в разрезе видов инвестиционных затрат и объектов инвестиций.

- Формирование исторического потока денежных средств (отчета о движении денежных средств) на основе остатков и оборотов по расчетным счетам и кассам.

- Формирование плана финансирования инвестиций в разрезе объектов на основе заявок на оплату. Контроль соответствия плановых и освоенных сумм инвестиций в разрезе объектов.

- Расчет процентов за использование кредитов и кредитных линий на основе остатков по счетам кредитных линий и движения кредитов по расчетным счетам.

- Формирование предстоящего потока денежных средств на основе истории платежей, бюджета и введенных в систему заявок на оплату в разрезе видов поступлений и выплат, периодов (по дням, неделям, месяцам).

- Составление бюджета на предстоящий сезон на основе исполнения бюджета за текущий сезон с учетом количества и характеристик магазинов.

- Контроль соблюдения лимитов расходов подразделений на этапе подачи заявок на оплату.

- Возможность ведения бухгалтерского учета в рамках системы.

- Выделение блоков финансового и управленческого учета с защитой от несанкционированного доступа.

- Учет основных средств в разных оценках.

- Возможность для всех видов отчетов детализации каждого показателя (вывод сумм, формирующих показатель).

- Формирование консолидированных отчетов по нескольким валютам через кросс-курсы к базовой валюте.

Процедура выбора системы должна носить комплексный характер, необходима серьезная подготовка и финансирование, привлечение консультантов, возможно использование тендера. В противном случае существует опасность приостановки проекта или смены поставщика, цена неправильного решения может оказаться очень высокой.

Целесообразно воспользоваться услугами независимых специализированных консалтинговых компаний, которые подготавливают аналитические обзоры и экспертные заключения, проводят тендеры среди поставщиков.

Для определения суммы средств, которую компания может израсходовать на приобретение информационной системы, можно воспользоваться распространенным в западной практике показателем: сумма выделяемых средств не должна превышать 1--3% от годового оборота компании. Колесников С. Об оценке эффективности внедрения и применения ERP-систем. - http://www.consulting.ru/main/soft/texts/m4/045_s.htm.

2.3 Внедрение системы управленческого учета, внедрение компьютерной информационной системы

Рассматривая этап внедрения системы управленческого учета, остановимся более детально на вопросах организации персонала и процессах автоматизации.

В мировой практике функции по ведению управленческого учета обычно возлагаются на главного бухгалтера и подконтрольное ему специализированное подразделение Хорнгрен Ч.Т., Фостер Дж. Бухгалтерский учет: управленческий аспект: Пер. с англ./ Под ред. Я.В. Соколова. -- М.: Финансы и статистика, 2000. -- 416 с..

Невозможность ведения управленческого учета силами существующей в отечественных торговых компаниях бухгалтерии вытекает из высокой трудоемкости ведения отечественного финансового учета, которая обусловлена сложностью и изменчивостью законодательства, большим количеством налоговых отчетов. Бухгалтер зачастую не имеет физической возможности получить и поддерживать требуемый уровень квалификации в области управления финансами.

Используемые в отечественных компаниях схемы оптимизации налогообложения могут предполагать, что бухгалтерия не контролирует все денежные потоки компании. В этом случае полную картину функционирования финансов может сформировать лишь финансовый директор и подконтрольные ему специальные подразделения.

Для организации системы управленческого учета можно воспользоваться услугами консалтинговой компании. По мнению К. Зусмановича, недостатками такого варианта являются Зусманович К. Несколько слов об управленческом учете… -- www.gaap.ru/biblio/pv_mngacc01.htm.:

- высокая стоимость услуг внешних консультантов по сравнению с оплатой собственных постоянно работающих специалистов;

- устаревание и потеря эффективности системы управленческого учета вследствие изменения структуры организации, необходимость постоянного привлечения внешних специалистов.

