Информационные системы в учете

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Характеристика задачи

2. Постановка задачи

3. Решение проблемы

4. Алгоритм решения проблемы

4.1 Учет складских операций

4.2 Документальное оформление прихода товаров от поставщика

4.3 Оформление внутреннего перемещения ценностей

4.4 Инвентаризация

Заключение

Введение

инвентаризация учет приход перемещение

Пройдя первичный этап автоматизации торговой деятельности, предприятия все чаще сталкиваются с проблемой упорядочивания складских остатков и проведения инвентаризации товаров. Казалось бы, в чем сложность? Грамотное ведение учета, приема и расхода товара со склада и торгового зала должны исключать саму вероятность неправильной информации по остаткам. Но все не так просто: в силу вступает человеческий фактор - элементарные ошибки могут привести в дальнейшем к значительному искажению реальности.

Цель контрольной работы - обозначение задачи и поиск ее решений. Описание алгоритма решения задачи.

1. Характеристика задачи

Учет товара на складе в организации ИП Рамазанова магазин одежды «Scotch&Soda».

2. Постановка задачи

Существует проблема в организации:

- Учет товара на складе осуществляется не точно, в ручную.

3. Решение проблемы

Для решения проблемы было решено внедрить в организацию программу 1С:Управление торговлей 8.

На сегодняшний день одним из самых современных инструментов для улучшения функционирования бизнеса можно назвать программу "1С:Управление торговлей 8".

Данное решение для автоматизации торговли дает возможность одномоментно решить вопросы учета доходов и расходов, эффективно планировать торговые операции и анализировать их результаты. Благодаря столь комплексному подходу управлять современным бизнесом становится намного проще.

Основные возможности, которые предоставляет пользователям система "1С:Управление торговлей 8":

- Хранение базы клиентов;

- Оптимизация маркетинговых тенденций;

- Управление торговлей, в том числе и региональной;

- Эффективный складской учет;

- Отслеживание движения товаров;

- Контроль над запасами;

- Своевременность закупок;

- Регулярный прозрачный фин.учет.

Программа работает с любыми типами документации, планирует политику развития фирмы, берет на себя все типы торговых операций, успешно синхронизируется с платформой "1С:Бухгалтерия 8", а также подстраивается под конкретного пользователя.

Для руководящего состава компаний программа автоматизации торговли предлагает:

- Оптимизацию работы предприятия путем автоматизации большинства рутинных манипуляций;

- Ведение учета торговых операций в режиме реального времени;

- Систематизацию вводной информации для облегчения принятия решения специалистами всех уровней.

При этом программа автоматизации внедряется на производстве достаточно быстро и сразу же приносит пользу. А при изменении параметров деятельности предприятия ее в любой момент можно отрегулировать, без особых проблем и финансовых затрат.

Для руководящего состава и сотрудников торговых подразделений внедрение данного решения дает возможность отрегулировать эффективность ежедневной работы. Причем программа автоматизации большинство функций берет на себя. Среди них:

- подготовка пакетов документов;

- регуляция товарооборота и ценообразования;

- своевременный прием заказов и контроль над их реализацией;

- анализ эффективности движения товаров на складе;

- оптимизация складского учета;

- составление четкого плана поставок и пополнения запасов на складе.

При этом руководители и персонал подразделений смогут сформировать внутри предприятия единое информационное поле, все участники которого будут взаимодействовать в команде: четко, эффективно и без лишней траты времени.

Для сотрудников учетных служб программа "1С:Управление торговлей 8" гарантирует максимальную отдачу в сфере автоматизации торгово-складского учета. На деле, это инструмент, благодаря которому можно избежать множества ошибок, характерных для такой рутинной работы, как торгово-складской учет.

Данное решение полностью сочетается с другими решениями системы "1С:Предприятие", работает в правовом поле действующего законодательства и дает возможность напрямую передавать учетные сведения в бухгалтерскую систему.

Предметная область, автоматизируемая с помощью "1С:Управление торговлей 8", может быть представлена в виде следующей схемы:

В данном случае, нас интересует раздел «Склад».

В прикладном решении реализован детальный оперативный учет товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии.

Прикладное решение позволяет:

· управлять остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов;

· вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию;

· детализировать расположение товара на складе по местам хранения, что позволяет оптимизировать сборку товаров на складе;

· учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т. д.);

· задавать произвольные характеристики товаров (цвет, размер и т. д.);

· учитывать ГТД и страну происхождения;

· оформлять операции сборки/разборки товаров;

· резервировать товары.

