Классификация приемов документального и фактического контроля

Размещено на http://www.allbest.ru/

Классификация приемов документального и фактического контроля

Метод финансово- хозяйственного контроля характеризуется использованием общенаучных методических приемов исследования объектов контроля и собственных конкретно-научных эмпирических методических приемов экономического исследования.

Приемы контроля могут быть документальными и фактическими.

Документальные:

-Отдельного вида (формальный, арифметический, нормативно-правовой, проверка на действительность);

-Однотипных и взаимосвязанных хозяйственных операций ( встречная проверка и взаимная сверка);

-Системных бухгалтерских записей (контрольное сличение, восстановление количественно- суммового учета, хронологическая проверка).

Фактические:

-Осмотр;

-Обследование;

-Контрольный запуск сырья в производство;

-Экспертная оценка;

-Проверка объемов выполненных работ;

-Проверка соблюдения трудовой дисциплины и фактическое использование рабочего времени;

-Контрольная покупка.

Приемы проверки отдельного документа

Знание и умение применения основных методов и приемов существенно превышает эффективность контроля. Все хозяйственные операции и факты хозяйственной жизни у экономических субъектов должны быть документированы. Проверяющий работает с первичными документами, учетными регистрами , формами отчетности и т. д. Документы могут быть либо доброкачественным, либо недоброкачественными, и частные задачи проверяющего нередко состоят в выявлении недоброкачественных документов с целью их последующего анализа и определения последствий их использования экономическим субъектом.

Для классификации документов по качественным признакам используют три критерия доброкачественности документов:

формальный критерий. Любой доброкачественный документ должен быть составлен по определенной форме. В РФ широко используются типовые межведомственные формы различных первичных документов. В документе должны быть заполнены все реквизиты;

критерий законности. Хозяйственная операция, отраженная в документе, должна быть законна по своему содержанию, быть санкционированной в установленном порядке ответственными должностными лицами;

критерий действительности. Документ должен отражать содержание именно той хозяйственной операции, для которой он был создан, причем отражать это содержание в неискаженном виде относительно объемов, даты, участвующих в хозяйственной операции сторон или лиц и т. д.

Документы, не отвечающие хотя бы одному из перечисленных критерий являются недоброкачественными.

Недоброкачественные документы в свою очередь могут быть подразделены на две группы.

1. Документы, недоброкачественные по форме. Они отражают реальные хозяйственные операции в неискаженном виде и объеме. Однако среди них могут быть:

· неправильно оформленные, например с использованием не типовой межведомственнойформы, а той формы, которая применяется только в данной организации;

· неоформленные или недооформленные, например без указания определенных реквизитов, обязательных для данного типа документов.2.Документы, недоброкачественные по существу. Они могут отражать такую информацию, которая в конечном счете оказывает существенное воздействие на достоверность финансовых результатов, среди них могут быть:

· недоброкачественные документы, содержащид случайные ошибки или даже незаконные операции, например совершенные по незнанию;

· содержащие признаки материального или интеллектуального подлога. Дня этого среди подложенных документов выделяют: Материальный подлог -- это документы, в которых содержатся подделки определенной части информации. Например, подделка подписи, исправление даты и г. п.;

интеллектуальный подлог -- это такие документы, которые составлены и оформленыверно, но которые содержат заведомо ложную информацию. Подлоги, сочетающие интеллектуальный и материальный подлоги, называются комбинированными.

Приемы проверки отдельного документа

Методические приемы проверки отдельного документа:

а) формальная проверка. Это визуальная проверка документов: проверка правильности заполнения реквизитов, отсутствия неоговоренных исправлений, а также проверка наличия и подлинности тех реквизитов, которые предусмотрены для данного типа документов. Такие реквизиты, как подписи, печати, штампы, при необходимости можно сопоставить с реквизитами на других документах, составленных ранее или позднее;

б) арифметическая проверка. Она состоит в пересчете результатов таксировки, общих итого, взаимоувязки начислений и удержаний (скидок) и т. д.;

в) нормативно-правовая проверка. Суть такой проверки зависит от хозяйственной операции, при этом проверяется соблюдение различных нормативов, инструкций, положений и т. п;

г) проверка на действительность хозяйственной операции (в неискаженных объемах) или фактов экономической деятельности. 4. Приемы проверки нескольких документов по однотипным или взаимосвязанным хозяйственным операциям.