В.Е. Хруцкий на основе опыта организации бюджетирования утверждает, что вновь созданное специализированное подразделение осуществляет этот процесс лучше, чем существующие функциональные службы Хруцкий В.Е., Сизова Т.В., Гамаюнов В.В. Внутрифирменное бюджетирование: настольная книга по постановке финансового планирования. -- М.: Финансы и статистика, 2002. - 400 с..

Таким образом, целесообразно осуществление управленческого учета силами специального подразделения с использованием информации бухгалтерии и других подразделений.

Внедрение компьютерной информационной системы

Внедрение новой информационной системы - длительный и трудоемкий процесс. Согласно аналитической информации специализированных компаний средние сроки от принятия решения до внедрения компьютерных информационных систем могут составлять от 11--15 месяцев для систем местных разработчиков до 23--33 месяцев для систем иностранных разработчиков Олликайнен М. Российский рынок ERP-2001. Презентация обзора компании Market-Visio на Конференции «Информационные технологии в России». - М.: Softool, 2001..

В связи с этим целесообразно прибегать к проектному планированию внедрения и планированию финансовых потоков. Финансирование автоматизации необходимо производить из защищенных от конъюнктуры рынка источников, при этом возникает необходимость расчета эффективности внедрения систем.

В качестве основного заинтересованного лица при внедрении новой информационной системы должен выступать владелец торговой компании.

Внедрение новой системы может означать выявление ошибок и сокращение количества привлекаемого персонала.

На этапе внедрения информационной системы управленческого учета необходимо активное участие высшего руководства компании для преодоления сопротивления менеджеров среднего звена.

Существенным фактором усиления сопротивления при внедрении новой информационной системы является незаинтересованность персонала в обучении навыкам работы с новым программным продуктом. Для преодоления негативных тенденций при внедрении необходимо предусмотреть способы мотивации сотрудников (от денежных вознаграждений до не обсуждаемых приказов).

После окончания процесса внедрения необходимо выделение сотрудника из информационного подразделения компании для постоянного обслуживания информационной системы.

2.4 Анализ и оценка эффективности проведенных мероприятий по реорганизации управленческого учета

Для оценки эффективности внедрения системы управленческого учета может быть использован показатель отношения полученного результата к затраченным ресурсам.

Проблема денежной оценки результатов реорганизации системы управленческого учета весьма актуальна. По мнению Ч.Т. Хорнгрена и Дж. Фостера, намного проще соотнести стоимость нового токарного станка с полученной экономией, чем стоимость нового компьютера с результатами более точного учета затрат или проведения расчетов. Хорнгрен Ч.Т., Фостер Дж. Бухгалтерский учет: управленческий аспект: Пер. с англ./ Под ред. Я.В. Соколова. -- М.: Финансы и статистика, 2000. -- 416 с.

Предлагаю составить детальную смету расходов, связанных с реорганизацией системы управленческого учета, и сопоставить ее с перечнем фактически сэкономленных средств по истечении операционного цикла после внедрения системы.

Необходимо использовать формулировки типа «выявлено занижение/завышение затрат на величину.., количественно оценена величина искажения показателя отчетности.., уточнена оценка активов/обязательств на сумму.., выявлены резервы снижения комиссионного вознаграждения в сумме…».

Для увеличения адекватности сопоставления также представляется целесообразным спрогнозировать денежные оценки потенциальных сумм экономии в предстоящих операционных циклах.

Дж. Курт для оценки эффективности внедрения системы предлагает использовать традиционные методы оценки инвестиционных проектов: нахождение точки безубыточности, расчет периода окупаемости, анализ дисконтированного потока денежных средств. Курт Дж. Внедрение информационных технологий. Как оценить эффект от внедрения информационных проектов. -- http://www.consulting.ru/main/soft/texts/m2/022_it1.htm.