Организация складского хозяйства может быть различной, структура может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположены удаленно.

Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты и т. д.), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров.

Для ускорения процессов поступления, отгрузки и инвентаризации товаров на складах можно использовать различные виды торгового оборудования: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных.

В программе реализована схема ордерного складского учета. Она может независимо включаться для операций отгрузки и поступления. Складские ордера выписываются на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказы или накладные. Ведется учет полученных, но невыполненных распоряжений; технология работы склада может строиться целиком "от электронных распоряжений".

В программе реализовано адресное хранение товаров, т. е. ведение остатков товаров в разрезе мест хранения (ячеек, полок, стеллажей), и упаковок товара.

При этом возможно как справочное размещение по ячейкам, когда указывается только в каких ячейках товар в принципе может находиться, так и контроль остатков по ячейкам, когда ведется точный учет по количеству товара в каждой ячейке.

При использовании контроля остатков в складских ячейках: система позволяет управлять раскладкой товара по местам хранения при поступлении, сборкой с мест хранения при отгрузке, перемещением и разупаковкой товара. Алгоритмы, заложенные в систему, автоматически подбирают оптимальные места хранения при размещении товаров. Для товаров, которые хранятся и отгружаются в упаковках разного размера - возможно автоматическое формирование заданий на разупаковку, при дефиците упаковок меньшего размера.

В любой момент можно проконтролировать процесс сборки товаров на складе в соответствии с выданными "электронными" распоряжениями или процесс размещения поступившего товара.

Реализован многошаговый процесс инвентаризации товара, включающий формирование распоряжений на инвентаризацию, выдачу распоряжений на пересчет остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в оперативном и финансовом учете.

4. Алгоритм решения проблемы

Выделим алгоритм решения проблемы

- документальное оформление товаров

- оформление внутреннего перемещения ценностей

- как проводится инвентаризация

4.1 Учет складских операций

В программе «1С Управление торговлей 8.2» реализованы широкие функциональные возможности для ведения складского учета. При этом можно работать по схеме с использованием складских ордеров или без использования ордеров - требуемый вариант выбираетсяв настройках склада (об этом уже шла речь ранее). Если складские ордера не используются -то факт движения товара фиксируется при проведении соответствующего товарно-сопроводительного документа, в противном же случае оприходование и списание происходит только после проведения соответствующего складского ордера.

4.2 Документальное оформление прихода товаров от поставщика

При поступлении товаров от поставщика в программе «1С Управление торговлей 8.2» формируется документ, который называется Поступление товаров и услуг. По названию документа видно, что им можно оформлять не только получение товарно-материальных ценностей, но и факт оказания услуг (выполнения работ). Все изменения в расчетных данных, включая информацию о текущих расчетах с поставщиком, будут внесены только после проведения по учету данного документа. Другими словами, документ Поступление товаров и услуг является юридическим основанием для совершения бухгалтерских записей, связанных с данной приходной операцией.

Этот документ следует оформить при получении приходного документа (накладной или акта об оказании услуг либо выполнении работ) от поставщика. Для перехода в соответствующий режим в панели навигации раздела Запасы и закупки предназначена ссылка -Документы поступления. По этой ссылке открывается окно приходных документов, изображенное на рис. 5.

Рисунок 5 Окно документов поступления

Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух вкладок: Поступления товаров и услуг и Распоряжения на оформление. На первой вкладке представлен список всех созданных ранее приходных документов. Что касается второй вкладки, то на ней содержится перечень сформированных ранее заказов поставщикам, каждый из которых может являться основанием для создания приходного документа. На эту вкладку автоматически попадают все заказы, которые имеют статус К поступлению, а чтобы создать приходный документ на основании такого заказа, выделите его в списке курсором и нажмите в инструментальной панели вкладки кнопку Создать поступление товаров и услуг. Отметим, что создать приходный документ на основании заказа можно также из окна списка заказов или из окна редактирования заказа. Для этого нужно нажать кнопку Создать на основании (в окне списка предварительно следует выделить требуемый документ щелчком мыши), и в открывшемся меню выбрать команду Поступление товаров и услуг.

Для оформления приходного документа в программе «1С Управление торговлей 8.2» предназначено окно, которое показано на рис. 6.