Среди наиболее часто используемых приемов проверки небольших документов по однотипным или взаимосвязанным операциям, различают: встречную проверку, взаимную сверку.

Встречная проверка -- сопоставление двух различных вариантов одно1 и того же документа (а при необходимости и других взаимосвязанных с проверяемой хозяйственной операцией документов), а также учетных регистров, которые находятся в двух различных организациях либо даже в двух различных подразделениях одного и того же предприятия. При такой проверке могут быть вскрыты следующие злоупотребления:

1. полное или частичное недооприходование товарно-материальных ценностей и денежных средств, полученных от другой стороны, участвующей в хозяйственной операции;

2. присвоение выручки от реализации товаров, работ и услуг (в том числе и сдаваемой в банк);

3. наличие полностью или частично бестоварных операций;

4. излишнее списание товарно-материальных ценностей и денежных средств и др.

Взаимная сверка. Сопоставляются различные по своему наименованию и характеру документы, в которых отражаются различные аспекты одной и той же или нескольких взаимосвязанных операций.

Взаимная сверка позволяет выявить:

1. полностью или частично бестоварные или безденежные операции;

2. участие в торгово-хозяйственной деятельности неучтенных товаров;

3. создание неучтенных излишков различных материалов, сырья, товаров и тары, а также других ценностей с целью дальнейшего оформления подложных документов об их реализации или приобретении (с присвоением самих ценностей или их денежного эквивалента);

4. создание неучтенных излишков готовой продукции либо необоснованно: начисления и выплаты заработной платы;

5. составление подложных бухгалтерских проводок либо проводок, не подтвержденных оправдательными первичными документами, и др.

5. Приемы проверки системных бухгалтерских записей.

Контрольное сличение. Сущность его состоит в проверке главным образом количественной информации о движении однородных ценностей за межинвентаризационный период. При помощи этого методического приема документального контроля можно выявить определенные противоречия в учетной информации, которая является признаками возможных злоупотреблений,. Особенностями контрольного сличения позволяют выявить злоупотребления персонала (и администрации), которые связаны:

1. с сознанием неучетых излишков отдельных видов товарно-материальных ценностей в результате:

А) недооприходования части товарно-материальных ценностей, поступающих и проверяемую хозяйственную систему;

Б) излишнего списания части товарно-материальных ценностей под видом документированного расхода;

В) неправомерного оформления пересортицы и др.;

2. С манипулированием ценами при верной количественной информации о движении однородных ценностей в результате:

Занижения цен на получаемые товары;

Завышенения цен на отпускаемые и списываемые товары и др.

3. С сокрытием части выручки, полученной от населения за реализацию товарно-материальных ценностей, и др.

Вместе с тем данный методический прием документального контроля имеет существенные недостатки:

а) относительная трудоемкость и потребность использования наиболее квалифицированного персонала (следовательно, и высокая стоимость работы проверяющих);

б) технические трудности по выявлению злоупотреблений между датами инвентаризаций, поскольку материально ответственные лица имеют возможностьопределить примерное сбалансирование размеров прихода и документальногорасхода товаров.

Восстановление количественно-суммового учета. Такой методический прием применим, например, на предприятиях розничной торговли, где ведется суммовой учет, а также в организациях, которые ведут количественный учет товарно-материальных ценностей, но он очень запущен.

Применение восстановления количественно-суммового учета может выявить, например, такие противоречия в учетных записях, как превышение количества выпущенных товарно-материальных ценностей, максимально возможного их остатка на конец отчетного периода.

Хронологическая проверка движения товарно-материальных ценности и денежных средств. Проверка движения товарно-материальных ценности и денежных средств по этому принципу состоит в том, что их остатки определяю не только на дату той или иной инвентаризации, но при необходимости -- на каждую дату (на конец каждого дня) любого межинвентаризационного периода Применение этого методического приема может выявить, например, таки противоречия, как оформление расхода товарно-материальных ценностей, не поступивших в организацию.