По мнению С. Колесникова, затраты на комплексную оценку эффективности внедрения новой системы управления могут быть рассчитаны только в рамках длительного и дорогостоящего консалтингового проекта, проведение которого не всегда оправдано Колесников С. Об оценке эффективности внедрения и применения ERP-систем. - http://www.consulting.ru/main/soft/texts/m4/045_s.htm.. Чтобы проиллюстрировать целесообразность мероприятий по реорганизации, приведу средние исторические результаты внедрения систем управления предприятием:

15--25% увеличение производительности;

10--20 % уменьшение складских запасов;

20--50% сокращение сроков выполнения заказов.

Приведенные данные могут служить ориентировочными оценками эффективности как при принятии решения о реорганизации системы управленческого учета, так и при невозможности комплексной оценки результатов проведенных мероприятий.

Таким образом, нами рассмотрены все этапы процесса постановки системы управленческого учета торговой компании в целях обеспечения эффективности управленческих решений.

Заключение

Нормативной базой для организации и ведения бухгалтерского учета в торговых организациях являются: Федеральный Закон «О бухучете» от 21.11.96 № 129 - ФЗ;

План счетов бухучета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкция по его применению, утвержденный приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 944; Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденные приказами Министерства финансов РФ. Требования к первичной документации определены в Государственном стандарте РФ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов (ГОСТ 6.30-2003)», введенные в действие с 1 июля 2003 года. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

Основными хозяйственными процессами в торговле является приобретение товаров и их дальнейшая реализация через предприятия розничной или оптовой торговли.

Согласно плана счетов финансово-хозяйственной деятельности от 31.10.2000 года № 94-Н учет бухгалтерских операций в розничной торговле ведется на счетах: счет 41 «Товары», счет 42 «Торговая наценка», счет 44 «Расходы на продажу», счет 50 «Касса», счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», счет 70 «Расчет с персоналом по оплату труда», счет 90 «Продажи», счет 99 «Прибыли и убытки».

Список литературы

1. http://www.bibliofond.ru/view.aspx?id=533047

2. http://rudocs.exdat.com/docs/index-239392.html?page=2

3. Мокеева Е.В. к.э.н., доцент Филиала «Севмашвтуз» СПбГМТУ в г. Северодвинске

4. http://ersys.ru/page/ut8

5. http://www.finprosoft.ru/metodologiya-postanovki-upravlencheskogo-ucheta-302

6. http://vse-uchebniki.com/osnovyi-menedjmenta-besplatno/621-analiz-suschestvuyuschey-25592.html

7. Технологии управления в условиях рыночной экономики: Материалы «круглого стола» секции конференции «Информационные технологии в России». - М.: Softool, 25--26.09.2001.

8. Колесников С. Об оценке эффективности внедрения и применения ERP-систем. - http://www.consulting.ru/main/soft/texts/m4/045_s.htm.

9. Хорнгрен Ч.Т., Фостер Дж. Бухгалтерский учет: управленческий аспект: Пер. с англ./ Под ред. Я.В. Соколова. -- М.: Финансы и статистика, 2000. -- 416 с.

10. Зусманович К. Несколько слов об управленческом учете… -- www.gaap.ru/biblio/pv_mngacc01.htm.

11. Хруцкий В.Е., Сизова Т.В., Гамаюнов В.В. Внутрифирменное бюджетирование: настольная книга по постановке финансового планирования. -- М.: Финансы и статистика, 2002. - 400 с.

12. Олликайнен М. Российский рынок ERP-2001. Презентация обзора компании Market-Visio на Конференции «Информационные технологии в России». - М.: Softool, 2001.

13. Хорнгрен Ч.Т., Фостер Дж. Бухгалтерский учет: управленческий аспект: Пер. с англ./ Под ред. Я.В. Соколова. -- М.: Финансы и статистика, 2000. -- 416 с.

14. Курт Дж. Внедрение информационных технологий. Как оценить эффект от внедрения информационных проектов. -- http://www.consulting.ru/main/soft/texts/m2/022_it1.htm.

15. Колесников С. Об оценке эффективности внедрения и применения ERP-систем. - http://www.consulting.ru/main/soft/texts/m4/045_s.htm.

Размещено на Allbest.ru

...