Рисунок 6 Окно для оформления приходного документа

Если вы создаете документ на основании предварительно подготовленного заказа, то почти все параметры в данном окне будут заполнены в соответствии с этим заказом. Вам останется лишь отредактировать те или иные сведения (при наличии такой необходимости), и провести документ нажатием кнопки Провести и закрыть или с помощью комбинации клавиш Ctrl+Enter. Это касается и спецификации: вы можете, например, удалять из нее имеющиеся позиции. В этом случае на них можно будет оформить отдельный приходный документ, используя тот же заказ (в заказе, который находится на вкладке Распоряжения на оформление, сохранятся все удаленные из приходного документа позиции).

Если же вы создаете приходный документ «с нуля», то придется заполнить параметры вручную. Отметим, что некоторые из них являются обязательными для заполнения - в противном случае провести документ вы не сможете. Такими параметрами, в частности, являются дата формирования документа и его порядковый номер, название организации-получателя, наименование поставщика, и др.

Параметры Организация, Валюта и Склад заполняются одинаково - путем выбора значения из раскрывающихся списков, содержимое которых формируется в соответствующих справочниках. В поле Организация указывается получатель ценностей по данному документу, в поле Валюта - название валюты, в которой выражены цены товара и итоговая сумма по документу, а в поле Склад - наименование склада, на который должны поступить ценности по данному документу.

В поле Соглашение можно указать соглашение с поставщиком, в котором определены условия поставки товаров (услуг) по данному документу. Выбор осуществляется из списка соглашений, относящихся к указанному в поле Поставщик поставщику товаров или услуг.

Если с данным поставщиком заключено только одно соглашение, то поле Соглашение заполняется автоматически сразу после выбора значения в поле Поставщик.

На вкладке Товары в табличной части осуществляется формирование спецификации - списка поступивших номенклатурных позиций с указанием по каждой из них цены, количества, ставки и суммы налога на добавленную стоимость и прочих необходимых сведений.

Вам не придется заполнять спецификацию только в том случае, если документ создается на основании предварительно оформленного заказа: в этом случае все позиции спецификации будут совпадать с заказом (другими словами, она будет сформирована автоматически). Но, как уже отмечалось выше, вы можете внести в спецификацию изменения. Правда, добавление новых позиций не допускается, но вы можете удалять имеющиеся либо редактировать их количество.

Если же документ создается «с нуля», то спецификацию придется сформировать вручную - в ней должна быть как минимум одна позиция, в противном случае смысл создания документа пропадает.

Чтобы добавить в спецификацию документа номенклатурную позицию, нажмите в инструментальной панели вкладки кнопку Добавить или воспользуйтесь клавишей Insert.

После этого в поле Номенклатура нажмите кнопку выбора или клавишу F4 - в результате отобразится окно, которое представлено на рис. 7.

Рисунок 7 Выбор позиции для включения в спецификацию

После этого для добавленной позиции нужно указать все необходимые реквизиты.

Если учет по ней ведется в разрезе характеристик и упаковок, то в соответствующих полях спецификации (см. рис. 6) нужно нажать клавишу F4 или кнопку выбора, и в открывшемся окне указать требуемое значение.

В поле Вид цены партнера можно указать название вида цены, которые поставщик ценностей, указанный в поле Поставщик, применяет к номенклатурным позициям данного документа. Если данное поле заполнено по умолчанию, то это значение можно перевыбрать с помощью клавиши F4 - при ее нажатии откроется окно, в котором указывается требуемый вид цены.

После заполнения параметров Количество, Цена и Ставка НДС программа автоматически рассчитает сумму НДС и общую сумму по данной номенклатурной позиции, а также пересчитает итоговую сумму документа.

При необходимости для номенклатурной позиции можно указать и целый ряд других параметров: процент ручной скидки (после этого сумму скидки программа сгенерирует автоматически), номер грузовой таможенной декларации, название страны происхождения товара, и прочие сведения.

После того как сформирована спецификация документа, можно указать дополнительные сведения, касающиеся данной поставки. Для этого предназначена вкладка Дополнительно, содержимое которой показано на рис. 8.

Для повышения эффективности работы в программе предусмотрено рабочее место по приемке товаров.

После того как сформирована спецификация документа, можно указать дополнительные сведения, касающиеся данной поставки. Для этого предназначена вкладка Дополнительно, содержимое которой показано на рис. 8.