Прослеживание. Прием, который чаще всего употребляют для проверки нетипичных операций или фактов хозяйственной жизни, а именно: анализирует первичный документ, устанавливается его реальность, правильность обработки, переноса в учетный регистр и обоснованность бухгалтерской записи.

Подготовка альтернативного баланса. Например, баланс сырья, материалов и выхода продукции позволяет выявить отклонения от нормативного расхода сырья, материалов, выхода продукции (выполнения работ, оказания услуг) и тем самым убедиться в достоверности исчисленного финансового результата.

Приемы фактического контроля

Наблюдение проверяющего. Чем выше квалификация проверяющего, те больше результатов принесет этот методический прием. Наблюдения проверяющего длятся в ходе всей проверки. Однако это не значит, что все результаты наблюдений будут использованы. Часть из них может служить толчке для применения других методических приемов, например подтверждения, взаимной проверки и т. д.

Подтверждение. Процедура, в ходе которой проверяющий получает письменные подтверждения от третьих лиц о реальности остатков на счетах денежных средств, счетов расчетов, счетов дебиторской и кредиторской задолженности и убеждается в правильности (неправильности) числящейся задолженности, сумме на счете в банке и т. д.

Инвентаризация. Руководители предприятий несут ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей и денежных средств и за обеспечение ее внезапности.

Основными задачами инвентаризации являются: контроль за сохранность активов и действиями должностных лиц, обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, проверка соблюдения правил и условий хранения и использования ценностей, выявление устаревших и неиспользуемых ценностей, проверка реальности стоимостной оценки имущества.

Для правильной постановки инвентаризационной работы крупные экономические субъекты создают специальные комиссии: постоянно действующую инвентаризационную комиссию и рабочие инвентаризационные комиссии.

Для повышения действенности инвентаризации практикуются и контрольные проверки (перепроверки) ее материалов. Их нередко проводят с участием независимых (внешних) аудиторов, хотя чаще с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секции т.п.), где производилась инвентаризация. При этом проверяются наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом ценности, значащиеся в описи.

Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом. Учет приводимых контрольных проверок ведется бухгалтерией в специальной книге.

В ряде случаев материалы инвентаризации уточняются при помощи дополнительных методологических приемов фактического контроля (таких как осмотр, обследование и др.), а также при помощи методологических приемов документального контроля (таких как контрольное сличение, восстановление количественно- суммового учета и др.).

Выявленные итоговые результаты инвентаризации имеют количественно и стоимостное выражение.

Окончательные заключения и предложения по результатам инвентаризации выносит и утверждает на своем заседании постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Как правило, в протоколе такого заседания отражается следующая информация:

а) подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь и излишков;

б) меры, принятые по отношению к виновным лицам;

в) предложения по регулированию расхождений фактического наличия ценностей противданных бухгалтерского учета.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием щи и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учетав следующем порядке:

· Излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

· Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения, сверх норм -- на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются финансовые результаты организации.

Предложения о возможности взаимного зачета пересортицы готовит рабочая инвентаризационная комиссия. Она представляет их на рассмотрение постояннодействующей инвентаризационной комиссии. А окончательное решение о взаимозачете обычно принимает руководитель предприятия.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения и со следующими ограничениями:

а) за один и тот же проверяемый период;

б) у одного и того же проверяемого лица;

в) в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования

г) в тождественных количествах.

При пересортице часто возникают суммовые разницы (либо положительны либо отрицательные), но взаимозачет этих разниц недопустим. А на ту суммовую разницу, которая образовалась не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не может быть отнесена на виновных лиц. А если конкретные виновники пересортицы действительно не могут быть установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостача товаров сверх норм убыли.

Осмотр. Этот методический прием довольно часто применяется материально ответственными лицами, например, при принятии товарно-материальных ценностей. Проверяющий также может использовать такой прием при осмотре места хранения товарно-материальных ценностей, незавершенного строительства и т. д. Результаты осмотра сопоставляются с нормативными требованиями, держанием хозяйственных договоров, бухгалтерских документов и записей с последующей корректировкой.

