Документация – элемент метода бухгалтерского учета

Размещено на http://www.allbest.ru/

Документация - элемент метода бухгалтерского учета

Введение

документ бухгалтерский хозяйственный учет

Задачи бухгалтерского учета решаются посредством использования различных способов и приемов, которые называются элементами метода бухгалтерского учета.

Основными элементами являются:

1. Документация.

2. Оценка.

3. Калькуляция.

4. Инвентаризация.

5. Отчетность.

6. Счета.

7. Двойная запись.

8. Баланс.

1. Основы документации

Понятие документ происходит от латинского слова - documentum, что означает свидетельство, доказательство. Таким образом, бухгалтерские документы представляют собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственной операции или права на ее совершение.

Все хозяйственные операции в бухгалтерском учете получают сплошное и непрерывное отражение. Это достигается при помощи составления документов, которые содержат в себе всю учетную информацию о параметрах этих хозяйственных операций.

Документация означает совокупность документов, а документирование - оформление хозяйственных операций документами. Документация является одной из первых составных элементов метода бухгалтерского учета, его первичной стадией. Каждая хозяйственная операция в бухгалтерском учете должна быть оформлена первичными документами, и в то же время каждая учетная запись в бухгалтерском учете должна быть обоснована составленным документом.

Значение документации в хозяйственной жизни предприятия очень большое. От качества составленных документов зависит качество всей совокупной учетной информации. Отражая и контролируя хозяйственные операции, документы являются основой построения всей системы бухгалтерского учета, поскольку все записи по счетам бухгалтерского учета производятся только на основании правильно составленных и надлежаще оформленных первичных документов.

Документы также являются средством контроля за сохранностью материальных ценностей или подтверждают их поступление и расходование. То есть с помощью документов контролируются действия материально-ответственных лиц, законность совершения хозяйственных операций, вскрываются случаи хищения материальных ценностей, разного рода злоупотребления.

Документы имеют экономическое и правовое (юридическое) значение. Они не только служат основанием и подтверждением правильности учетных записей, но они прежде всего являются средством, с помощью которого осуществляется хозяйственная деятельность: на основании первичных документов поступают и расходуются материальные, денежные и трудовые ресурсы.

Экономическое значение документов состоит в том, что они являются источником информации, необходимой для осуществления хозяйственной деятельности предприятия, проведения оперативного контроля над ней и анализа ее результатов.

Документы имеют юридическую силу. Это значит, что при разного рода спорах в арбитражных и иных судебных инстанциях в качестве доказательства признаются правильно оформленные документы.

Документы имеют большое значение в случае осуществления как внутреннего, так и внешнего контроля. Так, при проведении аудиторских проверок и ревизий документы являются основным источником сведений, и все выводы по результатам таких проверок обосновываются только документами.

2. Материальные носители первичных учетных данных

В зависимости от технических средств, которые применяются на предприятии для отражения и получения сведений о хозяйственных процессах, используются различные материальные носители учетной информации.

При ручном способе учета с помощью клавишных машин используются документы, которые составляются от руки или механизированным способом на листах бумаги. При машинной обработке экономической информации ранее использовались перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, дуаль-карты.

Бумажные документы обычно составляются на специально заготовленных типографским способом бланках и содержат соответствующие графы и строки.

В настоящее время для хранения и передачи экономической информации используются гибкие магнитные диски (дискеты), жесткие диски, ZIP-диски, магнитооптические диски, однократно записываемые и перезаписываемые компакт диски (CD-R,-RW; DVD-R,-RW), флэш карты и т.п.

При использовании современных средств обработки информации существует два варианта регистрации первичных учетных данных:

- при первом варианте в подразделениях предприятия устанавливается периферийная техника, при помощи которой осуществляется измерение параметров хозяйственных операций и автоматическая передача их по каналам связи в ЭВМ;

- при втором варианте все исходные данные заносятся с помощью клавиатуры или других устройств (световой карандаш, "мышь" и т.д.), одновременно отражаясь на экране монитора.

3. Классификация бухгалтерских документов

В бухгалтерском учете применяется много различных документов, которые классифицируются по следующим основным признакам:

1) по назначению;

2) по месту составления;

3) по степени обобщения;

4) по способу (количеству) охватываемых операций;

5) по содержанию.

Рассмотрим, как же классифицируются документы по каждому из этих признаков.