Рисунок 8 Дополнительные сведения о поставке

На данной вкладке в поле Менеджер можно указать ФИО пользователя, ответственного за оформление и проведение данной поставки. По умолчанию здесь указывается имя пользователя, создавшего документ, но его при необходимости можно перевыбрать с помощью клавиши F4.

Параметр Подразделение можно использовать для ведения дополнительной аналитики по учету закупок. В этом случае здесь указывается название структурного подразделения предприятия, на которое будет отнесена сумма прихода по документу. Требуемое значение выбирается в окне справочника организационной структуры предприятия, вызываемом с помощью кнопки выбора или нажатием F4.

Как мы уже отмечали ранее, номенклатурные позиции могут приобретаться через подотчетное лицо. В этом случае нужно указать его в поле Подотчетное лицо, которое доступно для редактирования только в том случае, когда в верхней части окна в поле Операция выбрано значение Закупка через подотчетное лицо.

4.3 Оформление внутреннего перемещения ценностей

Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей - обычное дело для любого предприятия, в том числе и торгового. В данном случае суть заключается в том, что номенклатурные позиции передаются из одного подразделения предприятия в другое, при этом пределов предприятия они не покидают и остаются в его собственности. Иначе говоря, на балансе предприятия подобная процедура никак не сказывается: общее количество и стоимость товарно-материальных ценностей не меняется, сальдо по взаиморасчетам с контрагентами - тоже, меняются лишь данные аналитического учета.

Для отражения в информационной базе внутреннего перемещения номенклатурных позиций предназначен документ с соответствующим названием - Перемещение товаров.

Этот документ входит в число складских документов, с которыми можно работать в программе «1С Управление торговлей 8.2», помимо него к ним относятся документы Оприходование товаров, Списание товаров (с ними мы познакомимся ниже), и др.

Все складские документы хранятся в общем списке (рис. 5.26), который вызывается из панели навигации раздела Запасы и закупки с помощью ссылки Складские документы.

Рисунок 9 Перечень складских документов в «1С Управление торговлей 8.2»

В этом окне можно найти любой сформированный ранее и сохраненный складской документ (если вы только начинаете работать с программой - список будет пустым).

В верхней части окна в поле Склад можно установить фильтр на отображаемые в списке документы, указав в качестве условия отбора название склада. Эту возможность удобно использовать при работе с большими списками документов: вы всегда можете оставить в списке только документы, относящиеся к определенному складу (другими словами, документы будут отфильтрованы по значению колонки Склад). Чтобы применить фильтр, выберите требуемое значение из раскрывающегося списка. Чтобы впоследствии вернуться к работе с полным списком документов - просто очистите данное поле.

Возможности программы предусматривают разные варианты формирования складских документов. Помимо стандартных вариантов - создание нового документа «с нуля» (кнопка Создать) и создание путем копирования имеющегося (команда Все действия Скопировать или клавиша F9), формировать складские документы можно также на основании распоряжений на оформление, список которых представлен на вкладке Распоряжения на оформление (рис. 10).

Рисунок 10 Документы-основания для формирования складских документов

Для каждого распоряжения в этом списке отображается порядковый номер документа, дата его формирования, тип документа, название склада, а также тип документа, который можно сформировать на основании данного распоряжения.

Если по одному акту инвентаризации выявлены и излишки, и недостача, то по нему будет сформировано два распоряжения на оформления (отдельно на излишки и на недостачу).

Возвращаемся к документам на внутреннее перемещение ценностей. Чтобы создать документ на основании распоряжения, откройте вкладку Распоряжения на оформление, выделите курсором документ-основание и выполните команду Все действия Создать документ или нажмите в инструментальной панели кнопку Создать документ. Если же вы хотите ввести документ на внутреннее перемещение независимо от документа-основания, перейдите на вкладку Журнал документов и нажмите клавишу Insert или находящуюся в инструментальной панели кнопку Создать. В первом случае на экране отображается окно ввода и редактирования документа на внутреннее перемещение, изображенное на рис. 11. Во втором случае открывается окно выбора типа документа, в котором нужно щелчком мыши выделить позицию Перемещение товаров и нажать кнопку ОК - после этого также отобразится окно ввода и редактирования документа (рис. 11).

Рисунок 11 Окно ввода и редактирования документа

4.4 Инвентаризация

Оформление инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Периодически на любом предприятии, в том числе и торговом, должны проводиться инвентаризации товарно-материальных ценностей. Целью проведения инвентаризации является проверка соответствия данных бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей фактическим данных об их количестве. В настоящее время существует несколько видов инвентаризаций, некоторые наиболее популярные их них перечислены ниже.