Обследование. Это непосредственное изучение компетентными работниками определенных объектов хозяйственной системы. Однако при обследовании чаще осуществляется документирование важной информации об их выявленных дополнительных особенностях. Это могут быть акты, протоколы и другая подобная документация.

Так, например, при обследовании места хранения товарно-материальных ценностей выясняется состояние складского хозяйства, наличие охраны, сигнализации, исправность весоизмерительных приборов. Для обследования чаще привлекаются работники правоохранительных или финансовых органов, а также специалисты (товароведы, технологи и пр.).

Контрольная покупка. Это специальный, по особой программе организованный методический прием фактического контроля, потенциально позволяющий определить правильность и законность отпуска товаров покупателями и расчетов с ними в условиях непосредственного совершения указанных хозяйственных операций. Контрольная покупка призвана способствовать выявлению и документальной фиксации фактов обмана покупателей, нарушения продавцами лицензионных правил торговли и др.

Лучше, если контрольная покупка осуществляется с соблюдением следующих условий:

· Групповой (коллективный) метод проверки, т. е. ее проведение не одним человеком, а группой из 2--4 человек;

· Предварительное наблюдение за тем, каковы навыки работы продавцов по отпуску товара и кассиров-контролеров по расчетам с покупателями, как именно работники соблюдают правила торговли;

· Проверке должны быть подвергнуты не только фактически отпущенные, но и уже расфасованные, подготовленные к отпуску товары, находящиеся в торговом зале;

· документальное оформление факта и имеющих отношение к делу подробностей контрольной покупки на заранее подготовленных для этой цели бланках.

Выпуск контрольной партии продукции. Под контрольной партией продукции подразумевают такую ее партию, выпуск которой организуется проверяющими со специальной, но заранее не объявляемой контрольной целью.

Важнейшие условия выпуска контрольной партии продукции как методического приема состоят в том, что он, как правило, организуется и осуществляется в тех же самых условиях, на том же самом оборудовании, с теми же самыми основными рабочими и другим персоналом, из тех же видов сырья, которые были задействованы в выпусках предыдущих партий этой же продукции (подвергаемые контролю в течение проверяемого периода).

Контрольный запуск сырья в производство. При контрольном запуске сырья в производство, как и при выпуске контрольной партии продукции, фактический контроль ориентирован на организацию и осуществление внешне обычного производственного процесса, но под наблюдением проверяющих.

Контрольный запуск сырья в производство необходимо осуществлять также по заранее продуманной программе с привлечением опытных компетентных работников, являющихся независимыми по отношению к проверяемым экономическим субъектам (а также к персоналу, работающему на конкретном объекте, где этот запуск планируется осуществить). Заранее определяются и количество проверяющих, и места их расстановки при контрольном запуске сырья. Нужно, чтобы была возможность расставить их по всем узловым пунктам технологического процесса.

Лабораторный анализ качества товаров, сырья и материалов, готовой продукции. Целью такой проверки является уточнение их сущностных характеристик и получение на этой основе качественно новой информации.

В некоторых отраслях для организации и проведения такого анализа содержится большое количество лабораторий, а также значительный штат сотрудников различной квалификации.

Начинается такой анализ, естественно, с обычного визуального осмотра поступающей с потока продукции.

Получение письменных объяснений и справок. Письменные объяснения как особый методический прием фактического контроля практикуются довольно часто: при инвентаризации; осмотре, обследовании, контрольной покупке, выпуске контрольной партии продукции и контрольном запуске сырья в производство; экспертной оценке и лабораторном анализе качества товаров, сырья материалов, готовой продукции.

Контроль и ревизия в условиях компьютерной обработки данных

К рубежу XX--XI в. в России активно применяются автоматизированные программы обработки бухгалтерской информации. Наиболее эффективные пакеты прикладных программ (ППП) существенно помогают учетно-управленческим структурам в вопросах ведения бухгалтерского учета (от первичных документов до составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности), анализе финансово-хозяйственной деятельности организации, учете кадров, делопроизводстве и т. д.

В наиболее дешевых программах обычно не предусматривается аналитических функций, следовательно, проверяющему необходимо ряд важных аналитических показателей рассчитывать вручную.