1. По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

В распорядительных документах содержится распоряжение, приказ, задание на совершение хозяйственной операции. Эти документы служат основанием для приема и выдачи денег и товарно-материальных ценностей. Они подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером. Сюда относятся приказы, распоряжения, доверенности. Они дают основание для совершения хозяйственной операции, но не могут служить основанием для отражения их в системе бухгалтерского учета.

Исполнительные (оправдательные) документы - это такие документы, которые свидетельствуют о совершении факта хозяйственной жизни. Они непосредственно служат основанием для совершения учетных записей и оправданием для расходования и получения материальных ценностей, денежных средств и других активов. Это накладные, лимитно-заборные карты, акты, путевые листы и т.д.

Комбинированные документы выполняют функции распоряжения и исполнения. Это расходные кассовые ордера, приходные кассовые ордера, наряды на сдельную работу и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии с целью чисто технической подготовки учетной информации. Как правило, такие документы не могут служить основанием для совершения хозяйственных операций, так как составляются на основании ранее составленных. Например, сюда относятся расчеты (калькуляции) фактической стоимости, отклонений плановой себестоимости от фактической.

В отдельных случаях документы бухгалтерского оформления используются для составления учетных записей и несут самостоятельное значение, например, при составлении бухгалтерских справок на закрытие операционных счетов.

2. По месту составления (использования) документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние - это такие документы, которые составляются и используются в пределах данного предприятия, к ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, наряды, авансовые отчеты и т.д.

Внешние документы составляются в одном предприятии, а используются в другом. Они выходят за пределы предприятия. К ним относятся счета, счета-фактуры, платежные требования, накладные, акты приема выполненных работ и т.п.

3. По степени обобщения документы делятся на первичные и сводные.

Первичные - это документы, которые составляются на совершаемую хозяйственную операцию. Они имеют большое значение в бухгалтерском учете, так как являются основой всех последующих записей в регистрах бухгалтерского учета. Имеют также и юридическую силу, являясь основанием для разрешения различных споров в арбитраже и т.п.

Сводные документы фиксируют ряд однородных операций по мере их совершения или содержат сведения ряда первичных документов. В качестве примера можно выделить ведомости движения готовой продукции, отчеты о движении материальных ценностей.

4. По способу (количеству) охватываемых операций классифицируются только первичные документы. В каждом первичном документе в зависимости от ряда обстоятельств отражается либо одна, либо несколько однородных операций. В зависимости от количества операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы - применяются для отражения одного факта хозяйственной деятельности и используются в случаях, где необходимо строгое их разграничение. Это приходные и расходные кассовые ордера и т.д.

Накопительные документы применяются для отражения ряда однородных, повторяющихся операций, которые записываются постепенно по мере их совершения (например, лимитно-заборные карты, реестры).

5. По содержанию документы делятся: по учету основных средств и нематериальных активов, по учету продукции и материалов, по учету труда и заработной платы, по учету денежных средств и расчетов.

Документы по учету основных средств и нематериальных активов являются основанием для оприходования и списания основных средств и нематериальных активов, например, акт о приеме-передаче объекта основных средств, акт о списании объекта основных средств и др.

Документы по учету продукции и материалов служат для оформления поступления и расходования материальных ценностей. Это приходные ордера, накладные, лимитно-заборные карты и т.д.

Документы по учету денежных средств и расчетов служат для учета движения денежных средств. Сюда относятся приходные и расходные кассовые ордера, банковские расчетные документы, счета, счета-фактуры.

Документы по учету труда и заработной платы применяются для учета выработки, контроля трудовой дисциплины и для учета отработанного времени. К данной группе можно отнести наряды на сдельную работу, ведомости учета выработки, табель учета рабочего времени.

4. Основные правила ведения учетной документации

Каждый бухгалтерский документ должен быть соответствующим образом оформлен. Он содержит все сведения или показатели о хозяйственной операции. Эти показатели, характеризующие хозяйственную операцию, зафиксированные в документе и придающие ему юридическую силу, называются реквизитами. Слово реквизит исходит от латинского requisitum - нужное, требуемое.

Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату его составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Если документ не имеет всех обязательных реквизитов, то он является недействительным и не может служить основанием для записей в бухгалтерском учете. Кроме основных бухгалтерский документ имеет и другие реквизиты, которые определяются характером операции.