¦ Полная инвентаризация. В данном случае осуществляется сплошная проверка фактического наличия всех без исключения товарно-материальных ценностей, хранящихся на складе.

¦ Выборочная инвентаризация. При проведении такой инвентаризации проверяются не все ценности, а лишь некоторые из них, объединенные по каким-то общим признакам - например, только товары производства Китая, или поступившие только от конкретного поставщика, и т.п.

¦ Тематическая инвентаризация. В данном случае инвентаризация охватывает лишь определенные группы товаров - например, проверяются только джинсы, или только футболки, и т.д.

¦ Внезапная инвентаризация. Такая инвентаризация начинается внезапно, без предупреждения материально-ответственных и прочих заинтересованных лиц. Обычно такие инвентаризации проводятся, когда есть сведения, что на данном складе имеются те или иные нарушения.

Периодичность и вид инвентаризации определяются рядом факторов, среди которых - специфика конкретного предприятия. Но в любом случае проведение полной инвентаризации обязательно при смене материально-ответственных лиц, в конце года, при обнаружении излишков или недостач, а также в ряде иных случаев, предусмотренных действующим законодательством.

Результаты проведения инвентаризации должны иметь соответствующее документальное оформление, поскольку в соответствии с ними будут корректироваться данные бухгалтерского учета (если, разумеется, было обнаружено расхождение фактических и учетных данных). В программе «1С Управление торговлей 8.2» для этого предназначен документ

Инвентаризация товаров на складе. Чтобы приступить к работе с этим документом, нужно в панели навигации раздела Запасы и закупки щелкнуть на ссылке Инвентаризации товаров на складах - после этого откроется окно, которое представлено на рис. 12.

Рисунок 12 Список документов инвентаризации

В данном окне представлен список документов, которые были созданы по результатам проведенных ранее инвентаризаций. Если вы впервые открыли данное окно, то данный список будет пустым, поскольку позиции в него добавляются автоматически по мере ввода и сохранения в конфигурации новых документов.

Для каждого присутствующего в списке документа показывается его порядковый номер, дата проведения инвентаризации, название собственной организации (в которой проводилась инвентаризация), название склада, на котором проводилась инвентаризация и ФИО пользователя, ответственного за оформление документа.

Чтобы оформить результаты инвентаризации, нажмите в инструментальной панели кнопку Создать или выполните команду Все действия Создать. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Все действия Изменить или нажмите клавишу F2 (также для перехода в режим редактирования можно дважды щелкнуть мышью на соответствующей позиции списка). В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране отображается окно ввода и редактирования документа, изображенное на рис. 13.

Рисунок 13 Оформление результатов инвентаризации

Некоторые параметры данного окна нам уже знакомы, поскольку мы сталкивались с ними в окнах редактирования других документов конфигурации. Порядковый номер документа, а также дата его формирования автоматически подставляются в поля соответственно.

Номер и от. В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, нужно выбрать название организации, на складе которой проводилась инвентаризация. В поле Склад из раскрывающегося списка выбирается название склада, на котором проводилась инвентаризация (отметим, что данный параметр является обязательным для заполнения).

В табличной части окна содержится перечень товарно-материальных ценностей, наличие которых проверялось на выбранном складе. Данный перечень можно формировать как вручную, так и автоматически.

В первом случае для добавления позиций в список используйте кнопку Добавить.

Затем в поле Номенклатура выберите название товара, и в соответствующих колонках с клавиатуры введите его фактическое и учетное количество.

Заключение

Таким образом, при внедрении в ИП Рамазанова магазин одежды «Scotch&Soda» программы 1С: Управление торговлей будет решена определенная в данной работе проблема.

В программе «1С Управление торговлей 8.2» реализованы широкие функциональные возможности для ведения складского учета. При этом можно работать по схеме с использованием складских ордеров или без использования ордеров - требуемый вариант выбирается в настройках склада. Если складские ордера не используются - то факт движения товара фиксируется при проведении соответствующего товарно-сопроводительного документа, в противном же случае оприходование и списание происходит только после проведения соответствующего складского ордера.

Учет товаров на складе теперь будет полностью автоматизирован. Без проблем и с высокой точностью будет отслеживаться приход товара на склад, и требующий особенной точности процесс инвентаризации.

Размещено на Allbest.ru

...