Переход на автоматизированную обработку данных оказывает влияние на учетно-аналитические и контрольные процедуры. К таким влияниям следует отнести:

· организационные изменения;

· изменения в наглядности информации;

· возможность появления ошибок.

Так, при переходе на автоматизированную обработку учетно-экономической информации потребуются следующие организационные изменения: модернизация организационной структуры бухгалтерии с перераспределением обязанностей, выбор и приобретение компьютеров, ППП, переквалификация персонала, подбор квалифицированных специалистов (программистов, операторов).

Изменения в наглядности учетной информации в связи с применением ППП могут порой усложнять работу поверяющего, поскольку:

· информация может вноситься в систему ППП через терминалы и базироваться не только на первичных документах;

· не все хозяйственные операции находят визуальное подтверждение у бухгалтера, так как некоторые из них могут определяться в автоматическом ре-жиме (например, расчет амортизации основных средств);

· затруднено отслеживание всех хозяйственных операций, так как определен-ные расчеты и первичные документы могут иметься только в машинном представлении.

Примерами появления возможных ошибок при переходе на автоматизированную обработку информации могут быть: пропуск ошибок и неточностей, вероятность системных ошибок, несанкционированное изменение информации, потеря данных.

При работе с компьютером всегда существует вероятность сбоя, для этого рекомендуется архивировать данные. Для защиты от санкционированного доступа следует использовать индивидуальные пароли: рабочие -- для нескольких пользователей и привилегированный -- для квалифицированного пользователя.

Хотя выше изложены группы факторов, по которым на практике у пользователей могут появляться и накапливаться ошибки, в целом все же системы, компьютеризированной обработки данных потенциально дают и несравненно большую возможность качественного контроля учетно-аналитической информации.

контроль ревизия инвентаризационный сверка

Задача

При проверке ЗАО “Факел” установлено, что расчёты с железнодорожной компанией за погрузку контейнеров производились согласно выписанных квитанций на бланке строгой отчётности. В данной квитанции отдельной строкой выделен НДС. Сумма НДС возмещена из бюджета.

Задание.

1. Указать, какие требования главы 21 “Налог на добавленную стоимость” налогового Кодекса РФ нарушены в данной ситуации.

2. Какие штрафные санкции могут быть применены при проверке налоговой инспекцией.

3. Нужно ли исправлять бухгалтерскую отчётность в данной ситуации.

1. Работники железной дороги нарушают налоговое законодательство. Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ все организации обязаны выписывать счёт-фактуры при реализации товаров, работ, услуг. Выдавать квитанции вместо счёта-фактуры можно только при расчётах с населением (п. 7 ст. 168 НК РФ)

Возместить из бюджета “входной” НДС можно, если продавец выставил именно счёт-фактуру. Это установлено п. 1 ст. 169 НК РФ. Поэтому возмещать НДС на основании квитанции неправомерно.

2. Если во время проверки налоговый инспектор обнаружит, что предприятие не доплатило налог, то с предприятия взыщут:

--неуплаченную сумму НДС;

--штраф, который составит 20% от суммы налога (п. 1 ст. 122 НК РФ);

--пени, равные 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки уплаты налога (п. 4 ст. 75 НК РФ).

3. Ввиду того, что предприятие предъявило к зачёту из бюджета НДС в нарушение п. 1 ст. 169 НК РФ, необходимо внести исправления в бухгалтерскую отчётность, сделав следующие бухгалтерские записи:

1. Дт сч. 44 “Расходы на продажу”

Кт сч. 19 “НДС по приобретённым ценностям”

2. Дт сч. 68 субсчёт “Расчёты по НДС” -- сторно

Кт сч. 19 “НДС по приобретённым ценностям” -- сторно

Таким образом, уменьшена задолженность перед бюджетом по НДС.

Надо исправить и налоговую отчётность.

Налоговые обязательства пересчитываются в том периоде, в котором была совершена ошибка (ст. 54 НК РФ). Поэтому ЗАО “Факел” должно представить декларации за те периоды, в которых ошибка привела к искажению налоговой отчётности. Предприятие обязано перечислить излишне зачтённую сумму “входного” НДС, а также перечислить пени.

Размещено на Allbest.ru

...