Существуют правила заполнения, проверки и дальнейшей обработки, исправления ошибок, порядок движения документов. Так, при ведении учетной документации существуют определенные требования, которые устанавливаются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. (Утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. №105 по согласованию с ЦСУ СССР).

Названным Положением предусматривается, что каждый документ должен составляться своевременно, содержать достоверные данные, иметь все обязательные реквизиты. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Если документ заполняется в нескольких экземплярах, то делается через копировальную бумагу или печатается при помощи средств оргтехники.

В банковских и кассовых документах исправления не допускаются, а в целях предупреждения злоупотреблений после совершения хозяйственной операции погашаются штампом или от руки: "оплачено", "получено". Допущенные ошибки, где это разрешено, исправляются путем зачеркивания текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Вверху пишется правильный текст или цифра и обязательно оговаривается: "Исправленному на ... верить". Заверяется подписями лиц, оформляющих документ. Там, где исправления не допускаются, документы погашаются путем перечеркивания и хранятся для отчета (например, денежные чеки). Суммы в документах пишутся цифрами и прописью.

После составления документы передаются в бухгалтерию, где их проверяют, обрабатывают и используют их данные для записей по счетам бухгалтерского учета. Бухгалтерская обработка заключается в проверке, расценке (таксировке), группировке и заканчивается составлением журнальной статьи.

Существуют три вида проверки документов: формальная, арифметическая (ценностная), проверка по существу.

1) Формальная проверка заключается в установлении правильности заполнения всех обязательных реквизитов.

2) Арифметическая - это проверка расчетов (подсчет итогов, определение сумм скидок, накидок), правильности указанных цен. Правильность указания цен выделяют иногда в самостоятельную проверку - ценностную.

3) Проверка по существу заключается в установлении законности и целесообразности совершения операции. Неправильно составленные документы возвращаются для дооформления или пересоставления.

Дальнейшая обработка документов заключается в их:

а) расценке (таксировке), для чего в документах указывается цена и сумма;

б) группировке, т.е. их данные записываются в накопительные и группировочные ведомости. И на основании их итогов составляются журнальные статьи и производятся записи в учетные регистры.

Движение документов, начиная с момента их составления или получения от другой организации и до передачи в архив после записи в учетные регистры, называется документооборотом. Основными этапами документооборота являются:

1) составление документов в низовых звеньях предприятия или получение от контрагентов;

2) прием документов в бухгалтерии;

3) обработка документов;

4) отражение информации, содержащейся в бухгалтерских документах, в системе учетных записей;

5) хранение документов в архиве для различных последующих справок.

Правильно организованный документооборот имеет большое значение. Он ускоряет прохождение документа, что улучшает качество учетных данных и способствует более оперативному управлению деятельностью предприятия, улучшению системы учета и отчетности. Документооборот на предприятии определяет главный (старший) бухгалтер.

График документооборота предусматривает: наименование первичного документа, его назначение, периодичность составления, фамилию лица составляющего, принимающего и проверяющего документ.

Каждый бухгалтерский документ должен содержать минимум информации, которая необходима для руководства и управления процессами, происходящими на предприятии. С целью установления единообразия в учете и для целей его автоматизации должна проводиться работа по унификации и стандартизации документов.

Унификация документов - это приведение бланков документов по учету однородных видов имущества к единой форме. Унификация приводит к созданию типовых документов, что облегчает их обработку и заполнение.

Стандартизация документов представляет собой установление одинаковых стандартных размеров для однотипных документов. В настоящее время унифицированы и стандартизированы в основном банковские и кассовые документы.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в государственные архивы утверждены Главным архивным управлением (1989 г.). Федеральная налоговая служба Российской Федерации и Федеральная архивная служба РФ утвердили Решение Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы России "Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета" от 27 июня 1996 г. и Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности от 27 августа 1998 г., увеличив минимальные сроки хранения некоторых документов до пяти лет.

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Заключение

Бухгалтерский учет является документальным учетом. Все его показатели основаны на документальном подтверждении данных, обеспечивающих достоверность и доказательность учета.

Детальная характеристика каждой хозяйственной операции в документе и возможность сохранить эту документацию в архиве в течение длительного времени создают условия не только для текущего, но и последующего контроля за деятельностью предприятия. Этот контроль осуществляется в виде ведомственной, внутренней документальной ревизии (внутреннего аудита) вышестоящими органами в виде независимой проверки сторонней организацией по договору - внешнего аудита.

Размещено на Allbest.ru